ADDISON. Verfahrensumstellung ELSTER/ Offenlegung. Produktdokumentation/ FAQ. Stand: 22. Dezember 2016

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1 33 ADDISON Verfahrensumstellung ELSTER/ Offenlegung Produktdokumentation/ FAQ Stand: 22. Dezember 2016

2 ADDISON Verfahrensumstellung ELSTER/ Offenlegung Benutzerhandbuch Stand: 22. Dezember 2016 Copyright 2016 Wolters Kluwer Software und Service GmbH Die Angaben in den folgenden Unterlagen können ohne gesonderte Mitteilung geändert werden. Dieses Dokument ist urheberrechtlich geschützt. Alle Rechte, auch die der Übersetzung, des Nachdrucks und der Vervielfältigung des Dokuments oder Teilen daraus, sind vorbehalten. Ohne schriftliche Genehmigung seitens der Wolters Kluwer Software und Service GmbH darf kein Teil dieses Dokuments in irgendeiner Form (Fotokopie, Mikrofilm oder einem anderen Verfahren), auch nicht zum Zwecke der Unterrichtsgestaltung, reproduziert oder unter Verwendung elektronischer Systeme verarbeitet, vervielfältigt oder verbreitet werden. Wolters Kluwer Software und Service GmbH ADDISON Zentrale Stuttgarter Straße Ludwigsburg

3 ADDISON Inhaltsverzeichnis 1. Einleitung 4 2. Übermittlung von ELSTER-Aufträgen und Offenlegungen/ Hinterlegungen beim Bundesanzeiger Steueranmeldungen, Jahressteuererklärungen, E-Bilanz Offenlegung/ Hinterlegung beim Bundesanzeiger FAQ Mandantenfibu Übergangsfristen Anhang Aktivierung von ADDISON OneClick Umstellung ADDISON Online-Portal auf ADDISON OneClick FAQ 17 Copyright by Wolters Kluwer Software und Service GmbH, Ludwigsburg Irrtum und Änderungen vorbehalten. Seite 3 von 19

4 Einleitung 1. Einleitung ADDISON OneClick ist DER zentrale Baustein unserer aktuellen und zukünftigen Softwarestrategie und damit ein unverzichtbarer Bestandteil Ihrer Softwarelösungen. Mit der DVD 1/2017 erfolgt nun für Sie die Umstellung der bisherigen lokalen ELSTER-Anbindung auf die Datendrehscheibe ADDISON OneClick. Das neue Verfahren wird automatisch installiert und in den ADDISON-Optionen als Versendeweg eingetragen. Informationen zu etwaigen Übergangszeiträumen haben wir Ihnen im Kapitel Übergangsfristen zusammengestellt. Die Vorteile des neuen Verfahrens ADDISON OneClick bzw. der ADDISON Datenservice (ADS) übernimmt für Sie die gesamte Übermittlung von ELSTER Aufträgen an die Finanzverwaltung bzw. zukünftig auch der Offenlegungen/ Hinterlegungen beim Bundesanzeiger. Das bedeutet für Sie: Es werden keine ELSTER-Zertifikate für die Datenübermittlung mehr benötigt, d.h. für die Versendung ist keine Signaturkarte, ELSTER-Stick oder ELSTER Software-Zertifikat und entsprechend auch keine PIN-Eingabe mehr erforderlich. Der Datenübermittler ist ADS. Die ELSTER-Aufträge werden dazu vom ADS mit einem eigenen Zertifikat versehen. Der ADS prüft und überwacht die Übermittlung an die Finanzverwaltung und sendet gegebenenfalls selbständig die ELSTER Aufträge erneut an die Finanzverwaltung, wenn z.b. die ELSTER-Server nicht zur Verfügung standen. Mit der Übermittlung an den ADS ist der ELSTER-Auftrag für Sie abgeschlossen alles Weitere erledigen wir. Umfang des neuen Verfahrens Es werden alle ELSTER-Aufträge über den ADS übermittelt, z.b.: Umsatzsteuervoranmeldung Antrag auf Dauerfristverlängerung Zusammenfassende Meldung Kapitalertragsteuer-Anmeldung Einkommensteuererklärung Gewerbesteuererklärung Umsatzsteuererklärung Seite 4 von 19 ADDISON-Software

5 Einleitung Körperschaftsteuererklärung Feststellungserklärung Anlagen EÜR, 34a, Zinsschranke E-Bilanz Voraussichtlich ab Ende Januar 2017 erfolgt auch die Offenlegung/ Hinterlegung beim Bundesanzeiger über den ADS. ADDISON-Software Seite 5 von 19

6 Übermittlung von ELSTER-Aufträgen und Offenlegungen/ Hinterlegungen beim Bundesanzeiger 2. Übermittlung von ELSTER-Aufträgen und Offenlegungen/ Hinterlegungen beim Bundesanzeiger 2.1. Steueranmeldungen, Jahressteuererklärungen, E-Bilanz Erstellung der ELSTER-Aufträge Wie bisher werden die ELSTER-Aufträge aus den jeweiligen Programmen erstellt, z.b. bei den Jahressteuern über die Schaltfläche ELSTER Auftrag generieren oder in der Finanzbuchhaltung innerhalb der Jobkette. Die erstellten ELSTER-Aufträge werden anschließend - wie gewohnt - in der ELSTER Auftragsverwaltung unter Online Elster Aufträge in der Registerkarte nicht gesendet angezeigt. Neu ist, dass jetzt auch die erstellten E-Bilanz-Aufträge hier mit aufgelistet werden. Die bisherige separate Verwaltung über Online Elektronische Bilanz entfällt. Verwaltung der ELSTER-Aufträge Die Übermittlung und Verwaltung der ELSTER-Aufträge erfolgt wie bisher über Online Elster Aufträge. Für die Übermittlung über ADDISON OneClick ergeben sich hier 2 Änderungen: Neue Schaltfläche zur Übermittlung an ADDISON OneClick - Senden an ADDISON OneClick Neue Registerkarte ADS Soweit im Rahmen des Übergangszeitraums die Nutzung der bisherigen lokalen ELSTER-Anbindung eingestellt ist, steht Ihnen außerdem über die bisherige Übermittlung zur Verfügung. Informationen zu etwaigen Übergangszeiträumen haben wir Ihnen im Kapitel Übergangsfristen zusammengestellt. Seite 6 von 19 ADDISON-Software

7 Übermittlung von ELSTER-Aufträgen und Offenlegungen/ Hinterlegungen beim Bundesanzeiger Übermittlung der ELSTER-Aufträge Markieren Sie die ELSTER-Aufträge, die Sie übermitteln möchten. Über die Schaltfläche Senden an ADDISON OneClick wird der Auftrag an ADDISON OneClick versendet und automatisch auf die Registerkarte ADS verschoben. Hinweis: Das bisherige Auswählen eines ELSTER-Zertifikats entfällt! An ADS übermittelte ELSTER-Aufträge Alle an den ADS übermittelten ELSTER-Aufträge stehen in der Registerkarte ADS zur Verfügung. Steueranmeldungen Das Übertragungsprotokoll kann wie bisher aufgerufen werden. Auf dem Übertragungsprotokoll wird die Information ausgeben, wann der Auftrag an den ADS übermittelt wurde. Umsatzsteuer- Voranmeldung Jahressteuererklärung: Es wird das gleiche ELSTER-Protokoll angezeigt, wie bei der Vorschau in der Registerkarte nicht gesendet; gekennzeichnet mit Entwurf. ADDISON-Software Seite 7 von 19

8 Übermittlung von ELSTER-Aufträgen und Offenlegungen/ Hinterlegungen beim Bundesanzeiger Einkommensteuererklärung Mit der Übermittlung an den ADS ist das Verfahren abgeschlossen; die Weiterleitung der ELSTER-Aufträge an die Finanzverwaltung erfolgt dann automatisch durch den ADS. Übermittlung der ELSTER- Aufträge vom ADS an die Finanzverwaltung Die ELSTER Aufträge werden vom ADS nicht sofort an die Finanzverwaltung weiter übermittelt, sondern in entsprechenden Verarbeitungsläufen gesammelt und übermittelt. An die Finanzverwaltung übermittelte ELSTER-Aufträge Sobald der ELSTER-Auftrag erfolgreich vom ADS an die Finanzverwaltung übermittelt wurde, wird eine entsprechende Nachricht vom ADS an ADDISON gesendet und der ELSTER-Auftrag automatisch auf die Registerkarte gesendet verschoben. Alle an die Finanzverwaltung übermittelten ELSTER-Aufträge stehen in der Registerkarte gesendet zur Verfügung. Der Auftrag wird nun: mit der Transferticket-Nummer angezeigt und in der Spalte Gesendet von ist Addison Datenservice eingetragen Seite 8 von 19 ADDISON-Software

9 Übermittlung von ELSTER-Aufträgen und Offenlegungen/ Hinterlegungen beim Bundesanzeiger Steueranmeldung Auf dem Übertragungsprotokoll werden diese Angaben ebenfalls ausgegeben. Umsatzsteuer- Voranmeldung Übermittlung der ELSTER- Aufträge vom ADS an die Finanzverwaltung fehlerhaft Jahressteuererklärung Bei den Jahressteuererklärungen wird nun das bekannte ELSTER Protokoll vom ADS übermittelt. Es wird automatisch dem entsprechenden ELSTER Auftrag zugeordnet und beim Doppelklick auf den ELSTER-Auftrag angezeigt. Fehlerhaftete Aufträge bleiben auf der Registerkarte ADS stehen und werden rot markiert angezeigt. Beim Auswählen des Auftrags in der Liste wird die detaillierte Fehlermeldung im unteren Bereich eingeblendet. Nicht authentifizierte Übermittlung Bei einzelnen Steuerarten (z.b. Einkommensteuererklärungen) kann eine Erklärung ohne Signatur, d.h. nicht authentifiziert, übermittelt werden. In diesem Fall wird dann die sogenannte komprimierte Steuererklärung gedruckt. Erst, wenn diese ADDISON-Software Seite 9 von 19

10 Übermittlung von ELSTER-Aufträgen und Offenlegungen/ Hinterlegungen beim Bundesanzeiger komprimierte Steuererklärung (unterzeichnet) beim Finanzamt eingereicht wurde, konnte der Steuerfall beim Finanzamt bearbeitet werden. In ADDISON wird dieses Verfahren nur noch im Rahmen des Übergangszeitraums bis maximal unterstützen, wenn in den Addison-Optionen die Einstellung ELSTER ausgewählt ist. Informationen zu den Übergangszeiträumen haben wir Ihnen im Kapitel Übergangsfristen zusammengestellt. Die Finanzverwaltung hat angekündigt, dieses Verfahren in Zukunft nicht mehr zu unterstützen und nur noch authentifizierte Übermittlungen zu akzeptieren (wie z.b. bereits für Körperschaftsteuererklärungen). Für die Übermittlung über den ADS haben wir deshalb das Verfahren bereits jetzt nicht mehr umgesetzt. Die Übermittlung über den ADS erfolgt grundsätzlich immer authentifiziert, mit der Signatur des ADDISON Datenservice. Hinterlegung der authentifizierten Übermittlung Bis Veranlagungsjahr 2012 Steuern Mantelbogen Ab Veranlagungsjahr 2013 Steuern Extras Optionen -> Elster Seite 10 von 19 ADDISON-Software

11 Übermittlung von ELSTER-Aufträgen und Offenlegungen/ Hinterlegungen beim Bundesanzeiger Absender und Datenübermittler der ELSTER-Aufträge Der Absender der ELSTER-Aufträge ändert sich beim neuen Verfahrensweg über ADDISON OneClick nicht. Entsprechend den Einstellungen unter Online Elster-Aufträge Elster Optionen -> Addison Elster Absender ist dies entweder die Kanzlei oder das Unternehmen. Datenübermittler ist zukünftig der ADDISON Datenservice. Anhand des zur Authentifizierung verwendeten eigenen Zertifikats weist der ADDISON Datenservice sich gegenüber der Finanzverwaltung zweifelsfrei als Datenübermittler aus. Die Authentifizierung trägt somit den erhöhten Sicherheitsanforderungen und dem Stand der Technik Rechnung. Dieses Übermittlungsverfahren gewährleistet ein Maximum an Datensicherheit Offenlegung/ Hinterlegung beim Bundesanzeiger Die Übermittlung von Jahresabschlüssen im Rahmen der elektronischen Offenlegung erfolgt über den bisherigen Programmaufruf. Die Übermittlung über ADDISON OneClick steht Ihnen ab Ende Januar zur Verfügung. Weitere Informationen stehen Ihnen nach der entsprechenden Freigabe an dieser Stelle zur Verfügung. ADDISON-Software Seite 11 von 19

12 Übermittlung von ELSTER-Aufträgen und Offenlegungen/ Hinterlegungen beim Bundesanzeiger 2.3. FAQ Bereits erstellte ELSTER-Aufträge Können vor dem neuen Verfahren erstellte (und noch nicht übermittelte) ELSTER-Aufträge nach der Umstellung noch versendet werden? Ja. Vor der Verfahrensumstellung bereitgestellte ELSTER-Aufträge können ebenfalls über das neue Verfahren ADDISON OneClick abgewickelt werden. Wie kann ich auf die ELSTER-Protokolle der bisherig übermittelten ELSTER-Aufträge zugreifen? Die bisherigen übermittelten ELSTER-Aufträge und Protokolle stehen Ihnen ebenfalls über Online Elster Aufträge in der Registerkarte gesendet zur Verfügung. Verarbeitungszeiten Wie sind die Verarbeitungszeiten im Rahmen des neuen Verfahrens über ADDISON OneClick? Bis wann müssen entsprechende ELSTER-Aufträge bereitgestellt werden? Die ELSTER-Aufträge werden grundsätzlich täglich jede halbe Stunde vom ADDISON Datenservice verarbeitet bzw. an die Finanzverwaltung übermittelt. D.h. 0:00, 0:30, 1:00,., 23:30. Die Rückmeldungen an ADDISON erfolgen ebenfalls in entsprechenden Zyklen. D.h. die Bestätigung für die erfolgreiche Einreichung/ Verarbeitung des ELSTER-Auftrages bei der Finanzverwaltung kann u.u Minuten dauern. Bitte beachten Sie: Zur Wahrung von Fristen bei der Einreichung bei der Finanzverwaltung sollten ELSTER-Aufträge, die am gleichen Tag einzureichen sind, bis spätestens 22 Uhr an den ADS übermittelt werden. Speicherung der Daten Wie lange werden die Daten beim ADS gespeichert? Die Daten werden maximal 90 Tage gespeichert. Seite 12 von 19 ADDISON-Software

13 Mandantenfibu 3. Mandantenfibu Soweit bei Ihnen die ADDISON Mandantenfibu im Einsatz ist (und Sie somit mit einem ADDISON Steuerberater zusammenarbeiten), ist die Aktivierung von ADDISON OneClick nicht erforderlich. Die Übermittlung erfolgt grundsätzlich über ADDISON OneClick Ihres Steuerberaters. Informationen zu etwaigen Übergangszeiträumen haben wir Ihnen im Kapitel Übergangsfristen zusammengestellt. Gehen Sie bitte wie folgt vor: 1. Sie erhalten von Ihrem Steuerberater Zugangsdaten zu Ihrem ADDISON OneClick. 2. Erfassen Sie diese in ADDISON unter Mandant Allgemeine Daten Zugangsdaten Portal. Danach können die ELSTER-Aufträge, wie im Kapitel Übermittlung von ELSTER-Aufträgen und Offenlegungen/ Hinterlegungen beim Bundesanzeiger beschrieben, übermittelt werden. ADDISON-Software Seite 13 von 19

14 Übergangsfristen 4. Übergangsfristen Nutzung der bisherigen lokalen ELSTER- Anbindung Mit der DVD 1/2017 erfolgt die Übermittlung der ELSTER-Aufträge nicht mehr über die lokale ELSTER-Anbindung, sondern über die Datendrehscheibe ADDISON OneClick. Einzige Voraussetzung ist die Aktivierung von ADDISON OneClick (Ausnahme: Mandantenfibu). Der neue Verfahrensweg über ADDISON OneClick ist nach der Installation der DVD 1/2017 standardmäßig aktiviert. Bis werden übergangsweise parallel auch die bisherigen ELSTER-Schnittstellen unterstützt. Bitte beachten Sie: Unabhängig vom tatsächlich genutzten Verfahren ist eine Aktivierung von ADDISON OneClick zwingend erforderlich. Die Einstellung steht Ihnen unter ADDISON System Menü Addison-Optionen im Bereich ADDISON Elster Allgemein Registerkarte Übergreifend zur Verfügung. Soweit die Einstellung geändert wird, erscheint eine Hinweismeldung, die bestätigt werden muss. Spätestens zum erfolgt eine automatische Umstellung auf ADDISON OneClick/ ADDISON Datenservice. Seite 14 von 19 ADDISON-Software

15 Übergangsfristen Mandantenfibu Soweit bei Ihnen die ADDISON Mandantenfibu im Einsatz ist, richtet Ihnen Ihr Steuerberater einen Zugang zu ADDISON OneClick ein und Sie müssen die Zugangsdaten in Ihrer Installation hinterlegen. Damit hier eine entsprechende Einrichtungszeit möglich ist, steht bis zum noch die bisherige lokale ELSTER-Anbindung zur Verfügung. Eine Einstellung diesbezüglich ist nicht erforderlich. Weitere Informationen zur Mandantenfibu erhalten Sie im Kapitel Mandantenfibu. Nicht authentifizierte Übermittlung Die Übermittlung über den ADDISON Datenservice erfolgt grundsätzlich immer authentifiziert - mit der Signatur des ADDISON Datenservice. Aus diesem Grund wird die nicht authentifizierte Übermittlung nur noch im Rahmen des Übergangszeitraums bis maximal unterstützen, wenn in den Addison-Optionen die Einstellung ELSTER ausgewählt ist. ADDISON-Software Seite 15 von 19

16 Anhang 5. Anhang Für die Übermittlung der ELSTER-Aufträge ab der DVD 1/2017 muss ADDISON OneClick (Ausnahme: Mandantenfibu) zwingend aktiviert werden. Nachfolgend erhalten Sie nochmals eine Übersicht zur Aktivierung von ADDISON OneClick bzw. Umstellung, wenn bisher das ADDISON Online-Portal im Einsatz ist Aktivierung von ADDISON OneClick Voraussetzungen Es ist mindestens das Update ADDISON Software installiert. Schreiben mit Aktivierungsschlüssel; Dieses beinhaltet außerdem eine Kurzanleitung für die Aktivierung, die Vereinbarung zur Datenverarbeitung im Auftrag nach 11 BDSG (ADV) und eine Verschwiegenheitserklärung. 1. Anmeldung in ADDISON als Benutzer muss Administratorrechten. Das BBS-Recht ADDISON OneClick Verwaltung (standardmäßig beim Administrator gesetzt) muss aktiv sein. 2. Bereich Online Gruppe ADDISON OneClick ADDISON OneClick aktivieren 3. Erfassen Sie bitte nachfolgende Daten: Ihren Aktivierungsschlüssel entnehmen Sie dem zugesandten Schreiben. Er hat das Format xxxx-xxxx-xxxx-xxxx (bspw. 554C-8E ). Seite 16 von 19 ADDISON-Software

17 Anhang Bestätigung Sie die Vereinbarung und senden Sie bitte im Anschluss die Vereinbarung zur Datenverarbeitung im Auftrag nach 11 BDSG (ADV) unterschieben an uns zurück. Die Aktivierung kann geraume Zeit in Anspruch nehmen. Den Status des Aktivierungsvorgangs sehen Sie in der Statuszeile am unteren rechten Fensterrand (zunächst Statusleiste ADDISON OneClick beantragt -> bei erfolgreicher Aktivierung Statusleiste Verbunden mit ADDISON OneClick) Umstellung ADDISON Online-Portal auf ADDISON OneClick 1. Anmeldung in ADDISON als Benutzer muss Administratorrechten. Das BBS-Recht ADDISON OneClick Verwaltung (standardmäßig beim Administrator gesetzt) muss aktiv sein. 2. Bereich Online Gruppe Portal Portalindividualisierung ADDISON OneClick aktivieren 3. Bestätigung Sie die Änderungsvereinbarung 5.3. FAQ Notwendige Aktivierung? Muss ich ADDISON OneClick aktivieren, wenn ich keine ELSTER-Aufträge/ Offenlegungen aus ADDISON übertrage? Nein, eine Aktivierung von ADDISON OneClick ist in diesen Fällen aktuell nicht erforderlich. Sobald zu einem späteren Zeitpunkt Übermittlungen durchgeführt werden sollen, ist auch nachträglich eine Aktivierung von ADDISON OneClick möglich. Muss ich ADDISON OneClick aktivieren, wenn es sich um eine sogenannte Mandantenfibu handelt? Nein, eine Aktivierung ist nicht erforderlich. Alle Informationen zur Übermittlung im Rahmen der Mandantenfibu haben wir im Kapitel Mandantenfibu zusammengestellt. Notwendige Aktivierung bzw. Umstellung? Muss die Aktivierung bzw. Umstellung auch erfolgen, wenn nur ADDISON Lohn & Gehalt im Einsatz ist und Meldungen bisher nicht über den ADDISON Datenservice übermittelt wurden? ADDISON-Software Seite 17 von 19

18 Anhang Ja, auch in diesen Fällen ist eine Aktivierung von ADDISON OneClick erforderlich. Nach der Aktivierung erfolgt das Meldewesen ausschließlich über ADDISON OneClick Seite 18 von 19 ADDISON-Software

19 Anhang Weiterführende Informationen Wichtige Hinweise Handlungsanweisungen Nützliche Tipps und Tricks Beispiele zu den Themen Notizen Besonders wichtige Hinweise ADDISON-Software Seite 19 von 19