Vollmachtsdatenbank 2.0

Transkript

1 Vollmachtsdatenbank 2.0 Veranstaltung der hanseatischen Steuerberaterkammer Bremen, der Finanzverwaltung Bremen und der DATEV Seite

2 Inhalt 1. Vollmachtsdatenbank 2.0 gesetzliche Verankerung Voraussetzungen der Vollmachtsdatenbank Prozess der Vollmachtsdatenbank im Wandel Prozessverbesserungen bisherige Verfahren und Berechtigungen 2. Registrieren und Arbeiten mit der Vollmachtsdatenbank (VDB) Vollmachtsdatenbank im Überblick Authentifizierung Registrierung und Registrierungsassistent Verwalten von Vollmachten Schnittstellen Anwendung der Vollmachtsdatenbank Seite 2

3 Aktueller Prozess reines Papierverfahren Bekanntgabe-/ Zustellvollmacht Bekanntgabe-/ Zustellvollmacht Übermittlung der VaSt-Berechtigung, keine Übermittlung der Vollmacht Informationsschreiben mit Widerspruchsfrist an Mandant 37-Tage Wartefrist Mandant VDB-Vollmacht Steuerberater VDB-Vollmacht Steuerkontovollmacht Steuerkontovollmacht Papierverfahren mit elektronischer Unterstützung separates, länderspezifisches System Änderungen durch SmartCard-Bezug kompliziert und langwierig Seite 3

4 Eine Vollmacht für. Vollmacht Berechtigung für Bekanntgabe der Vollmacht Abruf der vorausgefüllten Steuererklärung. Abfrage des Steuerkontos (Wegfall des länderspezifischen Verfahrens) Seite 5

5 Standardvollmacht als Grundvoraussetzung Rechte für Steuerkontoabruf Bekanntgabevollmacht Rechte für Datenabruf Seite 6

6 Beiblatt und Merkblatt zum Vollmachtsformular Seite 7

7 Vollmachtsformular Download Internet Service für DATEV-Kunden Das neue/geänderte Vollmachtsformular wurde am von der Finanzverwaltung freigegeben. zum Download auf der Internetseite der Kammern verfügbar nk/index.html Formular in der Info-Datenbank, Dok.-Nr verfügbar Verfügbare Formate des Dokuments: PDF ausfüllbare Microsoft Word-Vorlage Microsoft Word-Vorlage mit Platzhaltern für Eigenorganisation compact/classic/comfort Seite 9

8 Aktuelle Prozesse reines Papierverfahren Bekanntgabe-/ Zustellvollmacht VDB-Vollmacht Bekanntgabe-/ Zustellvollmacht VDB-Vollmacht Übermittlung der VaSt- Berechtigung, keine Übermittlung der Vollmacht Informationsschreiben mit Widerspruchsfrist an Mandant 37-Tage Wartefrist Mandant Steuerberater Steuerkontovollmacht Steuerkontovollmacht Papierverfahren mit elektronischer Unterstützung separates, länderspezifisches System Änderungen durch SC-Bezug kompliziert und langwierig Seite 10

9 Was ändert sich mit Einführung der Vollmachtsdatenbank 2.0 reines Papierverfahren Bekanntgabe-/ Zustellvollmacht Mandant Bekanntgabe-/ Zustellvollmacht vollumfängliche VDB-Vollmacht Vollmacht Steuerberater vollumfängliche VDB-Vollmacht Vollmacht Übermittlung der VaSt- Berechtigung, keine Übermittlung der Vollmacht Informationsschreiben mit Widerspruchsfrist an Mandant 37-Tage Wartefrist Steuerkontovollmacht Steuerkontovollmacht Papierverfahren mit elektronischer Unterstützung separates, länderspezifisches System Änderungen durch SC-Bezug kompliziert und langwierig Seite 11

10 Was ändert sich mit Einführung der Vollmachtsdatenbank 2.0 Mandant vollumfängliche Vollmacht Steuerberater vollumfängliche Vollmacht schneller Datenzugriff (auch Steuerkonto) bereits nach 2-3 Arbeitstagen schlanker eine Vollmacht für alles (inkl. Unternehmen) effizienter ein System für alles, Verwaltung der Untervollmachten auch für Steuerkonto Seite 12

11 Vorteile Vollmachtsdatenbank 2.0 Mit Freigabe der Vollmachtsdatenbank 2.0 besteht eine vollständige Anbindung an das System der Finanzverwaltung. Übermittlung und Verarbeitung sämtlicher Vollmachtsinhalte Die heute existierenden drei gesonderten Wege für die vorausgefüllte Steuererklärung, das Steuerkonto und die Bekanntgabevollmacht werden zu nur noch einem Verfahren verschmolzen. erhebliche Aufwandsreduzierung im Kanzleialltag Bereits in der VDB erfasste Vollmachten werden automatisch in das neue Verfahren überführt und profitieren so automatisch von den Prozessverbesserungen. Seite 13

12 Vorteile der Vollmachtsdatenbank 2.0 Weitere Prozessverbesserungen komplett elektronisches Verfahren: kein zusätzlicher Versand der Papiervollmacht an die Finanzverwaltung kein Schreiben mehr an die Mandanten: kein Anschreiben Ihrer Mandanten durch die Finanzverwaltung (Vollmachtsvermutung gemäß 80a Abs. 2 AO). einfache Vergabe von Untervollmachten: einfache Zuteilung von Berechtigungen für die DATEV SmartCards der Kanzlei zum Abruf der Daten der Finanzverwaltung mittels Vollmachtsdatenbank keine zusätzliche Registrierung von weiteren DATEV SmartCards pro Mandant notwendig bundeseinheitliches Verfahren: Abwicklung der einzelnen Länderverfahren nicht mehr notwendig Seite 14

13 Auswirkungen der Vollmachtsdatenbank 2.0 Was passiert mit den bisherigen Verfahren und Berechtigungen? Länderspezifisches Verfahren Steuerkonto bleibt vorerst parallel bestehen. Bisher erteilte Berechtigungen für Steuerkonto bestehen weiterhin. Papiervollmachten für die Bekanntgabevollmacht werden weiterhin von der Finanzverwaltung angenommen. Seite 15

14 Vollmachtsdatenbank 2.0 Registrieren und Arbeiten mit der VDB Seite

15 Vollmachtsdatenbank im Überblick Registrierungsanwendung VDB Registrierung VDB einmalig pro Kanzlei Vollmacht erteilen (in Papierform) einmalig Berufsträger Mandant Kammer Vollmachten pflegen DATEV SmartCard für Berufsträger/Kammermitgliedsausweis/ Zugangskarte Berufsregister/ Kammerverwaltungsprogramm Bestückung durch die Kammer Änderungen werktäglich Vollmachten melden werktäglich ELSTER- Clearingstelle Finanzverwaltung Vollmachtsdatenbank Seite 17 Quelle:

16 Vollmachtsdatenbank Authentifizierungsmedien Zugang zum Programm über Kammermitgliedsausweis DATEV SmartCard für Berufsträger Zugangskarte Vergabe von Untervollmachten für die Kanzleimitarbeiter mit DATEV SmartCards DATEV-Nichtmitglieder Erwerb von DATEV midentity compact für Mitarbeiter über DATEV-Shop (Link aus der VDB) DATEV-Mitglieder Anzeige aller zum Geschäftspartner zugehörigen DATEV SmartCards (analog Steuerkonto online) Anzeige aller erworbenen DATEV SmartCards des Geschäftspartners Seite 18

17 Vollmachtsdatenbank Registrierung Aufruf erfolgt über die Homepage der hanseatischen Steuerberaterkammer Bremen Registrierung ist einmalig für jede Kanzlei durchzuführen Quelle: Seite 19

18 Registrierungsassistent In fünf Schritten zur Registrierung 1. Voraussetzungen 2. Kanzlei wählen* 3. Zahlungsmodalitäten 4. Fertigstellen 5. Zusammenfassung *Ist ein Berufsträger für mehrere Kanzleien vertretungsberechtigt, so muss jede Kanzlei (Auswahl erfolgt in diesem Schritt) registriert werden. Seite 20

19 Registrierungsassistent In fünf Schritten zur Registrierung 1. Voraussetzungen 2. Kanzlei wählen* 3. Zahlungsmodalitäten 4. Fertigstellen 5. Zusammenfassung Seite 21

20 Registrierungsassistent In fünf Schritten zur Registrierung 1. Voraussetzungen 2. Kanzlei wählen* 3. Zahlungsmodalitäten 4. Fertigstellen 5. Zusammenfassung Seite 22

21 Vollmachtsdatenbank Anwendung/Aufruf der Vollmachtsdatenbank Aufruf erfolgt über die Homepage der hanseatischen Steuerberaterkammer Bremen Quelle: Seite 23

22 Anwendung der Vollmachtsdatenbank Kanzlei verwalten Seite 24

23 Anwendung der Vollmachtsdatenbank Berechtigungen verwalten Zugang zur VDB Untervollmacht (Berechtigte Mitarbeiter erhalten die Untervollmacht für alle Mandanten, die auf der Vollmacht die Untervollmacht erteilt haben.) Seite 25

24 Anwendung der Vollmachtsdatenbank Kanzleiname verwalten Seite 26

25 Anwendung der Vollmachtsdatenbank Bekanntgabeadressen verwalten Seite 27

26 Anwendung der Vollmachtsdatenbank Vollmacht anlegen Seite 28

27 Anwendung der Vollmachtsdatenbank Vollmacht anlegen, natürliche Person Seite 29

28 Anwendung der Vollmachtsdatenbank Vollmacht anlegen für Unternehmen Seite 30

29 Vollmachten bearbeiten Vollmachten prüfen und ergänzen Natürliche Person mehrere Steuernummern erfassbar Vollmacht gemäß vorliegender, unterschriebener Papiervollmacht ergänzen gegebenenfalls Untervollmacht erteilen Seite 32

30 Vollmacht bearbeiten Vollmachten prüfen und ergänzen Unternehmen optional erfassbar wenn vorhanden, USt-ID eingeben mehrere Steuernummern erfassbar gegebenenfalls Untervollmacht erteilen Vollmacht gemäß vorliegender, unterschriebener Papiervollmacht ergänzen Seite 33

31 Vollmacht bearbeiten Vollmacht prüfen und ergänzen Ort und Datum der Unterschrift angeben Noch keine Datenübermittlung! Seite 34

32 Vollmachten übermitteln Informationen zum Übermittlungsstatus, Abrufdatum sowie zu nicht erfolgten Eintragungen bei der Finanzverwaltung Seite 36

33 Status Vollmacht nach Übermittlung Informationen zum Status direkt in der Vollmacht Seite 37

34 Vollmachtsdatenbank Verwalten von Vollmachten Kanzleisoftware Vollmachtsdatenbank Finanzverwaltung 1. Schritt 2. Schritt 3. Schritt 4. Schritt Importdatei erstellen Datei in VDB importieren Vollmachten prüfen/ergänzen Vollmachten übermitteln Seite 39

35 Vollmachtsdatenbank Verwalten von Vollmachten 1. Schritt 2. Schritt 3. Schritt 4. Schritt Importdatei erstellen Datei in VDB importieren Vollmachten prüfen/ergänzen Vollmachten übermitteln 1. Importdatei erstellen: mit allen Vollmachtgeber-Stammdaten, die in der Vollmachtsdatenbank verwaltet werden sollen definierte Importschnittstelle Nutzung der Importschnittstelle mittels DATEV-Tool Vollmachtenexport.csv Microsoft Excel-Vorlage Lösung anderer Softwarehersteller Nachbearbeitungsaufwand bei den Stammdaten! Seite 40

36 Anwendung der Vollmachtsdatenbank Stammdaten importieren Seite 41

37 Anwendung der Vollmachtsdatenbank Stammdaten importieren Seite 42

38 Vollmachtsdatenbank Verwalten von Vollmachten 1. Schritt Importdatei erstellen 2. Schritt Datei in VDB importieren 3. Schritt Vollmachten prüfen/ergänzen 4. Schritt Vollmachten übermitteln 2. Datei in VDB importieren Voraussetzung: Importdatei gemäß Schnittstellenbeschreibung muss vorliegen Import erfolgt in der Anwendung Vollmachtsdatenbank Seite 43

39 Vollmachtsdatenbank Verwalten von Vollmachten 1. Schritt Importdatei erstellen 2. Schritt Datei in VDB importieren 3. Schritt Vollmachten prüfen/ergänzen 4. Schritt Vollmachten übermitteln 3. Vollmachten prüfen/ergänzen Voraussetzung: Vollmachtgeber-Stammdaten wurden in VDB importiert Daten der Vollmachtgeber prüfen Vollmacht gemäß vorliegender, unterschriebener Papiervollmacht ergänzen (insbesondere Ort und Datum der Unterschrift) Seite 44

40 Vollmachtsdatenbank Verwalten von Vollmachten 1. Schritt Importdatei erstellen 2. Schritt Datei in VDB importieren 3. Schritt Vollmachten prüfen/ergänzen 4. Schritt Vollmachten übermitteln 4. Vollmachten übermitteln Vollmacht/en (Abrufberechtigung) an Finanzverwaltung übermitteln Datenzugriff bereits nach 2-3 Arbeitstagen Vollmacht muss weiterhin unterschrieben in der Kanzlei in Papierform vorliegen Seite 45

41 Stammdatenimport Offene Importschnittstelle Importmöglichkeit für DATEV-Nichtmitglieder offene Schnittstelle für den Datenimport (CSV-Format) Schnittstellenbeschreibung steht auf den Internetseiten der BStBK, der WPK und der BRAK zum Download bereit Beschreibung zum Einbinden von DATEV SmartCards (für Datenabruf mit ESt-Programm) steht ebenfalls zur Verfügung Tool Vollmachtenexport für DATEV-Mitglieder Export von Adressaten aus den Zentralen Stammdaten für Einkommensteuermandanten zum Thema Vorausgefüllte Steuererklärung Info-Datenbank-Dokument Tool Vollmachtenexport: Stammdaten für Mandanten aus den zentralen Stammdaten exportieren (Dok.-Nr ) Seite 46

42 Zusammenfassung Vollmachtsdatenbank 2.0 schneller Datenzugriff vorausgefüllte Steuererklärung (auch Steuerkonto) bereits nach 2-3 Arbeitstagen effizienter ein System für alles, Verwaltung der Untervollmachten auch für Steuerkonto schlanker eine Vollmacht für alles (inkl. Unternehmen) Letzte Informationen: Vollmacht wird abgelehnt Info-DB-Nr DATEV midentity compact auch für Nichtmitglieder im DATEV-Shop (54 ) Seite 51

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