ERP AB STANGE: KOSTENGENAU, TERMINTREU UND MASSGESCHNEIDERT EINFÜHREN ERFAHRUNG AUS DEM BEREICH TREUHAND UND WIRTSCHAFTSPRÜFUNG

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1 ERP AB STANGE: KOSTENGENAU, TERMINTREU UND MASSGESCHNEIDERT EINFÜHREN ERFAHRUNG AUS DEM BEREICH TREUHAND UND WIRTSCHAFTSPRÜFUNG Service-Forum März 2012 FRANCO GHILARDELLI, CFO BDO AG März 2012

2 VORSTELLUNG PROJEKT FIT-BDO Firmenprofil BDO AG Zielsetzungen des Projektes Auswahlkriterien Entscheidungsprozess und Projektorganisation Implementationssteps Nutzen und Erfahrungen Ausbau der Lösung Seite 2

3 FIRMENPROFIL BDO AG Seite 3

4 VISION BDO ist erste Adresse für mittelgrosse und kleine Unternehmen, öffentliche Verwaltungen und Non-Profit- Organisationen. Seite 4

5 FACTS & FIGURES Kennzahlen Schweiz in TCHF Dienstleistungsertrag Vollzeitstellen Umsatz pro Stelle Partner EBIT Konsolidierter Gewinn Eigenkapital Seite 5

6 FACTS & FIGURES Umsatz 2011 nach Produktbereichen in % Wirtschaftsprüfung Treuhand 34 Immobilien Unternehmensberatung/I nformatik Steuern & Recht Seite 6

7 GRÜNDE FÜR DEN PROJEKTAUFTRAG Technische Grenzen der vorherigen Lösung Alte Lösung war seit vielen Jahren im Einsatz sehr viele individuelle Anpassungen und Insellösungen Komplexe Struktur von Applikationen und Installationen mit vielen Schnittstellen Neue Anforderungen (CRM, WEB-Zugriff, Planungsunterstützung, HRM, Führungsinformationen) Wettbewerbsdruck steigend Optimierung der Kostenstruktur notwendig Lösung soll nicht unter Zeitdruck evaluiert und eingeführt werden Seite 7

8 AUSGANGSLAGE VOR DEM PROJEKT Seite 8 Spesen Kosten Stunden Lösungsumfang Kosten Zahlungen Löhne Lohndaten Adressen Stämme Kosten Projekte Erträge Spesen Skills- DB PIS SOK BudVis GroupWise Abacus Individuallösung Intranet Standard-Software Sokrates Löhne Erträge MS-Project (Projektplanung) Offertbestände MIS Excel/Word Mammut (Debi) PacoSys (PK-Lösung) ACT! CRM KIS Kredi Debi Lohn Fibu PayCom (Kredi) Kore ADR

9 ZIELSETZUNGEN DES PROJEKTES Seite 9

10 ZIELSETZUNGEN DES PROJEKTES Erhöhung der Wettbewerbsfähigkeit Effizienz administrativer Prozesse in den produktiven Einheiten und in den Unterstützungsfunktionen erhöhen Bündelung von Applikationen und Daten Zentrale Installation; dezentrale Erfassung (auch WEB), Druck, Auswertung ermöglichen Gute Performance zur Verfügung stellen Seite 10

11 ZIELSETZUNGEN DES PROJEKTES Erhöhung der Wettbewerbsfähigkeit Neue Anforderungen erfüllen und bisherige Funktionalität erhalten Angebot an Führungsinformationen (Qualität, Quantität, Zeitpunkt) CRM, Planungsunterstützung, HRM Optimierung IKS (internes Kontrollsystem) Anforderungen nach Produktivstart Anforderungen Revisionsaufsichtsbehörde Reporting Netzwerk BDO Seite 11

12 AUSWAHLKRITERIEN Seite 12

13 AUSWAHLKRITERIEN Verlässlicher Partner mit Erfahrung im Dienstleistungsbereich Kostengünstige Lösung (Einführung / Betrieb) Sicheres Handling aktueller und künftiger Datenvolumen Handling aktueller Strukturen, Flexibilität, Skalierbarkeit Bewährte Lösung (Technik und Software) Integrierte, zentral betriebene Gesamtlösung Seite 13

14 ENTSCHEIDUNGSPROZESS Seite 14

15 ENTSCHEIDUNGSPROZESS 5 Lösungsvarianten in Vorevaluation geprüft 3 Lösungsvarianten in Detailevaluation geprüft: SAP / ProServ mit ProcessPartner Abacus mit BDO AG Axapta mit Columbus IT Seite 15

16 ENTSCHEIDUNGSPROZESS Prozess Detailevaluation Versand Pflichtenheft 3 Tage Workshops Diverse Berichte und Anträge zuhanden interner Entscheidungsgremien Entscheid für SAP / ProcessPartner durch die Geschäftsleitung gemäss Antrag des Projektteams Projektorganisation festlegen Seite 16

17 PROJEKT- ORGANISATION Geschäftsleitung BDO AG Lenkungsausschuss BDO: CEO BDO AG Vertreter Region Westschweiz) Vertreter Regionen Vertreter Anwenderausschuss/PB Projektleitung BDO ProcessPartner: CEO SAP: Vertretung Anwenderausschuss: Vertreter Produktbereiche Projektmarketing CEO BDO AG Projektadministration BDO AG Projektleitung ProcessPartner Projektleitung BDO AG Vertretung RD WS Vorverkaufsprozess Auftrags-/ Projektabwicklung Finanzwesen/ Controlling Personalwesen Basisbetrieb PP PP PP PP BDO AG BDO AG BDO AG BDO AG BDO AG

18 ENTSCHEIDUNGSPROZESS Gründe, die für SAP sprechen Technische Machbarkeit problemlos Handling Datenvolumen und Struktur problemlos Weltweit bewährte Applikation Gesamtkostenbetrachtung positiv Weiterentwicklung der Software sichergestellt Skalierbarkeit, Flexibilität gegeben Seite 18

19 ENTSCHEIDUNGSPROZESS Gründe, die für Process Partner sprechen Grosse Erfahrung im Dienstleistungssektor Lösung für Dienstleistungsbetriebe ProServ / ProTime Überzeugende Kompetenz demonstriert Sehr gute Referenzauskünfte Chemie hat von Anfang an gestimmt Seite 19

20 IMPLEMENTATIONSSTEPS Vorstellung durch Marcel Aebi, Process Partner Seite 20

21 NUTZEN UND ERFAHRUNGEN Seite 21

22 NUTZEN UND ERFAHRUNGEN > 30 Standorte > 800 Mitarbeitende Module FI/CO, SD, HR Projektkosten Lizenzen 1,0 Mio. Beratung 0,7 Mio. Plattform 0,5 Mio. Aufbau CC 0,3 Mio. Total CHF 2,5 Mio. Kosten pro MA inkl. PC CHF 5 000< plus 1200 interne Manntage Wesentliche Faktoren: Regionen eingebunden Produktbereiche eingebunden Stellvertretung sicherstellen Verteilung Know how Investitionen in Akzeptanz Seite 22

23 NUTZEN UND ERFAHRUNGEN Budget und Einführungstermin eingehalten Software SAP Process Partner Internes Projektteam Unterstützung durch Geschäftsleitung Frühzeitige Evaluation / Planung Umsetzung Kommunikationspolitik im Projekt Softfaktoren: Chemie, Kultur, Respekt,... Seite 23

24 NUTZEN UND ERFAHRUNGEN Schwierigkeiten im Projekt Rückschlag durch Unterbruch des Projektbetriebs im Sommer Berechtigungskonzept zu spät und zu wenig professionell in Angriff genommen Betriebswirtschaftliches Konzept während dem Projektbetrieb abgeschlossen Seite 24

25 NUTZEN UND ERFAHRUNGEN Nutzenpotenziale effizientere administrative Prozesse (produktive Einheiten und Unterstützungsfunktionen) und dadurch Verbesserung der Kostenstruktur grösseres bzw. adäquates Angebot und raschere Verfügbarkeit von Führungsinformationen sind gewinnbringend Seite 25

26 NUTZEN UND ERFAHRUNGEN Erfahrungen im Produktivbetrieb Allgemein, rasch sehr gute Akzeptanz (vor allem für die Dienstleistungsrückmeldung) Routine hat sich innert kurzer Zeit eingestellt auch bei anspruchsvollen Tätigkeiten (z.b. Fakturieren) Interpretation der Auswertungen benötigt intensiven Support der Abteilung Finanzen/Controlling Anlegen von Adressen/Debitoren durch die Projektleiter muss intensiv begleitet und kontrolliert werden (Qualität und Quantität) Plattform sehr stabil, gute Performance seit Jahren Seite 26

27 NUTZEN UND ERFAHRUNGEN > 30 Standorte > Mitarbeitende Module FI/CO, SD, HR, BI Jährliche Betriebskosten (Planung 2012) Lizenzen Beratung, technische Unterstützung Total 0,215 Mio. 0,225 Mio. (v.a. Weiterentwicklungen) 0,440 Mio. plus 2 Vollzeitstellen intern Kosten im SAP Umfeld, da Ausbaumöglichkeiten vorhanden Jährlich wiederkehrende Kosten seit Einführung stabil dadurch Planbarkeit gegeben Vertrauen der Führung Zusätzlich grössere Projekte (z.b. Ausbau BI, etc.) 2012 Releasewechsel (TCHF 200 externe und interne Kosten) Seite 27

28 AUSBAU DER LÖSUNG Seite 28

29 AUSBAU DER LÖSUNG Schwerpunkte Ausschöpfen der Effizienzsteigerungspotenziale und der Prozesssicherheit in der Administration (z.b. Workflows im Rechnungswesen, Personalwesen, Auftragswesen) Ausschöpfen der Möglichkeiten bei der Pflege und beim Aufbau von Kundenbeziehungen (CRM) Ausschöpfen der Möglichkeiten von SAP als Führungsinstrument (BI) Zunehmende Anforderungen durch Gesetzgeber erfüllten (Regulierung WP) Seite 29

30 WIR DANKEN FÜR IHRE AUFMERKSAMKEIT Seite 30