Agile Prozesse und Vorgehen in öffentlichen Verwaltungen Widerspruch oder Chance?

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Berndt Bayer
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1 Agile Prozesse und Vorgehen in öffentlichen Verwaltungen Widerspruch oder Chance? Agile Leadership Day 5. November 2014 Birgit Teufel & Marc Zeugin Kanton Zürich 5. November 2014 Seite 1

2 Was wir präsentieren? Verwaltung des Kantons Zürich Design Thinking - Prinzip Projekt Volksschule Projekt Mobile Inventurlösung Was lernen wir daraus? Fragen 5. November 2014 Seite 2

3 Wie «wir» uns die Verwaltung vorstellen. watch? v=brkzzpaqkua Papier, Formulare, Papier und noch mehr Formulare und eine Kundenorientierung 5. November 2014 Seite 3

4 Finanzverwaltung Kanton Zürich...und was die Verwaltung des Kantons umfasst Stra era Steu ssen verk e hrsa Universität & Universitätsspital mt t lam a i z o S ZVV t ram Handelsregiste Amt für M Zivil ilitär un schu d tz Justiz & Justizvollzug 5. November 2014 mt Volksschulen Strassenunterhalt le Regiona ntren (RAV) ngsze u l t t i m r e Arbeitsv Seite 4

5 Design-Thinking was ist das? Ø interdisziplinäre Teams Ø iteratives Vorgehen Ø designer-orientiert Ø Prototyping im Projektumfeld 5. November 2014 Seite 5

6 Design-Thinking define & research define Was ist die relevante Problem- / Fragestellung? research Problemfeld kennenlernen - ein vollständiges Bild erlangen Ziel Wir kennen das Problem 5. November 2014 Seite 6

7 Design-Thinking ideate & prototype ideate Ideengenerierung mit den Usern Brainstorming, Brainwriting etc. prototype Ideen (oder eine Ideenauswahl) wird konkretisiert Ziel Wir finden Lösungen 5. November 2014 Seite 7

8 Design-Thinking choose, implement, learn choose Auswahl Variante nach dem Prototyping implement Realisierung der Lösung im iterativen Verfahren learn Erkenntnisse werden in den nächsten Iterationen berücksichtigt 5. November 2014 Seite 8

9 Direktionen Kanton Zürich Regierungsrat Staatskanzlei Justiz & Inneres Sicherheit Finanzen Volkswirtschaft Gesundheit Bildung Bau Amt für Wirtschaft und Arbeit Volksschulamt 5. November 2014 Seite 9

10 Projekt Volksschule im Kanton Zürich Ø Ein-/Austritte jährlich Ø Schuljahreswechsel Ø Personaleinsatzplanung Ø Pensenänderungen Ø etc. Zahlen Festanstellungen (Lehrpersonen & Schulleitende) Vikariate jährlich (Stellvertretungen) Schulgemeinden (unterschiedlicher Grösse) 5. November 2014 Seite 10

11 Was haben wir angetroffen? Die Schulgemeinden haben keinen direkten Zugriff auf das kantonale SAP-System. Personalmassnahmen (wie Ein-, Austritte etc.) werden in de Regel via Formular gemeldet. Die Erfassung der Daten im kantonalen System erfolgt manuell. 5. November 2014 Seite 11

12 Was wollten wir erreichen? «Qualitätssteigerung gibt Luft für Neues» Zitat Matthias Weisenhorn, Abteilungsleiter Volksschulamt «Der Prozess muss so einfach sein, wie die Bestellung eines Kinoticket im Internet» Zitat Matthias Weisenhorn, Abteilungsleiter Volksschulamt Verzicht auf Schnittstellen Kunden- und Usersicht im Fokus è Einfache Darstellung - Geführte intuitive Bedienung 5. November 2014 Seite 12

13 Design-Thinking - define & research Was beinhaltet das Projekt (Projektumfang)? Big Picture und Definition der Rahmenbedingungen und Konventionen Aufgabengebiet verstehen: Projektteam hat mehrere Stunden operativ gearbeitet è fördert das Verständnis Auftraggeber hat klare Vorstellungen und eine Vision (Erfolgsfaktor!) Ziel Wir kennen das Problem 5. November 2014 Seite 13

14 Design-Thinking Ideate & prototype Lösungsideen sammeln Hinterfragen der Vollständig- und Machbarkeit Favorisierte Lösung konkretisieren und mittels Prototyping verifizieren 5. November 2014 Seite 14

15 Design-Thinking choose & implement & learn Die Iterationen waren wichtig. Es wurden nicht alle Design-Thinking- Phasen gleich stark gewichtet Detailliertes und häufiges Feedback ermöglichte eine Verifizierung der Vorstellungen im Testing Kleine Pakete erleichtern den Umgang mit Veränderungen und dienen der Risikominimierung Portal & Gemeinderechnung Einzelabfrage & Auswertungen Personaladministra:on Personaleinsatz Einmalzulage 5. November 2014 Seite 15

16 Was lernen wir aus diesem Projekt? Iteratives Vorgehen ermöglicht schnell auf Unvorhergesehenes zu reagieren. Das Testing und die Feedbackkultur spielen eine entscheidende Rolle. Komplexität wird dank der grossen Transparenz sichtbar und erfahrbar gemacht. Userfokus: Begeisterung durch Mitgestaltung. Gemeinsame Entscheidungen und Erfolgserlebnisse spornen an und motivieren. Lernende Organisation mit Perspektivenwechsel fördert das Wir Gefühl. Intervention «Stopp - ein Schritt zurück» gehört zur Projektkultur. è Gemeinsame getragene Lösung! 5. November 2014 Seite 16

17 Projekt Mobile Inventurlösung Jährliche Inventuraufnahme der Seco-finanzierten Arbeitsmittel im Amt für Wirtschaft und Arbeit. Die Inventuraufnahme erfolgt anhand von ausgedruckten Listen. 5. November 2014 Seite 17

18 Mobile Inventurlösung - Define Eingrenzung auf die Inventurdurchführung Effizienzgewinn steht im Zentrum Kosten neuer Lösung muss im Verhältnis zum Effizienzgewinn sein 5. November 2014 Seite 18

19 Mobile Inventurlösung Research Was beinhaltet ein Arbeitstag bei der Inventuraufnahme? Welche Tätigkeits-Teilschritte werden durchlaufen? 5. November 2014 Seite 19

20 Mobile Inventurlösung Ideate Die Ideenfindung wurde in mehreren Workshops durchgeführt. In der ersten Phase waren Ideen für einen effizienten Ablauf gesucht. è mögliche Sollprozesse Erkenntnis: Daten müssen vor Ort elektronisch mutiert werden können 5. November 2014 Seite 20

21 Finanzverwaltung Kanton Zürich Mobile Inventurlösung Prototype Zusammen mit den Usern wurden Varianten von möglichen Anwendungsoberflächen für die Inventuraufnahme skizziert. Inventarliste je Standort 5. November 2014 Wie könnte die Suchmaske aussehen? Seite 21

22 Mobile Inventurlösung Choose 1 Prototyping-Variante wurde ausgewählt und als mobiles App mit Teilfunktionen programmiert. 5. November 2014 Seite 22

23 Mobile Inventurlösung Implement & Learn Es wurde in Releases gearbeitet: Ø Release 1: Inventurerfassung mittels Tablet ohne SAP-Anbindung. Ø Release 2: Online-Anbindung der mobilen Applikation an die SAP- Inventurlösung. 5. November 2014 Seite 23

24 Was lernen wir aus diesem Projekt? Der Design-Thinking-Ansatz hat sich bei diesem Projekt bewährt: Ø Prozess der Inventuraufnahme ist nicht komplex. Ein grafisches Aufzeichnen mit der 360 -Betrachtung ist einfach möglich. Ø Die User waren sehr begeistert die Oberfläche der mobilen Applikation gestalten zu dürfen. 5. November 2014 Seite 24

25 Was macht Design Thinking nun wirklich aus? Design Thinking ermutigt zu kreativen und innovativen Ansätzen. «Dies geht an die Verrückten, die Unangepassten, die Rebellen, die Unruhestifter, die runden Stifte in den quadratischen Löchern diejenigen, die Dinge anders sehen sie mögen keine Regeln. ««Manchmal wenn du Innovationen schaffst, machst du Fehler.» Zitate Steve Jobs 5. November 2014 Seite 25

26 Fragen Die Fragerunde ist eröffnet. 5. November 2014 Seite 26

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