Die notwendigen Aktivitäten zur Umstellung von Autopoll auf SEPA

Transkript

1 SEPA - Einheitlicher Euro-Zahlungsverkehrsraum Die notwendigen Aktivitäten zur Umstellung von Autopoll auf SEPA 1. Vorbereitungsarbeiten 2 2. Einstellungen 3 3. IBAN und BIC ermitteln 4 4. Firmenkunden kennzeichnen 9 5. Firmen von Rundschreiben ausschließen Rundschreiben verwalten Rundschreiben zuordnen Rundschreiben drucken Mandate eintragen 22 Seite 1

2 1. Vorbereitungsarbeiten a) Gläubiger ID bzw. Creditoren ID beantragen Um SEPA Lastschriften vornehmen zu können benötigen Sie => in Deutschland In Deutschland wird eine sogenannte Gläubiger ID benötigt, welche über die Website der Deutschen Bundesbank beantragt wird. (Google Suche: gläubiger id beantragen) Die richtige Seite lautet: => in Österreich In Österreich wird eine sogenannte Creditoren ID benötigt, welche von der Nationalbank vergeben wird. Sie muss bei der Hausbank beantragt werden. b) Inkassovereinbarung Außerdem wird eine Sepa-Inkassovereinbarung benötigt. Bitte wenden Sie sich diesbezüglich an Ihre Hausbank. Seite 2

3 2. Einstellungen Menü: Einstellungen - Allg. Einstellungen Über das Menü Einstellungen gelangen Sie zu den allgemeinen Einstellungen. Wechseln Sie auf den Reiter Mandanten, öffnen Sie den Mandanten und tragen Sie Ihre BIC, IBAN und SEPA Gläubiger ID ein. Lassen Sie die Auswahl des Datenträgeraustauschformates noch auf der bisherigen Landeseinstellung. Die Umstellung auf das SEPA Format erfolgt erst wenn Ihre Kunden über die Umstellung auf SEPA informiert wurden bzw. wenn neue Mandate erteilt wurden. Klicken Sie abschließend auf das Symbol für Speichern um die Änderung in die Datenbank einzutragen. Seite 3

4 3. IBAN und BIC ermitteln Das Ermitteln von IBAN und BIC wird nicht direkt in Autopoll vorgenommen, sondern es geschieht über Export von Konto und BLZ Daten in eine Datei, welche von einem Banken-Programm um IBAN und BIC erweitert werden muss und welche anschließend wieder in Autopoll importiert wird. Bei diesem Vorgang werden IBAN und BIC den Autopoll Kundendaten hinzugefügt. Um die IBAN/BIC Ermittlung vorzunehmen gehen Sie bitte wie folgt vor: Menü: Daten - Firmen Über das Menü Daten gelangen Sie zu den Firmen. Klicken Sie auf das Symbol für SEPA Aktivitäten und wählen Sie IBAN berechnen. Klicken Sie dann auf exportieren, wählen Sie einen Zielordner wohin die Datei geschrieben werden soll und klicken Sie auf Speichern. Die exportierte Datei muss jetzt von einem Banken Programm bearbeitet werden. Bitte wenden Sie sich dazu an Ihre Hausbank. Bei der Bearbeitung der Datei durch ein Banken-Programm werden dieser Datei IBAN und BIC hinzugefügt. Seite 4

5 Zum Import der um IBAN/BIC erweiterten Datei gehen Sie wie folgt vor: Menü: Daten - Firmen Über das Menü Daten gelangen Sie zu den Firmen. Klicken Sie auf das Symbol für SEPA Aktivitäten und wählen Sie IBAN berechnen. Legen Sie fest ob Sie im Import Protokoll nur Fehler oder auch Hinweise sehen wollen. Klicken Sie dann auf importieren, wählen Sie die zu importierende Datei aus und klicken Sie auf Öffnen. Nach kurzer Zeit erscheint ein Import Protokoll. Ihre Kundendaten sind jetzt um IBAN und BIC ergänzt. Seite 5

6 Sie können dies über die Darstellung Mandate auf dem Reiter Lastschriften überprüfen. Beachten Sie auch, dass durch Sortieren der Spalte IBAN die Kunden ohne IBAN extrahiert werden können. Seite 6

7 Es wird empfohlen zu prüfen ob Kunden die im Protokoll mit einem Fehlercode ausgewiesen werden noch aktive Tankkunden sind. Die entsprechende Prüfung kann man wie folgt vornehmen: Menü: Auswertungen - Tankdaten - Tankdatenliste Auswahl I: Geben Sie einen Zeitraum ein, z.b. ab dem Auswahl III: Durch Auswahl der Fehlercodes und der Auswahlmethode oder kann man die Tankungen von den Tankkunden suchen, für welche keine korrekte IBAN/BIC ermittelt werden konnte. Fehlercodes Deutschland: Fehlercodes Österreich: 10, 12, 26, 50 ACNX, ACCL, OERR, AGNX, NDAV Starten Sie die Verarbeitung und prüfen Sie ob im ausgewählten Zeitraum noch Tankungen der Tankkunden mit nicht korrekt ermittelter IBAN/BIC stattgefunden haben. Seite 7

8 Sollten noch aktive Tankkunden gefunden werden, dann ist es wichtig die IBAN/BIC dieser Kunden festzustellen und manuell im Firmenstamm einzutragen. In diesem Zusammenhang stellt sich die Frage ob die Ausweise von nicht aktiven Tankkunden gesperrt werden sollten oder ob diese Kunden evtl. mit einem Rechnungsprofil ohne Lastschrift verknüpft werden sollten. Zum Sperren von nicht aktiven Ausweisen stellt Autopoll eine Funktion zur Verfügung: Menü: Auswertungen - Inaktive Fahrzeuge Seite 8

9 4. Firmenkunden kennzeichnen Falls Sie mit Ihren gewerblichen Tankkunden künftig die SEPA-FirmenLastschrift durchführen wollen, dann müssen Sie im Autopoll Firmenstamm eine entsprechend Kennzeichnung vornehmen. Um diese Kennzeichnung vorzunehmen gehen Sie bitte wie folgt vor: Menü: Daten - Firmen Über das Menü Daten gelangen Sie zu den Firmen. Öffnen Sie die entsprechenden Firmen, wechseln Sie auf den Reiter Lastschriften und wählen Sie Firmenkunde B2B. Klicken Sie dann auf das Symbol für Speichern um die Änderung in die Datenbank einzutragen. Seite 9

10 5. Firmen von Rundschreiben ausschließen Um einzelne Firmen, z.b. inaktive Kunden, von der Funktion Rundschreiben generell auszuschließen gehen Sie wie folgt vor: Menü: Daten - Firmen Über das Menü Daten gelangen Sie zu den Firmen. Öffnen Sie die entsprechenden Firmen, wechseln Sie auf den Reiter Rundschreiben und entfernen Sie das Häkchen bei Rundschreiben aktiv. Klicken Sie anschließend auf das Symbol für Speichern um die Änderung in die Datenbank einzutragen. Seite 10

11 6. Rundschreiben verwalten Ihre Lastschriftkundschaft muss über die Umstellung auf SEPA informiert werden, teilweise werden neue Mandate benötigt. Einzugsermächtigungen können in SEPA-Basis-Lastschriften überführt werden, d.h. es ist kein neues Mandat erforderlich. Abbuchungsaufträge werden ungültig, es muss ein neues Mandat erteilt werden. Wir haben in Autopoll drei Musterbriefe vorbereitet. Sie finden diese über das Menü Auswertungen und Rundschreiben verwalten. Menü: Auswertungen - Rundschreiben verwalten 1. Die SEPA Basis - Nachricht. Das Schreiben an die Kunden mit aktuell erteilter Einzugsermächtigung, welche nur über die Umstellung auf SEPA informiert werden müssen. 2. Das SEPA Basis - Mandat. Das Schreiben an die Kunden die ein neues SEPA Basis - Mandat unterzeichnen müssen. 2. Das SEPA Firmen - Mandat. Das Schreiben an die Kunden die ein neues SEPA-Firmen Mandat unterzeichnen müssen. Seite 11

12 Diese Schreiben können von Ihnen verändert werden. Gehen Sie dazu wie folgt vor: Rundschreiben auswählen und öffnen bearbeiten anklicken und vergrößern Seite 12

13 Vergessen Sie nicht den Termin einzutragen zu dem Sie auf SEPA umstellen wollen. Zum Speichern der vorgenommenen Änderungen klicken Sie bitte auf ok. Sie sollten die Anschreiben auf jeden Fall mit Ihrer Hausbank abstimmen. Seite 13

14 7. Rundschreiben zuordnen Für das Drucken der Briefe an Ihre Tankkunden wurde in Autopoll die Serienbrief Funktion implementiert. Um die Serienbriefe drucken zu können muss zuvor eine Zuordnung der Briefe zu den Firmen erfolgen. Dies kann in Autopoll auf 3 verschiedene Arten geschehen. 1) Komfort Zuordnung Dabei werden auf Mausklick => die gewerblichen Kunden mit dem Brief SEPA Firmen-Mandat, => die Privatkunden mit aktuellem Abbuchungsauftrag mit dem Brief SEPA Basis Mandat und => die Kunden mit aktueller Einzugsermächtigung werden mit dem Brief SEPA Basis Nachricht verbunden. Um die Komfort-Zuordnung vorzunehmen gehen Sie bitte wie folgt vor: Menü: Daten - Firmen Über das Menü Daten gelangen Sie zu den Firmen. Klicken Sie auf das Symbol für SEPA Aktivitäten und wählen Sie IBAN berechnen aus. Klicken Sie rechts unten auf den Button Rundschreiben setzen und bestätigen Sie die Kontrollabfrage. Zum Schluss erscheint ein Hinweis darauf, dass die Aktion ausgeführt wurde. Seite 14

15 2) Einzel-Zuordnung Die Einzel-Zuordnung stellt gleichzeitig eine Überprüfungs- und Korrekturmöglichkeit der bei der Komfort Variante vorgenommenen Zuordnungen dar. Menü: Daten - Firmen Über das Menü Daten gelangen Sie zu den Firmen, öffnen Sie den Suchfilter und suchen Sie die Firmen mit Lastschrifteinzug. Dies ist dann am einfachsten wenn die Namen der Rechnungsprofile mit Lastschrifteinzug einen eindeutigen Begriff in der Profilbezeichnung enthalten, z.b. Lastschrift oder Last. Seite 15

16 Öffnen Sie dann die erste Firma und wechseln Sie auf den Reiter Rundschreiben. Hier haben Sie die Möglichkeit über den Button Neuanlage einen der SEPA Briefe zuzuordnen oder über den Button Ändern eine bereits vorgenommene Zuordnung zu ändern. Über die grünen Pfeile können Sie alle Firmen durchblättern. Seite 16

17 3) Gruppen Zuordnung (oder Brief bezogene Zuordnung) Menü: Auswertungen - Rundschreiben drucken Die dritte Möglichkeit der Zuordnung finden Sie über das Menü Auswertungen und Rundschreiben drucken. Hier haben Sie zum Einen die Möglichkeit Brief-Zuordnungen vorzunehmen oder zu ändern und zum Anderen auch die Möglichkeit die Serienbriefe zu generieren und auszudrucken. Wählen Sie zunächst einen der Serienbriefe aus, klicken Sie dann auf der linken Seite die Firmen an, welche diesen Serienbrief erhalten sollen und schieben Sie die vorgenommen Auswahl über den Rechtspfeil in der Mitte auf die rechte Seite. Wenn Sie bereits die Komfort- oder Einzel-Zuordnung durchgeführt haben, dann werden bereits einige Firmen auf der rechten Seite zu sehen sein. Bitte beantworten beim Schließen des Programms Sie die Kontrollabfrage. Seite 17

18 Um getroffene Zuordnungen komfortabel zu überprüfen gehen Sie bitte wie folgt vor: Menü: Daten - Firmen Über das Menü Daten gelangen Sie zu den Firmen. Öffnen Sie den Suchfilter und suchen Sie die Firmen mit Lastschrifteinzug. Wählen Sie anschließend oben rechts die Zeilendarstellung Rundschreiben. In der Spalte Rundschreiben sehen Sie die Bezeichnung des jeweils zugeordneten Briefes. Seite 18

19 8. Rundschreiben drucken Menü: Auswertungen - Rundschreiben drucken Über das Menü Auswertungen gelangen Sie zum Programm Rundschreiben drucken. Wählen Sie oben einen der Briefe aus, überprüfen Sie ob die korrekten Empfänger ausgewählt wurden und klicken Sie auf starten um zunächst einen Probelauf durchzuführen. Seite 19

20 Nach einer Weile werden die Serienbriefe angezeigt. Überprüfen Sie die generierten Briefe. Seite 20

21 Wenn Sie die Briefe für richtig befinden dann führen Sie den endgültigen Programmlauf durch in dem Sie zuvor den Haken bei Probelauf entfernen. Beim Drucken der SEPA-Basis Nachricht haben Sie die Möglichkeit automatisch das aktuelle Tagesdatum als neues Mandatsdatum in den Firmenstamm einzutragen. Aktivieren Sie dazu die Checkbox SepaMandat setzen. Generieren Sie die Briefe erneut und nehmen Sie den Ausdruck und den Versand vor. Autopoll wird im Firmenstamm durch Eintrag des Tagesdatums auch vermerken, dass die Briefe gedruckt wurden. Seite 21

22 9. Mandate eintragen Da die Mandate künftig überwacht werden müssen, deshalb sind die Daten (Datum) der Mandatserteilung im Autopoll Firmenstamm einzutragen. 1) SEPA Basis - Nachricht Erteilte Einzugsermächtigungen können als SEPA - Basis Lastschriftmandat weiter genutzt werden. Als Datum der Mandatsunterschrift ist das Datum der Information des Zahlungspflichtigen über den Verfahrenswechsel einzusetzen, d.h. das Datum an dem das Rundschreiben SEPA Basis - Nachricht verschickt wurde. Dieses Datum kann entweder automatisch beim Versand der Sepa-BasisNachricht eingetragen werden (siehe auch Kapitel 8) oder, falls dies nicht geschehen ist, dann kann es nachträglich eingetragen werden. Um das Mandats-Erteilungsdatum in den betroffenen Firmen einzutragen gehen Sie bitte wie folgt vor: Menü: Daten - Firmen Über das Menü Daten gelangen Sie zu den Firmen. Wechseln Sie die Zeilendarstellung auf Rundschreiben, öffnen Sie den Suchfilter und suchen Sie die Firmen denen das Rundschreiben SEPA Basis - Nachricht zugeordnet wurde. Seite 22

23 Markieren Sie alle gefundenen Firmen indem Sie zunächst eine Firma einmal anklicken und dann die Strg und die A Taste gleichzeitig drücken. Klicken Sie jetzt auf das Symbol für SEPA Aktivitäten, wählen Sie Mandatsbestätigung setzen und bestätigen Sie die Kontrollabfrage. Die bei dieser Aktion eingetragenen Daten (Datum) können Sie überprüfen über die Zeilendarstellung Mandate oder auch auf der Seite Lastschriften. Seite 23

24 2) Neu erteilte Sepa Firmen- oder Basis-Mandate Alle übrigen Mandate müssen einzeln eingetragen werden sobald Ihnen die neuen Mandate vorliegen. Um eine Mandats-Erteilungsdatum in eine Firmen einzutragen gehen Sie bitte wie folgt vor: Menü: Daten - Firmen Wählen Sie eine Firma aus in dem Sie diese einmal anklicken. Klicken Sie anschließend auf das Symbol für SEPA Aktivitäten, wählen Sie Mandatsbestätigung setzen und bestätigen Sie die Kontrollabfrage. Seite 24