Die Daten werden archiviert in bestimmte Jahrdateien. Sie finden diese Option in dem Menu Spezielle Optionen.

Transkript

1 Abschliessen Buch Jahr AlfaPro Das Jahr endet bald. Für den Unternehmer heisst das die Software soll vorbereitet werden für das neue Jahr. Immer eine schwere Aufgabe, Sie machen dass nicht täglich. Dazu finden Sie in dieser Beschreibung einige Tipps. Backup Bitte sorgen Sie immer für ein Backup! Dazu gibt es ein separat Dokument: AlfaPro Backup DE.PDF Abschliessen Buch Jahr Das abschliessen des Buchjahres wird gewöhnlich nicht direkt beim Jahreswechsel ausgeführt. Sie brauchen es dann nicht direkt am 1. Januar auszuführen, aber beachten Sie trotzdem folgendes. Durch das abschliessen verbessert sich die Verarbeitung der Daten wesentlich. Die Option Abschliessen Buch Jahr räumt verschiedene Daten auf, z.b. Historische Rechnungen, Zahlungen und Verkaufszeilen. Diese Daten brauchen Sie nicht mehr ins neue Jahr. Die Daten werden archiviert in bestimmte Jahrdateien. Sie finden diese Option in dem Menu Spezielle Optionen. Was passiert bei dem abschließt des Buchjahres? Mit der Option abschliessen Buch Jahr archivieren\entfernen Sie alle bezahlte historische Rechnungen des vorige Jahren. Einige Beispiele: - Eine Rechnung aus 2014 die in 2015 bezahlt worden ist, wird archiviert\entfernt. - Eine Rechnung aus 2015 die teils bezahlt ist, bleibt verfügbar. - Eine Rechnung aus 2015 die am 1. Januar 2016 bezahlt ist, bleibt verfügbar. Zum Abschluss müssen Sie verschiedene buchhalterische Übersichten gedruckt haben bis zum Jahresende. Falls das nicht gemacht ist, werden diese Daten nicht archiviert\entfernt. Den Abschluss soll zuerst gemacht werden wenn das Buch Jahr tatsächlich beendet ist. Sie können den Abschluss prüfen durch der offene Postenliste vor dem Abschluss zu vergleichen mit dem Listen nach dem Abschluss. Selbstverständlich sollen diese beiden Listen gleich sein. Einstellungen die die Option Abschliessen Buch Jahr beeinflussen können. Die Verwaltung des Abschlusses ist abhängig von der aktiven Modules die Sie von AlfaPro anwenden. Folgende Objekten kann die Verwaltung beeinflussen: - Statistikangabe - Zahlungen - Verknüpfung Buchhaltungsprogramm - Auktion Transaktionen - Usw.

2 Buchhalterische Übersichten Der des Buchjahres kann blokkiert werden wenn Sie für einige Objekten zuerst ein buchhalterische Übersicht gedruckt haben muss. Diese Übersicht zeigt Steuerinformation über Umsatz, Zahlungen und evt. offenstehende Posten. Es wird empfohlen diese Übersichten zu generieren auf Papier oder als PDFdokument zu speichern. Sie können evt. das drucken ignorieren durch die Administrationseinstellungen auszuschalten. Drucken Buchhalterische Übersichten

3 Abschliessen Rechnungsjahr 1. Schritt Wählen Sie das richtige Jahr und Administration 2. Schritt Ist eine Backup angefertigt?

4 3. Schritt keine andere Anwender mehr tätig? 4. Schritt Starten Sie den Abschluß und Archivierung.

5 Anpassungen beim Anfang des neues Rechnungsjahr Abhängig von die anwesende Modules, sollen Sie für die Handterminals und\oder PC die Rechnungsnummer anpassen. Fakturieren mit Handterminals Der Handterminalrechnungsnummer in AlfaPro ist standard ein fortlaufend Nummer. Sie können das Rechnungsnummer anpassen durch in Basis-Dateien 1, Handterminalvariabelen, für jede Handterminal das Rechnungsnummer zu ändern in die letzte Ziffer des neues Jahres und folgen durch zwei Ziffer des Handterminalsnummer ( 01) und dann Folgenummer Zum Beispiel: "6" "00001" ergibt als neu Rechnungsnummer. (nummern im Beispiel können anders sein!) Rechnungsnummer Struktur: YTTNNNNN Y=Jahr TT=terminal Nummer NNNNN= Serien Nummer

6 Faktur turieren mit dem PC Benutzen Sie die Option fakturieren mit dem PC, dann können Sie auch bei der Administration das Rechnungsnummer ändern. Gehen Sie ach Basis-Dateien 1, Administration und dann verwenden Sie folgendes Schirm Rechnungsnummer Struktur: Y00NNNNN Y=Jahr 00=fixiertes Nummer NNNNN=Serien Nummer Wenn Sie wünschen, kann ALFA PRO IT Ihnen helfen bei dem Abschluss. Schicken Sie dann eine an