Vollmachtsdatenbank und Vorausgefüllte Steuererklärung. 3. April 2014

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1 Vollmachtsdatenbank und Vorausgefüllte Steuererklärung 3. April 2014

2 Agenda Ziele der Finanzverwaltung mit der Vorausgefüllten Steuererklärung Einbindung des Steuerberaters Status Kammern/Finanzverwaltung Vollmachtsdatenbank (VDB) Workflow und Prozessbeteiligte Registrierung für die VDB Verwalten von Vollmachten in der VDB Anwendung VDB VDB Was ist noch wichtig? Vorausgefüllte Steuererklärung (VaSt) Ablauf des VaSt-Abrufs Ablauf bei Einsatz von DATEV Einkommensteuer (ESt) Vollmachtsdatenbank und Vorausgefüllte Steuererklärung 2

3 Ziele der Finanzverwaltung Vorausgefüllte Steuererklärung Anfang 2014 Ziel der Finanzverwaltung ist es, die Vorausgefüllte Steuererklärung Anfang 2014 einzuführen. Datenumfang ebelege zu jedem Veranlagungszeitraum Lohnsteuer-Bescheinigung (inkl. besonderer LSt- Bescheinigung) Rentenbezugsmitteilung Beiträge zur Kranken-/Pflegeversicherung Riester, Rürup weitere in Planung Zuordnung über die Steuer-ID, eid (elektronischer Identitätsnachweis ) Die Aussteller der Bescheinigungen sind verpflichtet, diese bis 28. Februar des Folgejahrs der Finanzverwaltung zur Verfügung zu stellen Vollmachtsdatenbank und Vorausgefüllte Steuererklärung 3

4 Ziele der Finanzverwaltung Vorausgefüllte Steuererklärung Anfang 2014 Funktionalität Die Daten werden in der VaSt-Datenbank bereitgestellt und können aus der Steuersoftware über ELSTER-Rich-Client (ERiC) abgeholt werden. Der Datenabruf ist beliebig wiederholbar. Es wird keine Historie gepflegt und damit erfolgt keine Kennzeichnung, ob vorausgefüllte oder geänderte Daten vorliegen Vollmachtsdatenbank und Vorausgefüllte Steuererklärung 4

5 Einbindung des Steuerberaters Was muss das Ziel der Umsetzung einer Vorausgefüllten Einkommensteuererklärung aus Sicht des Steuerberaters sein? Information über die bei der Finanzverwaltung gespeicherten Mandantendaten sowie deren Überprüfung komfortabler, medienbruchfreier und schneller Zugriff Erfassungsaufwand minimieren Fehlerquellen vermeiden vorbereitet sein auf eine Reduzierung der Papierbelege Wie erhält der Steuerberater Zugriff auf diese Daten? Vollmachtsdatenbank und Vorausgefüllte Steuererklärung 5

6 Prozess Vorausgefüllte Steuererklärung mit Vollmachtsdatenbank Vollmachtsdatenbank Vorausgefüllte Steuererklärung Institutionen Mandant Vollmachten erteilen DATEV- Rechenzentrum Vollmachten pflegen elektronische Steuerdaten Steuerberater ELSTER- Clearingstelle Datenlieferant StB/StBv Finanzverwaltung Vollmachtsdatenbank Finanzämter Vollmachtsdatenbank und Vorausgefüllte Steuererklärung 6

7 Wie erhält der Steuerberater die Berechtigung für den Zugriff auf diese Daten? Rechtlich wäre dies die Vollmacht: Damit der Steuerberater auf die Daten seines Mandanten zugreifen darf, muss der Mandant ihn hierzu schriftlich bevollmächtigen. Technisch wäre dies das (Abrufs-) Recht das in den Systemen der Finanzverwaltung eingetragen sein muss. Elektronische Übermittlung der Vollmachtsdaten der Mandanten an die Finanzverwaltung. Lösung zur Erlangung der Berechtigung für den Datenzugriff ein System zur Verwaltung von Vollmachten und deren Übermittlung an die Finanzverwaltung Vollmachtsdatenbank (VDB) Vollmachtsdatenbank und Vorausgefüllte Steuererklärung 7

8 Status Kammern und Finanzverwaltung 09/2012: Beschluss der Bundeskammerversammlung einer bei der Steuerberaterkammer angesiedelten VDB zur Vollmachtsverwaltung und für den Zugriff auf die elektronischen Daten. 10/2012: Bestätigung des Beschlusses durch die Finanzverwaltung. 03/2013: Beschluss der Bundeskammerversammlung: Die Bundeskammerversammlung beauftragt das Präsidium der Bundessteuerberaterkammer (BStBK), die Errichtung und den Betrieb einer VDB zu verhandeln und vorzubereiten. Dies geschieht vorbehaltlich der Zustimmung durch die Finanzverwaltung. 10/2013: DATEV ist Dienstleister für die Kammern Vollmachtsdatenbank und Vorausgefüllte Steuererklärung 8

9 Die Vollmachtsdatenbank im Detail Die Vollmachtsdatenbank ist eine Online-Anwendung, welche DATEV im Auftrag der Steuerberaterkammern im Rahmen eines Dienstleistungskonzessionsvertrags betreibt. für nicht DATEV-Mitglieder wie auch für DATEV-Mitglieder. DATEV ist berechtigt, mit den Mitgliedern der Kammern, Verträge über die Nutzung der VDB gegen Vergütung abzuschließen. Dies geschieht beim Registrierungsprozess. Die Teilnahme an der VDB ist für die Berufsangehörigen freiwillig. Zur Authentifizierung wird ein Kammermitgliedsausweis oder die DATEV SmartCard für Berufsträger benötigt Vollmachtsdatenbank und Vorausgefüllte Steuererklärung 9

10 Vollmachtsdatenbank Workflow und Prozessbeteiligte

11 Vollmachtsdatenbank im Überblick Registrierungsanwendung VDB 1 Registrierung VDB einmalig pro Kanzlei Vollmacht erteilen (in Papierform) einmalig 2 Steuerberater Mandant Steuerberaterkammer Vollmachten pflegen DATEV SmartCard für Berufsträger/Kammermitgliedsausweis StB/StBv Berufsregister Erstbestückung einmalig je Kammer Änderungen werktäglich zentrale Vollmachtsdatenbank 3 Vollmachten melden werktäglich ELSTER- Clearingstelle Finanzverwaltung Vollmachtsdatenbank und Vorausgefüllte Steuererklärung 11

12 Vollmacht als Grundvoraussetzung

13 Status Vollmacht das Vollmachtsformular wurde von der Finanzverwaltung freigegeben (BMF-Schreiben vom ) steht zum Download auf der Internetseite der BStBK bereit Service für DATEV-Kunden: Formular über Info-Datenbank, Dok.-Nr als: PDF ausfüllbare Microsoft Word-Vorlage Microsoft Word-Vorlage mit Platzhaltern für Eigenorganisation compact/classic/comfort Vollmachtsdatenbank und Vorausgefüllte Steuererklärung 13

14 Standardvollmacht Vollmachtsdatenbank und Vorausgefüllte Steuererklärung 14

15 Registrierung für die Vollmachtsdatenbank

16 Registrierung für die Vollmachtsdatenbank Aufruf erfolgt über die Homepage der Steuerberaterkammer (StBK) Registrierung ist einmalig für jede Kanzlei durchzuführen Link zur Registrierung VDB Vollmachtsdatenbank und Vorausgefüllte Steuererklärung 16

17 Registrierung für die Vollmachtsdatenbank Aufruf erfolgt über die Homepage der Steuerberaterkammer (StBK) Registrierung ist einmalig für jede Kanzlei durchzuführen Link zur Registrierung VDB Vollmachtsdatenbank und Vorausgefüllte Steuererklärung 17

18 1. Voraussetzungen zur Registrierung Aktivierung der Daten aus dem Berufsregister zustimmen Vollmachtsdatenbank und Vorausgefüllte Steuererklärung 18

19 2. Kanzlei wählen zu registrierende Kanzlei wählen Vollmachtsdatenbank und Vorausgefüllte Steuererklärung 19

20 2. Kanzlei wählen Angabe DATEV-Mitglied Angabe DATEV-Mitglied wird zur Rechnungsschreibung benötigt Vollmachtsdatenbank und Vorausgefüllte Steuererklärung 20

21 3. Zahlungsmodalitäten nicht DATEV-Mitglied Rechnungsadresse und weitere erforderliche Daten eingeben Vollmachtsdatenbank und Vorausgefüllte Steuererklärung 21

22 3. Zahlungsmodalitäten nicht DATEV-Mitglied Zahlart angeben Vollmachtsdatenbank und Vorausgefüllte Steuererklärung 22

23 3. Zahlungsmodalitäten DATEV-Mitglied Rechnungsadresse und -Adresse prüfen Vollmachtsdatenbank und Vorausgefüllte Steuererklärung 23

24 4. Fertigstellen Beim Klick auf Unterlagen drucken und abschließen öffnet sich der Nutzungsvertrag als PDF. Drucken Sie diesen aus und schicken Sie ihn unterschrieben an DATEV zurück. Nutzungsbedingungen lesen und zustimmen Vollmachtsdatenbank und Vorausgefüllte Steuererklärung 24

25 5. Zusammenfassung Registrierung beenden bzw. weitere Kanzlei registrieren Vollmachtsdatenbank und Vorausgefüllte Steuererklärung 25

26 Verwalten von Vollmachten in der Vollmachtsdatenbank Vorstellung des Prozesses

27 Verwalten von Vollmachten in der Vollmachtsdatenbank Kanzleisoftware Vollmachtsdatenbank Finanzverwaltung 1. Schritt 2. Schritt 3. Schritt 4. Schritt Importdatei erstellen Datei in VDB importieren Vollmachten prüfen/ergänzen Vollmachten übermitteln Vollmachtsdatenbank und Vorausgefüllte Steuererklärung 27

28 Verwalten von Vollmachten in der Vollmachtsdatenbank 1. Schritt 2. Schritt 3. Schritt 4. Schritt Importdatei erstellen Datei in VDB importieren Vollmachten prüfen/ergänzen Vollmachten übermitteln 1. Importdatei erstellen mit allen Vollmachtgeber-Stammdaten die in der Vollmachtsdatenbank verwaltet werden sollen definierte Importschnittstelle Nutzung der Importschnittstelle mittels Microsoft Excel-Vorlage DATEV-Tool Vollmachtenexport Lösung anderer Softwarehersteller Vollmachtsdatenbank und Vorausgefüllte Steuererklärung 28

29 Verwalten von Vollmachten in der Vollmachtsdatenbank 1. Schritt 2. Schritt 3. Schritt 4. Schritt Importdatei erstellen Datei in VDB importieren Vollmachten prüfen/ergänzen Vollmachten übermitteln 2. Datei in VDB importieren Voraussetzung: Importdatei gemäß Schnittstellenbeschreibung muss vorliegen Import erfolgt in der Anwendung Vollmachtsdatenbank Vollmachtsdatenbank und Vorausgefüllte Steuererklärung 29

30 Verwalten von Vollmachten in der Vollmachtsdatenbank 1. Schritt 2. Schritt 3. Schritt 4. Schritt Importdatei erstellen Datei in VDB importieren Vollmachten prüfen/ergänzen Vollmachten übermitteln 3. Vollmachten prüfen/ergänzen Voraussetzung: Vollmachtgeber-Stammdaten wurden in VDB importiert Daten der Vollmachtgeber prüfen Vollmacht gemäß vorliegender, unterschriebener Papiervollmacht ergänzen (insbesondere Datum der Unterschrift) Vollmachtsdatenbank und Vorausgefüllte Steuererklärung 30

31 Verwalten von Vollmachten in der Vollmachtsdatenbank 1. Schritt 2. Schritt 3. Schritt 4. Schritt Importdatei erstellen Datei in VDB importieren Vollmachten prüfen/ergänzen Vollmachten übermitteln 4. Vollmachten übermitteln Vollmacht/en (Abrufberechtigung) an Finanzverwaltung übermitteln nach Ablauf der Widerspruchsfrist (14 Tage) kann auf die elektronischen Daten der Mandanten zugegriffen werden (gesamt ca. 35 Tage) Vollmacht muss weiterhin unterschrieben in Papierform vorliegen Vollmachtsdatenbank und Vorausgefüllte Steuererklärung 31

32 Anwendung Vollmachtsdatenbank

33 Aufruf der Vollmachtsdatenbank Link zur Anwendung VDB Vollmachtsdatenbank und Vorausgefüllte Steuererklärung 33

34 Aufruf der Vollmachtsdatenbank Link zur Anwendung VDB Vollmachtsdatenbank und Vorausgefüllte Steuererklärung 34

35 Datei in die Vollmachtsdatenbank importieren 1. Klick auf Importieren 2. Es öffnet sich der Dialog Vollmachten importieren 3. Klick auf Durchsuchen, Datei auswählen, die in VDB importiert werden soll Vollmachtsdatenbank und Vorausgefüllte Steuererklärung 35

36 Benutzeroberfläche der Vollmachtsdatenbank Vollmachtsdatenbank und Vorausgefüllte Steuererklärung 36

37 Vollmachten prüfen und ergänzen Vollmacht gemäß vorliegender, unterschriebener Papiervollmacht ergänzen Vollmachtsdatenbank und Vorausgefüllte Steuererklärung 37

38 Vollmachten prüfen und ergänzen gegebenenfalls Untervollmacht erteilen Vollmachtsdatenbank und Vorausgefüllte Steuererklärung 38

39 Vollmachten prüfen und ergänzen Ort und Datum der Unterschrift angeben Vollmachtsdatenbank und Vorausgefüllte Steuererklärung 39

40 Vollmachten übermitteln Berechtigung zum Datenabruf an Finanzverwaltung übermitteln Zugriff auf elektronische Daten erfolgt nach Ablauf der Widerspruchsfrist Vollmachtsdatenbank und Vorausgefüllte Steuererklärung 40

41 Berechtigungen vergeben 1. Klick auf Berechtigungen vergeben 2. Es öffnet sich der Dialog Berechtigungen vergeben Berechtigungen für Mitarbeiter vergeben Zugang zur VDB Untervollmacht (Berechtigte Mitarbeiter erhalten die Untervollmacht für alle Mandaten, die auf der Vollmacht die Untervollmacht auch erteilt haben.) Vollmachtsdatenbank und Vorausgefüllte Steuererklärung 41

42 Vollmachtsdatenbank Was ist noch wichtig?

43 Vollmachtsdatenbank Lösung 2014/ : Übergangslösung mit Widerspruchsschreiben durch die Finanzverwaltung an den Mandanten 37 Tagesfrist beachten/bedenken Übermittlung der Abrufsberechtigung für die VaSt Steuerkonto ist nicht beinhaltet 2015: automatisierte Lösung GINSTER authentifiziertes Verfahren automatische Datenfreigabe/Datenabruf Wegfall der Widerspruchsschreiben und damit der 35 Tagesfrist Übermittlung der Vollmacht Vollmachtsdatenbank und Vorausgefüllte Steuererklärung 43

44 Vollmachtsdatenbank Authentifizierungsmedien Zugang zum Programm über Kammermitgliedsausweis oder DATEV SmartCard für Berufsträger Vergabe von Untervollmachten für die Kanzleimitarbeiter mit DATEV SmartCards DATEV-Mitglieder: Anzeige aller zum Geschäftspartner zugehörigen DATEV SmartCards (analog Steuerkonto online) - Kanzleimitarbeiter eines angestellten Steuerberaters kann ebenfalls freigeschaltet werden (unabhängig, ob der angestellte Steuerberater bei einem DATEV-Mitglied oder nicht DATEV-Mitglied angestellt ist) nicht DATEV-Mitglieder - Erwerb von DATEV midentity compact für Mitarbeiter über DATEV-Shop (Link aus der VDB) - Anzeige aller erworbenen SmartCards des Geschäftspartners Vollmachtsdatenbank und Vorausgefüllte Steuererklärung 44

45 Offene Importschnittstelle für Stammdatenimport Importmöglichkeit für nicht DATEV-Mitglieder offene Schnittstelle für den Datenimport (CSV-Format) Schnittstellenbeschreibung steht im Internet bei der BStBK zum Download bereit Beschreibung zum Einbinden von DATEV SmartCards (für Datenabruf mit ESt-Programm) steht ebenfalls zur Verfügung Tool Vollmachtenexport für DATEV-Mitglieder Stufe 1: Export von Adressaten aus den Zentralen Stammdaten für Einkommensteuermandanten zum Thema Vorausgefüllte Steuererklärung Freigabe mit der DATEV Programm-DVD 8.0 im Januar Vollmachtsdatenbank und Vorausgefüllte Steuererklärung 45

46 Vorausgefüllte Steuererklärung

47 Prozess Vorausgefüllte Steuererklärung mit Vollmachtsdatenbank Institutionen Mandant Vollmachten erteilen Steuerberater StB/StBv Vollmachten pflegen elektronische Steuerdaten ELSTER- Clearingstelle Finanzverwaltung zentrale Vollmachtsdatenbank Finanzämter Vollmachtsdatenbank und Vorausgefüllte Steuererklärung 47

48 Ablauf des Abrufs Vorausgefüllte Steuererklärung Der Abruf der Vorausgefüllten Steuererklärung erfolgt über das eingesetzte Einkommensteuerprogramm. Die beim Abruf verwendete DATEV SmartCard-ID wird mit dem Abrufwunsch zusammen an die Finanzverwaltung übermittelt. Die Finanzverwaltung prüft, ob für die übermittelte DATEV SmartCard-ID das entsprechende Abruf-Recht über die Vollmachtsdatenbank vorliegt, sowie die Gültigkeit des Zertifikats (über die Verzeichnisdienstanfrage). Stimmen diese beiden Daten überein, übermittelt die Finanzverwaltung die VaSt-Daten. Stimmen die beiden Daten nicht überein, so kommt als Meldung zurück, dass keine Abrufberechtigung vorliegt Vollmachtsdatenbank und Vorausgefüllte Steuererklärung 48

49 Szenario Einzelabruf bei DATEV Vorgehen Bearbeiter öffnet das Programm ESt, übernimmt evtl. die Daten aus Vorjahr startet den Abruf der E-Daten bei der Finanzverwaltung über Daten holen Dialog zur Authentifizierung mit DATEV SmartCard öffnet sich Gegenüberstellung der abgerufenen E-Steuerdaten und der vorhandenen Daten wird angezeigt E-Steuerdaten können in die Formularfelder übernommen werden Ziel E-Steuerdaten für einen Mandanten im Programm ESt direkt abrufen Einschränkungen Bearbeiter benötigt eine persönliche DATEV SmartCard Vollmachtsdatenbank und Vorausgefüllte Steuererklärung 49