1 Integration von Buzzword

Transkript

1 1 Integration von Buzzword KAPITEL 1 Buzzword ist ein webbasierter Texteditor innerhalb von Acrobat. com, mit dem Benutzer Textdateien auf einem Webserver erstellen und speichern können. Mit InDesign CS5 wurde eine Integration von Buzzword eingebaut, wodurch Sie aus InDesign Texte in Buzzword-Dokumente importieren und daraus exportieren können. In diesem Kapitel geht es darum, Ihnen zu zeigen, wie Sie diesen Onlinedienst von Adobe integrieren und wie Sie damit eventuell eigene Arbeitsabläufe vereinfachen können. Adobe-Onlinedienste Nähere Informationen zu den Onlinediensten von Adobe erhalten Sie im Buch in Abschnitt 3.5,»Adobe-Onlinedienste«, auf Seite Arbeiten mit Buzzword Um mit Buzzword arbeiten zu können, müssen Sie eine Adobe-ID besitzen und sich auf Acrobat.com einloggen. Rufen Sie dazu auf, und melden Sie sich über Ihre Adobe-ID an. Haben Sie die Oberfläche von Acrobat.com vor sich, so starten Sie Buzzword, indem Sie entweder den Befehl Buzzword-Dokumente aus dem Menü Neu (siehe Abbildung 1.1) aufrufen oder auf das Dokument»Willkommen bei Buzzword«doppelklicken, das standardmäßig im Dateiverzeichnis gespeichert ist. Abbildung 1.1 Über das Menü Neu können Sie auf verschiedene Dienste innerhalb von Acrobat.com zurückgreifen. Auch das Aufrufen von Buzzword wird damit über den Befehl Buzzword- Dokumente ermöglicht. Wir empfehlen Ihnen, erst mal das Dokument»Willkommen bei Buzzword«zu studieren, denn darüber erhalten Sie einen wirklich guten und ausführlichen Überblick über den Funktionsumfang des Texteditors. Wie Sie Dokumente formatieren, wie Sie Bilder darin einbinden und wie Sie eine Tabelle innerhalb eines Dokuments anlegen, erfahren Sie dort. 1.1 Arbeiten mit Buzzword 1

2 1.1.1 Die Oberfläche Eine kurze Beschreibung der Oberfläche wollen wir Ihnen hier jedoch nicht vorenthalten, und darüber hinaus führen wir jene Funktionen auf, die für die Integration des Online-Texteditors mit lokal gespeicherten Programmen von Bedeutung sind. Abbildung 1.2 Die Oberfläche von Buzzword. Adobe zeigt damit eine vollkommen neue Art und Weise, wie zukünftig das User Interface von Programmen aussehen könnte. Etwas gewöhnungsbedürftig ist es schon und für professionelle Anwender doch etwas zu verspielt. ❶ ❷ ❸ ❹ ❺ ❻ ❼ ❽ ❾ ❿ Mehrere Dokumente Wenn Sie glauben, dass Sie in Buzzword, so wie in jedem anderen Programm auch, mehrere Dokumente zur selben Zeit bearbeiten können, so haben Sie sich leider geirrt. Menüleiste ❶: In der Menüleiste können Sie die drei Hauptmenüpunkte zum Verwalten (Dokument) und Bearbeiten von Dokumenten und zum Einfügen von Objekten in das geöffnete Dokument auswählen. Symbolleiste ❷: In der Symbolleiste befinden sich auf der rechten Seite einzelne Symbole. Wenn Sie auf ein Symbol klicken, wird die ausgewählte Symbolleiste erweitert, womit Sie zu den Formatierungsoptionen für Schriftart, Absatz, Liste, Bild, Tabelle und Kommentare kommen. Zum Schließen des Dokuments klicken Sie auf das Symbol über der Symbolleiste. Lineal ❸: Über das Symbol kann das Dokumentlineal eingeblendet werden. Rollbalken ❹: Die Funktion des Rollbalkens dürfte jedem klar sein. Neuartig ist, dass darin die Seitenzahl steht, auf die Sie klicken müssen, um auf die gewünschte Seite zu gelangen. Fußzeile: Darin können Sie auf die Wortanzahl ❽, den Versionsverlauf ➐, die Zoomstufe ❾ und die Freigabe ❺ (welcher Benutzer hat welche Rolle ❻ zugewiesen bekommen?) zurückgreifen Dokumentversionen Das wohl Beeindruckendste ist, dass Buzzword nicht nur das Dokument während des Arbeitens speichert, sondern auch für 2 1 Integration von Buzzword

3 jeden Speichervorgang eine Version ablegt. Damit können Sie ältere Versionen Ihres Dokuments anzeigen lassen, indem Sie auf das Verlaufssymbol ➐ in der rechten unteren Ecke des Bildschirms klicken. Abbildung 1.3 Der Verlaufsbalken einer Datei, die von zwei Personen bearbeitet worden ist In der erscheinenden Zeitleiste klicken Sie dazu einfach auf einen Punkt, um eine bestimmte Version des Dokuments zu öffnen. Wollen Sie zwei Versionen des Dokuments vergleichen, um sich die Änderungen zwischen den Versionen anzeigen zu lassen, so klicken Sie auf das Kontrollkästchen vor Änderung anzeigen mit Für andere Benutzer freigeben Das Wesentliche an einem Online-Texteditor ist, dass Textdokumente von mehreren Personen online, und das auch noch zur selben Zeit, bearbeitet werden können. Als Dokumentersteller haben Sie in Buzzword die Möglichkeit, das Dokument einem ausgewählten Benutzerkreis freizugeben und dabei noch festzulegen, welche Rechte dieser Benutzer an diesem Dokument hat. Klicken Sie dazu auf die Freigabe-Schaltfläche ❺. Daraufhin wird ein Freigabe-Dialogfeld angezeigt, über das Sie andere Personen per zur Bearbeitung bzw. zum Lesen des Dokuments einladen können. Dokumente freigeben Sie können auch das aktuell geöffnete Dokument über das Menü Dokument Freigeben anderen Benutzern zur Verfügung stellen. Die Freigabe von gespeicherten Dokumenten aus dem Datenbereich in Acrobat. com erfolgt durch Klick auf das Symbol, das erscheint, wenn Sie den Cursor über den Namen der Datei stellen. Abbildung 1.3 Der Freigabe-Dialog von Buzzword. Bestimmen Sie darin, welche Rechte der Benutzer haben soll. Der Koautor besitzt volle Schreibrechte, der Überprüfer kann dem Dokument lediglich Kommentare hinzufügen, und der Leser darf eben bloß lesen. Nach der Freigabe wird einerseits das Dokument über ein Symbol in der Freigabe-Schaltfläche ❺ markiert, und andererseits erkennen Sie in der Fußzeile von Buzzword, wer an dem gerade ausgewählten Dokument mitarbeitet und welche Rollen der betreffende Benutzer hat. Sie können außerdem darin sehen, ob weitere Personen das Dokument geöffnet haben und daran arbeiten. 1.1 Arbeiten mit Buzzword 3

4 1.2 Texte nach Buzzword bringen Damit überhaupt ein Dokument für andere Personen zum Bearbeiten freigegeben werden kann, muss zuvor ein Buzzword- Dokument erstellt werden. Dies kann auf unterschiedliche Art und Weise erfolgen Buzzword-Dokument anlegen oder importieren Dass Sie ein neues Buzzword-Dokument über den Befehl Dokument Neu erstellen können, erscheint klar. Dass Sie dabei ein neues Browserfenster öffnen und Sie sich erneut in Acrobat.com einloggen müssen, erscheint ungewöhnlich. In jedem Fall erstellen Sie damit ein neues Dokument, das Sie in Ihrem Arbeitsbereich von Acrobat.com abspeichern müssen. Wenn Sie jedoch bereits eine Textvorlage haben, so können Sie diese in Buzzword importieren. Führen Sie dazu den Befehl Dokument Importieren aus auch dabei müssen Sie sich erneut einloggen, um den Datei-öffnen-Dialog Ihres Systems zu erhalten. Wählen Sie dann die gewünschte Datei aus, und klicken Sie auf Öffnen. Dabei wird die Textdatei in den Datenspeicher von Acrobat.com hochgeladen und nach Buzzword konvertiert Buzzword-Dokument aus InDesign exportieren In diesem Kapitel ist es jedoch für uns speziell von Interesse, wie InDesign CS5.5 mit Buzzword zusammenarbeiten kann. Die Möglichkeit, Texte aus InDesign als Buzzword-Dokument zu exportieren, ist erstmals mit InDesign CS5 implementiert worden. Gehen Sie dazu wie folgt vor. Schritt für Schritt: Texte aus InDesign als Buzzword- Dokument exportieren 1 Text oder Textabschnitt auswählen Sie können kein gesamtes InDesign-Dokument nach Buzzword exportieren, sondern immer nur einen Textabschnitt. Stellen Sie dazu die Texteinfügemarke in den Textabschnitt, den Sie exportieren wollen. Beachten Sie, dass immer der gesamte Textabschnitt exportiert wird, auch wenn Sie nur einen Teil davon ausgewählt haben. 2 Den Textabschnitt exportieren Rufen Sie den Befehl Datei Exportieren in Buzzword auf. Wenn Sie bereits bei CS Live angemeldet sind der Status der 4 1 Integration von Buzzword

5 Anmeldung wird über das Symbol in der Anwendungsleiste von InDesign angezeigt, so erscheint folgender Dialog. Abbildung 1.4 Dialog beim Exportieren von Textabschnitten in Buzzword zur Eingabe des Dokumentnamens Geben Sie den Dokumentnamen für das Buzzword-Dokument ein, und aktivieren Sie die Checkbox Freigabeoptionen anzeigen. Dadurch wird automatisch das erstellte Dokument in Buzzword geöffnet. 3 Buzzword-Dokument hochladen und freigeben Klicken Sie auf OK, womit das Dokument auf Acrobat.com hochgeladen und automatisch in Buzzword geöffnet wird. Abbildung 1.5 Der exportierte Artikel in Buzzword. Beachten Sie, dass auch Bilddaten und die Bildunterschriften übergeben worden sind. Dies kann jedoch nur dann erfolgen, wenn Bilder und Textrahmen im Textfluss verankert sind. Sie können dann das Dokument über die Freigabe-Schaltfläche für Koautoren, Bearbeiter und Leser freigeben. n 1.3 Buzzword-Dokumente in InDesign platzieren Auch der Import von Buzzword-Dokumenten wurde mit der aktuellen Version von InDesign implementiert. Der Import erfolgt über den Befehl Datei Aus Buzzword platzieren bzw. über den Befehl Platzieren aus Buzzword, den Sie über das CS Live-Menü aufrufen können. Da sich die Buzzword-Datei im Datenbereich von Acrobat.com befindet, müssen Sie bei CS Live online sein, um auf Buzzword- 1.3 Buzzword-Dokumente in InDesign platzieren 5

6 Dateien zugreifen zu können. Es erscheint der Dialog aus Abbildung 1.6 mit folgenden Optionen. Abbildung 1.6 Der Buzzword-Dokumente platzieren-dialog. Bestimmen Sie mit der Option Mit Dokument verknüpfen, ob InDesign mit dem Dokument verbunden bleiben soll, um eine spätere Aktualisierung durchführen zu können. Importoptionen anzeigen: Damit wird Ihnen der gleiche Import optionen-dialog zur Verfügung gestellt, den Sie beim Platzieren von RTF- bzw. Word-Dateien angezeigt bekommen. Ausgewähltes Element ersetzen: Wählen Sie diese Option, um das aktuell im Dokument ausgewählte Objekt zu ersetzen. Mit Dokument verknüpfen: Wählen Sie diese Option, um eine Verknüpfung im Verknüpfungen-Bedienfeld zwischen dem Buzzword-Dokument und dem platzierten Text herzustellen. Abbildung 1.7 Durch die Aktivierung der Option Mit Dokument verknüpfen wird, auch ohne Aktivierung der Option Beim Platzieren von Text- und Tabellendateien Verknüpfungen erstellen, aus dem Register Dateihandhabung der InDesign-Vor - einstellungen eine Verknüpfung zum Buzzword-Dokument erstellt. Wird das Buzzword-Dokument vom Autor online bearbeitet, werden Sie im Verknüpfungen-Bedienfeld darauf hingewiesen. Beim Aktualisieren der Verknüpfung gehen jedoch alle vorgenommenen Textänderungen und Formatierungen aus InDesign verloren, da in Buzzword aktuell keine Absatz- und Zeichenformate zur Verfügung stehen und somit ein»mappen«mit den Absatz- und Zeichenformaten in InDesign nicht umgesetzt werden kann. Adobe hat für zukünftige Versionen Besserung gelobt. Ob dann diese Funktion des»mappens«von Absatz- und Zeichenformaten aus Buzzword mit InDesign-Formaten kostenlos sein wird, entzieht sich unserer Kenntnis. Solange die Möglichkeit nicht gegeben ist, kann die Funktion Aus Buzzword platzieren nur zur Übernahme von Buzzword-Dokumenten nach InDesign verwendet werden. An eine Aktualisierung sollte vorerst noch nicht gedacht werden. Wenn die Funktionalität zur Verfügung steht, können damit sicherlich ideal Projekte durchgeführt werden, bei denen kooperatives Publizieren gefragt ist. 6 1 Integration von Buzzword