Kooperative Qualitätsentwicklung Jahresbericht 2009

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1 Kooperative Qualitätsentwicklung Jahresbericht 2009 Ein Projekt bayerischer Hochschulen für angewandte Wissenschaften für ein integriertes und systematisches Qualitätsmanagement Inhalt 1. Ausgangssituation Projektinformationen Teilnehmer und Partner Ziel des Konsortiums Arbeitsprogramm Arbeitsweise Aktueller Projektstand AP2 Anforderungen, Kriterien und Methoden für QM AP3 Instrumentenpool AP4 Prozessbeschreibungen AP7 Befragungssysteme Kontakt Anhang Entwurf QM-Umsetzungskonzept (Überblick) Auszug aus dem Fragebogen zur Bestandsaufnahme QM-Katalog Entwurf der Prozesslandschaft Seite 1 von 11

2 1. Ausgangssituation Im Rahmen des Arbeitskreises Qualitätsmanagement an Fachhochschulen hatte sich Mitte 2007 eine Gruppe von sechs Hochschulen für angewandte Wissenschaften (Augsburg, Hof, Ingolstadt, Rosenheim, Weihenstephan und Würzburg-Schweinfurt) sowie das DiZ Zentrum für Hochschuldidaktik der bayerischen Fachhochschulen gebildet, um gemeinsam einen Projektantrag für eine Ausschreibung des Stifterverbands für die Deutsche Wissenschaft vorzubereiten. Der Projektantrag mit dem Titel Kooperative Qualitätsentwicklung Ein Projekt kleiner und mittlerer Hochschulen für integriertes und systematisches Qualitätsmanagement wurde bei 58 Anträgen und 4 geförderten Projekten nicht ausgewählt. Aufgrund der bereits erarbeiteten Grundlagen und der guten Zusammenarbeit im Konsortium waren sich die Teilnehmer des Konsortiums einig, dass ihr Projektansatz zielführend und tragfähig ist und dass das Projekt weiter betrieben werden sollte. Basis für die weitere Arbeit war der Antrag beim Stifterverband, der als Projektplan weiter Verwendung findet, insbesondere das erstellte Arbeitsprogramm mit den Aufgaben: Organisationsstrukturen entwickeln Anforderungen, Kriterien und Methoden für Qualitätsmanagement erstellen Instrumentenpool entwickeln Prozessbeschreibungen erstellen Kooperatives Benchmarking entwickeln und umsetzen QM-Informationssystem entwickeln Befragungssysteme entwickeln/auswählen/einsetzen Systemakkreditierung organisieren und durchführen Das Projekt ist Bestandteil der Zielvereinbarungen des Freistaats Bayern mit den Hochschulen für angewandte Wissenschaften mit einer Laufzeit der Jahre 2008 bis Projektinformationen 2.1. Teilnehmer und Partner An dem Projekt kooperative Qualitätsentwicklung nahmen im Berichtszeitraum folgende Hochschulen für angewandte Wissenschaften teil: Amberg-Weiden Deggendorf Landshut Ansbach Hof Neu-Ulm Aschaffenburg Ingolstadt Rosenheim Augsburg Kempten Weihenstephan Würzburg-Schweinfurt (federführende Hochschule) Als Projektpartner des Konsortiums fungieren das Bayerische Staatsministerium für Wissenschaft, Forschung und Kunst (StMWFK) und das DiZ Zentrum für Hochschuldidaktik der bayerischen Fachhochschulen. Das Konsortium wird federführend durch die FH Würzburg-Schweinfurt geleitet. Darüber hinaus wurde eine vom Bayerischen Staatsministerium für Wissenschaft, Forschung und Kunst genehmigte Vollzeitstelle mit Dienstsitz in Würzburg eingerichtet, um das Konsortium bei Seite 2 von 11

3 Querschnittsaufgaben und der Kooperation sowie die einzelnen Projektpartner bei der individuellen Umsetzung (Know-how-Transfer) zu unterstützen. Die beteiligten Hochschulen nehmen ihre Eigenverantwortung in den Bereichen Qualitätssicherung, Profilbildung und Steuerung war. Im Gesamtergebnis wird es Qualitätsmanagement an den einzelnen Standorten mit verschiedenen Ausprägungen geben Ziel des Konsortiums Ziel des Konsortiums der Kooperativen Qualitätsentwicklung ist es, verteiltes Knowhow und verteilte Ressourcen zu einem neuen Ansatz der kooperativen Qualitätsentwicklung für kleine und mittelgroße Hochschulen zu nutzen und sich damit auch für die Systemakkreditierung zu qualifizieren. Die Verschiedenheit und Differenzierung der teilnehmenden Hochschulen wird genutzt um: übergreifende, allgemein nutzbare Anforderungen, Kriterien, Methoden und Werkzeuge für Qualitätsmanagement zu identifizieren, zu entwickeln und einzusetzen voneinander zu lernen und sich wechselseitig zu beraten einen kooperativen Benchmarking-Prozess zu entwickeln und einzuführen Prozesse, Methoden und Umsetzungen in den jeweiligen Hochschulen zu vergleichen, Stärken und Schwächen aufzuzeigen Aufgaben zu verteilen und Ergebnisse gemeinsam zu nutzen Nachhaltigkeit und stetige Weiterentwicklung zu erreichen (Kooperatives Benchmarking und Peer-Reviews) Ressourcen zu bündeln Finanzmittel einzusparen 2.3. Arbeitsprogramm Bei der Erarbeitung des Arbeitsprogramms wurden übergreifende, allgemein nutzbare Anforderungen, Kriterien, Methoden und Werkzeuge für Qualitätsmanagement identifiziert, die für alle Hochschulen relevant sind und deshalb im Rahmen einer Querschnittsaufgabe übergreifend entwickelt werden sollten. Aus den Rahmenbedingungen wurden dementsprechend acht Arbeitspakete abgeleitet, die im Zeitraum Oktober 2008 Oktober 2010 in kleinen Gruppen aus den Konsortiumsteilnehmern bearbeitet werden: AP1: Koordination und Moderation: Das Arbeitspaket 1 umfasst das Berichtswesen, die Koordination der Meetings sowie die Beratung der einzelnen Teilnehmer bei der Umsetzung AP2: Anforderungen, Kriterien und Methoden für Qualitätsmanagement erstellen: Aufgrund von Literaturrecherchen, gesetzlichen Vorgaben und Verordnungen, sowie Erfahrungen der betrieblichen Praxis wird ein Katalog erstellt, der den Rahmen für das vorliegende Projekt definiert. Grundsätze für die Qualitätsentwicklung werden entwickelt, der Katalog und die Grundsätze werden aufgrund gewonnener Erfahrungen im Projekt ständig fortgeschrieben und schließlich konsolidiert Seite 3 von 11

4 AP3: Instrumentenpool entwickeln: Es werden Instrumente (Maßnahmen und Kennzahlen, Lenkungsinstrumente etc.) des Qualitätsmanagements identifiziert, auf Eignung im Hochschulbereich prototypisch getestet und bei Zustimmung in den Hochschulen des Konsortiums eingesetzt. AP4: Prozessbeschreibungen: Es werden im Konsortium Kernprozesse identifiziert, die dann von den Projektpartnern detailliert beschrieben und hinsichtlich ihres Optimierungspotentials bewertet werden. Die Prozessbeschreibungen und ggf. ergänzende Dokumente (Checklisten) sind Grundlage für das kooperative Benchmarking. AP5: Kooperatives Benchmarking entwickeln und umsetzen: Die Projektbeteiligten erstellen einen Leitfaden von Beispielen guter Praxis, der Handlungsfelder für das Qualitätsmanagement kleiner und mittlerer Hochschulen identifiziert. Die Ergebnisse von AP3 und AP4 werden für ein kooperatives Benchmarking genutzt, bei dem die Leistungen der beteiligten Hochschulen verglichen werden. AP6: QM-Informationssystem entwickeln und einsetzen: Es werden im Konsortium Anforderungen und Funktionalitäten an ein QM-Informationssystem festgelegt und von Partnern implementiert und prototypisch eingesetzt. Kern des Systems wird ein Content Management System (CMS) sein. Nach einem Review steht das System den anderen Partnern zur Verfügung. AP7: Befragungssysteme entwickeln/auswählen: Es werden vom Konsortium Anforderungen an Befragungssysteme festgelegt. Die Arbeitspaketteilnehmer recherchieren und analysieren das Angebot (vorzugsweise Open Source/Freeware). Eine Auswahl wird prototypisch eingesetzt und nach einer Review-Phase eine Empfehlung für das Konsortiums ausgesprochen. AP8: Peer-Reviews organisieren und einsetzen: Die Projektpartner entwickeln eine Vorgehensweise für die gegenseitige Qualitätssicherung und setzen dies prototypisch um. Damit wird eine kooperative Evaluationsform erprobt, deren Ergebnisse die weitere Grundlage der Prozessoptimierung darstellen Arbeitsweise Die beteiligten Hochschulen verständigten sich, ihr spezifisches Knowhow und ihre Ressourcen einzubringen, um sich gegenseitig über Planungen und Erfahrungen zu informieren und damit bei der Konzeption und Umsetzung von Qualitätsmanagement zu unterstützen. Zweimal pro Semester finden Treffen der Beteiligten aller Hochschulen statt. Im Rahmen dieser Veranstaltungen werden die Ergebnisse der Arbeitspakete vorgestellt und im großen Plenum diskutiert sowie das zukünftige Vorgehen abgestimmt. Darüber hinaus werden bei Interesse externe Experten eingeladen, um die Hochschulen über aktuelle Themen zu informieren und die Arbeiten des Konsortiums zu unterstützen. Über die einzelnen Treffen der Arbeitspakete und des gesamten Konsortiums hinaus findet ein reger Austausch zwischen den Hochschulen statt. Mit Hilfe einer Kompetenzdatenbank verfügen alle Teilnehmer über eine Übersicht der Erfahrungen und Kompetenzen in qualitätsrelevanten Arbeitsgebieten sowie Kontaktinformation der jeweiligen Experten an den einzelnen Hochschulen Seite 4 von 11

5 Auf der moodle-plattform des DiZ legen die Hochschulvertreter gemeinsam erarbeitete und für alle Konsortiumsmitglieder zugängliche Dokumente ab. 3. Aktueller Projektstand 3.1. AP2 Anforderungen, Kriterien und Methoden für QM Bisherige Ergebnisse: Erarbeitung der Rahmenbedingungen der Systemakkreditierung Anforderungen der Din EN ISO 9001:2000 an ein QM-System Anforderungen nach EFQM an ein QM-System Evaluation weiterer QM-Ansätze im Bildungsbereich (PAS 1037, LQW etc.) Empfehlung der Verwendung verschiedener Ansätze Erarbeitung einer Gliederung eines QM-Handbuchs Umsetzung der bisherigen Ergebnisse auf einen Katalog zur Erfüllung der Anforderungen der Systemakkreditierung (siehe Anhang 5.1) Zusammenfassung: Der QM-Katalog unterstützt bei der Umsetzung der Anforderung der Kriterien der Systemakkreditierung. Mit seiner Hilfe werden den Hochschulen konkrete Handreichungen zur Umsetzung der Kriterien gegeben. Umgesetzt wurde er als Wiki in moodle, um eine gemeinsame Bearbeitung und Verlinkung verschiedener Aspekte untereinander zu gewährleisten. (Auszüge im Anhang 5.1 bis 5.3) 3.2. AP3 Instrumentenpool Bisherige Ergebnisse: Vorschlag zur Vorgehensweise bei der Leitbilderstellung und einführung Grundlagen der Balanced Scorecards Kennzahlen an der Hochschule, Erarbeitung eines Kennzahlen-Katalogs Nutzungsmöglichkeit einer Wissensbilanz Beispielhafte Umsetzung eines intranetbasierten Vorschlagwesens Einrichtung von Qualitätszirkeln Zusammenfassung: Mit der Untersuchung und Auswahl von Qualitätsmanagement-Methoden und -Instrumenten werden den Hochschulen Vorschläge unterbreitet, mit welchen konkreten Mitteln Sie die Anforderungen der Systemakkreditierung umsetzen und qualitätssichernde Maßnahmen allgemein einleiten können AP4 Prozessbeschreibungen Bisherige Ergebnisse: Entwurf eines Konventionshandbuchs Seite 5 von 11

6 Erarbeitung einer möglichen Vorgehensweise zur Arbeitsteilung bei der Modellierung und dem Austausch / Benchmarking von Prozessen Modellierung von Beispielprozessen (Prüfungsorganisation, Neuberufung) Vergleich von Modellierungstools, Sammelbestellung von ARIS-Business-Lizenzen Einrichtung eines gemeinsamen ARIS-Servers zur Unterstützung der Zusammenarbeit Entwurf einer Prozesslandkarte (siehe Anhang 5.4) Zusammenfassung: Die Erfassung und Analyse der Prozesse dient der effizienteren Gestaltung der Abläufe an den Hochschulen. Durch die Arbeitsteilung im Konsortium in Form einer gemeinsamen Methodik und eines Prozessmanagement-Tools wird der Arbeitsaufwand an den einzelnen Standorten deutlich reduziert. Darüber hinaus werden in einem folgenden Schritt der Vergleich der Prozesse und die hochschulübergreifende Erarbeitung von Verbesserungspotentialen möglich AP7 Befragungssysteme Bisherige Ergebnisse: Vergleich verschiedener Befragungssysteme (Methoden, Tools etc.) Abfrage der derzeitigen und zukünftigen Standards sowie den Anforderungen an Lehrveranstaltungsevaluationen Erarbeitung eines Best-Practice-Prozesses zur Lehrveranstaltungsevaluation (inkl. Empfehlungen für einzelne Prozessschritte) Vorschlag einer Software zur Unterstützung der (Lehrveranstaltungs-)Evaluationen Zusammenfassung: Ein Bestandteil des QM an den Hochschulen ist die Lehrveranstaltungsevaluation. Die Arbeiten in dem Arbeitspaket 7 erarbeiten für diesen Zweck einen Best-Practice -Prozess zur Durchführung und Auswertung der Evaluationen sowie der Umsetzung der Ergebnisse in Verbesserungsmaßnahmen. Neben dem Vergleich von IT-basierten Unterstützungsmöglichkeiten werden auch weitere Befragungsmöglichkeiten (z.b. von Alumnis und weiteren Anspruchsgruppen) auf Ihre Eignung und Realisierungsmöglichkeit untersucht. 4. Kontakt Weitere Informationen erhalten Sie über: Prof. Bernd Breutmann Vizepräsident Bastian Kretzer Koordinator des Konsortiums kooperative Qualitätsentwicklung Hochschule für angewandte Wissenschaften Hochschule für angewandte Wissenschaften Fachhochschule Würzburg-Schweinfurt Fachhochschule Würzburg-Schweinfurt Münzstraße 12 Münzstraße Würzburg Würzburg bernd.breutmann@fhws.de bastian.kretzer@fhws.de Tel.: +49 (931) (oder - 309) Tel.: +49 (931) Fax: +49 (931) Seite 6 von 11

7 5. Anhang 5.1. Entwurf QM-Umsetzungskonzept (Überblick) Seite 7 von 11

8 5.2. Auszug aus dem Fragebogen zur Bestandsaufnahme Mit Hilfe des erarbeiteten Fragebogens ist es möglich verschiedene Abteilungen der Verwaltung, die Fakultäten und die Hochschulleitung zu qualitätsrelevanten Themen zu befragen und so einen ersten Einblick in den derzeitigen Stand und erste Verbesserungsmöglichkeiten zu erhalten Seite 8 von 11

9 5.3. QM-Katalog Der QM-Katalog soll bei der Umsetzung der Anforderung der Kriterien der Systemakkreditierung behilflich sein. Mit seiner Hilfe sollen den Hochschulen konkrete Umsetzungsmöglichkeiten der Kriterien an die Hand gegeben werden. Umgesetzt wurde er als Wiki in moodle, um eine gemeinsame Bearbeitung und Verlinkung verschiedener Aspekte untereinander zu gewährleisten. Aufbau: Gliederung nach den Kriterien der Systemakkreditierung: K1 Qualifikationsziele K2 - System der Steuerung in Studium und Lehre K3 - Verfahren der internen Qualitätssicherung K4 - Berichtssystem und Datenerhebung K5 - Zuständigkeiten K6 Dokumentation Untergliederung der Kriterien: 1. Inhalt Beschreibung des Kriteriums gemäß Akkreditierungsrat 2. Anknüpfungspunkte zu anderen QMS-Ansätzen Darstellung der Schnittpunkte zu den Qualitätsmanagement-Ansätzen PAS 1037, Din EN ISO 9001ff. und EFQM mit Hinterlegung der Normentexte 3. Umsetzungshilfen 3.1. Ergebnisse aus den Arbeitspaketen des Konsortiums Auflistung der zugehörigen Arbeitsergebnisse aus den Arbeitspaketen des Konsortiums 3.2. Allgemeine Methoden Qualitätsmanagement-Methoden bzw. Instrumente zur Umsetzung der Anforderungen 3.3. Werkzeuge / Hilfsmittel / Beispiele Formulare, Checklisten, Best-Practice-Beispiele etc LQW Arbeitshilfen Handbücher und Leitfäden zum Verfahren LQW 4. Literatur Ausgewählte Literaturempfehlungen zu dem entsprechenden Themengebiet Seite 9 von 11

10 Abbildung 1 Screenshot eines Kapitels des QM-Katalogs Seite 10 von 11

11 5.4. Entwurf der Prozesslandschaft Seite 11 von 11