Wir kennen den Weg. Agenda Workshop IT im Wissensvorsprung. Wissensvorsprung. Exchange Archivierung EMS. IT im Wissensvorsprung

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1 Agenda Workshop IT im Wissensvorsprung Wissensvorsprung Exchange Archivierung EMS Wir kennen den Weg IT im Wissensvorsprung Seite 1

2 Workshop: IT im Wissensvorsprung Agenda: 09:00 09:30 Begrüßung der Teilnehmer, Vorstellungsrunde 09:30 11:30 Dr. Robert Selk Datenschutz 11:30 11:45 Pause 11:45 12:30 Blick hinter die Kulissen Backstage Microsoft Headquarter 12:30 13:30 Gemeinsamer Lunch im Restaurant Microsoft 13:30 15:00 Archivierung mit Exchange (Theorie und Praxis) 15:00 16:30 EMS - Enterprise Mobility + Security Hr. Matthias Partl, Microsoft 16:30 Präsent der CCS 365 Gutschein 5x seats EMS IT im Wissensvorsprung Seite 2

3 1) Rechtliche und steuerliche Rahmenbedingungen der Archivierung für geschäftsrelevante s Referent Herr Dr. Robert Selk, Datenschutzbeauftragter für Konzerne a) Zivil- und Handelsrecht (BGB, 257 HGB) b) Steuerrecht ( 146/147 AO) c) Datenschutz Datenschutzbestimmungen BDSG Aus BDSG wird EU-DSGVO Was ändert sich durch die EU Datenschutzgrundverordnung (EU-DSGVO)? Sonderfall: Thematik der -Archivierung bei Privatnutzung (TKG) TKG Sonderfall: Privatnutzung -System d) Checkliste zur GoBD e) KPMG Compliance Bericht zu Exchange/ Sharepoint Server B) Führung durch das neue Headquarter der Microsoft IT im Wissensvorsprung Seite 3

4 C) Archivierung mit Exchange / Exchange Online (Theorie und Praxis) Archivierung allgemein (wie, wann, was, wie lange) Sicherheitsfunktionen Archivregeln Datenschutzfunktion Praktischer Teil D) EMS Überblick (Enterprise Mobility + Security) Hr. Matthias Partl, Microsoft Identität und Zugriff mit Single Sign-On für alle Geräte Zentrale Verwaltung von Apps und Daten Unternehmensdaten und Zusammenarbeit intelligent schützen Benutzerorientierte Sicherheit gegen aktuelle Angriffe Einführung in Azure AD Premium, Intune, Azure Rights Management IT im Wissensvorsprung Seite 4

5 I. Rechtliche und steuerliche Rahmenbedingungen der Archivierung für geschäftsrelevante s Herr Dr. Robert Selk Datenschutzbeauftragter für Konzerne IT im Wissensvorsprung Seite 5

6 Zivil- und Handelsrecht a) Zivil- und Handelsrecht BGB HGB AO s BDSG TKG etc IT im Wissensvorsprung Seite 6

7 Zivil- und Handelsrecht Unterscheidung: Backup Archiv Backup Dient der kurzzeitigen Sicherung zum Schutz gegen Ausfall / Wiederherstellung Meist 1:1 Kopien Archiv Dient der langfristigen Speicherung, in der Regel zur Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten Zum Teil in speziellen Formaten Folge Unterschiedliche Zugriffsberechtigungen und (rechtliche) Anforderungen IT im Wissensvorsprung Seite 7

8 Zivilrecht BGB / Zivilrecht Zivil- / vertragsrechtliche Aspekte an s Zwecke Geschäftskorrespondenz Vertragskorrespondenz Als Beweismittel Rechtliche Besonderheiten Beweismittel vor Gericht? Aber der Änderbarkeit wegen nur geringer Beweiswert, es sei denn, mit qualifizierter elektronischer Signatur versehen (dann: 371 a ZPO) Praxis: selten bestritten und daher selten Problem Wichtig: Schriftlich! Ansonsten: Keine IT im Wissensvorsprung Seite 8

9 Handelsrecht HGB /Handelsrecht HGB, 257 HGB (1) Jeder Kaufmann ist verpflichtet, die folgenden Unterlagen geordnet aufzubewahren: 1. Handelsbücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse, Einzelabschlüsse nach 325 Abs. 2a, Lageberichte, Konzernabschlüsse, Konzernlageberichte sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen, 2. die empfangenen Handelsbriefe, 3. Wiedergaben der abgesandten Handelsbriefe, 4. Belege für Buchungen in den von ihm nach 238 Abs. 1 zu führenden Büchern (Buchungsbelege). (2) Handelsbriefe sind nur Schriftstücke, die ein Handelsgeschäft betreffen IT im Wissensvorsprung Seite 9

10 Handelsrecht (3) Mit Ausnahme der Eröffnungsbilanzen und Abschlüsse können die in Absatz 1 aufgeführten Unterlagen auch als Wiedergabe auf einem Bildträger oder auf anderen Datenträgern aufbewahrt werden, wenn dies den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung entspricht und sichergestellt ist, daß die Wiedergabe oder die Daten 1.mit den empfangenen Handelsbriefen und den Buchungsbelegen bildlich und mit den anderen Unterlagen inhaltlich übereinstimmen, wenn sie lesbar gemacht werden, 2.während der Dauer der Aufbewahrungsfrist verfügbar sind und jederzeit innerhalb angemessener Frist lesbar gemacht werden können. Sind Unterlagen auf Grund des 239 Abs. 4 Satz 1 auf Datenträgern hergestellt worden, können statt des Datenträgers die Daten auch ausgedruckt aufbewahrt werden; die ausgedruckten Unterlagen können auch nach Satz 1 aufbewahrt werden. (4) Die in Absatz 1 Nr. 1 und 4 aufgeführten Unterlagen sind zehn Jahre, die sonstigen in Absatz 1 aufgeführten Unterlagen sechs Jahre aufzubewahren. (5) Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Schluß des Kalenderjahrs, in dem die letzte Eintragung in das Handelsbuch gemacht, das Inventar aufgestellt, die Eröffnungsbilanz oder der Jahresabschluß festgestellt, der Einzelabschluss nach 325 Abs. 2a oder der Konzernabschluß aufgestellt, der Handelsbrief empfangen oder abgesandt worden oder der Buchungsbeleg entstanden ist IT im Wissensvorsprung Seite 10

11 Handelsrecht Außerdem 238 Abs. 2 HGB (2) Der Kaufmann ist verpflichtet, eine mit der Urschrift übereinstimmende Wiedergabe der abgesandten Handelsbriefe (Kopie, Abdruck, Abschrift oder sonstige Wiedergabe des Wortlauts auf einem Schrift-, Bild- oder anderen Datenträger) zurückzubehalten IT im Wissensvorsprung Seite 11

12 Handelsrecht Also: Aufbewahrung Handelsbriefe müssen 6 Jahre aufbewahrt werden, sowohl eingehende wie auch Wiedergaben der ausgehenden Briefe. Frist beginn am Jahresende. Wie? Auch elektronisch denkbar, wenn die gesetzlichen Anforderungen eingehalten werden. s? Sind auch Handelsbriefe, wenn sie ein Handelsgeschäft betreffen IT im Wissensvorsprung Seite 12

13 Steuerrecht b) Steuerrecht Es gibt auch steuerliche Vorgaben, 146 AO (1) Die folgenden Unterlagen sind geordnet aufzubewahren: 1. ( ) 2. die empfangenen Handels- oder Geschäftsbriefe, 3. Wiedergaben der abgesandten Handels- oder Geschäftsbriefe Unterschied zum HGB Hier auch Geschäftsbriefe umfasst. Steuerliche Aufbewahrungspflicht gilt damit auch für Nicht-Kaufleute (HGB nur für Kaufmänner) Weitere steuerliche Regelungen sehr ähnlich wie im HGB: IT im Wissensvorsprung Seite 13

14 Steuerrecht 147 AO (2) Mit Ausnahme der Jahresabschlüsse, der Eröffnungsbilanz und der Unterlagen nach Absatz 1 Nummer 4a, sofern es sich bei letztgenannten Unterlagen um amtliche Urkunden oder handschriftlich zu unterschreibende nicht förmliche Präferenznachweise handelt, können die in Absatz 1 aufgeführten Unterlagen auch als Wiedergabe auf einem Bildträger oder auf anderen Datenträgern aufbewahrt werden, wenn dies den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung entspricht und sichergestellt ist, dass die Wiedergabe oder die Daten 1. mit den empfangenen Handels- oder Geschäftsbriefen und den Buchungsbelegen bildlich und mit den anderen Unterlagen inhaltlich übereinstimmen, wenn sie lesbar gemacht werden, 2. während der Dauer der Aufbewahrungsfrist jederzeit verfügbar sind, unverzüglich lesbar gemacht und maschinell ausgewertet werden können IT im Wissensvorsprung Seite 14

15 Steuerrecht (3) Die in Absatz 1 Nr. 1, 4 und 4a aufgeführten Unterlagen sind zehn Jahre, die sonstigen in Absatz 1 aufgeführten Unterlagen sechs Jahre aufzubewahren, sofern nicht in anderen Steuergesetzen kürzere Aufbewahrungsfristen zugelassen sind. ( ) (4) Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahrs, in dem die letzte Eintragung in das Buch gemacht, das Inventar, die Eröffnungsbilanz, der Jahresabschluss oder der Lagebericht aufgestellt, der Handels- oder Geschäftsbrief empfangen oder abgesandt worden oder der Buchungsbeleg entstanden ist, ferner die Aufzeichnung vorgenommen worden ist oder die sonstigen Unterlagen entstanden sind. (5) Wer aufzubewahrende Unterlagen in der Form einer Wiedergabe auf einem Bildträger oder auf anderen Datenträgern vorlegt, ist verpflichtet, auf seine Kosten diejenigen Hilfsmittel zur Verfügung zu stellen, die erforderlich sind, um die Unterlagen lesbar zu machen; auf Verlangen der Finanzbehörde hat er auf seine Kosten die Unterlagen unverzüglich ganz oder teilweise auszudrucken oder ohne Hilfsmittel lesbare Reproduktionen beizubringen IT im Wissensvorsprung Seite 15

16 146 AO Ordnungsvorschriften für die Buchführung und für Aufzeichnungen Verlagerung der Buchführung Aufgrund der zunehmenden internationalen Verflechtungen wurde 2008 eine Vorschrift geschaffen, um besonders grenzüberschreitenden Konzernen eine zentrale Auslandsbuchführung zu ermöglichen. Ferner sollte damit die Möglichkeit eröffnet werden, die Kosten der Buchführungs- und Aufzeichnungsarbeiten durch eine Verlagerung dieser Tätigkeiten ins Ausland zu reduzieren. Bis zum 13. Dezember 2010 war eine Verlagerung nur in die Mitgliedstaaten der Europäischen Union und des Europäischen Wirtschaftsraums gestattet. Nun ist eine Verlagerung grundsätzlich weltweit möglich. Die Genehmigung einer solchen Verfahrensweise steht jedoch im Ermessen der Finanzverwaltung IT im Wissensvorsprung Seite 16

17 146 AO Abs. 2a (2a) 1 Abweichend von Absatz 2 Satz 1 kann die zuständige Finanzbehörde auf schriftlichen Antrag des Steuerpflichtigen bewilligen, dass elektronische Bücher und sonstige erforderliche elektronische Aufzeichnungen oder Teile davon außerhalb des Geltungsbereichs dieses Gesetzes geführt und aufbewahrt werden können. 2 Voraussetzung ist, dass 1. der Steuerpflichtige der zuständigen Finanzbehörde den Standort des Datenverarbeitungssystems und bei Beauftragung eines Dritten dessen Namen und Anschrift mitteilt, 2. der Steuerpflichtige seinen sich aus den 90, 93, 97, 140 bis 147 und 200 Absatz 1 und 2 ergebenden Pflichten ordnungsgemäß nachgekommen ist, 3. der Datenzugriff nach 147 Absatz 6 in vollem Umfang möglich ist und 4. die Besteuerung hierdurch nicht beeinträchtigt wird. Werden der Finanzbehörde Umstände bekannt, die zu einer Beeinträchtigung der Besteuerung führen, hat sie die Bewilligung zu widerrufen und die unverzügliche Rückverlagerung der elektronischen Bücher und sonstigen erforderlichen elektronischen Aufzeichnungen in den Geltungsbereich dieses Gesetzes zu verlangen. 4 Eine Änderung der unter Satz 2 Nummer 1 benannten Umstände ist der zuständigen Finanzbehörde unverzüglich mitzuteilen IT im Wissensvorsprung Seite 17

18 Datenschutz c) Datenschutz Datenschutzbestimmungen BDSG Umfasst (nur) personenbezogene Daten s? Ja in aller Regel personenbezogen Absender und Empfänger Möglicherweise: Auch Inhalt Grundregel im Datenschutz; Verbotsprinzip Alles ist verboten, es sei denn, es gibt Einwilligung oder gesetzliche Erlaubnis Hier relevant: Speichern der In der Regel: Bei Handels- oder Geschäftsbriefen in der Regel gesetzliche Erlaubnis über Vertragsbeziehung Aus BDSG wird EU-DSGVO am Mai 2018? Insofern keine IT im Wissensvorsprung Seite 18

19 Datenschutz Wichtig: Löschgrundsatz, 35 BDSG Personenbezogene Daten sind zu löschen, wenn Sie für eigene Zwecke verarbeitet werden, sobald ihre Kenntnis für die Erfüllung des Zwecks des Speicherung nicht mehr erforderlich ist Wie dann Vorgaben HGB und AO einhalten? 35 Abs. 3 BDSG An die Stelle einer Löschung tritt eine Sperrung, soweit im Fall des Absatzes 2 Satz 2 Nr. 3 einer Löschung gesetzliche, satzungsmäßige oder vertragliche Aufbewahrungsfristen entgegenstehen IT im Wissensvorsprung Seite 19

20 Datenschutz Also: Aufbewahrungspflichten und fristen aus anderen Gesetzen gehen vor hier: HGB und AO Die s, die unter HGB und AO fallen, müssen entsprechend lange aufbewahrt ( archiviert ) werden, im Anschluss sind sie aber datenschutzkonform zu löschen 6 Jahre 10 Jahre IT im Wissensvorsprung Seite 20

21 Datenschutz Drei zeitliche Phasen Zunächst: Operative Phase (etwa: 6 Monate) s sind Benutzung, Teil der Akte, etc. Dann: Sperrphase (etwa: 9,5 Jahre) Danach: Daten werden nur noch zu HGB und Steuerzwecken benötigt, da Vertrag etc. beendet. Dann sind sie 6 / 10 Jahre aufzubewahren In dieser Zeit sind sie wegzusperren Sehr eingeschränkte Zugriffsbefugnisse Zudem: GOBD Dann: Löschung (etwa: nach 10 Jahren) IT im Wissensvorsprung Seite 21

22 Datenschutz Zeitlicher Ablauf: Operativ Sperrung Lösch Umsetzungsmöglichkeit: - Client Verschieben Archiv-System IT im Wissensvorsprung Seite 22

23 Datenschutz TKG Sonderfall: Privatnutzung -System Folge Dann gilt der Arbeitgeber als TK-Anbieter Es gilt das TKG, u.a. das Fernmeldegeheimnis nach 88 TKG Verbietet quasi jede Datennutzung, die über technische Bereitstellung des Dienstes und Fehlerhebung etc. hinausgeht Problem: Wenn keine technische Trennung zwischen privaten und dienstliche s Alle (auch die zu 100% dienstlichen!) gelten als privat! Damit: Jegliche Archivierung ist verboten (-> Problem mit Steuer und HGB Vorgaben), jede Spamfilterung, etc. Lösungen? Ja, u.a. Komplettverbot dienstliches -System, aber Fre er Tauscherklärung (Einwilligung und Gleichstellung privater s mit dienstlichen s) IT im Wissensvorsprung Seite 23

24 Unterlagen zur GoBD d) Checkliste zur GoBD Datev Checkliste der GoBD für Unternehmen IT im Wissensvorsprung Seite 24

25 KPMG Compliance-Management e) KPMG Compliance-Management für Microsoft Exchange Server 2013 für Microsoft Sharepoint Server 2013 Als Maßstab zur Beurteilung der Compliance wurden die gesetzlichen Vorschriften des Handels- und Steuerrechts ( 238 ff. HGB sowie AO), die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB), das BMF-Schreiben Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) vom 7. November 1995, das BMF-Schreiben Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) vom 16. Juli 2001 zu Grunde gelegt IT im Wissensvorsprung Seite 25

26 KPMG Compliance-Management KPMG Compliance-Management und -Archivierung mit Microsoft Exchange Server 2013 Management Summary Exchange Server 2013 Eine unveränderliche Aufbewahrung von nach Handels- und Steuerrecht aufbewahrungspflichtigen s ist in Exchange 2013 grundsätzlich möglich. Es werden entsprechende Möglichkeiten zum Aufbau einer konformen Installation systemseitig bereitgestellt. Exchange 2013 enthält umfangreiche Funktionalitäten für einen Schutz von gespeicherten Inhalten, wie z.b. Wiederherstellbare Elemente und In-Place Hold. Diese sind bei richtiger Konfiguration grundsätzlich geeignet, eine unveränderliche Speicherung von sämtlichen s zu unterstützen. Eine unveränderliche Speicherung nur von aufbewahrungspflichtigen s innerhalb von Exchange setzt die Abgrenzung dieser von den nicht aufbewahrungspflichtigen s voraus. Zusätzliche organisatorische Maßnahmen zur Erreichung von Compliance sind insbesondere in den Bereichen Administration sowie Überwachung und Auswertung erforderlich IT im Wissensvorsprung Seite 26

27 KPMG Compliance-Management KPMG Compliance mit Microsoft SharePoint Server 2010 Management Summary SharePoint Server 2010 Das vorliegende Whitepaper analysiert, inwieweit SharePoint 2010 bei der Einhaltung deutscher Aufbewahrungsvorschriften gemäß Handels- und Steuerrecht unterstützen kann, d.h. inwieweit mit SharePoint 2010 Revisionssicherheit bzw. GoB-Konformität erreicht werden kann. Die Analysezeigt, dass mit SharePoint 2010 eine unveränderliche Aufbewahrung von nach Handelsund Steuerrecht aufbewahrungspflichtigen Dokumenten grundsätzlich möglich ist, da entsprechende Funktionalitäten zum Aufbau einer konformen Installation systemseitig bereitgestellt werden. Die Compliance kann SharePoint 2010 jedoch wie jede Lösung dieser Art nicht allein sicherstellen, sondern das System muss um entsprechende organisatorische Maßnahmen im konkreten Intallationsumfeld ergänzt werden IT im Wissensvorsprung Seite 27

28 Vielen Dank Wissensvorsprung Datenschutz IT im Wissensvorsprung Seite 28

29 Technische Bedingungen für Exchange Online C) Archivierung mit Exchange / Exchange Online (Theorie und Praxis) Archivierung allgemein Wie wird archiviert? Wie lange wird archiviert? Welche Menge wird archiviert? Sicherheitsfunktion Datenschutzfunktion Löschen von Elementen Archivpostfach des Benutzers Archivregeln Erhaltungsrichtlinien ediscovery Archiv Zeitbasierte Aufbewahrung IT im Wissensvorsprung Seite 29

30 Technische Bedingungen für Exchange Online Generelle Kommunikationsstruktur Datenaustausch Nutzerdaten Mailarchivierung Archivdaten IT im Wissensvorsprung Seite 30

31 Technische Bedingungen für Exchange Online Eckdaten zu den Office 365 Plänen E3 und E5 Mailboxgröße je Benutzer 50 GB Geteilte Mailbox 50 GB, ohne Lizenzierung keine Archivierung Ausfallsicherheit in den letzten Jahren bei ca. 99,97% Vorhaltezeit nach Ende der Lizenzzuweisung Eckdaten der Archive Größe der Archivdatenbank Anfangs 50 GB, kann aber unbegrenzt erweitert werden Vorhaltezeit nach Ende der Lizenzzuweisung Die Archivierung endet mit dem Ende der Lizensierung Arten der Archivpostfächer Reguläres Archiv des Benutzers Erhaltungsrichtlinie InSitu-Postfach ediscovery Archiv IT im Wissensvorsprung Seite 31

32 Technische Bedingungen für Exchange Online Statement Microsoft - Die zehn wichtigsten Sicherheits- und Datenschutzfunktionen von Office Wir beschränken den physischen Zugriff auf die Rechenzentren auf autorisierte Mitarbeiter und haben mehrere physische Sicherungsebenen implementiert, wie biometrische Lesegeräte, Bewegungsmelder, Zugangskontrollen rund um die Uhr, Überwachung per Videokamera und Alarm bei Sicherheitsverletzungen 2. Wir ermöglichen die Verschlüsselung von gespeicherten Daten und von Daten, die über das Netzwerk zwischen dem Rechenzentrum und einem Benutzer übertragen werden 3. Wir durchsuchen Ihre Daten nicht für Werbezwecke bzw. greifen nicht für Werbezwecke auf Ihre Daten zu 4. Wir verwenden Kundendaten nur für die Bereitstellung des Dienstes. Wir greifen ohne Ihre Zustimmung nicht anderweitig auf Ihr Postfach zu 5. Wir führen regelmäßige Sicherungen Ihrer Daten durch IT im Wissensvorsprung Seite 32

33 Technische Bedingungen für Exchange Online Statement Microsoft - Die zehn wichtigsten Sicherheits- und Datenschutzfunktionen von Office Wir löschen die Daten in Ihrem Konto am Ende des Bereitstellungszeitraums des Dienstes erst, wenn Sie die Zeit gefunden haben, die von uns gebotene Datenportabilität zu nutzen 7. Ihre Kundendaten werden von uns standortnah gehostet. Momentan betreiben wir für Kunden in Europa Rechencenter in Dublin, Irland und Amsterdam, Niederlande 8. Wir erzwingen "starke" Kennwörter, um die Sicherheit Ihrer Daten zu erhöhen 9. Wir ermöglichen Ihnen, Funktionen, die Auswirkungen auf den Datenschutz haben, Ihren Anforderungen entsprechend ein- und auszuschalten 10. Mit dem Auftragsdatenverarbeitungsvertrag (ADV) verpflichten wir uns schriftlich zur Einhaltung der hier gegebenen Versprechen. Weitere Informationen zum ADV finden Sie auf der Seite Unabhängige Prüfungen IT im Wissensvorsprung Seite 33

34 Technische Bedingungen für Exchange Online Ablauf beim Löschen von Elementen IT im Wissensvorsprung Seite 34

35 Technische Bedingungen für Exchange Online Archivpostfach des Benutzers Gedacht, um die Postfächer der Benutzer klein und responsiv zu halten Verhält sich wie ein zweites Postfach, das heißt, der Benutzer entscheidet selbst, was er erhalten möchte Regeln zum Verschieben ins Archiv können erstellt und automatisch angewendet werden IT im Wissensvorsprung Seite 35

36 Technische Bedingungen für Exchange Online Aufzubewahrende Elemente Sie können angeben, welche Elemente aufbewahrt werden sollen, indem Sie Abfrageparameter wie z. B. Schlüsselwörter, Absender und Empfänger, Start- und Enddaten sowie den Typ der Elemente angeben, wie z. B. s oder Kalenderelemente IT im Wissensvorsprung Seite 36

37 Technische Bedingungen für Exchange Online Dauerhafte Aufbewahrung - Erhaltungsrichtlinie Das Szenario der dauerhaften Aufbewahrung entspricht dem Beweissicherungsverfahren. Es ist für die Aufbewahrung von Postfachelementen bestimmt, damit Sie Anforderungen der ediscovery erfüllen können. Während der Dauer eines Beweissicherungsverfahrens oder einer Untersuchung werden Elemente nie gelöscht. Die Dauer ist im Vorfeld nicht bekannt, daher wird kein Enddatum konfiguriert. Um alle -Elemente dauerhaft aufzubewahren, dürfen Sie beim Erstellen eines In- Situ-Speichers keine Abfrageparameter oder Zeiträume angeben. Wird zur Erfüllung einer Aufbewahrungsanforderung verwendet Nachträglichen Bearbeitung oder Lockerung kann gesperrt werden Nach Ablauf der Richtlinie gilt diese automatisch nicht mehr Ideal, um beispielsweise Anforderungen aus dem Steuerrecht zu erfüllen Keine Filterung der abgelegten Daten, alles wird archiviert wie es rein kommt IT im Wissensvorsprung Seite 37

38 Technische Bedingungen für Exchange Online Abfragebasiertes Archiv - ediscovery Archiv Wenn Ihre Organisation Elemente auf Basis von angegebenen Abfrageparametern aufbewahrt, können Sie ein abfragebasiertes Compliance-Archiv verwenden. Sie können Abfrageparameter wie z. B. Schlüsselwörter, Start- und Enddaten, Absender- und Empfängeradressen sowie Nachrichtentypen angeben. Nach dem Erstellen eines abfragebasierten Compliance-Archivs werden alle vorhandenen und zukünftig erstellten Postfachelemente, die der Abfrage entsprechen, beibehalten (einschließlich der Nachrichten, die nach einem in der Abfrage angegebenen Datum empfangen werden). Bearbeitung kann nicht gesperrt werden Ein Zeitraum für die Aufbewahrung kann nicht gesetzt werden, der Inhalt bleibt erhalten, bis das Archiv gelöscht wird Es können Filter definiert werden, welche Daten archiviert werden sollen Ideal, um gesetzliche Anforderungen zu erfüllen oder für juristische Auseinandersetzungen IT im Wissensvorsprung Seite 38

39 Technische Bedingungen für Exchange Online Zeitbasierte Aufbewahrung Der In-Situ-Speicher und das Beweissicherungsverfahren ermöglichen Ihnen, eine Dauer anzugeben, in der die Elemente aufbewahrt werden sollen. Der Zeitraum beginnt mit dem Datum, an dem das Postfachelement empfangen oder erstellt wurde. Unterform der beiden vorgenannten mit feststehendem Ablaufdatum IT im Wissensvorsprung Seite 39

40 Praktischer Teil Wie richtet man eine -Archivierung in Office 365 ein? Ist es zu bewerkstelligen, dass Office 365 Anwender s nicht mehr (aus dem Archiv) löschen können? IT im Wissensvorsprung Seite 40

41 Vielen Dank Wissensvorsprung Archivierung IT im Wissensvorsprung Seite 41

42 D) EMS Überblick (Enterprise Mobility + Security) Herr Matthias Partl, Microsoft Identität und Zugriff mit Single Sign-On für alle Geräte Zentrale Verwaltung von Apps und Daten Unternehmensdaten und Zusammenarbeit intelligent schützen Benutzerorientierte Sicherheit gegen aktuelle Angriffe Einführung in Azure AD Premium, Intune, Azure Rights Management IT im Wissensvorsprung Seite 42

43 Vielen Dank Wissensvorsprung EMS IT im Wissensvorsprung Seite 43

44 Vielen Dank IT im Wissensvorsprung Seite 44

45 Nächste Schritte? Erfolgreiche Zusammenarbeit Zufriedene Kunden sprechen für uns! IT im Wissensvorsprung Seite 45