1.1 Grundsätzlicher Aufbau der neuen Aktenverwaltung

Transkript

1 1 Die neue Aktenverwaltung in ESt-Plus Mit der aktuellen Version von ESt-Plus wird eine komplett neu aufgebaute Aktenverwaltung ausgeliefert. Mit Hilfe dieser Version ist es einfacher und übersichtlicher, den aktuellen Status und Verlauf einer Akte zu ermitteln und zu pflegen. Selbstverständlich werden alle Daten der alten Aktenverwaltung automatisch in die neue Version übertragen. Ein manuelles Übernehmen ist nur in Ausnahmefällen notwendig. Bis zum VZ 2010 werden auch die ausgefüllten Formulare eingelesen und das automatisierte Setzen des jeweiligen Steuerart-Status automatisch angeboten. Mit der neuen Aktenverwaltung werden die einzelnen Vorgänge innerhalb einer Steuerart in einem Mandanten übersichtlicher und klarer wiedergegeben. Somit ist es einfacher stets einen genauen Überblick über den aktuellen Stand einer Akte zu erhalten. In der folgenden Abbildung sehen Sie den grundsätzlichen Aufbau der neuen Aktenverwaltung. 1.1 Grundsätzlicher Aufbau der neuen Aktenverwaltung Abb. 1 Grundsätzlicher Aufbau der Aktenverwaltung Das Fenster teilt sich in drei Bereiche: Eins: zeigt die Steuerart mit den einzelnen Vorgängen pro VZ an. Hier werden die Falldaten und einzelnen Vorgänge angezeigt. Zwei: hier werden zum ausgewählten Vorgang die genaueren Informationen angezeigt. Im angezeigten Beispiel, wann die Steuererklärung übertragen wurde und mit welchen Kenndaten. Drei: je nach Vorgang wird hier noch eine detailliertere Anzeige der Berechnungs- / Bescheiddaten ausgegeben. Hier können ebenfalls Vergleiche zwischen Berechnungen und Bescheid dargestellt werden. Ob der dritte Bereich angezeigt wird, hängt von der Auswahl des Vorgangs bei eins ab.

2 Mit Hilfe der Buttons im oberen Bereich des Fensters können Falldaten und Vorgänge angelegt oder direkt weitere Funktionen des Programms aufgerufen werden Abb. 2 Buttonleiste am oberen Fensterrand Button 1: Dieser Button erlaubt Ihnen eine Detailliste auf der linken Seite ein- oder auszublenden. Hier sehen Sie dann in Textform die einzelnen VZs und dazu vorhandene Falldaten. Abb. 3 Beispiel mit eingeblendeter Detailliste Button 2: Mit diesem Button können Sie manuell einen neuen Fall innerhalb der Akte erzeugen. Nach einem Klick auf diesen Button öffnet sich das Fenster in Fehler! Verweisquelle konnte nicht gefunden werden. und wählen Sie zunächst unter Steuerzuordnung aus, ob es sich um eine Jahres- oder Anmeldesteuer handelt. Anschließend wählen Sie das Veranlagungsjahr und dann die Steuerart aus und klicken auf erstellen. Abb. 4 Neuen Vorgang erstellen

3 Im Beispiel wurde Jahressteuer bei der Steuerzuordnung, 2017 unter Veranlagungsjahr und Einnahmeüberschussrechnung als Datenart ausgewählt. Das Ergebnis sehen Sie in Abb. 5 Abb. 5 Beispiel: Neuer Vorgang: Jahressteuer Einnahmeüberschussrechnung Diese Funktion wird in der Regel kaum benötigt, da die Aktenverwaltung die Vorgänge weitestgehend automatisiert im Hintergrund anlegt, sobald Sie in der Akte Falldaten erzeugen. Sobald Sie den entsprechenden Formulardatensatz erstellen bzw. ausfüllen, wird in der Aktenverwaltung automatisch der passende Vorgang, mit den vorhandenen Daten, hinterlegt. In wenigen Spezial-Fällen (z.b. NRW-Vorauszahlungsbescheid per Post) kann es sein, dass die Funktion dennoch benötigt wird. Button 3: Mit diesem Button können Sie innerhalb eines Falls einen neuen Vorgang anlegen. Da Vorgänge weitestgehend automatisiert angelegt werden, ist auch hier nur im Ausnahmefall eine Benutzung notwendig (z.b., wenn Vorgänge per Post verwendet werden). Alle hier manuell angelegten Vorgänge werden daher automatisch als per Post verswendet deklariert.

4 Abb. 6 Anlegen eines manuellen Vorgangs Wählen Sie zunächst die Art des Vorgangs unter Vorgangsart und anschließend die weiteren Felder aus. Beachten Sie, dass alle weitere Felder automatisch an die vorher ausgewählte Art des Vorgangs anpassen. Abb. 7 Einspruch per Elster als Vorgang erstellen

5 In Abb. 7 sehen Sie die einzige Ausnahme, wie ein Vorgang als per Elster neu angelegt werden kann. Sie können direkt aus dem Programm heraus einen Einspruch an das Finanzamt per Elster versenden. Hierzu gibt es eine weitere Erklärung im späteren Verlauf dieses Dokuments. Button 4: Öffnet die Textverarbeitung. Hier können Sie dann mit Hilfe der Vorlangen Schreiben an den Mandanten erstellen. Button 5: Öffnet die Stammdaten des Mandanten Button 6: Öffnet die Steuerakte im ausgewähltem Fall. Das Programm benutzt dabei den ausgewählten VZ und die Steuerart als Startpunkt und öffnet die Akte automatisch in diesem Zeitraum und Steuerart. Button 7: Aktualisiert die Ansicht. Dieser Button wird nur benötigt, wenn Sie die Aktenverwaltung während der Bearbeitung eines Falls stets geöffnet lassen. Bei geöffneter Aktenverwaltung erfolgt keine dauernde Aktualisierung der Ansicht. Mit Klick auf diesen Button, werden die aktuellen Daten eingelesen und angezeigt. Wenn Sie die Aktenverwaltung nicht dauerhaft geöffnet haben und nur bei Bedarf öffnen, benötigen Sie diesen Button in der Regel nicht. Button 8: Speichern. Speichert alle durchgeführten Änderungen in der Aktenverwaltung. Beim Schließen der Aktenverwaltung findet zur Sicherheit nochmals eine Analyse auf Änderungen statt und zeigt diese auch an. Bei nicht gespeicherten Änderungen erhalten Sie eine Nachfrage, ob diese noch gespeichert werden sollen. Wenn Sie während der Bearbeitung des Falls im VZ bei Versenden der Akte Elster nutzen, werden die Einträge in der Aktenverwaltung weitestgehend automatisiert eingetragen und gepflegt. Dies bedeutet eine Abgabe der Steuererklärung per Elster wird ebenso automatisch erfasst, wie der abgerufene Bescheid, sowie der per Elster gestellte Einspruch. Alle Vorgänge, die Sie manuell bzw. per Post versenden, sollten Sie ebenfalls manuell in der Aktenverwaltung nachtragen, um einen konsistenten Datenbestand zu gewährleisten. Auch ausgefüllte Hauptformulare (z.b.: Mantelbogen, USt-VA, GewSt-Erkl, usw.) werden automatisch beim Speichern der Akte in die Aktenverwaltung eingepflegt. 1.2 Funktionsweise der neuen Aktenverwaltung Im folgenden Abschnitt wird der Verlauf und das automatische Erzeugen der einzelnen Vorgangs- und Falldaten an einem Beispiel gezeigt. Zunächst ist in der Aktenverwaltung das VZ 2016 nicht vorhanden:

6 Abb. 8 Aktenverwaltung vor Anlegen des VZ 2016 Wird nun in der normalen Fallbearbeitung das VZ 2016 erzeugt, wird automatisch in der Aktenverwaltung der entsprechende Fall angelegt. Abb. 9 Automatische Neuanlage des VZ 2016 in der Aktenverwaltung (vor dem Speichern) Nachdem in der Akte das VZ 2016 mit Datengefüllt wurde, erscheint in der Aktenverwaltung der neue Fall 2016 als Jahressteuer mit dem Vorgang Formulardaten. Solange dieser noch nicht gespeichert wurde, wird der Text und die obere Zeile in der rechten Spalte in grün dargestellt. Sobald der Datensatz gespeichert wurde, verschwindet die grüne Markierung.

7 Abb. 10 Automatische Neuanlage VZ 2016 in der Aktenverwaltung (nach dem Speichern) Versand per ELSTER Wenn Sie die Akte weiterbearbeiten und anschließen per ELSTER an das Finanzamt senden, werden ebenfalls wieder automatisch diese Vorgänge in der Aktenverwaltung eingetragen. Somit muss diese nicht selbst gepflegt werden. Ein selbständiges eintragen von Vorgängen ist, wie bereits beschrieben, nur notwendig, wenn Vorgänge per Post versendet bzw. empfangen werden. Abb. 11 Automatische Neuanlage des Vorgangs Versenden per Elster Elektronisch abgerufene Bescheide Wird der Bescheid elektronisch abgerufen, werden die Bescheiddaten automatisch in der neuen Aktenverwaltung erfasst und verarbeitet.

8 Abb. 12 Automatisch eingelesener digitaler Bescheid Wird jetzt zwischen Bescheid und Berechnung eine Abweichung festgestellt, wird der Wert der Berechnung in der entsprechenden Zeile in Rot dargestellt. Fahren Sie jetzt mit der Maus über die Rote Zahl, erscheint ein Tooltip, der Ihnen die genaue Abweichung anzeigt. So haben Sie Abweichungen immer schnell im Blick. Einen kompletten Vergleich zwischen Berechnung und Bescheid können Sie sich ebenfalls aufrufen, indem Sie auf den linken Button in der mittleren Fensterspalte klicken. Nun erscheint ein Fenster, dass eine genaue Gegenüberstellung ermöglicht. Abb. 13 Vergleich Berechnung und digitalem Bescheid

9 1.2.3 Manuell eingetragener Bescheid Wenn Sie den Bescheid per Post bekommen und nicht digital einlesen möchten, können Sie diesen Vorgang auch manuell anlegen. Hierzu klicken Sie auf das dritte Icon in der Iconleiste und erstellen den entsprechenden Vorgang. Abb. 14 Erstellen des Bescheideingangs per Post Nachdem der Vorgang erzeugt wurde, können Sie jetzt in die Bescheidfelder die entsprechenden Werte eintragen. Siehe Abb. 15

10 Abb. 15 Eingabemaske für den Bescheid per Post Sofern Ihre Berechnung und der Bescheid übereinstimmen, können Sie mit einem Klick auf das Icon die Werte automatisch in die Bescheidfelder übertragen lassen. Nach diesem Klick stehen wir Werte unter Bescheid und der Balken in der Mitte färbt sich orange. Siehe Abb. 16

11 Abb. 16 Automatisch übertragene Berechnungswerte in die Bescheidfelder Solange ein manuell erstellter Vorgang nicht gespeichert wurde, haben Sie zwei Möglichkeiten, diese noch zu verändern: Abb. 17 Mögliche Aktionen vor dem Speichern Der mittlere Button macht die letzte Aktion rückgängig. Der rechte Button löscht den erstellen Vorrang. Nachdem der Vorgang gespeichert wurde, entfällt die Rückgängigmachen Funktion und Sie können den Vorgang nur komplett entfernen. Abb. 18 Mögliche Aktionen nach dem Speichern Der Rechte Button ermöglicht Ihnen die Berechnungsdaten erneut einzulesen. Dies ist nur im Ausnahmefall notwendig. 1.3 Erstellen eines elektronischen Einspruchs aus der Aktenverwaltung Soll für einen Mandanten für ein VZ ein Einspruch per ELSTER erstellt werden, können Sie dies ganz einfach in der Aktenverwaltung vornehmen. Klicken Sie hierzu auf neuen Vorgang erzeugen und wählen die Art des Einspruchs aus.

12 Abb. 19 Erstellen eines Einspruchs direkt aus der Aktenverwaltung heraus Mit Erstellen per ELSTER öffnet sich der entsprechende Dialog um den Einspruch zu starten. Abb. 20 Einspruch per ELSTER erstellen (Teil 1) Wählen Sie nun die entsprechenden Werte in diesem Fenster aus und klicken auf Weiter.

13 Abb. 21 Einspruch per ELSTER erstellen (Teil 2) Wählen Sie nun die richtigen Werte in diesem Fenster aus und klicken auf Weiter. Abb. 22 Einspruch per ELSTER erstellen (Teil 3) Sie kommen nun zur Begründung des Einspruchs. Hier können Sie zunächst auswählen, ob Sie einen Vollumfänglich oder Teilweise Einspruch einlegen wollen und ob die Vollziehung ausgesetzt werden soll. Mit dem Button können Sie nun den schriftlichen Teil des Einspruchs hinterlegen.

14 Abb. 23 Beschreibung der Gründe für den Einspruch Abb. 24 Begründung mit zwei Textblöcken Sie können einzelne Passagen / Blöcke des Einspruchs unterteilen, indem Sie pro Block auf das Icon mit dem grünen + klicken. Sie sehen jeweils die einzelnen Blöcke in der linken Spalte mit dem eingetragenen Text und auf der rechten Seite die entsprechend eingetragen Schlagworte. Siehe Abb. 24. Wenn Sie nun die Reihenfolge der Textblöcke ändern möchten, können Sie die einzelnen Textblöcke beliebig verschieben, indem Sie auf das zu verschiebende Schlagwort in der rechten Spalte klicken, die Maustaste gedrückt halten und den Block an die gewünschte Stelle schieben. Anschließend lassen Sie die Maustaste los. Jetzt sind die Textblöcke im linken Bereich in der neuen Reihenfolge dargestellt. Möchten Sie nachträglich noch einmal einen Textbaustein ändern, so wählen Sie zunächst den Baustein aus und klicken dann auf das Icon. Soll ein Textbaustein komplett entfernt werden, nutzen Sie bitte das.

15 Soll der Einspruch versendet werden, klicken Sie auf Weiter und wählen Sie das Zertifikat aus, mit dem der Einspruch versendet werden soll. Abb. 25 Auswahl des Zertifikats für das Versenden des Einspruchs Mit Weiter gelangen Sie zu einer Übersicht und Sie können vor hier aus dann die notwendige Prüfung starten. Wird die Prüfung erfolgreich abgeschlossen, tragen Sie ihre PIN ein und der Einspruch wird an das Finanzamt gewendet.

16 Abb. 26 Übersicht zum erstellten Einspruch