Digitale Transformation im Ingenieurbüro der Hamburg Port Authority Arbeiten 4.0 in einer dynamischen Projektorganisation

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Elvira Siegel
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1 Digitale Transformation im Ingenieurbüro der Hamburg Port Authority Arbeiten 4.0 in einer dynamischen Projektorganisation Dipl.-Ing. Steffen Müller Steuerung & Strategie UB Entwicklungsvorhaben Hamburg Port Authority AöR

2 Die Hamburg Port Authority Hafenmanagement aus einer Hand! 2

3 Projektportfolio des Ingenieurbüro Entwicklungsvorhaben 20 große Infrastrukturprojekte über 20 Vorhaben in Programmen 150 Mitarbeiter Wir setzen mittelfristig ein Projektvolumen von ca. 1,5 Mrd. bei einem Jahresumsatz von 120 Mio. um. Neubau Rethebrücke Brücken- / Tunnelbau Kaimauer- / Schleusenbau Eisenbahn- / Straßenbau Erdbau / Gewässerbau Hochbau Stahlwasserbau 3

4 Die komplexen Anforderungen einer dynamischen Projektorganisation Unternehmensbereichsleitung Leitungsteam Steuerung & Strategie PMO Ressourcenmanagement Technische Einheiten Claim- & Vertragsmanagement Ingenieurpool Projekt 1 Projekt 3 Projekt 2 Projekt 4 4

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5 Die Arbeitswelt: gestern und heute Telefon Meetings Telefon Skype/Lync Skype for Business OneNote Building Information Modeling File System Instant Messaging Präsenz Online Meetings Cloud OneDrive for Business Office365 Groups SharePoint Team Sites SharePoint Intranet Delve Office Video 5

Strategische Konzeption Usability / User Adoption Bei der

4.0 lag eine intuitive Usability im Fokus unseres

Unsere Schlüssel zum Erfolg: Entwicklung eines Homescreens,

6 Strategische Konzeption Usability / User Adoption Bei der Gestaltung des Transformationsprozesses in Richtung Arbeiten 4.0 lag eine intuitive Usability im Fokus unseres strategischen Konzeptes. Unsere Schlüssel zum Erfolg: Entwicklung eines Homescreens, den jeder von seinem Smartphone kennt: Eine zentrale Übersicht über alle APPs. Anpassung des Homescreens auf unsere Organisation und Informationsarchitektur. E-Portal HomeScreen + Einheiten Projekte AG s VIDEO Informationsarchitektur = 6

EINE strategische Plattform entwickelt, mit

Unternehmenskommunikation, Wissensmanagement,

Zusammenarbeit APP-basiert abbilden und damit

7 Strategische Konzeption Content Mit dem E-Portal haben wir für unser Ingenieurbüro EINE strategische Plattform entwickelt, mit der wir unsere gesamten Bedarfe an Unternehmenskommunikation, Wissensmanagement, Unternehmenssteuerung und digitaler Zusammenarbeit APP-basiert abbilden und damit den Weg für mobiles Arbeiten ebnen. Kommunikation?! Wissen Steuerung Zusammenarbeit 7

8 Kommunikation?! Digitale Kommunikation 8

veröffentlichen Projekt- und Einheitenleitung Mitarbeiter

9 ?! Erzeugung von Informationen über E-Info digital GL GF LE-Team GL-Sitzung Leitungs-Sitzung TOP-DOWN Infos veröffentlichen Projekt- und Einheitenleitung Mitarbeiter Facheinheits- Routine Projekt-Routine Infos veröffentlichen BOTTOM-UP

10 VIDEO

11 VIDEO

12 Wissen Digitales Wissensmanagement 12

16 Steuerung Digitale Steuerung 16

So haben wir im E-Portal den gesamten planerischen Wertschöpfungsprozess der

17 Steuerung und Prozessdigitalisierung mit dem E-Portal Im E-Portal bauen wir unsere eigenen APPs zur Steuerung des Ingenieurbüros! So haben wir im E-Portal den gesamten planerischen Wertschöpfungsprozess der Personalressourcensteuerung APP-basiert und vollautomatisiert abgebildet im HR-Management Digital!

18 Zusammenarbeit Digitale Zusammenarbeit 18

Digitale Zusammenarbeit mit dem E-Portal Digitale

gesamten Projektsteuerung durch die Integration von

Risikomanagement Stakeholderanalyse Terminplanung

Zentralisiertes Plan- und Dokumentenmanagement inkl.

19 Digitale Zusammenarbeit mit dem E-Portal Digitale Projekträume für unsere Bauprojekte: Abwicklung der gesamten Projektsteuerung durch die Integration von digitalen Projektmanagement- Tools wie: Risikomanagement Stakeholderanalyse Terminplanung Reporting Services Kollaborative Zusammenarbeit mit externen Stakeholdern über individuelle Zugangsberechtigungen. Zentralisiertes Plan- und Dokumentenmanagement inkl. Archivierungskonzept Strukturelle Basis für die zukünftige Arbeitsmethode BIM Ein Blick in die APP: Arbeiten 4.0 in unseren digitalen Projekträumen

20 Changeprozess, Schulungen und Experten-Netzwerk

21 Elemente der Change-Strategie Die User-Adoption, bzw. Akzeptanz des Anwenders von Projektbeginn Leitziel der Change-Strategie Maßnahmen waren unter anderen die Zielanwender in der Entwicklungsphase mit einzubeziehen die Entwicklungen in Showcases mit Test-Usern rückgekoppelt ein umfangreiches Schulungsprogramm 21

Schulungsprogramm zu SharePoint 2013 HPA Gesamt E-spezifisch Mitarbeiter UB E

Administrator Multiplikatoren aus gesamten Kollegium Ansprechpartner für Kollegen

Fehler Turnusmäßiger Erfahrungsaustausch Agenda enthält neben Austausch von

22 Schulungsprogramm zu SharePoint 2013 HPA Gesamt E-spezifisch Mitarbeiter UB E Anwender Zusammenarbeit Projektwebseiten Experten Eintägige Schulung zum Administrator Multiplikatoren aus gesamten Kollegium Ansprechpartner für Kollegen ( Hilfe zur Selbsthilfe ) Netzwerk für Feedback, Verbesserung struktureller Fehler Turnusmäßiger Erfahrungsaustausch Agenda enthält neben Austausch von Erfahrungen immer auch einen konstruktiven Teil zur Präsentation von Use-Cases und Lösungen beinhaltet

Experten Schulungsvideos Alle Schulungsinhalte von

23 Schulungsprogramm zu SharePoint 2013 HPA Gesamt Anwender E-spezifisch Zusammenarbeit Projektwebseiten Experten Schulungsvideos Alle Schulungsinhalte von Anwender bis Experte kontinuierlich als Videoschulung verfügbar

24 Vision und Digitalisierungsstrategie im Ingenieurbüro der HPA 24

25 Einordnung des Projektes in unsere Digitalisierungs-Road-Map: 25

Unser nächster Schritt: Die digitale Transformation des Bauprozesses mit der Arbeitsmethode Building Information Modeling (BIM) Was ist BIM?

digitalen 3D-Gebäudemodell abgebildet wird. Strukturelle Basis zur Anwendung dieser Methode ist unsere Kollaborationsplattform E-Portal mit seinen digitalen Projekträumen.

26 Unser nächster Schritt: Die digitale Transformation des Bauprozesses mit der Arbeitsmethode Building Information Modeling (BIM) Was ist BIM? BIM ist eine neue kooperative Arbeitsmethode im Bauwesen, bei welcher der gesamte Lebenszyklus von der Planung bis zur Bewirtschaftung eines Bauwerkes in einem integrierten digitalen 3D-Gebäudemodell abgebildet wird. Strukturelle Basis zur Anwendung dieser Methode ist unsere Kollaborationsplattform E-Portal mit seinen digitalen Projekträumen. Digitale Zusammenarbeit über den gesamten Lebenszyklus: Software Entwurf Fachplanung Statik Dokumentation Produktion Renovierung Bauausführung Abriss Betrieb Logistik Quelle: Quelle: 26

27 Lessons-Learned 27

28 Erkenntnisse / Risiken: Vermittlung und Akzeptanz für Transformationsprozess ist Führungsaufgabe: Klare Kommunikation der Ziele und Mehrwerte, ggf. auch anstehender Herausforderungen Spannungsfeld Altersstruktur: Unerfahrene Berufseinsteiger als digital natives und oft analoge Arbeitsweise der erfahrenen Mitarbeiter Isolierter Arbeitsplatz vs. Open Source/Kollaboration: Verknüpfung und Prozessualisierung der Arbeitsbereiche erfordert Mentalitätswandel Unterschied Entwicklungs-/Organisationsprojekt zu Investitionsprojekt: Anwender im Mittelpunkt! Geringe Halbwertszeit von Software: Frustration durch subjektives Empfinden ständig wechselnder Software Anpassung der Marketingstrategien der Softwarefirmen

29 Kernkompetenz Lebenslanges Lernen : Ausbildung sollte nicht nur auf die technische Anwendung abzielen, sondern ein Verständnis für die digitale Arbeitswelt schaffen, welche den stetigen und schnellen Wandel impliziert User Adoption: Einbindung der User während der Entwicklung fördert Akzeptanz, führt aber nicht zwangsläufig dazu, dass Entwicklungen keinen Änderungsbedarf mehr haben. Usabiltiy: Reduzierte und intuitive Gestaltung von Benutzeroberflächen und optischen Strukturen nicht zu unterschätzen

30 Vielen Dank! Hamburg Port Authority AöR Unternehmensbereich Entwicklungsvorhaben Einheit Steuerung & Strategie Steffen Müller Tel:

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