Bewerbung einreichen

Transkript

1 Bewerbung einreichen Vorgehen 1. Wenn Sie sich als Stipendiat über das DAAD-Portal bewerben wollen, beachten Sie bitte, dass der Einstieg hierfür nicht direkt über das Portal, sondern über die Stipendiendatenbank des DAAD erfolgt. Die erfolgreiche Suche nach Stipendienprogrammen in dieser Datenbank leitet Sie zu konkreten Ausschreibungsseiten der einzelnen Programme. Von den Ausschreibungsseiten werden Sie dann zum Bewerbungsverfahren ins DAAD-Portal weitergeleitet. Bei dieser Weiterleitung werden Informationen zum ausgewählten Programm mit übergeben. Im Bewerbungsformular können diesen Informationen dann vorbelegt werden, was Ihnen das Ausfüllen vereinfacht. Die Adresse der Stipendiendatenbank lautet: 2. a. Auswahl des Förderprogramms über den Link der Stipendiendatenbank Werden Sie zum Portal weitergeleitet und Sie haben dort bislang noch keine Benutzerkennung registriert, ist es notwendig, dies einmalig zu tun. Hilfestellung bietet hier unser Handbuchkapitel zur "Registrierung". Nach erfolgreicher Anmeldung werden Sie direkt in den Bereich "Personenförderung" in den Reiter "Information" weitergeleitet. Um zur Bewerbung zu gelangen, klicken Sie bitte auf den Reiter Bewerbung. Seite 1 / 14

2 Dort werden die Auswahl des Förderprogramms und je nach ausgewähltem Förderprogramm gegebenenfalls auch andere Auswahlmöglichkeiten wie Ihr Status vorbelegt. b. Manuelle Auswahl im Portal Sollten Sie sich manuell im Portal anmelden, gehen Sie bitte wie folgt vor: Wählen Sie Ihr Förderprogramm aus indem Sie das Symbol anklicken. Bei Klick auf das Symbol öffnet sich ein Pop-Up Fenster mit den Auswahlmöglichkeiten, der aktuell angebotenen Förderprogramme. Seite 2 / 14

3 Durch Doppelklick in die betroffene Zeile wählen Sie das gewünschte Förderprogramm aus. Die Felder "Angebotsland", "Zielland" und "Status zu Förderantritt" können Sie über das Symbol auswählen und ebenfalls mit Doppelklick bestätigen. Seite 3 / 14

4 Alternativ können Sie die Funktion "Suchkriterien einblenden" nutzen. Sie haben die Möglichkeit im Feld "Suchbegriff" (a) nach Schlagwörter zu Ihrem Förderprogramm oder nach der Förderprogrammnummer zu suchen (b). Seite 4 / 14

5 Das korrekte Programm können Sie mit Doppelklick auswählen Sobald das Programm belegt ist, können die Felder "Angebotsland", "Zielland" und "Status zu Förderantritt" über das Symbol ausgewählt werden. Haben Sie alle Auswahlen getätigt wird die Schaltfläche "Weiter" oberhalb der Auswahl des Förderprogramms, die bislang ausgegraut war, aktiviert. 3. Durch Klick auf die Schaltfläche gelangen Sie nun zum zweiten Bewerbungsabschnitt, dem "Förderantrag". 4. In diesem Abschnitt laden Sie Ihr Bewerbungsformular herunter, füllen es offline, außerhalb des Portals aus und laden es, nachdem es vollständig ausgefüllt wurde, wieder in das Portal hoch. Dabei werden drei Schritte unterschieden: Schritt 1: Formular herunterladen und ausfüllen Schritt 2: Ausgefülltes Formular hochladen Schritt 3: Formular vom System prüfen lassen Sie navigieren dabei von Schritt zu Schritt durch Klick auf. Seite 5 / 14

6 Der jeweils aktive Schritt ist dabei weiß hinterlegt. In der folgenden Abbildung ist dies Schritt 1 Formular herunterladen. Nach Herunterladen kann das Bewerbungsformular außerhalb des Portals ausgefüllt werden. Nach Vervollständigung und Abspeichern des Formulars begeben Sie sich erneut ins Portal und dort wieder in den Reiter "Personenförderung". Sie finden nun in der unteren Hälfte der Startseite der Personenförderung eine Übersicht Ihrer gestarteten Bewerbung(en). Markieren Sie Ihre Bewerbung, so dass sie blau unterlegt ist (a), und klicken auf die unterhalb befindliche Schaltfläche "Bewerbung fortsetzen" (b). Ist in einem Förderprogramm die Bewerbungsfrist abgelaufen, wird das Bewerbungs-fristende in der Tabelle der gestarteten Bewerbungen rot angezeigt. Seite 6 / 14

7 Bei Auswahl einer begonnenen Bewerbung nach Ende der Bewerbungsfrist wird die Schaltfläche "Bewerbung fortsetzen" ausgegraut und ein Aufruf ist nicht mehr möglich. 5. Um von der Übersicht der gestarteten Bewerbungen zum Hochladen des ausgefüllten Formulars zu gelangen, bestätigen Sie dem Portal, dass Sie das Formular heruntergeladen haben, durch Klick auf die Schaltfläche "Bewerbung fortsetzen". 6. Unter Schritt 2. Formular hochladen können Sie schließlich über die Schaltfläche "Durchsuchen" die ausgefüllte Bewerbung auf Ihrem Datenträger auswählen und durch Klick auf "Hochladen" hochladen. Seite 7 / 14

8 Nach Klick auf "Hochladen" wird das Formular nun auf seine Vollständigkeit und auf etwaige fehlerhafte Eingaben geprüft. Sind beispielsweise Pflichtfelder nicht ausgefüllt, wird dies in Form einer Liste unter Schritt 3 angezeigt. 7. Erhalten Sie Rückmeldungen zu Problemen, laden Sie zur Korrektur bitte unbedingt das Formular über den Link "Aktuelles Formular herunterladen" herunter anstatt Ihre bereits gespeicherte Version zu verwenden. Nehmen Sie die Korrekturen in diesem aktuellen Dokument vor und speichern es danach über "Speichern unter" an einem Ort Ihrer Wahl um sicherzugehen, dass Sie diese aktuelle Version wieder ins Portal hochladen können. 8. Um die korrigierte aktuelle Version hochladen zu können klicken Sie auf Sie gelangen nun wieder zu Schritt Waren die Korrekturen erfolgreich, erhalten Sie eine entsprechende Rückmeldung. Durch Klick auf "Weiter" gelangen Sie dann in den Bereich der Anlagen, dem dritten Abschnitt der Online-Bewerbung. Seite 8 / 14

9 Im Bereich Anlagen hinzufügen können Sie Ihrem Förderantrag die notwendigen Anlagen beifügen. Rechts finden Sie blau hinterlegt die Pflichtanlagen für Ihr Förderprogramm (Die Pflichtanlagen variieren nach Förderprogramm). Um die Weiterverarbeitung Ihrer Bewerbung zu gewährleisten, können Sie nur PDF-Anlagen hochladen. Alle anderen Dateiformate müssen vorab konvertiert werden. Das Umbenennen der Dateiendung, etwa von doc in pdf, ist dabei keine gangbare Konvertierungslösung! Aktuelle Office-Pakete bieten die Möglichkeit Ihre Dateien direkt als PDF zu speichern. Außerdem existiert eine Reihe von kostenfreien Computerprogrammen, die diese Funktion ebenfalls erfüllen können. Bitte achten Sie zudem unbedingt darauf, dass die PDF-Dateien, die Sie hoch-laden NICHT verschlüsselt oder auf Kommentierung beschränkt sind. Prüfen Sie auch die Dokumente, die Sie selbst als PDF-Dokument bereits erhalten haben. Diese PDF-Dateien können in unserem System nicht verarbeitet werden und wir müssen Sie anschließend auffordern, das Dokument erneut nachzureichen. 10. Zum Hinzufügen der Anlagen wählen Sie zunächst im Dropdown-Menü die Anlagenart aus. Klicken Sie dafür auf das Symbol. Nach Klick auf das Symbol öffnet sich ein Drop-Down- Menü mit den Anlagenarten, die für Ihr Förderprogramm zulässig sind. Seite 9 / 14

10 11. Klicken Sie auf "Durchsuchen, um das gewünschte PDF auf Ihrem System auszuwählen (a). Geben Sie dann einen eindeutigen Namen ein (b), unter dem die Anlage in der digitalen Akte abgelegt wird und klicken dann auf Dokument hinzufügen (c). Pro Anlagenart ist nur die jeweils angegebene Anzahl an Dokumenten zulässig. Oben links erhalten Sie die Rückmeldung, dass das Dokument als Anlage Ihrer Bewerbung hinzugefügt wurde. Die hochgeladene Anlage erscheint nun in der Liste der hinzugefügten Dokumente. Seite 10 / 14

11 12. Beachten Sie, dass Sie Ihre Bewerbung ohne Hinzufügen der für Ihr Förderprogramm definierten Pflichtanlagen (siehe Ausschreibungsseiten) nicht Absenden können. Solange nicht für jede Anlagenart, die als Pflichtanlage definiert wurde (vgl. Portal-hinweis rechts) mindestens ein Dokument hochgeladen wurde bleibt die "Weiter"-Schaltfläche oben links ausgegraut. 13. Bitte beachten Sie zudem, dass je Anlagenart eine Beschränkung der Anzahl und der jeweiligen Dateigröße vorliegt (z.b. Zugelassen sind 10 Dokumente mit einer Dateigröße von jeweils maximal 7MB ). Zudem zeigt ein Fortschrittsbalken an, wie viele Kilobyte bereits hochgeladen wurden und wann die maximale Gesamtgröße aller hinzugefügten Dokumente erreicht ist. Sind alle erforderlichen Anlagen hochgeladen, wird die "Weiter"-Schaltfläche aktiviert und Sie können zum nächsten Abschnitt gelangen. Sie gelangen nun zur Übersicht über den bisherigen Stand Ihrer Bewerbung. Hier haben Sie noch einmal Zugriff auf Ihr Bewerbungsformular und die hochgeladenen Anlagen und können bei Bedarf noch Änderungen vornehmen oder sich den letzten Stand der Bewerbungsunterlagen archivieren. Seite 11 / 14

12 14. Um Ihre Bewerbung absenden zu können, müssen Sie nun noch bestätigen, dass Sie den Hinweis zum weiteren Prozedere zur Kenntnis genommen haben: Nach dem Absenden der Bewerbung wird Ihnen in einer Bestätigungsnachricht eine Bewerbungszusammenfassung angezeigt. Diese müssen Sie ausdrucken und per Post bei der für Ihr Land zuständigen Bewerbungsstelle bis zu dem für Ihr Land angegebenen Bewerbungstermin in drei Exemplaren in Papierform einreichen (Bewerbungsort und termin: siehe länderspezifische Hinweise der Programmausschreibung). Gültig ist die Bewerbung nur, wenn sie auch in Papierform (ausschließlich als Ausdruck der o.g. Bewerbungszusammenfassung ) per Post fristgerecht eingereicht wurde. 15. Bitte beachten Sie, dass Sie Ihre Zustimmung zu unseren Bewerbungsbedingungen erklären und die Kenntnis der allgemeinen Bedingungen zum Datenschutz bestätigen müssen, um den Bewerbungsprozess fortführen zu können. Seite 12 / 14

13 16. Nach dieser Bestätigung, erhalten Sie die Möglichkeit, Ihre Bewerbung durch Klick auf die Schaltfläche "Dokumente senden" abzusenden. 17. Sie erhalten nun die Meldung, dass Ihre Bewerbung erfolgreich versendet wurde. Einige Minuten nach Absenden können Sie Ihre Bewerbung in der "Antrags- und Förderübersicht" des Portals im Reiter "Bewerbungen und Förderungen" einsehen. 18. Im unterhalb befindlichen Mitteilungsbereich finden Sie zusätzlich eine Mitteilung, die Ihnen den Eingang der Bewerbung bestätigt. (Darüber, dass diese Mitteilung im Portal vorliegt, werden Sie parallel durch eine an Ihre in der Bewerbung angegebene Mailadresse informiert.) Zum Aufklappen der Portalmitteilung klicken sie auf das vorangestellte schwarze Dreieck. Seite 13 / 14

14 Falls Sie bereits mehr als eine Bewerbung eingereicht haben, selektieren Sie zunächst die gewünschte Bewerbung, um Ihre Mitteilungen hierzu einzusehen. Die Zeile der selektierten Bewerbung färbt sich blau. 19. Als Anlage der Bestätigung der Einreichung finden Sie rechts in der Mitteilung ein PDF- Dokument mit dem Titel "Bewerbungzusammenfassung", welches Ihr ausgefülltes Bewerbungsformular umfasst. Zudem erhalten Sie die "Allgemeine Datenschutzbestimmungen" und die "Allgemeinen Bewerbungsbestimmungen". Bitte beachten Sie unbedingt die Hinweise zum zusätzlichen postalischen Einreichen Ihrer Bewerbung in der Mitteilung. 20. Zum Verlassen des Portals klicken Sie oben rechts auf "Abmelden". Es öffnet sich ein Pop-Up Fenster. Bitte bestätigen Sie die Rückfrage mit Klick auf "Ja". Seite 14 / 14