Oberfinanzdirektion Frankfurt am Main. Projekt: Vollmachtsdatenbank (VDB) Informationsveranstaltung der Kammer

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1 Oberfinanzdirektion Frankfurt am Main Projekt: Vollmachtsdatenbank (VDB) Informationsveranstaltung der Kammer Stand: Mai 2017

2 Oberfinanzdirektion Frankfurt am Main Vollmachtdatenbank (VDB) - Allgemeines Einführung eines modernen Übermittlungsverfahrens für Angehörige der steuerberatenden Berufe im Sinne von 3 StBerG Ziele: Steigerung von Wirtschaftlichkeit und Effizienz durch Einsatz eines neuen IT-Verfahrens Vereinfachung und Erleichterung bei der Durchführung des Besteuerungsverfahrens durch nutzerfreundliche Prozesse 2

3 Oberfinanzdirektion Frankfurt am Main Vollmachtdatenbank (VDB) - Allgemeines Mit dem Produkt VDB können steuerliche Berater Vollmachten nach dem amtlichen Vollmachtmuster elektronisch an die Finanzverwaltung übermitteln. Hierdurch können die Nutzer in nur einem Arbeitsschritt eine Verfahrens- und/oder Bekanntgabevollmacht übersenden sowie den Abruf von bei der Finanzverwaltung gespeicherten steuerlichen Daten erlangen erstmals trotz Bekanntgabevollmacht auf die Zusendung von Zahlungshinweisen, Mahnungen und Vollstreckungsankündigungen verzichten 3

4 Oberfinanzdirektion Frankfurt am Main Vollmachtdatenbank (VDB) - Vorteile Vorlage einer Papiervollmacht ist grundsätzlich obsolet Nur bei Prüfung per Zufallsauswahl oder bei konkreten Anhaltspunkten Vollumfängliche und automatisierte Ablage einer Vollmacht insbesondere - bei Vorliegen einer Empfangsvollmacht zur Bekanntgabe von Steuerbescheiden oder sonstigen Verwaltungsakten in allen mitgeteilten Steuerkonten Entlastung der Finanzämter von Prüf- und Erfassungsaufwänden hinsichtlich der Vollmachtinhalte 4

5 Oberfinanzdirektion Frankfurt am Main Vollmachtdatenbank (VDB) - Vorteile Konzepte zur Verfahrenseinführung wurden von Hessen erstellt und werden bundeseinheitlich angewandt Die Aktualität der Datenbestände bei Umzug eines Vollmachtnehmers ist sichergestellt Änderung der Adresse des Vollmachtnehmers wirkt sich automatisch auf alle Vollmachten und den damit verknüpften Steuerkonten aus Transparenz für den Berater Status der Vollmacht bei der Finanzverwaltung wird zurück übermittelt 5

6 Oberfinanzdirektion Frankfurt am Main Vollmachtdatenbank (VDB) - Vorteile Datenabruf Bisher Neu ebelege Wartezeit bis zum Datenabruf ca. 37 Tage ca. 2 Tage nach Übermittlung der Vollmacht Steuerkontoabfrage Organisatorische Unterschiede in den Bundesländern Vereinheitlichung durch das Vollmachtmuster Wartezeit bis zum Datenabruf unterschiedlich ca. 3-4 Tage nach Übermittlung der Vollmacht 6

7 Oberfinanzdirektion Frankfurt am Main Veröffentlichung des neuen Musters am

8 Oberfinanzdirektion Frankfurt am Main Zeitgleiche Veröffentlichung des Musters für Lohnsteuerhilfevereine, des Beiblatts und eines Merkblatts Auf dem Beiblatt werden die Steuernummern genannt, für welche die Vollmacht Wirkung entfaltet. Merkblatt klärt das Verhältnis zur Papiervollmacht, zum bisherigen Muster und erläutert Einzelheiten. 8

9 Oberfinanzdirektion Frankfurt am Main Neues Vollmachtmuster Fußnoten wurden ergänzt bzw. angepasst Fußnote Text 2 Bei Körperschaften, Vermögensmassen und Personengesellschaften/-gemeinschaften sind bis zur Vergabe der W-IdNr. die derzeitig gültigen Steuernummern im Beiblatt zur Vollmacht und in dem an die Finanzverwaltung zu übermittelnden Datensatz anzugeben (vgl. Fußnote 3). In der Vollmacht selbst kann in diesem Fall auf die Angabe einer Steuernummer an dieser Stelle verzichtet werden (Ausnahme: die Vollmacht soll dem Finanzamt in Papier vorgelegt werden). 3 Die Steuernummern des/der Vollmachtgebers/in sind im Beiblatt zur Vollmacht und in der Vollmachtsdatenbank zu erfassen. In der Vollmacht selbst kann auf die Angabe einer Steuernummer an dieser Stelle verzichtet werden (Ausnahme: die Vollmacht soll dem Finanzamt in Papier vorgelegt werden). 7 Sachliche und/oder zeitliche Beschränkungen der Bevollmächtigung in Zeilen 15 und 21 bis 28 gelten auch bei der Bekanntgabevollmacht. 9

10 Oberfinanzdirektion Frankfurt am Main Neues Vollmachtmuster Fußnoten wurden ergänzt bzw. angepasst Fußnote Text 10 Das Erlöschen von Vollmachten, die nicht nach amtlich bestimmtem Formular nach amtlich vorgeschriebenem Datensatz über die amtlich bestimmten Schnittstellen elektronisch übermittelt worden sind, ist gesondert anzuzeigen. Abweichend hiervon erlöschen bislang erteilte Bekanntgabevollmachten bei Anzeige einer neuen Bekanntgabevollmacht in jedem Fall. 12 Ein Ausschluss der Bevollmächtigung in Zeile 15 für die Vertretung in Verfahren der Finanzgerichtsbarkeit und im Straf- und Bußgeldverfahren in Steuersachen ist für den Umfang der Datenabrufbefugnis des/der Bevollmächtigten unerheblich. Eintragungen in Zeile sind in diesem Fall nicht erforderlich. 10

11 Oberfinanzdirektion Frankfurt am Main Neues Vollmachtmuster Ergänzung im Merkblatt zur Steuernummernlösung II.4 Wirkung einer elektronisch übermittelten Vollmacht nur für die im Datensatz benannten Steuernummern Die nach amtlich vorgeschriebenem Vollmachtsmuster erteilte Vollmacht wird gegenüber der Finanzverwaltung nur für die Steuernummern des Vollmachtgebers wirksam, die vom Bevollmächtigten im Datensatz benannt werden. Sofern mit einer nach amtlich vorgeschriebenem Vollmachtsmuster erteilten Vollmacht bisher erteilte Vollmachten widerrufen werden sollen, gilt der Widerruf nur für die im Datensatz benannten Steuernummern. Soweit der Vollmachtgeber bei den Landesfinanzbehörden unter weiteren, im Datensatz aber nicht benannten Steuernummern geführt wird, entfaltet die Vollmacht für den Bevollmächtigten im Verhältnis zur Finanzverwaltung keine Wirkung. Hierauf ist der Vollmachtgeber im amtlichen Beiblatt zum Vollmachtmuster hinzuweisen. Dieses Beiblatt ist bei erstmaliger Vollmachterteilung vom Vollmachtgeber zu unterschreiben. Bei späteren Änderungen und/oder Ergänzungen im Besteuerungsverfahren, die sich allein auf den Steuernummernumfang, aber nicht auf den Inhalt der nach amtlich vorgeschriebenem Vollmachtsmuster erteilten Vollmacht auswirken, muss kein neues Beiblatt unterzeichnet werden, wenn der Bevollmächtigte die mit dem Vollmachtgeber - ggf. konkludent - getroffene Vereinbarung zum geänderten Steuernummernumfang in geeigneter Weise dokumentiert. Die Änderung oder Ergänzung ist der Finanzverwaltung vom Vollmachtnehmer in einem entsprechenden Datensatz zu übermitteln. 11

12 Oberfinanzdirektion Frankfurt am Main Vereinfachter Aufbau der VDB Vollmachtdatenbank der Kammern K-VDB Technische Zielarchitektur KONSENS (TZAK) Vollmachtdatenbank der Finanzverwaltung mit Berechtigungsmanagement (ELSTER) GI-VDB Zentral BRM GI-VDB Land 1 GI-VDB Land 2 GINSTER-Systeme der Länder GI-VDB Land 16 12

13 Oberfinanzdirektion Frankfurt am Main VDB angeschlossene Länder Hamburg Schleswig- Holstein Mecklenburg- Vorpommern = Produktivbetrieb Bremen Saarland Nordrhein- Westfalen Rheinland- Pfalz Niedersachsen Hessen Baden- Württemberg Sachsen- Anhalt Thüringen Bayern Brandenburg Sachsen Berlin Pilotbetrieb: 131 Pilotkanzleien 39 Pilotfinanzämter seit 03. April: 254 Pilotfinanzämter + alle FÄ in BY u. BW seit 18. April Produktionsbetrieb: bundesweit alle FÄ ca Kanzleien Stand: Mai 2017

14 Oberfinanzdirektion Frankfurt am Main VDB-Pilotbetrieb - Erkenntnisse ca Vollmachten wurden im Pilotbetrieb übermittelt ca. 99 % konnten automatisiert verarbeitet werden ca. 1 % müssen personell nachbearbeitet werden Automatisierte Zurückweisung an Kanzlei hauptsächlich, wenn Steuernummer überholt ist oder inhaltsgleiche Vollmachten des Lebenspartners fehlt Personelle Nachbearbeitung bei Insolvenzfällen, sachlichen Einschränkungen oder echten Doppelvollmachten 14

15 Oberfinanzdirektion Frankfurt am Main Produktionsbeginn seit alle FÄ / alle Berater auf VDB umgestellt Beginn Regelbetrieb auf beiden Seiten Pilotbetrieb Finanzverwaltung Regelbetrieb Pilotbetrieb Steuerberater Übermittlung der ca. 2,8 Mio. Bestandsvollmachten bis Juli

16 Oberfinanzdirektion Frankfurt am Main VDB Migration der Bestandsvollmachten Arbeitstäglich werden sowohl Neuanlagen als auch Vollmachten aus den Bestandsdaten (VDB Stufe 1 bzw. KDB-Zero) geliefert und verarbeitet Keinerlei Abhängigkeiten sind zu beachten Bestandsvollmachten bislang nur edatenabruf aus KDB-Zero gewährt (nach Wartefrist) Vollmacht für Bekanntgabe musste auf Papier vorgelegt werden Durch Migration erfolgt die Verknüpfung in die Steuerkonten Zusätzlich Freischaltung zur Steuerkontoabfrage ggf. Berücksichtigung der Neuerung hinsichtlich Mahnungen etc. 16

17 Oberfinanzdirektion Frankfurt am Main Das Wichtigste für Sie in Kürze! Vollmachtformular möglichst ohne sachliche Einschränkungen Kreuz in Zeile 14 für Mitarbeiterberechtigung Kreuz in Zeile 17 für Vollmachten nach 122 AO Kreuz in Zeile 19 für Zahlungshinweise, Mahnungen und Vollstr. Angabe der aktuellen Steuernummer(n) sicherstellen Bei Konten für Lebenspartnerschaften zwei inhaltsgleiche Vollmachten möglichst zeitgleich (innerhalb 3 Tagen) übermitteln Auf Steuererklärungen keine zusätzliche Eintragung im Abschnitt der Bescheid soll nicht mir zugestellt werden, sondern: Spezialvollmacht die der Vollmacht nach 122 AO vorgeht! 17

18 Oberfinanzdirektion Frankfurt am Main Das Wichtigste für Sie in Kürze! Unternehmensvollmachten mit USt-IdNr. übermitteln Richtiger Mandantentyp auswählen erleichtert Identitätsprüfung des Vollmachtgebers (VG) in Bezug auf das angegebenen Steuerkonto Unternehmensvollmachten ohne vorhandene USt-IdNr. Unternehmensname aus letzten Bescheid übernehmen korrekte Rechtsform angeben (z. B. Grundstücksgemeinschaften (auch bei Ehegatten) = GbR) 18

19 Oberfinanzdirektion Frankfurt am Main Das Wichtigste für Sie in Kürze! Gleiche Kanzleiadresse verwenden Beispiel: Papier-Vollmacht = Postfachadresse VDB-Vollmacht = Straßenadresse führt zur personellen Bearbeitung und dauert länger! Richtiges vorgehen, aus vorherigem Beispiel mit Wunsch auf Adressänderung 1. Ausgangslage: Kanzleidaten mit Bekanntgabeadresse = Straßenadresse aus Verzeichnis der Kammerdatenbank 2. Vor Migration der Kanzlei Postfachadresse in VDB 2.0 neu anlegen 3. Alle Vollmachten auf die Postfachadresse umstellen 19

20 Oberfinanzdirektion Frankfurt am Main Das Wichtigste für Sie in Kürze! 20

21 Oberfinanzdirektion Frankfurt am Main Das Wichtigste für Sie in Kürze! Weitere Informationen finden Sie unter

22 Oberfinanzdirektion Frankfurt am Main Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! 22

23 Vollmachtsdatenbank 2.0 Seite

24 Inhalt 1. Vollmachtsdatenbank 2.0 gesetzliche Verankerung Voraussetzungen der Vollmachtsdatenbank Prozess der Vollmachtsdatenbank im Wandel Prozessverbesserungen bisherige Verfahren und Berechtigungen 2. Registrieren und Arbeiten mit der Vollmachtsdatenbank (VDB) Vollmachtsdatenbank im Überblick Authentifizierung Registrierung und Registrierungsassistent Verwalten von Vollmachten Schnittstellen Anwendung der Vollmachtsdatenbank Seite 2

25 Aktueller Prozess reines Papierverfahren Bekanntgabe-/ Zustellvollmacht Bekanntgabe-/ Zustellvollmacht Übermittlung der VaSt-Berechtigung, keine Übermittlung der Vollmacht Informationsschreiben mit Widerspruchsfrist an Mandant 37-Tage Wartefrist Mandant VDB-Vollmacht Steuerberater VDB-Vollmacht Steuerkontovollmacht Steuerkontovollmacht Papierverfahren mit elektronischer Unterstützung separates, länderspezifisches System Änderungen durch SmartCard-Bezug kompliziert und langwierig Seite 3

26 Verankerung der Vollmachtsdatenbank im Gesetz Gesetz zur Modernisierung des Besteuerungsverfahrens 80a AO: elektronische Übermittlung von Vollmachtsdaten an die Landesfinanzbehörden. Die Finanzbehörden des Bundes und der Länder haben in enger Zusammenarbeit mit den Steuerberaterkammern und der Bundessteuerberaterkammer ein Verfahren entwickelt, mit dem Steuerberater, Steuerbevollmächtigte und Steuerberatungsgesellschaften den Landesfinanzbehörden auf der Grundlage eines amtlich bestimmten Vollmachtformulars die Daten der ihnen von ihren Mandanten erteilten Vollmachten nach amtlich vorgeschriebenem Datensatz übermitteln können. Seite 4

27 Eine Vollmacht für. Vollmacht Berechtigung für Bekanntgabe der Vollmacht Abruf der vorausgefüllten Steuererklärung. Abfrage des Steuerkontos (Wegfall des länderspezifischen Verfahrens) Seite 5

28 Standardvollmacht als Grundvoraussetzung Rechte für Steuerkontoabruf Bekanntgabevollmacht Rechte für Datenabruf Seite 6

29 Beiblatt und Merkblatt zum Vollmachtsformular Seite 7

30 Ergänzung im Merkblatt zur Steuernummernlösung II.4 Wirkung einer elektronisch übermittelten Vollmacht nur für die im Datensatz benannten Steuernummern Die nach amtlich vorgeschriebenem Vollmachtsmuster erteilte Vollmacht wird gegenüber der Finanzverwaltung nur für die Steuernummern des Vollmachtgebers wirksam, die vom Bevollmächtigten im Datensatz benannt werden. Sofern mit einer nach amtlich vorgeschriebenem Vollmachtsmuster erteilten Vollmacht bisher erteilte Vollmachten widerrufen werden sollen, gilt der Widerruf nur für die im Datensatz benannten Steuernummern. Soweit der Vollmachtgeber bei den Landesfinanzbehörden unter weiteren, im Datensatz aber nicht benannten Steuernummern geführt wird, entfaltet die Vollmacht für den Bevollmächtigten im Verhältnis zur Finanzverwaltung keine Wirkung. Hierauf ist der Vollmachtgeber im amtlichen Beiblatt zum Vollmachtmuster hinzuweisen. Dieses Beiblatt ist bei erstmaliger Vollmachterteilung vom Vollmachtgeber zu unterschreiben. Bei späteren Änderungen und/oder Ergänzungen im Besteuerungsverfahren, die sich allein auf den Steuernummernumfang, aber nicht auf den Inhalt der nach amtlich vorgeschriebenem Vollmachtsmuster erteilten Vollmacht auswirken, muss kein neues Beiblatt unterzeichnet werden, wenn der Bevollmächtigte die mit dem Vollmachtgeber ggf. konkludent getroffene Vereinbarung zum geänderten Steuernummernumfang in geeigneter Weise dokumentiert. Die Änderung oder Ergänzung ist der Finanzverwaltung vom Vollmachtnehmer in einem entsprechenden Datensatz zu übermitteln. Seite 8

31 Vollmachtsformular Download Internet Service für DATEV-Kunden Das neue/geänderte Vollmachtsformular wurde am von der Finanzverwaltung freigegeben. zum Download auf der Internetseite der Kammern verfügbar nk/index.html Formular in der Info-Datenbank, Dok.-Nr verfügbar Verfügbare Formate des Dokuments: PDF ausfüllbare Microsoft Word-Vorlage Microsoft Word-Vorlage mit Platzhaltern für Eigenorganisation compact/classic/comfort Seite 9

32 Aktuelle Prozesse reines Papierverfahren Bekanntgabe-/ Zustellvollmacht VDB-Vollmacht Bekanntgabe-/ Zustellvollmacht VDB-Vollmacht Übermittlung der VaSt- Berechtigung, keine Übermittlung der Vollmacht Informationsschreiben mit Widerspruchsfrist an Mandant 37-Tage Wartefrist Mandant Steuerberater Steuerkontovollmacht Steuerkontovollmacht Papierverfahren mit elektronischer Unterstützung separates, länderspezifisches System Änderungen durch SC-Bezug kompliziert und langwierig Seite 10

33 Was ändert sich mit Einführung der Vollmachtsdatenbank 2.0 reines Papierverfahren Bekanntgabe-/ Zustellvollmacht Mandant Bekanntgabe-/ Zustellvollmacht vollumfängliche VDB-Vollmacht Vollmacht Steuerberater vollumfängliche VDB-Vollmacht Vollmacht Übermittlung der VaSt- Berechtigung, keine Übermittlung der Vollmacht Informationsschreiben mit Widerspruchsfrist an Mandant 37-Tage Wartefrist Steuerkontovollmacht Steuerkontovollmacht Papierverfahren mit elektronischer Unterstützung separates, länderspezifisches System Änderungen durch SC-Bezug kompliziert und langwierig Seite 11

34 Was ändert sich mit Einführung der Vollmachtsdatenbank 2.0 Mandant vollumfängliche Vollmacht Steuerberater vollumfängliche Vollmacht schneller Datenzugriff (auch Steuerkonto) bereits nach 2-3 Arbeitstagen schlanker eine Vollmacht für alles (inkl. Unternehmen) effizienter ein System für alles, Verwaltung der Untervollmachten auch für Steuerkonto Seite 12

35 Vorteile Vollmachtsdatenbank 2.0 Mit Freigabe der Vollmachtsdatenbank 2.0 besteht eine vollständige Anbindung an das System der Finanzverwaltung. Übermittlung und Verarbeitung sämtlicher Vollmachtsinhalte Die heute existierenden drei gesonderten Wege für die vorausgefüllte Steuererklärung, das Steuerkonto und die Bekanntgabevollmacht werden zu nur noch einem Verfahren verschmolzen. erhebliche Aufwandsreduzierung im Kanzleialltag Bereits in der VDB erfasste Vollmachten werden automatisch in das neue Verfahren überführt und profitieren so automatisch von den Prozessverbesserungen. Seite 13

36 Vorteile der Vollmachtsdatenbank 2.0 Weitere Prozessverbesserungen komplett elektronisches Verfahren: kein zusätzlicher Versand der Papiervollmacht an die Finanzverwaltung kein Schreiben mehr an die Mandanten: kein Anschreiben Ihrer Mandanten durch die Finanzverwaltung (Vollmachtsvermutung gemäß 80a Abs. 2 AO). einfache Vergabe von Untervollmachten: einfache Zuteilung von Berechtigungen für die DATEV SmartCards der Kanzlei zum Abruf der Daten der Finanzverwaltung mittels Vollmachtsdatenbank keine zusätzliche Registrierung von weiteren DATEV SmartCards pro Mandant notwendig bundeseinheitliches Verfahren: Abwicklung der einzelnen Länderverfahren nicht mehr notwendig Seite 14

37 Auswirkungen der Vollmachtsdatenbank 2.0 Was passiert mit den bisherigen Verfahren und Berechtigungen? Länderspezifisches Verfahren Steuerkonto bleibt vorerst parallel bestehen. Bisher erteilte Berechtigungen für Steuerkonto bestehen weiterhin. Papiervollmachten für die Bekanntgabevollmacht werden weiterhin von der Finanzverwaltung angenommen. Seite 15

38 Vollmachtsdatenbank 2.0 Registrieren und Arbeiten mit der VDB Seite

39 Vollmachtsdatenbank im Überblick Registrierungsanwendung VDB Registrierung VDB einmalig pro Kanzlei Vollmacht erteilen (in Papierform) einmalig Berufsträger Mandant Kammer Vollmachten pflegen DATEV SmartCard für Berufsträger/Kammermitgliedsausweis/ Zugangskarte Berufsregister/ Kammerverwaltungsprogramm Bestückung durch die Kammer Änderungen werktäglich Vollmachten melden werktäglich ELSTER- Clearingstelle Finanzverwaltung Vollmachtsdatenbank Seite 17 Quelle:

40 Vollmachtsdatenbank Authentifizierungsmedien Zugang zum Programm über Kammermitgliedsausweis DATEV SmartCard für Berufsträger Zugangskarte Vergabe von Untervollmachten für die Kanzleimitarbeiter mit DATEV SmartCards DATEV-Mitglieder Anzeige aller zum Geschäftspartner zugehörigen DATEV SmartCards (analog Steuerkonto online) DATEV-Nichtmitglieder Erwerb von DATEV midentity compact für Mitarbeiter über DATEV-Shop (Link aus der VDB) Anzeige aller erworbenen DATEV SmartCards des Geschäftspartners Seite 18

41 Vollmachtsdatenbank Registrierung Aufruf erfolgt über die Homepage der Kammer (im Beispiel: Steuerberaterkammer Hessen) Registrierung ist einmalig für jede Kanzlei durchzuführen Seite 19

42 Registrierungsassistent In fünf Schritten zur Registrierung 1. Voraussetzungen 2. Kanzlei wählen* 3. Zahlungsmodalitäten 4. Fertigstellen 5. Zusammenfassung *Ist ein Berufsträger für mehrere Kanzleien vertretungsberechtigt, so muss jede Kanzlei (Auswahl erfolgt in diesem Schritt) registriert werden. Seite 20

43 Vollmachtsdatenbank Verwalten von Vollmachten Kanzleisoftware Vollmachtsdatenbank Finanzverwaltung 1. Schritt 2. Schritt 3. Schritt 4. Schritt Importdatei erstellen Datei in VDB importieren Vollmachten prüfen/ergänzen Vollmachten übermitteln Seite 21

44 Vollmachtsdatenbank Verwalten von Vollmachten 1. Schritt 2. Schritt 3. Schritt 4. Schritt Importdatei erstellen Datei in VDB importieren Vollmachten prüfen/ergänzen Vollmachten übermitteln 1. Importdatei erstellen: mit allen Vollmachtgeber-Stammdaten, die in der Vollmachtsdatenbank verwaltet werden sollen definierte Importschnittstelle Nutzung der Importschnittstelle mittels Microsoft Excel-Vorlage DATEV-Tool Vollmachtenexport Lösung anderer Softwarehersteller Seite 22

45 Vollmachtsdatenbank Verwalten von Vollmachten 1. Schritt Importdatei erstellen 2. Schritt Datei in VDB importieren 3. Schritt Vollmachten prüfen/ergänzen 4. Schritt Vollmachten übermitteln 2. Datei in VDB importieren Voraussetzung: Importdatei gemäß Schnittstellenbeschreibung muss vorliegen Import erfolgt in der Anwendung Vollmachtsdatenbank Seite 23

46 Vollmachtsdatenbank Verwalten von Vollmachten 1. Schritt Importdatei erstellen 2. Schritt Datei in VDB importieren 3. Schritt Vollmachten prüfen/ergänzen 4. Schritt Vollmachten übermitteln 3. Vollmachten prüfen/ergänzen Voraussetzung: Vollmachtgeber-Stammdaten wurden in VDB importiert Daten der Vollmachtgeber prüfen Vollmacht gemäß vorliegender, unterschriebener Papiervollmacht ergänzen (insbesondere Ort und Datum der Unterschrift) Seite 24

47 Vollmachtsdatenbank Verwalten von Vollmachten 1. Schritt Importdatei erstellen 2. Schritt Datei in VDB importieren 3. Schritt Vollmachten prüfen/ergänzen 4. Schritt Vollmachten übermitteln 4. Vollmachten übermitteln Vollmacht/en (Abrufberechtigung) an Finanzverwaltung übermitteln Datenzugriff bereits nach 2-3 Arbeitstagen Vollmacht muss weiterhin unterschrieben in der Kanzlei in Papierform vorliegen Seite 25

48 Stammdatenimport Offene Importschnittstelle Importmöglichkeit für DATEV-Nichtmitglieder offene Schnittstelle für den Datenimport (CSV-Format) Schnittstellenbeschreibung steht auf den Internetseiten der BStBK, der WPK und der BRAK zum Download bereit Beschreibung zum Einbinden von DATEV SmartCards (für Datenabruf mit ESt-Programm) steht ebenfalls zur Verfügung Tool Vollmachtenexport für DATEV-Mitglieder Export von Adressaten aus den Zentralen Stammdaten für Einkommensteuermandanten zum Thema Vorausgefüllte Steuererklärung Info-Datenbank-Dokument Tool Vollmachtenexport: Stammdaten für Mandanten aus den zentralen Stammdaten exportieren (Dok.-Nr ) Seite 26

49 Schnittstellenfunktionen der Vollmachtsdatenbank, die allen Softwareherstellern zur Verfügung stehen neue Vollmacht anlegen VDB Vollmacht übermitteln Vollmachtdetails liefern (sämtliche Felder und Statusinformationen) Funktionen, die nur in der VDB zur Verfügung stehen: Rückmeldungen einarbeiten Softwarehersteller (DATEV, Simba, Addison etc.) Vollmacht ändern z. B. Steuernummernänderung Vollmacht als PDF liefern täglicher Abgleich mit dem Berufsregister der Kammern Vollmacht übermitteln Berechtigungen verwalten Kanzleiname verwalten Finanzverwaltung Vollmacht löschen Bekanntgabeadressen verwalten berechnete Vollmachten anzeigen Vollmacht übermitteln Liste der Bundesländer und Finanzämter Seite 27

50 Zentrale Stammdaten Verbesserte Anbindung der Vollmachtsdatenbank (VDB) Aufruf zur Vorerfassung einer Vollmacht zur Vertretung in Steuersachen für Personen mit Kammerkarte* * Kammerkarte = DATEV SmartCard für Berufsträger, DATEV SmartCard mit Untervollmacht für Mitarbeiter Workflow-orientierte Integration in die Mandatsneuanlage/-bearbeitung Berücksichtigung der relevanten Vollmachtgeber innerhalb des Mandats Vollmachtgeber Ehemann/Ehefrau Vollmachtgeber Ehepartner Seite 28

51 Zentrale Stammdaten Verbesserte Anbindung der Vollmachtsdatenbank (VDB) Vorerfassung einer Vollmacht zur Vertretung in Steuersachen für Personen mit Kammerkarte* * Kammerkarte = DATEV SmartCard für Berufsträger, DATEV SmartCard mit Untervollmacht für Mitarbeiter Angelehnt an das Formular in der VDB Anbindung der Felder in den Stammdaten, soweit möglich (Vorbelegung, Historie, Validierung etc.) Hinweis: Für eine Massenanlage von Vollmachten kann weiterhin das Tool Vollmachtenexport genutzt werden. Vorbelegung vorhandener Stammdaten Prüfung der Mindestangaben lt. VDB (gelbe Pflichtfelder) Upload der Vollmacht in die VDB Seite 29

52 Zentrale Stammdaten Verbesserte Anbindung der Vollmachtsdatenbank (VDB) Detailinformationen im DATEV Arbeitsplatz Icon in Mandantenübersicht signalisiert zu diesem Mandat gibt es Daten in der VDB sortier- und auswertbar neue Spalte VDB Info Aktualisierungsbutton für VDB-Berechtigte Anzeige der Aktualität der Daten Detailinformationen pro Vollmachtgeber und Steuernummer (aus der VDB) über das Kontextmenü Seite 30

53 Vollmachtsdatenbank Anwendung/Aufruf der Vollmachtsdatenbank Aufruf erfolgt über die Homepage der Kammer (im Beispiel: Steuerberaterkammer Hessen) Seite 31

54 Anwendung der Vollmachtsdatenbank Kanzlei verwalten Seite 32

55 Anwendung der Vollmachtsdatenbank Berechtigungen verwalten Zugang zur VDB Untervollmacht (Berechtigte Mitarbeiter erhalten die Untervollmacht für alle Mandanten, die auf der Vollmacht die Untervollmacht erteilt haben.) Seite 33

56 Anwendung der Vollmachtsdatenbank Kanzleiname verwalten Seite 34

57 Anwendung der Vollmachtsdatenbank Bekanntgabeadressen verwalten Seite 35

58 Anwendung der Vollmachtsdatenbank Stammdaten importieren Seite 36

59 Anwendung der Vollmachtsdatenbank Vollmachtsliste nach dem Import Seite 37

60 Vollmachten bearbeiten Vollmachten prüfen und ergänzen Natürliche Person mehrere Steuernummern erfassbar Vollmacht gemäß vorliegender, unterschriebener Papiervollmacht ergänzen gegebenenfalls Untervollmacht erteilen Seite 38

61 Vollmacht bearbeiten Vollmachten prüfen und ergänzen Unternehmen optional erfassbar mehrere Steuernummern erfassbar Vollmacht gemäß vorliegender, unterschriebener Papiervollmacht ergänzen gegebenenfalls Untervollmacht erteilen Seite 39

62 Vollmacht bearbeiten Vollmacht prüfen und ergänzen Ort und Datum der Unterschrift angeben Seite 40