Zertifizierungsmodalitäten

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1 Zertifizierungsmodalitäten Betrifft die beiden Schritte 9 und 10 des Ablaufs Schritt für Schritt beim Kirchlichen Umweltmanagement Grüner Güggel. Gemäss Vorschlag der Kommission Kirchliches Umweltmanagement KUM vom 11. November 2015 und Beschluss des oeku-vorstands vom 26. November 2015 ist der Ablauf für die Validierung und Zertifizierung von Kirchgemeinden und kirchlichen Institutionen nach dem Standard Grüner Güggel wie folgt: 1. Nach dem Entscheid des Leitungsgremiums der kirchlichen Einrichtung wird der Beschluss, das kirchliche Umweltmanagementsystem Grüner Güggel einzuführen, per Anmeldeformular der Zertifizierungsinstanz oeku Kirche und Umwelt mitgeteilt (entspricht Schritt 1 des Umweltmanagementsystems Grüner Güggel UMS GG). 2. Das Umweltmanagementsystem wird entsprechend den Standards des Netzwerks Kirchliches Umweltmanagement KirUm eingeführt (Schritte 1-8 des UMS GG). 3. Internes Audit durch das Umweltteam der Kirchgemeinde, idealerweise unter Einbezug von externen erfahrenen Personen (z.b. aus bereits zertifizierten Gemeinden). Bericht an die kirchliche Behörde (Kirchgemeinderat o.ä., Schritt 9 UMS GG). 4. Externes Audit (Schritt 10 UMS GG) durch einen vom KirUm-Netzwerk anerkannten kirchlichen Umweltgutachter gemäss den Validierungsstandards von KirUm (siehe nächste Seite). Prüfung der Dokumente und des Umweltberichts, Begehung der Gebäude. 5. Validierung: Ausstellen einer Gültigkeitserklärung Erklärung des kirchlichen Umweltgutachters zu den Begutachtungs- und Validierungstätigkeiten. Integration dieser Gültigkeitserklärung in den Entwurf des Umweltberichts (letzte Seite). 6. Antrag um Eintrag ins Register Kirchgemeinden mit zertifiziertem Umweltmanagement Grüner Güggel bei der Zertifizierungsstelle oeku Kirche und Umwelt. Beilagen: Parafierter Umweltbericht mit Gültigkeitserklärung des Umweltgutachters. 7. Prüfung auf Vollständigkeit der Unterlagen durch Zertifizierungsstelle. Eintrag der kirchlichen Einrichtung ins Register (Registrierung), Information an die Gemeinde, Erstellen von Zertifikat(en) und Plakette(n). 8. Die Zertifizierungsstelle Schweiz (oeku) meldet den Registereintrag an die KirUm- Geschäftsstelle. Das Gesamtverzeichnis der zertifizierten kirchlichen Einrichtungen und Kirchengemeinden ist unter -> Handlungsfelder -> Einrichtungen und Gemeinden einsehbar. 9. Offizielle Zertifizierung der Gemeinde: Übergabe des Zertifikates (auch bei Nachzertifizierung) und der Plakette (nur bei Erstzertifizierung) durch eine Vertretung der Zertifizierungsinstanz oeku. 10. Jahr für Jahr findet ein internes Audit durch das Umweltteam statt: Überprüfung des Umweltprogrammes, Ziele und Massnahmen, Information an die kirchliche Behörde. Bericht der kirchlichen Behörde (Managementreview). 11. Nach zwei Jahren schickt die Gemeinde ihr Umweltprogramm und den Managementreview an den kirchlichen Umweltgutachter. Sie wird dazu mit dem Formular Halbzeit: Zwei Jahre danach sind zwei Jahre davor von der Zertifizierungsstelle eingeladen. 12. Das Zertifikat Grüner Güggel bleibt vier Jahre gültig. Nach vier Jahren erfolgt die Rezertifizierung des UMS gemäss den hier beschriebenen Punkten 3 bis 9 sowie der Nachtrag im Register.

2 Zusatzinformationen Kontakt mit GutachterIn für die Validierung: Bei der oeku kann eine Liste mit Vorschlägen für den/die GutachterIn abgeholt werden. Die Kirchgemeinde kontaktiert eine Person dieser Liste so früh wie möglich (6 Monate im voraus) und macht mit ihr einen Audit-Termin aus. Die Gemeinde meldet den Audit- und den Zertifizierungstermin der Zertifizierungsstelle oeku. Vorgängig zum Audit wird der/die GutachterIn mit Dokumenten aus dem gemeindeeigenen Prozess und aus dem internen Audit beliefert. Allenfalls verlangt die Gutachterin anschliessend weitere Unterlagen zu ihrer Vorbereitung. Es empfiehlt sich eine telefonische Besprechung vor dem Audit. Lücken bei der Dokumentation bzw. organisatorische Fragen können so vor dem Besuch in der Gemeinde geklärt werden. Fragen, wer am Audit alles dabei sein soll. Fragen, wie viel das Audit kostet (Rahmen: 280 Euro plus Spesen, also rund 500 E. Genaue Absprachen sind mit den einzelnen Gutachtern zu treffen). Die von der Gutachterin aufgebotenen Angestellten und Ehrenamtlichen (Kirchenpflege, Umweltteam, Mitarbeiterinnen) sind am betreffenden Tag für die Zeit des Audits persönlich anwesend. Der Besuch dauert rund 3 Stunden. Es können aus logistischen Gründen (Anreise, Präsenzzeit) auch zwei Gemeinden an einem Tag auditiert werden. Es gibt bereits einige Beispiele von "Konvois", bei denen mehrere Gemeinden das Zertifikat gemeinsam erarbeitet haben. Anschliessend ans Audit schickt die Gemeinde ihren parafierten Umweltbericht und die Gültigkeitserklärung der/des Gutachters/in an die oeku; Vorbereitung Zertifikatsübergabe.

3 Checkliste Validierung Württemberg (2014) Vorgehensweise: 1. Die Validierung beinhaltet: Dokumentenprüfung Begehung der Gebäude und Gespräch mit MitarbeiterInnen Gespräch mit Umweltteam und Kirchengemeinderat (mindestens Vorsitzende/r + Umweltmanagementbeauftragte/r) Besprechung der Umwelterklärung Überprüfung der Kennzahlen Abschlussgespräch mit Beobachtungen, Empfehlungen und Abweichungen 2. Dauer: ca. 3 4 Stunden, bei größeren Gemeinden entsprechend mehr 3. Unterlagen mindestens 4 Wochen vorher an den Gutachter. Dazu gehört bei der Erstvalidierung das Grüne Buch, eventuell auch alle eigenen Unterlagen elektronisch: Protokolle Internes Audit Protokolle Managementreview (evtl. nachlieferbar bei Validierung) vom KGR-Protokollauszug Erfassungsprogramm (CD oder elektronisch) bzw. Zugang zum Grünen Datenkonto einrichten Kennzahlenliste Vorläufige Umwelterklärung (mind. 3-4 Wochen vorher) 4. Bei der Validierung dabei sind: Umweltteam mit Umweltmanagementbeauftragtem und Umweltbeauftragtem (2.) Vorsitzende/r Kirchengemeinderat Pfarrer/in 5. Planung Validierung: Kirchliche/r Umweltauditor/in (bei einer Erstvalidierung) Hausmeister/in, Mesner/in, Kindergartenmitarbeiter/in (Leitung oder Umweltbeauftragte) Geschäftsstelle Grüner Gockel Interessierte KGR-Mitglieder Interessierte Gemeindemitglieder Ca. ½ Jahr vorher: Absprache über Termin und Gutachter / Kirchlichen Umweltrevisor mit der Geschäftsstelle Grüner Gockel die Geschäftsstelle beauftragt und bezahlt den Gutachter/KUR bei Kirchengemeinden, kleinen kirchlichen Einrichtungen Ca. 4 Wochen vorher: Einladungen weitergeben + weitersagen Ablauf mit Gutachter planen Ca. 2 Wochen vorher: Kurzer Impuls am Anfang wer macht das?, Getränke, Verpflegung Einige Kopien der vorläufigen Umwelterklärung bzw. des Umweltberichts in Broschürenform Schlüssel für alle Räume vorhanden Unterlagen Zählerablesung, Rechnungen, Kaminkehrerprotokolle, sind erreichbar+einsehbar Erfassungsprogramm ist einsehbar Nachweise für die Zahlen liegen vor 6. Nach der Validierung: Verbesserungen zügig erledigen Veränderte Unterlagen an Gutachter Nach Erhalt der unterschriebenen Umwelterklärung Eintragung bzw. Verlängerung in landeskirchliche und bei EMAS-Validierung ins EMAS-Register beantragen lassen Zertifikatsübergabe planen (auch bei Revalidierungen!) Fest fürs Umweltteam

4 Aufgabe erledigt noch zu tun Bemerkungen 1. Dokumentenprüfung Grünes Buch Kapitel 2: Auszug aus dem KGR-Protokoll mit Beschluss zum Grünen Gockel Formular 1: Beteiligte Personen Formular 2: Zeitplan Organigramm der Kirchengemeinde Evtl. weiteres: Einladungen Infoveranstaltungen, Auftaktveranstaltung, Presseberichte, Kapitel 3: Beschlossene Fassung der Umweltleitlinien Protokollauszug KGR zu den Leitlinien (mit Datum) Kapitel 4: CD bzw. Online-Erfassungsprogramm Checklisten Nachweise für eingetragene Zahlen / Daten (Ableseprotokolle, Rechnungen, ) Rechtskataster - aktuell Rechtscheck - aktuell Kaminkehrerprotokolle / Emissionsmessungen-Protokolle Lokale Satzungen Wartungsverträge, Gefahrstoffkataster (wenn nötig) Nachweis der Prüfung der beweglichen elektr. Geräte, mindestens 2jährlich (und der unbeweglichen-4jährlich) Kopie Begehungsprotokoll der Fachkraft für Arbeitssicherheit, mindestens der Auszug der umweltrelevanten Punkte Portfolio (Bewertungsschema der einzelnen Umweltaspekte) Bewertung der Bestandsaufnahme - Kriterien Bericht über die Bestandsaufnahme und die Bewertung im KGR Extra anmerken: Umweltrecht halten wir ein. Was tun wir dafür?

5 Aufgabe erledigt Noch zu tun Bemerkung Kapitel 5 Umweltprogramm mit Stand Beschluss des KGR über das Programm - Protokollauszug Ideenspeicher Umweltprogramm Kapitel 6 Umweltorganigramm wer ist für was zuständig Protokoll(e) Internes Audit= Umweltbetriebsprüfung Managementreview: Protokollauszug KGR/Leitung Kapitel 9 Protokolle Umweltteamsitzungen der Gemeinde Protokolle (Umweltteam - ) Weiteres Kennzahlenliste neu vollständig? Alle Kernindikatoren drin? Z.B. Anteil erneuerbarer Energien beim Verbrauch Überprüfen: Kennzahlen plausibel? Entwurf der Umwelterklärung Zum Nachprüfen einsehbar: Sonstige relevante Unterlagen (z.b. Rechnungen der Energie- und Wasserversorger) Zum Nachprüfen einsehbar: Prüfprotokolle des Schornsteinfegers Zum Nachprüfen einsehbar: Protokolle der Wartung von technischen Anlagen 2. Überprüfung Gebäude/Technik/ Wesentliche notwendige Sofortmaßnahmen umgesetzt? (Umweltrecht) Betriebsanweisungen z.b. für Reinigung da? Sicherheitsdatenblätter da? Heizungskeller aufgeräumt? Nichts Brennbares! Öltanks und Auffangwannen in Ordnung? TÜV-Abnahme? Feuerlöscher vorhanden? Hinweisschilder dazu? Fluchtwege beschildert? Check elektrischer Geräte gemacht?

6 3. Vorbereitung Umweltteam Sind alle informiert, welche Aufgabe wer hat? Haben alle die Umwelterklärung gelesen? Ist die Bedeutung von Kennzahlen klar? Hat bei dem Gutachterbesuch jede/r eine Umwelterklärung vorliegen? 4. Schnelldurchgang Umwelterklärung / Umweltbericht Enthält die Umwelterklärung alle notwendigen Infos wie unter anderem (siehe auch EMAS-VO Anhang 4 S.36): Beschreibung Kirchengemeinde/ Einrichtung mit Lageplan (Rechte?!) mit Tätigkeiten, Dienstleistungen, Leitlinien Umweltmanagementsystem: welche Aufgaben wie verteilt Kennzahlen mit Bewertung (!) Beschreibung der direkten Umweltaspekte (Wasser, Strom, Wärme, Mobilität, Papier, ) Beschreibung der indirekten Umweltaspekte (Bildung, Gottesdienst, Religions- / Konfirmandenunterricht, Veranstaltungsplanung, Beschaffung, Öffentlichkeitsarbeit, ) Welche Umweltaspekte sind wichtig für die Gemeinde? Diese müssen auch im Umweltprogramm erscheinen! Ziele und Programm davon mindestens 3 Ziele quantifizierbar Termin der nächsten Begutachtung und Bemerkung, dass jährliche Aktualisierung erfolgt Gültigkeitserklärung Kontaktadressen