Vollmachtsdatenbank: Grundlegende Informationen

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1 Dok.-Nr.: DATEV-Serviceinformation Anleitung Letzte Aktualisierung: Relevant für: Vollmachtsdatenbank Vollmachtsdatenbank: Grundlegende Informationen Inhaltsverzeichnis 1 Über dieses Dokument 2 Funktionsumfang der Vollmachtsdatenbank 3 Umfang des Zugriffs auf die Datenbestände des Mandanten 4 Zugriffszeitpunkt auf die bei der Finanzverwaltung gespeicherten Daten meines Mandanten 5 Aufruf der Vollmachtsdatenbank 6 Zulässige Karten für die Registrierung in der Vollmachtsdatenbank 7 Berechtigung zur Registrierung 8 Registrierung bei mehreren Niederlassungen 8.1 Wer darf die Hauptniederlassung registrieren? 8.2 Wer darf weitere Beratungsstellen bzw. Niederlassungen registrieren? 8.3 Steuerlicher Berater und Kanzlei in unterschiedlichen Kammerbezirken 9 Vergabe von Untervollmachten an Mitarbeiter 10 Änderung der Kanzleidaten 11 Schriftliche Vollmacht des Mandanten muss vorliegen 12 Vollmachten in der Vollmachtsdatenbank importieren bzw. einzeln einstellen 13 Technische Voraussetzungen (Kartenleser, Software, System, etc.) zur Nutzung der Vollmachtsdatenbank 14 Auftragsdatenverarbeitung-Vereinbarung (ADV-Vereinbarung) ist notwendig 15 SEPA-Lastschriftmandat 16 Was passiert bei Kündigung mit dem SEPA-Lastschriftmandat bei Nicht-Mitgliedern 17 Weiterführende Informationen Aktuelle Änderungen Selbstvertretungsverbot in Kapitel 11 ergänzt. 1 Über dieses Dokument Seite 1 von 9

2 Neben den Voraussetzungen für die Nutzung der Vollmachtsdatenbank finden Sie in diesem Dokument alle grundlegenden Informationen zum Thema Vollmachtsdatenbank. 2 Funktionsumfang der Vollmachtsdatenbank Die Vollmachtsdatenbank ist eine internetbasierte Softwarelösung für steuerliche Berater mit folgenden Funktionen: Elektronische Verwaltung der von Mandanten schriftlich erteilten Vollmachten Legitimation gegenüber der Finanzverwaltung als Bevollmächtigter des Mandanten Berechtigung für den Zugriff auf die bei der Finanzverwaltung elektronisch gespeicherten Daten des Mandanten. Der elektronische Datenabruf von der Finanzverwaltung zur Ansicht und weiteren Verarbeitung der Daten erfolgt dann durch die in der Kanzlei eingesetzten Programme (wenn der Softwarelieferant der Kanzlei dies unterstützt). 3 Umfang des Zugriffs auf die Datenbestände des Mandanten Mitte April 2017 erfolgt mit der Version 2.0 der Vollmachtsdatenbank deren vollständige Anbindung an das System der Finanzverwaltung. Damit ist für die Übermittlung und Verarbeitung sämtlicher Vollmachtsinhalte der Weg frei. Neben der bisherigen Abrufberechtigung für die Daten der vorausgefüllten Steuererklärung werden zukünftig auch weitere neue elektronische Prozesse möglich sein: die Übermittlung der Bekanntgabevollmacht der Wegfall des Anschreibens an den Mandanten und die Wartefrist von 37 Tagen die Erfassung und Übermittlung von Unternehmensvollmachten die Freischaltung des Datenabrufs des Steuerkontos (soweit die Vollmacht dieses Recht beinhaltet) Weitere Informationen zur Version 2.0 der Vollmachtsdatenbank finden Sie hier: Dok.-Nr Zugriffszeitpunkt auf die bei der Finanzverwaltung gespeicherten Daten meines Mandanten Nachdem Sie Ihre Kanzlei für die Nutzung der Vollmachtsdatenbank registriert haben, erfassen Sie die von Ihrem Mandanten erteilte Vollmacht zur Vertretung in Steuersachen und übermitteln diese Vollmacht an die Finanzverwaltung. Sie erhalten innerhalb von 2-3 Tagen nach Übermittlung der Vollmacht die Freischaltung aller berechtigten Datenabrufe. 5 Aufruf der Vollmachtsdatenbank Der Aufruf der Vollmachtsdatenbank und die Registrierung zur Vollmachtsdatenbank erfolgen über die Homepage der jeweiligen Kammer, bei der Sie Mitglied sind. Seite 2 von 9

3 6 Zulässige Karten für die Registrierung in der Vollmachtsdatenbank Bei der Registrierung in der Vollmachtsdatenbank muss sichergestellt werden, dass Sie eine SmartCard / DATEV midentity mit Berufsträgerattribut besitzen. Diese Vorgabe wird durch den Einsatz eines Kammermitgliedsausweises oder einer VDB-Zugangskarte erfüllt. Wenn Ihre Kammer die DATEV SmartCard classic für Berufsträger oder den DATEV midentity für Berufsträger im Berufsregister einträgt, sind auch diese Karten zulässig. Das Mitteilungsformular zur Beantragung der Eintragung in das Berufsregister bzw. Kammerverwaltungsprogramm finden Sie im jeweiligen Internetauftritt Ihrer (regionalen) Kammer oder hier: Dok.-Nr (unter Kapitel 4.). Hinweis für DATEV-Mitglieder: Aktuell unterstützen fast alle Kammern die DATEV SmartCard classic für Berufsträger bzw. den DATEV midentity für Berufsträger. Ausnahmen sind die Steuerberaterkammern München und Nürnberg. Wenn Sie Mitglied einer dieser Kammern sind, müssen Sie den Kammermitgliedsausweis für die Registrierung in der Vollmachtsdatenbank verwenden. Beachten Sie, dass in diesem Fall ihr Kammermitgliedsausweis für den Datenabruf gesteckt sein muss. Zudem ist es erforderlich, den Kammermitgliedsausweis für die Nutzung von DATEV-Programmen freizuschalten. Verwenden Sie hierfür das Formular, das Sie in folgendem Dokument finden: Dok.-Nr Wenn Sie nicht sicher sind, welche Karte Sie einsetzen, gehen Sie wie folgt vor: Vorgehen: 1. Starten Sie das Programm DATEV Sicherheitspaket. Klicken Sie dazu mit der rechten Maustaste auf das Symbol DATEV Sicherheitspaket und wählen Sie anschließend aus dem Kontextmenü den Menüpunkt Sicherheitspaket Sicherheitspaket starten. 2. Das Programm wird geöffnet und in der Registerkarte SmartCard werden die Informationen Ihrer SmartCard unter dem Eintrag SmartCard Typ angezeigt. Voraussetzung für die Registrierung Ihre Kanzlei in der Vollmachtsdatenbank ist u. a. eine DATEV SmartCard für Berufsträger. Sollte der Name der Karte DATEV SmartCard classic lauten, ist eine Registrierung der Kanzlei nicht möglich. In diesem Fall wird die Kammer die Daten der Karte im Berufsregister nicht eintragen. Seite 3 von 9

4 Grundsätzlich ist es möglich, eine DATEV SmartCard classic durch einen Funktionswechsel in eine DATEV SmartCard classic für Berufsträger umzuwandeln. Informationen über Funktionswechsel, Neubestellung und Bestellmöglichkeiten finden Sie im DATEV-Shop auf der Bestellseite zur DATEV SmartCard classic für Berufsträger. 7 Berechtigung zur Registrierung In der Vollmachtsdatenbank können selbstständige steuerliche Berater ihre Kanzlei registrieren. Darüber hinaus können vertretungsberechtigte steuerliche Berater ihre Sozietät, Partnerschaftsgesellschaft oder Gesellschaft registrieren. Die Registrierung von Gesellschaften erfolgt nur durch einen Vertretungsberechtigten. Vertretungsberechtigter ist eine natürliche Person, die entweder Leiter einer Beratungsstelle, Vorstand, Geschäftsführer, stellvertretender Vorstand, stellvertretender Geschäftsführer, Sozietätspartner, Praxisvertreter, Praxisabwickler, Praxistreuhänder oder Partner der Partnerschaftsgesellschaft ist. Prokuristen sind keine Vertretungsberechtigten im Sinne der Vollmachtsdatenbank. Grundlage für den Zugriff der Vertretungsberechtigten ist die Eintragung im Berufsregister / Verwaltungsprogramm der Kammer. Wenn ein Vertretungsberechtigter seine Partnerschaft bzw. seine Gesellschaft in der Vollmachtsdatenbank registriert, werden alle anderen Vertretungsberechtigten mitregistriert. Diese Vertretungsberechtigten können die Arbeit in der Vollmachtsdatenbank sofort aufnehmen. Voraussetzung ist, dass die Daten aller Vertretungsberechtigten im Berufsregister / Verwaltungsprogramm der Kammer aktuell gehalten werden und dass jeder Vertretungsberechtigte eine im Berufsregister / Verwaltungsprogramm eingetragene Berufsträgerkarte besitzt (s. Punkt 5). Seite 4 von 9

5 8 Registrierung bei mehreren Niederlassungen Die neue Vollmacht zur Vertretung in Steuersachen des Mandanten wird einer bestimmten Kanzlei erteilt. Alle Kanzleien, für die die neuen Vollmachten erteilt wurden, müssen in der Vollmachtsdatenbank nacheinander registriert werden. Bei Kanzleien mit weiteren Beratungsstellen gibt es eine Besonderheit: Die weiteren Beratungsstellen können zivilrechtlich zwar nicht Vollmachtnehmer sein, sie können aber in der Vollmachtsdatenbank registriert werden, wenn in diesen weiteren Beratungsstellen mit der Vollmachtsdatenbank gearbeitet werden soll. Pro Registrierungsvorgang kann nur eine Kanzlei registriert werden. Wenn Sie eine weitere Beratungsstelle registrieren möchten, muss der Registrierungsvorgang erneut gestartet werden. 8.1 Wer darf die Hauptniederlassung registrieren? Die Hauptniederlassung einer Partnerschaft, Sozietät oder Gesellschaft kann mit der Berufsträgerkarte / VDBZugangskarte / der von der Kammer eingetragenen DATEV SmartCard für Berufsträger eines Vertretungsberechtigten registriert werden, der im Berufsregister/Kammerverwaltungsprogramm der zuständigen Kammer eingetragen ist. Üblicherweise wird bei Partnerschaften einer der Partner, bei Sozietäten einer der Sozietätspartner und bei Gesellschaften entweder ein Vorstand, ein stellvertretender Vorstand, ein Geschäftsführer oder ein stellvertretender Geschäftsführer als Vertretungsberechtigter im Berufsregister / Kammerverwaltungsprogramm eingetragen. Prokuristen sind keine Vertretungsberechtigten im Sinne der Vollmachtsdatenbank. Ihre Kammer kann Sie informieren, wer als Vertretungsberechtigter im Berufsregister eingetragen wurde. 8.2 Wer darf weitere Beratungsstellen bzw. Niederlassungen registrieren? Eine weitere Beratungsstelle - auch Niederlassung genannt - kann mit der Berufsträgerkarte /VDB-Zugangskarte / der von der Kammer eingetragenen DATEV SmartCard für Berufsträger eines Vertretungsberechtigten registriert werden, der für diese Niederlassung im zuständigen Berufsregister eingetragen ist. Üblicherweise sind diese Vertretungsberechtigten Niederlassungsleiter (Leiter 1 bzw. Leiter 2). Prokuristen sind keine Vertretungsberechtigten im Sinne der Vollmachtsdatenbank. Ihre Kammer kann Sie informieren, wer als Vertretungsberechtigter im Berufsregister eingetragen wurde. Hinweise für DATEV-Mitglieder: Jede weitere Beratungsstelle bzw. Niederlassung hat eine eigene DATEV-Beraternummer, die beim Registrieren in der Vollmachtsdatenbank als DATEV-Mitglied eingegeben wird. Beachten Sie auf die zu dieser Betriebsstätte passende Beraternummer und Service-TAN. 8.3 Steuerlicher Berater und Kanzlei in unterschiedlichen Kammerbezirken Wenn sich die Kammerbezirke vom Sitz der Kanzlei / Gesellschaft und Wohnort des Steuerberaters / Rechtsanwalts unterscheiden und wenn es nur diese eine vertretungsberechtigte Person der Kanzlei / Gesellschaft gibt, dann wenden Sie sich an Ihre zuständige Kammer. Es muss in diesem Fall veranlasst werden, dass die Kammer, in der die Kanzlei / Gesellschaft ihren Sitz hat, Sie im Berufsregister / Kanzleiverwaltungsprogramm als Vertretungsberichten einträgt. 9 Vergabe von Untervollmachten an Mitarbeiter Seite 5 von 9

6 Nach einer erfolgreichen Registrierung können Sie für jeden Mitarbeiter, dem Sie die Pflege der Vollmachtsdatenbank übertragen möchten, über Kanzlei verwalten Berechtigungen verwalten... Untervollmachten vergeben. Es werden Ihnen dort alle vorhandenen SmartCards der Mitgliedschaft bzw. bei DATEV-Nichtmitgliedern alle unter der Geschäftspartnernummer bestellte midentity-sticks (siehe weiter unten) angezeigt. Voraussetzung ist, dass das DATEV-Mitglied sich beim Registrieren in der Vollmachtsdatenbank durch Eingabe seiner Beraternummer und seiner tagesaktuellen Service-TAN (siehe "Hinweise für DATEV-Mitglieder unter Punkt 7) als solches bekennt, und dass seine Mitarbeiter eine eigene DATEV SmartCard oder einen eigenen DATEV midentity-stick oder einen eigenen der DATEV bekannten Kammermitgliedsausweis (siehe Punkt 11) besitzen. Wenn der unterbevollmächtigte Mitarbeiter Datenabrufe bei der Finanzverwaltung im Rahmen der vorausgefüllte Steuererklärung durchführen soll, muss er mittels eines Identifizierungsformulars identifiziert werden, unabhängig davon, ob eine Mitgliedschaft bei DATEV besteht oder nicht. Das Identifizierungsformular können Sie über folgendes Dokument aufrufen: Dok.-Nr DATEV-Nichtmitglieder können für Ihre Mitarbeiter einen DATEV midentity-stick nur direkt im Programm Vollmachtsdatenbank (nach der Registrierung) bestellen (über Kanzlei verwalten Berechtigungen verwalten). Der Link führt zu einem Bestellformular, welches auszufüllen und an DATEV per an zuzuschicken ist. Beachten Sie, dass für den midentity-stick kein Lesegerät benötigt wird, lediglich die Software Sicherheitspaket compact muss installiert sein ( DATEV-Mitglieder können wie gewohnt über den DATEV-Shop bestellen. Hinweis: Untervollmachten greifen nur, wenn Vollmachtgeber es erlaubt hat Damit die Vergabe von Untervollmachten greift, muss Ihr Mandant in der Papiervollmacht die Option Der / Die Bevollmächtigte ist berechtigt, Untervollmachten zu erteilen und zu widerrufen angekreuzt haben. Danach muss diese Option in der Anwendung Vollmachtsdatenbank in die elektronische Vollmacht übernommen und an die Finanzverwaltung übermittelt werden. 10 Änderung der Kanzleidaten Wenn Sie Ihre Kanzlei zur Nutzung der Vollmachtsdatenbank registrieren, erfolgt eine Erstbestückung mit Daten aus dem Berufsregister / Verwaltungsprogramm Ihrer Kammer. Sind diese Daten ganz oder teilweise falsch, unvollständig oder nicht mehr aktuell, müssen Sie diese bei Ihrer Kammer ändern lassen. 11 Schriftliche Vollmacht des Mandanten muss vorliegen Die Finanzverwaltung fordert eine standardisierte Vollmacht für steuerliche Zwecke, deren Umfang in der Vollmachtsdatenbank eingetragen wird. (BMF, Schreiben v IV A 3 - S 0202/11/10001). Mit dem BMFSchreiben vom wurde die Vollmacht noch einmal überarbeitet. Die Verwendung dieses amtlichen Muster ist unabdingbare Voraussetzung für die elektronische Übermittlung von Vollmachtsdaten nach amtlich vorgeschriebenem Datensatz gemäß Steuerdaten-Übermittlungsverordnung (StDÜV). Diese Vollmacht finden Sie hier: Dok.-Nr Vollmacht darf nicht geändert werden Seite 6 von 9

7 Beachten Sie, dass die neue Vollmacht zur Vertretung in Steuersachen nicht geändert werden darf. Zudem müssen das Datum und der Ort der an die Finanzverwaltung übermittelten Vollmacht mit der Original-Vollmacht (in Papierform) übereinstimmen. Wenn Vollmachten nicht elektronisch an die Finanzverwaltung übermittelt werden sollen, ist eine Verwendung der Muster freigestellt. Während bisher die Vollmacht für die betreffende Angelegenheit einzeln aufgeführt wurde, sind in der Standardvollmacht nur noch diejenigen Steuerarten und Sachverhalte anzukreuzen, für die die Vollmacht nicht gelten soll. Selbstvertretungsverbot für Angehörige der steuerberatenden Berufe Eine Vollmacht stellt eine Ermächtigung zum Handeln in fremden Namen dar (vgl. 164 BGB). Der Rechtsbegriff der Vollmacht lässt eine Personenidentität zwischen Vollmachtgeber und Vollmachtnehmer nicht zu. Es ist folglich rechtlich weder in Papierform noch über die VDB zulässig, Vollmachten für die eigene Steuersache an die Finanzverwaltung zu übermitteln. Das Selbstvertretungsverbot gilt auch für Ehegatten im Rahmen der Zusammenveranlagung. 12 Vollmachten in der Vollmachtsdatenbank importieren bzw. einzeln einstellen Wie Sie einzelne Vollmachten in der Vollmachtsdatenbank einstellen und pflegen, erfahren Sie in der Hilfe der Vollmachtsdatenbank unter Hilfe Vollmacht anlegen. 13 Technische Voraussetzungen (Kartenleser, Software, System, etc.) zur Nutzung der Vollmachtsdatenbank Sie benötigen: einen PC mit Internetzugang (Details zu den unterstützten Betriebssystemen finden Sie in der Info-Datenbank im Dokument ). einen Kammermitgliedsausweis. Wenn Ihre Kammer die DATEV SmartCard classic für Berufsträger oder den DATEV midentity für Berufsträger im Berufsregister / Kammerverwaltungsprogramm einträgt, sind auch diese Karten zulässig. Zurzeit unterstützen fast alle Kammern die DATEV SmartCard für Berufsträger. Ausnahmen sind die Steuerberaterkammern München und Nürnberg. Wenn Ihre Kammer das Verfahren unterstützt, können Sie für die Mitteilung der Daten Ihrer Karte eine Mitteilungsvorlage verwenden, die Sie auf den Internetseiten ihrer jeweiligen Kammer finden oder hier: Dok.-Nr (unter Kapitel 4.). das DATEV Sicherheitspaket (bei DATEV-Kunden bereits installiert) oder das Sicherheitspaket compact (kostenlos abrufbar unter jeweils in der aktuellen Version (Informationen zum DATEV Sicherheitspaket finden Sie im Dokument ). sowie ein SmartCard-Lesegerät (Informationen zu den unterstützten SmartCard-Lesegeräten finden Sie im Dokument ). Hinweis: Die im Dokument beschriebenen Lesegeräte können Sie auch im Handel Seite 7 von 9

8 erwerben und müssen nicht unbedingt bei DATEV bestellt werden. Wenn Sie einen midentity-stick für Berufsträger einsetzen, benötigen Sie kein Lesegerät. 14 Auftragsdatenverarbeitung-Vereinbarung (ADV-Vereinbarung) ist notwendig Der Abschluss des Nutzungsvertrags zur VDB, welcher die ADV-Vereinbarung enthält, begründet keine Mitgliedschaft bei der DATEV eg, trotzdem muss er am Ende des Registrierungsprozesses in der Vollmachtsdatenbank als Bestandteil der Vertragsunterlagen ausgedruckt, unterschrieben und an DATEV zugeschickt werden. Erst wenn alle Vertragsunterlagen bei DATEV eingegangen sind, ist es Ihnen möglich, die Vollmachten an die Finanzverwaltung zu übermitteln. Aus folgenden Gründen muss zur Nutzung der Vollmachtsdatenbank eine ADV-Vereinbarung vorliegen: Die Vollmachtsdatenbank wird von der DATEV eg im Auftrag der Kammern betrieben und steht allen Kammermitgliedern zur Verfügung. Die ADV-Pflicht ergibt sich aus 11 BDSG und verlangt eine ADV-Vereinbarung von der verantwortlichen Stelle. Schicken Sie den ausgedruckten Nutzungsvertrag mit der beinhalteten ADV-Vereinbarung an folgende Adresse: DATEV eg Logistik-Center Nürnberg Beachten Sie, dass weder der Nutzungsvertrag noch die ADV-Vereinbarung geändert werden dürfen. 15 SEPA-Lastschriftmandat Senden Sie das SEPA-Lastschriftmandat bitte zusammen mit allen anderen Vertragsunterlagen an: DATEV eg Logistik-Center Nürnberg 16 Was passiert bei Kündigung mit dem SEPA-Lastschriftmandat bei Nicht- Mitgliedern Das SEPA-Lastschriftmandat ist nur für die Nutzung der VDB erteilt worden und erlischt mit der Kündigung / Deregistrierung automatisch. 17 Weiterführende Informationen Vollmachtsdatenbank: Voraussetzungen, Registrierung, Untervollmachten (Dok.-Nr Seite 8 von 9

9 Einkommensteuer: Der Weg zur vorausgefüllte Steuererklärung (Dok.-Nr ) Haben Sie Fragen zum Thema? Chatten Sie mit unseren Servicemitarbeitern - Montag bis Freitag von 8:00 bis 16:30 Uhr. Hier geht s zum DATEV- Chat. Copyright DATEV eg Erstellt am: Seite 9 von 9