Installieren und Einrichten. Version x9

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1 Installieren und Einrichten Version x9

2 CAS Software AG CAS-Weg Karlsruhe info@cas.de Copyright Die hier enthaltenen Angaben und Daten können ohne vorherige Ankündigung geändert werden. Die in den Beispielen verwendeten Namen und Daten sind frei erfunden, soweit nichts anderes angegeben ist. Ohne ausdrückliche schriftliche Erlaubnis der CAS Software AG darf kein Teil dieser Unterlagen für irgendwelche Zwecke vervielfältigt oder übertragen werden, unabhängig davon, auf welche Art und Weise oder mit welchen Mitteln, elektronisch oder mechanisch, dies geschieht CAS Software AG. Alle Rechte vorbehalten. CAS-Weg 1-5, Karlsruhe, Sämtliche erwähnten Kennzeichen stehen ausschließlich den jeweiligen Inhabern zu. Einschränkung der Gewährleistung Für die Richtigkeit des Inhalts wird keine Garantie übernommen. Für Hinweise auf Fehler sind wir jederzeit dankbar. Stand: November 2017

3 Installieren und Einrichten Inhalt Inhalt 1 Bevor Sie anfangen Aufbau von CAS genesisworld Editionen, Module und Erweiterungen 8 2 Voraussetzungen und Planung Mögliche Konfigurationen Mehrbenutzerbetrieb im Netzwerk Voraussetzungen Hard- und Software Hardware-Voraussetzungen Software-Voraussetzungen Mögliche Datenbanksysteme Dokumentenverwaltung mit CAS genesisworld In welche Ordner wird installiert? 16 3 CAS genesisworld verteilen und aktuell halten Update-Dienst einsetzen Update-Dienst installieren Der Konfigurationsassistent Voraussetzungen und Rechte Beispiel für den Update-Dienst Installation eines Software-Updates Verteilte Installation mit Update-Mechanismus Voraussetzungen und Rechte Installation und Software-Updates Umstellen auf den Update-Dienst Desktop-Clients auf Remote-Desktop-Server aktualisieren Verteilen von MSI-Paketen Reihenfolge der MSI-Pakete Installation über ein MSI-Paket Deinstallation von CAS genesisworld über MSI Software-Updates über MSI Microsoft Outlook, Microsoft Word und Crystal Reports Software-Updates für Partnerlösungen Welche Informationen benötigen Anwender? 42 4 CAS genesisworld installieren Starten Sie die Installation Welche Setuptypen sind möglich? CAS genesisworld-applikationsserver CAS genesisworld-client Benutzerdefiniert 45 3

4 Installieren und Einrichten Inhalt 4.3 Sprachen Zielpfad wählen Registrierung des Applikationsservers Proxyeinstellungen Zusammenfassung der Einstellungen Komponentendienste Einstellungen für COM Installation abschließen Applikationsserver kann nicht aktiviert werden Datenbank einrichten Datenbank erstellen Benutzerinformationen Lizenzierung Zugang zur Datenbank Dokumentenarchiv Datenbank anlegen CAS genesisworld Web und mobile Apps Add-Ins für Microsoft Outlook und Microsoft Word CAS Smart Add-on für CAS genesisworld Web 55 5 Das Rechtesystem Wichtige Begriffe Rechtevergabe durch den Administrator Benutzersensitivität: Besitzrechte erlauben Benutzer und Gruppen anlegen Rechte für Benutzer und Gruppen auf Datensatz-Typen Zugriffsrechte durch Mitgliedschaft in Gruppen Fremdzugriff einstellen Administrationsrechte Rechte, Filter und Detailrechte Rechte für Anwender Besitzrechte: Teilnehmer am Datensatz wählen Fremdzugriffsrechte Zusammenspiel Besitzrecht - Fremdzugriff Fremdzugriffsrechte durch Gruppenzugehörigkeit Datensätze delegieren Kalender eines anderen Benutzers einsehen Verhalten der Rechte untereinander 70 6 CAS genesisworld anpassen Management Konsole: Vorgehen Bereich Datenbank Benutzer und Gruppen anlegen 74 4

5 Installieren und Einrichten Inhalt Funktionen für den Datenschutz Aktivierung Zentrale Vorgaben Navigatoren Ein Navigator für viele Benutzer Ansicht im öffentlichen Navigator Ansichtsformate Standards für das Cockpit Vorgaben für die Suche Systemnachrichten festlegen Kleine Hilfen für Anwender Zentrale -Einstellungen Umfang der Akte Eingabehilfen Einstellungen für Adressen Verknüpfungen Einstellungen Regeln Regeln erstellen Benachrichtigungen und Aktionen Besonderheiten Wie funktioniert die -Anbindung? Server Andere -Clients Anmeldung am System Einstellungen der Management Konsole Daten sichern Datenbank sichern Dokumente sichern Portale sichern s sichern Datensicherheit Wichtige Werkzeuge Der Datenbankassistent Server Manager Kennwörter in CAS genesisworld 120 Index 122 5

6 Installieren und Einrichten Bevor Sie anfangen... 1 Bevor Sie anfangen... Wenn Sie auf Unstimmigkeiten stoßen oder Fragen auftauchen, die die Dokumentation nicht beantwortet, können wir Ihnen auf folgende Weise schnell helfen. Im Internet unter bieten wir Ihnen die häufigsten Fragen mit den zugehörigen Antworten (FAQ). Wird Ihre Frage damit nicht beantwortet, wenden Sie sich an Ihren Partner. Oder klicken Sie in CAS genesisworld in der Management Konsole oder im Desktop- Client im Menü Hilfe auf Support-Anfrage. Im folgenden Fenster formulieren Sie Ihre Frage und notwendige Daten für komplexe Fragestellungen werden automatisch an Ihren Ansprechpartner für den Support gesendet. Dieses Handbuch beschreibt Grundlagen. In den Online-Hilfen für CAS genesisworld sind weitere Informationen enthalten, auf die mit Links verwiesen wird. 1.1 Aufbau von CAS genesisworld Die Abbildung zeigt den prinzipiellen Aufbau einer Installation von CAS genesisworld. CAS genesisworld ist nach der Client/Server-Architektur aufgebaut und besteht aus mehreren Programmen. Um Unklarheiten zu vermeiden, wird hier mit Rechner immer eine Hardware bezeichnet, mit Server ist ein Programm, also eine Software gemeint. 6

7 Installieren und Einrichten Bevor Sie anfangen... Eine Datenbank wird mit einem Datenbanksystem erstellt und bietet Dienste für den Zugriff auf Daten. In der Datenbank werden alle Datensätze für CAS genesisworld gespeichert. Sie können unterschiedliche Datenbanksysteme verwenden, z. B. Microsoft SQL. Das Dokumentenarchiv ist ein Ordner auf einem beliebigen Rechner, in dem Dateien wie Microsoft Word-Dokumente, archivierte s, Grafikdateien usw. speziell für CAS genesisworld gespeichert werden. Der Applikationsserver ist das eigentliche Kernstück von CAS genesisworld. Die Arbeitsschritte der Anwender führt der Applikationsserver durch, wie das Suchen von Datensätzen, das Speichern oder Ändern eines Datensatzes usw. Nur der Applikationsserver greift direkt auf die Datenbank und das Dokumentenarchiv zu. Mit der Management Konsole führt ein Administrator Verwaltungsaufgaben für CAS genesisworld durch, z. B Benutzerkonten und Gruppen anlegen oder Zugriffsrechte vergeben. Anwender arbeiten mit einem oder möglicherweise auch mit mehreren der Clients, die in der obersten Zeile der Abbildung angezeigt werden. Clients melden sich am Applikationsserver mit einem Benutzernamen und einem Kennwort an. Der Applikationsserver prüft diese Zugangsdaten. Wodurch unterscheiden sich die Clients? Die verschiedenen Clients unterstützen unterschiedliche Betriebssysteme und bieten unterschiedliche Schwerpunkte für CRM (Customer Relationship Management) und Kundenbetreuung. Mit CAS genesisworld Desktop arbeiten Anwender mit dem Betriebssystem Windows. Das Programm für den Desktop-Client ist üblicherweise auf dem Rechner jedes Anwenders installiert. In diesem Client werden alle Funktionen für Anwender vollständig unterstützt. Bei CAS genesisworld Web arbeiten Anwender mit einem der unterstützten Browser. Das Betriebssystem ist nicht grundlegend für die Arbeitsweise. Dieser Client kann beispielsweise unterwegs oder an einem Heimarbeitsplatz empfehlenswert sein. Viele wesentliche Funktionen von CAS genesisworld werden unterstützt, allerdings (noch) nicht alle Funktionen von CAS genesisworld Desktop. Mit den mobilen Apps für CAS genesisworld arbeiten Anwender mit den jeweiligen Betriebssystemen sowie entsprechenden Endgeräten. Die mobilen Apps sind für iphone, ipad, Android, Windows und Blackberry verfügbar. Mit diesen Clients wird insbesondere der mobile Einsatz unterstützt und damit auch die Funktionen, die z. B im Vertrieb wesentlich sind. 7

8 Installieren und Einrichten Bevor Sie anfangen... Konfiguration planen Die verschiedenen Bausteine von CAS genesisworld können Sie je nach Ihren Anforderungen auf mehrere Rechner verteilen und so Ihre Konfiguration von CAS genesisworld festlegen. Diese Konfiguration planen Sie idealerweise vor der Installation. Die Kommunikation zwischen den Desktop-Clients und einem CAS genesisworld-applikationsserver erfolgt über den RPC-Dienst mit dem DCOM-Protokoll (Distributed Component Object Model). Dies gilt auch für die Verbindung zwischen Applikationsserver und Management Konsole. Die Schnittstelle zwischen Applikationsserver und Datenbank ist ADO (ActiveX Data Objects). Die Kommunikation zwischen einem Applikationsserver und CAS genesisworld Web sowie den mobilen Apps für CAS genesisworld erfolgt über einen Web Service. Ein Datenbanksystem, mindestens ein Applikationsserver und mindestens ein Desktop- Client müssen immer installiert werden. 1.2 Editionen, Module und Erweiterungen CAS genesisworld ist in unterschiedlichen Editionen erhältlich. In der Standard Edition sind die zentralen Funktionen für Beziehungs- und Informationsmanagement verfügbar. Weitere Editionen bieten Kombinationen von Modulen für spezielle Anforderungen eines Unternehmens und Branchen. Module als Erweiterungen von CAS genesisworld bieten Funktionen etwa für das Finden und Auflösen von Dubletten, Erstellen und Verwalten von Belegen oder Auftrags- und Projektmanagement. Auch mobile CRM-Lösungen wie die mobilen Apps für CAS genesis- World und CAS genesisworld Web sind Erweiterungen. In diesem Handbuch sind Grundlagen beschrieben, die für jede Edition gelten. Die Funktionen aller Editionen und der meisten Erweiterungen finden Sie in den Online-Hilfen, die Sie im jeweiligen Programm mit der Funktionstaste F1 öffnen. Für Erweiterungen sind Leitfäden oder eigene Online-Hilfen verfügbar, in denen die jeweiligen Funktionen und Besonderheiten für den Administrator sowie für Anwender beschrieben sind. Auf der Seite hilfe.cas.de finden Sie Links zu diesen Dokumentationen. Die Abbildung verdeutlicht das Baukasten-Prinzip von CAS genesisworld. In der Mitte steht beispielsweise die Standard Edition. Je nach Anforderungen Ihres Unternehmens oder für den Arbeitsplatz eines Anwenders setzen Sie ein oder mehrere Module ein. Die Abbildung enthält nicht alle Editionen und Module, sondern gibt einen Einstieg. 8

9 Installieren und Einrichten Voraussetzungen und Planung CAS genesisworld kann Daten mit anderen Systemen austauschen. Dazu gehören die Anbindungen an eine Telefonanlage, an Microsoft Outlook und an Microsoft Word, so dass Anwender beispielsweise weiterhin Ihre Briefe mit Microsoft Word schreiben. Verwaltet werden diese Dokumente mit CAS genesisworld. Informationen zu benötigten oder freigegebenen Versionen sowie bekannten Einschränkungen finden Sie in der aktuellen Freigabeliste unter hilfe.cas.de. CAS genesisworld ist außer in Deutsch in mehreren weiteren Sprachen verfügbar, für die entsprechende Sprachpakete installiert werden müssen. Informieren Sie sich ggf. bei CAS Software AG. Der internationale Einsatz wird durch verschiedene Funktionen unterstützt, die in den Online-Hilfen genauer beschrieben sind. Genaue Informationen zu Editionen und Erweiterungen erhalten Sie von Ihrem CAS-Partner. 2 Voraussetzungen und Planung Dieses Kapitel beschreibt mögliche Konfigurationen von CAS genesisworld und gibt Entscheidungshilfen, damit Sie die für Sie angemessene Konfiguration planen können. 9

10 Installieren und Einrichten Voraussetzungen und Planung Die Installation von CAS genesisworld im Unternehmen, das Verteilen der unterschiedlichen Clients und das Aktualisieren durch Software-Updates ist auf unterschiedliche Arten möglich und lässt sich ebenfalls vor der Installation planen. Für die Planung und Installation sind sowohl Administratorwissen als auch Administratorrechte erforderlich. 2.1 Mögliche Konfigurationen Bei einer Einzelplatzinstallation sind alle Komponenten von CAS genesisworld auf einem Rechner installiert, z. B. für folgende Szenarien. CAS genesisworld soll auf einem Notebook oder auf einem Rechner für das Home Office installiert werden. Mit einer Testinstallation möchten Sie den Einsatz von CAS genesisworld - evtl. auch mit mehreren Kollegen oder Kolleginnen im Unternehmen ausprobieren. Etwas komplexer wird die Planung beim Mehrbenutzerbetrieb im Netzwerk. Vor der Installation müssen mehrere Fragen geklärt werden. Wie sollen Datenbanksystem, Applikationsserver und Desktop-Clients auf Rechner verteilt werden? Wie intensiv wird CAS genesisworld verwendet - brauchen Sie evtl. mehr als einen Applikationsserver? Setzen Sie den Benachrichtigungs- und Aktionsdienst intensiv ein oder Erweiterungen wie die Replikation oder mobile Clients und sind dafür ebenfalls eigene Applikationsserver empfehlenswert? Arbeiten Anwender viel mit Archivdateien wie Microsoft Word-Dokumenten, Microsoft Excel-Tabellen, Grafikdateien usw., siehe Kapitel "Aufbau von CAS genesisworld" auf Seite 6? Dann ist ggf. das Einrichten des Dokumentenarchivs auf einem anderen Rechner als Datenbank oder Applikationsserver empfehlenswert. Verwenden Sie speicher- oder prozessor-intensive Drittsysteme wie -Server oder Warenwirtschaft und sind diese auf den gleichen Rechnern wie ein Applikationsserver für CAS genesisworld installiert? Verwenden Sie Web-Portale? Dann ist die Einrichtung eines gesonderten Applikationsserver aus Sicherheitsgründen empfehlenswert, da der Applikationsserver bei Web Portalen nach außen sichtbar ist. Die Beantwortung dieser Fragen hängt von Ihrer Unternehmensgröße, den anfallenden Datenmengen und der erforderlichen Performanz ab. Wir können hier nur Empfehlungen angeben. 10

11 Installieren und Einrichten Voraussetzungen und Planung 2.2 Mehrbenutzerbetrieb im Netzwerk Datenbank- und Applikationsserver können Sie auf einem Rechner installieren oder auf mehrere Rechner verteilen. Möglicherweise benötigen Sie auch mehr als einen Applikationsserver. Als Richtgrößen gelten: Arbeiten weniger als 50 Benutzer mit CAS genesisworld, können Sie den Datenbankund Applikationsserver auf einem Rechner installieren. Wenn diese Benutzer CAS genesisworld allerdings sehr intensiv nutzen, ist die folgende Konfiguration empfehlenswert. Ab 50 Benutzern installieren Sie den Datenbank- und Applikationsserver jeweils auf einem eigenen Rechner. Alle Benutzer können Sie einen weiteren Applikationsserver installieren, jeweils auf einem eigenen Rechner. Beachten Sie, dass bei den zwei letzten Vorschlägen von einem durchschnittlichen Einsatz von CAS genesisworld ausgegangen wird, d. h., etwa 20 % der Benutzer verwenden CAS genesisworld sehr intensiv, die anderen Benutzer verwenden CAS genesisworld nur während etwa 10 % ihrer Arbeitszeit. Wenn Sie den Benachrichtigungs- und Aktionsdienst intensiv einsetzen oder die Replikation verwenden, ist dafür je ein eigener Applikationsserver empfehlenswert. Wenn Sie mobile CRM-Lösungen und CAS genesisworld Web einsetzen, ist aus Sicherheitsgründen ein eigener Applikationsserver auf einem separaten Rechner empfehlenswert. Dieser Rechner ist im Gegensatz zu weiteren Applikationsservern "nach außen" sichtbar. Richten Sie bei mehreren Applikationsserver ggf. eine automatische Lastverteilung ein. Informationen dazu finden Sie in der Online-Hilfe des Server Managers auf der Seite Register Lastverteilung. Informationen zur Hardware-Infrastruktur und Beispiele für Konfigurationen finden Sie in den aktuellen Systemvoraussetzungen unter hilfe.cas.de. Wenn Sie eine optimale Ausstattung für Ihr Unternehmen mit einer auf Ihre Anforderungen zugeschnittene Konfiguration wünschen, wenden Sie sich bitte an einen CAS-Partner. Informationen über CAS-Partner, über Lösungen von Partnern und über Partner in Ihrer Nähe finden Sie auf unseren Internetseiten unter Voraussetzungen Hard- und Software Verbindliche Angaben ohne Kenntnis der Nutzungscharakteristik sind nur schwer zu definieren. Im Folgenden geben wir Anhaltspunkte, die von einer durchschnittlichen Nutzung ausgehen. 11

12 Installieren und Einrichten Voraussetzungen und Planung Für spezielle Systemumgebungen gelten ggf. höhere Anforderungen, z. B bei der Verwendung von Remote-Desktop-Servern (Terminalservern) Hardware-Voraussetzungen Die Hardware für CAS genesisworld ist im Wesentlichen von folgenden Faktoren abhängig. Wie umfangreich sind die Datenmengen in Ihrem Unternehmen, also die Anzahl der gespeicherten Adressen, Termine, Aufgaben, Dokumente usw.? Wie viele Anwender sollen mit CAS genesisworld arbeiten? Wie intensiv soll mit CAS genesisworld gearbeitet werden? Prinzipiell reichen heute übliche Rechner mit einem aktuellen Betriebssystem aus. Informieren Sie sich ebenfalls im Kapitel "Mögliche Datenbanksysteme" auf Seite 13. Weitere, regelmäßig aktualisierte Informationen finden Sie in den Systemvoraussetzungen unter hilfe.cas.de. CAS genesisworld-applikationsserver Die benötigte Festplattenkapazität ergibt sich im Wesentlichen aus der Datenmenge, die auf dem Applikationsserver gespeichert wird. Das sind neben den Programmen die Daten für die SmartSearch und ggf. das Dokumentenarchiv. Für den Applikationsserver sind die Schnelligkeit und die Größe des Hauptspeichers von Bedeutung. Wir empfehlen, keine weiteren speicher- oder prozessor-intensiven Anwendungen auf dem Rechner laufen zu lassen, auf dem der CAS genesisworld-applikationsserver installiert ist. Andere Anwendungen wie -Server, Warenwirtschaft o. ä. sollten auf anderen Rechnern installiert sein. Desktop-Client Arbeiten mehrere Anwender mit CAS genesisworld, dann ist die Installation der Desktop- Clients auf jedem Arbeitsplatzrechner empfehlenswert, von dem aus CAS genesisworld verwendet werden soll. Grundsätzlich ist der Desktop-Client für CAS genesisworld auf allen Windows-Betriebssystemen ab Windows 7 lauffähig. Informationen zu benötigten oder freigegebenen Service Packs sowie bekannten Einschränkungen finden Sie in der aktuellen Freigabeliste unter hilfe.cas.de. Der Browser von Microsoft wird durch den Desktop-Client für Ansichten wie das Cockpit benötigt. Die Online-Hilfe öffnet sich im Standard-Browser. 12

13 Installieren und Einrichten Voraussetzungen und Planung Software-Voraussetzungen Wir unterstützen die jeweils neueste Betriebssystemversion sowie deren Vorgängerversion. Abweichungen von dieser Regel sind möglich, z. B wenn neue Versionen erst kurze Zeit verfügbar sind oder vorherige Versionen unter unseren Kunden noch weit verbreitet sind. Gleiches gilt für jede in Zusammenhang mit CAS genesisworld verwendete Drittsoftware, also insbesondere Datenbanken, Office-Anwendungen usw. Auch bei unseren Produkten unterstützen wir die jeweils aktuelle und die Vorgängerversion. Für diese Versionen bieten wir Support und Behebung von Fehlern an. Außerdem werden ggf. wichtige Anforderungen umgesetzt. Informationen zu freigegebenen Betriebssystemen, Drittsoftware, benötigten oder freigegebenen Service Packs sowie bekannten Einschränkungen finden Sie in der aktuellen Freigabeliste unter hilfe.cas.de. CAS genesisworld darf nur auf freigegebenen Betriebssystemen installiert werden. Ihr Netzwerk muss TCP/IP unterstützen. Die Microsoft Internet Information Services (IIS) benötigen Sie, wenn Sie Portale einsetzen, beispielsweise teamworks, Helpdesk online, Survey online oder Event online. Bei manchen Betriebssystemen sind die Microsoft Internet Information Services standardmäßig nicht installiert und ggf. zu installieren. Seitens Microsoft bestehen lizenzrechtliche Einschränkungen, wie viele Benutzer gleichzeitig auf die IIS zugreifen dürfen. Wenn mehrere Anwender auf Applikationsserver zugreifen, müssen für Applikationsserver die Serverversionen des jeweiligen Windows-Betriebssystems verwendet werden. Bei Betriebssystemen vor Microsoft Windows Server 2016 muss das Betriebssystem des CAS genesisworld-applikationsservers als Anwendungsserver konfiguriert werden. Bei Microsoft Windows Server 2016 ist die Rolle Anwendungsserver nicht mehr vorhanden und besondere Einstellungen sind nicht notwendig. Die Software-Voraussetzungen gelten auch für Installationen auf einem Notebook. Einzige Ausnahme: Die Serverversion eines Windows-Betriebssystems ist in diesem Fall nicht notwendig. Bitte informieren Sie sich über Sicherheits-Updates der eingesetzten Browser. Wir empfehlen, immer die aktuelle Version zu verwenden, um Sicherheitslücken zu vermeiden. Weitere, regelmäßig aktualisierte Informationen finden Sie in der Freigabeliste unter hilfe.cas.de. 2.4 Mögliche Datenbanksysteme CAS genesisworld benötigt ein Datenbanksystem, da alle Datensätze von CAS genesis- World in einer Datenbank gespeichert werden. Mit den Datenbanksystemen des Microsoft SQL Servers oder eines anderen Datenbanksystems können Sie eine Datenbank für CAS genesisworld erstellen. 13

14 Installieren und Einrichten Voraussetzungen und Planung Die SQL Server Express Edition und der Microsoft SQL Server können mit dem Management Studio administriert werden, das aber nicht bei allen Version automatisch mit installiert wird. Die Installation ist empfehlenswert. Weitere Informationen finden Sie unter Das Datenbanksystem kann auf einem eigenen Rechner installiert sein. SQL Server Express Edition Die maximale Größe und der maximale RAM der Datenbank sind begrenzt. Außerdem ist die Analysefunktion der Datenbank eingeschränkt. Beachten Sie zum Lieferumfang und zu den Begrenzungen die Angaben des Herstellers. Auf einem Einzelplatzrechner oder einem Notebook ist dieses Datenbanksystem auf jeden Fall einsetzbar, insbesondere wenn die Replikation eingesetzt wird. Microsoft SQL Server Der Microsoft SQL Server ist in verschiedenen Versionen verfügbar. Informationen zu benötigten oder freigegebenen Versionen und Service Packs sowie bekannten Einschränkungen finden Sie in der aktuellen Freigabeliste unter hilfe.cas.de. Eine Runtime-Version des Microsoft SQL Servers kann über CAS Software erworben werden. Der Microsoft SQL Server kann mit case-sensitiver oder case-insensitiver Sortierordnung installiert sein. Eine neue Datenbank wird mit dem eingestellten Zeichensatz des Microsoft SQL Servers erzeugt. Die Einstellung des Zeichensatzes lässt sich im Datenbankassistent ändern. CAS genesisworld benötigt allerdings immer den case-insensitiven Zeichensatz. Beachten Sie, dass für das Anlegen einer Datenbank und den Zugriff durch CAS genesis- World eine Mischauthentifizierung notwendig ist. Ohne gesonderte Angabe wird bei der Installation eine Windows-Authentifizierung eingestellt. CAS genesisworld benötigt einen Datenbank-Account mit Administrationsrechten für die CAS genesisworld-datenbank. Der Account sa (Systemadministrator) wird bei der Installation des Microsoft SQL Server angelegt und Sie werden aufgefordert, ein Kennwort für diesen Account zu vergeben. Alternativ legen Sie einen eigenen entsprechenden Account mit DBO-Rechten auf die CAS genesisworld-datenbank an. Den Account sa benötigen Sie, um bei der Installation bzw. mit dem CAS genesisworld- Datenbankassistenten eine Datenbank anzulegen, siehe Kapitel "Datenbankzugang" bzw. "Der Datenbankassistent" auf Seite 114. Der Microsoft SQL Server bzw. der entsprechende Rechner darf nicht im laufenden Betrieb umbenannt werden. Umbenennen ist nur bei einer neuen Installation des Microsoft SQL Servers möglich. 14

15 Installieren und Einrichten Voraussetzungen und Planung 2.5 Dokumentenverwaltung mit CAS genesisworld Der Unterschied zwischen Dokumentdatensätzen besteht darin, das eine Archivdatei vorhanden sein kann oder nicht: Entweder sind alle Informationen eines Dokuments einschließlich Texten und weiteren Inhalten wie Grafiken vollständig in CAS genesisworld vorhanden. Oder in CAS genesisworld sind Metadaten enthalten, Texte und weitere Inhalte werden in anderen Programmen bearbeitet, wie z. B in Microsoft Word, Microsoft Excel oder Grafikprogrammen. Die Microsoft Word-Dokumente, Microsoft Excel-Tabellen, Grafikdateien und auch archivierte s sind so genannte Archivdateien. Archivdateien werden entweder in CAS genesisworld nur verwaltet und der Datensatz enthält einen Verweis auf die Datei oder die Archivdatei wird im Dokumentenarchiv gespeichert, siehe Kapitel "Aufbau von CAS genesisworld" auf Seite 6. Dokumentdatensatz enthält einen Verweis auf die Datei Die Dateien können von Anwendern in einem beliebigen Ordner lokal oder im Netz gespeichert werden und sind auch ohne CAS genesisworld verfügbar. Der Dokumentdatensatz in CAS genesisworld enthält einen Verweis, d. h. den absoluten Pfad auf die Datei. Mit dieser Methode ist die Konsistenz der Daten durch CAS genesisworld nicht zu gewährleisten. Die Archivdatei kann mit oder ohne CAS genesisworld geöffnet und bearbeitet werden. Außerdem ist die Verfügbarkeit nicht gewährleistet, weil Anwender evtl. Archivdateien auf der lokalen Festplatte speichern oder in andere Ordner verschieben, so dass die Dateien nicht jederzeit bzw. für jeden Benutzer verfügbar sind. Wenn Dokumentdatensätze mit einem Dateiverweis gespeichert wurden und die Archivdatei sich nicht öffnen lässt, sind mehrere Fälle möglich. Ist der andere Rechner eingeschaltet und mit dem Netzwerk verbunden? Bestehen mindestens Leserechte auf dieses Dokument? Wird versucht, die Archivdatei über ein Laufwerksmapping anzusprechen, das nicht eingerichtet oder mit einem anderen Laufwerksnamen verbunden ist? Speichern im Dokumentenarchiv Die Archivdateien werden in einem geschützten Ordner gespeichert, dem so genannten Dokumentenarchiv. Auf diesen Ordner greift nur der Applikationsserver zu. Die Archivdateien werden über CAS genesisworld mit den zugehörigen Anwendungen geöffnet. Diese Methode bietet Datensicherheit, da im Gegensatz zu Dateiverweisen der Zugriff auf Dokumente über CAS genesisworld mit entsprechenden Rechten erfolgt. Das gleichzeitige Ändern einer Archivdatei von zwei Anwendern wird durch einen Sperrmechanismus verhindert. 15

16 Installieren und Einrichten Voraussetzungen und Planung Hinweise Da prinzipiell jeder Anwender selbst entscheidet, wie die Dateien gespeichert werden, sollte hier ein einheitliches Vorgehen vereinbart werden. Wenn Anwender über das Internet oder mit einem Intranet arbeiten, z. B CAS genesis- World Web oder teamworks, sollten die Dateien grundsätzlich im Dokumentenarchiv gespeichert werden, denn über Dateiverweise lassen sich die Dateien nicht öffnen. Das Dokumentenarchiv kann sehr groß werden. Bei der Installation sollte das entsprechende Laufwerk genügend freien Speicherplatz bieten. Das Einrichten des Dokumentenarchivs auf dem gleichen Rechner wie Datenbank oder Applikationsserver ist evtl. nicht empfehlenswert. Wenn Sie mehrere Applikationsserver einsetzen, müssen alle Applikationsserver auf das gleiche Dokumentenarchiv und damit auf den gleichen Ordner zugreifen. Wenn Sie mehrere Datenbanken bzw. Mandanten einsetzen, ist für jeden Mandanten ein eigenes Dokumentenarchiv empfehlenswert. Wenn Sie für zwei oder mehr Datenbanken das gleiche Dokumentenarchiv verwendet haben, lässt sich dies nachträglich nicht mehr ändern. Das Dokumentenarchiv wird im Datenbankassistenten eingerichtet, siehe Kapitel "Datenbank einrichten" auf Seite In welche Ordner wird installiert? CAS genesisworld wird standardmäßig in mehreren Ordnern installiert. Von diesen Ordnern sind 2 Ordner variabel. Das Dokumentenarchiv kann sich auf einem beliebigen Rechner in einem beliebigen Ordner befinden. Der Desktop-Client kann sich auf den Rechnern der Anwender in einem beliebigen Ordner befinden. Applikationsserver Die Dateien für den Applikationsserver sind im Ordner..\Program Files (x86)\common Files\CAS-Software\Server In diesem Ordner sind ebenfalls die Dateien für den Server Manager. Die Dateien für den Datenbankassistent sind im Ordner..\Program Files (x86)\common Files\CAS-Software\DBAssistent Die Dateien für den Update-Dienst sind im Ordner..\Program Files (x86)\common Files\CAS-Software\UpdateService 16

17 Installieren und Einrichten Voraussetzungen und Planung Der Standard für die Installation von Software-Updates von CAS genesisworld ist..\program Files (x86)\cas-software\cas genesisworld\clientinstallation Beim Update-Dienst ist dieser Ordner bei der ausgelieferten Konfiguration eingestellt. Der Ordner lässt sich für den Update-Dienst frei wählen. Bei der verteilten Installation mit Update-Mechanismus ist dieser Ordner fest eingestellt und lässt sich nicht ändern. Cockpits in CAS genesisworld sind im Ordner..\Program Files (x86)\common Files\CAS-Software\Web Desktop-Client Auf dem Applikationsserver befindet sich der Desktop-Client im Ordner..\Program Files (x86)\cas-software\cas genesisworld\client Die Management Konsole ist ebenfalls im Ordner..\Program Files (x86)\cas-software\cas genesisworld\client Die Verknüpfung Management Konsole ist auf dem Applikationsserver in der Programmgruppe enthalten, aber nicht bei Anwendern. Bei der Installation wird der folgende Ordner vorgeschlagen..\program Files (x86)\cas-software Dieser Ordner ist frei wählbar. Die Add-Ins für CAS genesisworld befinden sich in den Ordnern..\Program Files (x86)\cas-software\cas Word Add-In..\Program Files (x86)\cas-software\cas Outlook Add-In Dokumentenarchiv Auf dem Applikationsserver wird bei der Installation der folgende Ordner vorgeschlagen..\program Files (x86)\common Files\CAS-Software\Server\Archives\Archive Dieser Ordner ist frei wählbar und kann auf einem anderen Rechner sinnvoll sein, siehe Kapitel "Mögliche Konfigurationen" auf Seite 10 und "Dokumentenverwaltung mit CAS genesisworld" auf Seite 15. Im Ordner..\Archives befindet sich nach der Installation der Ordner _Archive als Beispiel mit Archivdateien als Beispielen für Vorlagen. Bei einem Software-Update bleibt der Ordner für das Dokumentenarchiv unverändert. 17

18 Installieren und Einrichten CAS genesisworld verteilen und aktuell halten 3 CAS genesisworld verteilen und aktuell halten Indem Sie die Aktualisierung vor der Installation planen, berücksichtigen Sie das Verteilen von Software-Updates im Unternehmen für alle Programme von CAS genesisworld. Grundsätzlich unterscheiden sich die erste Installation von CAS genesisworld und das Aktualisieren der Programme durch Software-Updates. Empfehlenswert ist diese Reihenfolge für die erste Installation von CAS genesisworld. Installieren Sie ein Datenbanksystem, falls Sie noch kein Datenbanksystem verwenden. Legen Sie den Ordner für das Dokumentenarchiv an. Installieren Sie CAS genesisworld. Legen Sie eine Datenbank für CAS genesisworld nach der Installation mit dem Datenbankassistenten an. Vor der ersten Installation benötigen Sie ein Benutzerkonto unter Windows für den Applikationsserver. Das Aktualisieren durch Software-Updates ist auf mehrere Arten mit unterschiedlichen Voraussetzungen möglich. Diese Voraussetzungen ergeben sich aus den Anforderungen Ihres Unternehmens, der Installation von CAS genesisworld und den eingesetzten Programmen von CAS genesisworld. Benutzerkonto für CAS genesisworld Während der Installation müssen Sie den CAS genesisworld-applikationsserver registrieren. Ein eigener Benutzer ist dann notwendig, wenn Sie CAS genesisworld im Netz installieren. Bei einer Einzelplatzinstallation benötigen Sie keinen speziellen Benutzer. Legen Sie im Active Directory einen eigenen Benutzer mit lokalen Administrationsrechten für den Rechner an, auf dem Sie CAS genesisworld installieren möchten. Wann wird das Datenbanksystem installiert? CAS genesisworld benötigt ein Datenbanksystem. Sie installieren das Datenbanksystem am besten vor der Installation von CAS genesis- World, dann können Sie CAS genesisworld sofort einrichten. Bei der Einrichtung von CAS genesisworld geben Sie die Datenbank an. Dafür Sie benötigen Sie den Namen des Rechners, auf dem das Datenbanksystem läuft sowie einen vorhandenen Benutzernamen und ein Kennwort für das Datenbanksystem. Bei einem Microsoft SQL Server benötigen Sie Angaben für die Serverrolle Systemadministrator. 18

19 Installieren und Einrichten CAS genesisworld verteilen und aktuell halten CAS genesisworld aktuell halten Für die aktuelle und die Vorgängerversion von CAS genesisworld sind Software-Updates in regelmäßigen Zeitabständen verfügbar. Nach der ersten Installation haben Sie für das Aktualisieren der verschiedenen Programme von CAS genesisworld im Unternehmen mehrere Möglichkeiten. den Update-Dienst, die verteilte Installation mit Update-Mechanismus oder das Verteilen von MSI-Paketen. Empfohlen wird der Update-Dienst, insbesondere wenn Sie CAS genesisworld neu im Unternehmen einführen. Ein Umstieg auf den Update-Dienst ist empfehlenswert, wenn Sie bisher andere Möglichkeiten einsetzen. Die verteilte Installation mit Update-Mechanismus und der Update-Dienst schließen sich gegenseitig aus. Die zum Update-Mechanismus gehörende Datei HotfixSetup.exe darf mit dem Update-Dienst nicht mehr für die Aktualisierung verwendet werden. Mit MSI-Paketen lassen sich der Desktop-Client, das Add-In für Microsoft Outlook und Microsoft Word sowie die benötigten Komponenten für das Anzeigen von Berichten bzw. Reports mit Crystal Report verteilen und aktuell halten. Das Aktualisieren von teamworks und CAS genesisworld Web ist mit dem Update-Dienst möglich. Das Aktualisieren der weiteren Module mit Portalen wie Helpdesk online, Survey online oder Event online ist mit dem Update-Dienst nicht möglich. Software-Updates für Partnerlösungen lassen sich mit jeder Möglichkeit übernehmen. Wenn Sie CAS genesisworld bereits einsetzen, prüfen Sie ggf. einen Umstieg auf den Update-Dienst. Bei einem Wechsel auf eine andere Art der Installation muss CAS genesisworld zuerst von dem entsprechenden Rechner deinstalliert werden. Informieren Sie ggf. Anwender und Anwenderinnen. Deren Vorgehen unterscheidet sich je nach der Art der Aktualisierung. Bei Software-Updates ändert sich teilweise das Datenbankmodell, weil neue Erweiterungen durch Module, neue Felder oder Funktionen für Felder hinzukommen. In solchen Fällen muss zusätzlich die Datenbank mit dem Datenbankassistenten aktualisiert werden. Module aktuell halten Module mit Webseiten wie teamworks, Helpdesk online, Survey & Report online oder Event online werden mit einer gesonderten Installation installiert. teamworks kann anschließend mit dem Update-Dienst aktualisiert werden, für die anderen Online-Module ist dies allerdings nicht möglich. 19

20 Installieren und Einrichten CAS genesisworld verteilen und aktuell halten Survey online und Report online können nach der Installation über das jeweils aktuelle Setup für Survey & Report online aktualisiert werden. Management Konsole verwenden Die Management Konsole wird immer installiert, wenn ein Desktop-Client installiert wird. Die Verknüpfung Management Konsole ist nur dann in der Programmgruppe CAS genesisworld enthalten, wenn außer dem Desktop-Client auch ein Applikationsservers installiert wird. 3.1 Update-Dienst einsetzen Mit dem Update-Dienst lassen sich Desktop-Client, Management Konsole und Applikationsserver mit Software-Updates weitgehend automatisch aktualisieren. Der Update-Dienst ist auf jedem Rechner vorhanden, auf dem entweder ein Applikationsserver oder eine Management Konsole oder ein Desktop-Client von CAS genesisworld mit Administratorrechten unter Windows installiert wurde. Mit dem Update-Dienst werden die oben genannten Programme auf dem Rechner aktualisiert, auf dem der Update-Dienst aktiv ist. Der Update-Dienst ist nach der Installation von CAS genesisworld automatisch mit der ausgelieferten Konfiguration aktiv. Die Einstellungen des Update-Diensts lassen sich durch den Administrator ändern. Der Name des Diensts unter Windows lautet CASUpdateManager. Gut zu wissen Die erste Installation von CAS genesisworld sowie die Installation einer der jährlichen Hauptversionen sind mit dem Update-Dienst nicht möglich. Der Update-Dienst verwendet einen Windows-Dienst, Update-Dienst und Windows- Dienst sind aber nicht das Gleiche. Beenden des Windows-Diensts beendet nicht den Update-Dienst. Nach der Installation von CAS genesisworld ist der Windows-Dienst aktiv und der Update-Dienst ist mit den Einstellungen bei der Auslieferung von CAS genesisworld aktiv. Sobald der Update-Dienst aktiv ist, wird im Server Manager das Register Automatische Updates nicht mehr angezeigt. 20

21 Installieren und Einrichten CAS genesisworld verteilen und aktuell halten Wie funktioniert der Dienst? In einem beliebigen Ordner im Netz ist die Datei für ein Software-Update von CAS genesisworld als CAB-Dateien vorhanden. Eine einzige CAB-Datei enthält alle notwendigen Dateien für ein Software-Update der Programme von CAS genesisworld, die mit dem Update-Dienst aktualisierbar sind. Auf einem Rechner mit beliebigen Komponenten von CAS genesisworld ist der Update- Dienst installiert. Auf dem Rechner ist ebenfalls eine Konfigurationsdatei für den Dienst vorhanden. In der Konfigurationsdatei ist der Ordner im Netz angegeben und ein Zeitpunkt, wann neue Software-Updates gesucht werden sollen. Der Dienst prüft im Ordner mit den CAB-Dateien zum angegebenen Zeitpunkt, ob eine Aktualisierung für die installierten Komponenten vorhanden ist. Die erforderlichen CAB-Dateien werden aus dem Ordner heruntergeladen und installiert. In der Konfigurationsdatei sind unterschiedliche Einstellungen möglich, das Aktualisieren kann im Vordergrund oder im Hintergrund stattfinden und das Vorgehen unterscheidet sich bei Komponenten von CAS genesisworld. Als Administrator haben Sie verschiedene Möglichkeiten, den Update-Dienst zu steuern Update-Dienst installieren Wird CAS genesisworld mit dem Installationsassistenten bzw. der Datei setup.exe auf einem Rechner mit Administratorrechten von Windows installiert, wird der Update-Dienst automatisch ebenfalls installiert. Auf einem Rechner mit dem Desktop-Client oder der Management Konsole ist der Update-Dienst nach der Installation automatisch mit der ausgelieferten Konfiguration aktiv. Auf einem Rechner mit Applikationsserver ist der Dienst nach der Installation von CAS genesisworld nicht aktiv. Die Einstellungen für den Update-Dienst erfolgen mit dem Konfigurationsassistenten. Der Konfigurationsassistent wird auf jedem Rechner mit dem Applikationsserver von CAS genesisworld installiert Der Konfigurationsassistent Die Einstellungen für den Update-Dienst werden mit dem Konfigurationsassistenten angepasst. Einstellungen lassen sich als Kombination in einer Konfigurationsdatei speichern. Mit unterschiedlichen Konfigurationsdateien lässt sich dann der Update-Dienst auf unterschiedlichen Rechner mit angepassten Einstellungen steuern. 21

22 Installieren und Einrichten CAS genesisworld verteilen und aktuell halten Öffnen Sie den Konfigurationsassistent auf einem Applikationsserver im Ordner..\Program Files (x86)\common Files\CAS-Software\Server durch Doppelklick auf CASUpdateServiceConfAssistant.exe. Der Konfigurationsassistent öffnet sich in der eingestellten Sprache von CAS genesis- World. Wählen Sie, welche Konfiguration Sie öffnen möchten. Je nach geöffneter Konfiguration sind die Einstellungsmöglichkeiten leicht unterschiedlich. Sobald Sie Einstellungen geändert haben, wird rechts unten im Fenster ein Hinweis angezeigt. Die Schaltfläche öffnet jeweils ein Fenster. Dienst ein- und ausschalten Starten und Beenden des Update-Diensts sind wechselseitig aktiv. Den Update-Dienst starten Sie mit der ersten Schaltfläche. Dann wird die Schaltfläche zum Beenden aktiv. 22

23 Installieren und Einrichten CAS genesisworld verteilen und aktuell halten Mit dieser Schaltfläche prüfen Sie, ob ein neues Update verfügbar ist. Ein gefundenes Update wird ohne Rückfrage installiert. Angemeldete Anwender werden dabei über den Status informiert. Aktuelle Konfigurationen und Zeitpläne bleiben davon unberührt. Aktivieren Sie Updateprüfung aktiv, dann werden die weiteren Einstellungen des Update-Diensts auf diesem Rechner ausgeführt. Stoppen Sie den Update-Dienst, bevor Sie Einstellungen ändern. Dann werden Änderungen nicht sofort ausgeführt. Ausführen als Mit dem angegebenen Benutzerkonto wird der Update-Dienst ausgeführt. Standardeinstellung ist Lokales Systemkonto. Das Benutzerkonto benötigt verschiedene Rechte. Administratorrechte unter Windows auf dem Rechner, auf dem der Dienst laufen soll. Das Recht Als Dienst anmelden auf jedem Client, auf dem das Update installiert werden soll. Außerdem benötigt das Benutzerkonto mindestens lesende Rechte auf den Ordner für das Software-Update. Wenn Sie z. B. Lokales Systemkonto verwenden, müssen Sie auch entsprechende Rechte für einen Ordner im Netz einstellen. Update-Quelle Die Update-Quelle ist der Ordner, in dem Software-Updates gesucht werden. Die Standardeinstellung nach der Installation ist der Ordner..\ClientInstallation auf dem Applikationsserver, siehe Kapitel "In welche Ordner wird installiert" auf Seite 16. Wenn Sie CAS genesisworld bereits einsetzen, wird einmalig SetupNetworkPath in der Registry geprüft und dieser Pfad wird als initiale Update-Quelle eingetragen. Alternativ legen Sie mit dem Konfigurationsassistenten einen beliebigen Ordner im Netz fest. Unterschiedliche Rechner können in verschiedenen Ordnern prüfen, ob Software-Updates vorliegen. Wenn Sie die Konfiguration für Desktop-Clients festlegen, muss ein Ordner im Netz als Update-Quelle eingetragen sein. 23

24 Installieren und Einrichten CAS genesisworld verteilen und aktuell halten Zusätzliche Bereitstellung Diese Option ist nur für die Konfiguration von Applikationsservern verfügbar. In diesen Ordner wird die Datei für ein Software-Update kopiert, nachdem der Applikationsserver aktualisiert wurde. Damit bieten Sie einen eigenen Ordner z. B für das Aktualisieren der Desktop-Clients. Diese Einstellung ist optional. Clients mit einer vorherigen Version können auf einen Applikationsserver mit einer neueren Version zugreifen. Clients einer neuen Version können aber nicht auf einen Applikationsserver einer vorherigen Version zugreifen. Daher sollte der Applikationsserver zuerst aktualisiert werden. Indem Sie einen Ordner bei Zusätzliche Bereitstellung eintragen, verhindern Sie dass Desktop-Clients vor einem Applikationsserver aktualisiert werden. Zeitplan Durch den Update-Dienst wird täglich oder wöchentlich zu einem bestimmten Zeitpunkt oder während der Serverpause nach Software-Updates gesucht. Standardeinstellung für Rechner ohne Applikationsserver ist die stündliche Prüfung. Im Server Manager kann im Register Zeitautomatik eine Zeitspanne festgelegt werden, in der ein Applikationsserver beendet und gesperrt ist. In dieser Zeitspanne ist die Übernahme eines Software-Updates für Applikationsserver günstig. Standardeinstellung bei Applikationsservern ist Mit Beginn der Serverpause und diese Einstellung ist nur auf dem Applikationsserver möglich. Wird der Applikationsserver in der Serverpause aktualisiert und die Installation ist am Ende der Serverpause noch nicht beendet, dann verschiebt sich der geplante Start des Applikationsservers. Sobald das Aktualisieren beendet wird, startet der Applikationsserver automatisch. Benachrichtigung Eine kann an bestimmte Empfänger mit einem kurzen Protokoll sowohl nach dem erfolgreichen Aktualisieren als auch bei einem Fehler gesendet werden. Das Protokoll ist ein Anhang der und enthält folgenden Informationen. Auf welchem Rechner wurden welche Komponenten installiert? Sind Fehler aufgetreten? Welche Fehler sind ggf. aufgetreten? 24

25 Installieren und Einrichten CAS genesisworld verteilen und aktuell halten Das Protokoll ist auch in der Datei CASUpdateService.log im selben Ordner wie die Konfigurationsdatei des Update-Diensts vorhanden. Diese Datei wird bei jedem Aktualisieren ergänzt. Richten Sie ein -Konto wie üblich in CAS genesisworld ein und geben Sie -Adressen als Empfänger an. Wählen Sie Deutsch oder Englisch als Sprache für die s. Das Protokoll ist immer Englisch. Konfigurationsdatei erstellen Klicken Sie auf Speichern & Schließen, um die Einstellungen zu speichern und den Konfigurationsassistenten zu beenden. Die Einstellungen werden in der Datei CASUpdateService.ini im Ordner..\CAS-Software\Server\ gespeichert. Sowohl den Dateinamen als auch den Ordner können Sie ändern. Starten Sie den Update-Dienst neu. Die geänderten Einstellungen werden verwendet. Das erneute Starten des Diensts ist auf jedem Rechner nach dem Ändern von Einstellungen empfehlenswert. Installation im Vordergrund oder Hintergrund einstellen Die Installation kann im Vordergrund erfolgen, dies ist bei Desktop-Clients empfehlenswert. Bei Applikationsservern ist die Installation im Hintergrund empfehlenswert. Die entsprechende Einstellung ändern Sie direkt in der Konfigurationsdatei. Öffnen Sie die Datei CASUpdateService.ini mit einem Editor. Im Abschnitt [Configuration] ist eingestellt: UserInteractionMode=uiDefault Dies bedeutet: Wird ein Applikationsserver installiert, erfolgt dies im Hintergrund. Wird ein Desktop-Client installiert, erfolgt dies im Vordergrund. Eine eindeutige Einstellung erfolgt im Vordergrund durch: UserInteractionMode=uiPalaver im Hintergrund durch: UserInteractionMode=uiSilent 25

26 Installieren und Einrichten CAS genesisworld verteilen und aktuell halten Konfigurationsdatei verteilen Kopieren Sie die Datei CASUpdateService.ini auf den Rechnern, die diese Einstellungen verwenden sollen. Das Verteilen der Datei CASUpdateService.ini ist z. B. über ein Gruppenrichtlinienobjekt (Group Policy) von Windows möglich. Die Konfigurationsdatei muss auf den Rechnern der Anwender im Ordner..\Program Files (x86)\common Files \CAS-Software\UpdateService vorhanden sein. Unterschiedliche Konfigurationen für den Update-Dienst sind im Unternehmen möglich, z. B bei Benutzern mit oder ohne Einsatz der Replikation. Die Konfigurationsdatei wird auf Rechnern ohne Applikationsserver standardmäßig alle 30 Sekunden geprüft. Wird eine Änderung festgestellt, werden die geänderten Einstellungen verwendet Voraussetzungen und Rechte Die Einstellungen für den Update-Dienst lassen sich mit dem Konfigurationsassistenten ändern und speichern. Dafür sind Administratorrechte unter Windows notwendig. Der Windows-Dienst läuft mit Administratorrechten unter Windows und ist als lokales System angemeldet. Für den Update-Dienst benötigt der Benutzer keine Administratorrechte unter Windows. Verwenden Sie unterschiedliche Konfigurationsdateien, um Rechner mit oder ohne Applikationsserver aktualisieren zu lassen. Desktop-Clients sollten erst aktualisiert werden, nachdem der Applikationsserver aktualisiert wurde. Eine unterschiedliche Update-Quelle für Applikationsserver und Desktop-Clients ist ebenfalls empfehlenswert Beispiel für den Update-Dienst Das Beispiel zeigt ein mögliches Vorgehen mit dem Update-Dienst. In Ihrem Unternehmen setzen Sie mehrere Applikationsserver ein, denen unterschiedliche Benutzer zugeordnet sind. Um einen reibungslosen Ablauf sicherzustellen, testen Sie und zwei weitere Benutzer vorab ein Software-Update. Als Administrator für CAS genesisworld kopieren Sie die CAB-Dateien für ein Software-Update in den Ordner..\Zentralinstallation. 26

27 Installieren und Einrichten CAS genesisworld verteilen und aktuell halten Die CAB-Datei von Ihrem CAS-Partner kopieren Sie ebenfalls in den Ordner..\Zentralinstallation, wenn für ein Software-Update auch Anpassungen von Ihrem CAS-Partner notwendig sind. Der Ordner..\Zentralinstallation ist als Update-Quelle in der Konfigurationsdatei für den zentralen Applikationsserver eingestellt. Mit Beginn der Serverpause ist für den zentralen Applikationsserver im Register Zeitautomatik festgelegt. Der zentrale Applikationsserver wird also nach dem Kopieren der CAB-Dateien in der folgenden Nacht aktualisiert. Bevor Sie ein Software-Update im ganzen Unternehmen installieren, testen Sie selbst und zwei weitere Benutzer die neue Version mit dem zentralen Applikationsserver. Daher ist der Ordner..\Testinstallation in der Konfigurationsdatei bei Zusätzliche Bereitstellung eingetragen. 27

28 Installieren und Einrichten CAS genesisworld verteilen und aktuell halten Nach dem nächtlichen und erfolgreichen Aktualisieren in der Serverpause werden die CAB-Dateien durch den zentralen Applikationsserver in den Ordner..\Testinstallation kopiert. Die zwei Benutzer und Sie selbst erhalten eine automatische Benachrichtigung mit einem Protokoll und eventuellen Fehlern. Dies ist ebenfalls in der Konfigurationsdatei des zentralen Applikationsservers eingestellt. In der Konfigurationsdatei der Desktop-Clients von Ihnen als Administrator und den beiden weiteren Benutzern ist der Ordner..\Testinstallation als Update-Quelle eingetragen. Als Administrator lesen Sie zunächst die mit der Benachrichtigung und dem Protokoll der Aktualisierung des zentralen Applikationsservers. Die anderen beiden Benutzer lesen diese ebenfalls. Falls Fehler aufgetreten sind, können Sie und die weiteren beiden Benutzer das Software-Update nicht installieren, weil dieses nicht in den Ordner..\Testinstallation kopiert wurde. Üblicherweise bleibt dann der zentrale Applikationsserver auf der vorherigen Version. Ohne aufgetretene Fehler lassen Sie als Administrator Ihren Desktop-Client E1 installieren und testen. Die anderen beiden Benutzer E2 und E3 lassen ebenfalls installieren und testen. Nach dem erfolgreichen Test kopieren Sie als Administrator die CAB-Dateien auf dem zentralen Applikationsserver in einen weiteren Ordner..\Serverinstallation. Bei den weiteren Applikationsservern A und B ist..\serverinstallation als Update- Quelle in der Konfigurationsdatei für diese Applikationsserver eingestellt. Auch diese Applikationsserver werden Mit Beginn der Serverpause aktualisiert. Bei den weiteren Applikationsservern ist der Ordner..\Desktopinstallation1 bzw...\desktopinstallation2 in der Konfigurationsdatei bei Zusätzliche Bereitstellung eingetragen. Nach dem nächtlichen Aktualisieren in der Serverpause werden die CAB-Dateien durch die weiteren Applikationsserver in die Ordner..\Desktopinstallation1 und..\desktopinstallation2 kopiert. Bestimmte Desktop-Clients sind bestimmten Applikationsservern zugeordnet. In der Konfigurationsdatei der Desktop-Clients sind die Ordner..\Desktopinstallation1 bzw...\desktopinstallation2 als Update-Quelle eingetragen. Durch jeden Desktop-Client wird ein Software-Update vom jeweiligen Applikationsserver übernommen. 28

29 Installieren und Einrichten CAS genesisworld verteilen und aktuell halten Installation eines Software-Updates Die Installation ist bei Desktop-Clients im Vordergrund oder im Hintergrund durchführbar, bei Applikationsservern wird immer im Hintergrund installiert. Die Rückkehr zu einer vorherigen Version von CAS genesisworld ist ebenfalls möglich. Tritt während der Installation ein Fehler auf und die Installation lässt sich nicht fortsetzen, werden - soweit möglich - bereits durchgeführte Schritte rückgängig gemacht und der ursprüngliche Stand wieder hergestellt. Vor der Installation wird geprüft, ob auf dem Rechner genügend freier Speicherplatz vorhanden ist. Ist dies nicht der Fall, wird bei der Installation im Vordergrund ein Hinweis angezeigt. Benutzer können Dateien löschen und die Installation fortsetzen oder abbrechen. Bei der Installation im Hintergrund wird die Installation abgebrochen. Eine entsprechende Meldung wird im Protokoll angezeigt und ggf. wird eine versendet, siehe Kapitel "Der Konfigurationsassistent" auf Seite 21. Software-Updates sind kumulativ: Ein Software-Update mit einer höheren Nummer umfasst ebenfalls vorherige Software-Updates. Sind im festgelegten Ordner für Software- Updates mehrere Software-Updates enthalten, wird daher das Software-Update mit der höchsten Versionsnummer installiert. Die Versionsnummer ist im Dateinamen enthalten. Eine Auswahl einzelner Software-Updates ist nicht möglich. Alle vorhandenen Software-Updates von Partnern sowieso Anpassungen von CAS Software für Ihr Unternehmen werden ebenfalls installiert. Die Dateien für ein Update werden immer zuerst vollständig aus dem Ordner heruntergeladen, der über den Konfigurationsassistent eingestellt wurde. Danach beginnt die Installation. Installation im Vordergrund Diese Installation ist bei Desktop-Clients empfehlenswert und dann, wenn eine Reaktion während der Installation möglich sein soll. Ist der Update-Dienst eingerichtet, aktiv und ist ein passendes Software-Update vorhanden, erhalten Benutzer einen Hinweis. Nun lässt sich CAS genesisworld sofort oder später aktualisieren. Die Schritte der Installation werden angezeigt. Mögliche blockierende Prozesse wie etwa ein geöffnetes Microsoft Office-Produkt werden angezeigt und lassen sich schließen. Das spätere Aktualisieren sowie das Schließen blockierender Prozesse sind nur bei der Installation im Vordergrund möglich. Informieren Sie als Administrator die Anwender, wenn Sie diese Methode einsetzen. 29

30 Installieren und Einrichten CAS genesisworld verteilen und aktuell halten Installation im Hintergrund Diese Installation wird automatisch gestartet. Bei Problemen wie z. B. blockierenden Prozessen oder zu wenig Speicherplatz wird die Installation mit einem Fehler abgebrochen. Bei Applikationsservern wird immer im Hintergrund aktualisiert. Blockierende Prozesse müssen bis zum Ende der Installation inaktiv sein. Zu einer vorherigen Version zurückkehren Eine Backup-Datei der aktuellen Version wird immer vor dem Installieren eines Software- Updates im Ordner für Software-Updates angelegt. Wie die Datei für ein Software-Update ist diese Datei eine CAB-Datei. Für die Rückkehr zu einer vorherigen Version muss diese Backup-Datei vorhanden sein. Beginnt der Name einer CAB-Datei im Ordner für Software-Updates mit Rollback_, dann soll eine vorherige Version wieder installiert werden. Diese Installation wird nur begonnen, wenn auf dem Rechner die Backup-Datei der vorherigen Version vorhanden ist. Eine Backup-Datei ist eine CAB-Datei mit genau den Dateien, die durch das Software-Update aktualisiert oder entfernt wurden. Im Ordner für Software-Updates können gleichzeitig CAB-Dateien für Software-Updates und Backups vorhanden sein, solange diese 2 Dateien nicht gleichzeitig für die gleiche Version vorhanden sind. Empfehlenswert ist ein Ordner außerhalb des Ordners für die Installation von CAS genesisworld. 3.2 Verteilte Installation mit Update-Mechanismus Mit der verteilten Installation mit Update-Mechanismus lassen sich Desktop-Client, Management Konsole und Applikationsserver aktualisieren. Bei einem Remote-Desktop- Server (Terminalserver) für Desktop-Clients ist nur diese Art der Aktualisierung möglich. Das Aktualisieren von teamworks ist ebenfalls mit der verteilten Installation mit Update- Mechanismus möglich. Helpdesk online, Survey & Report online oder Event online lassen sich manuell über die jeweilige setup.exe aktualisieren. Die verteilte Installation mit Update-Mechanismus und der Update-Dienst schließen sich gegenseitig aus. Wenn Sie den Update-Dienst nicht verwenden möchten, müssen Sie diesen zuerst ausschalten. Falls der Update-Dienst auf einem Rechner aktiv ist, erhalten Sie einen Hinweis beim Versuch einer verteilten Installation mit Update-Mechanismus. Bei dieser Art der Übernahme von Software-Updates sind spezielle Einstellungen für Rechte unter Windows notwendig. 30

31 Installieren und Einrichten CAS genesisworld verteilen und aktuell halten Update-Dienst wegen verteilter Installation ausschalten Öffnen Sie den Konfigurationsassistenten auf einem Applikationsserver. Halten Sie den Dienst an und deaktivieren Sie Updateprüfung aktiv, siehe Kapitel "Der Konfigurationsassistent" auf Seite 21. Das Deaktivieren des Diensts unter Windows ist nicht ausreichend. Speichern Sie diese Einstellungen in der Datei CASUpdateService.ini. Kopieren Sie die Datei auf alle Rechner, die den Update-Dienst nicht verwenden sollen. Speichern Sie die Datei auf diesen Rechnern in dem Ordner..\CAS-Software\UpdateService\. Eine geänderte Datei CASUpdateService.ini wird durch ein Software-Update von CAS genesisworld nicht geändert. Starten Sie den Update-Dienst auf diesen Rechnern neu. Erst dann richten Sie eine verteilte Installation mit Update-Mechanismus ein. Wie funktioniert eine verteilte Installation? Installieren Sie CAS genesisworld mit einer vollständigen Installation auf dem Rechner, den Sie als Hauptinstallation verwenden möchten. Weitere Installationen von zusätzlichen Applikationsservern und Desktop-Clients erfolgen dann über den Rechner mit der Hauptinstallation. Nach der Installation von CAS genesisworld sind auf diesem Rechner der Applikationsserver, die Management Konsole und der Desktop-Client installiert. Außerdem ist der Ordner..\Program Files (x86)\cas-software\cas genesisworld\ ClientInstallation auf dem Applikationsserver vorhanden. Diesen Ordner verwenden Sie als Setup-Ordner, mit dem Sie die verteilte Installation mit Update-Mechanismus einrichten. Der Ordner..\ClientInstallation darf nicht umbenannt oder auf einen anderen Rechner verschoben werden. Legen Sie die passenden Rechte fest, wenn nur Desktop-Clients oder Desktop-Client und Applikationsserver aktualisiert werden sollen. Weitere Applikationsserver installieren Sie dann über den Ordner mit der Hauptinstallation. Desktop-Clients installieren Sie als Administrator oder Anwender selbst ebenfalls über den Ordner mit der Hauptinstallation. Die Installation erfolgt in beiden Fällen durch Doppelklick bzw. Ausführen der Datei Setup.exe. 31

32 Installieren und Einrichten CAS genesisworld verteilen und aktuell halten Voraussetzungen und Rechte Die erforderlichen Rechte unterscheiden sich beim Aktualisieren von Rechnern mit Applikationsservern und Desktop-Clients. Applikationsserver Wenn Sie komplette Installationen von CAS genesisworld auf weiteren Applikationsservern oder Notebooks mit dem Update-Mechanismus installieren bzw. aktualisieren, dann sind Administrationsrechte für den Windows-Benutzer notwendig. Benutzer auf weiteren Applikationsservern benötigen außerdem Leserechte auf den Ordner..\ClientInstallation der Hauptinstallation. Desktop-Client Für die Installation des Desktop-Clients auf dem Rechnern der Anwender sind unterschiedliche Einstellungen für die Rechte notwendig, wenn der Desktop-Client installiert, aktualisiert oder aktualisiert und registriert werden muss. Anwender gehören auf ihren Rechnern üblicherweise zur Gruppe Benutzer. Bei der ersten Installation des Desktop-Clients benötigen Benutzer schreibende Rechte auf den Ordner..\Program Files (x86)\cas-software. Der Desktop-Client muss registriert werden und die Registry muss geändert werden können, weil hier beispielsweise der Eintrag für den Update-Mechanismus eingetragen wird. Daher sind bei der Installation für Anwender Administratorrechte für Windows auf ihrem Rechner notwendig. Bei einem Software-Update benötigen Anwender auf ihrem Rechner schreibende Rechte auf den Ordner..\CAS genesisworld. Ansonsten sind üblicherweise Benutzerrechte für ein Software-Update ausreichend. Erteilen Sie daher auf den Ordner..\Program Files (x86)\cas-software\cas genesisworld explizit Schreibrechte. Für den Ordner..\Program Files (x86) sind standardmäßig lediglich lesende Rechte zugelassen. Wenn für ein Software-Update eine Registrierung von CAS genesisworld notwendig ist, dann sind ebenfalls Administratorrechte für Anwender auf ihren Rechnern notwendig. Bei einer Registrierung wird wiederum die Registry geändert Installation und Software-Updates Die Installation sowie das Aktualisieren durch Software-Updates erfolgen prinzipiell gleich, auch wenn unterschiedliche Komponenten von CAS genesisworld oder auch eine komplette Installation auf Notebooks vorhanden sind. 32

33 Installieren und Einrichten CAS genesisworld verteilen und aktuell halten Auf dem Applikationsserver mit der Hauptinstallation ist im Windows Explorer der Ordner..\ClientInstallation zu öffnen. Doppelklick auf die Datei Setup.exe startet die Installation von CAS genesisworld mit dem Installationsassistenten. Schritte bei einem Software-Update Die Dateien für ein Software-Update umfassen eine Datei HotfixSetup.exe und CAB- Dateien. Diese Dateien entsprechen einer Namenskonvention. Die Datei HotfixSetup.exe und die CAB-Dateien müssen in einem Ordner enthalten sein, der keine weiteren Dateien enthält. Bei einem Software-Update aktualisieren Sie zunächst den Applikationsserver der Hauptinstallation. Starten Sie die Datei HotfixSetup.exe auf dem Rechner mit dem Applikationsserver durch einen Doppelklick. Die enthaltenen Software-Updates werden angezeigt. Wählen Sie ggf. ein Software-Update. Anschließend werden die entsprechenden Dateien automatisch entpackt und in die richtigen Ordner kopiert. Zu ersetzende Dateien werden gesichert, so dass Sie ein Software-Update auch wieder rückgängig machen können. Software-Updates werden nur übernommen, wenn sie für die jeweilige Version bestimmt sind. Wenn weitere Benutzer das nächste Mal CAS genesisworld starten, öffnet sich der Installationsassistent. Auf jedem weiteren Rechner werden durch eine verteilte Installation mit Update- Mechanismus die Komponenten von CAS genesisworld aktualisiert, die installiert sind. 3.3 Umstellen auf den Update-Dienst Wenn Sie CAS genesisworld bereits einsetzen und auf den Update-Dienst umsteigen möchten, prüfen Sie zunächst die Voraussetzungen. Wenn Desktop-Clients über Remote-Desktop-Server arbeiten, ist der Update-Dienst nicht möglich. Das Aktualisieren von teamworks ist mit dem Update-Dienst möglich. Das Aktualisieren der weiteren Module mit Portalen wie Helpdesk online, Survey online oder Event online ist mit dem Update-Dienst nicht möglich. 33

34 Installieren und Einrichten CAS genesisworld verteilen und aktuell halten Die Vorteile des Update-Diensts sind Benutzer benötigen auf ihren Rechnern keine Administrationsrechte unter Windows. Der Update-Dienst bei Benutzern zeigt den Fortschritt der Installation. Hinweise werden bei blockierenden Prozessen geöffnet. Verschiedene Gruppen von Benutzern können Software-Updates von unterschiedlichen Ordnern übernehmen. Die Konfigurationsdatei und mögliche Anpassungen der Konfigurationsdatei lassen sich über eine Gruppenrichtlinie verteilen. Software-Updates für Applikationsserver lassen sich in der Serverpause installieren. Notebooks mit eingerichteter Replikation lassen sich über den Update-Dienst installieren. Planen Sie, wie Sie den Update-Dienst einsetzen möchten: Legen Sie die Ordner an, von denen der Update-Dienst die Software-Updates herunterladen soll. Wenn Sie vorher die verteilte Installation mit Update-Mechanismus eingesetzt haben, können Sie den Ordner..\Program Files (x86)\cas-software\cas genesisworld\ ClientInstallation auf dem Applikationsserver verwenden. Oder Sie legen mehrere Ordner für Gruppen von Benutzern an. Öffnen Sie den Konfigurationsassistenten und erstellen Sie Konfigurationsdateien für bestimmte Rechner bzw. Gruppen von Benutzern. Möglicherweise erstellen Sie eine Konfigurationsdatei für die Rechner mit Applikationsserver, eine weitere Konfigurationsdatei für Benutzer, die nur den Desktop-Client verwenden und eine weitere Konfigurationsdatei für die Benutzer, die Notebooks und die Replikation einsetzen. Verteilen Sie die Konfigurationsdateien auf den jeweiligen Rechnern z. B über eine Gruppenrichtlinie. Informieren Sie Ihre Kollegen und Kolleginnen über das geänderte Vorgehen und darüber, was für sie zu tun ist. 3.4 Desktop-Clients auf Remote-Desktop-Server aktualisieren Für das Aktualisieren des Desktop-Clients auf einem Remote-Desktop-Server (Terminalserver) wird eine manuelle Installation empfohlen. Eine manuelle Installation wird entweder über die Datei setup.exe oder HotfixSetup.exe durchgeführt. 34

35 Installieren und Einrichten CAS genesisworld verteilen und aktuell halten Der Update-Dienst lässt sich auf einem Remote-Desktop-Server nicht einsetzen. Der Update-Dienst ist nicht aktiv und kann auch nicht aktiviert werden. Bei der verteilten Installation mit Update-Mechanismus müssen Benutzer zuerst abgemeldet sein, dann muss ein Benutzer mit Administratorrechten installieren können und erst danach kann installiert werden. Vergleichbares gilt bei einer Installation über MSI. Daher installieren Sie den Desktop-Client manuell. Löschen Sie den eingetragenen Pfad bei SetupNetworkPath in der Registry auf dem Remote-Desktop-Server. Alle Benutzer von CAS genesisworld müssen auf dem Remote-Desktop-Server abgemeldet sein. Melden Sie sich mit Administratorrechten an dem Rechner an und installieren Sie den Desktop-Client über Doppelklick auf die Installationsdatei für alle Benutzer. Wechseln Sie zu Beginn auf dem Remote-Desktop-Server in den Installationsmodus. 3.5 Verteilen von MSI-Paketen Der Desktop-Client, die Add-In für Microsoft Outlook und Microsoft Word sowie Komponente für Crystal Reports lassen sich mit MSI-Paketen und nachfolgend z. B. über eine Gruppenrichtlinie von Windows verteilen und aktuell halten. Der Applikationsserver kann nicht mit MSI-Pakten aktualisiert werden. Verteilen von MSI-Paketen ist ebenfalls möglich, wenn Sie Anpassungen von CAS genesisworld durch Ihren CAS-Partner in Ihrem Unternehmen einsetzen, für die spezielle Installationsdateien und Software-Updates notwendig sind. Grundsätzliches MSI-Pakete von CAS genesisworld sind zusätzlich zum Update-Dienst und zur verteilten Installation mit Update-Mechanismus verfügbar. Durch MSI-Pakete kann CAS genesis- World in die Software-Verteilung Ihres Unternehmens aufgenommen werden, wodurch sich verschiedene Vorteile ergeben. Anwender werden bei der Installation neuer Software unterstützt. Sicherheitsrelevante Aspekte werden beachtet, wie z. B die Einschränkung der lokalen Benutzerrechte. Installation und Wartung innerhalb eines Unternehmens werden mithilfe von Gruppen- oder Rechner-Richtlinien zentral gesteuert. Die zentrale Konfiguration ist möglich wie z. B Einträge in der Registry. 35

36 Installieren und Einrichten CAS genesisworld verteilen und aktuell halten Voraussetzungen Folgende Voraussetzungen müssen erfüllt sein, damit CAS genesisworld über MSI- Pakete installiert werden kann. Active Directory, der Verzeichnisdienst von Microsoft muss eingerichtet und aktiv sein. MSI-Pakete müssen zentral vorhanden sein. Der Ordner mit den MSI-Paketen im Netz muss für die entsprechenden Computer- bzw. Benutzerkonten freigegeben sein. Gut zu wissen Folgende Einschränkungen sind bei der Installation mithilfe der MSI-Pakete zu beachten. Die Installation über MSI-Pakete und eine verteilte Installation mit Update-Mechanismus oder der Einsatz des Update-Diensts auf dem gleichen Rechner schließen sich gegenseitig aus. MST-Dateien zur Konfiguration der Installation werden nicht unterstützt. Bei der Installation mithilfe des MSI-Pakets werden immer alle Sprachpakete installiert, die ausgeliefert werden Reihenfolge der MSI-Pakete Die Reihenfolge der Installation mehrerer Komponenten in einem einzigen MSI-Paket lässt sich nicht genau festlegen. Die Reihenfolge mehrerer MSI-Pakete ist zwar durch Gruppen- oder Rechner-Richtlinien steuerbar, allerdings soll eine solche Installation ohne Reaktionen von Benutzern möglich sein. Da bei CAS genesisworld bestimmte Komponenten andere Komponenten voraussetzen, ist eine definierte Reihenfolge der MSI-Pakete einzuhalten. Verwenden Sie daher jeweils einzelne MSI-Pakete. Installieren Sie zunächst die Komponenten 1-5 in der angegebenen Reihenfolge. Danach können Sie CAS genesisworld installieren. Sollen zusätzlich die Add-Ins für Microsoft Office und Microsoft Outlook verwendet werden, dann installieren Sie nach CAS genesisworld die Komponenten 7 und Net Framework Diese Komponente ist ab Microsoft Windows 7 im Betriebssystem enthalten, evtl. ist das Aktivieren oder ein Update der Komponenten im Betriebssystem erforderlich. 2. SAP Crystal Reports runtime 3. CAS genesisworld Crystal Report Integration SAP Runtime und Crystal Report Integration sind für das Anzeigen von Berichten und Reports in CAS genesisworld notwendig. 36

37 Installieren und Einrichten CAS genesisworld verteilen und aktuell halten Verwenden Sie auch bei einem 64-BIT-System die aktuelle 32-BIT-Version. 4. Microsoft Visual C Visual Studio 2010-Tools für Office-Runtime für Windows 32-Bit oder 64-Bit 6. CAS genesisworld 7. Add-In von CAS genesisworld für Microsoft Word 8. Add-In von CAS genesisworld für Microsoft Outlook Installation über ein MSI-Paket Das folgende Beispiel beschreibt ein mögliches Szenario, wie der Desktop-Client von CAS genesisworld in die automatische Software-Verteilung aufgenommen werden und auf die verschiedenen Rechner mithilfe von Gruppenrichtlinien verteilt werden kann. Weitere Szenarien sind natürlich ebenfalls möglich - je nach der Infrastruktur in Ihrem Unternehmen. Eine konkrete Empfehlung für ein bestimmtes Vorgehen ist daher nicht möglich. Beachten Sie, dass immer nur 1 MSI-Paket installiert werden kann. Kopieren Sie zunächst das MSI-Paket für CAS genesisworld in einen Ordner, der für die entsprechenden Computer-Konten freigegeben wurde. 37

38 Installieren und Einrichten CAS genesisworld verteilen und aktuell halten Melden Sie sich dann an dem Rechner an, mit dem Sie Ihre Gruppenrichtlinien verwalten. Starten Sie in der Systemsteuerung von Windows die Gruppenrichtlinienverwaltung. Legen Sie eine neue Gruppenrichtlinie an, indem Sie das Kontextmenü der Domäne aufrufen und auf Gruppenrichtlinienobjekt hier erstellen und verknüpfen klicken. Vergeben Sie einen Namen für die neue Gruppenrichtlinie, z. B CAS genesisworld. Wählen Sie im Bereich Sicherheitsfilterung die Anwender/Computer, bei denen CAS genesisworld mit der automatischen Software-Verteilung installiert werden soll. Wir empfehlen die Software-Verteilung über Computer. Software-Verteilung über Computer Öffnen Sie den Gruppenrichtlinienverwaltungs-Editor der neuen Gruppenrichtlinien. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Namen der Gruppenrichtlinie und wählen Sie Bearbeiten. Öffnen Sie den Knoten Softwareinstallation in Richtlinien/Softwareeinstellungen. Klicken Sie im Kontextmenü auf Neu, um das CAS genesisworld MSI-Paket hinzuzufügen. Nachdem Sie das MSI-Paket für CAS genesisworld im freigegebenen Ordner gewählt haben, wählen Sie Erweitert als Bereitstellungsmethode und klicken auf OK. Die Aufnahme des MSI-Pakets kann einige Zeit dauern. Im letzten Schritt legen Sie notwendige Einstellungen in den Eigenschaften des MSI- Pakets für CAS genesisworld fest. 38

39 Installieren und Einrichten CAS genesisworld verteilen und aktuell halten Im Register Bereitstellung von Software aktivieren Sie Anwendung deinstallieren, wenn sie außerhalb des Verwaltungsbereichs liegt in den Bereitstellungsoptionen. CAS genesisworld wird automatisch auf dem Rechner der entsprechenden Benutzer deinstalliert, wenn der entsprechende Computer/Benutzer nicht mehr in den Gruppenrichtlinien enthalten ist. Öffnen Sie mit Erweitert das Fenster Erweiterte Bereitstellungsoptionen. Aktivieren Sie Sprache beim Bereitstellen dieses Pakets ignorieren. CAS genesisworld wird damit unabhängig von der jeweiligen Sprache des Betriebssystems bei den entsprechenden Rechnern/Benutzern der Gruppenrichtlinie installiert. 39

40 Installieren und Einrichten CAS genesisworld verteilen und aktuell halten Deinstallation von CAS genesisworld über MSI Bevor eine neue Version einer Software über MSI installiert wird, ist die vorherige Version immer über MSI zu deinstallieren. Eine manuelle Deinstallation ist nicht möglich. Öffnen Sie im Gruppenrichtlinienverwaltungs-Editor den Knoten Softwareinstallation in Richtlinien/Softwareeinstellungen. Klicken Sie im Kontextmenü des MSI-Pakets von CAS genesisworld auf Entfernen. Aktivieren Sie im folgenden Fenster Software entfernen die Option Software sofort von Benutzern und Computern deinstallieren. Hinweise Bei der Software-Verteilung wird im Abstand von mehreren Stunden geprüft, ob sich die Gruppenrichtlinien geändert haben. Das Prüfen findet beim Start des Rechners bzw. beim Anmelden eines Benutzers an Windows statt. Möglicherweise wird der Desktop-Client nach einer solchen Prüfung deinstalliert, weil der Desktop-Client für einen Benutzer nicht mehr installiert werden soll Software-Updates über MSI Bei einem Software-Update entfernen Sie die vorhandene Installation und stellen dann die aktualisierte Version bereit. Deinstallieren Sie im ersten Schritt die vorhandene Installation von CAS genesisworld über MSI. Stellen Sie die neue Installation von CAS genesisworld über ein MSI-Paket bereit. Bei Anwendern wird CAS genesisworld verteilt, wenn sie Windows neu starten. Werden Rechner durch Benutzer nicht heruntergefahren, wird über MSI auch keine neue Version verteilt. 40

41 Installieren und Einrichten CAS genesisworld verteilen und aktuell halten Microsoft Outlook, Microsoft Word und Crystal Reports Beachten Sie für Microsoft Outlook und Crystal Reports die Reihenfolge der MSI-Pakete, siehe Kapitel "Reihenfolge der MSI-Pakete" auf Seite 36. Add-Ins für Microsoft Outlook und Microsoft Word Benutzer benötigen keine lokalen Administrationsrechte, wenn Sie die Add-Ins für Microsoft Outlook und Microsoft Word über MSI-Pakete verteilen. Auch auf Rechnern ohne CAS genesisworld sind die Funktionen des Add-Ins einsetzbar, siehe Kapitel "Add-Ins für Microsoft Outlook und Microsoft Word" auf Seite 55. Komponenten für Crystal Reports Für das Anzeigen von Berichten und Reports in CAS genesisworld werden die kostenlose Crystal Report Integration und SAP Runtime als Komponenten verwendet. Informationen zur benötigten Version finden Sie in der aktuellen Freigabeliste unter hilfe.cas.de. Erstellen und Ändern von Vorlagen für Berichte und Reports ist mit den Komponenten nicht möglich. Dafür ist die entsprechende Software und Lizenz von SAP für einen Benutzer notwendig. Die Komponenten für das Anzeigen von Berichten und Reports lassen sich ebenfalls über ein MSI-Paket verteilen. Für diese Komponenten ist allerdings ein eigenes Paket zu erstellen, das vor dem Paket für den Desktop-Client installiert und verteilt werden muss. Der Desktop-Client und die Komponenten können nicht gleichzeitig installiert werden. 3.6 Software-Updates für Partnerlösungen Software-Updates für Partnerlösungen lassen sich mit dem Update-Dienst, der verteilten Installation mit Update-Mechanismus und mit MSI-Paketen übernehmen. Informieren Sie sich ebenfalls bei Ihrem CAS-Partner. Für Partnerlösungen sind zusätzliche Möglichkeiten für Software-Updates verfügbar, die an anderer Stelle für Partner dokumentiert sind. Update-Dienst und verteilte Installation Für den Update-Dienst müssen Software-Updates von Partnern bzw. CAS Software für Ihr Unternehmen ebenfalls als gepackte CAB-Dateien im Ordner für Software-Updates verfügbar sein. Eine CAB-Datei eines Partners wird dann wie ein Software-Update von CAS Software installiert. Das Bereitstellen des Software-Updates in nicht gepackter Form führt nicht zum Start der Installation. 41

42 Installieren und Einrichten CAS genesisworld verteilen und aktuell halten Bei der verteilten Installation mit Update-Mechanismus müssen Dateien für die Partnerlösung im entsprechenden Format und mit der jeweiligen Versionsnummer im Ordner..\ClientInstallation vorhanden sein. Ansonsten gelten die gleichen Voraussetzungen wie auch sonst für die jeweilige Art einer Aktualisierung. MSI-Pakete Je nach Art und Umfang von Partnerlösungen benötigen Benutzer gegebenenfalls lokale Administrationsrechte. CAS-Partner erstellen ebenfalls versionsabhängig eigene Software-Updates und legen im Software-Update die vorausgesetzte Version von CAS genesisworld fest. Damit erhalten Sie von Ihrem Partner ebenfalls das passende Software-Update für Ihre Anpassung oder Erweiterung, die Sie dann als MSI-Paket verteilen. 3.7 Welche Informationen benötigen Anwender? Update-Dienst Sobald die Konfigurationsdatei auf dem Rechner eines Anwenders vorhanden ist, startet ein Software-Update automatisch oder nach einer Bestätigung durch den Anwender. Anwender erhalten durch den Update-Dienst einen Hinweis, wenn blockierende Prozesse vorhanden sind und das Software-Update im Vordergrund durchgeführt wird. Verteilte Installation mit Update-Mechanismus Bei Benutzern öffnet sich der Installationsassistent, wenn Sie den Desktop-Client starten und vorher der Applikationsserver der Hauptinstallation aktualisiert wurde. MSI-Pakete MSI-Pakete werden automatisch über Windows verteilt. Benutzer sehen nicht, ob eine Version aktualisiert wird. Das Aktualisieren erfordert das Ab- bzw. Anmelden an Windows. Informieren Sie Anwender, wenn Rechner nicht heruntergefahren werden. Auch Benutzer mit einem Notebook müssen sich im Firmennetz mindestens einmal abmelden. 42

43 Installieren und Einrichten CAS genesisworld installieren 4 CAS genesisworld installieren Die Installation ist für unterschiedliche Editionen gleich. Module benötigen in fast allen Fällen keine gesonderte Installation. Ausnahme sind die Portale wie beispielsweise Survey online, Event online oder Helpdesk. Diese müssen weiterhin mit einem eigenen Setup installiert werden. Das Freischalten der Editionen und Module erfolgt über den Eintrag von Lizenzen in der Management Konsole. 4.1 Starten Sie die Installation Starten Sie den Installationsassistent für CAS genesisworld auf dem Rechner, der als Applikationsserver dienen soll. Wählen Sie die Sprache für den Installationsassistenten. Nun wird geprüft, ob weitere Elemente für CAS genesisworld notwendig sind. Beispielsweise werden der Crystal Report Viewer für die Anzeige von Berichten oder bestimmte Treiber für den CAS genesisworld-applikationsserver benötigt. Klicken Sie auf Installieren. Bestätigen Sie die Lizenzvereinbarungen. Wählen Sie den Setuptyp für die Installation von CAS genesisworld. Neben den Systemvoraussetzungen wird geprüft, ob auf der Festplatte genügend Speicherplatz für die gewählte Installation vorhanden ist. Beachten Sie, dass bei der Arbeit mit CAS genesisworld weiterer Speicherplatz benötigt wird, beispielsweise für das Dokumentenarchiv, siehe Kapitel "Dokumentenverwaltung mit CAS genesisworld" auf Seite

44 Installieren und Einrichten CAS genesisworld installieren 4.2 Welche Setuptypen sind möglich? Die Setuptypen sind im Folgenden genauer dargestellt CAS genesisworld-applikationsserver Mit dieser Option werden alle Programme von CAS genesisworld auf einem Rechner installiert. Diese Variante verwenden Sie ebenfalls, wenn Sie CAS genesisworld als Einzelplatzinstallation auf einem Notebook, auf einem Rechner im Home Office oder als Testversion einsetzen. In diesen Fällen muss außerdem ein Datenbanksystem vorhanden sein. In der Programmgruppe für CAS genesisworld finden Sie nach der Installation diese Einträge. CAS genesisworld ist der Desktop-Client, der ebenfalls auf dem Rechner mit dem Applikationsserver installiert wird. Dieser Eintrag ist auch bei Anwendern in der Programmgruppe enthalten. Über den CAS genesisworld DocumentPort übernehmen Sie beliebige Dokumente in CAS genesisworld. Der DocumentPort empfiehlt sich, wenn Sie mehrere Dokumente aus Ordnern im Netz in das Dokumentenarchiv von CAS genesisworld übernehmen möchten. Dieser Eintrag ist auch bei Anwendern in der Programmgruppe enthalten. Die CAS genesisworld Hilfe öffnet die Online-Hilfe für Anwender. Dieser Eintrag ist auch bei Anwendern in der Programmgruppe enthalten. Mit der CAS genesisworld Management Konsole führen Sie Verwaltungsaufgaben als Administrator für CAS genesisworld durch und legen nach der Installation z. B Benutzerkonten für CAS genesisworld an, ordnet diese in Gruppen oder vergeben Zugriffsrechte. Dieser Eintrag ist auf dem Applikationsserver in der Programmgruppe enthalten, aber nicht bei Anwendern. Der CAS genesisworld Server Manager dient zum Steuern des Applikationsservers. Mit dem Datenbankassistent führen Sie Arbeitsschritte für Datenbanken von CAS genesisworld durch, indem Sie z. B eine neue Datenbank erstellen oder eine bestehende Datenbank für eine neue Version von CAS genesisworld aktualisieren CAS genesisworld-client Hiermit installieren Sie einen Desktop-Client und die Management Konsole. 44

45 Installieren und Einrichten CAS genesisworld installieren Auf der Seite Applikationsserver angeben geben Sie den Rechnernamen oder die IP-Adresse des Applikationsservers ein. Die Option Notebook ist nur relevant, wenn Sie die Replikation einsetzen, siehe Leitfaden Replikation unter hilfe.cas.de. Beachten Sie für die Replikation, dass Microsoft SQL Server auf allen Domänen dieselbe Version haben müssen. Der Einsatz von Microsoft SQL Server Express Edition auf Notebooks ist nur empfehlenswert, wenn Sie die gleiche Version des Microsoft SQL Servers in der zentralen Domäne einsetzen Benutzerdefiniert Mit diesem Setuptyp wählen Sie nach der Angabe des Zielpfads eine individuelle Kombination. Wenn Sie einen Eintrag markieren und Ändern anklicken, öffnet sich jeweils eine weitere Auswahl für die zugehörigen Unterkomponenten jedes Eintrags, wie sie in den vorherigen Kapiteln beschrieben wurden. Bei der benutzerdefinierten Installation werden die Management Konsole und der Update-Dienst immer installiert. Die Management Konsole wird nur dann in die Programmgruppe CAS genesisworld eingetragen, wenn neben dem Desktop-Client auch ein Applikationsserver installiert wurde. 4.3 Sprachen CAS genesisworld ist im Standard in mehreren Sprachen verfügbar. Wenn Sie die Sprachpakete installieren, dann lassen sich die Programme von CAS genesisworld in jeder der verfügbaren Sprachen verwenden. Wählen Sie, welche Sprachpakete installiert werden sollen. Sprachpakete sind für jedes Programm von CAS genesisworld vorhanden. Bei der Anmeldung an einem Programm von CAS genesisworld wird geprüft, welche Regions- und Sprachoptionen in der Systemsteuerung des Rechners eingestellt sind. Ist dafür das Sprachpaket vorhanden, wird CAS genesisworld automatisch in dieser Sprache gestartet. Im Fenster für das Anmelden an der Management Konsole und am Desktop-Client ist eine Dropdown-Liste mit den verfügbaren Sprachen vorhanden, wenn die Sprachpakete installiert sind. Beim Anmelden oder durch einen Parameter lässt sich die Sprache der Management Konsole und des Desktop-Clients einstellen bzw. ändern, siehe Online-Hilfe für Anwender, Seite CAS genesisworld schnell aufrufen. 45

46 Installieren und Einrichten CAS genesisworld installieren Server Manager, Datenbankassistent und DocumentPort werden immer in der eingestellten Sprache im Desktop-Client oder der Sprache des Betriebssystems geöffnet. Wird die Sprache des Betriebssystems nicht von CAS genesisworld unterstützt, öffnen sich diese Programme in Englisch. Bei CAS genesisworld Web wird die Sprache des Browsers verwendet, sofern das entsprechende Sprachpaket installiert ist. Beim Anmelden lässt sich die Sprache wählen. Die mobilen Apps für CAS genesisworld sind ebenfalls in mehreren Sprachen verfügbar. Wenn Sie die Sprachpakete nicht installieren, ist CAS genesisworld nur in Deutsch verfügbar. 4.4 Zielpfad wählen Wenn die Installation den Desktop-Client bzw. die Management Konsole umfasst, stellen Sie den Zielpfad dafür ein. 4.5 Registrierung des Applikationsservers Der CAS genesisworld-applikationsserver muss für das Windows Betriebssystem registriert werden. Durch die Registrierung werden dem Betriebssystem auf dem entsprechenden Rechner verschiedene, wichtige Informationen mitgeteilt. Diese Informationen sind für den laufenden Betrieb von CAS genesisworld auf diesem Rechner notwendig, wie z. B. Eigenschaften für Ordner und Programmsymbole. Auf der Seite Registrierung des Applikationsservers im Installationsassistenten muss ein Windows-Benutzer eingetragen werden. Dieser Benutzer muss lokale administrative Rechte auf dem Rechner haben, auf dem CAS genesisworld installiert wird. Zu diesem Zweck sollte ein eigener Benutzer in der Windows-Benutzerverwaltung angelegt werden, z. B. CASuser. Den bei der Registrierung des Applikationsservers eingetragenen Benutzer können Sie im Server Manager ändern, siehe Kapitel "Register Serverregistrierung" auf Seite 117. Der Eintrag dieses Windows-Benutzers stellt sicher, dass der CAS genesisworld-applikationsserver aktiv bleibt, auch wenn kein Benutzer mehr am Rechner mit dem Applikationsserver angemeldet ist. Ansonsten wird der Applikationsserver nach der Abmeldung des letzten Benutzers beendet. Nur wenn der Applikationsserver aktiv ist, kann auch der Update-Dienst verwendet werden, siehe Kapitel "Voraussetzungen und Rechte" auf Seite 26. Außerdem greift der Applikationsserver über diesen Benutzer auf das Dokumentenarchiv zu. Allen anderen Windows-Anwendern sollte der Zugriff auf das Dokumentenarchiv und den entsprechenden Ordner nicht erlaubt werden, da nur so die Zugriffsrechte von CAS genesisworld eingehalten werden können. 46

47 Installieren und Einrichten CAS genesisworld installieren Befindet sich das Dokumentenarchiv auf dem gleichen Rechner wie der installierte CAS genesisworld-applikationsserver, sind keine weiteren Arbeitsschritte notwendig. Befindet sich das Dokumentenarchiv auf einem anderen Rechner im Netz, dann muss dieser Windows-Benutzer und damit der Applikationsserver auf den Ordner mit dem Dokumentenarchiv zugreifen können. Dafür muss eine entsprechende Freigabe auf diesen Ordner eingerichtet sein. Tragen Sie Benutzer und Kennwort ein. Wenn Sie ein Netz mit Domänen haben, müssen Sie den Namen der Domäne und dann den Benutzernamen eintragen, getrennt durch den Backslash: Domäne\Name. 4.6 Proxyeinstellungen Wenn Sie einen Proxyserver bei Diensten des Applikationsservers für den Zugang in das Internet einsetzen, geben Sie die entsprechenden Angaben hier ein. Diese Einstellungen gelten dann für Dienste des Applikationsservers mit einer Verbindung in das Internet, beispielsweise die Georeferenzierung oder das Unternehmensverzeichnis. wenn Anwender den Adress-Assistenten verwenden, da der Applikationsserver ebenfalls eine Verbindung in das Internet benötigt. für bestimmte Bausteine des Cockpits. 47

48 Installieren und Einrichten CAS genesisworld installieren Für die Online-Hilfen spielt die Proxykonfiguration keine Rolle, da der Aufruf nicht über den Applikationsserver erfolgt. Wenn Sie keinen Proxyserver verwenden oder die Einstellungen später vornehmen möchten, deaktivieren Sie Proxyserver verwenden und klicken auf Weiter. Die Einstellungen für den Proxyserver lassen sich nach der Installation in der Management Konsole ändern. Sie finden die Einstellungen im Register Verbindungen des Bereichs Sonstiges festlegen, siehe Online-Hilfe der Management Konsole, Seite Verbindungen. 4.7 Zusammenfassung der Einstellungen Auf der Seite Zusammenfassung der Einstellungen werden alle bisherigen Angaben aufgeführt. 48

49 Installieren und Einrichten CAS genesisworld installieren Nach einem Klick auf Weiter werden die je nach Setuptyp benötigten Programme, eingestellte Sprachpakete und die CAS genesisworld Add-Ins und Add-ons installiert. 4.8 Komponentendienste Die folgenden Einstellungen orientieren sich hauptsächlich an den Vorgaben des Windows Servers 2008 R2. Die Einstellungen für andere Windows Server können leicht abweichen. Auf der Seite Komponentendienste rufen Sie Einstellungen für die Windows Komponentendienste auf. Die Schaltfläche Anleitung anzeigen öffnet die passende Seite der Online-Hilfe. Die Verbindung zwischen dem Desktop-Client und Applikationsserver von CAS genesisworld wird über das Protokoll DCOM (Distributed Component Object Model) hergestellt und dabei wird die RPC-Schnittstelle (Remote Procedure Call) verwendet. Damit der Desktop-Client eine Verbindung zum Applikationsserver herstellen kann, müssen Sie bei Betriebssystemen kleiner als Windows-Server 2016 auf dem CAS genesisworld-applikationsserver den Windows-Anwendungsserver installieren. Öffnen Sie dafür die Windows Serververwaltung bzw. den Windows Server-Manager und fügen Sie die Funktion Anwendungsserver hinzu. Installieren Sie die notwendigen zusätzlichen Komponenten, insbesondere COM+ Netzwerkzugriff Einstellungen für COM Wenn die Management Konsole und Desktop-Clients über das Netz und ggf. über Domänengrenzen hinweg auf den Applikationsserver zugreifen, sind die Einstellungen beim Betriebssystem in den Komponentendiensten auf dem Applikationsserver zu ändern bzw. zu prüfen. 49

50 Installieren und Einrichten CAS genesisworld installieren Angaben zu freigegebenen Betriebssystemen für CAS genesisworld finden Sie in der aktuellen Freigabeliste unter hilfe.cas.de. Weitere Informationen finden Sie in der Online-Hilfe der Management Konsole auf der Seite COM-Verbindung: notwendige Einstellungen. 4.9 Installation abschließen Nachdem Sie alle Einstellungen vorgenommen haben, schließen Sie die Installation ab und richten die Datenbanken für CAS genesisworld ein. Wenn die entsprechende Option aktiviert ist, öffnet sich der Datenbankassistent nach Abschluss der Installation automatisch Applikationsserver kann nicht aktiviert werden Nach Abschluss der Installation wird in manchen Fällen die folgende Meldung angezeigt "Applikationsserver konnte auf dem Rechner nicht aktiviert werden". Diese Meldung kann auch angezeigt werden, wenn der CAS genesisworld-applikationsserver beendet oder eine Anmeldung mit dem Desktop-Client nicht möglich ist. Prüfen Sie dann folgende mögliche Ursachen. Der Anwendungsserver von Microsoft ist nicht installiert. Dies ist nur bei Betriebssystemen kleiner als Microsoft Windows Server 2016 relevant. Die Einstellungen der Komponentendienste sind nicht richtig oder unvollständig. Eine Firewall blockiert den Zugriff. 50

51 Installieren und Einrichten CAS genesisworld installieren Anwendungsserver von Microsoft Diese Punkte sind nur bei einem Betriebssystem kleiner als Microsoft Windows Server 2016 relevant. Für Microsoft Windows Server 2016 wird COM+ bei der Installation korrekt konfiguriert. Der Anwendungsserver von Microsoft ist eine erweiterte Serverrolle des Windows Servers und umfasst unter anderem folgende Funktionen. Microsoft Internet Information Services (IIS) ist der im Windows Server integrierte HTTP-Server (Hypertext Transfer-Protokoll) Microsoft.NET Framework ASP.NET COM+ Message Queuing Mit WCF (Windows Communication Foundation) erstellte Webdienste Für CAS genesisworld muss insbesondere COM+ installiert sein, damit sich die Desktop- Clients mit dem Applikationsserver verbinden können. Installieren Sie daher auf dem Rechner mit dem Applikationsserver die Windows-Rolle Anwendungsserver. Einstellungen für DCOM CAS genesisworld verwendet das Protokoll DCOM und die RPC-Schnittstelle. Daher sind Einstellungen der Komponentendienste auf dem Rechner mit dem Applikationsserver notwendig. Öffnen Sie die Komponentendienste in der Windows-Verwaltung auf dem Rechner mit dem Applikationsserver. Öffnen Sie im Fenster Komponentendienste die Eigenschaften des Arbeitsplatzes. Im Register Standardprotokolle ist für CAS genesisworld Verbindungsorientiertes TCP/IP relevant. Dieses Protokoll sollte in der Liste ganz oben stehen, da die Reihenfolge für Windows relevant ist. Über die Eigenschaften können Sie serverseitig auch den DCOM-Port-Bereich eingrenzen, auf dem der Server antworten soll. Bei der Anmeldung an CAS genesisworld wird eine DCOM-Verbindung auf Port 135 angefragt. Der Server antwortet aber auf einem beliebigen Port. Mit den Einstellungen kann dies verhindert werden. Damit ist auch der Zugriff durch eine Firewall möglich. Beachten Sie bitte bei der Planung, dass ein Desktop-Client mehr als eine DCOM-Verbindung benötigen kann, also ca Im Register COM-Sicherheit sind die Zugriffsberechtigungen, die Start- und Aktivierungsberechtigungen anzupassen, siehe Kapitel "Einstellungen für COM" auf Seite

52 Installieren und Einrichten CAS genesisworld installieren Eine Änderung der Komponentendienste erfordert einen Neustart des Rechners Datenbank einrichten CAS genesisworld benötigt eine Datenbank. Damit Sie die Datenbank einrichten können, muss ein Datenbanksystem installiert sein. Idealerweise installieren Sie das Datenbanksystem vor der Installation von CAS genesisworld. Nach der ersten Installation von CAS genesisworld erstellen Sie eine neue Datenbank mit dem Datenbankassistenten. Den Datenbankassistenten verwenden Sie ebenfalls für Änderungen an der Datenbank, siehe Kapitel "Der Datenbankassistent" auf Seite 114. In einer Datenbank von CAS genesisworld sind die Datensatz-Typen aller Editionen und Module enthalten. Bei Software-Updates ändert sich teilweise das Datenbankmodell, weil neue Erweiterungen durch Module, neue Felder oder Funktionen für Felder hinzukommen. In solchen Fällen muss zusätzlich die Datenbank mit dem Datenbankassistenten aktualisiert werden Datenbank erstellen Klicken Sie im Datenbankassistenten auf Neue Datenbank Benutzerinformationen Auf der Seite Benutzerinformationen tragen Sie Ihren Name und Ihre Firma ein. Diese Information wird gemeinsam mit den Lizenzeinträgen gespeichert Lizenzierung Auf der Seite Lizenzierung wählen Sie die Art der Lizenzierung. Wählen Sie Testversion (60 Tage Laufzeit), wenn Sie CAS genesisworld zunächst testen oder die Lizenzen erst später eintragen möchten. Bei einer Vollversion geben Sie die Seriennummern ein Zugang zur Datenbank Auf der Seite Zugang zur Datenbank legen Sie das Datenbanksystem fest und geben die Daten des Datenbankrechners ein. 52

53 Installieren und Einrichten CAS genesisworld installieren Der Name des Datenbankrechners ist der Name des Rechners, auf dem das Datenbanksystem installiert ist. Falls Datenbankeninstanzen eingesetzt werden, ist die Angabe der Instanz in Form von Datenbankrechner\Instanz notwendig. Tragen Sie Benutzername und Kennwort des Datenbanksystems ein Dokumentenarchiv Auf der Seite Dokumentenarchiv wählen Sie den Ordner, in dem CAS genesisworld die Dokumente speichern soll. Das Dokumentenarchiv ist ein beliebiger Ordner auf einem beliebigen Rechner, siehe Kapitel "In welche Ordner wird installiert" auf Seite 16. Für weitere Informationen zum Dokumentenarchiv siehe Kapitel "Dokumentenverwaltung mit CAS genesisworld" auf Seite Datenbank anlegen Auf der Seite Datenbank anlegen geben Sie die Informationen zur Datenbank ein. Geben Sie einen Datenbanknamen ein. 53

54 Installieren und Einrichten CAS genesisworld installieren Wählen Sie den Zeichensatz, mit dem die Datenbank angelegt werden soll. Aktivieren Sie die Option Unicode, falls erforderlich. Für weitere Informationen siehe Kapitel "Unicode" auf Seite 117. Klicken Sie auf Fertigstellen, um die Datenbank anzulegen CAS genesisworld Web und mobile Apps CAS genesisworld Web muss nicht gesondert installiert werden, allerdings sind vorbereitend einige Einstellungen notwendig. So muss im Server Manager im Register Dienste der Web Service gestartet und die Option CAS genesisworld Web aktiviert sein, siehe Seite Register Dienste in der Hilfe des Server Managers. Außerdem muss in der Management Konsole für die jeweiligen Benutzer das Recht SmartDesign aktiv sein. Mobile Apps installieren Anwender über den Store ihres jeweiligen mobilen Endgeräts. Für mobile Apps müssen in der Management Konsole die entsprechenden Rechte für die jeweiligen Benutzer vergeben werden. Im Server Manager muss wie bei CAS genesis- World der Web Service gestartet sein. 54

55 Installieren und Einrichten Das Rechtesystem 4.12 Add-Ins für Microsoft Outlook und Microsoft Word Add-Ins sind für die Anbindungen zwischen CAS genesisworld und Microsoft Outlook sowie Microsoft Word vorhanden. Mit der Anbindung an Microsoft Office schreiben Anwender Briefe, Faxe, Protokolle, Präsentationen und andere Dokumente in gewohnter Microsoft-Umgebung und speichern diese direkt in CAS genesisworld als Dokumentdatensatz. Das Add-In wird bei Anwendern automatisch mit dem Desktop-Client installiert. Weitere Informationen finden Sie in der Online-Hilfe des Desktop-Clients auf der Seite Microsoft Word. Mit dem Add-In für Microsoft Outlook ist das Archivieren von s und Anlagen sowie das Übernehmen von Kontakten, Aufgaben und Terminen in CAS genesisworld möglich. Für dieses Add-In benötigen Benutzer je nach der Art der Installation unterschiedliche Rechte unter Windows. Weitere Informationen finden Sie in der Online-Hilfe der Management Konsole auf der Seite Microsoft Outlook und in der Online-Hilfe des Desktop-Clients auf der Seite Microsoft Outlook CAS Smart Add-on für CAS genesisworld Web Für CAS genesisworld Web ist ein Add-on verfügbar. Das Add-on ist für die Telefonieanbindung und das Bearbeiten von Archivdokumenten erforderlich. Ohne CAS Smart Add-on ist das Bearbeiten von Archivdokumenten nur manuell möglich. 5 Das Rechtesystem Zu den großen Vorteilen eines CRM-Systems gehört die gemeinsame Arbeit vieler Anwender am selben Datenbestand. Für ein effizientes Arbeiten und aus datenschutzrechtlichen Gründen ist für eine solche Zusammenarbeit ein ausgereiftes Rechtekonzept erforderlich. Der Administrator vergibt Rechte in der Management Konsole. Dadurch wird festgelegt, welche Anwender welche Daten sehen und bearbeiten können. Anwender können ebenfalls Rechte für andere Anwender vergeben, zumindest prinzipiell bei Datensätzen, die sie selbst anlegen oder auf die sie Besitzrechte haben. In diesem Kapitel sind Grundlagen des Rechtesystems beschrieben. Ein Beispiel für das Vorgehen in der Management Konsole finden Sie in Kapitel "Benutzer und Gruppen anlegen" auf Seite 74. Spezielle Rechte zur Vermeidung von unerwünschtem Datenabfluss finden Sie im Kapitel "Funktionen für den Datenschutz" auf Seite

56 Installieren und Einrichten Das Rechtesystem 5.1 Wichtige Begriffe Zugriffsrechte umfassen die Rechte Lesen, Einfügen, Verschieben, Ändern, Löschen und Vollständige Rechte. Mit vollständigen Rechten können zusätzlich die Daten im Papierkorb endgültig gelöscht werden. Diese Rechte können sich auf Datensatz-Typen, Felder von Datensatz-Typen oder bestimmte Datensätze beziehen. Zugriffsrechte legen Sie als Administrator in der Management Konsole fest: Welche Benutzer oder welche Gruppen von Benutzern sollen welche Zugriffsrechte auf Datensatz-Typen, Felder von Datensatz-Typen oder bestimmte Datensätze erhalten. Fremdzugriffsrechte regeln, inwieweit Anwender auf Daten anderer Anwender zugreifen können. Sind die passenden Fremdzugriffsrechte eingerichtet, können Mitglieder einer Abteilung gegenseitig auf ihre Dokumente, Termine, Aufgaben usw. zugreifen, Kollegen vertreten oder Aufgaben übernehmen. Fremdzugriffsrechte können Sie als Administrator in der Management Konsole festlegen. Anwender können die Fremdzugriffsrechte auf ihre Datensätze auch selbst ändern, wenn Sie dies als Administrator erlauben. Wenn dann ein Anwender die Fremdzugriffsrechte ändert, ändert dies die Einstellung des Administrators in der Management Konsole. Dies gilt auch umgekehrt. Die Einstellungen durch den Administrator und die Einstellungen des Benutzers überschreiben sich wechselseitig, gültig ist immer die letzte Einstellung. Besitzrechte regeln die Rechte auf einzelne Datensätze, die ein Anwender anlegt. Legt ein Anwender einen Datensatz an, dann "gehört" ihm dieser Datensatz, er hat die vollständigen Rechte auf diesen Datensatz. Beim Anlegen kann ein Anwender nun weitere Benutzer als Teilnehmer zu diesem Datensatz hinzunehmen. Diesen Teilnehmern kann der Anwender vollständige oder eingeschränkte Rechte auf den angelegten Datensatz erteilen. Den Teilnehmern "gehört" der Datensatz ebenfalls vollständig oder eingeschränkt. Prinzipiell werden außerdem öffentliche und Datensätze mit Teilnehmern unterschieden. Öffentlich heißt, dass bei einem Datensatz keine Besitzrechte vergeben sind oder dass ein Datensatz-Typ nicht benutzersensitiv ist. Jeder Anwender darf zugreifen. Üblicherweise sind jedem Datensatz ein oder mehrere Benutzer als Teilnehmer zugeordnet. Diese Teilnehmer haben damit Besitzrechte am Datensatz. Wer einen Datensatz anlegt, ist automatisch als Teilnehmer eingetragen. Wenn dieser Anwender sich als Teilnehmer austrägt, wird der Datensatz an die verbleibenden Teilnehmer delegiert. Ist in einem Datensatz kein Teilnehmer mehr eingetragen, dann ist der Datensatz öffentlich. Einen persönlichen Datensatz sehen nur der Anwender, der diesen Datensatz angelegt hat und die Anwender, die als Teilnehmer eingetragen wurden. Datensätze können so gekennzeichnet werden, wenn ein besonderer Datenschutz erwünscht ist, wie beispielsweise ein Besprechungstermin eines Mitarbeiters mit einem Mitglied des Betriebsrats oder persönliche Dokumente. Die Fremdzugriffsrechte sind bei persönlichen Datensätzen deaktiviert. 56

57 Installieren und Einrichten Das Rechtesystem Vertrauliche Datensätze sehen Benutzer entweder als Teilnehmer oder wenn entsprechende Rechte bzw. Fremdzugriffsrechte vorhanden sind. 5.2 Rechtevergabe durch den Administrator Rechte vergibt zunächst der Administrator in der Management Konsole. Gruppen und Benutzer werden angelegt, die Anwendung von Erweiterungen wird erlaubt, über die Benutzersensitivität wird eingestellt, ob Rechte bei Datensätzen überhaupt vergeben werden können, Benutzern werden Rechte auf Datensatz-Typen und Datensätze erteilt und der Fremdzugriff zwischen Benutzern wird festgelegt. Die folgende Abbildung ist eine vereinfachte Darstellung des Rechtemodells. Dieses zunächst begrenzte und reduzierte Modell soll den Einstieg erleichtern. Die detaillierten Informationen dieses Kapitels können Sie dann leichter einordnen. Die verschiedenen Datensatz-Typen sind in Tabellenform schematisch dargestellt. Als Administrator vergeben Sie Rechte für Datensatz-Typen insgesamt, z. B. für Aufgaben oder Dokumente. Außerdem haben Sie einen vertikalen Blick auf die Daten und vergeben Rechte für Spalten, also für Felder der Datensätze. Anwender haben einen horizontalen Blick auf die Daten und vergeben Rechte auf Datensätze. Als Ergebnis gelten die Rechte, die sich aus dieser Schnittmenge ergeben Benutzersensitivität: Besitzrechte erlauben Damit Anwender überhaupt Besitzrechte an Datensätzen erhalten und vergeben können, muss der Datensatz-Typ benutzersensitiv sein. Die Benutzersensitivität stellen Sie als Administrator in der Management Konsole im Bereich Datenbank ein. 57

58 Installieren und Einrichten Das Rechtesystem Wenn Sie links einen Datensatz-Typ markieren und dann auf Datensatz-Typ anpassen klicken, öffnet sich ein Fenster. Im Fenster finden Sie die Option Dieser Datensatz-Typ ist benutzersensitiv. Bei benutzersensitiven Datensatz-Typen können Anwender beim Anlegen neuer Datensätze Teilnehmer für diese Datensätze wählen und so Besitzrechte festlegen. Wird ein Datensatz-Typ nicht auf benutzersensitiv gesetzt, dann sind die Datensätze des Datensatz-Typs öffentlich: Anwender können keine Teilnehmer für diese Datensätze eintragen, also bestehen keine Besitzrechte an diesen Datensätzen. Öffentliche Datensätze sind für alle Benutzer sichtbar und können von allen bearbeitet werden. Bei Adressen ist mit der Option Private Adresse eine weitere Möglichkeit verfügbar, weitere Informationen dazu finden Sie in der Online-Hilfe der Management Konsole auf der Seite Adressen/Register Allgemein. Für nicht benutzersensitive Datensatz-Typen können Sie als Administrator auch Rechte vergeben, indem Sie den Zugriff mithilfe eines Filters einschränken, siehe Kapitel "Rechte für Benutzer und Gruppen auf Datensatz-Typen" auf Seite Benutzer und Gruppen anlegen Rechte vergeben Sie für Gruppen und Benutzer. Empfehlenswert ist, die Rechte auf Gruppenebene festzulegen und verwalten. Beispielsweise können Sie Gruppen basierend auf Aufgabengebieten anlegen und die Rechte entsprechend einstellen. Benutzer anlegen Beim Anlegen der Benutzer können Sie einige Benutzerrechte direkt festlegen, z. B. Fremdzugriffsrechte. Der Benutzer Administrator ist bereits vorhanden. Dieser Benutzer hat immer umfangreiche Rechte und kann nicht gelöscht werden. So ist gewährleistet, dass sich immer mindestens ein Benutzer an der Management Konsole und an CAS genesisworld anmelden kann. Gruppen anlegen Gruppen werden ebenfalls in der Management Konsole angelegt. Auch für Gruppen lassen sich Rechte auf Datensätze vergeben. Benutzer können mit vollständigen oder eingeschränkten Rechten Mitglied einer Gruppe sein. Mitglieder mit vollständigen Rechten in einer Gruppe sehen sich gegenseitig bei der Auswahl von Teilnehmern und haben auch auf die Datensätze der anderen Mitglieder der Gruppe zumindest lesende Rechte, außer bei den persönlichen und vertraulichen Datensätzen. 58

59 Installieren und Einrichten Das Rechtesystem Hat ein Benutzer keinen Fremdzugriff und ist in keiner Gruppe mit vollständigen Rechten, werden ihm bei der Auswahl von Teilnehmern keine Benutzer angezeigt. Hier gilt: Hat ein Benutzer keine vollständigen Rechte in der Gruppe, dann wird dieser Benutzer zwar von den anderen Gruppenmitgliedern mit vollständigen Rechten gesehen, sieht aber die anderen in den entsprechenden Fenstern nicht. Eine Gruppe kann Mitglied in einer oder mehreren Gruppen sein - damit legen Sie hierarchische Gruppen an. Dabei darf kein Zyklus entstehen. Ein Zyklus ist eine Schleife in einer Hierarchie, z. B. Gruppe A enthält Gruppe B, Gruppe B enthält Gruppe C und Gruppe C enthält Gruppe A. Zyklen in hierarchischen Gruppen führen zu einer oftmals ungewollten Übertragung von Rechten und sind daher in CAS genesisworld verboten. Beim Anlegen von hierarchischen Gruppen wird geprüft, ob ein Zyklus entstehen würde. Außerdem werden die hierarchischen Gruppen bei jedem Start des Applikationsservers auf Zyklen geprüft. Ist ein Zyklus vorhanden, erhält der Administrator beim Anmelden an der Management Konsole eine Meldung. Alle hierarchischen Beziehungen zwischen Gruppen werden in diesem Fall ignoriert Rechte für Benutzer und Gruppen auf Datensatz-Typen Der Administrator kann die Zugriffsrechte jedes Benutzers und jeder Gruppe bis auf die Feldebene von Datensätzen bestimmen. Dann kann der Benutzer z. B. bestimmte Felder nicht sehen oder bestimmte Felder nicht bearbeiten. Rechte für Benutzer werden beispielsweise über spezielle Gruppen für Rechte gesteuert, siehe Kapitel "Benutzer anlegen" auf Seite 75. Für jeden Benutzer und jede Gruppe und jeden Datensatz-Typ wird dabei eingestellt, ob das Lesen, Einfügen, Ändern usw. von Datensätzen eines Datensatz-Typs erlaubt ist oder nicht. Über einen Filter kann der Administrator festlegen, dass der Benutzer bzw. die Gruppe die vergebenen Rechte nur bei bestimmten Datensätzen des Datensatz-Typs ausüben darf. Hier kann ein Administrator beispielsweise Zugriffsrechte auch bei nicht benutzersensitiven Datensätzen einschränken. Dies erfolgt über die Schaltfläche Details im Register Rechte des Fensters Eigenschaften bei Benutzern und Gruppen. Beispiel In einem Unternehmen sind Adressen nicht benutzersensitiv und damit öffentlich. Alle Anwender haben so auf Adressen vollen Zugriff. Für Adressen existieren die Kategorien Allgemein und Geschäftspartner. Auf die Adressen der Geschäftspartner sollen nur der Vorstand und das Vorstandssekretariat Zugriff haben. Damit kann der Administrator bei Adressen einen Filter über die Kategorie Allgemein angeben und nur für diese Adressen den Zugriff ermöglichen. Über Detailrechte wird für jedes Feld bzw. jede Spalte eines Datensatz-Typs festgelegt, ob ein Benutzer oder eine Gruppe das Feld sehen bzw. ändern darf. 59

60 Installieren und Einrichten Das Rechtesystem Benutzer erteilen ebenfalls Rechte Wenn Benutzer einen Datensatz anlegen, können Sie ebenfalls Rechte vergeben, siehe Kapitel "Wichtige Begriffe" auf Seite 56. Dabei sind zunächst die Einstellungen im Register Rechte des Fensters Eigenschaften dieses Benutzers entscheidend. Zusätzlich gelten die Einstellungen im Ordner Zugriffsrechte des Bereichs Benutzerverwaltung. Bei Einstellbare Rechte bei Datensätzen legen Sie fest, welche Rechte und Fremdzugriffsrechte Benutzer auf Datensätze einstellen dürfen. Die Einstellungen gelten für den Desktop-Client, teamworks und mobile CRM-Lösungen. Die Einstellungen haben keine Auswirkung auf die angezeigten Zugriffsrechte in der Management Konsole, hier können Sie als Administrator weiterhin alle verfügbaren Rechte festlegen. Die Rechte Persönlich, Lesen und Vollständige Rechte sind zwingend notwendig und können nicht deaktiviert werden. Mit den anderen Optionen legen Sie fest, welche Rechte bei Anwendern angezeigt und damit von Anwendern für Datensätze eingestellt werden können. Wenn Anwender dann beispielsweise einen Datensatz anlegen, werden im Fenster Teilnehmer wählen bei Rechten und Fremdzugriffsrechten genau die Rechte angezeigt, die Sie hier erlaubt haben. 60

61 Installieren und Einrichten Das Rechtesystem Die Einstellungen im Ordner Zugriffsrechte wirken sich bei Anwendern sowohl bei Besitzrechten als auch bei Fremdzugriffsrechten aus. Die Einstellung bezieht sich auf alle Benutzer, auch auf den Benutzer Administrator. Die Einstellung bezieht sich nicht auf die allgemeinen Fremdzugriffsrechte bei Datensätzen. Bei den Rechten für den allgemeinen Fremdzugriff sind weiterhin alle verfügbaren Rechte einstellbar, auch wenn Sie hier die Anzeige einschränken. Den allgemeinen Fremdzugriff legen Sie als Administrator in der Management Konsole bei den Eigenschaften der Benutzer fest Zugriffsrechte durch Mitgliedschaft in Gruppen Benutzer, die mit vollständigen Rechten Mitglied einer Gruppe sind, haben lesenden Fremdzugriff auf die Daten aller anderen Mitglieder dieser Gruppe. Dies gilt für alle Datensatz-Typen. Dies gilt nicht für persönliche und vertrauliche Datensätze. Hat ein Mitglied weniger Rechte innerhalb der Gruppe, dann kann dieser Benutzer weder Benutzer der Gruppe als Teilnehmer wählen, noch die Daten der anderen Gruppenmitglieder sehen. Wenn in Datensätzen Gruppen als Teilnehmer eingetragen werden, können die einzelnen Mitglieder unterschiedliche Rechte am Datensatz haben. Eine Gruppe kann mit vollständigen Rechten als Teilnehmer am Datensatz eingetragen werden. Wenn ein Mitglied der Gruppe keine vollständigen Rechte in der Gruppe hat, dann hat dieses Mitglied auch keine vollständigen Rechte an dem Datensatz. Hat ein Benutzer in verschiedenen Gruppen unterschiedliche Rechte, dann werden diese Rechte addiert. Ein Benutzer hat damit die Summe aller Rechte bzw. das höchste Recht, das sich aus allen seinen Mitgliedschaften ergibt. Die Zugriffsrechte von Anwendern aufgrund der Mitgliedschaft in Gruppen werden an folgenden Stellen festgelegt. Die grundlegende Voraussetzung dafür finden Sie wieder in der Management Konsole im Ordner Zugriffsrechte im Bereich Benutzerverwaltung. Ist die Option Zugriffsrechte aufgrund Mitgliedschaft in Gruppen aktivieren nicht aktiv, wird keine der folgenden Einstellungen berücksichtigt. Welche Rechte ein Benutzer in einer Gruppe hat, legen Sie im Register Mitgliedschaft des Fensters Eigenschaften bei einem Benutzer fest - oder im Register Mitglieder im Fenster Eigenschaften bei einer Gruppe. Ein Benutzer kann die Zugriffsrechte aufgrund einer Gruppenzugehörigkeit in seinen Einstellungen aktivieren oder deaktivieren, wenn Sie in der Management Konsole diese Option im Register Allgemein des Fensters Eigenschaften bei diesem Benutzer aktiviert haben, siehe Kapitel "Fremdzugriffsrechte durch Gruppenzugehörigkeit" auf Seite

62 Installieren und Einrichten Das Rechtesystem Teilnehmer wählen ohne lesende Rechte auf Daten der Gruppe Benutzer können andere Benutzer als Teilnehmer wählen, wenn die anderen Benutzer im Fenster Teilnehmer wählen angezeigt werden. Dies kann auf 2 Arten erreicht werden: Ein Benutzer sieht die Benutzer einer Gruppe, wenn der Benutzer in der Gruppe vollständige Rechte hat. Und ein Benutzer sieht die Benutzer, auf die er Fremdzugriffsrechte hat. Mitglieder mit vollständigen Rechten innerhalb einer Gruppe haben auf alle Datensätze der anderen Mitglieder lesenden Zugriff. Dies gilt für alle Datensatz-Typen. Wenn Benutzer nicht automatisch lesende Rechte auf Daten anderer haben sollen, steuern Sie die Zusammenarbeit nur über den Fremdzugriff. Deaktivieren Sie im Bereich Benutzerverwaltung beim Eintrag Zugriffsrechte die Option Fremdzugriffsrechte durch Mitgliedschaft in Gruppen aktivieren. Aktivieren Sie die Option Fremdzugriff aktivieren. Öffnen Sie im Bereich Benutzerverwaltung das Register Eigenschaften der entsprechenden Benutzer oder der entsprechenden Gruppe und dann das Register Fremdzugriff von anderen. Wählen Sie im unteren Teil des Registers in der Dropdown-Liste Standard den Eintrag Zeiten im Kalender einsehen. Wählen Sie bei allen anderen Dropdown-Listen den Eintrag Standard. Durch diese Einstellungen sehen sich die entsprechenden Benutzer im Fenster Teilnehmer wählen und sehen die Zeiten bei allen Datensätzen, die im Kalender eines Benutzers angezeigt werden. Diese Datensätze können aber nicht geöffnet werden Fremdzugriff einstellen Der Fremdzugriff auf Datensätze eines Benutzers durch andere Benutzer wird an mehreren Stellen festgelegt. Die grundlegende Voraussetzung für den Fremdzugriff finden Sie in der Management Konsole im Ordner Zugriffsrechte im Bereich Benutzerverwaltung. Ist die Option Fremdzugriff aktivieren nicht aktiv, wird keine der folgenden Einstellungen zum Fremdzugriff berücksichtigt. Wenn Sie die Option aktivieren, können sowohl Sie als Administrator als auch die Anwender den Fremdzugriff mit den entsprechenden Einstellungen differenziert festlegen. Öffnen Sie in der Management Konsole das Fenster Eigenschaften für einen Benutzer. In den Registern Fremdzugriff von anderen/fremdzugriff auf andere legen Sie für 62

63 Installieren und Einrichten Das Rechtesystem jeden Benutzer fest, welche Fremdzugriffsrechte ein Benutzer auf andere hat und welche Fremdzugriffsrechte von anderen auf diesen Benutzer bestehen. Jeder Benutzer kann auch selbst Fremdzugriffsrechte auf seine eigenen Datensätze für andere gewähren, siehe Kapitel "Fremdzugriffsrechte" auf Seite 67. Das geht allerdings nur dann, wenn Sie als Administrator diese Option in der Management Konsole im Register Allgemein des Fensters Eigenschaften aktiviert haben. Ist die Einstellungen aktiv, dann überschreiben sich Einstellungen für den Fremdzugriff durch den Administrator und die Einstellungen des Benutzers wechselseitig. Gültig ist immer die letzte Einstellung Administrationsrechte Möglicherweise sollen weitere Benutzer außer dem Administrator bestimmte administrative Tätigkeiten durchführen. Zum Beispiel können bestimmte Benutzer für das Einrichten und Verwalten von Regeln zuständig sein. Dies legen Sie im Fenster Eigenschaften von... eines Benutzers im Register Administrationsrechte fest. In diesem Register sind alle Bereiche und die entsprechenden Rechte aufgeführt. Diese sind auch davon abhängig, welche CAS-Produkte und Erweiterungen Sie einsetzen Rechte, Filter und Detailrechte Der Administrator kann in der Management Konsole bei benutzersensitiven Datensatz- Typen auf verschiedenen Wegen Rechte für Benutzer vergeben. Rechte auf Datensatz-Typen im Register Rechte des Fensters Eigenschaften bei Benutzern und Gruppen 63

64 Installieren und Einrichten Das Rechtesystem Rechte auf bestimmte Datensätze eines Datensatz-Typs über Filter im Register Rechte des Fensters Eigenschaften bei Benutzern und Gruppen Rechte auf bestimmte Felder von Datensätzen über Details im Register Rechte des Fensters Eigenschaften bei Benutzern und Gruppen Welche Rechte ergeben sich, wenn diese Einstellungen kombiniert werden? In den folgenden Beispielen werden zwei Gruppen mit unterschiedlichen Rechten betrachtet und zusätzlich ein Benutzer, der in beiden Gruppen Mitglied ist. Rechte auf Datensatz- Typ Details: Rechte auf Spaltenebene Ergebnis Gruppe A Adressen: Einfügen Alle Felder: Ändern Recht Einfügen auf Datensatz-Typ Vollständige Detailrechte auf alle Felder bei neuen Datensätzen Gruppe B Adressen: Ändern Feld Umsatz: keine Rechte Recht Ändern auf Datensatz-Typ Keine Detailrechte auf Feld Umsatz Benutzer AB ist Mitglied in Gruppe A und Gruppe B Adressen: Ändern Alle Felder: Ändern Recht Ändern auf Datensatz-Typ Vollständige Detailrechte auf alle Felder Beim Benutzer AB in der Tabelle gilt also jeweils das eingestellte höchste Recht beim Datensatz-Typ und bei den Rechten auf Spaltenebene, unabhängig vom eingestellten Filter. Das Recht Ändern auf Spaltenebene wirkt sich dann aus, wenn auf der Ebene Datensatz- Typ mindestens das Recht Ändern (bzw. Einfügen für neue Datensätze) eingestellt ist. Wenn also beim Datensatz-Typ nur Lesen gilt, dann können auch die Spalten dieser Datensätze nur gelesen werden. Wenn auf Spaltenebene das Recht Lesen nicht gilt, dann sieht ein Benutzer mit Rechten auf Adressen zwar die Adresse, aber nicht das entsprechende Feld. Unterschiedliche Rechte auf der Ebene Datensatz-Typ und auf der Spaltenebene "addieren" sich allerdings beim Benutzer AB und das höchste Recht gilt. Wenn Sie Detailrechte für Felder einstellen, müssen Sie diese Einstellung in allen Gruppen einstellen. Das gleiche Prinzip gilt im folgenden Beispiel, auch wenn die Zugriffsrechte auf Adressen durch einen Filter weiter eingeschränkt wurden. 64

65 Installieren und Einrichten Das Rechtesystem Rechte auf Datensatz-Typ mit Filter Details: Rechte auf Spaltenebene Ergebnis Gruppe A Adressen: Einfügen Alle Felder: Ändern Recht Einfügen auf Datensatz-Typ Adressen für PLZ-Gebiet 7 Filter: PLZ = 7% Vollständige Detailrechte auf alle Felder bei neuen Datensätzen Gruppe B Adressen: Ändern Filter: PLZ >= und PLZ <= Feld Umsatz: keine Rechte Recht Ändern auf Datensatz-Typ Adressen für PLZ-Gebiete 6 bis 8 Keine Detailrechte auf Feld Umsatz Benutzer AB ist Mitglied in Gruppe A und Gruppe B Adressen: Ändern Filter: PLZ >= und PLZ <= Alle Felder: Ändern Recht Ändern auf Datensatz- Typ Adressen für PLZ-Gebiete 6 bis 8 Vollständige Detailrechte auf alle Felder Auch hier gilt beim Benutzer AB im obigen Beispiel also jeweils das eingestellte höchste Recht beim Datensatz-Typ und bei den Rechten auf Spaltenebene. Die Rechte auf Spaltenebene sind nicht an den Filter gekoppelt, sondern davon unabhängig. 5.3 Rechte für Anwender In den folgenden Fällen können Anwender Rechte für andere Anwender vergeben. Beim Anlegen von Datensätzen wählen Anwender Teilnehmer am Datensatz. Damit legen sie fest, wer Besitzrechte auf diesen Datensatz haben soll. Beim Fremdzugriff geben Anwender anderen Anwendern Zugriffsrechte auf die Daten, die sie selbst anlegen oder bei denen sie als Teilnehmer eingetragen sind. Außerdem können Anwender evtl. den Fremdzugriff aufgrund von Gruppenzugehörigkeit ausschalten Besitzrechte: Teilnehmer am Datensatz wählen Besitzrechte an einem Datensatz können nur vergeben werden, wenn dieser Datensatz- Typ benutzersensitiv ist. 65

66 Installieren und Einrichten Das Rechtesystem Die Rechtevergabe erfolgt bei allen benutzersensitiven Datensätzen so wie im folgenden Beispiel. Legen Sie im Desktop-Client einen neuen Termin an. Klicken Sie auf die Schaltfläche oder das Symbol Teilnehmer. Das Fenster Teilnehmer wählen öffnet sich. Links werden Benutzer, Gruppen und Ressourcen angezeigt. In der Liste stehen nur die Benutzer, mit denen Sie als Benutzer in derselben Gruppe sind und in dieser Gruppe vollständige Rechte haben und die Benutzer, auf die Sie Fremdzugriff haben. In der rechten Liste Teilnehmer sind Sie als Besitzer des Termins automatisch mit vollständigen Rechten eingetragen. Verschieben Sie aus der Liste links die Benutzer, Gruppen und Ressourcen nach rechts, die am Termin teilnehmen sollen. Diese werden so ebenfalls zu Teilnehmern bzw. Besitzern des Termins. Für alle Teilnehmer in der rechten Liste lässt sich gesondert festlegen, welche Rechte ein Teilnehmer am Datensatz haben soll, z. B. vollständige Rechte oder nur Lesen. Die Schaltfläche Rechtevergabe öffnet eine Liste, in der Sie die Zugriffsrechte für markierte Teilnehmer festlegen. Möglich sind verschiedene Stufen wie Lesen oder Bearbeiten, duplizieren. Die höchste Stufe ist vollständige Rechte. Damit können zusätzlich die Daten im Papierkorb endgültig gelöscht werden. 66

67 Installieren und Einrichten Das Rechtesystem Als Administrator legen Sie fest, welche Rechte und Fremdzugriffsrechte ein Benutzer einstellen darf. Werden alle Teilnehmer bei einem Datensatz entfernt, dann wird er öffentlich. Auf diesen Datensatz haben dann alle Benutzer vollständigen Zugriff. Beim speziellen Teilnehmer Alle (öffentlich) lassen sich abgestufte Rechte vergeben. Beispiel Für eine Kollegin und Sie selbst legen Sie einen Termin an. Als Teilnehmer wählen Sie die Kollegin und den Benutzer Alle (öffentlich). Die Kollegin erhält vollständige Rechte, der Teilnehmer Alle (öffentlich) lesende Rechte. Dann kann die Kollegin den Termin verschieben, die Notizen ändern, eine Verknüpfung einfügen usw. Alle anderen Kolleginnen und Kollegen können den Termin sehen, aber nicht ändern Fremdzugriffsrechte Mit dem Fremdzugriffsrecht werden die Daten von einem Benutzer für andere Benutzer zugänglich. Fremdzugriffsrechte können für jeden Datensatz-Typ und Benutzer getrennt vergeben werden. Anwender können den allgemeinen Fremdzugriff selbst einstellen bzw. die Einstellung der Management Konsole ändern, wenn dies der Administrator erlaubt. Dies erfolgt im Desktop-Client im Menü Extras durch Klick auf Einstellungen/Register Allgemein und dann auf die Schaltfläche Fremdzugriff ändern. Im folgenden Fenster Fremdzugriff ändern werden alle Benutzer ausgewählt, denen Fremdzugriff gewährt werden soll. Im unteren Teil des Registers lässt sich der Fremdzugriff festlegen. Nach Anklicken der Schaltfläche Erweitert, werden alle Datensatz-Typen angezeigt. Nun lässt sich der Fremdzugriff für jeden Benutzer und jeden Datensatz-Typ unterschiedlich einstellen Zusammenspiel Besitzrecht - Fremdzugriff Wenn Sie als Benutzer Teilnehmer für einen Datensatz wählen und damit Besitzrechte festlegen, können Sie den allgemeinen Fremdzugriff anpassen. Öffnen Sie im Datensatz - z. B. bei einem Termin - das Fenster Teilnehmer wählen. 67

68 Installieren und Einrichten Das Rechtesystem Links unten finden Sie die Dropdown-Liste Maximales Fremdzugriffsrecht. In dieser Dropdown-Liste wird das allgemeine Fremdzugriffsrecht eingeschränkt, das in Kapitel "Fremdzugriffsrechte" auf Seite 67 beschrieben ist. Die Einstellung im Fenster Teilnehmer wählen gilt jedoch: nur für diesen Datensatz, für alle Benutzer, denen Sie als Anwender oder der Administrator in der Management Konsole allgemeinen Fremdzugriff gewährt haben und als Einschränkung für die Benutzer, die Fremdzugriff auf Benutzer haben, die auf Sie Fremdzugriff haben. Wenn also das Fremdzugriffsrecht an einem Datensatz gesondert eingestellt wird, gilt dieses Fremdzugriffsrecht für alle Benutzer, die direkt auf Sie Fremdzugriff haben oder Fremdzugriff auf Sie über andere Benutzer geerbt haben. Beispiel Die Benutzer A, B und C haben unterschiedliche Fremdzugriffsrechte für Termine auf den Benutzer D. Benutzer A hat vollständige Fremdzugriffsrechte, Benutzer B kann Datensätze ändern und Benutzer C hat keine Fremdzugriffsrechte auf den Benutzer D. Benutzer D legt einen Termin an und stellt als maximales Fremdzugriffsrecht Lesen ein, siehe Abbildung. Somit können die Benutzer A und B diesen Termin nur noch lesen und nicht mehr ändern oder löschen. Für den Benutzer C ändert sich nichts, da dieser Benutzer sowieso keine Fremdzugriffsrechte auf Benutzer D hat. Durch das Einstellen des Fremdzugriffs am Datensatz verschieben Sie also die rote Linie nach oben oder unten und vergeben damit mehr oder weniger Rechte. 68

69 Installieren und Einrichten Das Rechtesystem Über die Dropdown-Liste Maximales Fremdzugriffsrecht lässt sich auch der Status Persönlich wählen, siehe Kapitel "Wichtige Begriffe" auf Seite 56. Alternative: Bestimmten Benutzern weniger Rechte erteilen Der Zugriff auf einen Datensatz lässt sich auch für bestimmte Benutzer gesondert einstellen. Fügen Sie diese Benutzer als Teilnehmer des Datensatzes hinzu. Markieren Sie den oder die Teilnehmer in der rechten Liste. Klicken Sie auf das Symbol Rechte über der rechten Liste und stellen Sie die Rechte für diese Teilnehmer ein. Das Besitzrecht zählt stärker als das Fremdzugriffsrecht: Unterscheiden sich Besitzrecht und Fremdzugriffsrecht, dann zählt das Besitzrecht. So können Sie beispielsweise das Recht Lesen bei einem Datensatz für einen Teilnehmer erlauben. Dann gilt dieses Recht, auch wenn dieser Teilnehmer beim Fremdzugriff vollständige Rechte auf Ihre Datensätze hat. Auf ähnliche Art lassen sich auch Zugriffsrechte einer Gruppe und eines Mitglieds dieser Gruppe unterschiedlich einstellen: Eine Gruppe ist mit vollständigen Rechten Teilnehmer eines Datensatzes. Benutzer A ist Mitglied der Gruppe und hat in der Gruppe vollständige Rechte. Dann hat auch Benutzer A vollständige Rechte an einem Datensatz, an dem Sie diese Gruppe als Teilnehmer eintragen. Fügen Sie nun zusätzlich den Benutzer A als Teilnehmer am Datensatz hinzu. Stellen Sie bei diesem Teilnehmer das Recht Lesen ein. Dann besitzt Teilnehmer A am Datensatz nur lesende Rechte, obwohl er Mitglied der Gruppe ist Fremdzugriffsrechte durch Gruppenzugehörigkeit Mitglieder mit vollständigen Rechten in einer Gruppe haben automatisch lesende Rechte auf die Datensätze anderer Mitglieder der Gruppe - außer bei den persönlichen und vertraulichen Datensätzen. Dies lässt sich im Desktop-Client ändern. In der Management Konsole muss der Administrator erlauben, dass diese Einstellung geändert werden kann. Diese Einstellung lässt sich für jeden Benutzer vornehmen. Klicken Sie im Desktop-Client im Menü Extras auf Einstellungen. Im Register Allgemein klicken Sie auf die Option Zugriffsrechte aufgrund Gruppenzugehörigkeit deaktivieren. 69

70 Installieren und Einrichten Das Rechtesystem Datensätze delegieren Wenn Sie sich selbst als Teilnehmer für einen Datensatz austragen, dann delegieren Sie den Datensatz an den oder die verbleibenden Teilnehmer. Solange der Datensatz nicht ein zweites Mal delegiert wird, haben Sie als ursprünglicher Teilnehmer Rechte, egal wie oft der Datensatz von einem weiteren Benutzer geändert wird. Allerdings kann der ursprüngliche Teilnehmer den Datensatz nach dem Delegieren nicht mehr löschen. Ausnahme: Wenn der ursprüngliche Teilnehmer das Fremdzugriffsrecht Löschen auf einen der eingetragenen Teilnehmer hat, kann der ursprüngliche Teilnehmer den Datensatz trotzdem löschen Kalender eines anderen Benutzers einsehen Anwender können Kalender von anderen einsehen, wenn sie Fremdzugriff auf den anderen Anwender haben. Dadurch lässt sich leicht feststellen, wann eine Kollegin oder ein Kollege Zeit hat und wenn der Kalender für mehrere Benutzer angezeigt wird, lässt sich schneller ein gemeinsamer Termin finden. Öffnen Sie eine Kalenderansicht und dann die Dropdown-Liste Teamkalender rechts oben im Programmfenster. Wählen Sie einen Benutzer aus der Dropdown-Liste. Anschließend sehen Sie die Daten dieses Benutzers in Ihrer Kalenderansicht. Im Teamkalender werden die Aktivitäten in Ihrer eigenen Ansicht angezeigt, d. h. mit den Einstellungen, die Sie für diese Ansicht festgelegt haben. Alternativ geben Sie zwei oder mehr Benutzer - getrennt durch Kommata - ein, statt einen Benutzer aus der Dropdown-Liste zu wählen. Anschließend sehen Sie die Daten aller angegebenen Benutzer in Ihrer Kalenderansicht. Namen brauchen Sie nicht ausschreiben, eindeutige Eingaben reichen, z. B die ersten beiden Buchstaben des Vornamens und des Nachnamens. Mit diesem Symbol in der Dropdown-Liste kehren Sie zu Ihren Daten zurück Verhalten der Rechte untereinander Insgesamt existieren also unterschiedliche Möglichkeiten, wie ein Anwender A Rechte auf einen Datensatz erhalten kann. Anwender A erhält in der Management Konsole vom Administrator Rechte auf Datensätze. 70

71 Installieren und Einrichten Das Rechtesystem Anwender A ist mit vollständigen Rechten Mitglied einer Gruppe und hat dadurch lesenden Zugriff auf alle Datensätze, die von den anderen Mitgliedern der Gruppe angelegt wurden - außer bei den persönlichen und vertraulichen Datensätzen. Anwender A erhält vom Administrator in der Management Konsole den Fremdzugriff auf Anwender B. Damit hat Anwender A Zugriff auf Datensätze von Anwender B. Anwender A ist Teilnehmer am Datensatz. Anwender B hat Anwender A Fremdzugriff auf seine Datensätze gegeben. Anwender B hat Anwender A für einen bestimmten Datensatz ein abweichendes Fremdzugriffsrecht gegeben, das die allgemeinen Einstellungen des Anwenders B für den Fremdzugriff einschränkt. Bitte beachten Sie folgende Regeln Benutzer- und Gruppenrechte addieren sich. Daher sollten sich durch die Gruppenzugehörigkeit für einen Benutzer nicht unbeabsichtigt mehr Rechte ergeben. Das allgemeine Fremdzugriffsrecht lässt sich in der Management Konsole durch den Administrator und in den Einstellungen der Anwender für jeden Datensatz-Typ und für alle Benutzer gesondert abstufen. Zusätzlich zum allgemeinen Fremdzugriffsrecht lässt sich das Fremdzugriffsrecht durch Besitzer eines Datensatzes einschränken. Diese Einstellung direkt an einem Datensatz gilt dann für diesen einzelnen Datensatz und für alle Anwender, die Fremdzugriff auf den Besitzer des Datensatzes haben. So kann der Besitzer weniger Rechte an diesem Datensatz vergeben. Besitzrechte zählen stärker als Fremdzugriffsrechte. Wenn das Fremdzugriffsrecht an einem Datensatz eingeschränkt wird, gilt dieses Fremdzugriffsrecht für alle Anwender, die auf den Besitzer des Datensatzes Fremdzugriff haben oder Fremdzugriff geerbt haben. Der Zugriff auf einen Datensatz lässt sich damit nur für ausgewählte Anwender gesondert einstellen: Wird ein Anwender als Teilnehmer eines Datensatzes ausgewählt und das Besitzrecht weicht vom Fremdzugriffsrecht ab, dann zählt das Besitzrecht und nicht das Fremdzugriffsrecht. Ein Fallbeispiel - Termine vom Vorstand Der Vorstand, seine Sekretärin und ein weiterer Mitarbeiter sind mit vollständigen Rechten in einer Gruppe. Sie haben durch die vollständigen Rechte in der Gruppe gegenseitig lesenden Fremdzugriff auf ihre Datensätze. 71

72 Installieren und Einrichten CAS genesisworld anpassen Vorstand Sekretärin Weiterer Mitarbeiter Erstellt einen Termin und ist der einzige Teilnehmer. Ändert den Fremdzugriff von der Sekretärin und erlaubt ihr vollständige Rechte, Zugriff auf vertrauliche für Termine. Erstellt einen neuen Termin und setzt den Fremdzugriff auf vertraulich. Erstellt einen neuen Termin und setzt den Fremdzugriff auf persönlich. Erstellt einen neuen Termin mit der Sekretärin als zweiten Teilnehmer. Fremdzugriff Lesen durch die Gruppenzugehörigkeit Die Sekretärin kann den Termin lesen, nicht ändern. Nun hat sie vollständige Rechte auf den Termin. Sie hat vollständige Rechte auf den Termin. Hat keinen Zugriff auf den Termin. Hat auf den neuen Termin vom Vorstand vollständige Rechte Fremdzugriff: nur Lesen durch die Gruppenzugehörigkeit Der Mitarbeiter kann den Termin lesen, nicht ändern. Er kann den Termin weiterhin nur lesen. Er hat keinen Zugriff auf den Termin. Hat keinen Zugriff auf den Termin. Er kann den Termin lesen, nicht ändern. 6 CAS genesisworld anpassen Nachdem Sie CAS genesisworld installiert haben, starten Sie die Management Konsole und richten CAS genesisworld für Ihr Unternehmen ein. Wie auf welche Daten von CAS genesisworld zugegriffen werden soll, das Einrichten von Benutzerkonten sind grundlegende Schritte. In CAS genesisworld sind verschiedene Möglichkeiten vorhanden, Daten zu schützen und unerwünschten Datenabfluss zu verhindern. Dies wird über die Rechte eines Benutzers gesteuert, die Sie in der Management Konsole einstellen. Verschiedene Möglichkeiten in CAS genesisworld gewährleisten eine einheitliche Oberfläche für Benutzer. Wenn Sie beispielsweise Navigatoren und Ansichtsformate erstellen, sehen Anwender sofort ihre wichtigsten Daten und können mit CAS genesisworld arbeiten. Weitere Unterstützung bieten Eingabehilfen oder andere Vorgaben, die Anwender bei der Eingabe und Pflege von Daten wesentlich unterstützen. Die verwendete Schrift in CAS genesisworld kann nicht generell in Abhängigkeit von den Windows-Einstellungen skaliert werden. 72

73 Installieren und Einrichten CAS genesisworld anpassen An vielen Stellen in CAS genesisworld lassen sich individuelle Schriftarten und -größen festlegen, beispielsweise über das Ansichtsformat. Mit dem Benachrichtigungs- und Aktionsdienst legen Sie Regeln fest, so dass bei Eintritt eines bestimmten Ereignisses eine entsprechende Aktion automatisch ausgeführt sowie Benachrichtigungen versendet werden. So lassen sich zahlreiche Abläufe und Routineaufgaben in einem Unternehmen automatisieren. 6.1 Management Konsole: Vorgehen Starten Sie die Management Konsole: Klicken Sie auf die Schaltfläche Start, bei Programme auf die Programmgruppe CAS genesisworld und dort auf CAS genesis- World Management Konsole. Geben Sie als Benutzername Administrator ein, das Kennwort bleibt bei der ersten Anmeldung leer. Legen Sie als einen der ersten Arbeitsschritte ein eigenes Kennwort in Ihrem Unternehmen für den Administrator fest. In der Management Konsole sind links sind die Bereiche, rechts ist der Arbeitsbereich Bereich Datenbank Informieren Sie sich im Bereich Datenbank über die vorhandenen Datensatz-Typen. Als Datensatz-Typen werden in dieser Dokumentation die Datensätze einer Art bezeichnet. In CAS genesisworld sind verschiedene Datensatz-Typen vorhanden, etwa Adressen, Aufgaben, Termine, Dokumente usw. 73

74 Installieren und Einrichten CAS genesisworld anpassen Über die Benutzersensitivität wird eingestellt, ob Besitzrechte bei Datensätzen vergeben werden können. Wenn ein Datensatz-Typ nicht benutzersensitiv ist, dann kann jeder Anwender alle Datensätze dieses Datensatz-Typs sehen und ändern. Planen Sie, ob überhaupt und wenn ja, welche Datensatz-Typen öffentlich sein sollen. Beispielsweise können Sie Adressen auf nicht benutzersensitiv setzen, wenn alle Anwender darauf Zugriff haben sollen oder etwa Projekte, weil projektbezogen gearbeitet wird und die Organisation über Projekte läuft Benutzer und Gruppen anlegen Im Bereich Benutzerverwaltung werden Benutzer angelegt und deren Zugangsdaten verwaltet. Außerdem erhalten Benutzer bestimmte Rechte, die den Zugriff auf Daten regeln. In CAS genesisworld können Benutzer über zwei Wege miteinander arbeiten und gegenseitig auf ihre Daten zugreifen. Sie sind Mitglieder mit vollständigen Rechten innerhalb einer Gruppe. Sie haben Fremdzugriffsrechte auf andere. Grundlegende Einstellungen für die Vergabe von Rechten Für die Zusammenarbeit der Benutzer sind 2 grundlegende Einstellungen im Bereich Benutzerverwaltung im Ordner Zugriffsrechte wichtig. Nur wenn die Option Fremdzugriff aktivieren aktiv ist, sind folgende Einstellungen möglich. Der Administrator kann Fremdzugriffsrechte zwischen Benutzern einstellen. Falls der Administrator dem Benutzer das entsprechende Recht gibt, kann der Benutzer auch selbst Fremdzugriffsrechte auf seine Daten einstellen. Wenn die Option Zugriffsrechte durch Mitgliedschaft in Gruppen aktivieren aktiv ist, dann gilt: Mitglieder mit vollständigen Rechten innerhalb einer Gruppe haben auf alle Datensätze der Gruppenmitglieder lesenden Zugriff. Dies gilt für alle Datensatz-Typen. In diesem Kapitel ist ein Beispiel beschrieben, wie Rechte über Gruppen organisiert werden können. Die Vergabe von Rechten ist ausführlicher im Kapitel "Das Rechtesystem" auf Seite 55 beschrieben, die weiteren Einstellungen im Ordner Zugriffsrechte finden Sie im Kapitel "Rechte für Benutzer und Gruppen auf Datensatz-Typen" auf Seite

75 Installieren und Einrichten CAS genesisworld anpassen Benutzer anlegen Legen Sie Zugangsdaten für Anwender fest, indem Sie Benutzer in der Management Konsole anlegen. Wenn ein Anwender CAS genesisworld startet, meldet er sich mit diesem Benutzernamen und einem Kennwort an. Alternativ ist die Anmeldung von Benutzern über die Windows-Anmeldedaten möglich, siehe Online-Hilfe der Management Konsole, Seite Register Authentifizierung. Für jeden Benutzer werden in der Management Konsole außerdem Zugriffsrechte und Einstellungen festgelegt. Damit Sie nicht alle Einstellungen für jeden Benutzer wiederholen müssen, dient der Benutzer Standard als Vorlage. Markieren Sie diesen Benutzer und klicken Sie auf das Symbol Eigenschaften. Der Benutzer Standard ist deaktiviert, damit er keine Lizenz beansprucht. Aktivieren Sie zuerst den Benutzer im Register Allgemein, da Sie sonst keine Eigenschaften ändern können. Stellen Sie nun die Eigenschaften ein, die immer gleich bleiben. Entfernen Sie im Register Rechte alle Rechte für Datensatz-Typen, weil die Rechte im nächsten Schritt über Gruppen gesteuert werden. Deaktivieren Sie den Benutzer Standard wieder im Register Allgemein. Legen Sie nun mit dem Symbol Neuer Benutzer für jeden Anwender einen Benutzer an, der mit CAS genesisworld arbeiten soll. Dabei werden die Einstellungen des Benutzers Standard übernommen. Tragen Sie einen Namen ein. Das Kennwort können Sie frei lassen. Dann kann sich jeder Anwender beim Start von CAS genesisworld ohne Kennwort anmelden und selbst ein eigenes Kennwort festlegen. Wenn Sie mehrere Benutzer markieren, können Sie Eigenschaften dieser Benutzer auf einmal ändern. Beispielsweise können Sie so im Register Mitgliedschaft alle markierten Benutzer gleichzeitig einer oder mehreren Gruppen zuordnen. Im Register Einstellungen lassen sich -Konten für jeden Benutzer anlegen. Anwender mit entsprechenden Rechten können sich -Konten auch selbst anlegen. Für jeden Benutzer von CAS genesisworld ist eine eindeutige -Adresse erforderlich. Die -Adresse wird für das Einladungsmanagement und den Benachrichtigungsdienst verwendet. Die -Adresse wird in der Datenbank für dieses Benutzerkonto gespeichert. Grundlegende Einstellungen wie -Serverinformationen und -Adressen nach einem gleichbleibenden Schema wie können Sie für mehrere Benutzer gleichzeitig festlegen. 75

76 Installieren und Einrichten CAS genesisworld anpassen Markieren Sie dazu zunächst die gewünschten Benutzer, bevor Sie im Register -Einstellungen die Einstellungen vornehmen. Gruppen anlegen Benutzer können Gruppen zugeordnet werden. Damit lassen sich Anwender nach bestimmten Abteilungen, Aufgaben usw. ordnen. Bei den Gruppen werden hier im Beispiel zwei Typen unterschieden. Organisatorische Gruppen dienen dazu, dass Benutzer sich gegenseitig sehen und miteinander arbeiten können. Benutzer müssen andere Benutzer beispielsweise sehen, wenn ein Termin mit mehreren Teilnehmern vereinbart werden soll oder wenn mehrere Benutzer auf ein Dokument zugreifen müssen. Gruppen auf der Grundlage der Rechtestruktur helfen, die Rechtestruktur über Gruppen effektiv zu gestalten. Beim Anlegen einer neuen Gruppe wird als Vorlage die Gruppe Standard verwendet und deren Einstellungen übernommen. Wenn Sie mehrere Gruppen anlegen möchten, legen Sie gleichbleibende Einstellungen - wie beim Benutzer Standard - in der Gruppe Standard fest. Öffnen Sie im Bereich Benutzerverwaltung den Ordner Gruppen. Neue Gruppen legen Sie mit dem Symbol Neue Gruppe an. Markieren Sie eine neue Gruppe und klicken Sie im Fenster Eigenschaften auf das Register Mitglieder. Hinzufügen öffnet das Fenster Benutzer/Gruppen auswählen, in dem Sie vorhandene Benutzer markieren und der Gruppe als Mitglieder hinzufügen. Wenn Sie mehrere Gruppen markieren, können Sie Eigenschaften dieser Gruppen auf einmal ändern. Beispielsweise können Sie so im Register Mitgliedschaft allen markierten Gruppen einen oder mehrere Benutzer zuordnen oder Benutzer wieder entfernen. Entfernen Sie im Register Rechte alle Rechte für alle Datensatz-Typen, weil die Rechte im nächsten Schritt über spezielle Gruppen gesteuert werden. Organisatorische Gruppen Die organisatorischen Gruppen entsprechen Abteilungen oder Bereichen, deren Mitarbeiter eng zusammenarbeiten. Legen Sie beispielsweise die Gruppe Vertrieb an und fügen Sie die Benutzer dieser Gruppe im Register Mitglieder hinzu. Aktivieren Sie im Register Mitglieder bei allen Benutzern die Option Vollständige Rechte. 76

77 Installieren und Einrichten CAS genesisworld anpassen Diese Benutzer sehen sich dann gegenseitig in der Teilnehmerauswahl und haben lesenden Fremdzugriff aufeinander. In dieser Gruppe werden keine weiteren Rechte vergeben, da die Gruppe nur als organisatorische Einheit dient. Legen Sie nun alle weiteren Gruppen für Ihr Unternehmen an, wie die Gruppen Einkauf, Produktion, Personal, Geschäftsführung usw. Jeder Benutzer wird mindestens einer dieser Gruppen zugeordnet. Gruppen für die Rechtestruktur Legen Sie eine weitere Gruppe mit dem Namen Rechte Adressen lesen an. Fügen Sie dieser Gruppe Benutzer hinzu. Vergeben Sie bei diesen Gruppen für die Benutzer keine Rechte. Benutzer sehen diese Gruppe nicht, die Gruppe dient nur dazu, die Rechte zu verwalten. Aktivieren Sie im Register Rechte bei dieser Gruppe für Adressen das Recht Lesen. Über diese Gruppen werden Rechte gesteuert. Rechte für verschiedene Datensatz-Typen können Sie mit der gleichen Gruppe abbilden. Beispielsweise könnte die Gruppe Rechte Aktivitäten die Gruppe sein, in der Sie Rechte für alle Aktivitäten für alle Mitglieder vergeben. Markieren Sie im oberen Teil des Fensters mehrere Benutzer. Mit der Schaltfläche Eigenschaften in diesem Register können Sie die Rechte mehrerer Benutzer vereinheitlichen. Dies ist beispielsweise hilfreich, wenn Sie einen neuen Benutzer einer Gruppe zuweisen oder die Rechte mehrere Benutzer einer Gruppe einstellen. 77

78 Installieren und Einrichten CAS genesisworld anpassen Die Schaltfläche öffnet ein Fenster mit allen Eigenschaften, die für mehrere Benutzer gelten können. Legen Sie auf die gleiche Art und Weise die Gruppen für weitere Rechte an, wie Vollständige Rechte Adressen, Rechte Berichte, Rechte Personaldokumente usw. Jeder Benutzer wird einer oder mehreren dieser Gruppen zugeordnet, je nach seinem Aufgabengebiet. Benennen Sie die Gruppen für die Rechtestruktur mit Rechte Dadurch haben Sie einen besseren Überblick. Hierarchische Gruppen Hierarchische Gruppen bieten eine gute Möglichkeit, um besonders viele Benutzer effizient zu verwalten. Dabei wird eine Gruppe einer anderen Gruppe als Mitglied zugeordnet. Beispielsweise könnten der Gruppe Innendienst die Gruppen Mitarbeiter und Aushilfen zugeordnet sein. Rechte in hierarchischen Gruppen kumulieren sich. Beachten Sie, dass das stärkere Recht gewinnt. Ist ein Benutzer in verschiedenen Gruppen Mitglied, hat er das Recht, das am meisten erlaubt. Einstellen des Fremdzugriffs Die organisatorischen Gruppen ermöglichen den lesenden Fremdzugriff zwischen allen Mitgliedern einer Gruppe. Dies gilt für alle Datensatz-Typen. Die Fremdzugriffsrechte bei den Benutzern verwenden Sie nur in folgenden Fällen. Sie benötigen einen einseitigen Zugriff, z. B von Vorgesetzten. Sie benötigen mehr als nur den lesenden Fremdzugriff. Sie möchten die Fremdzugriffsrechte für die einzelnen Datensatz-Typen unterschiedlich einstellen. Fremdzugriffsrechte von anderen und auf andere können auch für eine Gruppe vergeben werden. Funktionen für Benutzer freischalten Welche Module für einen Anwender von CAS genesisworld verfügbar sind, hängt von Ihren Lizenzen ab. Zusätzlich müssen die Benutzer in der Management Konsole in der entsprechenden Lizenz eingetragen werden, die ein Modul verwenden sollen. Damit werden die Funktionen dieser Module für die eingetragenen Benutzer freigeschaltet. 78

79 Installieren und Einrichten CAS genesisworld anpassen Im Bereich Lizenzen der Management Konsole markieren Sie die entsprechende Lizenz. Benutzer freischalten öffnet das Fenster Freischalten für. Wenn sich Lizenzen auf eine bestimmte Anzahl Benutzer beziehen, dann können Sie so vielen Benutzern eine Zugriffsberechtigung erteilen, wie sich aus den vorhandenen Lizenzen ergeben. Im Fenster Eigenschaften für einen Benutzer sehen Sie im Register Lizenzierte Module, in welchen Lizenzen dieser Benutzer eingetragen ist Funktionen für den Datenschutz Rechte für Module und Funktionen für einzelne Benutzer oder Gruppen finden Sie im Bereich Benutzerverwaltung. Im Register Weitere Rechte im Fenster Eigenschaften von Benutzern legen Sie Rechte für einzelne Benutzer fest, die primär der Sicherheit von Adressdaten und dem Datenschutz dienen. Die meisten Einstellungen dieses Registers sollen verhindern, dass Adressen aus CAS genesisworld kopiert, verändert oder für Massensendungen verwendet werden. 79

80 Installieren und Einrichten CAS genesisworld anpassen Dies betrifft beispielsweise den Export von Daten, auch in Formate wie Berichte, Microsoft Excel oder vcard. Dies betrifft auch Funktionen für Adressen wie Serienbriefe oder Serien- s für mehrere Adressen, den Adress-Assistenten sowie Funktionen von Modulen wie die Dublettenprüfung von Omikron. Mit Aktionen oder als Regel-Administrator können schnell viele Daten von CAS genesis- World geändert werden, so dass die entsprechenden Rechte üblicherweise für erfahrene Benutzer eingestellt werden. Weitere Informationen finden Sie in den Online-Hilfen auf der Seite Spezielle Rechte für den Datenschutz und auf der Seite Daten exportieren/importieren Aktivierung In jeder Installation von CAS genesisworld ist ein eindeutiger Aktivierungsschlüssel einzutragen. Dieser Schlüssel wird durch CAS Software AG erzeugt und enthält keine kundenspezifischen Daten. Der Aktivierungsschlüssel ist immer notwendig, wenn eine Installation bei CAS Software AG aktiviert werden muss. Dies ist immer der Fall, wenn Lizenznummern hinzugefügt oder entfernt werden. Nach 30 Tagen ohne Aktivierung sind keine administrativen Tätigkeiten in der Management Konsole mehr möglich. Die Aktivierung rufen Sie in der Management Konsole im Bereich Lizenzen auf. Bei der Aktivierung geben Sie an, ob Sie CAS genesisworld als Produktivsystem oder als Testsystem lizenzieren möchten. Die Aktivierung wird üblicherweise online durchgeführt, indem der Applikationsserver die jeweiligen Daten an den Registrierungsserver der CAS Software AG überträgt. Hat der Applikationsserver keinen Zugriff auf das Internet, ist die Aktivierung mit Aktivierungsdatei erstellen möglich. Die erzeugte Aktivierungsdatei senden Sie dann an Ihren CAS-Partner. 6.2 Zentrale Vorgaben Zentrale Vorgaben durch den Administrator wie beispielsweise Navigatoren, Ansichtsformate oder weitere Standards gewährleisten eine einheitliche Oberfläche für Benutzer und vereinheitlichen Abläufe. Dabei können Sie ebenfalls einstellen, ob Benutzer diese Vorgaben übernehmen müssen oder ändern können. Für zentrale Vorgaben sind Einstellungen in der Management Konsole und im Desktop-Client erforderlich. 80

81 Installieren und Einrichten CAS genesisworld anpassen Für die Einstellungen im Desktop-Client melden Sie sich als Benutzer mit Administrationsrechten am Desktop-Client an. Die Einstellungen finden Sie in den gleichen Fenstern wie Benutzer ohne Administrationsrechte Navigatoren Navigatoren enthalten Ordner und Ansichten sowie deren Anordnung in einer Baumstruktur. Der Programmnavigator wird links im Programmfenster des Desktop-Clients angezeigt. In CAS genesisworld Web und den mobilen Apps werden die Listenansichten des Programmnavigators angezeigt, den ein Benutzer im Desktop-Client als Startnavigator verwendet. Der Startnavigator für einen Benutzer kann durch den Administrator festgelegt werden. Dann ist ein Startnavigator auch dann vorhanden, wenn ein Benutzer den Desktop-Client nicht verwendet Verknüpfungsnavigatoren werden in Akten verwendet und zeigen die verknüpften Datensätze. Der Dokumentvorlagennavigator enthält Ordner und Ansichten für Vorlagen und ist im Fenster Dokument erstellen aus und im Fenster Dokumentvorlagen des Desktop-Clients enthalten. Ansichten zeigen immer eine Teilmenge von Daten, je nach den Einstellungen der Ansicht und den Rechten eines Benutzers. Weitere Informationen zu allen Navigatoren finden Sie in der Online-Hilfe des Desktop-Clients auf der Seite Navigatoren. Öffnen Sie das Register Navigator im Fenster Eigenschaften von Benutzern und legen Sie die Vorgaben für Navigatoren fest. Wenn Sie mehrere Benutzer markieren, legen Sie die Einstellungen für mehrere Benutzer gleichzeitig fest. Natürlich können Sie Vorgaben auch beim Benutzer Standard einstellen. Wenn ein Benutzer einen Navigator nicht ändern darf, kann dieser Benutzer auch die Ansichten des Navigators nicht ändern. Die Einstellungen in der ersten Dropdown-Liste im Register Navigator gelten für alle Navigatoren, also für Programmnavigatoren, Verknüpfungsnavigatoren und Dokumentvorlagennavigatoren. Damit Sie Navigatoren in diesem Register einstellen können, müssen diese als öffentliche Navigatoren vorhanden sein. Nur ein Benutzer mit dem Recht Eigene Navigatoren anlegen und bearbeiten kann öffentliche Navigatoren erstellen oder bearbeiten, die für mehrere oder alle Anwender verfügbar sind. Wenn Sie als Administrator Navigatoren für Benutzer mit dem Desktop-Client erstellen möchten, benötigen Sie ebenfalls das Recht 81

82 Installieren und Einrichten CAS genesisworld anpassen Eigene Navigatoren anlegen und bearbeiten. Das Recht stellen Sie im Register Allgemein im Fenster Eigenschaften eines Benutzers ein. Der Navigator Autostart (öffentlich) wird beim Start von CAS genesisworld geladen, wenn kein anderer Navigator vorhanden ist oder kein spezieller Navigator eingestellt ist. In öffentlichen Navigatoren für mehrere Benutzer ist die spezielle Filterbedingung nach dem aktuellen Benutzer hilfreich. Dabei wird der aktuelle Benutzer als Variable bzw. Platzhalter angegeben. Der aktuelle Benutzer ist der Benutzer, der gerade an CAS genesis- World angemeldet ist. Im Register Team bei den Eigenschaften einer Ansicht ist die Option Eigene und öffentliche Datensätze möglich, die dann für jeden Benutzer individuell gilt. Ausnahme Dokumentvorlagennavigator Den Dokumentvorlagennavigator können Sie auch als Administrator nur im Desktop- Client festlegen. Für diesen Navigator gelten ebenfalls die eingestellten Rechte im Register Navigator bei den Eigenschaften eines Benutzers. Beim Dokumentvorlagennavigator kann nur ein einziger Navigator als öffentlicher Navigator gespeichert werden. 82

83 Installieren und Einrichten CAS genesisworld anpassen Auch wenn Benutzer Navigatoren anlegen und bearbeiten dürfen, wird der öffentliche Dokumentvorlagennavigator zu Beginn verwendet. Hat ein Anwender die erforderlichen Rechte und speichert den öffentlichen Navigator, ist der gespeicherte Navigator nicht mehr öffentlich und wird beim nächsten Öffnen des Dokumentvorlagennavigators angezeigt Ein Navigator für viele Benutzer Mit Fachbereichen bieten Sie verschiedenen Benutzern bzw. Gruppen in einem einzigen öffentlichen Navigator unterschiedliche Ordner bzw. Ansichten je nach Arbeitsplatz. Dies kann beispielsweise der Navigator Autostart (öffentlich) oder ein Startnavigator für alle Benutzer sein, siehe Kapitel "Navigatoren" auf Seite 81. Damit pflegen Sie einen öffentlichen Navigator. Benutzer oder Gruppen verschiedener Abteilungen sehen in diesem Navigator die Ansichten, die Sie für diese Abteilung bzw. für diesen Fachbereich gekennzeichnet haben. 83

84 Installieren und Einrichten CAS genesisworld anpassen Im Ordner Fachbereiche des Bereichs Benutzerverwaltung legen Sie Fachbereiche an. Jedem Benutzer und jeder Gruppe können Sie einen oder mehrere Fachbereiche zuordnen. Die gleichen Funktionen wie im Ordner Fachbereiche sind im Fenster Eigenschaften bei jedem Benutzer und jeder Gruppe möglich und zwar im Register Fachbereiche. Sind Fachbereiche in der Management Konsole vorhanden, öffnen Sie als Administrator im Desktop-Client einen öffentlichen Navigator. Für bestimmte Ansichten des Navigators wählen Sie dann bei den Eigenschaften der Ansicht einen oder mehrere Fachbereiche. Benutzer oder Mitglieder einer Gruppe von Benutzern sehen dann im öffentlichen Navigator die Ordner und Ansichten ihrer Fachbereiche sowie Ansichten ohne Fachbereich. Wird einem Benutzer ein weiterer Fachbereich zugewiesen oder ein Fachbereich entfernt, passt sich der öffentliche Navigator dem neuen Arbeitsplatz an. Weitere Informationen finden Sie in der Online-Hilfe der Management Konsole auf der Seite Fachbereiche Ansicht im öffentlichen Navigator In öffentlichen Navigatoren kann eine ansicht enthalten sein, die automatisch auf das Standardkonto des angemeldeten Benutzers zugreift. Dieses Standardkonto wird im Bereich Benutzerverwaltung der Management Konsole bei den Eigenschaften eines Benutzers festgelegt. 84

85 Installieren und Einrichten CAS genesisworld anpassen Weitere Informationen finden Sie in der Online-Hilfe der Management Konsole auf der Seite Register Einstellungen. Ein Benutzer darf kein weiteres -Konto einrichten, wenn Sie die Option Benutzer darf diese Vorgabe des Administrators ändern nicht aktivieren Ansichtsformate Ansichtsformate legen fest, welche Felder einer Liste angezeigt werden, wie die Liste sortiert ist, welche Schriften verwendet werden usw. Die Ansichtsformate werden in CAS genesisworld und in CAS genesisworld Web berücksichtigt. Für jeden Datensatz-Typ existiert ein Ansichtsformat Standard (öffentlich). Bei eingebetteten Listen wird immer das Standard-Ansichtsformat verwendet, beispielsweise in Akten, bei den Ergebnissen einer Suche oder bei Ansprechpartnern einer Firmenadresse. Markieren Sie einen oder mehrere Benutzer im Bereich Benutzerverwaltung der Management Konsole. Öffnen Sie das Register Ansichtsformate im Fenster Eigenschaften von Benutzern. Mit den Einstellungen des Registers legen Sie Rechte fest: Dürfen Benutzer selbst Ansichtsformate anlegen und ändern oder sind Ansichtsformate für Benutzer vorgegeben. Wenn Sie mehrere Benutzer markieren, legen Sie die Einstellungen für mehrere Benutzer gleichzeitig fest. Natürlich können Sie Vorgaben auch beim Benutzer Standard einstellen. Die Ansichtsformate Standard (öffentlich) können Sie als Administrator entweder hier im Register Ansichtsformat festlegen oder im Desktop-Client im Register Listen des Fensters Einstellungen. Hinweise Rechte für Ansichtsformate wirken nur dann, wenn Rechte für Navigatoren vorhanden sind, siehe Kapitel "Navigatoren" auf Seite 81. Kann ein Benutzer den Navigator nicht ändern, dann können automatisch auch keine Ansichtsformate bearbeitet werden. Dies gilt auch, wenn Rechte für Ansichtsformate vorhanden sind. Diese Rechte gelten auch für den Benutzer Administrator. Wenn Sie Ansichtsformate für Benutzer erstellen möchten, benötigen Sie ebenfalls Rechte auf Navigatoren und das Recht Eigene und öffentliche Ansichtsformate anlegen und bearbeiten. Wenn Benutzer keine eigenen Ansichtsformate anlegen und bearbeiten dürfen, sollten Sie mindestens je ein Ansichtsformat für jeden Datensatz-Typ verfügbar machen. 85

86 Installieren und Einrichten CAS genesisworld anpassen Wenn Sie das Feld Notizen nicht in die angezeigten Felder eines Ansichtsformats aufnehmen, werden die entsprechenden Ansichten schneller geladen. Ansichtsformat nicht ändern Wenn Sie in der Dropdown-Liste Rechte für Ansichtsformate den Eintrag Ansichtsformat nicht ändern wählen, hat dies für Anwender folgende Auswirkungen. Benutzer verwenden für jede Listenansicht das hier festgelegte Ansichtsformat Standard (öffentlich). Dies gilt auch für eingebettete Listen. Ist die Option Benutzer darf diese Vorgabe des Administrators ändern aktiv, können Benutzer im Fenster Einstellungen des Desktop-Clients im Register Listen ein anderes Standard-Ansichtsformat festlegen. Eigene/öffentliche Ansichtsformate anlegen und bearbeiten Wenn Sie in der Dropdown-Liste Rechte für Ansichtsformate den Eintrag Eigene Ansichtsformate anlegen und bearbeiten wählen, hat dies für Anwender folgende Auswirkungen. Benutzer dürfen eigene Ansichtsformate anlegen oder bearbeiten. 86

87 Installieren und Einrichten CAS genesisworld anpassen Das Ansichtsformat Standard (öffentlich) wird verwendet, wenn ein Benutzer kein eigenes Ansichtsformat festgelegt hat. Ist die Option Benutzer darf diese Vorgabe des Administrators ändern nicht aktiv, wird bei eingebetteten Listen das Ansichtsformat Standard (öffentlich) verwendet. Der Benutzer kann temporär über das Kontextmenü der Liste ein anderes Ansichtsformat wählen. Beim nächsten Öffnen der Liste wird wieder das Ansichtsformat Standard (öffentlich) verwendet. Ist die Option Benutzer darf diese Vorgabe des Administrators ändern aktiv, können Benutzer andere Standard-Ansichtsformate für Datensatz-Typen festlegen. Bei eingebetteten Listen kann der Benutzer über das Kontextmenü der Liste ein anderes Ansichtsformat wählen. Außerdem ist die Option als Standard verwenden möglich, mit der ein Benutzer das Standard-Ansichtsformat für diesen Datensatz-Typ festlegen kann. Im Fenster Einstellungen des Desktop-Clients kann ein Benutzer im Register Listen die Standard-Ansichtsformate für alle Datensatz-Typen beliebig festlegen. Wenn Sie in der Dropdown-Liste Rechte für Ansichtsformate den Eintrag Eigene und öffentliche Ansichtsformate anlegen und bearbeiten wählen, hat dies für Anwender folgende Auswirkungen. Die im vorherigen Abschnitt für eigene Ansichtsformate möglichen Einstellungen für Benutzer sind für öffentliche Ansichtsformate ebenfalls erlaubt. Diese Einstellung ist auch notwendig, wenn Ansichtsformate durch Sie als Benutzer Administrator oder andere Benutzer mit Administrationsrechten festgelegt werden Standards für das Cockpit In CAS genesisworld sind insgesamt 3 Arten von Cockpits zu unterscheiden. Das Cockpit als erste Ansicht im Navigator. Unternehmens-Cockpits, die wie jede andere Ansicht im Navigator von Anwendern mit entsprechenden Rechten beliebig angelegt und konfiguriert werden können. Datensatz-Cockpits als eigene Register in Datensätzen. In welchen Datensätzen dieses Register verfügbar ist, stellen Sie in der Management Konsole im Ordner Cockpit des Bereichs Sonstiges ein. Als Standard wird das Cockpit des Benutzers Standard verwendet. Dieses Cockpit wird verwendet, bis ein Benutzer das Cockpit ändert. Außerdem kann ein Benutzer diese Vorgabe mit Standard wiederherstellen in den Anfangszustand zurücksetzen. Aktivieren Sie im Bereich Benutzerverwaltung der Management Konsole den Benutzer Standard. Üblicherweise ist dieser Benutzer deaktiviert, damit er keine Lizenz benötigt. 87

88 Installieren und Einrichten CAS genesisworld anpassen Melden Sie sich mit dem Benutzerkonto Standard am Desktop-Client an. Legen Sie den Standard für das Cockpit fest. Anschließend können Sie den Benutzer Standard im Bereich Benutzerverwaltung der Management Konsole wieder deaktivieren. Öffentliche Bausteine Für alle Cockpits können Sie als Administrator im Desktop-Client öffentliche Bausteine anlegen. Diese Bausteine werden bei Anwendern angezeigt, wenn Sie Bausteine wählen. Benutzer können diese Bausteine nicht ändern. Wird ein öffentlicher Baustein durch den Administrator geändert, werden diese Änderungen bei den verwendeten Bausteinen der Benutzer übernommen. Wird ein öffentlicher Baustein gelöscht, ist dieser bei den Benutzern auch nicht mehr vorhanden Vorgaben für die Suche Alle Clients von CAS genesisworld bieten mehrere Möglichkeiten der Suche nach Datensätzen. Bei jeder Suche werden die Rechte eines Benutzers berücksichtigt: Damit finden alle Benutzer immer nur die Datensätze, auf die sie auch Rechte haben. Prinzipiell lassen sich 3 Arten der Suche unterscheiden. die klassische Suche, die Suche mit einem Volltextindex und die SmartSearch. Klassische Suche Bei dieser Suche lässt sich mit allen verfügbaren Feldern der gesamte Datenbestand von CAS genesisworld durchsuchen. Die durchsuchten Felder im Fenster Suche im Desktop-Client werden bei jedem Datensatz-Typ in der Dropdown-Liste Zu durchsuchende Felder eingestellt. Nach der Installation ist eine Vorgabe von Feldern vorhanden. Diese Vorgabe kann jeder Anwender in den eigenen Einstellungen ändern. Haben Anwender keine eigenen Einstellungen festgelegt, werden die Einstellungen des Administrators verwendet. Wenn Sie diese Vorgabe ergänzen oder ändern, lässt sich die Suche für Ihr Unternehmen anpassen. Melden Sie sich am Desktop-Client als Administrator an und klicken Sie im Menü Extras des Programmfensters auf Einstellungen/Register Suche. 88

89 Installieren und Einrichten CAS genesisworld anpassen Einträge lassen sich für jeden Datensatz-Typ neu anlegen und ändern. Die angezeigte Reihenfolge in der Dropdown-Liste im Fenster Suche lässt sich ändern. Mit der Schaltfläche Auf Standard zurücksetzen setzen Sie als Administrator Ihre Einstellungen wieder auf die Vorgabe nach der Installation zurück. Anwender übernehmen die Vorgabe des Administrators mit der Schaltfläche Auf Standard zurücksetzen. Suche mit Volltextindex Bei dieser Suche lässt sich mit allen verfügbaren Textfeldern der gesamte Datenbestand von CAS genesisworld durchsuchen. Dafür wird ein Volltextindex über alle Textfelder aufgebaut. Eingegebene Suchbegriffe der Anwender werden dann in diesem Index gesucht. Diese Art der Suche wird verwendet im Fenster Suche des Desktop-Clients im Register Suche, im Suchfeld in der Symbolleiste in der Akte und in den Vorlagen, beim Filter über Listen in Portalen oder in mobilen CRM-Lösungen. Diese Suche ist schneller als die klassische Suche. Häufig ist die Anzahl der Suchergebnisse höher, weil im Volltextindex viele Wörter stehen. Bei den Suchbegriffen wird immer der Wortanfang betrachtet, die Reihenfolge der eingegeben Suchbegriffe spielt keine Rolle, auch das Prozentzeichen muss nicht im Suchfeld eingetragen werden. Die Suche aktivieren bzw. deaktivieren Sie als Administrator im Bereich Datenbank der Management Konsole unter Allgemein im Register Suche. Wenn Sie einen erstellten Volltextindex löschen, schalten Sie die Volltextsuche aus. Im Desktop-Client ist im Fenster Einstellung/Register Suche die Option Klassische Suche vorhanden, wenn die Suche mit dem Volltextindex aktiv ist. Wenn geübte Anwender diese Option aktivieren, suchen sie ohne Volltextindex. Weitere Informationen finden Sie in der Online-Hilfe der Management Konsole auf der Seite Suche mit Volltextindex und in der Online-Hilfe des Desktop-Clients auf der Seite Einstellungen Suche. SmartSearch Bei dieser Suche werden bestimmte Felder von bestimmten Datensatz-Typen durchsucht. Bei Adressen werden die wichtigsten Felder wie Name, Ort und Kontaktdaten durchsucht. 89

90 Installieren und Einrichten CAS genesisworld anpassen Bei den anderen Datensatz-Typen das Stichwort und teilweise ein zweites wesentliches Feld. Die Ergebnisse der Suche werden individuell für jeden Anwender nach der Relevanz sortiert. Die Relevanz berücksichtigt z. B ob ein Benutzer ein Teilnehmer des Datensatzes ist, die Übereinstimmung des Suchbegriffs mit dem Stichwort oder die Aktualität eines Datensatzes. Diese Art der Suche wird im Desktop-Client und in den in mobilen CRM-Lösungen verwendet. Als Ergebnis der Suche werden alle gefundenen Datensätze in einer gemischten Liste angezeigt. Im Desktop-Client öffnen Anwender durch Anklicken eines Ergebnisses eine Liste mit Funktionen für diesen Datensatz-Typ. Bei Adressen sind z. B die Funktionen Anrufen oder Akte anzeigen möglich, bei Dokumenten z. B Anzeigen, Ändern oder als Anhang versenden. Die SmartSearch ist schnell. In welcher Liste oder Ansicht das Suchfeld der Symbolleiste verwendet wird, spielt keine Rolle. Sonderzeichen oder Parameter müssen Anwender nicht eingeben, allerdings sind für präzisere Suchergebnisse Kürzel für Datensatz-Typen möglich. Informationen hierzu finden Sie in der Online-Hilfe der Management Konsole auf der Seite SmartSearch. SmartSearch läuft als Dienst und wird im Server Manager aktiviert, siehe Online-Hilfe des Server Managers auf der Seite Rechner und CAS Web Service einrichten. Anschließend aktivieren Sie die SmartSearch in der Management Konsole im Bereich Datenbank unter Allgemein im Register SmartSearch, siehe Online-Hilfe der Management Konsole auf der Seite SmartSearch. Den Index der SmartSearch können Sie um weitere Felder und Datensatz-Typen erweitern. Ausführliche Informationen hierzu finden Sie in der Online-Hilfe der Management Konsole auf der Seite XML-Datei für die SmartSearch. 90

91 Installieren und Einrichten CAS genesisworld anpassen Verknüpfungen lassen sich bei aktivierter SmartSearch schneller eintragen. Dann verwandelt sich das Feld Verknüpfen mit in ein Suchfeld. Diese Funktion ist für alle Datensatz-Typen möglich, die mit der SmartSearch durchsucht werden Systemnachrichten festlegen Informationen der CAS Software AG für CAS genesisworld können Anwendern angezeigt werden. Nach der Anmeldung bei einem CAS-Produkt öffnet sich eine entsprechende Meldung. Diese Meldung können Anwender mit der Option... nicht mehr anzeigen dauerhaft ausschalten. Partner bzw. Administratoren können ebenfalls Systemnachrichten veröffentlichen, um Anwender zum Beispiel über Wartungsfenster zu informieren. Eine Systemnachricht öffnet sich nur dann, wenn diese zum Zeitpunkt der Anmeldung gültig ist und sich auf den aktuell verwendeten Client bezieht. Systemnachrichten werden im Desktop-Client und in teamworks angezeigt. Funktionsweise Über einen Web Service werden die von CAS Software veröffentlichten Systemnachrichten von den Applikationsservern der Kunden abgerufen. Systemnachrichten werden von Administratoren in der Datei CustomSystemNews.xml erstellt. Diese Datei muss im Ordner...\Program Files (x86)\common Files\CAS-Software\ Server\DotNetData\SystemNews des Applikationsservers gespeichert werden. Jede Systemnachricht kann in mehreren Sprachen erstellt werden und wird Anwendern in der passenden Sprache angezeigt. Der Applikationsserver prüft bei der Anmeldung eines Anwenders, ob eine Systemnachricht in der verwendeten Sprache von CAS genesisworld vorhanden ist. <?xml version="1.0" encoding="utf-8"?> <messages> <message id="1" validfrom=" " validthrough=" " client="cas genesisworld" minversion="17.0.0" maxversion="19.1.3" author="cas Software AG"> <content language="en"> <title>english system news</title> <body>this is the news body.</body> </content> <content language="de"> <title>deutsche Systemnachricht</title> <body>das ist der Text der Nachricht.</body> </content> 91

92 Installieren und Einrichten CAS genesisworld anpassen </message> </messages> Alle Systemnachrichten sind im Cache des Applikationsservers und werden regelmäßig aktualisiert. Sobald sich ein Anwender anmeldet, werden relevante Systemnachrichten vom Applikationsserver an den Client übermittelt. Vom Client werden die übermittelten Daten ausgewertet und dann wird ein Fenster mit einer oder mehreren Meldungen angezeigt. 6.3 Kleine Hilfen für Anwender Die Einstellungen für die folgenden kleinen Hilfen finden Sie in der Management Konsole Zentrale -Einstellungen Für jeden Benutzer können Sie ein Standardkonto für s festlegen, siehe Kapitel "Navigatoren" auf Seite 81. Bei den -Einstellungen in der Management Konsole können Sie Aktualisierungs-/ Überwachungsintervalle im Bereich Sonstiges für die -Konten einstellen. Mit diesen Einstellungen legen Sie z.b. auch Ordner fest, die nicht als Offline-Ordner verfügbar sind. Außerdem lassen sich die -Adressen aus dem globalen Adressbuch des Microsoft Exchange Servers in die Datenbank von CAS genesisworld übernehmen. Anschließend sind die Adressen für alle Anwender verfügbar, beispielsweise als Vorschlag im - Fenster, wenn eine -Adresse eingegeben wird. Weitere Informationen finden Sie in der Online-Hilfe der Management Konsole auf der Seite -Einstellungen Umfang der Akte Für die Akte legen Sie als Administrator fest, welche Datensatz-Typen bei den Anwendern in der CAS genesisworld-akte enthalten sein sollen, welche Felder bei jedem Datensatz-Typ angezeigt werden sollen und nach welchem Feld die Datensätze jedes Datensatz-Typs sortiert sind. Außerdem legen Sie fest, welches Feld eines Datensatzes in der Akte in der Spalte Stichwort angezeigt werden soll. Dieser Feldwert ist frei wählbar. Eine Akte zeigt mehrere Datensatz-Typen in einer einzigen Liste. 92

93 Installieren und Einrichten CAS genesisworld anpassen Wegen der beschriebenen Einstellung in der Management Konsole, können daher in der Spalte Stichwort bei Benutzern unterschiedliche Feldwerte stehen. Weitere Informationen finden Sie in der Online-Hilfe der Management Konsole auf der Seite Akte Eingabehilfen Eine Eingabehilfe ist eine vordefinierte Eingabe für bestimmte Felder in Datensatzfenstern, wie etwa eine Auswahl der Branche oder des Lands bei den Adressen. Eingabehilfen legen Sie im Bereich Datenbank der Management Konsole fest. Eingabehilfen sind bei fast allen vorhandenen Feldern möglich. Außerdem lassen sich Eingabehilfen für alle neuen Felder anlegen, wenn diese bei Text vom Datentyp varchar oder für Zahlen sind. Bestimmte Eingabehilfen können nur für bestimmte Gruppen von Benutzern gelten. Benutzer aus verschiedenen Gruppen, beispielsweise verschiedenen Abteilungen, erhalten dann unterschiedliche Eingabehilfen. Wenn Sie internationale Eingabehilfen festlegen, können Benutzer in unterschiedlichen Sprachen mit dem gleichen Applikationsserver arbeiten. Eine Systemeingabehilfe wird für bestimmte Funktionen in CAS genesisworld verwendet und kann nicht verändert werden. Zum Beispiel ist das Feld Land eine mehrsprachige Systemeingabehilfe mit den offiziellen Bezeichnungen der Länder nach ISO 3166 in allen Sprachen, die im Standard ausgeliefert werden. Der Name einer Eingabehilfe darf kein Komma, keine Pipe ( ) und keine einfachen oder doppelten Anführungszeichen ' und " enthalten. Außerdem darf eine Eingabehilfe weder mit Leerzeichen beginnen noch enden. Nur bei Gleitkommzahlen dürfen in der Eingabehilfe Kommata enthalten sein. Jedes Feld der Datenbank hat eine bestimmte Länge. Diese maximale Anzahl von Zeichen für ein Feld darf nicht durch eine Kombination von Eingaben überschritten werden. Auswahlbaum Eine spezielle Eingabehilfe ist der Auswahlbaum. Diese hierarchischen Eingabehilfen sind nur in der Premium Edition verfügbar und bieten eine Baumstruktur, mit der mehrere Einträge in einer festen Reihenfolge gewählt werden. Ein Beispiel für einen Auswahlbaum sind übergeordnete Einträge mit Kunde, Interessent, Lieferant. Bei Kunden sind Produkte als untergeordnete Einträge verfügbar, bei Interessenten die Klassifizierung. 93

94 Installieren und Einrichten CAS genesisworld anpassen Internationale Eingabehilfen Bei der Auswahlliste, der Mehrfachauswahl und dem Auswahlbaum können Sie Internationale Eingabehilfen verwenden aktivieren. Wenn Sie dann eine Eingabehilfe anlegen oder ändern, geben Sie im entsprechenden Fenster die Eingabehilfe in unterschiedlichen Sprachen an. Jeder Benutzer erhält automatisch die Eingabehilfen und die Einträge in den entsprechenden Feldern in seiner Sprache angezeigt. Dies ist nur möglich, wenn Anwender keinen eigenen Text eingeben dürfen. Wenn Sie CAS genesisworld Web oder teamworks verwenden, sind internationale Eingabehilfen und Eingabehilfen für Gruppen ebenfalls möglich. Weitere Informationen finden Sie in der Online-Hilfe der Management Konsole auf der Seite Eingabehilfen verwalten. Eingabehilfen für Typ und Status Diese Funktion ist nur in der Premium Edition verfügbar. Eingabehilfen für das Feld Status lassen sich in Abhängigkeit vom Feld Typ festlegen. Wenn Sie daher auf die Schaltfläche Eingabehilfen beim Feld Typ oder beim Feld Status klicken, öffnet sich das spezielle Fenster Verwaltung von Typ und Status:... 94

95 Installieren und Einrichten CAS genesisworld anpassen Diese zweistufige Eingabehilfe für die Felder Typ und Status ist bei jedem Datensatz-Typ verfügbar, außer bei Kampagnen, Verkaufschancen und Verteilern. Die Felder Typ und Status können auch bei eigenen Datensatz-Typen vorhanden sein, die speziell für Ihr Unternehmen angelegt wurden. Dafür ist in der Management Konsole im Bereich Datenbank die Schaltfläche Typ/Status neu anlegen vorhanden. Anwender können in einem Datensatz genau einen Eintrag für den Typ und einen Eintrag für den Status wählen. Weitere Informationen finden Sie in der Online-Hilfe der Management Konsole auf der Seite Eingabehilfen für Typ und Status. Beispiel: Datensätze mit Eingabehilfen einheitlich erfassen Verschiedene Adressen werden einheitlich erfasst. Deaktivieren Sie die Option typunabhängig bei Status auf der rechten Seite des Fensters. Legen Sie für das Feld Typ folgende Einträge an: Kunde, Lieferant und Mitarbeiter. Markieren Sie den Eintrag Kunde bei Typ und legen Sie für das Feld Status fest: Interessent, A-Kunde, B-Kunde Beim Typ Lieferant legen Sie für das Feld Status fest: aktiv, passiv Beim Typ Mitarbeiter legen Sie für das Feld Status fest: Angestellt, Ausbildung, Probezeit Wählen Anwender dann einen Eintrag im Feld Typ, werden für das Feld Status die passenden Einträge angezeigt. 95

96 Installieren und Einrichten CAS genesisworld anpassen Pflichtfelder Die Schaltfläche Pflichtfelder öffnet das gleichnamige Fenster, in dem Sie bestimmte Felder als Pflichtfelder festlegen. Wenn dann ein Anwender den entsprechenden Typ bzw. Status einstellt, dann müssen die markierten Pflichtfelder ausgefüllt werden. Das Festlegen von Pflichtfeldern ist sowohl für den Typ als auch für den Status möglich. So können Sie beispielsweise festlegen, dass das Feld Branche ausgefüllt werden muss, wenn bei einer Adresse der Typ Kunde eingestellt wird. Haben Sie Pflichtfelder mit Spalte anpassen angelegt, dann werden diese im Fenster Pflichtfelder ebenfalls als aktivierte Pflichtfelder, aber ausgegraut angezeigt. Deaktivieren dieser Pflichtfelder ist nur im Fenster Spalte anpassen möglich. Weitere Informationen finden Sie in der Online-Hilfe der Management Konsole auf der Seite Prüfung von Pflichtfeldern. Sichtbarkeit der Register Über Typ können Sie die Anzeige von Registern in den Datensatzfenstern steuern. Dies legen Sie im Register Sichtbarkeit der Register im Bereich Sonstiges der Management Konsole fest. Damit stellen Sie Benutzern nur die Informationen zur Verfügung, die sie wirklich benötigen. Befinden sich Pflichtfelder auf ausgeblendeten Registern, so werden diese beim Speichern nicht geprüft. Damit kann ein Benutzer einen Datensatz speichern, auch wenn das Register ein Pflichtfeld enthält, das durch den Typ ausgeblendet wurde. 6.4 Einstellungen für Adressen Die folgenden Einstellungen finden Sie im Bereich Sonstiges der Management Konsole im Ordner Adressen. Register Allgemein Land (Standard) ist die Vorgabe, wenn eine Adresse neu angelegt wird. Die Eingabefelder für die Anschrift in den Datensatzfenstern entsprechen dann den Vorgaben für eine postalische Anschrift in diesem Land. Anwender können diese Vorgabe für jede Anschrift einer Adresse ändern. Unter Anschrift (Standard) legen Sie fest, welche Anschrift beim Anlegen von Einzelkontakten angezeigt werden soll. Weitere Informationen finden Sie in der Online-Hilfe der Management Konsole auf der Seite Adressen/Register Allgemein. 96

97 Installieren und Einrichten CAS genesisworld anpassen Register Feld-Synchronisation Wählen Sie bei Synchron halten die Spalten, deren Felder bei Firmen und Ansprechpartnern synchron sein sollen. Um die Felder für die Anschrift bei Ansprechpartnern und Firmen synchron zu halten, können Anwender die Option Synchrone Feldwerte an/aus aktivieren. Damit Anwender diese Option verwenden können, benötigen sie mindestens das Recht Schreiben auf das Feld Feldwerte synchron. Wenn Anwender nicht die erforderlichen Rechte besitzen, dann ist beim Anlegen oder Speichern eines Ansprechpartners die Option Synchrone Feldwerte an/aus standardmäßig gesetzt und lässt sich nicht ändern. Weitere Informationen finden Sie in der Online-Hilfe der Management Konsole auf der Seite Adressen/Register Feld-Synchronisation. Register Dublettenprüfung Die Dublettenprüfung erkennt doppelt oder mehrfach erfasste Adressen. Speichert ein Anwender eine neue Adresse mit vielen Ähnlichkeiten zu einer vorhandenen Adresse, kann die Adresse automatisch oder manuell aufgelöst werden. Um solche Dubletten zu erkennen, sind verschiedene Einstellungen möglich. Legen Sie fest, welche Felder mit welchem Faktor berücksichtigt werden sollen. Legen Sie die Optionen für die Suche nach Dubletten fest. Stellen Sie ein, ob Dubletten gelöscht oder deaktiviert werden sollen. Weitere Informationen finden Sie in der Online-Hilfe der Management Konsole auf der Seite Adressen/Register Dublettenprüfung. Register Dienste Für kartenbasierte Dienste wie beispielsweise die Umkreissuche müssen Ortsdaten in Form von Koordinaten für Adressen vorliegen. Durch die Georeferenzierung werden Adressen um Längen- und Breitengrad sowie um einen Faktor für die Genauigkeit der Koordinaten ergänzt. Die Georeferenzierung wird durch einen Web Service bei CAS Software durchgeführt und dabei wird ein OpenStreetMap-Server verwendet. Der Dienst kann daher kostenlos angeboten werden, allerdings werden in manchen Regionen weniger genaue oder gar keine Koordinaten geliefert. Dabei werden nur die Anschriften an CAS Software übertragen. Der Web Service muss im Server Manager gestartet sein, siehe Kapitel "Register Dienste" auf Seite

98 Installieren und Einrichten CAS genesisworld anpassen Die Pflege von Adressen unterstützt Adressdienstleister. Als Administrator richten Sie Anbindungen und die entsprechenden Konten ein, z. B. Unternehmensverzeichnis.org. Voraussetzung ist immer eine Verbindung in das Internet. Unternehmensverzeichnis.org ist ein freies Verzeichnis deutscher und österreichischer Unternehmen und Betriebsstätten. Mit der über die automatisch vom Dienst zugeordnete EBID-Nummer können die Daten von Firmen in CAS genesisworld mit den Informationen bei Unternehmensverzeichnis.org abgeglichen werden. Die Daten können Sie bei Bedarf aktualisieren oder vervollständigen. Außerdem können Sie für einzelne Benutzer Premium-Informationen freischalten, so dass diese Benutzer Zugriff auf zusätzliche Funktionen wie den Kauf von SCHUFA-Komplettauskünfte haben. Weitere Informationen finden Sie in der Online-Hilfe der Management Konsole auf der Seite Register Unternehmensverzeichnis. 6.5 Verknüpfungen Eine Verknüpfung in CAS genesisworld ist die Darstellung eines Zusammenhangs zwischen zwei Datensätzen. Eine ungerichtete Verknüpfung zwischen zwei Datensätzen ist eine einfache Verbindung, die von jedem Datensatz aus gleich ist. Gerichtete Verknüpfungen unterscheiden sich, je nachdem, von welchem Datensatz aus Sie den jeweils anderen Datensatz betrachten. Gerichtete Verknüpfungen können einen Namen haben, ein so genanntes Attribut. Die Attribute können sich unterscheiden, je nachdem, von welchem Datensatz aus Sie den jeweils anderen Datensatz betrachten. Bestimmte Verknüpfungsarten sind in CAS genesisworld bereits vorhanden. Diese internen Verknüpfungsarten lassen sich nicht ändern. Zusätzlich können Sie als Administrator in der Management Konsole neue Verknüpfungsarten für Ihr Unternehmen anlegen. Ein Beispiel für eine vorhandene Verknüpfungsart ist: Verkaufschancen sind mit Adressen verknüpft. Die Verknüpfungen haben das Attribut Ansprechpartner. Dies ist eine ungerichtete Verknüpfung. Ein Beispiel für eine neue Verknüpfungsart ist: Eine Adresse ist die Zentrale bzw. ein Konzern. Die Verknüpfungen zu weiteren Adressen haben das Attribut Filiale. Dies ist eine gerichtete Verknüpfung. 98

99 Installieren und Einrichten CAS genesisworld anpassen Einstellungen für Verknüpfungen finden Sie im Bereich Sonstiges der Management Konsole und in der Online-Hilfe der Management Konsole auf der Seite Verknüpfungen. Primärverknüpfungen Eine spezielle Verknüpfungsart sind Primärverknüpfungen, die nur in der Premium Edition vorhanden sind. Über Primärverknüpfungen lassen sich hierarchische Beziehungen zwischen Adressen, Projekten, Vorgängen, Terminen, Aufgaben, Dokumenten, Telefonaten und s festlegen. Die Verknüpfungsart Primärverknüpfung ist eine 1:n-Verknüpfung. Dadurch können einem Datensatz aus einer übergeordneten Ebene beliebig viele untergeordnete Daten- 99

100 Installieren und Einrichten CAS genesisworld anpassen sätze zugewiesen werden. Einem untergeordneten Datensatz kann genau ein übergeordneter Datensatz zugewiesen werden. Grundsätzlich ist eine Adresse der Ausgangspunkt von Primärverknüpfungen, dies ist fest vorgegeben. Auf der nächsten Ebene folgen Projekte und dann Vorgänge. Unter der Ebene mit Vorgängen lassen sich beliebige weitere Ebenen mit Vorgängen einrichten. Vorgänge können als Ebene auch ausgelassen werden. Nach Vorgängen folgen Aufgaben, Dokumente, Termine, s und Telefonate. Die folgende Abbildung zeigt die maximal möglichen Ebenen der Hierarchie für Primärverknüpfungen. Übergeordnete Datensätze können mehrere Primärverknüpfungen zu untergeordneten Datensätzen haben. Untergeordnete Datensätze haben eine einzige Primärverknüpfung zu einem übergeordneten Datensatz. Beispielsweise hat ein bestimmtes Projekt eine einzige Primärverknüpfung zu einer Adresse. Diese Adresse ist aber mit mehreren Projekten verknüpft. Aus diesen Regeln ergibt sich die hierarchische Struktur. Zu unterscheiden sind Primärverknüpfungen und Pflichtprimärverknüpfungen. Primärverknüpfungen können von Anwendern eingetragen werden, müssen aber nicht. Je nach den Abläufen in Ihrem Unternehmen können dann Primärverknüpfungen bei manchen Datensätzen eingetragen sein, bei anderen nicht. Pflichtprimärverknüpfung müssen von Anwendern in einem Datensatz eingetragen werden, sonst lässt sich der Datensatz nicht speichern. In diesem Fall werden eindeutige hierarchische Beziehungen zwischen Adressen, Projekten, Vorgängen, Terminen, Aufgaben, Dokumenten, Telefonaten und s festgelegt. Die Einstellungen für Primärverknüpfungen legen Sie als Administrator in der Management Konsole im Bereich Sonstiges unter Verknüpfungen fest. Weitere Informationen finden Sie in der Online-Hilfe der Management Konsole auf der Seite Überblick Primärverknüpfungen. Auswirkungen von Primärverknüpfungen für Anwender Im Datensatzfenster sind Schaltflächen in der Dropdown-Liste Übergeordnet im Register Allgemein verfügbar, um Primärverknüpfungen einzutragen. 100

101 Installieren und Einrichten CAS genesisworld anpassen Bei den Schaltflächen Verknüpfen mit und Neue Verknüpfung werden untergeordnete Einträge angezeigt, wenn eine allgemeine und eine Primärverknüpfung bei einem Datensatz-Typ möglich ist. Eingetragene Primärverknüpfungen werden bei Übergeordnet im Datensatzfenster des Desktop-Clients, in CAS genesisworld Web und in den mobilen Apps angezeigt. In team- Works werden Primärverknüpfungen im Datensatz nicht angezeigt. Im Register Baum des Datensatzfensters und in der Baumansicht wird die hierarchische Struktur der Primärverknüpfungen in einer Übersicht angezeigt. Funktionen zum Ändern der Primärverknüpfungen sind dabei verfügbar. Alle Verknüpfungen, auch Primärverknüpfungen, sind ebenfalls im Register Akte sichtbar. 6.6 Einstellungen Regeln Mit dem Benachrichtigungs- und Aktionsdienst lassen sich Regeln festlegen, die feste Abläufe in einem Unternehmen automatisieren. In einer Regel wird festgelegt, bei welchen Ereignissen welche Aktionen automatisch ausgelöst werden. Zwei Arten von Regeln lassen sich unterscheiden: Regeln für Benachrichtigungen und Regeln für Aktionen. Regeln für Benachrichtigungen Bei Regeln für Benachrichtigungen können Teilnehmer eines Datensatzes eine erhalten, wenn bestimmte Datensätze z. B neu angelegt oder geändert wurden oder eine bestimmte Frist überschritten wurde. Auch Änderungen von Verknüpfungen lassen sich überwachen. Mitglieder einer Gruppe erhalten eine Benachrichtigung, wenn eine Gruppe als Teilnehmer am Datensatz eingetragen ist. Diese Regeln für Benachrichtigungen können Anwender abonnieren. Allerdings sind Pflichtbenachrichtigungen ebenfalls möglich. Diese erhalten Anwender auch dann, wenn sie eine Regel nicht abonniert haben. Benutzer werden ebenfalls benachrichtigt, wenn sie vom Administrator als Abonnenten eingetragen wurden. Benachrichtigung können in mehreren Sprachen versendet werden. Dafür muss die Benachrichtigung in verschiedenen Sprachen vorliegen. Außerdem müssen die Sprachpakete installiert sein und in der Management Konsole muss im Bereich Regeln im Register Server-Einstellungen die Sprachunterstützung für mehrere Sprachen eingestellt sein. Regeln für Aktionen Bei Regeln für Aktionen werden bei Änderungen oder Fristüberschreitungen von bestimmten Datensätzen in CAS genesisworld neue Datensätze angelegt oder Datensätze mit anderen Datensätzen verknüpft usw. 101

102 Installieren und Einrichten CAS genesisworld anpassen Diese Regeln können Anwender nicht abonnieren. Benachrichtigungen und Aktionen lassen sich für alle Datensatz-Typen festlegen, die im Standard ausgeliefert werden und für Datensatz-Typen, die speziell für Ihr Unternehmen angelegt wurden Regeln erstellen Administratoren verwalten Regeln in der Management Konsole im Bereich Regeln. Im Register Benachrichtigungen und Aktionen können Sie für Datensatzänderungen, Fristüberschreitungen, Jahrestage oder Verknüpfungsänderungen bestimmte Aktionen festlegen. Regeln für Aktionen erzeugen neue Datensätze oder ändern bzw. verknüpfen bestehende Datensätze. Diese Regeln können nicht abonniert werden. Bei Regeln für Benachrichtigungen werden s an die Teilnehmer eines Datensatzes gesendet, wenn ein Datensatz angelegt oder geändert wurde. Diese Regeln könsanen Anwender abonnieren, wenn die entsprechende Option beim Anlegen der Regel aktiviert wird. Ob ein Benutzer Regeln erstellen bzw. ändern darf, wird durch den Administrator in der Management Konsole im Fenster Eigenschaften eines Benutzers mit der Option Regel-Administrator eingestellt. Benutzer können Regeln in der Management Konsole erstellen oder ändern, wenn die entsprechenden Rechte im Register Administrationsrechte des Fensters Eigenschaften festgelegt sind. 102

103 Installieren und Einrichten CAS genesisworld anpassen Benutzer mit dem Recht Regel-Administrator können Regeln auch mit dem Desktop- Client im Register Regeln des Fensters Einstellungen erstellen oder ändern. Im Desktop-Client sind dafür die gleichen Fenster und Funktionen wie in der Management Konsole verfügbar. Auch die Hilfeseiten sind identisch. s Für s aus seinen -Konten kann jeder Anwender bestimmte Regeln festlegen, dafür ist das Recht Regel-Administrator nicht notwendig. Im Register Regeln für s im Fenster Einstellungen im Desktop-Client bei Regeln oder beim -Konto legen Anwender diese Aktionen für s fest Benachrichtigungen und Aktionen Im Register Benachrichtigungen und Aktionen können Sie für Änderungen oder Fristüberschreitungen von Datensätzen bestimmte Aktionen festlegen. Dabei wählen Sie immer Datensätze eines bestimmten Datensatz-Typs, der überwacht werden soll. Die Grundlage einer Regel können verschiedene Ereignisse sein. Bei Datensatzänderung: Hier wird überwacht, ob ein neuer Datensatz erstellt wird oder ein vorhandener Datensatz geändert, verknüpft, gelöscht oder wiederhergestellt wird. Werden Änderungen überwacht, dann legen Sie bei Vorgabe fest, ob nur bestimmte Felder für die Überwachung relevant sind. Werden Verknüpfungen überwacht, dann legen Sie bei Vorgabe fest, ob nur Verknüpfungen mit bestimmten Datensatz-Typen für die Überwachung relevant sind. Bei Fristüberschreitung: Hier werden Felder mit einem Datum bei bestimmten Datensätzen überwacht. Für eines dieser Felder legen Sie eine Frist vor oder nach dem Datum fest. Beispielsweise können Sie sich 7 Tage vor Ende eines Meilensteins eines Projekts informieren lassen. Bei Jahrestag: Hier werden ebenfalls Felder mit einem Datum bei bestimmten Datensätzen überwacht. Für eines dieser Felder legen Sie einen Zeitraum davor oder danach fest, in dem eine Aktion ausgeführt werden soll. Beispielsweise sollen alle von einem Mitarbeiter betreuten Kunden und Lieferanten eine Geburtstagskarte erhalten. Der Mitarbeiter wird durch eine Regel 3 Tage vor dem Geburtstag informiert. 103

104 Installieren und Einrichten CAS genesisworld anpassen Bei Verknüpfungsänderung: Hier werden die Verknüpfungen bestimmter Datensätze mit bestimmten anderen Datensätzen überwacht. Beispielsweise möchten Sie informiert werden, wenn Dokumente mit Ihren Projekten verknüpft werden. Nach Datensatz-Typ und überwachtem Ereignis legen Sie Aktionen und betroffene Benutzer fest. Für jedes Ereignis wählen Sie, welche Aktion beim Eintritt eines Ereignisses ausgelöst werden soll. Die Empfänger einer Benachrichtigung lassen sich detailliert über Abonnenten, variable und feste Empfänger, Benutzer bzw. Ressourcen von CAS genesisworld und Adressen festlegen. Weitere Informationen finden Sie in der Online-Hilfe der Management Konsole auf der Seite Regel anlegen. Ausführen von Regeln steuern 104

105 Installieren und Einrichten CAS genesisworld anpassen Die Auslastung der Applikationsserver durch den Benachrichtigungs- und Aktionsdienst steuern Sie als Administrator mit mehreren Einstellungen. Mit dem Überwachungsintervall legen Sie fest, in welchen Zeitabständen Regeln geprüft und ausgeführt werden sollen. Richten Sie einen Zeitplan ein, wenn eine Regel nicht an jedem Wochentag oder Zeitpunkt ausgeführt werden soll. Der Zeitplan gilt zusätzlich zum Überwachungsintervall, d. h., je nach den Einstellungen für den Zeitplan kann eine Regel zu ganz bestimmten Zeitpunkten, seltener oder häufiger ausgeführt werden. Im Register Server-Einstellungen ist der Applikationsserver angegeben, auf dem der Benachrichtigungsdienst üblicherweise laufen soll. Dieses Register ist nur in der Management Konsole vorhanden. Außerdem kann für jede Regel der Applikationsserver eingestellt werden, der die Regel ausführen soll. Damit lässt sich die Auslastung von Applikationsservern steuern, wenn beispielsweise manche Regeln häufiger ausgeführt werden sollen. Im Register Statistiken werden für einen Regel-Administrator verschiedene Auswertungen angezeigt, wie die Durchläufe des Dienstes, die durchgeführten Aktionen, die Anzahl auslösender Datensätze usw. Dieses Register und damit entsprechende Auswertungen sind sowohl für den gesamten Benachrichtigungs- und Aktionsdienst als auch für jede Regel verfügbar. 105

106 Installieren und Einrichten CAS genesisworld anpassen Besonderheiten Mit Regeln lassen sich bei unvorsichtigem Gebrauch sehr schnell und sehr viele Datensätze anlegen oder ändern. Im Extremfall können Zyklen entstehen, bei denen wechselseitig endlos Änderungen durchgeführt oder neue Datensätze angelegt werden. Hinweise Regel-Administratoren müssen genau wissen, was sie tun und entsprechend ausgebildet sein. Beachten Sie, insbesondere als Administrator, auch die folgenden Hinweise und Empfehlungen. Der Benachrichtigungs- und Aktionsdienst ist ein Serverdienst und läuft auf einem CAS genesisworld-applikationsserver. Im festgelegten Überwachungsintervall prüft der Dienst für die überwachten Datensätze alle Regeln. Wenn ein Ereignis eingetreten ist, werden die zugehörigen Aktionen ausgeführt. Der Dienst ist in Abhängigkeit von der sonstigen Auslastung des Applikationsservers immer nur eine gewisse Zeit tätig, um den Applikationsserver nicht zu blockieren. In dieser Zeit werden alle Regeln einmal durchgeführt. Dies kann je nach Konfiguration der Regeln unterschiedlich lange sein. Dann pausiert der Dienst für die eingestellte Zeit, anschließend werden wieder alle Regeln durchgeführt. Zwischen Eintritt eines Ereignisses und Auslösen der Aktion können somit unterschiedlich lange zeitliche Abstände liegen. Performanz des Applikationsservers Die Auslastung des Applikationsservers ist auch von den Überwachungsintervallen der Regeln abhängig. Wenn Überwachungsintervalle wegen der Auslastung des Applikationsservers bzw. der Anzahl der Aktionen nicht eingehalten werden, prüfen Sie die folgenden Punkte. Haben zu viele Anwender das Recht Regel-Administrator? Sind die Regel-Administratoren ausreichend informiert und kennen die Begrenzungen dieses Dienstes? Wir empfehlen, die Option Regel-Administratoren nur für ausgesuchte Benutzer zu vergeben und diese Anwender entsprechend zu informieren. Lassen sich die Regeln von einem Administrator untersuchen und einschränken? Sind die Regeln geprüft und sinnvoll, können Sie einen eigenen Applikationsserver für den Benachrichtigungs- und Aktionsdienst verwenden. 106

107 Installieren und Einrichten Wie funktioniert die -Anbindung? Spezielle Hinweise Weiterhin sind beim Einsatz des Aktions- und Benachrichtigungsdienstes folgende Punkte zu beachten. Mehrere Regeln eines oder mehrerer Benutzer können zu Zyklen führen. Ein Benutzer A legt beispielsweise die Regel an: Wenn eine Aufgabe im Status x ist, erstelle einen Termin mit Kategorie y. Benutzer B legt die Regel an: Wird ein Termin mit Kategorie y angelegt, dann lege eine Aufgabe mit Status x an. Zyklen bzw. Endlosschleifen dieser Art werden vom CAS genesisworld-applikationsserver nicht erkannt. Volumen und Anzahl der s und geänderter bzw. neuer Datensätze sind zu beachten. Je nach Größe der Installation, der Anzahl Benutzer, der Anzahl von Regel- Administratoren und dem konkreten Einsatz können sehr viele Aktionen ausgelöst werden. Pro Regel kann immer nur eine Aktion ausgeführt werden. Für mehrere Aktionen müssen mehrere Regeln definiert werden. Mit dem Benachrichtigungs- und Aktionsdienst ist kein mehrstufiger Workflow mit Bedingungen, Verzweigungen usw. abbildbar. 7 Wie funktioniert die -Anbindung? Die Abbildung gibt einen Überblick zur -Anbindung in CAS genesisworld Die Postfächer auf dem -Server richtet üblicherweise der Administrator ein. In CAS genesisworld wird IMAP4 für -Konten unterstützt. 107

108 Installieren und Einrichten Wie funktioniert die -Anbindung? Die Verbindung zwischen dem Postfach auf dem -Server und CAS genesis- World wird mit dem -Konto hergestellt. Das -Konto kann vom Administrator eingerichtet und im Navigator von Anwendern angezeigt werden. Anwender können unter Umständen auch ein anderes -Programm verwenden, siehe Kapitel "Andere -Clients" auf Seite 110. Alle empfangenen und gesendeten s eines -Kontos werden auf dem -Server verwaltet. Auf die s auf dem -Server greifen Anwender online mit einem - Client zu, in CAS genesisworld beispielsweise mit einer ansicht (Postfach). Da die s auf dem -Server verwaltet werden, sind diese s keine CAS genesisworld-datensätze und der Applikationsserver wird dadurch nicht belastet. Ein -Konto für den Benachrichtigungsdienst muss in der Management Konsole im Bereich Regeln eingerichtet werden. Dabei ist ein SMTP-Konto möglich, weil s nur versendet werden. Anwender können online oder offline arbeiten. Offline heißt, dass keine Verbindung zum -Server besteht und der Zugriff auf den Inhalt des -Kontos über lokale Ordner erfolgt. Bei den Eigenschaften eines Kontos können Anwender Weitere Einstellungen für den Offlinebetrieb angeben. Dabei wird festgelegt, ob s für den Offlinebetrieb gespeichert werden sollen. Für den Offlinebetrieb ist die Übernahme in lokale Ordner empfehlenswert, weil die Performanz höher ist. Auf die s in einem lokalen Ordner hat nur der Benutzer Zugriff, der auch Zugriff auf das Postfach hat. Lokale Ordner sind Ordner auf dem Rechner des Anwenders in den Einstellungen für diesen Benutzer. Anwender archiviert s eines -Kontos können in CAS genesisworld archiviert werden. Damit wird eine Kopie der im Dokumentenarchiv gespeichert und ein CAS genesis- World-Datensatz wird für die archivierte angelegt. Sobald eine archiviert ist, können im Datensatz Teilnehmer für die gewählt werden und die lässt sich mit anderen CAS genesisworld-datensätzen verknüpfen. Die archivierte hat keine Verbindung mehr zu der auf dem -Server im Postfach. Sowohl im Online- als auch im Offlinebetrieb können Anwender s archivieren. 108

109 Installieren und Einrichten Wie funktioniert die -Anbindung? Server -Server werden in ihrer Zusammenarbeit mit CAS genesisworld von CAS Software getestet. Eine Liste der getesteten -Server finden Sie in der aktuellen Freigabeliste unter hilfe.cas.de. Voraussetzungen Folgende Anforderungen muss ein -Server mindestens erfüllen. Der -Server muss multisessionfähig sein. Die Anzahl der gleichzeitig offenen Verbindungen für einen Benutzer sollte je nach Anwendungsszenario - am -Server auf mindestens zwanzig eingestellt werden. Hintergrund dafür ist, dass CAS genesisworld gleichzeitig die s mehrerer Postfächer aktualisiert bzw. ein Benutzer auch mehrere -Fenster geöffnet haben kann. -Server und CAS genesisworld-applikationsserver sollten nicht auf einem Rechner installiert werden. Vermeiden Sie diese Konstellation oder testen Sie diese in Hinblick auf Systemstabilität und Performanz. -Protokolle Der -Client von CAS genesisworld unterstützt das -Protokoll IMAP nach dem definierten Standard. Einige -Server und Provider halten sich nicht an den definierten Standard und funktionieren möglicherweise nicht mit CAS genesisworld. Verwenden Sie daher ausschließlich von CAS Software freigegebene -Server bzw. Provider. Informationen zu freigegebenen -Servern und Providern für CAS genesisworld finden Sie in der aktuellen Freigabeliste unter hilfe.cas.de. CAS Software übernimmt für nicht freigegebene -Server keine Garantie und keinen Support. Mit dem Internet Message Access Protocol (IMAP) speichern Anwender ihre s und Ordner direkt auf dem -Server. IMAP wurde hauptsächlich dafür entwickelt, um s rechnerunabhängig zu bearbeiten. IMAP bietet mehrere Möglichkeiten, die s und Ordner zu verwalten und zu sichern. Aktuell ist IMAP in der Version 4 und diese wird von CAS genesisworld unterstützt. Alle gängigen -Server unterstützen IMAP, z. B. der Microsoft Exchange Server. Die meisten Provider bieten IMAP kostenpflichtig an. 109

110 Installieren und Einrichten Wie funktioniert die -Anbindung? 7.2 Andere -Clients In CAS genesisworld können Anwender beispielsweise mit Microsoft Outlook als - Client verwenden. Beim Schreiben einer in CAS genesisworld öffnet sich dann das festgelegte -Programm. s mit Microsoft Outlook archivieren Für Microsoft Outlook ist ein Add-In verfügbar. Damit können Anwender ihre s über eine Schaltfläche in Microsoft Outlook archivieren und damit als CAS genesisworld- Datensätze speichern. Beachten Sie beim Add-In für Microsoft Outlook folgende Besonderheiten. Die Installation und Voraussetzungen unterscheiden sich je nach Version von Microsoft Outlook. Das Add-In für Microsoft Outlook kann auch ohne Desktop-Client von CAS genesis- World installiert werden. Das Add-In für Microsoft Outlook kann über MSI auf den Rechnern installiert werden, siehe Kapitel "Microsoft Outlook und Crystal Reports" auf Seite 41. Weitere Informationen finden Sie in der Online-Hilfe der Management Konsole auf der Seite Microsoft Outlook. 7.3 Anmeldung am System Eine eindeutige -Adresse für jeden Benutzer wird in der Datenbank für das Benutzerkonto gespeichert, siehe Kapitel "Benutzer anlegen" auf Seite 75. Diese -Adresse wird für das Einladungsmanagement und den Benachrichtigungsdienst verwendet. Bei Benutzern wird diese -Adresse im Desktop-Client im Fenster Eigenschaften im Register Allgemein bei gespeicherte -Adresse angezeigt. Diese -Adresse lässt sich von Anwendern nicht ändern, auch nicht beim Ändern oder Einrichten eines -Kontos. Empfehlenswert ist, diese -Adresse auch für das Standardkonto eines Benutzers zu verwenden. -Konten können vom Administrator vorgegeben werden. Mit den erforderlichen Rechten können Anwender ein -Konto für die -Adresse des Benutzerkontos oder für weitere -Adressen auch selbst einrichten, siehe Kapitel " -Ansicht im öffentlichen Navigator" auf Seite 84. In öffentlichen Navigatoren kann eine ansicht enthalten sein, die automatisch auf das Standardkonto des angemeldeten Benutzers zugreift. 110

111 Installieren und Einrichten Daten sichern Weitere Informationen finden Sie in der Online-Hilfe der Management Konsole auf der Seite Persönliches -Konto im öffentlichen Navigator Einstellungen der Management Konsole Als Administrator legen Sie im Bereich Sonstiges der Management Konsole generelle Einstellungen für die -Konten in CAS genesisworld fest. Zeitintervalle für automatische Aktionen -Adressen aus dem globalen Adressbuch des Microsoft Exchange Servers übertragen Vorgaben für Fremdzugriffsrechte beim Archivieren von s ohne Archivierungsvorlage Speichern von archivierten s ab einer bestimmten Größe im Dokumentenarchiv globale -Signatur Anzahl der gleichzeitig versendeten Serien-Mails beschränken Die Einstellungen gelten für alle Benutzer und alle eingerichteten -Konten. Weitere Informationen zu den -Einstellungen finden Sie in der Online-Hilfe der Management Konsole auf der Seite -Einstellungen. 8 Daten sichern Eine Sicherung ist eine Kopie des gesamten Datenbestands auf einem anderen Datenträger, also beispielsweise auf einer Festplatte oder einem anderen Rechner. Mit einer Sicherung schützen Sie sich vor Datenverlust, wenn ein Rechner plötzlich defekt ist. Eine Kopie der Daten auf dem gleichen Rechner, z. B. in einen anderen Ordner, ist keine Sicherung und wäre bei einem Defekt des Rechners ebenfalls verloren. Hinweise Wir empfehlen dringend, täglich eine Sicherung zu erstellen. Beispielsweise können Sie an jedem Tag der Woche eine Sicherung erstellen. Diese Sicherungsdateien werden dann in der darauf folgenden Woche überschrieben. So haben Sie immer eine Sicherung der letzten fünf Arbeitstage. RAID-Systeme (Redundant Array of Inexpensive Disks) sorgen für eine größere Sicherheit, indem Daten auf mindestens einer weiteren Festplatte nochmals gespeichert werden. 111

112 Installieren und Einrichten Daten sichern Wenn Sie Erweiterungen für CAS genesisworld verwenden, sind ggf. zusätzliche Sicherungen zu erstellen, die nicht gesondert beschrieben werden. Zusätzlich können Sie natürlich monatliche, vierteljährliche usw. Sicherungen durchführen. 8.1 Datenbank sichern In der Datenbank befinden sich die Daten aller Datensatz-Typen, also der Adressen, Aufgaben usw. In der Datenbank befinden sich weitere Daten etwa die Benutzer, Lizenzen, Einstellungen usw. Bei Archivdokumenten sind in der Datenbank die Metadaten enthalten, die Archivdateien wie Microsoft Word-Dokumente, PDF-Dateien usw. werden nicht in der Datenbank gespeichert, sondern im Dokumentenarchiv, siehe Kapitel "Dokumentenverwaltung mit CAS genesisworld" auf Seite 15. Wenn Sie als Datenbanksystem den Microsoft SQL Server verwenden, sichern Sie die Daten mit dem Server Manager, siehe Kapitel "Register Backup/Restore" auf Seite 119. Üblicherweise sind für Datenbanksysteme auch spezielle Werkzeuge für die Sicherung verfügbar. 8.2 Dokumente sichern Speziell gesichert werden muss das Dokumentenarchiv für Archivdateien, da dies ein spezieller Ordner außerhalb der Datenbank ist. Zum Sichern kopieren Sie den gesamten Ordner auf einen anderen Datenträger. Ein Archivsystem können Sie ebenfalls verwenden. 8.3 Portale sichern Portale werden beispielsweise für teamworks, Helpdesk online, Survey online oder Event online erzeugt. Anpassungen und Inhalte für Ihr Unternehmen bei Portalen befinden sich außerhalb der Datenbank. Erstellen Sie als Administrator eine Sicherung der Ordner, in denen die Portale liegen s sichern s sollten ebenfalls gesichert werden. Sobald Anwender eine in CAS genesisworld archiviert haben, ist die ein Datensatz von CAS genesisworld. Dieser Datensatz wird mit der Datenbank gesichert. Die archivierte wird im Dokumentenarchiv gespeichert und muss mit dem Dokumentenarchiv gesichert werden. 112

113 Installieren und Einrichten Wichtige Werkzeuge Nicht archivierte s befinden sich auf einem -Server und werden dort auch bearbeitet. Dieser Rechner muss ebenfalls gesichert werden. Wenn Anwender lokale Ordner verwenden, dann befinden sich s in einem Ordner. Diesen Ordner können Anwender frei wählen. Dann ist darauf zu achten, dass diese Ordner in passenden Zeitabständen gesichert werden. Diese Ordner sollten nicht von Virenscannern durchsucht werden, die möglicherweise s ändern oder löschen. 8.5 Datensicherheit Daten in CAS genesisworld lassen sich über Rechte von Benutzers steuern. Informationen dazu finden Sie in der Online-Hilfe der Management Konsole auf der Seite Spezielle Rechte für den Datenschutz. Unabhängig von CAS genesisworld ist unter Umständen ein Zugriff ebenfalls möglich, da bestimmte Daten ungeschützt vorhanden sind. Das Dokumentenarchiv enthält Archivdateien, auf die ein Zugriff auch ohne CAS genesisworld möglich ist. Daher sollte nur der Windows-Benutzer für den Applikationsserver auf diesen Ordner zugreifen können, siehe Kapitel "Registrierung des Applikationsservers" auf Seite 46. Der Index für die SmartSearch ist im Ordner..\Program Files (x86)\common Files\ CAS-Software\Server\JavaServices\smartsearch\data. Auch auf diesen Ordner kann jeder Benutzer mit entsprechenden Rechten zugreifen. Die Daten sind nicht verschlüsselt. Wenn die Replikation mit Notebooks eingesetzt wird, sind auf einem Notebook ebenfalls ein Dokumentenarchiv und ein Index für die SmartSearch in den jeweiligen Ordnern sowie ein Datenbanksystem vorhanden. Die Benutzer-Konten für die Anwender der Notebooks sollten auf diese Ordner und auf das Datenbanksystem keinen Zugriff haben. Berücksichtigen Sie ebenfalls, dass bei einem Datenbanksystem, üblicherweise einer Microsoft SQL Datenbank - ebenfalls Wartungsarbeiten zu empfehlen sind. Ansonsten können die Performanz und Leistungsfähigkeit sinken. 9 Wichtige Werkzeuge Zu diesen Werkzeugen gehören: Der Datenbankassistent ermöglicht Arbeitsschritte für Datenbanken nach der Installation. 113

114 Installieren und Einrichten Wichtige Werkzeuge Der Server Manager dient zum Steuern des Applikationsservers, z. B. für Pflegearbeiten. 9.1 Der Datenbankassistent Bei der Installation von CAS genesisworld führen Sie üblicherweise die notwendigen Arbeitsschritte für das Datenbanksystem durch. Nach der Installation verwenden Sie den Datenbankassistenten, um Arbeitsschritte für die Datenbank durchzuführen, z. B beim Erstellen einer neuen Datenbank oder bei der Konfiguration des Datenbankzugangs für den CAS genesisworld-applikationsserver oder beim Aktualisieren der Datenbank. In einer installierten bzw. aktualisierten Datenbank von CAS genesisworld sind Datenmodelle aller Module und Branchenlösungen integriert. Eine Anpassung der Datenbank ist also nicht notwendig, wenn Sie ein Modul wie Helpdesk oder eine Branchenlösung wie IT Services einsetzen. Änderungen wie z. B zusätzliche Felder für ein Modul werden aber erst dann angezeigt, wenn die entsprechende Lizenz in der Management Konsole eingetragen ist. Der Datenbankassistent verfügt über eine eigene Online-Hilfe, hier im Handbuch werden einige wichtige Punkte beschrieben. Nach der Installation des Applikationsservers können Sie den Datenbankassistenten auf dem Rechner starten, auf dem der Applikationsserver läuft. Dieser Rechner muss Zugang zu dem Rechner haben, auf dem die Datenbank liegt. Klicken Sie in der CAS genesisworld Programmgruppe auf Datenbankassistent. Die Seiten des Assistenten enthalten immer ausführliche Texte. Die Erläuterungen hier geben Ihnen einen Überblick und ergänzen die Beschreibung im Assistenten. 114

115 Installieren und Einrichten Wichtige Werkzeuge Mandantenfähigkeit Mandantenfähigkeit bedeutet, dass Sie mit dem CAS genesisworld-applikationsserver auf mehrere Datenbanken - also Mandanten - zugreifen können. Für jede Datenbank bzw. jeden Mandanten werden eigene Lizenzen benötigt. In jeder Datenbank können unterschiedliche Benutzer angelegt sein und jede Datenbank enthält andere Daten. Damit können Sie vollständig voneinander unabhängige Anwendungen betreiben, beispielsweise ein CAS genesisworld für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, eine Anwendung für Lieferanten, Partnerfirmen oder eine für Kunden. Standard-Datenbank Beim Start des Datenbankassistenten öffnet sich ein Fenster mit einer Liste der verfügbaren Datenbanken. Hier rufen Sie dann alle Funktionen für Datenbanken auf. Standard setzen definiert die markierte Datenbank als Standard-Datenbank. Die Standard-Datenbank ist die Datenbank, an der sich Benutzer beim ersten Start von CAS genesisworld anmelden. Wenn Sie nur eine Datenbank verwenden, ist diese automatisch die Standard-Datenbank. Wenn Sie nach der Installation die Management Konsole öffnen, melden Sie sich an der Standard-Datenbank an. Ist mehr als eine Datenbank vorhanden, wählen Sie bei der Anmeldung an der Management Konsole über eine Dropdown-Liste die Datenbank. Anwender können beim Anmelden die Datenbank ebenfalls wählen. Umbenennen der markierten Datenbank ändert den Namen der angezeigten Datenbank, z. B beim Anmelden, nicht aber den Namen der Datenbank selbst. Datenbank aktualisieren Aktualisieren verwenden Sie für eine vorhandene CAS genesisworld-datenbank, wenn sich bei einem Software-Update das Datenbankmodell geändert hat. Die Datenbank und der CAS genesisworld-applikationsserver müssen kompatibel sein. Wenn Sie also eine neue Version installiert haben, können Sie mit dieser Funktion die Datenbank aktualisieren. Dabei melden Sie sich mit Ihrem Administratorkennwort am Applikationsserver von CAS genesisworld an. Anschließend aktualisiert der Datenbankassistent Ihre Datenbank für die neue Version. Vor dem Aktualisieren einer Datenbank mit dem Datenbanksystem Microsoft SQL Server wird automatisch der Kompatibilitätsgrad ermittelt und angezeigt. Nur wenn der Kompatibilitätsgrad der Datenbank mindestens 100 entspricht, kann eine Aktualisierung durch- 115

116 Installieren und Einrichten Wichtige Werkzeuge geführt werden. Die Syntax verschiedener Versionen des Microsoft SQL Servers kann sich unterscheiden und der Kompatibilitätsgrad gibt an, ob das Verhalten der Datenbank mit der Version des Microsoft SQL Servers kompatibel ist. Informieren Sie sich bitte in der Dokumentation für den Microsoft SQL Server über die Eigenschaften der Datenbank und den Kompatibilitätsgrad. Neue Datenbank Neue Datenbank verwenden Sie nach dem Kauf von CAS genesisworld oder wenn Sie Sie eine neue Datenbank anlegen möchten, etwa einen Mandanten. Bitte beachten Sie beim Datenbanksystem die Hinweise im Kapitel "Mögliche Datenbanksysteme" auf Seite 13. Bei einer neuen Datenbank melden Sie sich an der Management Konsole mit dem Benutzer Administrator ohne Kennwort an. Datenbank verbinden oder trennen Mit Verbinden schalten Sie CAS genesisworld auf eine andere Datenbank um oder verbinden CAS genesisworld mit einer weiteren Datenbank. Wenn Sie einen Microsoft SQL Server verwenden und der Benutzer und das Kennwort für den Datenbankrechner eingetragen ist, können Sie in der Dropdown-Liste Datenbankname eine der verfügbaren bzw. erreichbaren Datenbanken wählen. Mit Trennen entfernen Sie die Verbindung zwischen CAS genesisworld und einer bestimmten Datenbank. Datenbank erweitern Erweitern der Datenbank erfolgt z. B. mit neuen Feldern eines Datensatz-Typs oder zusätzlicher Datensatz-Typen einer Partnerlösung. Diese Erweiterungen der Datenbank werden erzeugt, wenn mit der Management Konsole zusätzliche Felder oder Datensatz-Typen angelegt werden. Die Erweiterungen werden in Skriptdateien abgelegt. Die Skriptdateien werden beim Erweitern der Datenbank im Ordner..\Gemeinsame Dateien\CAS-Software\DBAssistent\SP gesucht. Das Ausführen von Skriptdateien kann Auswirkungen auf Ihren Datenbestand haben. Stellen Sie also vorher sicher, dass Sie eine aktuelle Sicherungskopie Ihres jetzigen Datenbestands haben, die Sie nach eventuellen Fehlern wieder einspielen können. 116

117 Installieren und Einrichten Wichtige Werkzeuge Zeichensatz anpassen Zeichensatz anpassen ändert für die markierte Datenbank den Zeichensatz. Damit können Sie zum Beispiel auf einen türkischen Zeichensatz umstellen und so die türkischen Schriftzeichen korrekt anzeigen lassen. Außerdem können Sie an dieser Stelle Unicode aktivieren. Unicode Unicode ist ein internationaler Standard, mit dem jedes Zeichen aller Schriftkulturen digital kodiert ist. Die Umstellung auf Unicode erfolgt für die Datenbank und damit für alle Datensatz- Typen in CAS genesisworld. Benutzer können dann in Felder beliebige Zeichen in beliebigen Sprachen eingeben. Dies erlaubt insbesondere bei internationalen Adressen, dass Namen, Ort, Anschriften usw. im CAS-Produkt mit den "richtigen" Zeichen eingegeben und dargestellt werden. Die Umstellung auf Unicode lässt nicht rückgängig machen. Wenn Sie nach der Umstellung auf Unicode neue Felder in der Management Konsole anlegen, ist für diese automatisch Unicode eingestellt. Die Umstellung auf Unicode erfolgt im Datenbankassistent mit der Schaltfläche Zeichensatz anpassen für die markierte Datenbank. Weitere Informationen finden Sie in der Online-Hilfe des Datenbankassistenten auf der Seite Zeichensatz anpassen. 9.2 Server Manager Der Server Manager dient zum Steuern des Applikationsservers, z. B. für Pflegearbeiten, für automatische Updates und zum Sichern der Datenbank. Den Server Manager starten Sie auf dem Applikationsserver über Start/Programme/CAS genesisworld/cas genesisworld Server Manager. Die Einstellungen des Server Managers werden bei jeder Änderung gespeichert. Im unteren Teil des Fensters wird jede Aktion protokolliert und Sie können den jeweils letzten Status kontrollieren. Der Server Manager verfügt über eine eigene Online-Hilfe, hier im Handbuch werden einige wichtige Punkte beschrieben. Register Serverregistrierung In diesem Register legen Sie das Konto für den CAS genesisworld-applikationsserver fest. Der Benutzer muss ein Windows-Benutzer sein, der lokale administrative Rechte auf dem Rechner hat, siehe Kapitel "Registrierung des Applikationsservers" auf Seite 46. Außerdem lässt sich der Applikationsserver beenden und wieder verfügbar machen. 117

118 Installieren und Einrichten Wichtige Werkzeuge Register Zeitautomatik In diesem Register können Sie eine Zeitautomatik für das Beenden und Sperren des Applikationsservers festlegen. In dieser Serverpause sichern Sie beispielsweise die Datenbank, siehe Kapitel "Daten sichern" auf Seite 111 oder lassen den Update-Dienst laufen, siehe Kapitel "Der Konfigurationsassistent" auf Seite 21. Register Datenbank Im Register Datenbank können Sie die Verbindung des Applikationsservers zur Datenbank von CAS genesisworld testen und überwachen lassen. Wenn beispielsweise ein Microsoft SQL Server unvorhergesehen beendet wurde, muss der CAS genesisworld-applikationsserver explizit beendet und neu gestartet werden. Erst dann kann der Microsoft SQL Server neu gestartet werden und die Anwender können sich wieder anmelden. Wenn sich CAS genesisworld-clients während der Arbeit unerwartet beenden oder schließen, geht möglicherweise die Verbindung zum Applikationsserver verloren. Dabei wird in der Regel eine Meldung angezeigt, dass die Verbindung vom Client zum Applikationsserver getrennt wurde und der Client daher neu gestartet werden muss. Prüfen Sie im Server Manager, ob der Applikationsserver beendet ist oder nicht aktiviert werden kann. Möglicherweise kann der Applikationsserver auch keine Verbindung zur Datenbank herstellen. Verwenden Sie dafür die Schaltfläche Datenbankverbindung testen. 118