Mandantenliste. Urheberrechtlich geschützt Stollfuß Medien GmbH & Co. KG

Transkript

1 Urheberrechtlich geschützt Stollfuß Medien GmbH & Co. KG

2 Inhaltsverzeichnis... 3 Funktionen in der... 3 Allgemeine Tipps für die Listen... 4 Suchkriterien in der... 4 Gruppe Kontakt in der... 4 Gruppe Übertragen in der... 4 Ersetzen in der... 5 Zuordnungen der Mandanten anzeigen... 6 Kategorien in der... 6 Archivieren und Löschen von Mandanten... 7 Export Vollmachtsdatenbank... 8 Serienbriefe erstellen in der... 9 STOTAX Schaltfläche Datentransport der Stammdaten Personentyp eines Mandanten wechseln Mandant kopieren Diese Hilfe als PDF Andere Hilfen aufrufen / 13

3 Die Listeder Mandanten kann wie folgt aufgerufen werden: In der Praxisansicht über die Toolbar und die Schaltfläche "" Über das Kontextmenü (rechte Maustaste) in der Praxisansicht Über die Kanzleiakte und den Eintrag "" Die kann zur Auswahl mandantenübergreifende Auswertungen. einer Mandantenakte genutzt werden oder für Funktionen in der Funktionen in der Suche nach Mandanten mit unterschiedlichen Kriterien Suche nach Mandanten mit einer bestimmten Kategorie Filter- und Gruppierungsfunktionen Umfangreiche Spaltenauswahl Druck und Export von n Datentransport der Stammdaten Mandanten archivieren bzw. dearchivieren und löschen Mandanten kopieren oder den Personentyp des Mandanten ändern Verschiedene Ausgabeformate für den Druck und Export (einschließlich des Übersichtendrucks) Sammelaktionen für mehrere Mandanten z.b. Druck von Serienbriefen und Adressetiketten, Mitarbeiter ersetzen, Finanzamt ersetzen, Kategorien hinzufügen oder entfernen Export für die Vollmachtsdatenbank Neuanlage und Öffnen einer Mandantenakte Die Einstellungen in der, d.h. Filter, Gruppierung, Spaltenreihenfolge und Spaltengröße, werden benutzerbezogen gespeichert. Mehrfachmarkierung von Mandanten Sie können in der Liste der Mandanten mehrere Mandanten, d.h. Zeilen, markieren. Dafür müssen Sie nur die Strg-Taste gedrückt halten und hintereinander die Mandanten, d.h. Zeilen, anklicken. Die Mehrfachmarkierung ist z.b. für den Druck von Serienbriefen und Adressetiketten, die Funktionen Mitarbeiter ersetzen und Finanzamt ersetzen von Bedeutung. Alle Mandanten können in der Liste über die Tastenkombination StrgA markiert werden. Neuanlage und Öffnen einer Mandantenakte 3 / 13

4 Über die Schaltfläche Neu (Gruppe Bearbeiten )können Sie einen neuen Mandanten anlegen. Die Neuanlage ist auch über die Tastenkombination Strg+ N möglich. Über die Schaltfläche Öffnen (Gruppe Bearbeiten )können Sie die Mandantenakte des in der aktiv markierten Mandanten öffnen. Das Öffnen ist auch über die Taste F2 möglich. Aktualisieren der Liste der Mandanten Über die Schaltfläche Aktualisieren (Gruppe Bearbeiten )können Sie die Ansicht der Liste der Mandanten aktualisieren. Allgemeine Tipps für die Listen Allgemeine Tipps und Tricks für die Arbeit in den Listen finden Sie in der gesonderen Hilfe dazu. Suchkriterien in der Gruppe Kontakt in der Gruppe Übertragen in der Die beiden Funktionen in der Gruppe "Übertragen" sind nur für den Mandanten anwendbar, der in der Liste aktiv markiert ist. Kontakt nach Outlook übertragen Wenn Sie in der Liste einen Mandanten markiert haben, dann können Sie diesen Mandanten automatisch nach Outlook in die Kontakte übertragen lassen (Gruppe Übertragen - Kontakt nach Outlook). Debitorenübernahme Wenn Sie in der Liste einen Mandanten markiert haben, dann können Sie diesen Mandanten automatisch als Debitorenstammsatz übertragen lassen (Gruppe Übertragen Debitorenübernahme). Die Mandanten können als Debitorenstammsatz in die eigene Finanzbuchhaltung der Praxis übertragen werden. Die eigene Finanzbuchhaltung der Praxis wird unter der Mandantennummer geführt, die in dem Modul System in den Praxisangaben ausgewählt worden ist. In dieser Finanzbuchhaltung wird ein Debitorenstammsatz mit der Mandantennummer als Kontonummer angelegt. Die übrigen Daten des Debitorenstammsatzes werden automatisch mit den Eingaben aus dem Mandantenstamm ergänzt bzw. aktualisiert. 4 / 13

5 Wählen Sie jetzt das Gültigkeitsdatum aus, d.h. Monat/Jahr ab dem dieser Debitorensatz gültig sein soll. Der ausgewählte Mandant wird anschließend als Debitor automatisch in die Finanzbuchhaltung der PraxisMandantennummer überstellt. Zur Kontrolle können Sie nun die Finanzbuchhaltung des Praxis-Mandanten aufrufen. In den Debitorenstammdaten finden Sie nun die markierten Mandanten aus der. Um das Debitorenkonto zu überprüfen, öffnen Sie das entsprechende Konto über die Auswahlliste. Für jede Neuanlage bzw. Aktualisierung der Debitorenstammdaten, ist eine erneute Übernahme (ggfs. mit einem neuen Gültigkeitsdatum), zu starten. Folgende Stammdaten werden in die Finanzbuchhaltung überstellt: Stammdaten Name Finanzbuchhaltung - Offene Posten Buchhaltung - Debitorenstammsatz Kontobezeichnung Bezeichnung (bei natürlichen Personen der Vorname Kontobezeichnung Fortsetzung und bei Gesellschaften) Straße / Hausnummer Straße PLZ / Ort Postleitzahl Ort Geschäftlich Telefon 1 Telefon Geschäftlich Telefax Telefax USt-Identifikationsnummer USt-Identifikationsnummer Übergabe der eigenen unter Deutschland erfassten Nummer Bankverbindung Debitor Karteireiter Zahlungsverkehr BLZ und Bankbezeichnung Bankleitzahl und Name (der Bankverbindung 1 oder der Bankverbindung 2, wenn keine Bankverbindung 1 gespeichert wurde) Kontonummer Kontonummer (der Bankverbindung 1 oder der Bankverbindung 2, wenn keine Bankverbindung 1 gespeichert wurde) Einzugsermächtigung Honorar (Eingabe in der Geschäftsbeziehung der Stammdaten) Einzugsermächtigung Honorar Ersetzen in der In der Auswahlliste der Mandanten können Sie in der Multifunktionsleiste in der Gruppe Aktionen über die Schaltfläche " Ersetzen" eine Auswahl treffen. Sie können in den Stammdaten der Mandanten Finanzämter ersetzen, Banken ersetzen, Gemeinden ersetzen, Mitarbeiter ersetzen. Im ersten Schritt wählen Sie im oberen Bereich des Dialoges z.b. ein Finanzamt aus. Daraufhin werden in der Liste alle Mandanten angezeigt, bei denen dieses Finanzamt gespeichert worden ist. Wenn Sie nun im unteren Bereich ein neues Finanzamt auswählen und anschließend die Schaltfläche Ersetzen aktivieren, dann wird in allen markierten Mandanten das bisherige Finanzamt gelöscht und das neue Finanzamt dafür eingetragen. 5 / 13

6 Wichtig ist, dass diese Funktion auf alle markierten Mandanten in der Liste angewendet wird. Zuordnungen der Mandanten anzeigen In der Auswahlliste der Mandanten können Sie in der Multifunktionsleiste in der Gruppe Aktionen über die Schaltfläche Zuordnung eine Auswahl treffen. Sie können für den (einen) in der Liste markierten Mandanten. alle Finanzämter des Mandanten anzeigen lassen, alle Banken des Mandanten anzeigen lassen, alle Gemeinden des Mandanten anzeigen lassen. Kategorien in der Suche nach Mandanten mit einer bestimmten Kategorie Wenn Sie z.b. nur für Mandanten mit einer bestimmten Kategorie einen Serienbrief erstellen wollen, dann können Sie über eine Eingabe in dem entsprechenden Feld der Suchkriterien die Liste der Mandanten einschränken. So werden z.b. bei der Auswahl FürBezieher von Kapitaleinkünften nur die Mandanten in der Liste angezeigt, denen Sie in den Mandantenstammdaten diese Kategorie zugeordnet haben. Über die Tastenkombination StrgA werden alle Mandanten in der Liste markiert und über die Schaltfläche " Serienbriefe" (aus der Gruppe Ausgabe)können Sie nun die Vorlage für den Serienbrief auswählen. Wo können Kategorien angelegt werden? Kategorien können in der Schlüsselverwaltung unter Vorlagen/ Textbausteine / Serienbriefe / Kategorien neu angelegt bzw. bearbeitet werden. Es stehen Ihnen Standard-Kategorien zur Verfügung, die u.a. in den Stotax Mandantenrundschreiben genutzt werden. Beispiele für Kategorien: Für Hauseigentümer Für Arbeitnehmer und Arbeitgeber Für Unternehmer und Freiberufler Für Personengesellschaften Für Bezieher von Kapitaleinkünften u.s.w. Wenn Sie einer bestimmten Gruppe von Mandanten wiederkehrend einen Serienbrief schreiben möchten, dann lohnt es sich, für diese Gruppe eine Kategorie neu anzulegen. Neben der Neuanlage in der Schlüsselverwaltung können die Kategorien auch direkt in der Liste der Mandanten neu angelegt werden. Wo können den Mandanten Kategorien zugeordnet werden 6 / 13

7 In den Stammdaten eines Mandanten können die Kategorien auf dem Karteireiter Serienbriefe zugeordnet werden. In der Liste der Mandanten können Sie mehreren Mandanten (in einem Arbeitsschritt) neue Kategorien zuordnen bzw. die Zuordnungen entfernen (Gruppe Aktionen ; Schaltflächen Kategorie Zuordnen bzw. Aufheben). Archivieren und Löschen von Mandanten Vielfach sind in der Liste Mandantenakten enthalten, für die entweder das Mandant abgeschlossen wurde oder die vorübergehend nicht bearbeitet werden. Diese Datensätze können Sie archivieren und jederzeit wieder aktivieren und bearbeiten. Es werden dabei keine Daten gelöscht. Wenn Sie einen Mandanten archiviert haben, dann können Sie ihn anschließend auch löschen. Bitte bedenken Sie, dass Sie z.b. Steuererklärungen oder das Rechnungswesen für diesen Mandanten anschließend nicht mehr aufrufen können. Gelöschte Mandanten können nicht mehr wiederhergestellt werden. Mandanten löschen kann nur der Mitarbeiter 100. Archivieren von Mandanten Rufen Sie in der Liste der Mandanten die "aktiven" Mandanten auf und markieren einen oder mehrere Mandanten zum Archivieren. Über die Schaltfläche Archivieren (in der Gruppe Aktionen ) werden die markierten Mandanten archiviert. Archivierte Mandanten können z.b. in den Steuern oder im Rechnungswesen nicht mehr aufgerufen werden. Wenn der Mandant dearchiviert wird, dann können die Steuererklärungen oder die Finanzbuchhaltung wieder aufgerufen werden. In der Praxisorganisation, z.b. der Honorarabrechnung, sind die vor der Archivierung angelegten Elemente des Mandanten noch sichtbar, können aber nach der Archivierung nicht mehr bearbeitet werden. Neue Elemente können für den archivierten Mandanten nicht mehr angelegt werden. Wenn Sie in der Liste der Mandanten die archivierten Mandanten sehen wollen, dann aktivieren Sie bitte die Schaltfläche Archivierte in der Gruppe Anzeige der Ribbon-Bar. Wenn Sie archivierte Mandanten aus dem Archiv herausholen wollen, dann rufen Sie in der Liste der Mandanten die Archivierten auf und wählen einen oder mehrere Mandanten zum Dearchivieren aus. Über die Schaltfläche Dearchivieren (Gruppe Aktionen )werden die markierten Mandanten dearchiviert. Wenn Sie einen Mandanten löschen wollen, dann müssen Sie ihn vorab archivieren. Wenn Sie einen Mandanten archivieren, dann steht die Person, die sich hinter der Mandantennummer befindet, trotzdem weiterhin zur Verfügung, d.h. Sie können z.b. die Person einer neuen Mandantennummer zuordnen. Löschen von Mandanten Wenn Sie einen Mandanten löschen wollen, dann müssen Sie ihn vorab archivieren. Rufen Sie in der Liste der Mandanten Archivierte auf und wählen einen oder mehrere Mandanten zum Löschen aus. Über die Schaltfläche Löschen (Gruppe Bearbeiten )werden die Stammdaten und auch die Steuern bzw. das Rechnungswesen der markierten Mandanten gelöscht. Gelöschte Mandanten können nicht mehr wiederhergestellt werden. Aus diesem Grund darf auch nur der Mitarbeiter 100 Mandanten löschen. Wichtig: Bitte überlegen Sie sich vorab sehr gut, ob Sie die Stammdaten eines Mandanten wirklich löschen wollen. Sie löschen damit auch automatisch die Daten in den anderen Modulen, z.b. den Steuern oder dem Rechnungswesen, und diese Daten sind anschließend nicht mehr aufrufbar. In der Praxisorganisation, z.b. der Honorarabrechnung, sind die vor dem Löschen angelegten Elemente des Mandanten noch sichtbar, können aber nach dem Löschen nicht mehr bearbeitet werden. Neue Elemente können für den gelöschten Mandanten nicht mehr angelegt werden. Wenn Sie einen Mandanten löschen, dann steht die Person, die hinter der Mandantennummer steht, 7 / 13

8 trotzdem weiterhin zur Verfügung, d.h. Sie können z.b. die Person einer neuen Mandantennummer zuordnen. Export Vollmachtsdatenbank Die Vollmachtsdatenbank (VDB) ist eine (kostenpflichtige!) internetbasierte Softwarelösung für Steuerberater mit folgenden Funktionalitäten: Elektronische Verwaltung der von Mandanten schriftlich erteilten Vollmachten Legitimation gegenüber der Finanzverwaltung als Bevollmächtigter des Mandanten Berechtigung für den Zugriff auf die bei der Finanzverwaltung elektronisch gespeicherten Daten des Mandanten und für den Abruf zur weiteren Verarbeitung in den Kanzleiprogrammen Die Vollmachtsdatenbank finden Sie auf der Homepage der jeweiligen Steuerberaterkammer, bei der Sie als Steuerberater Mitglied sind. In der Vollmachtsdatenbank können selbstständige Steuerberater ihre Kanzlei registrieren. Darüber hinaus können Steuerberater, die (Sozietäts-)Partner oder Vorstand/ Geschäftsführer/ persönlich haftender Gesellschafter sind, ihre Sozietät, Partnerschaftsgesellschaft oder Steuerberatungsgesellschaft registrieren. Bei der Registrierung in der Vollmachtsdatenbank muss sichergestellt werden, dass Sie als Anwender auch das Berufsträgerattribut besitzen. Diese Vorgabe wird derzeit durch den Einsatz eines Kammermitgliedsausweises oder - wenn Ihre Kammer diese im Berufsregister einträgt - einer DATEV SmartCard für Berufsträger erfüllt. Für die elektronische Kommunikation fordert die Finanzverwaltung eine standardisierte Vollmacht für steuerliche Zwecke, deren Umfang in der Vollmachtsdatenbank eingetragen wird. Das bundeseinheitliche Vollmachtsformular wird im BStBl von der Finanzverwaltung veröffentlicht. Sofern die Vollmachtsdatenbank nicht genutzt wird und damit Vollmachten auch nicht elektronisch an die Finanzverwaltung übermittelt werden, ist die Verwendung des Vollmachtsformulars nicht vorgeschrieben. Während bisher die Vollmacht für die betreffende Angelegenheit einzeln aufgeführt wurde, sind in der neuen Standardvollmacht nur noch diejenigen Steuerarten und sonstige Angelegenheiten anzukreuzen, für die die Vollmacht nicht gelten soll. Die Finanzverwaltung wird stichprobenhaft kontrollieren, ob die von der Vollmachtsdatenbank an sie übermittelten Vollmachten auch tatsächlich vorliegen. Das Formular der Standardvollmacht zur Vertretung in Steuersachen finden sie z. B. auf den Internetseiten Ihrer Steuerberaterkammer. Die Nutzung der VDB wird über die Vollmachten abgerechnet. Pro Vollmacht und Kalenderjahr stellt die DATEV 0,60 im Jahr in Rechnung. Es müssen nur die Mandanten die neue Vollmacht unterzeichnen, die Sie in die VDB eintragen möchten. Die neue Vollmacht ist unabdingbare Voraussetzung für die Nutzung der VDB. Siehe auch das BMFSchreiben, Az. IV A 3 - S-0202/11/10001 vom 10. Oktober Die VDB ermöglicht über eine offene Importschnittstelle den Import von Vollmachtgeberstammdaten (auch Mandantenstammdaten genannt) per Datei. Diese Datei kann in Stotax über die Liste der Mandanten und die Schaltfläche Export VDB (Gruppe Vollmacht ) erstellt werden. Der Abruf der vorausgefüllten Steuererklärungsdaten erfolgt durch unser Einkommensteuerprogramm (ab VZ 2013). Die beim Abruf verwendete SmartCard-ID wird mit dem Abrufwunsch zusammen an die Finanzverwaltung übermittelt. Die Finanzverwaltung prüft, ob für die übermittelte SmartCard-ID das entsprechende Abruf-Recht über die Vollmachtsdatenbank vorliegt, sowie die Gültigkeit des Zertifikats (über die Verzeichnisdienstanfrage). Stimmen die Daten überein, übermittelt die Finanzverwaltung die VaSt-Daten. Um die SmartCard-ID zusammen mit dem Abrufwunsch an die Finanzverwaltung zu übermitteln ist die Einbindung der SmartCard in das eingesetzte Einkommensteuerprogramm erforderlich. 8 / 13

9 Alternative zur Vollmachtsdatenbank Sofern Sie nicht an der Vollmachtsdatenbank teilnehmen, können Sie dennoch den Service der vorausgefüllten Steuererklärung, d.h. den Belegabruf, nutzen. Voraussetzung hierfür ist, dass Sie mit Ihrem Organisationszertifikat im ElsterOnline-Portal registriert sind. Sofern Ihr Mandant ein eigenes Konto im ElsterOnline-Portal besitzt, wird er über Ihren Antrag dort in seinem Posteingang informiert und um Zustimmung bzw. Ablehnung gebeten. Nach der Zustimmung erhalten Sie Zugriff auf die bei der Finanzverwaltung gespeicherten Informationen Ihres Mandanten. Wenn Ihr Mandant kein eigenes Konto im ElsterOnline-Portal besitzt, erhält er einen Brief per Post, in dem er über Ihren Antrag informiert wird. Dieser Brief enthält auch den sogenannten Freischaltcode mit dem Hinweis, dass dieser an Sie als Antragsteller weiterzugeben ist, sofern Sie zum Abruf der Daten berechtigt werden sollen. Mit diesem Freischaltcode können Sie sich für den Abruf der Daten Ihres Mandanten freischalten. Belegabruf bei der Steuerverwaltung Die vorausgefüllte Steuererklärung ist eine Möglichkeit Daten bzw. Belege bei der Steuerverwaltung abzurufen. Folgende zu der Person bei der Steuerverwaltung gespeicherten Daten / Belege werden durch die vorausgefüllte Steuererklärung bereitgestellt: vom Arbeitgeber übermittelte Lohnsteuerbescheinigungen Mitteilungen über den Bezug von Rentenleistungen Beiträge zu Kranken- und Pflegeversicherungen Vorsorgeaufwendungen (z.b. Riester- und Rürup-Verträge) Lohnersatzleistungen Die Belege zu den jeweiligen Personen können aber erst dann angezeigt werden, wenn diese an die Steuerverwaltung übermittelt wurden. Sie können die Belege zu der Einkommensteuererklärung 2016 sofort abrufen, sofern diese elektronisch übermittelt wurden. Für die Übermittlung der Belege zu Ihrer Einkommensteuererklärung 2016 hat z. B. Ihr Arbeitgeber oder Ihre Versicherung aber aufgrund der gesetzlichen Fristen Zeit bis zum 28. Februar Um die vorausgefüllte Steuererklärung zu nutzen und die zu den Personen gespeicherten Daten / Belege abzurufen, stehen Ihnen sowohl die Dienste der Steuerverwaltung (über das ElsterOnline-Portal) als auch die Abrufmöglichkeit in Stotax im Rahmen der Einkommensteuer (ab VZ 2013) zur Verfügung. Wichtig: Die Daten stehen Ihnen frühestens einen Tag nach erfolgreicher Anmeldung zur Verfügung. Der Datenabruf ist rund um die Uhr, sieben Tage die Woche und wiederholt möglich. Serienbriefe erstellen in der In der könnne Sie über die Gruppe "Ausgabe" und die Schaltfläche "Serienbriefe" für die in der Liste markierten Mandanten Serienbriefe erstellen. Alle in der Liste markierten Mandanten werden bei der Serienbrieferstellung berücksichtigt. Eine Mehrfachmarkierung kann über das Festhalten der Strg-Taste und das Anklicken der Mandanten mit der Maus erfolgen. Alle Mandanten können in einem Arbeitsschritt mit Strg+A markiert werden. Tipp 9 / 13

10 Sie können die Liste der Mandanten auch durch die Auswahl einer Kategorie einschränken, wenn Sie z.b. einen Serienbrief für "Hauseigentümer" erstellen möchten. Vorlage Als Vorlage für die Erstellung der Serienbriefe können Sie die Standard-Vorlagen oder individuell erstellte Vorlagen auswählen. Für die Serienbriefe werden die Vorlagen aus dem DMS verwendet. Versandart Bei der Versandart können Sie Brief, oder entsprechendserienbriefprofil auswählen. In den Stammdaten eines Mandanten können Sie auf dem Karteireiter " Serienbriefe" eine Versandart speichern, d.h. Brief oder . Wenn Sie z.b. in der über die Spaltenauswahl die Spalte Versandart aktiviert haben, dann können Sie die Liste filtern nach allen Mandanten mit der Versandart Brief. Unabhängig von der beim Mandanten gespeicherten Versandart, können Sie bei der Serienbrieferstellung immer noch eine andere Entscheidung treffen, d.h. ob Briefe (= Word-Dokumente), s (= PDFDokumente), oder auch Beides gemischt erstellt werden sollen. Bei der Auswahl " EntsprechendSerienbriefprofil" wird die Vorbelegung aus den Stammdaten verwendet, d.h. bei den Mandanten mit werden s erzeugt und bei den Mandanten mit Brief werden WordDokumente erzeugt. Bei der Auswahl " Brief" werden für alle Mandanten Word-Dokumente erzeugt und bei der Auswahl werden für alle Mandanten s erstellt mit dem jeweiligen PDF-Anhang. Die Adressen (für Brief und für s) werden aus den Stammdaten des Mandanten (Karteireiter Serienbriefe übernommen). Ablage der Serienbriefe im DMS Die erstellten Serienbriefe können optional automatisch im DMS abgelegt werden. Sammeldokumente werden immer in der Praxis-DMS-Akte abgelegt. Die Einzeldokumente werden in den Mandanten-DMSAkten abgelegt. Wenn Sie die Serienbrieferstellung "mit Vorschau" aktiviert haben, dann werden Sie beim Schließen des Dokumentes über die Ablage im DMS informiert. Anzeige der Serienbriefe als Vorschau 10 / 13

11 Wenn Sie Briefe erstellen, d.h. Word-Dokumente, dann können diese direkt zum Drucker geschickt werden, oder aber in dem Word-Format als Vorschau angezeigt werden. Pro Mandant wird bei der Vorschau ein eigenes Dokument erstellt oder wenn Sie die Option "Sammeldokument" ausgewählt haben, dann wird nur ein Word-Dokument für alle Serienbriefempfänger erstellt. Eine Nachbearbeitung der Word-Dokumente in der Vorschau ist möglich. Bitte bedenken Sie, dass Sie bei der Vorschau mit Einzeldokumenten den Druck pro Dokument selbst anstoßen müssen. Wenn Sie s versenden wollen mit dem Serienbrief als PDF-Anhang, dann können diese direkt versendet werden (über Outlook, Outlook Express oder Thunderbird) ohnevorschau oder aber mit Vorschau. Wenn Sie Vorschau mit Bearbeitungsmöglichkeit aktiviert haben, dann werden die s in den Postausgang gelegt und nicht automatisch versendet. Einzeldokumente oder Sammeldokument Einzeldokumente = Pro Mandant wird ein einzelnes Word-Dokument erstellt Sammeldokument = Für alle Serienbriefempfänger wird nur ein einziges Dokument erstellt. ACHTUNG: Bei der DMS-Ablage wird ein Sammeldokument immer im Praxis-DMS abgelegt. Textbausteine entsprechend dem Serienbriefprofil füllen Diese Option kommt dann zur Anwendung, wenn Sie eine Wordvorlage auswählen, in der Textbausteine mit unterschiedlichen Kategorien verwendet wurden. Wichtig sind dabei die den Mandanten in den Stammdaten zugeordneten Kategorien. Wenn Sie eine Wordvorlage nutzen, in der für alle Kategorien ein Textbaustein vorhanden ist, dann wird bei der Erstellung der Serienbriefe der Text des Platzhalters nur dann angezeigt, wenn der Mandant die Kategorie auch in den Stammdaten aktiv hat. Die Serienbriefe werden also entsprechend dem Serienbriefprofil des Mandanten gefüllt. Wenn die Option nicht aktiv ist, dann werden die Textbausteine nicht mit den Angaben in den Stammdaten abgeglichen und alle Textbausteine werden in dem Serienbrief verwendet. Betreff und Text für In dem Dialog können Sie einen Betreff und einen Text für die s eingegeben. STOTAX Schaltfläche Datentransport der Stammdaten 11 / 13

12 Personentyp eines Mandanten wechseln Über die Stotax-Schaltfläche und den Aufruf " Personentyp wechseln " kann der Personentyp eines Mandanten nachträglich geändert werden. Bereits bei der Neuanlage eines Mandanten muss der Personentyp ausgewählt werden und er sollte auch nur in Ausnahmefällen nachträglich verändert werden. Mit der Funktion " Personentyp wechseln" können Sie den Personentypen eines bestehenden Mandanten ändern, ohne dass dafür eine neue Mandantennummer vergeben werden muss. Die bisherige Mandantennummer bleibt erhalten und auch die Stammdaten, die bei den Personentypen übereinstimmen, werden übernommen. Mandant kopieren Über die Stotax-Schaltfläche und den Aufruf " Mandant kopieren" können die Stammdaten (Achtung: nicht die anderen Modul-Daten!!) eines Mandanten auf eine andere Mandantennummer kopiert werden. Dabei können Sie für die Kopie festlegen, ob der Personentyp des Quell-Mandanten beibehalten werden soll, oder ob der Quell-Mandant mit einem anderen Personentyp angelegt werden soll. Beispielhaft für einen Personentypwechsel ist ein Rechtsformwechsel. 12 / 13

13 Diese Hilfe als PDF... Diese Hilfe als Pdf.pdf Andere Hilfen aufrufen... Weitere Hilfethemen finden Sie hier 13 / 13