IT-Planung Peter Adelskamp Hauptamt Amt für Personal, Organisation und IT. Hauptamt. Aufgaben der IT-Steuerung. Abteilung Organisation und IT

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1 IT-Planung 2013 Peter Adelskamp Hauptamt Amt für Personal, Organisation und IT Hauptamt Aufgaben der IT-Steuerung Abteilung Organisation und IT Entwicklung und Fortschreibung einer IT-Strategie Definition der IT-Standards und -Richtlinien Steuerung der IT-Dienstleister Steuerung der IT-Aktivitäten innerhalb der Stadtverwaltung Steuerungsunterstützung Kostenkontrolle / IT-Controlling Qualitätsmanagement, insbesondere bei Planung und Durchführung von Projekten und dem Betrieb von IT-Verfahren Anforderungsmanagement Verbandsgebiet der ITK Rheinland 1

2 AG IuK-Infrastruktur Beratung der IT-Steuerung in Fragen der IuK-Infrastruktur. Gesprächspartner für die IT-Steuerung vor der Einführung neuer Techniken. Einbringung der Vor-Ort-Erfahrung bei der Einführung und Nutzung zentraler IT-Verfahren. Unmittelbares Feedback nach der Einführung neuer Techniken. Anregungen zu neuen Projekten oder Veränderungen an Verwaltungsabläufen. Aufgaben der Organisationsabteilung Organisationsuntersuchungen (intern / extern begleitet / steuernd) Stellenbewertung, Stellenbemessung Geschäftsverteilungs- und Stellenplan Geschäfts- und Dienstanweisungen, Dienstvereinbarungen Geschäftsprozessoptimierung (GPO) Steuerungsunterstützung für den Verwaltungsvorstand Beratung in allen organisatorischen Fragen Interkommunaler Erfahrungsaustausch E-Government als verbindende Aufgabe Einsatz der Informations- und Kommunikationstechnologien in öffentlichen Verwaltungen in Verbindung mit organisatorischen Änderungen und neuen Fähigkeiten, um öffentliche Dienste und demokratische Prozesse zu verbessern." Abgewandelt von der Definition der Kommission der Europäischen Gemeinschaft Ziele der E-Government- und IT-Strategie Vereinfachung von Verwaltungsvorgängen Ausbau mobiler Dienstleistungsangebote Entbürokratisierung Stärkung des Wirtschaftsstandortes Erhöhung der Lebensqualität Schnellere Entscheidungen Mehr Transparenz Standardisierung und Vereinheitlichung von Prozessen Sicherstellung IT-Betrieb Schaffung von Freiräumen IT-Budget (Aufwand) Sonst. Sachleistungen 37 Verm.gegenstände bis 410,- EUR 93 IT-Budget der Landeshauptstadt Düsseldorf Unterhalt. sonst. bewegl. Vermögen Verm.gegenstände über 410,- EUR Sonst. Aufwendungen Leasing Neue IT-Maßnahmen Dienstleistung Kommunikationstechnik Laufende IT- Dienstleistungen Alle Zahlen in Tausend

3 Budget mit IT-Bezug Gesamtaufwand: 27,6 Mio. EUR 3,3 Mio. IT-Maßnahmenplan 24,3 Mio. weitere Aufwände Maßnahmenplanung Finanzbedarf wird im Rahmen der Finanzplanung für die Folgejahre angemeldet. Konkrete Projekte werden im letzten Quartal des Vorjahres mit den Fachbereichen geplant. Priorisierung der angemeldeten Maßnahmen erfolgt durch die IT-Steuerung. Hierdurch auch Vorentscheidung, welche Maßnahmen zur Umsetzung kommen werden. Abschließende Planung dieser operativen Maßnahmen wird der Verwaltungskonferenz vorgelegt. Umgesetzte/begonnene Projekte in 2012 (Beispiele) Projekte 2012 Einführung eines neuen Wahlverfahrens Ablösung des Host-Verfahrens Verwarn- und Bußgeld Ausbau von Festplatten-Speicherplatz auf den Systemen der ITK Rheinland Umstellung der Jugendhilfe-Software auf eine aktuelle Version inkl. Browser-Technik Systeme zur Terminvereinbarung und neue Aufrufanlage für das Amt für Einwohnerwesen Weiterentwicklung der Schulverwaltungssoftware Erweiterung der elektronischen Beschaffungssoftware Lotus Notes Aktuelle Projekte (Beispiele) Gründe für die Ablösung der bisherigen Groupware technisch veraltet Erreichen der Kapazitätsgrenzen Anbindung Fachverfahren schwierig einheitliche Groupware in der ITK Anbindung mobiler Endgeräte erforderlich Wirtschaftlichkeitsbetrachtung zugunsten Lotus Notes ITK: Erfahrung beim Betrieb von Lotus Notes Migration geplant Nov bis Mai

4 Einführung eines neuen Finanzverfahrens Ratsbeschluss vom Vergabezuschlag an die Datenzentrale Baden- Württemberg mit dem DZ Kommunalmaster (Basis SAP) in 06/2011 Sachstand: Detailprojektplanungen zu den Projekten in Düsseldorf sind fast abgeschlossen Keyuser-Schulungen laufen aktuell und die Projektarbeiten (Workshops) haben begonnen Meilensteine der Einführung : linksrheinische Anwender (Kaarst, Meerbusch, Neuss, Rhein-Kreis Neuss) : Eigenbetriebe der Landeshauptstadt Düsseldorf (SEBD / SZD) : Gesamtverwaltung; das Modul für die Haushaltsplanung wird bereits 2014 eingeführt Smartphones im Außendienst (Pilot) Ablösung der 17 Jahre alten Erfassungsgeräte im Bereich des Ordnungsamtes (Verkehrsüberwachung und Ordnungs- und Servicedienst). Einführung in der Zeit von Juli Oktober Schaffung einer einheitlichen Plattform für weitere Anwendungen und Fachbereiche. Einführung eines Mobile Device Managements Ziel: Konsolidierung der verschiedenen mobilen Endgeräte-Lösungen auf ein Produkt. + + = + Karten + Telefonauskunft + ÖPNV + Fachverfahren > Apps Weiterentwicklung der Kommunikationstechnik Projektziel/Mehrwert Übertragung von Aufgaben (Service, Betrieb, Wartung) auf einen externen Auftragnehmer Neues Multiservice-Netzwerk für Sprache, Video und Daten auf Basis Portpreismodel neue Funktionen und Leistungsmerkmale wie z.b. Computerunterstützte Telefonie, Integration mobiler Endgeräte, Call Center-Funktionen Projektlaufzeit bis (optional Verlängerung bis ) Projektmeilensteine 06/2005: Beschluss zur Ausschreibung (POA) 08/2006: Aufhebung der Ausschreibung und erneute Angebotsaufforderung (POA) 09/2007: Vergabebeschluss (POA) 05/2008: OLG-Termin wegen Beschwerde gegen Vergabe 03/2009: Fortführung mit erneuter Angebotsabgabe 03/2010: Vergabe an T-Systems (Sub-Unternehmer: Siemens Enterprise Networks und TELBA AG) 07/2010: Vorlage über die Vergabe im POA 07/2010: Betriebsübergang an T-Systems 05/2011: Vorbereitung Pilotphase I 07/2011: Weitere Fachämter kommen hinzu (Pilotphase II) 03/2012: Start Rollout für die Gesamtverwaltung 4Q/2013: Geplantes Ende des Rollouts 4

5 Synergien: Verlagerung von zwei Stellen in andere Fachbereiche und Abbau von drei Stellen im Bereich der Kommunikationstechnik Verwaltungsweite Umstellung der Kommunikationsinfrastruktur (ca Telefonen und ca LAN-Ports an ca. 400 Standorten) Projektstatus/-stand Zentrale Systeme installiert Pilotphase abgeschlossen ca Telefone/LAN-Ports wurden bisher ausgerollt D D ermöglicht das sichere, verbindliche und vertrauliche Versenden von Dokumenten und Nachrichten über das Internet Nutzen/Mehrwert: Ausbau des Bürgerservices Verzicht auf Unterschriften ohne gesetzliche Unterschriftserfordernis sichere und vertrauensvolle Kommunikation Reduzierung der Vorsprachen Reduzierung von Prozess- und Materialkosten Projektlaufzeit: bis Juni 2013 Zusammenarbeit mit der ITK Rheinland, dem BMI und einem Dienstleister Gebäudemanagement Software Ziele Bündelung aller immobilen- und gebäudemanagementrelevanten Prozesse des Amtes 23 in einem IT-Verfahren Verbesserung der Produktivität des Kerngeschäfts sowie eine organisationsweite Bereitstellung von transparenten, durchgängigen und verlässlichen Daten europaweiten Ausschreibung ab September 2011 Zuschlag im April 2012 erteilt Produktionsaufnahme 2013 Fortführung von Infrastrukturprojekten Migration auf Microsoft Verzeichnisdienst (Active Directory) Migration auf Microsoft Datei- und Druckdienste Migration der Softwareverteilung Einführung einer Mobile Device Management - Software zur Verwaltung mobiler Endgeräte Aufbau einer Online-Lernplattform, beginnend mit Angeboten für die Lotus Notes-Einführung Schwerpunktthema: E-Government Bereitstellung zusätzlicher Web-Formulare Verzicht auf Unterschriften und persönliche Vorsprachen wo rechtlich und organisatorisch möglich Online-Terminvereinbarung Bürger-Portal für Online-Geschäftsvorfälle Zulassung Fahrerlaubnis Einfache Melderegisterauskunft Melderegisterauskunft für Behörden Gewerberegisterauskünfte für Behörden 5