Elektronische Rechnung und Ablage für KMU

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1 Elektronische Rechnung und Ablage für KMU RA lic.iur Ursula Sury 15./16. Juni Zur Person Prof. Ursula Sury, RA Gründung, Aufbau und Führung der Anwaltskanzlei Die Advokatur Sury AG (seit 1993), unter anderem spezialisiert auf Datenschutz, Urheberrecht, IT- Recht, Legal Risk Management und Vertragsmanagement Auf- und Ausbau des Schwerpunktes Informatik- und Datenschutzrecht an der Hochschule Luzern (seit 1993) Aufbau und Leitung CC Management & Law an der Hochschule Luzern ( ) Fachexpertin SQS für Datenschutzaudits (seit 2007) Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragte des Kantons Wallis Vorstandsmitglied von swissvr seit 2012 Seit 2016 Vizepräsidentin von Clusis Seit 2016 Vizedirektorin und Leiterin Weiterbildung an der Hochschule Luzern Informatik Die Advokatur Sury AG 2 Luzern Kongress Treuhand

2 Hinweis Publikationen Publikation bei veb.ch Die E-Rechnung in der Schweiz Compliance-Standards & Handlungsempfehlungen Online abrufbar unter: iancestandard_e_rechnung_2016.pdf Weitere Aufsätze abrufbar auf E-Rechnung in der Schweiz: Geschäftsführung ist gefordert E-Rechnung in der Schweiz - Compliance und Führungsverantwortung Die Advokatur Sury AG 3 Inhaltsübersicht Teil I: E-Rechnungen Teil II: E-Archivierung Die Advokatur Sury AG 4 Luzern Kongress Treuhand

3 Elektronische Rechnungen und Ablage für KMU PDF-Rechnungen oder Elektronische Rechnungen für KMU Darf man als KMU den Kunden die Rechnung als PDF schicken? Darf man Lieferantenrechnungen als PDF erhalten? Was ist bei E-Rechnungen und Kunden im Ausland zu beachten? Kann man die Vorsteuer bei PDF-Rechnungen geltend machen? Die Advokatur Sury AG 5 Elektronische Rechnungen und Ablage für KMU Elektronische Archivierung von Geschäftsunterlagen (Kreditoren, Debitoren, Buchhaltungen, Verträge u.v.m.) Elektronische Aufbewahrung oder elektronische Archivierung? Was ist der Unterschied und was ist für KMU besser? Wie kann ein KMU die Unterlagen gesetzeskonform digital erstellen? Wann kann eine KMU die Unterlagen elektronisch einscannen? Warum braucht es eine Verfahrensdokumentation für KMU? Akzeptiert die Steuerverwaltung elektronisch archivierte Unterlagen? Wer trägt in KMU die Verantwortung von digitalen Prozessen? Die Advokatur Sury AG 6 Luzern Kongress Treuhand

4 Teil I: E-Rechnung Die Advokatur Sury AG 7 Inhaltsübersicht Teil I: E-Rechnungen 1. Einführung 2. Generierung E-Rechnung 3. Übermittlung E-Rechnung 4. Empfang E-Rechnung 5. Archivierung E-Rechnung 6. Gesetzliche Grundlagen 7. Zusammenfassung E-Rechnung 8. Heutige Praxis 9. Fragen und Antworten Die Advokatur Sury AG 8 Luzern Kongress Treuhand

5 1. Einführung Die Advokatur Sury AG 9 Warum E-Rechnung? Der Bund akzeptiert seit diesem Jahr ab CHF nur noch E-Rechnungen. Eine KMU erhält eine elektronische Rechnung, was ist zu tun? Ein potentieller Kunde möchte nur unter der Bedingung mit einem KMU zusammenarbeiten, dass dieser E-Rechnungen verwendet. Diverse Länder (z.b. Frankreich/Griechenland) schaffen zunehmend das Bargeld ab. Digitalisierung der Unterstützungsprozesse Die Advokatur Sury AG 10 Luzern Kongress Treuhand

6 Nutzen E-Rechnung Keine Druck- und Versandkosten Höhere Zustellrate, da keine Adresswechsel Platzeinsparung durch elektronische Archivierung Kosteneinsparung durch die Automatisierung der Kreditorenprozesse etc. Die Advokatur Sury AG 11 Wer muss daran glauben, dass die E-Rechnung stimmt? Revisionsstelle des Absenders Revisionsstelle des Empfängers Steuerverwaltung (insbesondere wegen Mehrwertsteuer) Die Advokatur Sury AG 12 Luzern Kongress Treuhand

7 St. Galler Managementmodell Kunden Geschäftspartner Aktionäre Provider Management Prozess Verwaltungsrat Geschäftsführung Strategie Koordination Kontrolle Geschäftsprozess Leistung Innovation Marketing Personal Prozessunterstützung E Rechnung Int. Service Infrastruktur Klienten Lieferanten Provider Mitarbeiter Die Advokatur Sury AG 13 E-Rechnung Übersicht KMU 1 KMU 2 Übermittlung Archivierung Generierung E Rechnung/ Versand Empfang Archivierung Die Advokatur Sury AG 14 Luzern Kongress Treuhand

8 2. Generierung und Übermittlung Die Advokatur Sury AG 15 Generierung und Übermittlung E-Rechnung KMU 1 ZertES MWStG ElDI-V KMU 2 Übermittlung Signatur Format Archivierung Generierung E Rechnung/ Versand Empfang Archivierung Die Advokatur Sury AG 16 Luzern Kongress Treuhand

9 Was ist eine elektronische Rechnung? Eine elektronische Rechnung ist ein elektronischer Beleg, der die gleichen Inhalte und Rechtsfolgen hat wie eine Rechnung auf Papier. Zur Gewährleistung der Sicherheit muss die E-Rechnung dem Empfänger digital signiert übermittelt werden. Die elektronische Signatur fügt der Service-Provider der E- Rechnung an. Sie garantiert die Echtheit, Herkunft und Unveränderbarkeit der übermittelten Daten. Keine elektronischen Rechnungen sind beispielsweise s oder Word-Dokumente. Elektronische Rechnungen werden in der Praxis häufig als PDF-Dateien online bereitgestellt oder per versendet. Die Advokatur Sury AG 17 Anforderungen an die Übermittlung Die Beweiskraft muss bei der Übermittlung mittels einer elektronischen Signatur sichergestellt werden(art. 3 ElDI-V). Hierzu kann auf die Ausführungen der Vorrednerin verwiesen werden. Die Folien 38 und 39 enthalten Ausführungen zur Praxis der ESTV bzgl. Beweismittelfreiheit und Beweiswürdigung. Die Advokatur Sury AG 18 Luzern Kongress Treuhand

10 Format E-Rechnung In welchem Format sind E-Rechnungen zu versenden? Das entsprechende Schweizer Gesetz ist technologieneutral formuliert. Der Gesetzgeber schreibt nur das Versenden von E-Rechnungen mit einer digitalen Signatur vor. Ein spezielles Format ist nicht definiert. In der Regel werden die Formate PDF/A (Signatur im Dokument integriert),tiff (Signatur in separatem File), XML (offenes Datenformat) oder GS1 (Standardformat der Retailindustrie) verwendet. Wichtig ist, dass die Unveränderbarkeit garantiert ist oder die nachträgliche Veränderung dokumentiert wird Integrität muss gegeben sein (Echtheit und Unverfälschbarkeit). Die Advokatur Sury AG 19 Format E-Rechnung Zur Veranschaulichung das Beispiel VW-Kaufvertrag (gespeichert im PDF-Format) Die Advokatur Sury AG 20 Luzern Kongress Treuhand

11 Funktion des Service Providers Der Provider erstellt für den Rechnungssteller anhand der übermittelten Rechnungsdaten eine digital signierte E- Rechnung und liefert sie dem Rechnungsempfänger aus. Er übernimmt die Rolle einer flexiblen Schnittstelle im elektronischen Geschäftsverkehr mit Kunden und Lieferanten. Er hat sich auf den elektronischen Datenaustausch spezialisiert und verfügt über gesetzlich anerkannte Signatur-Verfahren. Die Advokatur Sury AG 21 Funktion des Service Providers Einem Unternehmen stehen verschiedene Möglichkeiten offen, eine gesetzeskonforme E-Rechnung an den Kunden zu versenden Übermittlung der Rechnungsdaten an den Serviceprovider Manuelle Erfassung der Rechnungsdaten im Portal des Serviceproviders Manuell oder automatisch erstelltes, genormtes PDF an einen spezialisierten Serviceprovider senden. Die Advokatur Sury AG 22 Luzern Kongress Treuhand

12 Beispiele für Service Provider SIX Group PostFinance Swisscom/Connextrade Billexco Tipp Um die Interconnect-Kosten zu minimieren ist es ratsam, den Service Provider zu wählen, bei welchem bereits die wichtigsten Handelspartner angeschlossen sind. Die Advokatur Sury AG 23 Service Provider - Outsourcing KMU 1 Outsourcing KMU 2 Provider Archivierung Generierung E Rechnung/ Versand Empfang Archivierung Die Advokatur Sury AG 24 Luzern Kongress Treuhand

13 Service Provider - Outsourcing Anforderungen an den Outsourcingvertrag Sorgfältige Auswahl Sorgfältige Instruktion Sorgfältige Kontrolle Die Advokatur Sury AG 25 Service Provider - Outsourcing Sorgfältige Auswahl Referenzen einholen Zertifikate verlangen Einhaltung von Sicherheitsstandards und Maturität des Managementsystems Vor-Ort-Überprüfung Bonität- und Veritätsprüfung Kosten Etc. Die Advokatur Sury AG 26 Luzern Kongress Treuhand

14 Service Provider - Outsourcing Sorgfältige Instruktion Genaue, präzise Formulierung der Aufgaben Benennung der ausführenden Personen Ausformuliertes Security Konzept Governance Konzept Vorliegen/erstellen eines Bearbeitungsreglements Zugriffsregelungen Schulungen der Mitarbeitenden Evtl. direkte vertragliche Verpflichtungen der Mitarbeitenden/Datenschutz-Revers Modalitäten der Anpassung des Vertrages Etc. Die Advokatur Sury AG 27 Service Provider - Outsourcing Sorgfältige Kontrolle Genaue Regelung der Kontrolle Regelmässige Durchführung der Kontrollen Vorlegen von internen Audit-Berichten Jährliches Management Commitment Die Advokatur Sury AG 28 Luzern Kongress Treuhand

15 Funktion des Service Providers Zur elektronischen Rechnungserstellung eines KMUs braucht es einen Provider Die Advokatur Sury AG Empfang Die Advokatur Sury AG 30 Luzern Kongress Treuhand

16 Empfang E-Rechnung KMU 1 KMU 2 Übermittlung Archivierung Generierung E Rechnung/ Versand Empfang Archivierung Die Advokatur Sury AG 31 Empfang E-Rechnung Beim Empfang einer E-Rechnung muss geprüft werden Ist die Rechnung mit einer gültigen Signatur versehen? Sind alle MWST-relevanten Angaben vollständig aufgeführt? Kann der Empfang der Rechnung nachgewiesen werden? Kann das erhaltene Format MWST-konform aufbewahrt und archiviert werden? Die Advokatur Sury AG 32 Luzern Kongress Treuhand

17 4. Archivierung E-Rechnung (mehr dazu in Teil II) Die Advokatur Sury AG 33 Archivierung E-Rechnung OR ZertES MWSTG ElDI-V GeBüV OR ZertES MWSTG ElDI-V GeBüV KMU 1 KMU 2 Übermittlung Archivierung Generierung E Rechnung/ Versand Empfang Archivierung Die Advokatur Sury AG 34 Luzern Kongress Treuhand

18 Anforderungen an die Archivierung der E-Rechnung Die Anforderungen lassen sich wie folgt zusammenfassen Die Beweiskraft muss bei der Aufbewahrung mittels einer elektronischen Signatur sichergestellt werden (Art. 3 ElDI- V) Das eingesetzte System muss die Datensicherheit gewährleisten (Art. 10 ElDI-V) Die elektronischen Rechnungen sind in der ursprünglich versendeten Form aufzubewahren (Art. 4 ElDI-V) Es ist eine Verfahrensdokumentation zu erstellen (Art. 5 ElDI-V) Die ESTV muss sämtliche Geschäftsvorfälle prüfen können (Art. 8 ElDI-V) Die versendeten E-Rechnungen müssen unveränderbar archiviert werden (Art. 3 GeBüV) Die Advokatur Sury AG 35 Anforderungen an die Archivierung der E-Rechnung Elektronische Rechnungen müssen genauso wie herkömmliche Rechnungen archiviert werden. Die Aufbewahrungsfrist beträgt 10 Jahre. (Art. 958f Abs. 1 OR, Art 42 Abs. 6 i.v.m. Art. 70 Abs. 2 MWSTG und Art. 126 Abs. 3 DBG) Elektronische Rechnungen sind in elektronischer Form so aufzubewahren, dass sie während der Aufbewahrungszeit nicht geändert und jederzeit lesbar gemacht werden können. Die Advokatur Sury AG 36 Luzern Kongress Treuhand

19 Anforderungen an die Archivierung der E-Rechnung Die (für die Steuererhebung relevanten) elektronischen Daten sind von der versendenden und von der empfangenden Person in der ursprünglichen Form der Übermittlung und in ihrem ganzen Umfang auf maschinell verwertbaren Datenträgern aufzubewahren. (Art. 10 Abs. 1 ElDI-V) Eine Aufbewahrung elektronischer Rechnungen ausschliesslich in gedruckter Form oder auf Mikrofilm ist nicht zulässig. (Art. 10 Abs. 1 ElDI-V) Die digitale Signatur und die Unverfälschtheit der Daten der elektronischen Rechnungen muss über die gesamte Aufbewahrungszeit verifizierbar sein. Die Advokatur Sury AG Gesetzliche Grundlagen Die Advokatur Sury AG 38 Luzern Kongress Treuhand

20 Gesetzliche Grundlagen Mehrwertsteuergesetz Mehrwertsteuerverordnung Kaufmännische Buchführung (Art. 957 ff. OR) Geschäftsbücherverordnung (GeBüV) Verordnung des EFD über elektronische Daten und Informationen (ElDI-V) Technische und administrative Vorschriften der ESTV vom 01. November 2007 Die Advokatur Sury AG Zusammenfassung Die Advokatur Sury AG 40 Luzern Kongress Treuhand

21 Zusammenfassung E-Rechnung Die Advokatur Sury AG Heutige Praxis / Motion Landolt Die Advokatur Sury AG 42 Luzern Kongress Treuhand

22 Heutige Praxis Hinweis zur heutigen Praxis Bund akzeptiert seit diesem Jahr ab CHF nur noch E- Rechnungen. E-Rechnung noch nicht durchgesetzt. Nutzung von Providern (Outsourcing) E-Rechnungen werden heute oft ins E-Banking-Tool einer Bank übermittelt. Dort sind sie zwar archivfähig gespeichert aber meist nur für eine kurze Zeit! Die Advokatur Sury AG 43 Motion Landolt In einer Motion (eingereicht am ) beauftragt NR Landolt den Bundesrat Massnahmen zu ergreifen, welche die Anerkennung von elektronisch ausgetauschten Rechnungen bei der Mehrwertsteuer ermöglichen bzw. gegenüber heute deutlich vereinfachen. Elektronische Rechnungen ohne digitale Signatur und elektronische Rechnungen mit digitaler Signatur als ausgedruckter Beleg werden momentan von der ESTV grundsätzlich nicht als Beweismittel akzeptiert. Mit seiner Motion möchte dies NR Landolt ändern. Im europäischen Raum wurde die Signaturpflicht für Rechnungsstellung und als Voraussetzung für den Vorsteuerabzug - gestützt auf eine EU-Richtlinie - aufgehoben. (Das Recht der EU in Bezug auf die Anforderungen an die Rechnungsstellung und an das Vorsteuerabzugsrecht ist jedoch stark abweichend vom schweizerischen Recht geregelt.) Der Bundesrat beantragt die Ablehnung der Motion. Die Advokatur Sury AG 44 Luzern Kongress Treuhand

23 Praxis der ESTV Der elektronische Geschäftsverkehr Bei übermittelten und aufbewahrten Daten, die für den Vorsteuerabzug, die Steuererhebung oder den Steuerbezug relevant sind, muss unabhängig davon, ob sie auf Papier oder elektronisch vorliegen, der Nachweis des Ursprungs und der Unverändertheit erbracht werden. Bei elektronischen Daten ist dieser Nachweis insbesondere dann erbracht, wenn die elektronischen Daten digital signiert sind. Eine digitale Signatur bietet den besten Schutz vor nicht feststellbaren Veränderungen. Aufgrund des Grundsatzes der Beweismittelfreiheit kann der Nachweis des Ursprungs und der Unverändertheit aber auch dann als erbracht angenommen werden, wenn die Grundsätze ordnungsmässiger Buchführung nach Artikel 957a OR eingehalten sind. Die Papierrechnung und die elektronische Rechnung sind gleichgestellt, denn die Grundsätze ordnungsmässiger Buchführung gelten für alle Arten von Buchungsbelegen. mationen/elektronischer-geschaeftsverkehr.html Die Advokatur Sury AG Fragen und Antworten Die Advokatur Sury AG 46 Luzern Kongress Treuhand

24 Fragen und Antworten 1. Darf man als KMU den Kunden die Rechnung als PDF schicken? Je nachdem Eine PDF-Rechnung ist nicht dasselbe ist wie eine elektronische Rechnung. Eine PDF-Rechnung kann eine elektronische Rechnung sein, wenn sie elektronisch signiert wurde (PDF/A). Selbstverständlich darf ein KMU den Kunden die Rechnung als PDF schicken, sofern der Kunde dies zulässt. Die Beweisführung dieses Rechnungsbeleges wird an den Rechnungsempfänger verlagert. Er trägt das Risiko. Die Advokatur Sury AG 47 Fragen und Antworten 2. Kann man Debitoren / Kreditoren mit versenden? Ja, Stammdaten können als versandt werden. Es wird dadurch kein Beleg generiert. Falls Stammdaten vollautomatisch ausgetauscht werden ohne Prüfschritte und Freigabe (Risikokontrollen) dazwischen, wird es kritisch für die Ordnungsmässigkeit der Buchführung. Falls darunter Buchungsbelege verstanden werden, müssen diese Belege in der Schweiz signiert sein. Die Advokatur Sury AG 48 Luzern Kongress Treuhand

25 Fragen und Antworten 3. Darf man Lieferantenrechnungen als PDF erhalten? Ja grundsätzlich schon, doch wie importiert der Rechnungsempfänger die Daten in sein IT-System? Als Ausdruck auf Papier oder via eigene Scanning-Lösung? Eine im PDF-Format empfangene unsignierte Lieferantenrechnung (E- Mail) ist nicht EIDI-V-konform. Seit 2012 besteht Beweismittelfreiheit, d.h. die Papierrechnung wird der elektronischen Rechnung gleich gestellt. Somit sind für die Beweiskraft einer Rechnung auch andere Beweise oder Nachweise möglich. Es kommt auf die Beweislage an, d.h. der Rechnungsempfänger muss anderweitig beweisen können, dass die Leistungen des Lieferanten durch akzeptable Belege dokumentiert sind. Die Ordnungsmässigkeit der Buchführung muss sichergestellt sein und der Empfänger sollte nachweisen können, dass er die internen Geschäftskontrollen im Griff hat. Hier nimmt der Rechnungsempfänger ein höheres Risiko in Kauf sofern er für die Sicherstellung der Beweiskraft den dazu notwendigen Aufwand nicht betreibt. Die Advokatur Sury AG 49 Fragen und Antworten 4. Was ist bei E-Rechnungen und Kunden im Ausland zu beachten? Je nach Empfängerland sind dessen Steuergesetze sowie die EU-Richtlinien zu beachten. Normalerweise liefert der Rechnungsempfänger im Ausland die Anforderungen an die E-Rechnung. Der sicherste Weg für die Beweisbarkeit der erbrachten Leistung ist hier wiederum die Signatur der E-Rechnung. Bei der Zustellung von E-Rechnungen empfiehlt es sich, eng mit dem Service Provider zusammenzuarbeiten. Zur Aufbewahrung kann keine allgemeine Aussage gemacht werden. Grundsätzlich sind alle buchhaltungs- und geschäftsrelevanten Daten aufzubewahren. Welche Daten genau aufzubewahren sind, muss in einer Einzelfallbetrachtung bestimmt werden. In der Europäischen Union bestehen keine einschlägigen Aufbewahrungsvorschriften. Nur mit Richtlinien in spezifischen Bereichen wurde eine Vereinheitlichung erreicht. Aufgrund dessen sind die Mitgliedstaaten in der Ausgestaltung der Aufbewahrungsvorschriften weitgehend frei. Die Aufbewahrungsfristen sind je nach Land unterschiedlich. Die Advokatur Sury AG 50 Luzern Kongress Treuhand

26 Fragen und Antworten 5. Kann man die Vorsteuer bei PDF-Rechnungen geltend machen? Ja, der Vorsteuerabzug kann nicht vom Vorliegen des ursprünglichen Belegs abhängig gemacht werden. Unsigniert versandte elektronische Rechnungen erfüllen die gesetzlichen Anforderungen unter dem Blickwinkel der ElDI-V nicht. Im MWSTG gilt jedoch grundsätzlich die Beweismittelfreiheit. Sofern der Beweis mit einer unsignierten Rechnung oder weiteren Belegen erbracht werden kann, wird dieser von der Eidgenössischen Steuerverwaltung (ESTV) akzeptiert. Das bedeutet, die Unternehmen tragen aufgrund ihrer Beweislast (eindeutige Identifikation von Lieferant, Unternehmen und Leistungsart) das Risiko der Beweislosigkeit, wenn mit nicht ElDI-V konformen E-Rechnungen gearbeitet wird. In diesem Fall nimmt die ESTV eine Beweisprüfung und Beweismittelwürdigung vor. Dabei muss aus der Gesamtheit aller vorhandenen Beweismitteln eindeutig erkennbar sein, dass der Anspruch auf Vorsteuerabzug zu Recht besteht. Die Advokatur Sury AG 51 Teil II: E-Archivierung Die Advokatur Sury AG 52 Luzern Kongress Treuhand

27 Inhaltsübersicht Teil II E-Archivierung 1. Weshalb Archivierung? 2. Wer muss archivieren? 3. Was muss aufbewahrt werden? In welcher Form? 4. E- Archivierung 5. Dokumentation des Verfahrens 6. Zusammenfassung E-Archivierung 7. Verantwortung 8. Fragen und Antworten Die Advokatur Sury AG Weshalb Archivierung? Die Advokatur Sury AG 54 Luzern Kongress Treuhand

28 Weshalb Archivierung? Handelsrechtliche Pflichten Steuerrechtliche Pflichten Know-How Speicherung Geschäftsvorfälle belegen zu können (Haftung- oder Strafverfahren) Hoarding (Vielleicht brauche ich es nochmals) Die Advokatur Sury AG Wer muss archivieren? Die Advokatur Sury AG 56 Luzern Kongress Treuhand

29 Wer muss archivieren? Wer buchführungspflichtig ist, muss ein Hauptbuch führen. Einzelunternehmen und Personengesellschaften mit einem Umsatzerlös von mind. CHF im letzten Geschäftsjahr sowie juristische Personen unterliegen der Buchführungs- und Rechnungslegungspflicht (Art. 957 Abs. 1 OR). Personengesellschaften mit weniger als CHF Franken Umsatzerlös im letzten Geschäftsjahr; Vereine und Stiftungen, welche sich nicht ins Handelsregister eintragen müssen und Stiftungen, die nach Art. 83b Abs. 2 ZGB von der Pflicht zur Bezeichnung einer Revisionsstelle befreit sind, müssen lediglich über die Einnahmen und Ausgaben sowie über die Vermögenslage Buch führen (Art. 957 Abs. 2 OR). Archivieren müssen zudem Unternehmen, welche mehrwertsteuerpflichtig sind (vgl. Art. 10 ff. MWSTG) und Unternehmen, welche eine direkte Bundessteuer zu entrichten haben (vgl. Art. 49 ff. DBG). Die Advokatur Sury AG Was muss archiviert werden? In welcher Form? Die Advokatur Sury AG 58 Luzern Kongress Treuhand

30 Was muss archiviert werden? Die Geschäftsbücher und die Buchungsbelege sind sorgfältig, geordnet und vor schädlichen Einwirkungen geschützt aufzubewahren (Art. 5 GeBüV). Unter die Buchführungspflicht fällt die Erfassung von Geschäftsvorfällen und Sachverhalten, welche für die Darstellung der Vermögens-, Finanzierungs- und Ertragslage des Unternehmens (wirtschaftliche Lage) notwendig sind (Art. 957a OR). Z.B. Steuerrechtliche Schlechterstellung wenn Geschäftsvorfälle nicht belegt werden können. Der Geschäftsbericht und der Revisionsbericht sind schriftlich und unterzeichnet aufzubewahren. (Art. 958f Abs. 2 OR) Die Advokatur Sury AG 59 Was muss archiviert werden? Jedes Unternehmen muss alle Dokumente aufbewahren, welche es selbst erstellt oder von Dritten erhält und die sich in der Buchhaltung niederschlagen aus Beweisgründen zur Geltendmachung von eigenen Ansprüchen oder zur Abwehr von Ansprüchen Dritter benötigt werden aufgrund von speziellen gesetzlichen Vorschriften erstellt und archiviert werden müssen das Unternehmen als Gesellschaft betreffen Wenn s geschäftsrelevante Informationen enthalten, unterliegen sie ebenfalls der Aufbewahrungspflicht. Die Advokatur Sury AG 60 Luzern Kongress Treuhand

31 Was muss archiviert werden? In welcher Form? Jedes Unternehmen muss die Dokumente aufbewahren, welche in einem Streitfall zum Beweis eines eigenen Anspruchs oder zur Abwehr eines unberechtigten Anspruchs des Prozessgegners dienen können. Beispiele: Protokolle aus Projektsitzungen, Bestätigungen, Bestellungen, etc. Die Geschäftsbücher und die Buchungsbelege können auf Papier, elektronisch oder in vergleichbarer Weise aufbewahrt werden. (Art. 958f Abs. 3 OR) s und andere elektronische Dokumente können als Beweismittel vorgelegt werden. Wird die Beweiskraft des elektronischen Dokumentes angezweifelt, scheitert u.u. die Beweisführung. Die Advokatur Sury AG 61 Archivierungsdauer Der Steuerpflichtige muss seine Geschäftsbücher ordnungsgemäss führen und während mindestens 10 Jahren ordnungsgemäss aufbewahren (Art. 958f OR, vgl. Art 42 Abs. 6 i.v.m. Art. 70 Abs. 2 MWSTG und Art. 126 Abs. 3 DBG). Während der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist müssen die elektronischen Rechnungsbelege jederzeit lesbar gemacht werden können (inkl. Signatur- Prüfungsmöglichkeit), die dazu erforderlichen Mittel muss der Steuerpflichtige zur Verfügung stellen. Die Advokatur Sury AG 62 Luzern Kongress Treuhand

32 4. E-Archivierung Die Advokatur Sury AG 63 Gesetzliche Grundlagen Einhaltung Rechnungslegungsrecht GeBüV Anforderungen aus dem GeBüV Die Geschäftsbücher müssen so geführt und aufbewahrt und die Buchungsbelege müssen so erfasst und aufbewahrt werden, dass sie nicht geändert werden können, ohne dass sich dies feststellen lässt (Integrität, Art. 3 GeBüV). Zur Aufbewahrung zulässige Informationsträger sind unveränderbare Informationsträger sowie veränderbare Informationsträger. Die Advokatur Sury AG 64 Luzern Kongress Treuhand

33 Veränderbare und unveränderbare Informationsträger Unterscheidung (Art. 9 GeBüV) unveränderbare Informationsträger Bspw. Papier oder Speichermedien die keine Veränderung zulassen (CD, WORM, etc.) sowie veränderbare Informationsträger, wenn Gewährleistung der Integrität durch technische Verfahren (digitale Signatur) Unverfälschbarer Nachweis des Zeitpunkts der Informationsspeicherung (z.b. durch Zeitstempel) Einhaltung der Vorschriften über den Einsatz technischer Verfahren Festlegung und Dokumentation der Abläufe und Verfahren zu deren Einsatz sowie Aufbewahrung der Hilfsinformationen (Protokolle, Log files, etc.) Bspw. via Festplatten Die Advokatur Sury AG 65 Überprüfung und Datenmigration Art. 10 GeBüV Die Integrität und Lesbarkeit der Informationsträger sind regelmässig zu überprüfen. Datenüberträge auf neue Informationsträger sind während der Aufbewahrungszeit zulässig und meist auch notwendig, um die Lesebarkeit über die gesamte Aufbewahrungsdauer garantieren zu können. Die Advokatur Sury AG 66 Luzern Kongress Treuhand

34 Zutritt und Zugriff Nach Art. 8 GeBüV sind die Informationen systematisch zu inventarisieren und vor unbefugtem Zugriff zu schützen. Zugriffe und Zutritte sind aufzuzeichnen, die Nachvollziehbarkeit muss gewährleistet sein. Diese Aufzeichnungen (bspw. Zugriffsprotokolle) unterliegen derselben Aufbewahrungspflicht wie die Datenträger (vgl. Art. 3 GeBüV). Z.B. Logprotokoll, wer wann auf welches File zugegriffen hat. Die Advokatur Sury AG 67 Scanning von Papierdokumenten Scanning von Papierdokumenten Zulässig, aber dann gilt es die Anforderungen an veränderbare Informationsträger zu beachten Gemischte Archive sind ebenfalls zulässig Die Advokatur Sury AG 68 Luzern Kongress Treuhand

35 Scanning von Papierdokumenten Vgl. dazu BGer 9C_634/2014 vom Die Advokatur Sury AG 69 Unterscheidung Archiv und Dokumentenmanagementsystems Nachvollziehbarkeit der Veränderung Oder Speicherung als unveränderbares Dokument Aufbewahrung Archivierung Die Advokatur Sury AG 70 Luzern Kongress Treuhand

36 5. Dokumentation des Verfahrens Die Advokatur Sury AG 71 Dokumentation des Verfahrens Für jedes Datenverarbeitungssystem (z. B. Buchführungssystem) ist eine Verfahrensdokumentation zu erstellen (Art. 5 ElDI-V). Je nach Art und Umfang des Geschäfts sind die Organisation, die Zuständigkeiten, die Abläufe und Verfahren und die Infrastruktur (Maschinen und Programme), die bei der Führung und Aufbewahrung der Geschäftsbücher zur Anwendung gekommen sind, in Arbeitsanweisungen so zu dokumentieren, dass die Geschäftsbücher und die Buchungsbelege verstanden werden können (Art. 4 Abs. 1 GeBüV). Arbeitsanweisungen sind zu aktualisieren und nach den gleichen Grundsätzen und gleich lang aufzubewahren wie die Geschäftsbücher, die danach geführt wurden (Art. 4 Abs. 2 GeBüV). Die Advokatur Sury AG 72 Luzern Kongress Treuhand

37 Dokumentation des Verfahrens Warum muss der Ablauf des Verfahrens dokumentiert werden? Für die Beweiskraft! Jeder Schritt muss nachvollziehbar sein! Die Anforderungen der Beweiskraft an elektronisch übermittelte und aufbewahrte Daten und Informationen (wie bspw. E-Rechnungen etc.) sind höher, als an solche, die ohne Hilfsmittel lesbar sind. Voraussetzungen die nach Art. 122 Abs. 1 lit. a-c MWSTV erfüllt sein müssen, um Beweiskraft zu erlangen Nachweis des Ursprungs woher kommt das Dokument? Nachweis der Integrität wer hat auf das Dokument zugegriffen und was wurde verändert? Nichtabstreitbarkeit des Versands kann der Versand nachgewiesen werden? Die Advokatur Sury AG 73 Art. 122 MWSTV Art. 122 Grundsatz (Art. 70 Abs. 4 MWSTG) 1 Elektronisch oder in vergleichbarer Weise übermittelte und aufbewahrte Daten und Informationen, die für den Vorsteuerabzug, die Steuererhebung oder den Steuerbezug relevant sind, haben die gleiche Beweiskraft wie Daten und Informationen, die ohne Hilfsmittel lesbar sind, sofern folgende Voraussetzungen erfüllt sind a. Nachweis des Ursprungs; b. Nachweis der Integrität; c. Nichtabstreitbarkeit des Versands 2 Besondere gesetzliche Bestimmungen, welche die Übermittlung oder Aufbewahrung der genannten Daten und Informationen in einer besonderen Form vorschreiben, bleiben vorbehalten. Die Advokatur Sury AG 74 Luzern Kongress Treuhand

38 Dokumentation des Verfahrens Eingang E-Rechnung Ablage der E-Rechnung i.d.r. im PDF/A oder TIFF- Format Weitere Bearbeitung Archivierung des PDF/A oder TIFF Dokuments Art. 3 EIDI-V Beweiskraft elektronische Signatur und Zertifikat (vgl. Art. 3 ZertES) Art. 2 GeBüV Einhaltung der Grundsätze der ordnungsgemässen Datenverarbeitung Art. 3 GeBüV Nachweis der Integrität und des Ursprungs Art. 4 EIDI-V Art. 8 GeBüV systematisches Inventar führen, Schutz vor unbefugtem Zugriff. Aufzeichnung Zugriffe und Zutritte Datensicherheit Art. 10 EIDI-V Art. 122 MWSTV Aufbewahrung, in ursprüngl. Form Voraussetzungen und im ganzen Umfang auf für Beweiskraft maschinell verwertbaren Die Advokatur Sury AG Datenträgern Zusammenfassung E-Archivierung Die Advokatur Sury AG 76 Luzern Kongress Treuhand

39 Zusammenfassung E-Archivierung Die Advokatur Sury AG Verantwortung Die Advokatur Sury AG 78 Luzern Kongress Treuhand

40 Verantwortung Geschäftsführung/Verwaltungsrat Die Advokatur Sury AG 79 Verantwortung Art. 716a OR Art. 716 / 716a OR Verwaltungsrat CEO CFO CIO Positive Gesamtverantwortung für Oberleitung der Gesellschaft Festlegung der Organisation Rechnungswesen und Finanzen Delegation nach unten etc. Die Advokatur Sury AG 80 Luzern Kongress Treuhand

41 Verantwortung Arbeitnehmer Die Advokatur Sury AG 81 Gelebte Resilienz Anforderungen an Governance Compliance Riskmanagement Die Advokatur Sury AG 82 Luzern Kongress Treuhand

42 Treuhandberatung Die Advokatur Sury AG Fragen und Antworten Die Advokatur Sury AG 84 Luzern Kongress Treuhand

43 Fragen und Antworten 1. Elektronische Aufbewahrung oder elektronische Archivierung? Was ist der Unterschied und was ist für KMU besser? Eine elektronische Aufbewahrung der Daten ist nicht dasselbe wie eine elektronische Archivierung. Damit eine elektronische Archivierung vorliegt, müssen die Informationen systematisch inventarisiert und vor unbefugtem Zugriff geschützt sein (Art. 8 GeBüV). Die Zugriffe und Zutritte müssen aufgezeichnet werden, damit die Nachvollziehbarkeit stets gewährleistet ist. Die Geschäftsbücher müssen so geführt und aufbewahrt und die Buchungsbelege müssen so erfasst und aufbewahrt werden, dass sie nicht geändert werden können, ohne dass sich dies feststellen lässt (Integrität, Art. 3 GeBüV). Zur Aufbewahrung zulässige Informationsträger sind unveränderbare Informationsträger und unter bestimmten Voraussetzungen veränderbare Informationsträger (Art. 9 GeBüV). Sind diese Voraussetzungen nicht erfüllt, handelt es sich bloss um eine elektronische Aufbewahrung. Aus Beweisgründen empfiehlt sich für ein KMU die elektronische Archivierung. Die Advokatur Sury AG 85 Fragen und Antworten 2. Wie kann ein KMU die Unterlagen gesetzeskonform digital erstellen? Bei der traditionellen Archivierung werden Originaldokumente in Papierform, bei der elektronischen Archivierung elektronische Informationen unveränderbar und langfristig archiviert. Zur Aufbewahrung zulässige Informationsträger sind unveränderbare Informationsträger wie Papier, Bildträger und unveränderbare Datenträger (z.b. WORM, CD, DVD). Veränderbare Informationsträger (z.b. Disketten, Festplatten) sind unter den Auflagen nach Art. 9 Abs. 1 GeBüV zulässig. Die Integrität und Lesbarkeit der Informationsträger sind gemäss Art. 10 Abs. 1 GeBüV regelmässig zu überprüfen. Datenüberträge auf neue Informationsträger sind während der Aufbewahrungszeit zulässig und meist auch notwendig, um die Lesebarkeit über die gesamte Aufbewahrungsdauer garantieren zu können. Die Advokatur Sury AG 86 Luzern Kongress Treuhand

44 Fragen und Antworten 2. Fortsetzung: Wie kann ein KMU die Unterlagen gesetzeskonform digital erstellen? Auflagen nach Art. 9 Abs. 1 lit. b GeBüV (bei veränderbaren Informationsträger) Gewährleistung der Integrität durch technische Verfahren (digitale Signatur) Unverfälschbarer Nachweis des Zeitpunkts der Informationsspeicherung (z.b. durch Zeitstempel) Einhaltung der Vorschriften über den Einsatz technischer Verfahren Festlegung und Dokumentation der Abläufe und Verfahren zu deren Einsatz sowie Aufbewahrung der Hilfsinformationen (Protokolle, Log files etc.). Die Advokatur Sury AG 87 Fragen und Antworten 3. Wann kann eine KMU die Unterlagen elektronisch einscannen? Grundsätzlich müssen die zur Rechnungslegung verpflichteten Unternehmen ihre Geschäftsfälle belegen können. Um dieser Pflicht nachzukommen, müssen alle geschäftsrelevanten Belege aufbewahrt werden. Dies gilt unabhängig davon, in welcher Form die Belege vorliegen. Am Ende liegt es beim Unternehmen, die korrekte elektronische Aufbewahrung zu beweisen. Auch wenn eine elektronische Aufbewahrung von Dokumenten gesetzlich erlaubt ist, so trägt das Unternehmen dennoch die Beweislast für die Echtheit des Dokuments und setzt sich im Falle der Vernichtung von Originaldokumenten dem Risiko aus, dass der Echtheitsbeweis misslingt. Durch das Signieren aller MWST-relevanten elektronischen Daten kann das Risiko stark reduziert werden. Die Advokatur Sury AG 88 Luzern Kongress Treuhand

45 Fragen und Antworten 4. Warum braucht es eine Verfahrensdokumentation für KMU? Die Entwicklung vom manuellen papiergetriebenen Prozessablauf hin zur elektronischen Lösung führt zu parallel verlaufenden Prozessen und Verfahren. Dies führt zu einer höheren Komplexität, zu Mehraufwendungen und Fehleranfälligkeit. Gemischte Archive werden dabei zur Regel. Dabei besteht einerseits die Gefahr, dass doppelt archiviert wird (Gefahr der Redundanz) und andererseits, dass die Archive nicht einheitlich und somit nicht auf dem aktuellsten Stand oder lückenhaft sind. Die Lösung besteht in einer detaillierten Verfahrensdokumentation. Falls eine fehlende oder ungenügende Verfahrensdokumentation die Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit beeinträchtigt, liegt ein formeller Mangel vor, der zu einer Einschränkung der Ordnungsmässigkeit oder sogar dem Verwerfen der gesamten Buchführung führen kann. Dies kann im Extremfall bis zur Verweigerung des Vorsteuerabzuges führen. Die Advokatur Sury AG 89 Fragen und Antworten 4. Fortsetzung: Warum braucht es eine Verfahrensdokumentation für KMU? Als kritische Punkte mit hohem Risiko gelten folgende Elemente Nicht erfüllte Beweiskraft elektronischer Daten Nicht sichergestellte Integrität (Echtheit und Unverfälschbarkeit) Fehlender Prüfpfad vom Beleg über Buchhaltung bis zum Originalbeleg Keine Gewährleistung der Datensicherheit Fehlende Prüfbarkeit der IT-Systeme mittels einer VFD Unverständliche Dokumentation (Abläufe, Verfahren und Infrastruktur) Nicht einsehbare Daten im Archiv Unklare Beiträge von externen Providern Nichteinhalten der Aufbewahrungs- und Aufbewahrungsdauervorschriften Die Advokatur Sury AG 90 Luzern Kongress Treuhand

46 Fragen und Antworten 4. Fortsetzung: Warum braucht es eine Verfahrensdokumentation für KMU? Vorteile einer gut aufgebauten Verfahrensdokumentation Erkennung fehlerhaft verbuchter Daten Aufbau neuer Kompetenzen Höhere Sicherheit für Umsetzung und Betrieb Schaffung Transparenz in Bilanz- und Erfolgsrechnung Risikominimierung für die Finanzverantwortlichen Die Advokatur Sury AG 91 Fragen und Antworten 5. Akzeptiert die Steuerverwaltung elektronisch archivierte Unterlagen? Ja, allerdings hat das Unternehmen einige Voraussetzungen zu erfüllen. Das Unternehmen hat seine Geschäftsbücher nach handelsrechtlichen Grundsätzen zu führen. Die Eidgenössische Steuerverwaltung (ESTV) kann darüber hinausgehende Aufzeichnungspflichten erlassen (Art. 70 Abs. 1 MWSTG). Die elektronische Aufbewahrung ist handelsrechtlich in der GeBüV geregelt. Damit eine elektronische Rechnung zusätzlich MWSTkonform ist, müssen die strengeren steuerrechtlichen Regelungen nach ElDI-V eingehalten werden, sofern der Geschäftsvorfall nicht auf eine andere Art bewiesen werden kann. Das Risiko des Beweises liegt aber beim Unternehmen! Die Advokatur Sury AG 92 Luzern Kongress Treuhand

47 Fragen und Antworten 5. Fortsetzung: Akzeptiert die Steuerverwaltung elektronisch archivierte Unterlagen? Die Anforderungen lassen sich wie folgt zusammenfassen Die Beweiskraft muss bei der Übermittlung und Aufbewahrung mittels einer Signatur sichergestellt werden (Art. 3 ElDI-V). Die elektronischen Rechnungen sind in der ursprünglich versendeten Form aufzubewahren (Art. 4 ElDI-V). Das eingesetzte System muss die Datensicherheit gewährleisten (Art. 10 ElDI-V). Es ist eine Verfahrensdokumentation zu erstellen (Art. 5 ElDI-V). Die ESTV muss sämtliche Geschäftsvorfälle prüfen können (Art. 8 ElDI-V). Die versendeten E-Rechnungen müssen unveränderbar archiviert werden (Art. 3 GeBüV). Die Advokatur Sury AG 93 Fragen und Antworten 6. Wer trägt in KMU die Verantwortung von digitalen Prozessen? Zu den unübertragbaren Aufgaben des Verwaltungsrates gehört die Ausgestaltung des Rechnungswesens, der Finanzkontrolle sowie der Finanzplanung (Art. 716a Abs. 1 Ziff. 3 OR). Diese Aufgaben können delegiert werden, müssen aber entsprechend überwacht und kontrolliert werden. Falls das notwendige Know-how im Verwaltungsrat nicht vorhanden ist, tut dieser gut daran, sich durch externe Spezialisten beraten zu lassen. Das bedeutet, der Verwaltungsrat und die Geschäftsleitung bleiben immer mitverantwortlich und können im Haftungsfall persönlich zur Verantwortung gezogen werden (Art. 754 OR). Neben der persönlichen Haftung des Verwaltungsrates und der Geschäftsleitung haften aber auch die faktischen Organe, das heisst auch jene Personen, die tatsächlich Organfunktionen erfüllen, ohne formell dazu bestellt worden zu sein und gar nicht im Handelsregister eingetragen sind. Die Advokatur Sury AG 94 Luzern Kongress Treuhand

48 Fragen und Antworten 6. Fortsetzung: Wer trägt in KMU die Verantwortung von digitalen Prozessen? Der Chief Financial Officer (CFO) trägt die Verantwortung für die ihm übertragenen Aufgaben; dazu gehört die Mitverantwortung für die Finanzen. Es obliegt dem CFO, Weisungen und Richtlinien zu erlassen und regelmässige Kontrollen durchzuführen. Der CFO steht somit neben dem Verwaltungsrat für die Finanzen und die Finanzorganisation und kann auch persönlich haftbar gemacht werden. Um die Risiken zu minimieren, sollte ein neu eingesetzter CFO einen Compliance Review durchführen Art. 754 OR. Buchhalter ohne Leitungsfunktion oder entsprechende Verantwortung können allenfalls ihre arbeitsrechtliche Sorgfaltspflicht (vgl. Art. 321e OR) verletzen, wenn sie sich nicht an die vorgegebenen Arbeitsabläufe, Reglemente oder direkten Anweisungen halten. Dasselbe gilt natürlich auch für die involvierten Informatikmitarbeiter. Die Advokatur Sury AG 95 Danke Die Advokatur Sury AG 96 Luzern Kongress Treuhand

49 Danke Publikationen von «die Advokatur Sury» Von E-Rechnungen, in: TREX, Der Treuhandexperte, Ausgabe: 4/2016, von Datenschutz in Spitälern, in: Jusletter, Ausgabe: 6/2016, von Yves Gogniat Rechtsanwälte in der Cloud, in: Computerworld, Ausgabe: 6/2016, von Yves Gogniat Unterschiede Arbeitsrecht Schweiz Deutschland, in: Newsletter Arbeitsrecht, Ausgabe: 5/2015, von Yves Gogniat Umzug einer Kanzlei in die Cloud, in: Anwalts Revue - Revue de L'avocat, Ausgabe: 5/2015, von Ursula Sury und Yves Gogniat Digitale Transformation und Datenschutz-Compliance, in: KMU Magazin, Ausgabe: 09/2016, von Anselm Filliger Wer trägt in unserem Unternehmen die Verantwortung für die Einhaltung des Datenschutzes, in: IT-Business, Ausgabe: 2/2016, von Anselm Filliger EU-Datenschutzgrundverordnung Auswirkungen für Schweizer Unternehmen, in: IT business, Ausgabe: 1/2016, von Anselm Filliger Die Verlockungen von Google & Co, in: Newsletter Arbeitsrecht, Ausgabe: April 2016, von Bettina Hübscher Profunde Gründe Datenschutz zu betreiben, in: MQ Management und Qualität, Ausgabe: 04/2016, von Bettina Hübscher Informatikrecht, von Ursula Sury, Stämpfli Verlag, 2013 Handbücher für die Anwaltspraxis Haftung und Versicherung, Kapitel IT-Fehler von Ursula Sury, Helbling & Lichtenhahn Verlag 2015 Die Advokatur Sury AG 97 Danke ursula.sury@dieadvokatur.ch RA lic. iur Ursula Sury Die Advokatur Sury AG Alpenquai Luzern Die Advokatur Sury AG 98 Luzern Kongress Treuhand

50 Anhang Die Advokatur Sury AG 99 Wichtige Begriffe Die Advokatur Sury AG 100 Luzern Kongress Treuhand

51 Was ist ein Beleg? Als Buchungsbeleg gelten alle schriftlichen Aufzeichnungen auf Papier oder in elektronischer oder vergleichbarer Form, die notwendig sind, um den einer Buchung zugrundeliegenden Geschäftsvorfall oder Sachverhalt nachvollziehen zu können (Art. 957a OR). Buchungsbelege sind notwendig, um eine korrekte Buchführung belegen zu können (Beweis). Debitoren- oder Lieferantenrechnungen stellen immer Belege dar. Geschäftskorrespondenz kann ebenfalls einen Buchungsbeleg darstellen, sofern sie für den Geschäftsvorfall relevant ist. In Zukunft muss die Geschäftskorrespondenz nur noch aufbewahrt werden, wenn sie einen Buchungsbeleg darstellt. Die Advokatur Sury AG 101 Was ist elektronische Buchführung? Unter elektronischer Buchführung wird die IT-mässige Aufzeichnung und Aufbewahrung von buchungsrelevanten Geschäftsvorfällen in elektronischer Form verstanden. Bei dieser Form der Buchführung sind nebst den kaufmännischen Grundsätzen zusätzlich die Grundsätze der ordnungsgemässen Datenverarbeitung einzuhalten. Die Advokatur Sury AG 102 Luzern Kongress Treuhand

52 Was ist eine digitale Signatur? Bei der digitalen Signatur handelt es sich um ein Verschlüsselungssystem, bei dem der Sender mithilfe eines Signaturschlüssels (Private Key) zu einer digitalen Nachricht einen Wert berechnet. Dieser Wert ermöglicht es jedem, mithilfe des öffentlichen Schlüssels (Public Key) die Urheberschaft und Integrität der Nachricht zu überprüfen. Über die Zertifikatsprüfung kann bewiesen werden, dass die Signatur nicht gefälscht wurde, der Zertifikatsinhaber also echt ist und das Dokument seit dem Signieren nicht mehr verändert wurde. Im Ergebnis wird die Dokumentintegrität und Beweiskraft sichergestellt sowie ein Nachweis der Identität generiert. Die Advokatur Sury AG 103 Was ist eine fortgeschrittene und eine qualifizierte Signatur Die fortgeschrittene elektronische Signatur bestätigt, wer gezeichnet hat und beruht auf einem Zertifikat eines anerkannten Anbieters von Zertifizierungsdiensten. Bei der Erstellung eines Dokuments mit einer fortgeschrittenen Signatur übermittelt das System beim Signieren Daten an den Zertifizierungsdienst. Dadurch wird hinterlegt, wer wann welches Dokument erstellt hat. Der Signaturschlüssel bricht, sobald jemand an der ursprünglichen Datei etwas verändert. Die fortgeschrittene elektronische Signatur muss für die E-Rechnung verwendet werden, damit die Eidgenössische Steuerverwaltung diese für mehrwertsteuerliche Zwecke überhaupt akzeptiert. Eine qualifizierte elektronische Signatur muss die Voraussetzungen der fortgeschrittenen elektronischen Signatur erfüllen und auf einer Signaturerstellungseinheit sowie auf einem qualifizierten und zum Zeitpunkt der Erzeugung gültigen Zertifikat beruhen und zusätzlich auf den Namen einer natürlichen Person lauten. Geregelt im Bundesgesetz über Zertifizierungsdienste im Bereich der elektronischen Signatur (Bundesgesetz über die elektronische Signatur, ZertES) vom 19. Dezember 2003 (Stand 1. August 2008), SR Die Advokatur Sury AG 104 Luzern Kongress Treuhand

53 Was ist eine Verfahrensdokumentation Die VFD beschreibt die organisatorische Struktur, den Prozess und die Verantwortlichkeiten wie beispielsweise die E-Rechnung übermittelt, empfangen, verarbeitet und aufbewahrt wird. Die Herausforderung besteht darin, diese Elemente als grosses Ganzes für einen unabhängigen Dritten verständlich darzustellen und aufzuzeigen, wie die gesetzlichen Anforderungen (u.a. OR, EIDI-V, GeBüV) dabei eingehalten werden. Die Advokatur Sury AG 105 Was ist ein elektronisches Archiv? Was ist ein elektronisches Archiv? Das Unternehmen kann Informationen auch in elektronischer Form unveränderbar und langzeitig archivieren. Dazu werden spezielle Archivsysteme - bestehend aus Datenbanken, Archivsoftware und Speichersystemen - eingesetzt. Ein elektronisches Archiv entsteht allerdings nur, wenn nachweislich alle gesetzlichen Bestimmungen eingehalten werden. Die Advokatur Sury AG 106 Luzern Kongress Treuhand

54 Archivierung Die Advokatur Sury AG 107 Gesetzliche Grundlagen Rechtliche Grundlagen im Zusammenhang mit der Aufbewahrungs- und Dokumentationspflicht Ziel der nachfolgenden Liste soll sein, die relevantesten gesetzlichen Grundlagen, welche die Aufbewahrungs- und Dokumentationspflicht im Allgemeinen regeln, oder aber, aus denen sich eine solche Pflicht ableiten lässt, übersichtlich darzustellen. Die Advokatur Sury AG 108 Luzern Kongress Treuhand

55 Gesetzliche Grundlagen Rechtliche Grundlagen im Zusammenhang mit der Aufbewahrungs- und Dokumentationspflicht Die Advokatur Sury AG 109 Gesetzliche Grundlagen Rechtliche Grundlagen im Zusammenhang mit der Aufbewahrungs- und Dokumentationspflicht Die Advokatur Sury AG 110 Luzern Kongress Treuhand

56 Gesetzliche Grundlagen Rechtliche Grundlagen im Zusammenhang mit der Aufbewahrungs- und Dokumentationspflicht Die Advokatur Sury AG 111 Gesetzliche Grundlagen Aufbewahrungsfristen - Allgemein Die Advokatur Sury AG 112 Luzern Kongress Treuhand

57 Aufbewahrungspflichtige Unterlagen Zu archivieren Offerten von Unternehmen Abnahme- und Übergabeprotokoll Mietinteressentenformular Auftragsbestätigungen Bestellungen Sitzungsprotokolle Reklamationen Rechnungen Geschäftsbücher Verträge etc. Nicht archivierungspflichtig Preislisten Anfragen Werbematerialien Einladungen etc. Die Advokatur Sury AG 113 Management Verantwortung Die Advokatur Sury AG 114 Luzern Kongress Treuhand

58 St. Galler Managementmodell Die Advokatur Sury AG 115 Verantwortliche Mitarbeitende des Unternehmens Die Advokatur Sury AG 116 Luzern Kongress Treuhand

59 Art. 716a OR Art. 716a 2. Unübertragbare Aufgaben 1 Der Verwaltungsrat hat folgende unübertragbare und unentziehbare Aufgaben 1. die Oberleitung der Gesellschaft und die Erteilung der nötigen Weisungen; 2. die Festlegung der Organisation; 3. die Ausgestaltung des Rechnungswesens, der Finanzkontrolle sowie der Finanzplanung, sofern diese für die Führung der Gesellschaft notwendig ist; 4. die Ernennung und Abberufung der mit der Geschäftsführung und der Vertretung betrauten Personen; 5. die Oberaufsicht über die mit der Geschäftsführung betrauten Personen, namentlich im Hinblick auf die Befolgung der Gesetze, Statuten, Reglemente und Weisungen; 6. die Erstellung des Geschäftsberichtes sowie die Vorbereitung der Generalversammlung und die Ausführung ihrer Beschlüsse; 7. die Benachrichtigung des Richters im Falle der Überschuldung. 2 Der Verwaltungsrat kann die Vorbereitung und die Ausführung seiner Beschlüsse oder die Überwachung von Geschäften Ausschüssen oder einzelnen Mitgliedern zuweisen. Er hat für eine angemessene Berichterstattung an seine Mitglieder zu sorgen. Die Advokatur Sury AG 117 Verantwortlichkeit Art. 716a OR Die Advokatur Sury AG 118 Luzern Kongress Treuhand

60 Verantwortlichkeit und Haftung Die Advokatur Sury AG 119 Verantwortlichkeit Art. 716a OR Die oberste Verantwortung tragen der Verwaltungs-rat und die Geschäftsführung Diese sind verpflichtet, die erforderliche Infrastruktur sowie die personellen und finanziellen Ressourcen bereit zu stellen und Weisungen über den Umgang mit Geschäftsdokumenten im Unternehmen zu erlassen gute Governance notwendig Beizug von Experten ist zwingend notwendig Aneignung eigener notwendiger Kompetenzen im Bereich der Informatik und Finanzen, um den Durchblick zu haben Die Advokatur Sury AG 120 Luzern Kongress Treuhand

61 Wer trägt die Verantwortung für die IT? Governance und Corporate Governance Verantwortliche Mitarbeitende Vorstand CEO Chief Digital Officer (CDO) Chief technology officer (CTO) Chief information officer (CIO) ABER: Angestellte, z.b. ein Informatiker, sind auch verantwortlich Sorgfaltspflicht gemäss Art. 321a ff. OR! Die Advokatur Sury AG 121 Haftung nach Art. 754 OR Verwaltungsrat und Geschäftsführung tragen Verantwortung für den Schaden aus Pflichtverletzung. Eine Sorgfalts- bzw. Treuepflichtverletzung kann eine persönliche und solidarische Haftung zur Folge haben. Bei vielen Beteiligten im Unternehmen können auch andere Personen, wie ein CFO oder Rechnungslegungsexperte Verantwortungsträger und damit haftbar sein. Die Advokatur Sury AG 122 Luzern Kongress Treuhand

62 Zusammenstellung Finanz- und IT-Verantwortung Finanz- und IT-Verantwortung Überschneidungen und grundsätzlich gemeinsame Verantwortung Finanzverantwortung beim VR, Art. 716a OR CFO, Finanzverantwortlicher, CTO (GL-Stufe), Art. 716b OR Buchhalter, IT-Mitarbeiter, Art. 321e OR Dritte aus Auftragsrecht Die Advokatur Sury AG 123 Compliance Die Advokatur Sury AG 124 Luzern Kongress Treuhand

63 Compliance Wie wird Compliance gewährleistet? Die Advokatur Sury AG 125 Compliance Die Advokatur Sury AG 126 Luzern Kongress Treuhand