Einfach, schnell, praxisnah. Systematische und einfache Büroorganisation gegen das Chaos am Arbeitsplatz

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1 Einfach, schnell, praxisnah Systematische und einfache Büroorganisation gegen das Chaos am Arbeitsplatz

2 Inhalt Einleitung Der neue Wachstumspfad im Handwerk: Service und Dienstleistung Stellen Sie Ihr Bürosystem auf den Prüfstand Erstellen Sie eine Ist-/Soll-Liste HWP das Handwerkerpaket da ist alles drin, was Sie brauchen! Dokumentenverwaltung Kundenkommunikation: Serienbriefe Buchhaltung Terminplanung/Wiedervorlage Unternehmensplanung Kundendienst Zeiterfassung 14

3 Einleitung Wenn man verschiedene Handwerker fragt, warum sie ihre Büroorganisation gerade so erledigen, wie sie es gerade tun, und nicht anders, bekommt man zur Antwort meist eine der Folgenden: Wenn Sie unter ständiger Zeitnot, ewigem Termindruck, zu vielen Entscheidungen und zu viel Papier, das sich ohne System auf Ihrem Schreibtisch stapelt, leiden, dann ist es höchste Zeit etwas zu ändern! Das hat sich irgendwie so ergeben. oder Das machen wir hier (irgendwie) schon immer so. oder auch schlichtweg Dazu habe ich keine Zeit, mir detailliert Gedanken zu machen, ich habe Wichtigeres in meinem Betrieb zu tun! Aber Sie wissen ja selbst: Irgendwie zum Ziel zu kommen, heißt nicht, dass man den kürzesten, leichtesten oder erfolgreichsten Weg gefunden hat. Und wenn Sie jetzt denken Keine Zeit dafür!, dann darf das kein Argument sein. Wer darauf wartet, dass er mal Zeit übrig hat, der kann lange warten. Anhand dieses Infoblattes möchten wir Ihnen zeigen, dass es gar nicht so zeitaufwendig oder schwierig ist, sich eine optimale, auf Ihr Gewerk abgestimmte, Büroorganisation aufzubauen. 03

4 1. Der neue Wachstumspfad im Handwerk: Service und Dienstleistung Was hat das denn mit meiner Büroorganisation zu tun? fragen Sie sich jetzt sicherlich. Eine ganze Menge. Denn nur wer sein Büro im Griff hat, ist auf Dauer erfolgreich und der Konkurrenz stets einen Schritt voraus und kann sich um Dinge kümmern, die mittlerweile auch im Handwerk hoch im Kurs stehen: Der Service am Kunden! Die Gründe hierfür sind: SHK-Betrieb Schmidt hat seine offenen Posten fest im Griff, kann blitzschnell auf Angebote reagieren und seine Kostenkalkulation ist stets per Knopfdruck auf einen Blick erstellt damit hat er Zeit für zusätzliche Service-Angebote für seine Kunden Fakt ist: Große renommierte Firmen nehmen bis zu 40% des Jahresumsatzes durch Service- bzw. Wartungsverträge und andere Dienstleistungen ein. Und innovative Handwerksbetriebe können einen ähnlichen Wert erzielen. Es gibt viele gute Handwerksbetriebe in Deutschland. Und dazu gehören Sie sicherlich auch! Aber haben Sie sich schon mal gefragt, was Ihre Konkurrenz von nebenan alles leistet? Für immer mehr Haushalte ist es enorm wichtig, einen guten Service zu erhalten und das natürlich auch nach erbrachter Leistung und bezahlter Rechnung! Für private Haushalte ist es oft schwer abzuschätzen, was gute handwerkliche Leistung ausmacht. Der SHK-Betrieb Müller mag vielleicht genauso gut sein wie der SHK-Betrieb Schmidt, dennoch hat der SHK-Betrieb Schmidt erheblich mehr Kunden. SHK-Betrieb Schmidt verschickt zu Geburtstagen der Kunden eine Glückwunschkarte SHK-Betrieb Schmidt schickt spezielle und optisch ansprechende Angebote an ausgesuchte Kundengruppen, die z.b. genau jetzt eine Wartung der Heizung benötigen SHK-Betrieb Schmidt schickt alle 3 Monate einen Serienbrief an all seine Kunden mit den bevorstehenden Neuigkeiten und Angeboten seines Betriebes raus Jetzt denken Sie sicher: Wie kommt er an all diese speziellen Informationen und über die unterschiedlichen Kundengruppen ran? Würde ich ja auch alles machen, aber ich kann mir nun mal keine zusätzliche Bürokraft leisten. Brauchen Sie ja auch nicht. SHK Schmidt hat nämlich gar keine zusätzlich Bürokraft. Aber er hat seine komplette Büroorganisation ganz einfach unter Kontrolle und findet per Knopfdruck alles, was er gerade braucht. Er ist gut organisiert und hat somit beides fest im Griff: Seine Baustellen und sein Büro! 04

5 2. Stellen Sie Ihr Bürosystem auf den Prüfstand Damit Sie ebenfalls beides ihre Baustelle und Ihr Büro stets im Griff haben, stellen Sie Ihr Bürosystem noch heute auf den Prüfstand und seien Sie dabei ehrlich zu sich selbst. Das klingt jetzt vielleicht ein bisschen anstrengender als die Haltung Das machen wir hier schon immer so. aber die Anstrengung und der Zeitinvest lohnen sich in doppelter Hinsicht: Der Gewinn an Zeit, weil Sie effektiv und effizient vorgehen, kann enorm sein. Zeit für mehr Arbeitsaufträge oder auch für Ihre Freizeit, für Ihre Gesundheit oder für die Familie. Wie sieht es bei ihnen im Betrieb aus? Ein paar Fragen, die Sie sich in regelmäßigen Abständen stellen sollten: 1. Haben Sie das Gefühl, dass Ihr Schreibtisch in Chaos oder Zettelwirtschaft versinkt? 2. Brauchen Sie längere Zeit, um wichtige Informationen, z.b. über Ihre Kunden, zu Angeboten oder Rechnungen etc. zu finden? 3. Sie haben das Gefühl, Sie können Ihre bürointernen Abläufe stark vereinfachen und optimieren, sind aber überfragt wie? 6. Offene Posten haben Sie Ihre offenen Posten rechtlich richtig im Griff? 7. Ihre Angebote gehen innerhalb von 3 Werktagen raus? 8. Das Erstellen von nachvollziehbaren, übersichtlichen und rechtssicheren Rechnungen ist kein Problem für Sie? 9. Können Sie schnell und einfach die Stundensätze Ihrer Mitarbeiter errechnen? Werden dabei alle Kostenarten wie Maschinenkosten, Löhne / Gehälter oder kalkulatorische Kosten berücksichtigt, um ohne Verluste zu kalkulieren? Waren Sie bei der Beantwortung der Fragen ehrlich zu sich selbst? Wenn Sie alle Fragen mit ja beantworten konnten, dann Herzlichen Glückwunsch. Sie haben alles im Griff und sind auf der Erfolgsspur! Sie können jetzt hier aufhören zu lesen! Wenn Sie eine oder mehrere Fragen nicht guten Gewissens mit einem klaren Ja beantworten können, dann ist es an der Zeit, der Sache auf den Grund zu gehen. Dafür können Sie am besten eine Ist-/Soll-Liste erstellen. 4. Sie haben genügend Zeit für Ihr Privatleben und sitzen nicht während Ihres Feierabends noch über Ihrem Schreibtisch? 5. Sie haben Zeit für eine genaue Nachkalkulation, die die Grundlage für weitere Aufträge bildet? 05 3

6 3. Erstellen Sie eine Ist-/Soll-Liste Wenn Sie eine Ist-/Soll-Vergleichsliste erstellen, also sich selbst fragen Wie ist meine momentane Büroorganisation und wie soll sie aussehen? können Sie die Schwachstellen sehr leicht erkennen und diese gezielt in Angriff nehmen. Achten Sie dabei auf jeden Fall darauf, dass nicht die sogenannten dominanten Denkweisen dabei im Vordergrund stehen. Schreiben Sie wirklich auf, wie ihre Büroorganisation sein soll und lassen Sie sich dabei nicht von Gedanken, wie z.b. Aber da weiß ich schon jetzt, dass ich dafür keine Zeit habe, beeinflussen. Schreiben Sie es genau so auf, wie sie es haben wollen! Als Grundlage können Sie die folgende Vergleichsliste für Ihr Büro übernehmen und diese auf Ihre Bedürfnisse erweitern und vervollständigen: Ist Soll Die Zeit, die ich im Büro verbringe, ist zu lang. Ich möchte mich mehr auf meine Baustellen und Kunden konzentrieren, als meine Feierabende weiter im Büro zu verbringen Ich suche zu lange nach wichtigen Dokumenten. Ich möchte alle wichtigen Dokumente auf Knopfdruck finden und damit meine Nerven schonen. Ich habe keinen genauen Überblick über meine offenen Posten. Ich möchte korrekt und rechtssicher mahnen und mein Geld auch bekommen! Meine Angebote sind optisch nicht anspruchsvoll. Ich möchte mit optisch ansprechenden und schnell erstellten Angeboten meiner Konkurrenz grundsätzlich einen Schritt voraus sein. usw. usw. Diese Tabelle können Sie für Ihre Zwecke weiterführen. Aber vielleicht stellen Sie sich jetzt auch die Frage: Eine Soll-Liste ist ja schön und gut, aber wie soll ich das bitte auch umsetzen, ohne dass meine Betrieb darunter leidet? Wir geben Ihnen die Antwort. Wenn Sie nicht wissen, wie sie etwas umsetzen können, dann schreiben Sie mir an: 06

7 4. HWP das Handwerkerpaket da ist alles drin, was Sie brauchen! Machen Sie Schluss mit einem Bürochaos, das nur Ihre wertvolle Zeit verschwendet! Einfache Anwendung. Klare Benutzerführung. Für jeden Bereich Ihres Betriebes! Im Folgenden möchten wir Ihnen anhand einiger Bei- spiele zeigen, wie einfach Büroorganisation sein kann und wie Sie ein strukturiertes Zeitmanagement auf die Beine stellen können mit HWP, dem Handwerkerpaket in dem alles drin ist: HWP 2010 HWP 2010 Kaufmännische Software für Ihr Gewerk 2009 Sage Software GmbH Emil-von-Behring-Straße Frankfurt Tel.: Fax: handwerk@sage.de Internet: Technische, formale und druckgrafische Änderungen vorbehalten. Stand 06/2009 HWP_Umschlag_DRUCK.indd :41:20 Uhr 07

8 4.1 Dokumentenverwaltung Stellen Sie sich vor, Sie haben ein Office-Dokument. Dabei ist es völlig egal, ob es sich um eine Excel- Datei, ein Word-Dokument oder sogar eine aus Ihrem Outlook handelt. Genau dieses Dokument möchten Sie einem Ihrer Kunden oder einem Ihrer Projekte zuordnen, um später alles per Knopfdruck zu finden. Mit HWP kein Problem! Beliebige Word, Excel oder Powerpoint Anlagen können über eine Schaltfläche dem Projekt oder Kunden zugeordnet werden und stehen dann in Ihrer Handwerkersoftware HWP zur Verfügung. Unstrukturierte doppelte Einträge gibt es dann nicht mehr! Outlook lässt sich bequem in das HWP einbinden das hilft Ihren Arbeitsalltag zu erleichtern und besser zu strukturieren Office Anhänge können Sie ganz einfach zu Ihrem jeweiligen Projekt hinterlegen! Sie können ein Excel- oder Word-Dokument oder einen Anhang, ganz einfach zu einem Projekt oder Stammdaten im HWP hinterlegen Sie behalten stets den Überblick und vermeiden jegliches Durcheinander in Ihren Projekten. So stehen Ihnen Office Dokumente direkt im HWP der kaufmännischen Softwarelösung für Handwerker zur Verfügung. Auf die gleiche einfache Weise können Sie Dokumente dem Kundenstamm, Materialstamm, Lieferantenstamm usw. zuordnen. Das gilt natürlich auch für ihre gesendeten s: Alle s zu einem Kunden mit -Adresse werden direkt im Kundenstamm angezeigt 08

9 4.2 Kundenkommunikation: Serienbriefe Sie wissen ja: Regelmäßiger Kundenkontakt ist das A und O! Sparen Sie viel Zeit mit Serienbriefen und erreichen Sie dadurch mit nur einem Arbeitsschritt ganz einfach eine Vielzahl Ihrer Interessenten und / oder Kunden! Die Adressqualität und Datenbank sind dabei natürlich die Grundvoraussetzung für das Gelingen Ihrer Aktion! Mit HWP können Sie für solche Direktmarketing-Aktionen Ihre Kunden nach bestimmten Merkmalen selektieren. Gruppe A Kunden deren Heizung eine Wartung benötigt, Gruppe B Kunden, die letztens Interesse an einer Klimaanlage zeigten, Gruppe C usw. bekommt dann ein Anschreiben, das genau auf deren Bedürfnisse zugeschnitten ist. Damit verhindern Sie große Streuverluste, sind erfolgreicher und Ihre Kunden freut s auch! Denn nichts ist nerviger als Werbepost, die überhaupt nicht auf die eigenen Bedürfnisse oder Interessen zugeschnitten ist. Mit HWP können Sie außerdem graphisch ansprechende Serienbriefe erstellen einfach per Mausklick! 09

10 4.3 Buchhaltung Die Buchhaltung das Herzstück eines Handwerksbetriebes!... und deshalb enorm wichtig. Sie müssen Ihre Software dazu aus dem Bauch heraus einfach bedienen können. Sie haben keine Zeit, sich lange damit auseinanderzusetzen. Sie wollen, dass Ihr Betrieb läuft! Ihre Buchhaltung mit HWP funktioniert überraschend leicht: Durch klare Bedienerführung, übersichtliche Menüs und eine anwenderfreundliche Oberfläche, die sich an Microsoft Office orientiert. Damit Sie sicher buchen und korrekt abrechnen können. Die daraus resultierenden offenen Posten, wie Forderungen und Verbindlichkeiten können mit Hilfe der OP Verwaltung konsequent verfolgt, eingesehen und ausgewertet werden. Dazu gehört auch die Möglichkeit, sich auf der Grundlage der offenen Posten Ihrer Kunden (Forderungen), Mahnvorschläge ermitteln und protokollieren zu lassen. Nach Druck des Rechnungsausgangs-, Rechnungseingangs- und des Buchungsjournal, können Sie die Buchhaltungssätze bei Bedarf über die DATEV-Schnittstelle an die DATEV übergeben. Nur ein Mausklick und Sie können die Daten im richtigen Format Ihrem Steuerberater übergeben. Mit der Offene-Posten-Verwaltung erfassen und verbuchen sie bequem alle Belege, die innerhalb der Kreditoren-, Debitoren- und Kassenbuchführung anfallen. HWP: Garantiert mehr Durchblick und bessere Kontrolle! 010

11 4.4 Terminplanung/Wiedervorlage Mit der automatischen Wiedervorlage von HWP vergessen Sie keine Termine mehr, kein Nachhaken von Angeboten geht vergessen! Lukrative Angebote gehen nie mehr vergessen! Die optimale Betreuung Ihrer Kunden ist grundsätzlich gewährleistet. 011

12 4.5 Unternehmensplanung Nur mit einer durchdachten Unternehmensplanung ist die langfristige Entwicklung des Betriebes steuerbar und Ihr Erfolg präzise planbar. Mit HWP geht das ganz einfach: Mit Hilfe der HWP Unternehmensplanung lassen sich die Betriebskosten und der Stundenverrechnungssatz optimal berechnen. Einfache und optimale Berechnung Ihrer Betriebskosten und Stundenverrechnungssätze Blitzschneller Vergleich der Ist- und Soll-Kosten Geplanten bzw. zu erwartenden Geschäftsbedingungen simulieren und lohnende Aufträge direkt erkennen Das Modul berücksichtigt die erfassten Zeiten und Kosten und Mitarbeiter, die offenen Posten sowie die Nachkalkulation. Die Produktivität Ihrer Mitarbeiter wird dadurch transparent. Zudem können die tatsächlichen Kosten mit den geplanten Kosten blitzschnell verglichen werden. Dank der Simulationsfunktion können Auswirkungen von geplanten bzw. zu erwartenden Geschäftsänderungen simuliert werden. So kann die betriebliche Kalkulation verbessert werden. Die realen Betriebsdaten werden dabei nicht verändert. Alle Simulationen werden auf der Grundlage der aktuellen Daten durchgeführt und können gespeichert werden. 012

13 4.6 Kundendienst Genießen Sie die volle HWP-Funktionalität auch unterwegs: Mit dem Mobilen Kundenservice! Effiziente und einfache Verwaltung aller Service- Vorgänge zur War tung und Reparatur von technischen Anlagen Ihrer Kunden mit tragbaren Computern HWP mo mobiler Kundenservice bietet die Möglichkeit, mit mobilen Computern über das Internet und Mobiltelefon auf die Stammdaten und Aufträge des HWP zuzugreifen. Das alles spart Ihnen wertvolle Zeit und Sie sind Ihrer Konkurrenz mal wieder einen Schritt voraus! Sie können den Prozess vom Auftrag bis zur Rechnung papierlos erledigen Sie sparen bei jedem Auftrag Zeit und Geld Auch das funktioniert mit HWP denkbar einfach! 6. Alle Daten wieder Papierlos zurück ins Sytem Auftrag in HWP erstellen und an Außendienst übermitteln Auftrag annehmen und z.b. direkt»aus dem Gerät«mit dem Kunden telefonieren. 5. Auftrag als bearbeitet elektronisch unter Mit der Onboard- Navigation direkt zum Einsatzort. zeichnen. 4. Auftrag beim Kunden bearbeiten, Positionen anlegen, Matrial auswerten etc. 013

14 4.7 Zeiterfassung Mit dem HWP Baustein Zeiterfassung behalten Sie Ihre Arbeitszeiten im Blick! Erfassen Sie die Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeiter auch noch per Hand oder mit Excel? Dann kennen Sie sicher die Probleme mit Doppelerfassungen, Zeitüberschneidungen oder einfach mit fehlenden Arbeitsberichten. Wenn man die erfassten Zeiten dann auch noch auswerten möchte, so wird es ganz schwierig. Mit der HWP Zeiterfassung ist dies wesentlich einfacher. Einfache und schnelle Zeiterfassung inkl. Zuordnung zu Projekten, Kostenstellen und -trägern Arbeitszeitnachweis nach 2 Abs.2a Arbeitnehmer-Entsendegesetz: Sollten Sie nach dem Entsendegesetz zur Führung eines Arbeitszeitnachweises verpflichtet sein, so können Sie den geforderten Report rechtssicher mit einem Knopfdruck erstellen. Automatisierte Verwaltung und Berechnung der Arbeitszeitkonten gemäß Zeitmodell Übergabe der erfassten Zeiten an die Nachkalkulation Übergabe der erfassten Zeiten und Zuschläge an die angebundene Sage Lohnbuchhaltung Die erfassten Zeiten und Zuschläge können problemlos an die angebundene Sage Lohnbuchhaltung übergeben werden. Sie werden bereits bei der Erfassung auf mögliche Eingabefehler hingewiesen. Bereits erfasste Zeiten und Zeitüberschneidungen werden sofort erkannt und aufgezeigt. In komfortablen Auswertungen können Sie Fehlzeiten kontrollieren und Auskünfte darüber gezielt anfordern. 14

15 Sage Software GmbH Emil-von-Behring-Straße Frankfurt Tel.: Fax: handwerk@sage.de Internet: Technische, formale und druckgrafische Änderungen vorbehalten. Stand 01/2010 Für alle weiteren Fragen bin ich gerne persönlich für Sie da! Mailen Sie mir einfach an: hanne.kolb@sage.de. oder rufen Sie uns an unter: Herzliche Grüße Hanne Kolb Sage Geschäftsbereich Handwerk