INTUS TREUHANDMODUL UND MANDATSMANAGEMENT

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1 INTUS TREUHANDMODUL UND MANDATSMANAGEMENT HIGHLIGHTS Mandantenrelevante Informationen an einem Ort Mandanten & Firmenübersicht Mitarbeiter Statistik mit Kennzahlen zur Performance Effiziente Steuerung der Geschäftsbereiche Intus Data AG - Grabenwisstrasse Volketswil Telefon

2 Inhaltsverzeichnis 1 Intus Treuhandmodul Mandanten-Übersicht Firmen-Übersicht INTUS Bearbeiterauswertung Prozesse und Abfragen Rechnungs-Vorlagen nach Ihrem Wunsch Automatisierungen (nur Vertec Expert) 8 2 Intus Mandatsmanagement (nur Vertec Expert) Auswertungen / Monitoring Mandatsmanagement einrichten 10 Vertec Optimierung Schulungen

3 1 Intus Treuhandmodul 1.1 Mandanten-Übersicht Ziel von Vertec ist es, sämtliche Mandanten-Relevanten-Daten an einem Ort finden zu können Detail-Baum-Ansicht Mandant: Adressmanagement Layout und Anreden-Management Gruppierungen für Newsletter/Weihnachtskarten Aktivitäten-Aufgaben - Pendenzen Dokumenten- & Informationsablage Mails Korrespondenz Telefon Notizen Aufgaben/Pendenzen Mandate Teilmandate Leistungen Spesen Fakturierung - Akonto Adress-Verlinkungen Verwaltungsrat - Steueramt - Bankkontakt - Inhaber etc Mandatsmanagement Informations- & Aufgabenübersicht und Fortschrittsplanung

4 1.2 Firmen-Übersicht Daten-Analyse und Übersicht der ganzen Firma: Übersicht Mandate/Teilmandate Budget / Fakturierung / Umsatz Übersicht Mitarbeiter Stunden/Ferien Produktivität Zuständigkeiten Mandatsmanagement Informations- & Auftragsübersicht Arbeitsfortschritte Aufgaben Monitoring Marketing Serienbriefe, Newsletter, Potentiale, Qualitätskontrolle Adressen - Leistungen Prozesse

5 1.3 INTUS Bearbeiterauswertung Die INTUS Bearbeiterauswertung bietet Ihnen detaillierte Informationen über die Mitarbeiter bez. Soll- Ist-Zeit, Ferienanspruch und Abwesenheiten. Der Report liefert weiter wichtige Kennzahlen bez. Performance der Mitarbeiter, sprich verrechnete Aufwände vs. geleistete Aufwände.

6 1.4 Prozesse und Abfragen Das Treuhandmodul beinhaltet viele Abfrage-Ordner, welche Ihnen die Fakturierung, CRM Aktivitäten sowie die Stammdatenpflege vereinfachen. Ein Beispiel bez. der Fakturierung: Die Liste zeigt alle verrechneten Rechnungen an, welche noch verbucht werden müssen (FiBu Schnittstelle vorausgesetzt). Auf einen Blick, für welche Mandate noch kein Personenkonto hinterlegt sind und damit noch nicht verbucht werden können.

7 1.5 Rechnungs-Vorlagen nach Ihrem Wunsch Vertec bietet die Möglichkeit, verschiedene Rechnungs-& Briefvorlagen zu integrieren. (verschiedene Absenderfirmen / Buchhaltungen und Mandantenvorlagen etc). Das Dokumentenmanagement von Vertec bietet eine automatische Ablage der Dokumente bei der Erstellung. Bsp. Word Rechnung mit Bearbeiter-Informationen

8 1.6 Automatisierungen (nur Vertec Expert) Das Treuhandmodul automatisiert wichtige Funktionen im Vertec und steigert so die Effizienz in Ihrem Unternehmen. Die wichtigsten im Überblick: Automatisierte Mandatseröffnung nach frei definierbaren Mustermandaten. Automatisierte Zuteilung für Teilmandate nach frei definierbaren Mustermandaten. Automatisierte Verarbeitung von Akonto (=Vorschuss)- Rechnungen. Automatisierte Administrationshilfen, wie Ordner erzeugen/kopieren, Verwendung von Kundennummern, Adresskontrollfunktion usw. Diverse Adressabfragen auf Internetseiten, wie z.b. Handelsregisterauszug, Google-Maps usw. Fix-Honorar Rechnungen und Pauschalgebühren für zukünftige Perioden (Domizil, VR, Wartung- & Lizenzgebühren) können automatisiert erstellt werden. Qualitätssicherung: Überprüfung der Stammdaten und Arbeitsabläufe, damit unternehmenskonforme Prozesse eingehalten werden.

9 2 Intus Mandatsmanagement (nur Vertec Expert) Das durchdachte Mandatsmanagement mit Kundenstammblättern zur Überwachung der Fristen und der gesetzlichen Vorschriften für die Geschäftsbereiche wie: Wirtschaftsprüfung Finanzbuchhaltung MWST-Abrechnungen Personaladministration Steuern GWG mit entsprechenden Stammblättern 2.1 Auswertungen / Monitoring Das Intus Mandatsmanagement - Modul bietet viele Abfrage-Ordner die Sie unterstützen Ihre Geschäftsbereiche über alle Mandate und interne Zuständigkeiten, zu monitoren und den Arbeitsfortschritt jederzeit im Überblick zu haben. MwSt Wirtschaftsprüfung

10 2.2 Mandatsmanagement einrichten Das Mandatsmanagement können Sie auf der Adresse oder dem Mandat führen. Definieren Sie die relevanten Geschäftsbereiche Ihres Kunden. Automatisiert können Formulare pro Geschäftsbereich für das entsprechende Jahr erstellt werden. Kundenrelevante Daten werden dabei automatisch aus dem Vorjahr übernommen Das Beispiel zeigt das Rechnungswesen Formular für das Jahr 2013 des Kunden Autohaus Gubrist AG.

11 Vertec-Optimierung Ist Ihr Vertec schon länger als 1 Jahr im Einsatz, dann lohnt es sich Ihre Vertec-Anzeige-Struktur zu erweitern, und den aktuellen Geschäftsbedürfnissen anzupassen. Aktivitäten Aufteilung in Aktivitätstypen Rechnungen Aufteilung in Jahre Phasen/Teilmandate Aufteilung in aktive Vertec-Schulungsangebote & Workshops Wir bringen Sie und Ihre Mitarbeiter/-innen in kurzer Zeit auf den neusten Stand. Personalwechsel in Ihrem Betrieb Administration / Stammdaten Pflege Fakturierung Superuser (Administrator) Geschäftsleitung (Auswertungen, Arbeits- und Kontrollprozesse, Optimierung)

12 Gerne zeigen wir Ihnen an einer live Präsentation vor Ort die Vorteile mit Vertec zu arbeiten. Intus Data AG Grabenwisstrasse Volketswil Verkaufsleiter: Vertec Support: Martin Bolliger: vertec@intusdata.ch verkauf@intusdata.ch Bei uns bekommen Sie alles aus einer Hand. Seit über 30 Jahren sind wir erfolgreich im Markt als IT Unternehmen, das Gesamtlösungen für Treuhandgesellschaften sowie für kleine und mittelgrosse Unternehmen konzipiert, einführt und betreibt. Standardsoftware für Finanzbuchhaltung Lohnbuchhaltung Zeit- & Leistungserfassung inklusive Verrechnung ERP/Auftragsbearbeitung Elektronische Dokumentenverwaltung & Archivierung (DMS) IT Infrastruktur Dienstleistungen Beratung & Einführung Schulung Support & Überwachung Optimierung