Jahresübermittlung L16/BG/AD und E18 sowie Kommunalsteuererklärungen

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1 Wien, im Januar 16 Jahresarbeiten 2015 Jahresübermittlung L16/BG/AD und E18 sowie Kommunalsteuererklärungen Sehr geehrte Damen und Herren, liebe Kollegen/-innen in der Lohnverrechnung! Erstellung und Übermittlung der elektronischen L16 Jahreslohnzettel sowie E 18 mit Beitragsgrundlagen und Adressteilen (Statistik Austria) Für das abgelaufene/abzuschließende Kalenderjahr gehen Sie bitte wie folgt vor: Öffnen Sie den Betrieb. Stellen Sie bitte im Menü A re h u gsdate - Abrechnungsperiode die Periode auf xx (auszuwertendes abgelaufenes Jahr) um, wenn Sie sich mit der LV Ihres Betriebes bereits im neuen Jahr befinden. Die elektronischen L 16 sind nur im entsprechenden Kalenderjahr erstellbar, die Kommunalsteuererklärung und die Ausdrucke für die Ablage können auch vom neuen Jahr aus erstellt werden. Menü Aus ertungen komb. L16/ BG Jahresauswertungen I Gege satz zu Kombinierter L16/BG, i de ur aktuell offene Lohnzettel nach abgerechneten Austritten erstellt werden, werden hier alle im Kalenderjahr anfallenden L 16 angezeigt. Alle Meldungen für Zeiträume, für die ein bereits gesendeter Übermittlungssatz (ELDA- Satz) vom Programm gefunden wird, werden in der Auswahlliste blau gekennzeichnet und standardmäßig nicht noch einmal markiert. Für jene Dienstnehmer, die unterjährig einen Austritt in den Stammdaten gespeichert haben, für welche aber kein ordnungsgemäß übermittelter Satz für Elda im Programm gefunden wird, werden rot gekennzeichnet und ebenfalls nicht markiert. Sie haben hier die Möglichkeit zur Kontrolle der erzeugten aber noch nicht gesendeten L 16 und die Gelegenheit, die elektronische Sendung nun nachzuholen. Markieren Sie diese einfach, es werden alle fett gedruckten Datensätze in die GKK- Meldungen als elektronische Datensätze gestellt. Alle Dienstnehmer, die weder einen Austritt noch einen Übermittlungssatz gespeichert haben, d.h. die laufenden Dienstnehmer, für die lediglich der Jahreslohnzettel übermittelt wird, werden schwarz und markiert (fett gedruckt) angezeigt. Im Normalfall werden also sämtliche Dienstnehmer, die laufend beschäftigt sind und noch übermittelt werden müssen, schwarz und fett markiert und können sofort gesendet werden. Achten Sie jedenfalls auf rot angezeigte Dienstnehmer, für die ein Austritt, aber keine elektronische Meldung gemacht wurde. Die elektronische Sendung des L 16 zum Termin nach dem Austritt könnte hier fehlen resp. nicht durchgeführt worden sein. A-1140 Wien, Hauptstr office@klingerkg.com Tel: 01/ , Fax: 01/ Internet: S e ite 1

2 Um die blauen Meldungen müssen Sie sich nicht weiter kümmern. Es können aber für alle, die Blau oder Rot gekennzeichnet sind, (neue) elektronische Meldungen erzeugt werden. Diese müssen Sie lediglich händisch markieren (Doppelklick bzw. Shift- Taste gedrückt+klick od. Strg-Taste gedrückt+klick). Beispiele: An dieser Routine hat sich in den letzten Jahren nichts geändert: xxmusternamen DN xxmusternamen DN xxmusternamen DN Diese Dienstnehmer haben in den Stammdaten keinen Austritt gespeichert und es wurde noch keine Übermittlung durchgeführt.(i.d.r. alle laufenden DN) Diese Dienstnehmer haben in den Stammdaten einen Austritt gespeichert und es wurde kein korrekt übermittelter Datensatz gefunden. Unbedingt kontrollieren! Diese Dienstnehmer haben in den Stammdaten einen Austritt gespeichert und es wurde bereits ein korrekt übermittelter Datensatz gefunden. In der Vorschau können Sie die L 16 auch kontrollieren und ausdrucken, bevor Sie sie senden: Sie können zur Suche von bestimmten Dienstnehmern einfach den Namen oder Teile des Namens eingeben und das Programm suchen lassen, es wird Ihnen eine Auswahl an passenden Daten gefiltert und angezeigt. Sie haben oben und unten wie bisher die Laschen mit den verschiedenen Auswertungen bzw. Dienstnehmern. Sie haben jedoch nun an der Seite zusätzlich die DN- Auswahlmöglichkeit, die Sie automatisch zum richtigen Dienstnehmer befördert. S e ite 2

3 E18 Mitteilung gemäß. 109a Einkommensteuergesetz Bei vorhergehend beschriebener Lohnzettelerstellung werden gewöhnlich auch automatisch die E18 für freie Dienstnehmer erzeugt. Die E18 -Meldung ist eine jährliche Meldung und kann daher unterjährig noch nicht übermittelt worden sein. Für das E18 wird ebenfalls ein W1 und ein BG Teil erzeugt. Ausgedruckt wird jedoch nur der Steuerteil, da das E18 keine extra- Seite für die Beitragsgrundlage/GKK vorsieht, diese wird jedoch trotzdem elektronisch erzeugt und übermittelt. Bei der Vorschau - Liste (Klick auf Pfeil Auswahl Liste Gesamt) kann für Kontrollzwecke der früher als GKK-Nachweis gültige Beitragsgrundlagennachweis ausgedruckt werden; auf vielfachen Wunsch haben wir diese Auswertung beibehalten, da sehr übersichtlich die Grundlagen ersichtlich sind. S e ite 3

4 L 16- elektronische Datei Erzeugung: Wenn alle gewünschten Dienstnehmer korrekt markiert sind, klicken Sie auf Elda Meldungen, um die Datensätze zu erzeugen und die Elemente in die GKK-Meldungen zu stellen. Die elektronischen L 16/BG/AD -Dateien werden als GKK- Datensätze erzeugt und ins Menü GKK- Meldu ge offen gestellt. (Bezeichnung je 3 Teile: L16 und BG sowie AD = Komplettsatz f. L 16) In den GKK- Meldungen können die erstellten L16/BG/AD dann via ELDA (wie alle unterjährigen Meldungen) gesendet werden. Achtung!!Hinweis!! Auch dann, wenn Sie keine Kommunalsteuer abführen müssen, ist die Gemeinde zu hinterlegen, da sonst der Adressteil für das L 16 nicht korrekt erstellt werden kann! Haben Sie mehrere Betriebsstätten, so sollte jene Betriebsstätte als erste gespeichert werden, an der die meisten Dienstnehmer gemeldet werden (auch der Firmensitz, sofern hier Dienstnehmer tätig sind), da bei <keiner Eingabe> auf den ersten Eintrag zurückgegriffen wird. GKK- Meldungen (bereits bestehende/früher erstellte bzw. gesendete Datensätze kontrollieren) Um feststellen zu können, ob und für welchen Dienstnehmer ein GKK- Meldesatz existiert, können Sie im Menü GKK- Meldu ge Las he Gesendet od. Bestätigt ü er die Selektio die Lohnzettel bzw. die Beitragsgrundlagen markieren und diese Liste (Ausdruck über Vorschau Pfeil Klicken: erscheint Auswahl Meldung od. Liste) ausdrucken. Sie können auch mit dem Druckersymbol eine Liste drucken; Oben in der Liste wird die Summe aller laufenden bzw. Sonderzahlungsgrundlagen angedruckt. Diese Summe kann mit dem Betriebssummenblatt verglichen werden. (Summe aller Dienstnehmer inkl. auch der bereits unterjährig ausgetretenen Dienstnehmer) Tips: verwenden Sie die Filter- und Selektionsfunktion, um die Meldungen nach Thema bzw. Betrieb zu sortieren. Elda Übermittlung-Fehlermeldungen: Beim Senden mit ELDA itte ea hte : Fehler eldu g falsche Satzversion u.ä. ei Versand der GKK Meldung via ELDA: Wahrscheinlich ist Ihre Elda-Version veraltet. Starten Sie bitte das Elda-Programm selbst auch in regelmässigen Abständen, damit die automatische Updatesuche durchgeführt werden kann. (Manuell u ter Extras-auf Updates prüfe i der Menüleiste im Elda-Programm.) Bitte beachten Sie auch, dass die alte Elda-Version nicht mehr gewartet wird, wozu es natürlich ebenfalls zu Fehlermeldungen kommt. Installieren Sie in diesem Fall bitte die aktuelle Version von Elda der direkte Link lautet: (in der PDF-Version: Steuerungstaste halten und Link anklicken ->download) S e ite 4

5 Erstellung/ Übermittlung der Kommunalsteuererklärung Kontrolle der Grundeinstellungen! Achtung! Seit die Kommunalsteuererklärung (aufgr. 14 Abs. 2 Kommunalsteuergesetz 1993) elektronisch via Finanz online an das Betriebssitz- Finanzamt zu übermitteln ist, muss besonders auf die Gemeindekennzahl Bedacht genommen werden. Ohne diese Kennziffer kann das elektronische Formular nicht angenommen werden. Die Kennziffern werden von der Statistik Austria erstellt und sind entweder unter Statistik Austria (Strg-Taste gedrückt halten und hier draufklicken) oder eintippen: oder auf Anfrage auch bei uns zu bekommen. Haben Sie nur wenige Kommunalsteuergemeinden, können wir das auch kurzfristig am Telefon gemeinsam klären. Tragen Sie unbedingt in Ihre zuständige Gemeinde die Kennziffer ein. Erstellen Sie die elektronische Datei: Achtung!!Hinweis!! Auch dann, wenn Sie keine Kommunalsteuer abführen müssen, ist die Gemeinde zu hinterlegen, da sonst der Adressteil für das L 16 nicht korrekt erstellt werden kann! Eingabe/Kontrolle: Öff e Sie u ter Bear eite - Ge ei de die e tspre he de Ge ei de it ä der a, u die Sta date der Gemeinde zu öff e. I Feld Ge ei deke ziffer uss diese eingetragen sein. Kli ke Sie dazu i de allgemeinen Auswertungen die Erstellung des XML-Dokuments (DT) a. Wähle Sie her a h Vors hau oder Dru ke, u d die elektro is he Datei ird erzeugt. Wählen Sie hier das auszuwertende Jahr aus - Sie müssen sich dazu nicht in der letzten Abrechnungsperiode des auszuwertenden Jahres befinden. (die Lasche u terjährig = Ko St2 ist ur für Rumpferklärungen vorgesehen.) Nachdem das Jahr verarbeitet wurde, öffnet sich nun ein Auswahlfeld, in dem Sie die zu erstellenden Dateien für bestimmte Gemeinden bestätigen können. Bei den Jahreserklärungen KommSt1 belassen Sie alle Hakerl, es wird eine Gesamtdatei mit allen Gemeinden erstellt. Die Auswahlmöglichkeit ist i.d.s. nur bei unterjährigen Rumpferklärungen zu benutzen: einerseits bei der Erstellung der KommSt2- Erklärung, anderseits, um dieselbe bei den Jahreserklärungen zu den restlichen Gemeinden auszuscheiden. S e ite 5

6 Senden der elektronischen Kommunalsteuererklärungen Jahresarbeiten 2015 Da a h kö e Sie Ihre Date satz ereits a s hi ke. I de Sendungen ei Fi O. A hte Sie itte darauf, dass Sie Ihre WEBUSER Zugangsdaten (siehe a s hliesse de Erläuteru ge i der Lohnverrechnungsstelle a gege e ha e! Hier finden Sie im Wesentlichen ähnliche Funktionen wie in den GKK-Sendungen: Markieren Sie Ihre Datei u d kli ke Sie auf Senden. Es öffnet sich ein Verarbeitungsfenster und die Abfrage nach den Daten für Finanz Online. Hab en Sie Ihre Daten in der Lohnverrechnungsstelle bereits ordnungsgemäss hinterlegt, so befinden sich diese schon in dieser Maske und Sie müssen lediglich noch kontrollieren; Sie können, wie Sie sehen, auch vorerst die Verbindung testen oder eine Testübermittlung starten. Sollte die Daten, die Sie eingegeben haben, korrekt sein und die Online-Verbindung bestehen, das Programm jedoch dennoch keine Verbindung zum Internet/ Finanz Online finden, so bitten wir, eventuell Ihren EDV- Administrator um Rat zu fragen, da es sein könnte, dass erst bestimmte Bereiche Ihrer Firewall freigegeben werden müssen. U ter Vorschau kö e Sie au h Ihre Date ko trolliere. Sie können, müssen die KommSt-Erklärung nicht direkt über das Programm einreichen. Sie können Ihre Daten auch einfach abspeichern, um sie dann beim direkten Einstieg in Finanz Online hochzuladen. Dazu steigen Sie dann im Finanz Online mit den gewöhnlichen Zugangsaten ein und laden die Kommunalsteuererklärung(en) in der entsprechenden Rubrik im Internet hoch. Zum Speichern der nötigen XML-Datei klicken Sie den kleinen Pfeil auf dem Senden -Butto a u d kli ke hier auf Spei her. Sie kö e die Datei u in einen Ordner speichern. Wie komme ich zu den Bestätigungen? Sie können eine Direktverbindung zur Databox herstellen und das Protokoll einspielen. S e ite 6

7 Sie können die Bestätigungen aber auch nach Sendung in der Databox bei Finanz online herunterladen: -loggen Sie sich wie gewohnt ein; klicken Sie dann auf Databox. Die Bestätigungen erhalten Sie in beiden Fällen gleich: Ebenso wie sämtliche sonstigen Bestätigungen über von Ihnen übermittelte Daten bekommen Sie im Finanz online eine Zip-Datei, die Sie downloaden und abspeichern können. Ebenso wie bei den GKK- Bestätigungen können Sie hier die Bestätigungen über die erfolgreichen Sendungen einholen: Klicken Sie hiezu auf Protokoll : Wählen Sie die von Ihnen downgeloadete und gespeicherte Datei von dem Speicherplatz, an dem Sie die Zip-Datei von Finanz Online gespeichert haben; Klicken Sie diese an und importieren Sie so die Bestätigung über die erfolgten Sendungen. Wichtige Info für selbständige/ gewerbliche Buchhalter u.ä.: In der XML-Datei ist neben den Firmendaten auch der elektronische Übermittler aufgeführt. Verfügen Sie über keine FinOn-Berechtigung Ihres Klienten auf Ihrem eigenen Konto, stimmen die Daten nicht mit denen Ihres Klientenzugangskontos überein. Stellen Sie für diesen Fall in den Dienstgebersta date Dienstgeber als Übermittler für die XML-Übermittlung ein. S e ite 7

8 Protokolle aus der Databox abfragen: Loggen Sie sich mit Ihrem gewöhnliche )uga g ei Fi a z O li e ei, ähle Sie Data ox aus. Sie gelangen hier in die Abfragemaske, in der Sie die möglichen Meldungen auswählen können: In unserem Test stehen zwei Meldungen zur Verfügung: Klickt man diese Meldungen an, so öffnet sich eine von FinOn erstellte Informationsansicht, aus der man die Einzelheiten (mehr oder weniger) herauslesen kann. WICHTIG ist, dass im unteren Teil dieser Meldung als Ku de i fo Ko St steht, so isse Sie, dass es sich um Ihre jährliche Kommunalsteuererklärung/ Übermittlungsbestätigung handelt. Kli ke Sie auf )urü k zur Liste.... Sie haben am unteren Ende der Liste diesen Button zur Verfügung: Beachten Sie bitte hiebei, dass in diese Zip-Datei alle in der Liste stehenden Protokoll- Dateien gepackt werden. Sind hier eventuell fremde Dateien darunter, passiert auch nichts, was das Lohnprogramm angeht, denn es werden nur die relevanten Daten importiert resp. ausgefiltert. Speichern Sie die Datei an einem Ort auf Ihrer Festplatte ab. Importieren Sie nun die Protokolle ins Lohnprogramm: Die korrekt übermittelten Dateien werden nun wie in den GKK-Sendungen von gesendet i die Registerkarte bestätigt ers ho e. S e ite 8

9 Anlage eines Web Users bei Finanz Online Für verschiedene (Jahres-)Meldungen auch im Bereich der FiBu benötigen Sie einen Online-Zugang zum Finanzamt. Nachstehend wollen wir, um den reibungslosen Ablauf der zu meldenden Sendungen zu gewährleisten, zusätzliche Unterstützung dazu anbieten, falls Sie noch keinen solchen Zugang besitzen. Dieser Zugang dient auch in der Lohnverrechnung der elektronischen Übermittlung der Kommunalsteuererklärung. Loggen Sie sich unter der Internet- Adresse bei Finanz Online mit Ihrem Supervisor- Zugang ein. Hier können Sie nun Ihre Zugangsdaten anpassen bzw. weitere Benutzer anlegen und mit verschiedenen Berechtigungen ausstatten. Die zu berücksichtigenden Formate sind für die Benutzer im Wesentlichen bei der Anlage alle gleich zu handhaben: Benutzer-Identifikation: Die Benutzer-Identifikation des ersten (echten) Supervisors ist einzugeben. Als Benutzer-Identifikation ist ein beliebiger alphanumerischer Begriff in der Länge von 8 bis 12 Stellen, der mindestens eine Ziffer und einen Buchstaben enthalten muss, einzugeben. Umlaute und Sonderzeichen dürfen nicht verwendet werden. Hinweis: Die Benutzer-Identifikation ist Bestandteil Ihrer Zugangskennungen. Beim Einstieg ist immer die Teilnehmer-Identifikation, Benutzer-Identifikation und PIN einzugeben. PIN: Die PIN des ersten (echten) Supervisors ist einzugeben. Als PIN ist ein beliebiger alphanumerischer Begriff in der Länge von 8 bis 10 Stellen, der mindestens eine Ziffer und einen Buchstaben enthalten muss, einzugeben. Umlaute und Sonderzeichen dürfen nicht verwendet werden. Hinweis: Die PIN ist Bestandteil Ihrer Zugangskennungen. Beim Einstieg ist immer die Teilnehmer-Identifikation, Benutzer-Identifikation und PIN einzugeben. * PIN- Wiederholung: Aus Sicherheitsgründen muss die neu vergebene PIN nochmals eingegeben werden. * PIN Start-Supervisor: Zur Überprüfung ist die PIN des Start- Supervisors laut Verständigung einzugeben. S e ite 9

10 Ebenso kann dann der Supervisor weitere Benutzer anlegen (s. Benutzer-Identifikation mit denselben Formaten): Geben Sie einen neuen Benutzernamen ein (hier als Beispiel si ge. Webuser1 ; S e ite 10

11 Beachten Sie itte hier esonders, dass Benutzer für We ser i e angekli kt ird! Bei weiteren Fragen kontaktieren Sie bitte die Hotline des Bundesministeriums für Finanzen: FinanzOnline-Hotline unter 0810 / von Montag bis Freitag, Uhr bis Uhr, österreichweit zum Ortstarif Oder suchen Sie Rat und Hilfe unter S e ite 11

12 Webuser Daten im Lohnprogramm hinterlegen: Mit dem Webuser-Zugang von Finanz Online können Sie direkt aus dem Lohnprogramm wie über Elda die Daten direkt via Internet an FinOn schicken. (diese Zugangsdaten sind NICHT dieselben Daten, mit denen Sie sonst direkt in Finanz Online die Daten abrufen können! Eventuell besteht ein solcher bereits, da auch die UVA-Daten über einen Webuser-Zugang direkt vom Klinger-BH- Programm elektronisch gesendet werden können. (siehe dazu vorstehende Anleitung) Zum Speichern der Web- User- Daten gehen Sie wie folgt vor: Öffnen Sie die Lohn erre h u gsstelle, ähle Sie it ä der die zutreffe de Stelle aus. Hier gibt es zwei Registerkarten. Auf der zweiten mit der Bes hriftu g Fi a z O li e trage Sie u die )uga gsdate ei. TIP! Sie können jetzt auch in der ersten Registerkarte Ihre ELDA-Seriennummer eintragen. Das ist keine Verpflichtung und hat reinen Informationswert. Tragen Sie hier Ihre Daten ein; diese sind dann für alle Betriebe mit dieser Lohnverrechnungsstelle Registerkarte Vorgaben i de Betriebsstammdaten) gespeichert. S e ite 12

13 Hinweise betr. elektronische Übermittlungen Urlaubsersatzleistungen, die über das Kalenderjahr gehen (Pflichtversicherung): das Programm erstellt den BG-Teil automatisch.(für BG-Zeiträume ab 2009) Angehörige: Achten Sie bitte auf die Vollständigkeit der Daten (SV-Nr) bei den Kindern und Gatten/-innen, wenn AVAB/AEAB beansprucht wird das L 16 kann sonst nicht korrekt übermittelt werden. Ab 2011 wird der AVAB ohne Kinder nicht mehr berücksichtigt. Gemeindekennziffern/Gemeinden: auch, wenn Sie keine Kommunalsteuer abzuführen haben, müssen Sie eine Gemeinde hinterlegen, aus der die Gemeindekennziffer ausgelesen wird. Der Adressteil AD zum Jahreslohnzettel L 16 kann sonst nicht ordnungsgemäß erzeugt werden. Datensatz Statistik Austria: Bitte übersehen Sie nicht, dass seit der Verpflichtung zur Meldung der Arbeitsstätte ein weiterer Datensatz für die Statistik Austria erstellt wird. Es werden nun jeweils drei Teile für ein L 16 erzeugt. Bei den AD-Teilen wird ebenso wie bei den L16-Teilen die Sendung über die Datendrehscheibe in Oberösterreich direkt an das Bundesrechenzentrum bzw. die Statistik Austria orge o e. Es steht daher i der Spalte KK die OÖ Gebietskrankenkasse. Schwerarbeiterverordnung: Seit 2008 müssen auch Schwerarbeitszeiten an die GKK gemeldet werden. Dazu gehen Sie wie folgt vor: Geben Sie die Zeiten der Schwerarbeit in die Stammdaten des Dienstnehmers ein: Sind die Zeiten im Kalenderjahr erfasst worden, können Sie die elektronischen Dateien ie die L 6 erstelle : kli ke Sie u ter Aus- ertu ge auf S h erar eits eldu ge. Sie können hier ebenso wie bei den L 16 die Meldu ge it Elda Meldu ge i die GKK- Meldungen stellen und so die elektronische Datei erzeugen. Se de Sie die erzeugte Dateie SCW ie gewohnt per Elda. Sie finden unter diesem Link die Beschreibung zu den Updates des Lohnprogrammes: ftp://ftp.klingerkg.com/updates/lohn.txt (Beschreibung) oder ftp://ftp.klingerkg.com/updates/updlohn.exe (Programm) Seit 2008 haben wir eine automatische Update- Prüfung im Programm, die bei bestehender Online-Verbindung die neuesten Updates von unserem Server lädt. Sie können aber über den Link in den Updat s sowie über den Link unter auf neue Version prüfen i Me ü I fo die je eils letzte Progra ersio heru terlade. Für weitere Anfragen und Informationen stehen wir Ihnen jederzeit gerne zur Verfügung. Mit freundlichen Grüßen, Dipl. Ing. Kurt Klinger & Team S e ite 13