Dies ist ein allgemeingültiger Leitfaden. Stellvertretend für Ihre Firma bzw. Ihr Firmenlogo haben wir die XY-Group gewählt.

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1 Ihr persönlicher Buchungsleitfaden für hotel.de hotel.info Im Folgenden finden Sie eine Übersicht der einzelnen Buchungsschritte und Funktionen sowie Tipps und Tricks zu Ihrer Firmenanwendung. Dies ist ein allgemeingültiger Leitfaden. Stellvertretend für Ihre Firma bzw. Ihr Firmenlogo haben wir die XY-Group gewählt.

2 Wie melde ich mich an? Mein Profil was kann ich angeben? Wie finde ich das passende Hotel? Meine persönliche Buchungsübersicht Buchung stornieren Eine bestehende Buchung umbuchen Als Buchungsvertreter für andere buchen Kurzvideos Impressum S. 3-4 S. 5-7 S S. 20 S. 22 S. 23 S S. 28 2

3 Wie melde ich mich an? 1 Internet/URL Damit Ihre Buchung dem geschlossenen Firmenbereich Ihres Unternehmens zugeordnet werden kann, verwenden Sie bitte die korrekte URL. In der Regel lautet der Zugang: 2 Startseite Sie gelangen anschließend auf die Startseite Ihrer Firmenanwendung. Klicken Sie auf Anmelden, um fortzufahren. Im nächsten Schritt erscheint das Log-in-Fenster. 3

4 Einloggen 1 Anmelden Zur Anmeldung geben Sie bitte Ihre - Adresse ein. Das System prüft automatisch, ob bereits ein Kundenprofil besteht. Ist dies nicht der Fall, öffnet sich ein Registrierungsformular. 2 Registrierung Nehmen Sie die einmalige Registrierung vor. Bei der Erstanmeldung sind die Pflichtfelder durch Fettdruck gekennzeichnet. Auch Ihre Kreditkartendaten können hier hinterlegt werden. 4

5 Mein Profil 1 Profil Falls Sie Ihr Profil anpassen müssen, z.b. wegen eines Abteilungswechsels, klicken Sie zuerst auf Mein Profil" und dann auf "Profil ändern". Neben den üblichen Daten (Adressdaten, - Adresse, Passwort, etc.) können Sie auch Ihre Zugehörigkeit zu Bonusprogrammen eintragen. 5

6 Mein Profil 2 Kreditkarten Sie haben die Möglichkeit, mehrere Kreditkarten in Ihrem Profil zu hinterlegen, inklusive einer Vorauswahlfunktion. Die Kreditkarten können im Buchungsvorgang je nach Bedarf ausgewählt werden. Aus Datenschutzgründen werden Ihnen nach dem Eintragen nur noch die letzten 4 Ziffern (verschlüsselt) angezeigt. 6

7 Mein Profil 3 Weitere Rechnungsadressen Sie haben die Möglichkeit, mehrere Rechnungsadressen in Ihrem Profil zu hinterlegen, inklusive einer Vorauswahlfunktion. Diese können im Buchungsvorgang je nach Bedarf ausgewählt werden. 7

8 Mein Profil 4 Ändern der Adresse Ihre Adresse hat sich geändert? Bitte nehmen Sie die Aktualisierung in Ihrem bestehenden Profil vor, legen Sie bitte kein neues Profil an. Über den Menüpunkt Mein Profil Adresse haben Sie die Möglichkeit Ihre Neue Adresse anzugeben. Sie erhalten im Anschluss eine zur Aktivierung der neuen Adresse. 8

9 Hotelsuche 1 POI Falls von Ihrem Travel Management Ihre bevorzugten Reiseziele (POI) hinterlegt wurden, stehen Ihnen diese auf der Startseite zur Verfügung. Über diese Suchfunktion generieren Sie eine voreingestellte Umkreissuche nach Hotels in der Nähe Ihres Reisezieles für eine optimale Hotelauswahl. Falls Ihnen keine POI angezeigt werden, Sie aber diese Komfortsuche nutzen möchten, so wenden Sie sich bitte an Ihr Travel Management. Tipp: Bei einer Suche ohne Datum werden alle Hotels in einem bestimmten Ort aufgelistet. Bei einer Suche mit Datum werden ausschließlich zum Abfragedatum verfügbare Hotels angezeigt. 9

10 Hotelsuche 2 Direkte Hotelsuche Suchen Sie direkt in Ihrem Reiseziel nach einem bestimmten Hotel oder geben Sie das Reiseziel und den Hotelnamen direkt ein. 10

11 Hotelsuche 3 Umkreissuche Nutzen Sie die Umkreissuche für Ihre optimale Hotelauswahl. Hotelsuche nach einer bestimmten Zieladresse, Flughafen, Bahnhof o.ä. ist möglich. Die Umkreissuche steht für folgende Länder zur Verfügung (weitere Länder folgen): Australien Belgien Brasilien Deutschland Finnland Frankreich Griechenland Großbritannien Italien Kanada Luxemburg Neuseeland Niederlande Österreich Portugal Schweden Schweiz Singapur Spanien Taiwan USA 11

12 Hotelsuche 4 Zielauswahl Wählen Sie vor der Hotelergebnisliste bei Bedarf bestimmte Ziele aus, um die Ergebnisliste einzuschränken. Pro Stadt stehen eine Vielzahl von Zielen zur Verfügung. 12

13 Hotelsuche 5 Erweiterte Suche Filtern Sie Ihr Hotelergebnis entsprechend Ihren Vorlieben über die Erweiterte Suche. - Tagesaktuelle Währungsumrechnung der Zielortwährung - Angabe des max. Preises pro Zimmer/Nacht - Bevorzugter Hoteltyp 13

14 Hotelsuche 6 Hotelvergleich Selektieren Sie die gewünschten Hotels und nutzen Sie die Vergleichsfunktion, um das optimale Hotel für Sie zu wählen. Es stehen Ihnen eine Vielzahl von Vergleichskriterien zur Verfügung. 14

15 Hotelsuche 7 Hotelergebnisliste Falls Ihr Travel Management Nettoraten mit Hotels verhandelt hat, werden diese mit Ihrem Firmenlogo gekennzeichnet. Spezielle hotel.de-firmenrabatte werden ebenso mit einem Logo gekennzeichnet und bieten Geschäftsreisenden eine Ersparnis von bis zu 30%. Sie können nach verschiedenen Kriterien (Preis, Sterne, Hotelname, Entfernung) umsortieren und so das passende Hotel schnell finden. Die genaue Lage können Sie in der interaktiven Karte prüfen. 15

16 Hotelsuche 8 Interaktive Karte Die interaktive Karte bietet Ihnen viele Möglichkeiten für eine optimale Hotelauswahl. Wurden in Ihrer Firmenanwendung Standorte, z.b. Ihr Firmensitz (POI) hinterlegt, werden diese mit Ihrem Firmenlogo in der Karte gekennzeichnet. Sie erhalten somit einen Überblick der Distanzen. Sie können direkt im Kartenmodus buchen, indem Sie den Link zum Hotel anklicken. = Hotels mit verhandelten Nettoraten = Hotels ohne verhandelte Nettoraten 16

17 Ratenauswahl 1 Ratenübersicht und Auswahl In der Ratenübersicht finden Sie evtl. Vergünstigungen für hotel.de-gäste. Hier erhalten Sie zudem alle Informationen zum Hotel, wie detaillierte Bewertungen, Bilder und die vollständige Beschreibung des Hotels. Für die Beschreibung ist das Hotel selbst verantwortlich. Falls Sie weitere Kollegen in dieses Hotel einbuchen möchten, wählen Sie die Anzahl der anreisenden Personen und Zimmer aus! Die günstigste flexible Rate wird automatisch nach oben gelistet. Firmenrabatte werden mit diesem Logo gekennzeichnet. Ihre Vertragsraten werden mit Ihrem Firmenlogo gekennzeichnet. 17

18 Ratenauswahl 2 Übersicht der gewählten Rate Achten Sie in diesem Buchungsschritt besonders auf die Buchungs-, Zahlungs- und Stornierungsbedingungen der ausgewählten Rate, die vom Hotel hinterlegt wurden. In der Regel sollte eine Geschäftsreise stornierbar sein. 18

19 Relevante Hotelangaben 1 Was möchten Sie dem Hotel mitteilen? Die Buchungsbestätigung wird an Ihre -Adresse geschickt, sowie an alle weiteren Adressen, die Sie hier hinterlegt haben. Optional können Mitarbeiter, die sich z.b. im Außendienst befinden, über das Mobiltelefon eine Buchungsbestätigung erhalten. Ebenso können Sie Wünsche an das Hotel mitteilen. Diese werden unverbindlich an das Hotel übermittelt. Bitte evtl. Zusatzkosten berücksichtigen! Ändern Sie ggf. Ihre Rechnungsadresse bei abweichender Fakturierung. Tipp: Wenn Sie nur für andere Personen buchen möchten, überschreiben Sie bitte nicht Ihre eigenen Angaben mit denen des Anreisenden. Es würden falsche Daten an das Hotel übermittelt werden. Für diesen Zweck gibt es die hotel.de-travel Arranger-Funktion. Mehr Informationen zur Travel Arranger-Funktion finden Sie hier: 19

20 Buchung abschließen 1 Buchungsbestätigung Nach Abschluss Ihrer Reservierung erhalten Sie die Buchungsbestätigung direkt am Bildschirm und parallel per . Buchungs- und Stornierungscode werden hier dargestellt. Buchungs- und Stornierungsbedingungen werden nochmals in Rot hervorgehoben. 20

21 Buchungsübersicht 1 Meine Buchungen In Ihrer Buchungsübersicht sind alle getätigten Buchungen aufgelistet. Über diese Aufstellung können Ihre Buchungen modifiziert werden. Sie können durch Eingabe der Reservierungsnummer direkt nach Buchungen suchen. Durch Anklicken der Buchungsnummer gelangen Sie in die Detailansicht der Buchung. 21

22 Wie kann ich eine Buchung stornieren? 1 Eine Buchung stornieren Stornieren Sie Ihre Buchung bequem über die Buchungsübersicht. Wird Ihnen der Stornierungslink nicht angezeigt, kann das folgende Gründe haben: - Die Stornierungsfrist ist bereits abgelaufen - Es handelt sich um eine nicht stornierbare Rate Sollte Ihnen kein Internetzugang zur Verfügung stehen, können Sie auch gerne über das Service-Center unter service@hotel.de oder Tel stornieren. Zur Autorisierung benötigen wir stets den Stornierungscode! Sollte es sich um eine nicht stornierbare Rate handeln, bitten wir Sie, sich direkt an das Hotel zu wenden. 22

23 Kann ich eine Buchung umbuchen? 1 Umbuchung Die Möglichkeit einer Online-Umbuchung hängt von verschiedenen Faktoren ab. Steht Ihnen dieser Link zur Umbuchung zur Verfügung, ist eine Umbuchung generell möglich. Wird Ihnen der Link nicht angezeigt, kann das folgende Gründe haben: - Umbuchungsfrist ist bereits überschritten - Hotel ist ausgebucht - Umbuchungsfunktion wird vom Hotel technisch nicht unterstützt oder das Hotel wünscht keine Änderung über das System. (Wenden Sie sich in diesen Fällen an das Service Center.) Hinweis: Bitte prüfen Sie die Preise und Konditionen, da sich diese durch eine Umbuchung ggf. ändern können! 23

24 Kann ich eine Buchung für andere tätigen? 1 Buchungsvertreter hotel.de bietet eine Buchungsvertreterfunktion an, die es ermöglicht, für andere Reisende Reservierungen zu tätigen sowie auf getätigte Reservierungen zuzugreifen. Buchungsvertreter können über die Firmenanwendung vom Reisenden selbst eingerichtet werden. Dabei können beliebig viele Buchungsvertreter eingerichtet werden. Wie Sie Ihren Buchungsvertreter bestimmen können, zeigen wir Ihnen auf den nächsten Seiten. Buchungsvertreter Reisender/Reisende 24

25 Wie kann ich meinen Buchungsvertreter bestimmen? 1 Buchungsvertreter bestimmen Sie bestimmen Ihren Buchungsvertreter durch Eingabe seiner -Adresse und vergeben optional einen Kommentar. Legen Sie fest, ob Ihr Buchungsvertreter Ihre Kreditkarte für Ihre Hotelbuchungen verwenden darf. Löschen Sie Ihren Vertreter bei Bedarf. 2 Ihr Buchungsvertreter kann sofort für Sie buchen Nachdem Sie Ihren Buchungsvertreter ausgewählt haben, steht Ihrem Vertreter Ihr Profil zur Auswahl auf der Startseite Ihrer Anwendung zur Verfügung. Zur Verwendung dieser Funktion benötigt Ihr gewünschter Buchungsvertreter ein hotel.de-teilnehmerprofil. 25

26 Wie kann ich meinen Buchungsvertreter bestimmen? 3 Buchungsvertreter werden Versenden Sie eine Einladung an den Reisenden, für den Sie Hotelbuchungen vornehmen möchten. Ihr Reisender erhält eine Benachrichtigung, in der Sie um die Freischaltung als Buchungsvertreter bitten. Diese muss lediglich durch Klicken auf den Link und anschließendes Einloggen in die Anwendung bestätigt werden. Ist dieser Vorgang abgeschlossen, erhalten Sie eine Nachricht zur Kenntnis. 26

27 Meine Buchungen als Buchungsvertreter. 1 Buchungsvertreter Buchungsübersicht In Ihrer Buchungsübersicht können Sie Buchungen für andere Personen über das Dropdown-Menü auswählen, anzeigen lassen und ggf. Änderungen vornehmen. Beispiel einer Vertreterfunktion: Beide Buchungsvertreter können auf Buchungen des Reisenden zugreifen, auch auf Buchungen, die der Reisende selbst getätigt hat. Buchungsvertreter Reisender/Reisende 27

28 Kurzvideos verschiedener Buchungsvorgänge über Ihre hotel.de-firmenanwendung Selbstbucher Registrierung Selbstbucher Buchungsvorgang Selbstbucher Stornierung Impressum hotel.de AG Niederlassung Nürnberg Hugo-Junkers-Straße D Nürnberg fon +49 (0) fax +49 (0) mail business@hotel.de web