ESt: Elektronische Datenübermittlung (ELSTER)

Transkript

1 ESt: Elektronische Datenübermittlung (ELSTER) 1. Das ELSTER-Verfahren 2. ELSTER-Verfahren mit Authentifizierung durch Abgabe der komprimierten Erklärung 3. ELSTER-Verfahren mit elektronischer Authentifizierung 4. Automatischer Bescheidabgleich 5. Geschäftsfeldübersicht "Elektronische Übermittlung" 6. Weitere Informationen 1

2 1. Das ELSTER-Verfahren Mit ELSTER (ELektronische STeuerERklärung) bietet die Finanzverwaltung seit 1999 ein Verfahren an, mit dem Steuererklärungsdaten elektronisch an die Finanzverwaltung übermittelt werden können. Bei der elektronischen Datenübermittlung von Steuererklärungsdaten werden zwei Verfahren unterschieden: Verfahren mit Authentifizierung durch Abgabe der komprimierten Erklärung: Bei diesem Verfahren wird neben der elektronischen Datenübermittlung eine vom Steuerpflichtigen unterschriebene komprimierte Erklärung bei der Finanzverwaltung eingereicht. Sobald diese komprimierte Erklärung bei der Finanzverwaltung vorliegt, kann der Sachbearbeiter mittels einer auf der komprimierten Erklärung gedruckten Telenummer auf den elektronisch übermittelten Datenbestand zugreifen. Verfahren mit elektronischer Authentifizierung: Bei diesem Verfahren auch vollelektronisches Verfahren genannt wird auf die Abgabe der Papiererklärung komplett verzichtet. Anders als beim Verfahren mit Authentifizierung durch Abgabe der komprimierten Erklärung muss der Steuerpflichtige keine komprimierte Erklärung einreichen und damit auch keine Unterschrift leisten. Das Verfahren setzt allerdings voraus, dass der Einreicher der Steuererklärung eindeutig identifiziert werden kann. Mit der elektronischen Datenübermittlung über das DATEV- Rechenzentrum ist dies automatisch gewährleistet: Es ist daher anders als bei einer Einreichung über das ELSTER Online-Portal der Finanzverwaltung kein weiteres persönliches Zertifikat zur Authentifizierung erforderlich. 2

3 2. ELSTER-Verfahren mit Authentifizierung durch Abgabe der komprimierten Erklärung Erfassen 1. Aktivieren Sie im Kopfbereich des Erfassungsformulars des Mantelbogens ESt 1 A das Kontrollkästchen - Elektronische Datenübermittlung an das Finanzamt und optional - Übertragung der Bescheiddaten vom Finanzamt Sie können diese Einstellung auch unter Extras Einstellungen auf der Registerkarte Elektronische Datenübermittlung vorbelegen: Damit werden diese Angaben bei der Neuanlage von Datenbeständen automatisch berücksichtigt. 3

4 2. Wählen Sie in Zeile 5 des Mantelbogens ESt 1 A über das Symbol und das anschließende Dialogfenster Finanzamt auswählen das zutreffende Finanzamt aus. Berechnen Im Rahmen der Berechnung werden zahlreiche Plausibilitätsprüfungen für die elektronische Datenübermittlung durchgeführt. Auf der Berechnungsliste Fehler und Hinweise finden Sie Informationen, wenn zwingende Eingaben fehlen. Klicken Sie auf den angebotenen Link, um direkt zur fraglichen Erfassungsstelle zu gelangen. Erst nach dem Ergänzen der fehlenden Eingaben kann die komprimierte Erklärung gedruckt und elektronisch übermittelt werden. 4

5 Drucken Sind alle erforderlichen Daten erfasst, finden Sie in der Dokumentenübersicht den Ordner Elektronische Steuererklärung und darunter Komprimierte Erklärung. Für die elektronische Datenübermittlung müssen Sie beim ELSTER-Verfahren mit Authentifizierung durch Abgabe der komprimierten Erklärung die komprimierte Erklärung drucken und vom Mandanten unterschrieben bei der Finanzverwaltung einreichen. Die Abgabe eines herkömmlichen Formularsatzes ist dagegen nicht möglich: der Sachbearbeiter in der Finanzverwaltung kann in diesem Fall nicht auf die elektronisch übermittelten Daten zugreifen. Notizen: 5

6 Senden Die elektronische Datenübermittlung veranlassen Sie über Mandant Daten senden.. oder unmittelbar beim Druck der komprimierten Erklärung über Mandant Ausgeben. Aktivieren Sie dort jeweils das Kontrollkästchen Elektronische Datenübermittlung und ab VZ zusätzlich einen der beiden Schaltknöpfe an das Finanzamt gemäß ELSTER-Einstellungen oder bereitstellen zur späteren Übermittlung an das Finanzamt. an das Finanzamt gemäß ELSTER-Einstellungen Ist der Schaltknopf an das Finanzamt gemäß ELSTER-Einstellungen aktiviert, wird die elektronische Datenübermittlung mit dem in den ELSTER-Einstellungen hinterlegten Termin an die Finanzverwaltung übermittelt. Die ELSTER-Einstellungen können Sie über die Schaltfläche einsehen und ggf. anpassen. 6

7 bereitstellen zur späteren Übermittlung an das Finanzamt Ist der Schaltknopf bereitstellen zur späteren Übermittlung an das Finanzamt aktiviert, wird die elektronische Datenübermittlung zunächst nur vorbereitet ( geparkt ), aber noch nicht durchgeführt. Die ab VZ 2011 mögliche Bereitstellung zur späteren Übermittlung nutzen Sie insb. dann, wenn Sie die Erklärung fertiggestellt haben, vor der elektronischen Übermittlung aber noch mit dem Mandanten besprechen möchten. Sind nach dem Mandantengespräch keine Änderungen erforderlich, können Sie die Datenübermittlung der geparkten Erklärung unmittelbar aus dem DATEV Arbeitsplatz pro starten: Öffnen Sie dort die Geschäftsfeldübersicht Einkommensteuer oder die Geschäftsfeldübersicht Elektronische Übermittlung, markieren Sie den Mandanten und klicken Sie im Bereich der kontextbezogenen Links im Bereich Steuern auf den Link Bereitgestellte Daten an das Finanzamt übermitteln. In beiden genannten Geschäftsfeldübersichten können Sie auf diese Weise auch mehrere Mandanten markieren und die gesammelte Übermittlung der bereitgestellten Daten veranlassen in der Geschäftsfeldübersicht Elektronische Übermittlung sogar gemeinsam für unterschiedliche Steuerarten. Die Daten werden derzeit täglich um 18:30 Uhr und um 23:00 Uhr an die Finanzverwaltung übermittelt. Das DATEV-Rechenzentrum fungiert bei der elektronischen Datenübermittlung übrigens nur als Datendrehscheibe; es ist daher nicht erforderlich, den Datenbestand im Rechenzentrum zu sichern. 7

8 Storno Möchten Sie die elektronische Datenübermittlung einer Erklärung stornieren, die noch nicht an die Finanzverwaltung übermittelt wurde, gehen Sie folgendermaßen vor: Markieren Sie in der Geschäftsfeldübersicht Einkommensteuer oder in der Geschäftsfeldübersicht Elektronische Übermittlung den entsprechenden Mandaten und klicken Sie im Bereich der kontextbezogenen Links im Bereich Steuern auf den Link Bereitgestellte Daten stornieren. Notizen: 8

9 3. ELSTER-Verfahren mit elektronischer Authentifizierung Erfassen 1. Aktivieren Sie im Kopfbereich des Erfassungsformulars des Mantelbogens ESt 1 A die Kontrollkästchen - Elektronische Datenübermittlung an das Finanzamt und - ohne Einreichung der komprimierten Erklärung (Authentifizierungsverfahren) und - ohne Einreichung bzw. mit Einreichung im Bereich Einreichung von Belegen und optional - Übertragung der Bescheiddaten vom Finanzamt Sie können diese Einstellung auch unter Extras Einstellungen auf der Registerkarte Elektronische Datenübermittlung vorbelegen: Damit werden diese Angaben bei der Neuanlage von Datenbeständen automatisch berücksichtigt. 9

10 2. Wählen Sie in Zeile 5 des Mantelbogens ESt 1 A über das Symbol und das anschließende Dialogfenster Finanzamt auswählen das zutreffende Finanzamt aus. Notizen: 10

11 Berechnen Im Rahmen der Berechnung werden zahlreiche Plausibilitätsprüfungen für die elektronische Datenübermittlung durchgeführt. Auf der Berechnungsliste Fehler und Hinweise finden Sie Informationen, wenn zwingende Eingaben fehlen. Klicken Sie auf den angebotenen Link, um direkt zur fraglichen Erfassungsstelle zu gelangen. Erst nach dem Ergänzen der fehlenden Eingaben kann die Steuererklärung elektronisch übermittelt werden. Drucken Anders als beim ELSTER-Verfahren mit Authentifizierung durch Abgabe der komprimierten Erklärung ist beim ELSTER-Verfahren mit elektronischer Authentifizierung kein Druck der Erklärung für die Finanzverwaltung erforderlich. Auf dem Papierweg müssen Sie lediglich die gesetzlich vorgeschriebenen Belege, evtl. vorhandene individuelle Anlagen sowie ggf. die mit dem Deckblatt zur komprimierten Erklärung verbundene Ergänzungsliste einreichen. Das Deckblatt finden Sie in der Dokumentenübersicht im Ordner Elektronische Steuererklärung. Notizen: 11

12 Senden Die elektronische Datenübermittlung veranlassen Sie über Mandant Daten senden oder unmittelbar beim Druck der komprimierten Erklärung über Mandant Ausgeben. Aktivieren Sie dort jeweils das Kontrollkästchen Elektronische Datenübermittlung und ab VZ zusätzlich einen der beiden Schaltknöpfe an das Finanzamt gemäß ELSTER-Einstellungen oder bereitstellen zur späteren Übermittlung an das Finanzamt. an das Finanzamt gemäß ELSTER-Einstellungen Ist der Schaltknopf an das Finanzamt gemäß ELSTER-Einstellungen aktiviert, wird die elektronische Datenübermittlung mit dem in den ELSTER-Einstellungen hinterlegten Termin an die Finanzverwaltung übermittelt. Die ELSTER-Einstellungen können Sie über die Schaltfläche einsehen und ggf. anpassen. bereitstellen zur späteren Übermittlung an das Finanzamt Ist der Schaltknopf bereitstellen zur späteren Übermittlung an das Finanzamt aktiviert, wird die elektronische Datenübermittlung zunächst nur vorbereitet ( geparkt ), aber noch nicht durchgeführt. Die ab VZ 2011 mögliche Bereitstellung zur späteren Übermittlung nutzen Sie insb. dann, wenn Sie die Erklärung fertiggestellt haben, vor der elektronischen Übermittlung aber noch mit dem Mandanten besprechen möchten. Sind nach dem Mandantengespräch keine Änderungen erforderlich, können Sie die Datenübermittlung der geparkten Erklärung unmittelbar aus dem DATEV Arbeitsplatz pro starten: Öffnen Sie dort die Geschäftsfeldübersicht Einkommensteuer oder die Geschäftsfeldübersicht Elektronische Übermittlung, markieren Sie den Mandanten und klicken Sie im Bereich der kontextbezogenen Links im Bereich Steuern auf den Link Bereitgestellte Daten an das Finanzamt übermitteln. In beiden genannten Geschäftsfeldübersichten können Sie auf diese Weise auch mehrere Mandanten markieren und die gesammelte Übermittlung der bereitgestellten Daten veranlassen in der Geschäftsfeldübersicht Elektronische Übermittlung sogar gemeinsam für unterschiedliche Steuerarten. 12

13 Die Daten werden täglich um 18:30 Uhr und um 23:00 Uhr an die Finanzverwaltung übermittelt. Das DATEV-Rechenzentrum fungiert bei der elektronischen Datenübermittlung übrigens nur als Datendrehscheibe; es ist daher nicht erforderlich, den Datenbestand im Rechenzentrum zu sichern. Notizen: 13

14 Rechtliches Beim Verfahren mit elektronischer Authentifizierung muss keine Steuererklärung in Papierform beim Finanzamt eingereicht werden. Eine Unterschrift des Mandanten ist ebenfalls nicht erforderlich. Die rechtliche Grundlage zur Datenübermittlung im Auftrag ist in 6 Abs. 2 der StDÜV geregelt: Im Fall der Übermittlung im Auftrag ( 1 Abs. 1 Satz 2) hat der Dritte die Daten dem Auftraggeber unverzüglich in leicht nachprüfbarer Form zur Überprüfung zur Verfügung zu stellen. Der Auftraggeber hat die Daten unverzüglich zu überprüfen." Vor diesem Hintergrund empfiehlt es sich, die Daten z. B. in Form der komprimierten Erklärung dennoch von Ihrem Mandanten unterschreiben zu lassen. Vor jeder Übermittlung werden Sie durch einen Hinweis an diesen Sachverhalt erinnert: Erst wenn Sie dort das Kontrollkästchen Ja, die Daten werden dem Mandanten zur Überprüfung zur Verfügung gestellt aktivieren und den Hinweis mit bestätigen, kann die elektronische Datenübermittlung veranlasst werden. 14

15 Brief-Vorlage Wenn Sie sich die komprimierte Erkärung vom Mandanten unterschreiben lassen möchten, kann Ihnen dabei die Brief-Vorlage Komprimierte Erklaerung an Mandanten helfen. Haben Sie die Brief-Vorlage noch nicht genutzt, aktivieren Sie diese zunächst über Extras Brief-Vorlagen Auswählen. Doppelklicken Sie im Dialogfenster Brief-Vorlagen auswählen im Bereich Mögliche Vorlagen auf die Brief-Vorlage Komprimierte Erklaerung an Mandanten und - für eine getrennte oder besondere Veranlagung zusätzlich auf die Brief-Vorlage Komprimierte Erklaerung an Mandanten (Ehefrau). Die ausgewählten Vorlagen werden anschließend im Bereich Ausgewählte Vorlagen angezeigt. Verlassen Sie abschließend das Dialogfenster Brief-Vorlagen auswählen abschließend mit OK. Nach Auswahl der Brief-Vorlage finden Sie diese in jedem Mandantenbestand in der Dokumentenübersicht im Ordner Brief-Vorlagen. Sobald Sie die Brief-Vorlage öffnen oder drucken, wird sie automatisch mit den Daten des Mandanten bestückt. Bei Bedarf können Sie die Brief-Vorlagen wie alle anderen Brief-Vorlage auch - über Extras Brief-Vorlagen Bearbeiten kanzleiindividuell anpassen. 15

16 Storno Möchten Sie die elektronische Datenübermittlung einer Erklärung stornieren, die noch nicht an die Finanzverwaltung übermittelt wurde, gehen Sie folgendermaßen vor: Markieren Sie in der Geschäftsfeldübersicht Einkommensteuer oder in der Geschäftsfeldübersicht Elektronische Übermittlung den entsprechenden Mandaten und klicken Sie im Bereich der kontextbezogenen Links im Bereich Steuern auf den Link Bereitgestellte Daten stornieren. Notizen: 16

17 4. Automatischer Bescheidabgleich Sowohl beim Verfahren mit Authentifizierung durch Abgabe der komprimierten Erklärung als auch beim Verfahren mit elektronischer Authentifizierung können Sie am automatischen Bescheidabgleich teilnehmen. Aktivieren Sie dazu im Rahmen der Erfassung im Kopfbereich des Mantelbogens ESt 1A das Kontrollkästchen Übertragung der Bescheiddaten vom Finanzamt. In diesem Fall werden die Bescheiddaten bei Bescheiderstellung von der Finanzverwaltung an das DATEV-Rechenzentrum übertragen. DATEV informiert Sie bei der nächsten Anschaltung an das DATEV-Rechenzentrum über den Dateneingang durch eine Meldung über das Programm DATEV-Hinweis. Die eingehenden Bescheiddaten werden im Rechenzentrum den von DATEV berechneten Werten gegenübergestellt. In einer gesonderten Spalte können Sie Abweichungen auf einen Blick erkennen. Neben den Abweichungen enthält der Bescheidabgleich auch die zugehörigen Erläuterungstexte des Sachbearbeiters, Teilvorläufigkeiten und Vorauszahlungen. Den Bescheidabgleich können Sie sich über die Komponente Post, Fristen und Bescheide am Bildschirm anzeigen lassen. Die Komponente Post, Fristen und Bescheide ist Bestandteil von Eigenorganisation compact pro, Eigenorganisation classic pro und Eigenorganisation comfort pro. Notizen: 17

18 5. Geschäftsfeldübersicht Elektronische Übermittlung Im DATEV Arbeitsplatz pro finden Sie nach Installation der Programm-DVD DATEV pro 6.0 (Januar 2013) im Ordner Geschäftsfeldübersichten Steuern die Übersicht Elektronische Übermittlung. Dort erhalten Sie mandanten- und steuerartenübergreifend ausführliche Informationen zur elektronischen Datenübermittlung von Jahres-Steuererklärungen ab VZ Sie erkennen z. B. welches ELSTER-Verfahren Sie für einen Mandanten gewählt haben, welches die aktuelle Telenummer des Datenbestands ist, ob die Daten nur bereitgestellt oder bereits übermittelt wurden, ob und wann die elektronisch übermittelten Daten bei der Finanzverwaltung eingegangen sind ob für einen Mandanten die Übertragung der Bescheiddaten von der Finanzverwaltung beantragt wurde, ob die elektronischen Bescheiddaten für einen Mandanten bereits vorliegen, ob es Abweichungen zwischen den elektronischen Bescheiddaten und der DATEV-Berechnung gibt, u. v. a. m. 18

19 Aktualisierung Viele der angezeigten Informationen stammen aus dem DATEV-Rechenzentrum. Damit in der Übersicht aktuelle Daten angezeigt werden, ist eine Aktualisierung aus dem DATEV- Rechenzentrum erforderlich. Dazu gehen Sie folgendermaßen vor: Veranlassen Sie bei Bedarf eine Aktualisierung über den Link ELSTER-Informationen aktualisieren, den Sie auf der rechten Seite im Bereich der kontextbezogenen Links im Ordner Steuern finden. Die Aktualisierung wird für den Mandanten durchgeführt, den Sie bei Ausführung des Links in der Geschäftsfeldübersicht Elektronische Übermittlung markiert haben. Sie können für die Aktualisierung mehrere Mandanten gleichzeitig markieren auch steuerartenübergreifend. Achten Sie darauf, dass bei der Aktualisierung aus dem DATEV-Rechenzentrum nur ELSTER-Informationen für Mandanten und Veranlagungszeiträume übertragen werden, für die Sie seit Installation der Programm-DVD DATEV pro 6.0 einen ELSTER-Auftrag in das DATEV-Rechenzentrum übertragen haben; erst seit diesem Zeitpunkt werden die Informationen für die neue Geschäftsfeldübersicht im DATEV-Rechenzentrum gespeichert. ODER 19

20 Richten Sie einen Abo-Auftrag ein, der die Daten automatisch aktualisiert. Für die Einrichtung eines Abo-Auftrags wählen Sie den Link Abo-Aufträge verwalten, den Sie auf der rechten Seite im Bereich der kontextbezogenen Links im Ordner Steuern finden. Im Vorfeld muss in der RZ-Kommunikation die Empfangszuordnung eingerichtet sein. Ist dies noch nicht geschehen, können Sie dies am einfachsten über den Empfangszuordnungsassistent machen, den Sie im Programm RZ-Kommunikation im Menü? finden. Im Rahmen der Empfangszuordnung geben Sie Zeiten und Intervalle vor, zu denen eine Anschaltung zum DATEV Rechenzentrum stattfinden soll. Informationen zur Einrichtung der Empfangszuordnung finden Sie im Programm RZ-Kommunikation in der Hilfe unter dem Stichwort Empfangszuordnungsassistent. Ist der Abo-Auftrag eingerichtet, werden zum eingetragenen Termin in der Geschäftsfeldübersicht Elektronische Übermittlung die Daten aktualisiert, bei denen sich seit Einrichtung des Abo-Auftrags bzw. seit der letzten Ausführung des Abo- Auftrags eine Änderung ergeben hat. 20

21 Protokoll Elektronische Datenübermittlung Alle ELSTER-Informationen der Geschäftsfeldübersicht erhalten Sie auch im Datenbestand der jeweiligen Mandanten im Protokoll Elektronische Datenübermittlung. Sie finden dieses Protokoll in der Dokumentenübersicht im Ordner Protokolle. Anders als in der Geschäftsfeldübersicht mit den aktuellen ELSTER-Informationen, sehen Sie im Protokoll Elektronische Datenübermittlung auch historische Informationen. Notizen: 21

22 6. Weitere Informationen Weitere Informationen finden Sie in der Informations-Datenbank: g Dok.-Nr : Elektronische Datenübermittlung mit DATEV g Dok.-Nr : ELSTER: Datenübermittlung Steuererklärung Übersicht g Dok.-Nr : ELSTER: Elektronische Steuererklärung mit Authentifizierung: Informationen, Verfahrensvergleich und Steuerarten g Dok.-Nr : ELSTER: Steuererklärungen für den Veranlagungszeitraum 2012 g Dok.-Nr : Datenfahrplan (Bereich Steuerberechnung und Steuererklärung ELSTER-Datenübermittlung) g Dok.-Nr : Schlüsselung der Grundwerte für den elektronischen Übertrag der Bescheidwerte g Dok.-Nr : Aktuelle Situation bei der Bescheiddatenübermittlung in den Bundesländern g Dok.-Nr : Allgemeines Verwenden von Brief-Vorlagen in der Hilfe im Programm: g z. B. über im Kopfbereich des Erfassungsformulars ESt 1 A in der kostenlosen Broschüre: g DATEV E-Steuern: Elektronisch und einfach praktisch. (Art.-Nr ) 22

23 sowie im Internet: g Demo zur elektronischen Steuererklärung Notizen: 23