Allgemeines zur Bearbeitung von Personalvorgängen in der PWE

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1 Allgemeines zur Bearbeitung von Personalvorgängen in der PWE Inhalt 1 Allgemeines 2 2 Zusammenspiel der Komponenten Abfindungsadministration und Personaladministration, Abfindungsabrechnung 2 3 Allgemeines zu Personalvorgängen Definition Personalvorgang Personalvorgangsarten Personalteilvorgang Status eines Personalvorgangs und eines Personalteilvorgangs Anlegen bzw. Ändern eines Personalvorgangs 6 4 Drucken von Bescheiden Drucken aus der Bescheidansicht Drucken über Listenauswahl 9 Autor: LVwA PS IPV Seite VLT-PV-01-1

2 1 Allgemeines Landesverwaltungsamt Berlin Die Berechnung der Abfindungsbeträge zum Versorgungslastenteilungs-Staatsvertrag (VLT- StV) wird im SAP R/3-System mittels der Bearbeitungsoberfläche PWE (Process Workbench Engine) abgebildet und bearbeitet. Die PWE-Ebene ist die zentrale Bearbeitungsumgebung für die Durchführung von Abfindungsvorgängen im Rahmen des Versorgungslastenteilungs-Staatsvertrages (VLT-STV), in der alle für die Berechnung der Abfindung relevanten Daten komprimiert zusammengefasst bearbeitet werden können. Das Kapitel 14 des IPV-Anwenderhandbuches enthält Erläuterungen zur Bearbeitung des Abfindungsvorganges. PWE-Ebene Vervollständigt wird die Bearbeitung eines Abfindungsfalls ggf. durch die Pflege von Infotypen und einer Personalmaßnahme in der Personaladministration (PA-Stammdatenbank) sowie durch die Abrechnung der Abfindung. Beschreibungen zu Infotypen und Maßnahmen befinden sich in den Kapiteln 01 und 02 des IPV-Anwenderhandbuches. PA-Stammdatenbank 2 Zusammenspiel der Komponenten Abfindungsadministration und Personaladministration, Abfindungsabrechnung Die Abfindungsadministration umfasst: Personalvorgangsverwaltung Berechnung des Abfindungsbetrages Bescheiderstellung Freigabe der Daten zur Zahlung Autor: LVwA PS IPV Seite VLT-PV-01-2

3 Speicherung der Dienstzeitenangaben, die zur Abfindungsberechnung herangezogen werden, nach Datenfreigabe im Infotyp Zeitangaben/Dienstzeit (IT 0552) bzw. Speicherung der Daten der Abfindungsberechnung in internen Tabellen. Die Personaladministration und Abfindungsabrechnung umfassen: Verwaltung der Stammdaten des Beamten über Infotypenpflege und Personalmaßnahme Abfindungsabrechnung: Erstellung einer Zahlungsanweisung für SE Fin (AVIS) und Umstellung des Bearbeitungsstatus des Personalvorganges 3 Allgemeines zu Personalvorgängen 3.1 Definition Personalvorgang Die Bearbeitung des Geschäftsprozesses Abfindungsberechnung erfolgt in der PWE mit Hilfe eines Personalvorganges (PV). Ein Personalvorgang besteht aus 3 Bearbeitungsschritten: der Pflege von berechnungsrelevanten Daten in Personalteilvorgängen/Registerkarten ähnlich wie bei einer Maßnahme dem Erstellen von Bescheiden und sonstigen Anlagen der Datenfreigabe Ein wesentlicher Unterschied zwischen Personalvorgang und Personalmaßnahme besteht im Konzept der Datenablage. Die mit Maßnahmen oder Einzelinfotyppflege in das IPV- System eingegebenen Daten werden sofort mit dem Sichern in die Datenbank der Personalstammdaten des IPV-Systems geschrieben. Im Unterschied dazu werden die in Personalvorgängen eingegebenen Daten in eine Simulationsdatenbank geschrieben. Die während der Bearbeitung eines Personalvorganges vorgenommenen Änderungen von Daten beeinflussen die laufende Personalabrechnung nicht, da sie in der Simulationsdatenbank zwischengespeichert werden. Erst nach Prüfung und Freigabe werden die Änderungen der Daten in die Datenbank der Personalstammdaten übernommen. Da in der Abfindungsberechnung lediglich die Daten des Infotyp Zeitangaben/Dienstzeit (IT 0552) mit der Datenfreigabe in die PA-Stammdatenbank übertragen werden, diese Informationen jedoch nicht in die Personalabrechnung der aktiven Beamten einfließen, ist durch die Datenfreigabe anders als bei der Datenfreigabe in der Festsetzung von Versorgungsbezügen- keinerlei Auswirkung auf die Personalabrechnung gegeben. Welche Personalvorgänge für einen Personalfall angelegt sind, ist im Infotyp Personalvorgang (IT 0716) dokumentiert. (vgl. hierzu auch Anlegen bzw. Ändern eines Personalvor- Autor: LVwA PS IPV Seite VLT-PV-01-3

4 gangs sowie die Beschreibung im IPV-Anwenderhandbuch Kapitel I Infotyp Personalvorgang (IT 0716)). 3.2 Personalvorgangsarten Grundsätzlich sind Personalvorgänge in verschiedene Vorgangsarten eingeteilt, für die Abfindungsberechnung steht jedoch zur Zeit nur eine Vorgangsart zur Verfügung: DEVD- Dienstherrenwechsel Versorgung Dieser Personalvorgangsart ist nur ein Personalvorgang zugeordnet: ABFD Abfindung Dienstherrenwechsel 3.3 Personalteilvorgang Ein Personalvorgang besteht aus Personalteilvorgängen (PTV). Diese sind als Karteikarten (auch als Registerkarten bezeichnet) gestaltet und enthalten Datenfelder von Infotypen sowie ggf. weitere berechnungsrelevante Informationen, die nicht in Infotypen gespeichert werden. Zwischen Personalteilvorgängen bestehen zum Teil Ablaufregeln, d.h. die Bearbeitung eines Personalteilvorganges ist Voraussetzung dafür, dass der nachfolgende Personalteilvorgang bearbeitet werden kann (Bsp: PTV Verwendungszweck erfassen muss bearbeitet sein, bevor PTV Freigabe bearbeitet werden kann.) Die Personalteilvorgänge sind daher in der angebotenen Reihenfolge zu bearbeiten und ggf. zu sichern! Details zu den einzelnen Personalteilvorgängen/Registerkarten sind den Beschreibungen der Personalteilvorgängen/Registerkarten in diesem Kapitel zu entnehmen. 3.4 Status eines Personalvorgangs und eines Personalteilvorgangs Bei der Durchführung eines Personalvorgangs erhält jeder Personalteilvorgang einen Teilstatuswert. Der Personalvorgang selbst erhält einen Gesamtstatuswert (PV-Status). Die Statuswerte dokumentieren den Bearbeitungsstand der einzelnen Personalteilvorgänge bzw. des gesamten Personalvorgangs. Darüber hinaus haben sie Einfluss auf die Ablaufregeln zwischen den Personalteilvorgängen und den Abrechnungslauf der Abfindungszahlung. Autor: LVwA PS IPV Seite VLT-PV-01-4

5 3.4.1 PV-Status (Gesamtstatus) Nach dem Anlegen eines neuen Personalvorgangs besitzt der PV-Status den Wert SNEW Neu. Bei Abfindungsvorgängen besteht der Vorrat für den PV-Status aus den Werten SNEW Neu, SNIP In Bearbeitung, SVZG Verwendungszweck angefordert, SREL Freigegeben, SCMP Erledigt und SCAL abgerechnet Teilstatus Im Feld Teilstatus eines Personalteilvorgangs wird der aktuelle Bearbeitungsstand dieser Registerkarte angezeigt. Nach dem Anlegen eines neuen Personalvorgangs besitzen die Teilstatuswerte den Wert SNEW Neu. Beim Sichern setzt das IPV-System den Teilstatus eines Personalteilvorgangs automatisch auf den Wert SINP In Bearbeitung. Nach der Bearbeitung eines Personalteilvorgangs/Registerkarte kann der Teilstatuswert SCMP Erledigt manuell gewählt oder später vom IPV-System automatisch gesetzt werden. Bei Abfindungsvorgängen enthält der Personalteilvorgang Bescheide erstellen zusätzlich die Werte SSCP vorherige TV erledigen (inkl. Akt. TV), SSVZ vorherige TV erledigen (VZ angefordert), und SVZA Verwendungszweck angefordert (Erledigt). Wird der Status SSVZ vorherige TV erledigen (VZ angefordert) gesetzt, so hat dies zur Folge, dass der Gesamtstatus den Zustand Verwendungszweck angefordert erhält, der Teilstatus jedoch auf SVZA Verwendungszweck angefordert (Erledigt) gesetzt wird. Es kann die Bearbeitung des Personalfalles bis zum Eingang der Mitteilung durch den aufnehmenden Dienstherren ruhen und alle derart bearbeiteten und auf einen Rücklauf wartenden Personalvorgänge können über eine Auswertung mittels Query zum Gesamtstatus aufgefunden werden. Nach Eingang des Verwendungszwecks ist dieser dann im Personalteilvorgang Verwendungszweck zu erfassen und der Teilstatus dort auf SCMP Erledigt zu setzen. Der Gesamtstatus ändert sich dadurch erneut auf SINP In Bearbeitung. Ist der Verwendungszweck jedoch bereits bekannt und in der Registerkarte Berechnung Abfindung bereits eingegeben, kann der Teilstatus des Personalteilvorganges Bescheide erstellen bereits auf SSCP vorherige TV erledigen (inkl. Akt. TV) gesetzt werden. Der Teilstatus dieses Personalteilvorganges, der vorherigen Personaleilvorgänge und des Personalteilvorganges Verwendungszweck erfassen wird dadurch auf SCMP Erledigt gesetzt, der Gesamtstatus des Personalvorganges verbleibt auf SINP In Bearbeitung. Die Freigabe der Daten im Personalteilvorgang Freigabe über den Button kann erst erfolgen, wenn alle vorherigen Personalteilvorgänge den Status SCMP Erledigt enthalten. Anderenfalls ist der Button nicht aktiviert. Ein manuelles Umsetzen des Teilstatus auf SREL Freigegeben im Teilvorgang ist nicht möglich. Autor: LVwA PS IPV Seite VLT-PV-01-5

6 Nach Betätigen des Buttons führt das IPV-System die folgenden Schritte aus: Es schreibt die Simulationsdaten des Personalteilvorganges Dienstzeiten in den Infotypen Zeitangaben/Dienstzeit (IT 0552). Es setzt den Personalteilvorgang auf SREL Freigegeben. Es setzt den PV-Status auf SREL Freigegeben. Es werden die Daten der Abfindungsberechnung in die Datenbanktabelle PAPBSDE- VA_VLTSV1 gesichert Wurden die Daten erfolgreich freigegeben, erscheint der Hinweis:. Der Gesamtstatus SREL Freigegeben ist Voraussetzung dafür, dass ein Fall durch den Abrechnungsreport Staatsvertrag verarbeitet werden kann. Durch den Report wird die Zahlungsanweisung je Fall erstellt und der Gesamtstatus auf SCAL abgerechnet gesetzt. Befindet sich ein Personalvorgang im Gesamtstatus SCAL abgerechnet, so sind keine Änderungen in dem Personalvorgang mehr möglich. Soll eine nachträgliche Änderung des Abfindungsbetrages berechnet werden, so ist ein neuer Personalvorgang Abfindung Dienstherrenwechsel anzulegen, in dem auf den vorangegangenen Vorgang Bezug genommen und das bereits erstellte Ergebnis überrechnet und korrigiert wird. Hinweis Änderung von Personalvorgängen, die noch nicht durch den Abrechnungsreport Staatsvertrag abgerechnet wurden: Der Bearbeitungsstand eines Vorganges, der sich bereits im Gesamtstatus SREL Freigegeben befindet, kann erneut auf SINP In Bearbeitung gesetzt werden, indem im Personalteilvorgang Freigabe zurücknehmen der Button betätigt wird. 3.5 Anlegen bzw. Ändern eines Personalvorgangs Personalvorgänge Dienstherrenwechsel Versorgung werden über den Knotenpunkt Versorgungslastenteilung des Benutzermenüs ZVLT angelegt bzw. bearbeitet. Autor: LVwA PS IPV Seite VLT-PV-01-6

7 Soll ein neuer Personalvorgang angelegt werden, ist hier zunächst über den Button ein Datensatz im Infotyp Personalvorgang (IT 0716) anzulegen. Die Beschreibung dazu befindet sich im IPV-Anwenderhandbuch Kapitel 01. Im Rahmen einiger Personalmaßnahmen (z.b. Maßnahme Aufnahme VLT-StV) wird bereits ein Datensatz im Infotyp Personalvorgang (IT 0716) angelegt, so dass der Personalvorgang im Knotenpunkt Versorgungslastenteilungs-StV bereits sichtbar ist und durch Doppelklick auf den entsprechenden Personalvorgang ausgewählt werden kann. Auch die Wiederaufnahme eines Personalvorgangs der nicht den Gesamtstatus SCAL Abgerechnet besitzt, ist durch Doppelklick auf den entsprechenden Personalvorgang möglich. Autor: LVwA PS IPV Seite VLT-PV-01-7

8 4 Drucken von Bescheiden Das Drucken von Bescheiden aus der Abfindungsberechnung ist über die Registerkarte Bescheide erstellen möglich. Nachdem die Bescheide erstellt wurden, ist es auf verschiedenen Wegen möglich, Bescheide zu drucken. 4.1 Drucken aus der Bescheidansicht Über das Auswahlfeld Ausw. vor dem jeweiligen Bescheid wird durch Setzen eines Hakens ein Bescheid markiert. Wird der Button Anzeigen betätigt, so wird der entsprechende Bescheid in einem neuen Modus angezeigt. Über die beim Überstreichen mit dem Mauszeiger sichtbar werdende Symbolleiste am oberen Bildschirmrand kann ein Druck des angezeigten Dokumentes über das Symbol Datei drucken (Strg+P) ausgelöst werden. Autor: LVwA PS IPV Seite VLT-PV-01-8

9 Es öffnet sich das gewohnte Windows Druckermenü. Hierüber ist ggf. auch ein mehrfacher Ausdruck des Dokumentes möglich. Es ist die Ausgabe auf dem jeweils zugeordneten Arbeitsplatzdrucker voreingestellt, die Auswahl eines anderen Druckers ist möglich. 4.2 Drucken über Listenauswahl Über das Auswahlfeld Ausw. vor dem jeweiligen Bescheid werden durch Setzen von Haken Bescheide markiert. Wird der Button Drucken betätigt, so öffnet sich in einem neuen Modus folgendes Fenster: Es besteht hier die Möglichkeit, für alle zuvor ausgewählten Bescheide die Anzahl der gewünschten Ausdrucke anzugeben. Voreingestellt ist ein Exemplar. Über Anzahl Ausdrucke ist jedoch die Vorgabe von mehreren Exemplaren möglich. Es ist der Button zu betätigen. Es erscheint anschließend ein Pop-Up-Fenster: Autor: LVwA PS IPV Seite VLT-PV-01-9

10 Der Druck wird durch das Betätigen des Button Weiter (Enter) beendet. Das Abwarten der vollständigen Ausgabe auf dem Drucker vor dem Schließen des Fensters verhindert, dass einzelne Bescheide womöglich nicht gedruckt werden. Nach dem Schließen des Fensters wird das Verzeichnis SAPWORKDIR auf Ihrem PC geleert. Wird dieses Verzeichnis geleert, bevor alle Dateien tatsächlich verarbeitet (gedruckt) wurden, können die fehlenden Bescheide nicht nacherzeugt werden. Achtung Es ist zu vermeiden aus verschiedenen Modi gleichzeitig Druckaufträge für Bescheide abzusetzen. Wird die beschriebene Vorgehensweise nicht beachtet, kann es zu der Fehlermeldung kommen, es werden nicht alle Bescheide gedruckt: Achtung Obwohl durch das Markieren mehrerer Bescheide zum Drucken und das folgende einmalige Betätigen des Buttons der Eindruck entsteht, es würde ein einziger Druckauftrag erzeugt, wird jedoch pro Bescheid ein Druckauftrag angelegt und abgearbeitet. Verwenden mehrere Nutzer einen Drucker, so können die einzelnen Bescheide (= Druckaufträge) ggf. mit denen anderer Nutzer im Wechsel gedruckt werden, so wie dies ggf. auch bei dem Druck von Word-Dokumenten geschieht. Es entsteht so ein Vermengen von Bescheiden zu verschiedenen Fällen, es ist eine manuelle Sortierung der ausgedruckten Bescheide erforderlich. Autor: LVwA PS IPV Seite VLT-PV-01-10