Von der Skizze bis zum Zuwendungsbescheid

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1 Von der Skizze bis zum Zuwendungsbescheid Anforderungen und Prozesse Bonn, 7. Juli 2017 Dr. Jochen Dreßen VDI Technologiezentrum GmbH, Düsseldorf Projektleiter Projektträgerschaft Forschung an Fachhochschulen Seite 1 /

2 Die Förderbekanntmachung (BKM) definiert die formalen Anforderungen (z.b. Fristen, Dokumente Antragsberechtigte), die inhaltlichen Anforderungen (z.b. Gegenstand der Förderung, wissenschaftliche Exzellenz), das Verfahren der Begutachtung und der Antragstellung, die Bewertungskriterien für die Projektideen bzw. Skizzen und gibt Hilfestellungen durch Angaben zu Hilfsmitteln (z.b. Vorlagen, FAQ, Erläuterungen), Ansprechpartner. Typische Probleme: BKM wird zu spät wahrgenommen Förderberatung des Bundes, Kontakt zum PT, Beobachtung der Webpages Ansprechpartner wird bei Unklarheiten nicht/zu spät kontaktiert Seite 2 /

3 Einreichung der Projektskizzen Seite 3 /

4 Die Projektskizze wird vom PT über das in der BKM genannte Einreichungsverfahren (z.b. Upload oder schriftlich) angenommen. Der Eingang wird bestätigt. muss alle formalen Anforderungen der BKM erfüllen, um einen Ausschluss zu vermeiden. sollte für eine gute Bewertung möglichst viele inhaltliche Anforderungen möglichst gut erfüllen. wird vom PT vorab formal und begrenzt inhaltlich bewertet (z.b. Wurde das Thema bereits gefördert? Bezüge zu anderen Skizzen/Projekten). Kommentare zur Skizze an BMBF und Gutachtergremium wird dem Gutachterkreis zugeteilt Seite 4 /

5 Projektskizze Typische Probleme: formale Fehler z.b. Überschreitung der maximalen Seitenzahl unzureichende Nutzung der Strukturvorgaben der BKM (z.b. notwendige Inhalte fehlen, auf Bewertungskriterien wird nicht eingegangen) unvollständige Angaben, nicht eindeutige Angaben (z.b. brutto/netto, Beteiligungen) Der PT kann nur bzgl. des Verfahrens und der Anforderungen, aber nicht inhaltlich (z.b. Soll ich Thema A oder Thema B einreichen? Welches Thema wird sicher gefördert? ) beraten. Seite 5 /

6 Begutachtung der Projektskizzen Den Skizzen werden unabhängige Gutachterinnen und Gutachter gemäß fachlicher Expertise und Herkunft z. B. aus der Wissenschaft (FH, Universität, Institut) oder der Wirtschaft (KMU, GU) zugeordnet. In der Regel drei Personen pro Skizze, Verpflichtung des Gremiums zur Vertraulichkeit Die Gutachterinnen und Gutachter sind gehalten, ausschließlich nach den Kriterien der BKM und den Inhalten der Skizze zu begutachten. Weitergehende Erfahrungswerte wie z.b. Es steht zwar nicht in der Skizze, aber die FH Y forscht auch an Z gehen nicht in die Bewertung ein. Sie geben schriftliche und begründete Empfehlungen ab, die in einer gemeinsamen Gutachtersitzung (BMBF, Gutachter, PT) diskutiert werden. Seite 6 /

7 Begutachtung der Projektskizzen Das Protokoll der Gutachtersitzung ist eine Förderempfehlung des Gutachterkreises an das BMBF Die Förderentscheidung trifft das BMBF Der PT informiert den Skizzeneinreicher über das Ergebnis des Begutachtungsprozesses Aufforderung zur Antragstellung (u.u. mit Auflagen) oder Ablehnung Seite 7 /

8 Aufforderung zu Antragstellung Die im Begutachtungsprozess erfolgreichen Skizzeneinreicher werden vom PT schriftlich, mit Terminsetzung und Nennung von Ansprechpartnern zur Antragstellung (u.u. mit Auflagen) aufgefordert. Für die Antragstellung sind zwingend das Förderportal des Bundes easy-online sowie die entsprechenden Richtlinien zu nutzen. ( ( Der PT berät bzgl. formaler und administrativer Antragstellung. Der Antrag (inkl. AZAP Formular und Anlagen) ist rechtsverbindlich unterschrieben einzureichen. Ein allgemeinverständlicher Projektsteckbrief inkl. Bildmaterial und Nutzungsfreigabe ist dem PT/BMBF vorzulegen (Formatvorlage wird vom PT zur Verfügung gestellt). Seite 8 /

9 Aufforderung zu Antragstellung Hinweise Einreichungstermine sind einzuhalten Verzögerungen können nur bedingt kompensiert werden. Beratungsangebot des PT bitte frühzeitig in Anspruch nehmen (insbesondere bei Erstantrag). Die Auflagen (der Gutachter) sind umzusetzen. Die Aufforderung zur Antragstellung ist keine Fördergarantie und auch keine Akzeptanz des Projektbudgets. Seite 9 /

10 Antragsbearbeitung Der PT bestätigt schriftlich den Antragseingang. Der PT prüft auf Vollständigkeit und Plausibilität (sind Ansätze begründet und nachvollziehbar?), bittet die Antragsteller um Nachbesserung und aktualisiert Termine (Fristen für Nachlieferung, Verschiebung des Projektstarts etc.) Wesentliche Prüfungsfrage: Sind die Ansätze im Antrag für das Vorhaben (Projektziele und das Bundesinteresse daran) notwendig und angemessen? Wenn die Auflagen und Nachfragen nicht in angemessener Zeit bearbeitet werden können, ist eine Ablehnung des Antrags durch das BMBF oder ein Zurückziehen durch den Antragsteller möglich (falls z. B. die Aktualität des F&E Themas nicht mehr gegeben ist, Personal an der FH nicht verfügbar ist, etc.) Seite 10 /

11 Antragsbearbeitung Der PT stimmt alle für die Förderfähigkeit des Antrages notwendigen Änderungen (z.b. Anpassung von Arbeitspaketen, Kürzungen, Laufzeitänderungen) mit dem Antragsteller ab. Der PT legt dem Antragsteller die final bearbeitete Antragskalkulation vor. Erst mit Einverständniserklärung des Antragstellers kann die Bearbeitung fortgesetzt werden. Der PT legt dem BMBF die bearbeiteten Antragsunterlagen mit einer Förderempfehlung zur finalen Prüfung vor. Mit Freigabe des BMBF erfolgt die Ausstellung des Zuwendungsbescheides mit Projektstart frühestens zum nächsten Monatsanfang Seite 11 /

12 Antragsbearbeitung Hinweise Bitte an die notwendigen Angaben zur Ergebnisverwertung (Verwertungsplan und Zeithorizonte) denken. Eine sorgfältige Erläuterung und Begründung von Antragspositionen vermeidet zeitintensive Rückfragen von PT und BMBF. Nachforderungen durch BMBF/PT sind schnellstens zu bearbeiten, um die Zeitpläne für den Projektstart nicht zu gefährden. Projektstarttermine sind nicht frei wählbar, sondern unterliegen äußeren Zwängen: z.b. Ist der Antrag in der Zeit bearbeitbar (z.b. Vollständigkeit, Kapazitäten bei Einreicher, PT und BMBF)? Stehen genügend Haushaltsmittel zur Verfügung? Seite 12 /

13 Projektstart und -ablauf Der Zuwendungsbescheid legt den Projektstart, die Laufzeit und das Zuwendungsvolumen verlässlich fest. Die Mittelverteilung, d.h. die Verteilung der Fördermittel über die Laufzeitjahre kann zum Projektstart aus haushaltstechnischen Gründen von der Wunschverteilung aus dem Antrag abweichen. Die Verteilung wird schnellstmöglich dem realen Bedarf des Zuwendungsempfängers angepasst. Bei möglichen Mittelsperren sind Vorlaufzeiten für die Bearbeitung der Entsperrung zu beachten. Die Nebenbestimmungen zum Zuwendungsbescheid sind zu beachten. Die Berichtspflichten, Meilensteine und Auflagen sind zu beachten. Seite 13 /

14 Voraussichtlicher Zeitplan für FH-Sozial voraussichtlich Q Aufforderung zur Antragstellung bzw. Ablehnung Q Antragsberatung und Frist zur Antragseinreichung ab Q Prüfung und Bearbeitung der eingereichten Anträge. ab Q2/ Bewilligungsphase + Start der ersten Forschungsvorhaben (Die Zeitangaben sind abhängig von der Anzahl der Skizzen/Anträge) Seite 14 /