LEXinform/Info-Datenbank

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1 Seite 1 von 5 AGB Datenschutz Impressum Meine Abos LEXinform/Info-DB LEXinform/Info-Datenbank Dok.-Nr.: DATEV-Serviceinformation Hintergrund vom Relevant für: Vollmachtsdatenbank Vollmachtsdatenbank: Voraussetzungen, Registrierung, Untervollmachten 1 Über dieses Dokument 2 Allgemeine Informationen zur Vollmachtsdatenbank 3 Technische Voraussetzungen für die Nutzung 4 Für Vollmachtsdatenbank registrieren 5 Untervollmachten vergeben 6 Vollmacht von Mandanten erteilen lassen 7 Vollmachten der Mandanten in die Vollmachtsdatenbank einpflegen 8 Abruf der vorausgefüllten Steuererklärung 9 Weitere Informationen 1 Über dieses Dokument Aktuelle Änderungen Dokument komplett überarbeitet. 2 Allgemeine Informationen zur Vollmachtsdatenbank Die Vollmachtsdatenbank ist ein Angebot der Steuerberater-, Wirtschaftsprüfer- und Rechtsanwaltskammern an ihre Mitglieder. DATEV wurde von den Kammern beauftragt, die Datenbank zu erstellen und zu betreiben. Die Vollmachtsdatenbank wird Ihnen über die Homepage Ihrer Kammer angeboten und setzt keine Mitgliedschaft bei DATEV voraus und begründet auch keine. Die Vollmachtsdatenbank bietet Ihnen derzeit folgende Funktionen: Elektronische Verwaltung der von Mandanten schriftlich erteilten Vollmachten Legitimation gegenüber der Finanzverwaltung als Bevollmächtigter des Mandanten Berechtigung für den Zugriff auf die bei der Finanzverwaltung elektronisch gespeicherten Daten des Mandanten. Der Prozess von der Registrierung in der Vollmachtsdatenbank bis zum ersten Abruf der vorausgefüllten Steuererklärung ist von Kanzlei zu Kanzlei sehr unterschiedlich. Er lässt sich aber über folgendes Schema gut darstellen:

2 Seite 2 von 5 d x001.png d x002.png Zusammengefasst sind folgende Schritte notwendig: Registrierung Vergabe von Untervollmachten Einholen der Vollmachten vom Mandanten Erfassen der Vollmachten Übermittlung der Vollmachten an die Finanzverwaltung 3 Technische Voraussetzungen für die Nutzung Um die Vollmachtsdatenbank nutzen zu können, benötigen Sie einen Internetzugang (als Browser ist nur der Internet Explorer zulässig) und ein Authentifizierungsmedium. Weitere Informationen: Dokument Für Vollmachtsdatenbank registrieren Die Registrierung zur Vollmachtsdatenbank erfolgt wie der Aufruf der Vollmachtsdatenbank über die Homepage Ihrer zuständigen Steuerberaterkammer. Registrierung nur durch vertretungsberechtigte Personen Registrieren für die Vollmachtsdatenbank kann sich eine vertretungsberechtigte Person

3 Seite 3 von 5 Registrierung nur durch vertretungsberechtigte Personen mit einem Kammermitgliedsausweis mit einer VDB-Zugangskarte mit ihrer DATEV SmartCard classic für Berufsträger oder mit ihrem DATEV midentity für Berufsträger, sofern sie im Berufsregister eingetragen worden ist Für DATEV-Mitglieder gilt: Aktuell unterstützen fast alle Kammern die DATEV SmartCard classic für Berufsträger bzw. den DATEV midentity für Berufsträger. Für die Eintragung Ihrer Karte können Sie folgendes Mitteilungsformular verwenden: Mitteilungsformular für Steuerberater (Microsoft Word-Datei, Stand: ) Ausnahmen sind die Steuerberaterkammern München und Nürnberg. Wenn Sie Mitglied einer dieser Kammern sind, müssen Sie den Kammermitgliedsausweis für die Registrierung in der Vollmachtsdatenbank verwenden. Weitere Informationen zur Registrierung: Dokument Untervollmachten vergeben Nach der erfolgreichen Registrierung in der Vollmachtsdatenbank können Sie als Vertretungsberechtigter Ihren Mitarbeitern den Zugang zur Vollmachtsdatenbank einrichten und/oder Sie können der Finanzverwaltung die Mitarbeiter melden, die ebenfalls für den Abruf der vorausgefüllten Steuererklärung freigeschaltet werden sollen. Vergabe von Untervollmachten nur mit Einverständnis des Mandanten möglich Damit Sie Untervollmachten vergeben dürfen, muss Ihr Mandant in der Papiervollmacht die Option Der / Die Bevollmächtigte ist berechtigt, Untervollmachten zu erteilen und zu widerrufen angekreuzt haben. So vergeben Sie in der Vollmachtsdatenbank Untervollmachten 1. Rufen Sie in der Vollmachtsdatenbank den Link Berechtigungen verwalten auf. Der Link ist nur dann aktiv, wenn Sie sich mit der Karte angemeldet haben, mit der Sie auch die Registrierung durchgeführt haben. Im Fenster Berechtigung vergeben werden für DATEV-Mitglieder alle vorhandenen SmartCards / midentitys der Mitgliedschaft angezeigt. Für DATEV-Nichtmitglieder werden alle unter der Geschäftspartnernummer bestellten midentity-sticks angezeigt. 2. Aktivieren Sie jeweils bei den Mitarbeitern, die künftig die Vollmachten in die Vollmachtsdatenbank einpflegen und übermitteln sollen, das Kontrollkästchen Zugang VDB. 3. Aktivieren Sie jeweils bei den Mitarbeitern, die künftig die Daten der vorausgefüllten Steuererklärung abrufen, das Kontrollkästchen Untervollmachten für alle Mandanten. Die Identität unterbevollmächtigter Mitarbeiter, die Datenabrufe bei der Finanzverwaltung im Rahmen der vorausgefüllten Steuererklärung durchführen sollen, muss bei DATEV verifiziert

4 Seite 4 von 5 werden. Weitere Informationen und die dazu notwendigen Formulare finden Sie im Dokument Wenn Sie der Übersicht nicht alle SmartCards / midentitys sehen, lesen Sie in Dokument über die möglichen Ursachen und deren Abhilfen. 6 Vollmacht von Mandanten erteilen lassen Um die bei der Finanzverwaltung gespeicherten Daten elektronisch abrufen zu können, benötigen Sie die unterschriebene Vollmacht Ihrer Mandanten in Papierform. In Dokument finden Sie Informationen zu den Themen: Hinweise zur Vollmacht Begleitdokument zur Vollmacht Musteranschreiben an Mandant Vollmachtsvorlage im Word- Format, PDF-Format und mit Platzhalter (für DATEV-Mitglieder) Hinweis auf Vollmachtsvorlage in der Vorlagenverwaltung (für DATEV-Mitglieder) Das BMF-Schreiben vom "Berechtigungsmanagement für die so genannte vorausgefüllte Steuererklärung; Nutzung der amtlichen Muster für Vollmachten im Besteuerungsverfahren für die ElsterKontoabfrage" beschreibt, unter welchen Voraussetzungen das Berechtigungsmanagement (für Steuerkonto online) vereinfacht ist. Weitere Informationen: Vollmachten der Mandanten in die Vollmachtsdatenbank einpflegen Wenn Ihnen die unterschriebenen Papiervollmachten Ihrer Mandanten vorliegen, dann können Sie sie in die Vollmachtsdatenbank einpflegen und an die Finanzverwaltung übermitteln. Die Übermittlung ist erst möglich, wenn der Nutzungsvertrag per Post an die DATEV eg geschickt wurde. Vollmacht darf nicht geändert werden Die neue Vollmacht zur Vertretung in Steuersachen darf nicht geändert werden. Das Datum und der Ort der an die Finanzverwaltung übermittelten Vollmacht muss mit der Original-Vollmacht in Papierform übereinstimmen. Um Ihnen die Erfassung der Vollmachten zu erleichtern, bietet Ihnen die Vollmachtsdatenbank eine Importschnittstelle an, mit der Sie die Stammdaten Ihrer Mandanten mittels einer Microsoft Excel-Arbeitsmappe in die Vollmachtsdatenbank importieren können. Erkundigen Sie sich bei Ihrem Software-Anbieter, ob dieser die Schnittstelle zur Vollmachtsdatenbank unterstützt. Weitere Informationen zur Importschnittstelle und der Excel-Vorlage finden Sie in der Hilfe der Vollmachtsdatenbank. Tool Vollmachtenexport Als Anwender der DATEV-Programme zur Eigenorganisation steht Ihnen das Tool Vollmachtenexport zur Verfügung. Weitere Informationen: Dokument

5 Seite 5 von 5 Sobald die Vollmacht übermittelt ist, erhält Ihr Mandant ein Schreiben von der Finanzverwaltung, in dem auf die Möglichkeit eines Widerspruchs gegen den Abruf der vorausgefüllten Steuererklärung hingewiesen wird. Wenn Ihr Mandant mit dem Abruf der vorausgefüllten Steuererklärung einverstanden ist, muss er nichts tun. Beispielschreiben: Information zum Datenabruf (PDF-Datei, Stand: ) Nach Ablauf von 37 Tagen (Widerspruchsfrist zzgl. Postlaufzeiten) erteilt Ihnen dann die Finanzverwaltung die Freigabe, sofern die Vollmacht nicht abgelehnt oder vom Mandanten widersprochen wurde. Informationen zum Übermittlungsstatus nicht eingetragen von Finanzverwaltung bzw. storniert von Finanzverwaltung : Dokument Elektronisch übermittelte Vollmachten Die elektronisch übermittelten Vollmachten dienen derzeit nur der Freigabe des Datenabrufs der vorausgefüllten Steuererklärung. Wenn die Vollmacht weitere Rechte beinhaltet (z. B. Empfangsvollmacht) muss dies wie bisher dem Finanzamt bzw. der Finanzverwaltung bekannt gemacht werden. 8 Abruf der vorausgefüllten Steuererklärung Wenn die Finanzverwaltung nach der Freigabefrist von 37 Tagen die Berechtigung zum Datenabruf erteilt, können die Daten abgerufen werden. Dies ist über den jeweiligen Software-Anbieter möglich. Informationen zum VaSt- Abruf für das Programm DATEV Einkommensteuer: Dokument Weitere Informationen Vollmachtsdatenbank: Voraussetzungen für die Nutzung und grundlegende Informationen (Dok.-Nr ) Einkommensteuer: Der Weg zur vorausgefüllten Steuererklärung (Dok.-Nr ) Haben Sie Fragen zum Thema? Chatten Sie mit unseren Servicemitarbeitern - Montag bis Freitag von 8:00 bis 16:30 Uhr. Hier geht s zum DATEV-Chat. Nicht geholfen? DATEV informieren! Copyright DATEV eg