von Elisabeth Erasimus Einleitung

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1 BIX 2008: Ergebnisse der elf österreichischen Universitätsbibliotheken von Elisabeth Erasimus Einleitung Bereits zum neunten Mal ging der 1999 von der Bertelsmann-Stiftung und dem Deutschen Bibliotheksverband (dbv) initiierte Bibliotheksindex BIX 1 heuer über die Bühne. Der BIX ist ein Leistungsmessungsinstrument für Bibliotheken und wird vom Kompetenznetzwerk für Bibliotheken (KNB) des Deutschen Bibliotheksverbandes in Kooperation mit dem Hochschulbibliothekszentrum (hbz) des Landes Nordrhein-Westfalen erstellt. BIX ermöglicht den Vergleich von Bibliotheksleistungen auf nationaler und internationaler Ebene und eine Evaluierung der Performance jeder einzelnen Bibliothek im zeitlichen Verlauf. Die Schwierigkeit, Bibliotheksleistungen zu messen, wurde bereits mehrfach diskutiert und auch der BIX als Mittel zur Leistungsmessung kritisch betrachtet. 2 Die verschiedenen Kritikpunkte und Verbesserungsvorschläge führten immer wieder zu Nachjustierungen und Anpassungen, sodass sich der BIX laufend weiterentwickeln und als bewährtes und praxistaugliches Mittel zur Leistungsmessung von Bibliotheken etablieren konnte. Dies zeigt sich auch am steigenden Interesse von Hochschulbibliotheken in Österreich, am Bibliotheksindex BIX teilzunehmen: bereits 11 österreichische Universitätsbibliotheken haben sich 2008 diesem internationalen Leistungsvergleich gestellt. 3 Teilnehmer und Gruppen Am BIX 2008 beteiligten sich insgesamt 253 Bibliotheken, davon 170 öffentliche Bibliotheken (BIX-ÖB) und 83 wissenschaftliche Bibliotheken (BIX-WB). Von den 83 wissenschaftlichen Bibliotheken befinden sich 70 in Deutschland, 11 in Österreich sowie je eine in Slowenien und Italien. Innerhalb der wissenschaftlichen Bibliotheken wird beim BIX in drei Gruppen gewertet: Zweischichtige und einschichtige Bibliotheken sowie Fachhochschulbibliotheken. Maßgebliche Kriterien für die Einschichtigkeit sind die einheitliche Leitung mit Fachaufsicht und Weisungsbefugnis gegenüber dem gesamten Bibliothekspersonal, sowie die zentrale Mittelzuweisung. Von den 11 österreichischen Teilnehmern nahmen 8 Universi- 78 Mitteilungen der VÖB 61 (2008) Nr. 4

2 tätsbibliotheken in der Gruppe der einschichtigen Hochschulbibliotheken teil, in der Gruppe der zweischichtigen Hochschulbibliotheken gab es drei österreichische Teilnehmer. a) Gruppe der einschichtigen Bibliotheken Universitätsbibliothek der Kunstuniversität Graz Universitätsbibliothek der Medizinischen Universität Graz Universitätsbibliothek der Technischen Universität Graz Universitätsbibliothek der Universität Innsbruck Universitätsbibliothek der Medizinischen Universität Wien Universitätsbibliothek der Technischen Universität Wien Universitätsbibliothek der Universität Wien Universitätsbibliothek der Veterinärmedizinischen Universität Wien b) Gruppe der zweischichtigen Bibliotheken Universitätsbibliothek der Universität Graz Universitätsbibliothek der Montanuniversität Leoben Universitätsbibliothek der Wirtschaftsuniversität Wien Zieldimensionen und Indikatoren Die Leistung der Bibliothek wird als Grad definiert, bis zu dem sie ihre konkreten Ziele erreicht, besonders im Hinblick auf die Bedürfnisse der Benutzer. Unter Berücksichtigung der Vielschichtigkeit der Bibliotheksleistung bewertet BIX die Leistung einer Bibliothek in vier unterschiedlichen Zieldimensionen: Angebote: Welche Infrastruktur steht den Benutzern zur Verfügung? Nutzung: Wie werden die angebotenen Dienstleistungen angenommen? Effizienz: Wie effizient werden die finanziellen Mittel verwendet? Entwicklung: Besteht ausreichend Potential zur raschen Anpassung an aktuelle Entwicklungstrends? Für jede dieser Zieldimensionen wurde ein Indikatorenset von 3-6 verschiedenen Indikatoren entwickelt. Diese Indikatoren werden aus den von den Bibliotheken gelieferten Bibliotheksdaten (Kennzahlen und Kurzprofil) ermittelt. Die Summen der Indikatorenwerte einer Zieldimension zeigen die Leistung in diesem Bereich, also das mehr oder weniger gelungene Erreichen des konkreten Zieles. Je nach Gruppenzugehörigkeit ergibt sich Mitteilungen der VÖB 61 (2008) Nr. 4 79

3 dann die Rangfolge in der jeweiligen Zieldimension und schließlich die Gesamtwertung. Problematik der Vergleichbarkeit Der wohl größte Nutzen der BIX-Bibliotheken liegt in der Möglichkeit, die eigene Entwicklung über einen gewissen Zeitraum zu analysieren: Wo haben wir uns verbessert? In welchen Bereichen gibt es noch Raum für Weiterentwicklung? Der Vergleich der Indikatorenwerte einer Teilnehmerbibliothek mit den Zahlen des Vorjahres ist für BIX-Bibliotheken mittlerweile unverzichtbares Managementtool geworden und eignet sich mit Sicherheit besser zur Qualitätsverbesserung als das Schielen auf die BIX-Konkurrenten. Nichtsdestotrotz ist der BIX auch ein Benchmarking-Instrument und der Vergleich mit anderen Bibliotheken zur Standortbestimmung zulässig und notwendig. Zu beachten ist dabei aber, dass fair und sinnvoll verglichen wird, das heißt auch tatsächlich vergleichbare, also von Größe, Struktur und Zielvorgaben ähnliche Bibliotheken zum Vergleich herangezogen werden. Als sehr brauchbare Ausgangsmarke für den Vergleich von Hochschulbibliotheken hat sich die Anzahl der zu versorgenden Studierenden und Lehrenden, also die Größe der primären Nutzergruppe, erwiesen. Vergleiche zwischen österreichischen und deutschen Bibliotheken sind eher problematisch, bestehen doch gravierende Unterschiede in den bildungs- und forschungspolitischen Gegegenheiten dieser beiden Länder. Ränge und Punkte Obwohl der BIX als Ranking konzipiert ist, findet sich die eigentliche Leistungsaussage in den Punkten. Es sind die Indexwerte, die die tatsächliche Bibliotheksleistung anzeigen. Insbesondere bei der Analyse der Performance im zeitlichen Verlauf, müssen die Punkte und nicht die Ränge herangezogen werden. Die Ränge beziehen sich immer auf die Reihung in der Gruppe und sind somit unmittelbar von der Anzahl der Teilnehmer in der jeweiligen Gruppe abhängig. Auch wenn die Daten einer Bibliothek konstant geblieben sind, kann sich der Rangplatz dadurch verschieben, dass sich die Werte der anderen Bibliotheken, die Anzahl der Teilnehmer oder die Zusammensetzung der Indikatoren verändert haben. Die Rangdarstellung ist eine grobe, aber zum Teil notwendige Informationskomprimierung. Sie ist gut geeignet für die schnelle Orientierung, für PR und 80 Mitteilungen der VÖB 61 (2008) Nr. 4

4 Außendarstellung, sollte aber immer in Relation zur Gruppengröße gesetzt werden. Auch in der dargestellten Tabelle (vgl. Tab. 1), die die Ergebnisse der österreichischen Teilnehmer zusammenfasst, sind die Rangangaben unter diesen Vorzeichen zu sehen. Die unterschiedliche Auswirkung von Leistungspunkten auf Rangplätze ist z.t. gut erkennbar. 4 Die Österreich-Tabelle kann das Abschneiden der einzelnen österreichischen Bibliotheken nur im Überblick zeigen. Wenn es aber um eine differenzierte Einschätzung von Bibliotheksleistung, Ressourcenausstattung oder Nutzerakzeptanz geht, dann sollten die Indexwerte der einzelnen Indikatoren genauer unter die Lupe genommen werden. Das gilt sowohl für das Benchmarking, als auch für die interne Analyse und strategische Planung. Die genauen Ergebnisse aller Bibliotheken beim BIX 2008 sind online unter abrufbar und stehen auch als Sonderheft der Zeitschrift B.I.T. Online in Printform zur Verfügung. 5 Messung der virtuellen Nutzung Nach einem Probelauf im Vorjahr wurde heuer erstmals die Nutzung der virtuellen Angebote gemessen. Das Verfahren dafür entwickelten Sebastian Mundt und Markus Hennies von der Hochschule für Medien in Stuttgart. Innerhalb eines Stichprobenzeitraumes wurden die Zugriffszahlen auf Homepage und OPAC der einzelnen Bibliotheken durch das Setzen eines Zählscripts auf die definierten Seiten ermittelt. Diese Zahlen wurden geprüft, standardisiert und auf das gesamte Jahr hochgerechnet, wobei auch nach unterschiedlichen Softwaretypen differenziert werden musste. Der neue Indikator bewirkte bei vielen Bibliotheken deutliche Veränderungen der Leistungspunkte und Rangverschiebungen in der Kategorie Nutzung, was aber zum Teil auch auf ungünstige Zählersetzungen oder Seitenkonstruktionen zurückzuführen ist. An der Behebung dieser Anfangsschwierigkeiten wird in jeden Fall gearbeitet. Es wäre wünschenswert, dass nicht nur die Zugriffe auf OPAC und Homepage, sondern auch die Nutzung von Datenbanken, E-Journals und E-Books evaluiert werden. Vor allem in den SMT-Fächern sind WissenschaftlerInnen und StudentInnen zunehmend auf die elektronische Nutzung angewiesen. Den Nutzungszahlen der elektronischen Literatur als aussagekräftiges Kriterium der Bibliotheksnutzung ist daher vermehrt Beachtung zu schenken. Mitteilungen der VÖB 61 (2008) Nr. 4 81

5 Die Österreich-Ergebnisse bei BIX-WB 2008 Bibliotheksleistung gesamt Alle am BIX teilnehmenden Bibliotheken tun dies freiwillig. Sie zeichnen sich durch ein besonders hohes Maß an Qualitätsorientierung aus und versuchen stetig, ihre Performance zu verbessern. Daher befindet sich der Leistungsstandard innerhalb der BIX-Community auf einem relativ hohen Niveau. Betrachtet man nun die Gesamtergebnisse von BIX-WB 2008 mit allen 83 Teilnehmern, zeigt sich, dass immerhin zwei österreichische Bibliotheken im ersten Drittel ihrer Gruppe mithalten konnten, nämlich die Universitätsbibliothek der Medizinischen Universität Graz (11. Gesamtrang von 36) und die Universitätsbibliothek der Veterinärmedizinischen Universität Wien(12. Gesamtrang von 36). Unter Beachtung der oben erwähnten begrenzten Vergleichbarkeit von deutschen und österreichischen Bibliotheken, sollen im Folgenden ausschließlich die Ergebnisse der österreichischen Teilnehmer dargestellt und verglichen werden. Die beiden genannten österreichischen Universitätsbibliotheken erreichten insgesamt 864 Leistungspunkte (Universitätsbibliothek der Veterinärmedizinischen Universität Wien) und 851 Leistungspunkte (Universitätsbibliothek der Medizinischen Universität Graz) und liegen somit in der Österreichwertung klar voran. Obwohl sie sich in der Gesamtpunktezahl nur wenig unterscheiden, erarbeiteten sie sich den großen Abstand zu den anderen österreichischen Teilnehmern in ganz unterschiedlichen Zieldimensionen: die Universitätsbibliothek der Medizinischen Universität Graz punktete durch maximale Effizienz und gute Entwicklungsmöglichkeiten, die Universitätsbibliothek der Veterinärmedizinischen Universität durch eine sehr gute Leistung in den Zieldimensionen Angebote und Nutzung. Zieldimension Angebote Die Zieldimension Angebote evaluiert: Raumangebot im Benutzungsbereich Zahl der Bibliotheksmitarbeiter Ausgaben für Literatur und Information Anteil der Ausgaben für den elektronischen Bestand Öffnungszeiten. 82 Mitteilungen der VÖB 61 (2008) Nr. 4

6 Bei der Bewertung ihrer räumlichen, personellen und budgetären Ausstattung sind die österreichischen Bibliotheken - verglichen mit ihren deutschen Konkurrenten eher schlecht aufgestellt. Die meisten österreichischen Teilnehmer befinden sich im letzten Drittel dieser Zieldimension. Eine Ausnahme bildet die Universitätsbibliothek der Veterinärmedizinischen Universität Wien. Sie erreichte mit 267 Punkten in der Kategorie Angebote den 9. Rang (von 36) und kann räumlich und personell als die am besten ausgestattete österreichische BIX-Bibliothek bezeichnet werden: 5,5 Bibliotheksmitarbeiter (VZÄ) und 954m² Benutzungsfläche stehen für je 1000 Nutzer an ihrem Standort im Norden Wiens zur Verfügung. Auch die außerordentlich hohen Ausgaben für Literatur und Information ( EUR/1000 Nutzer) trugen wesentlich zum guten Abschneiden der Veterinärmedizinischen Universitätsbibliothek in dieser Zieldimension bei. Auch die Universitätsbibliothek der Medizinischen Universität Graz bewies mit 222 erreichten Punkten in dieser Zieldimension, dass sie ihren NutzerInnen durchaus etwas bieten kann: Die Grazer MedizinerInnen dürfen sich an äußerst großzügigen Öffnungszeiten (96 Wochenstunden) erfreuen, darüber hinaus sind auch die Ausgaben für Medien und Literatur beachtenswert ( EUR/1000 Nutzer ). In der Zieldimension Angebote konnte auch die Universitätsbibliothek Graz punkten: sie erreichte 211 Indexpunkte, insbesondere durch in ihrer Gruppe überdurchnittliche Werte bei der Ausstattung mit Bibliothekspersonal (5,1 VZÄ/1000 Nutzer) und beim Anteil der Ausgaben für elektronische Bestände (37,9 %). Eine Bibliothek, die in großem Ausmaß in ihre elektronischen Bestände investiert, ist zweifellos die Universitätsbibliothek der Technischen Universität Wien: 52,2 % der Gesamtausgaben werden dort für die Bereitstellung elektronischer Dokumente verwendet. Zieldimension Nutzung In der Zieldimension Nutzung wird geprüft, ob die Angebote der Bibliothek auch ausreichend genutzt werden. Das Ausmaß der Benutzerakzeptanz wird durch folgende Indikatoren gemessen: Physische Bibliotheksbesuche pro primären Nutzer Zugriffe auf Homepage und OPAC pro primären Nutzer Benutzerschulungsstunden pro 1000 primären Nutzer Sofortige Medienverfügbarkeit (Verhältnis von Entlehnungen und nehmenden Fernleihen). Mitteilungen der VÖB 61 (2008) Nr. 4 83

7 Auch in dieser Kategorie konnte sich die Universitätsbibliothek der Veterinärmedizinischen Universität Wien innerhalb der österreichischen Bibliotheken am besten positionieren. Sie erreichte 241 Leistungspunkten und somit den 9.Rang (von 36) in der Kategorie Nutzung. Dies vor allem durch die Leistung beim Indikator Benutzerschulung: 57,8 Stunden pro 1000 Nutzer wurden im Jahr 2007 an der Veterinärmedizinischen Bibliothek für die Schulung der Bibliotheksbesucher aufgewendet. Für den Großteil der Österreicher hat sich die Einführung des neuen Indikators Virtuelle Nutzung auf das Abschneiden in der Zieldimension Nutzung nachteilig ausgewirkt. Einen für österreichische Verhältnisse guten Indexwert erreichte eigentlich nur die Universitätsbibliothek Wien mit 120 Zugriffen auf OPAC und Homepage pro Nutzer und Jahr. Einige Bibliotheken verloren bei der Evaluierung der elektronischen Nutzung wertvolle Sessions durch eine ungünstige Zählersetzung. Die Universitätsbibliothek der Technischen Universität Graz und die Universitätsbibliothek Innsbruck nutzten die Möglichkeit, bei diesem Indikator zu passen. Die Universitätbibliotheken der Montanuniversität Leoben und der Wirtschaftsuniversität Wien konnten bei der physischen Nutzung ausgezeichnete Zahlen vorweisen: 44 mal (Leoben) bzw. 42 mal (WU Wien) wurden diese beiden Bibliotheken im Berichtsjahr 2007 pro primären Nutzer besucht. Zieldimension Effizienz Diese Kategorie bewertet die betriebwirtschaftliche Kompetenz durch drei Indikatoren: Ausgaben für Medien und Personal in Relation zur Zahl der Nutzer Verhältnis von Erwerbsausgaben und Personalausgaben die Mitarbeiterproduktivität (exemplarisch im Bereich der Medienbearbeitung). In dieser Zieldimension bietet sich nun aus österreichischer Sicht ein überaus erfreuliches Bild: Vier österreichische Bibliotheken schafften es ins erste Drittel, der Großteil befindet sich immerhin im guten Mittelfeld der jeweiligen Gruppe. Effizientes Arbeiten bei knappen Ressourcen scheint eine Stärke der österreichischen Bibliotheken zu sein. Sensationelle 318 Leistungspunkte brachten der UB der Medizinischen Universität Graz auch heuer wieder den Gruppensieg in dieser Kategorie. Sie punktete vor allem bei der Mitarbeiterproduktivität mit einem Maxi- 84 Mitteilungen der VÖB 61 (2008) Nr. 4

8 malwert von Medien pro Mitarbeiter (VZÄ). Auch die Universitätsbibliothek der Medizinischen Universität Wien präsentierte sich als äußert effizient arbeitende Bibliothek: sie erreichte 253 Punkte und konnte somit ihre Position als drittbeste Bibliothek in ihrer Gruppe von 36 Teilnehmern seit dem Vorjahr halten. In beiden Bibliotheken ist ein maximales Verhältnis zwischen Erwerbsausgaben und Personalausgaben erkennbar (188% bzw. 187%), das heißt, dass die angeschafften Medien mit relativ geringen Personalkosten bewältigt werden konnten. Auch die Universitätsbibliothek der Technischen Universität Wien und die Universitätsbibliothek der Montanuniversität Leoben bewiesen mit je 190 Leistungspunkten effiziente Bibliotheksarbeit: Beide Einrichtungen sind im ersten Drittel ihrer Gruppe platziert, Leoben durch eine außerordentlich hohe Mitarbeiterproduktivität (4.269 Medien/VZÄ), die Bibliothek der Technischen Universität Wien vor allem durch ein betriebswirtschaftlich positives Verhältnis von Medienausgaben und Personalausgaben. Zieldimension Entwicklung Das Entwicklungspotential einer Bibliothek erfasst der BIX durch die Indikatoren Mitarbeiterfortbildung Drittmittelanteil Anteil der Bibliotheksmittel an den Hochschulmitteln Anteil des Personals für elektronische Dienste. In der Kategorie Entwicklung konnte heuer vor allem die Universitätsbibliothek Wien mit einer deutlichen Leistungssteigerung gegenüber dem Vorjahr punkten, insbesondere durch den Indikator Mitarbeiterfortbildung: 8,3 Schulungstage pro Mitarbeiter wurden an der Universitätsbibliothek Wien 2007 geleistet, das ist der Maximalwert bei diesem Indikator. Sie erreichte 244 Entwicklungsleistungspunkte und somit den 7. Rang (von 36). Sehr gute Ergebnisse in dieser Kategorie zeigte auch die Universitätsbibliothek der Medizinischen Universität Graz, nämlich 218 Punkte (Rang 11 von 36). Hier war in erster Linie der überdurchschnittlich hohe Anteil des IT-Personals am Gesamtpersonal (8,8 %) ausschlaggebend. Mitteilungen der VÖB 61 (2008) Nr. 4 85

9 Universitätsbibliothek Je größer die Gruppe, umso aussagekräftiger kann der Vergleich sein. Deshalb ist es sehr begrüßenswert, dass sich die österreichische BIX-Community auch heuer wieder um einen Teilnehmer vergrößert hat. Wünschenswert wäre ein vermehrter Austausch der österreichischen BIX-Teilnehmer untereinander. Die Erfahrungen mit dem BIX-Procedere, Schwierigkeiten bei der Ermittlung der Kennzahlen, Möglichkeiten der Darstellung der Ergebnisse und vieles mehr könnten auch für andere BIX-Bibliotheken von Nutzen sein. Insbesondere Informationen über das Zustandekommen der oft sehr unterschiedlichen Indikatorenwerte zwischen den einzelnen Bibliotheken wären hilfreich und würden die Bibliotheksleistungen sicher positiv beeinflussen. Wenn alljährlich die BIX-Ergebnisse vorliegen, beginnt für die Bibliotheken der zweite Teil der BIX-Arbeit, nämlich die Analyse und Verwengesamt Angebote Nutzung Effizienz Entwicklung Punkte Rang Punkte Rang Punkte Rang Punkte Rang Punkte Rang einschichtige Universitätsbibliotheken (36 Teilnehmer) Med. Universität Graz Vet.-med. Univ. Wien Universität Wien Med. Universität Wien Universität Innsbruck Techn. Universität Wien Techn. Universität Graz Kunstuniversität Graz zweischichtige Universitätsbibliotheken (18 Teilnehmer) Universität Graz Montanuniversität Leoben Wirtschaftsuniv. Wien Tab.1: Ergebnisse der österreichischen Universitätsbibliotheken bei BIX 2008 Ausblick 86 Mitteilungen der VÖB 61 (2008) Nr. 4

10 dung der Ergebnisse zur Qualitätsverbesserung. Was bewirken die Daten für die Planungen im nächsten Jahr? Wo zeigen die Indikatoren eine Verbesserungsmöglichkeit auf? Wie lassen sich die Ergebnisse für Personalund Budgetverhandlungen verwenden? Können scheinbar unspektakuläre Ergebnisse zu einer interessanten Argumentation beitragen? Wie lassen sich die Ergebnisse in ein bestimmtes Vorhaben oder in die Öffentlichkeitsarbeit der Bibliothek einbinden? Zur Beantwortung all diesen Fragen würden sich viele österreichische Teilnehmer durchaus Hilfestellung wünschen. Am 1. April 2008 fand in Köln eine Fortbildungsveranstaltung zum Thema Umgang mit den BIX-Ergebnissen statt. 6 Prof. Sebastian Mundt (Hochschule der Medien Stuttgart) und Dr. Adalbert Kirchgäßner (UB der Uni Konstanz) gaben Anregungen, wie BIX-Ergebnisse interpretiert und für Argumentationslinien und Qualitätsanalysen verwendet werden können. Eine derartige Veranstaltung für die österreichischen BIX-Interessenten auch in Österreich anzubieten, ist auf Initiative der Universitätsbibliothek der Medizinischen Universität Wien für 2009 bereits in Vorbereitung. Mag. Elisabeth Erasimus Universitätsbibliothek der Medizinischen Universität Wien / elisabeth.erasimus@meduniwien.ac.at Vgl.: Leonhardt, Holm-Arno: BIX-WB quo vadis? Eine kritische Bestandsaufnahme. In: Bibliotheksdienst 39 (2005), H.8/9, S ; Elisabeth Erasimus & Bruno Bauer: BIX: Beteiligung von sechs österreichischen Universitätsbibliotheken am BIX In: Mitteilungen der Vereinigung Österreichischer Bibliothekarinnen & Bibliothekare 59 (2006), H. 3, S : 10 österreichische BIX-Teilnehmer. 4 Zum Beispiel: 4 österreichische Bibliotheken liegen in der Kategorie Nutzung sehr eng beisammen: die UB Wien (156 Punkte), die UB Leoben (154 Punkte), die UB Graz (153 Punkte) und die UB der Medizinischen Universität Wien (152 Punkte). Durch die unterschiedliche Gruppenzugehörigkeit erreichten trotz beinahe gleicher Punktezahl die beiden Wiener Bibliotheken Rang 32 und Rang 33, die Universitätsbibliotheken Leoben und Graz Rang 8 und 9. 5 B.I.T. online Sonderheft 2008: BIX. Der Bibliotheksindex oder cache=1&file=116&uid=235 Mitteilungen der VÖB 61 (2008) Nr. 4 87