Dokumentation zur Rennanmeldung und Verwaltung

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1 Dokumentation zur Rennanmeldung und Verwaltung Die Verwaltung ist grundsätzlich in 3 Bereiche unterteilt: "Mein Verein": hier ist alles zu finden, was mit dem Verein und den Mitgliedern zu tun hat: o Benutzer verwalten o Vereinsdaten eingeben o Funktionäre verwalten o Athleten bearbeiten und neu anlegen o Teams erstellen und bearbeiten "Meine Rennen": hier ist alles zusammengefasst, was mit den eigenen Veranstaltungen zu tun hat: o Neue Rennen bzw. Wettkampfanträge anlegen o Renndaten bearbeiten (Klassen, Nenngeld, Kampfgericht,...) o Vereine festlegen, die sich zum Rennen anmelden dürfen o Überblick über die angemeldeten Vereine inkl. Mailbenachrichtigung und Storniermöglichkeit "Meine Nennungen": in diesem Bereich sind die Rennen aufgelistet, zu denen genannt werden kann o Athleten und Teams anmelden o Nennungen bearbeiten und stornieren Für alle Bereiche gilt: Neue Eingaben werden mit dem blauen "Neu"-Knopf angelegt. Eingaben werden immer mit dem grünen "Speichern"-Knopf rechts unten abgeschlossen. Nicht gespeicherte Änderungen sind immer gelb gekennzeichnet: Nach dem Speichern erscheint der Hinweis Die Auswahlfilter unter "Rennen finden" ermöglichen ein rasches Eingrenzen auf die gesuchten Bewerbe (z.b. nach Sportart und Bewerb, nach Punkterennen,...) Rechts unter "Meine Skizeit" werden immer die zuletzt gefilterten Listen angezeigt, die man für spätere Besuche speichern und somit jederzeit wiederverwenden kann. HATTsolution OG V 2.0 vom Seite 1 von 45

2 Inhalt 1 Meine Skizeit Mein Verein Verein Benutzer Daten Funktionäre Mitglieder Neues Mitglied erstellen Mitglied von ÖSV übernehmen Mitglied bearbeiten Mitglieder filtern Teams Überblick Neues Team erstellen Team bearbeiten Team löschen Meine Rennen Überblick Rennen filtern Rennen suchen Neues Rennen erstellen Allgemeine Daten Offizielle Daten Termine Startklassen Jury Sonstiges Logos Aktuelles Rennen bearbeiten Übersicht Nennung Erlaubte Vereine HATTsolution OG V 2.0 vom Seite 2 von 45

3 3.6.2 Angemeldete Vereine Vereine informieren Nennungen stornieren Nenndatei laden Optionen zur Nennung Veröffentlichungen Daten Nennung Ergebnis PDF-Dateien Fotos Meine Nennungen Rennen filtern Rennen suchen Nennung abgeben Athleten auswählen Zusatzinfos Kontaktdaten Nennung abschließen Nennung bearbeiten Nennung stornieren HATTsolution OG V 2.0 vom Seite 3 von 45

4 1 Meine Skizeit Die Einstiegsseite zeigt, in welchen Rollen der Benutzer Berechtigungen hat, wie zum Beispiel - in einem Verein administrative Aufgaben erledigen (nennen, Rennen bearbeiten, ) - die eigenen Daten verwalten (für Einzelnennung) - Cups verwalten - eigene Listen erstellen und verwalten Ein Klick auf eines der Symbole führt Sie direkt zum gewünschten Bereich, also zum Beispiel zu den Rennen, zur Nennung oder zur Fotoveröffentlichung. HATTsolution OG V 2.0 vom Seite 4 von 45

5 2 Mein Verein In diesem Bereich werden die Stammdaten des Vereins erfasst: - die Benutzer, die in der Verwaltung für diesen Verein arbeiten dürfen - die grundsätzlichen Vereinsdaten - die Mitglieder, Athleten (Rennläufer) und Funktionäre - die Teams, die zur Nennung verwendet werden können 2.1 Verein Benutzer Hier erfassen Sie neue Benutzer und vergeben individuelle Berechtigungen. Klicken Sie auf Neu, um einen neuen Benutzer zu Ihrem Verein hinzuzufügen, und geben Sie seine -Adresse (= seine Benutzerkennung) ein. Die -Adresse muss im System bekannt sein, der Benutzer muss sich also zuerst schon einen kostenlosen Zugang zu angelegt haben. Bei jedem Benutzer können individuelle Rechte festgelegt werden: HATTsolution OG V 2.0 vom Seite 5 von 45

6 2.1.2 Daten Erfassen Sie hier die grundsätzlichen Daten zu Ihrem Verein: - Beschreibung und Kurzbeschreibung werden in Start- und Ergebnislisten bei den Läufern angezeigt - Alle hier eingegebenen Daten erscheinen auch im öffentlichen Bereich auf der Vereinsseite Funktionäre Hier sehen Sie die bei Ihrem Verein eingegebenen Funktionäre im Überblick. Nur Funktionäre mit vollständig ausgefüllten Kontaktdaten können bei Rennen als Verantwortliche oder als Kontaktpersonen eingetragen werden. Die Bearbeitung der Funktionäre (Funktion, Telefon, , ) erfolgt bei der Mitgliederverwaltung, die Sie durch Klick auf Bearbeiten oder auf Mitglieder erreichen. Zur Unterscheidung: ein Funktionär ist ein Mitglied, dem eine Funktion zugeteilt wurde. Ein Funktionär hat nichts mit einem Benutzer zu tun. 2.2 Mitglieder Die Mitgliederverwaltung wurde wesentlich erweitert und ausgebaut. Neben den normalen Rennläufern, die als Athleten bezeichnet werden, können auch weitere Vereinsmitglieder (auch ohne ÖSV-Nummer) erfasst und Funktionäre verwaltet werden. Außerdem können Punkteläufer und Kampfrichter gesammelt aufgelistet werden. Auch die Deaktivierung und Aktivierung sowie die Zuordnung der Funktionäre erfolgt direkt bei der Mitgliedbearbeitung. HATTsolution OG V 2.0 vom Seite 6 von 45

7 2.2.1 Neues Mitglied erstellen Wenn die vollständige Mitgliederliste ( Alle ) angezeigt wird, kann durch Klick auf Neu ein neues Mitglied eingegeben werden Personendaten Hier finden sich zunächst die wichtigsten Daten wie Name, Geburtsdatum, Geburtsnation und Geschlecht. Weiters kann hier der ÖSV-Code eingetragen werden. Achtung: die nachträgliche Änderung des ÖSV-Codes ist nicht mehr möglich! Im öffentlichen Bereich sind nur Mitgliedsdaten ersichtlich, die unmittelbar mit Rennergebnissen in Verbindung stehen: - Name - Geschlecht - Jahrgang (nicht das volle Geburtsdatum) - Aktive Sportarten - Ausrüstungsdetails HATTsolution OG V 2.0 vom Seite 7 von 45

8 Sie können hier auch definieren, ob - das Mitglied noch aktiv ist (nur aktive Mitglieder stehen für die Nennung zur Verfügung) - das Mitglied ein Athlet ist (nur Athleten stehen für die Nennung zur Verfügung) - das Mitglied ein Funktionär ist (nur Funktionäre mit zugewiesenen Funktionen und ausgefüllten Kontaktdaten stehen als Rennverantwortliche oder Nennende zur Verfügung) Kontaktdaten Unter den Kontaktdaten können -Adresse, Telefon und Adresse erfasst werden. Für folgende Bereiche ist die Eingabe einiger Kontaktdaten Voraussetzung: - Funktionär: und Telefon HATTsolution OG V 2.0 vom Seite 8 von 45

9 Funktionen Bei jedem Mitglied kann definiert werden, in welchen Bereichen er/sie als Funktionär tätig ist. Somit können Ansprechpartner für Rennen definiert werden oder auch Verantwortliche für die Nennung u.a. Sollten Sie hier wichtige Funktionen vermissen, teilen Sie uns das bitte mit, dann können wir die Liste ergänzen und erweitern. Anmerkung: die Festlegung eines Mitglieds als z.b. Nennverantwortlicher bedeutet nicht, dass derjenige zu Rennen nennen kann diese Zuordnung erfolgt ausschließlich über die Benutzerverwaltung (siehe Benutzer). HATTsolution OG V 2.0 vom Seite 9 von 45

10 Athletendaten Bei jedem Athleten kann definiert werden, in welchen Sportarten er/sie aktiv ist. Beim Aktivieren eines Kästchens erscheint oben ein weiterer Reiter zur Eingabe der Athletendetails. Standardmäßig stehen Athleten bei der Nennung nur bei Rennen aus der jeweiligen Sportart zur Auswahl (das kann aber dort auf Wunsch umgeschaltet werden, um alle aktiven Athleten zur Verfügung zu haben). HATTsolution OG V 2.0 vom Seite 10 von 45

11 Sektoren/Sportarten Bei den einzelnen Sportarten, in denen ein Athlet aktiv ist, können Details zur Ausrüstung erfasst werden, um eventuelle Sponsoren präsentieren zu können Mitglied von ÖSV übernehmen Durch Klick auf Neu von ÖSV können Mitglieder direkt aus der ÖSV-Mitgliederdatenbank übernommen werden, die noch nicht in der Datenbank von enthalten sind. Sie sehen links eine Liste mit Mitgliedern in der ÖSV-Datenbank, die durch Anklicken automatisch in die Datenbank von übernommen werden. Diese Mitglieder werden automatisch aktiv gesetzt und der Sportart Ski Alpin zugeordnet Mitglied bearbeiten Neben den bereits beim Erstellen eines neuen Mitglieds beschriebenen Punkten sehen Sie unter den Personendaten außerdem, ob ein Mitglied Kampfrichter ist (diese Einstellung kann nur vom Landesverband geändert werden). HATTsolution OG V 2.0 vom Seite 11 von 45

12 2.2.4 Mitglieder filtern Die Mitglieder können nach mehreren Auswahlkriterien gefiltert angezeigt werden. Die leeren Felder in der ersten Zeile dienen als Suchfelder, wobei immer nur ein Teil eingegeben werden muss (so werden z.b. durch Eingabe von hans sowohl Mitglieder mit Nachname Hansbauer als auch mit Vorname Hans gefunden). Bei vielen Athleten können Sie auf die nächsten Seiten der Liste weiterblättern oder zurückblättern Aktive Hier sehen Sie alle aktiven Mitglieder. Durch Klick auf Neu können neue Mitglieder erfasst werden (siehe Neues Mitglied erstellen ) Verbandsmitglieder Hier sind alle Mitglieder Ihres Vereins ausgewählt, die durch einen gültigen Code auch Verbandsmitglied sind. HATTsolution OG V 2.0 vom Seite 12 von 45

13 Athleten Alle Mitglieder, deren Status Mitglied ist Athlet aktiviert ist, sind hier aufgelistet. Nur diese Athleten werden bei der Nennung zur Auswahl angeboten. Dabei ist es unabhängig, ob sie einen gültigen Verbandscode haben oder nicht bei manchen Rennen ist auch die Nennung ohne Code möglich (z.b. Werbeläufe des ÖSV). Um ein Mitglied in der Liste der Athleten zur Verfügung zu haben, klicken Sie auf Alle, um alle Mitglieder anzuzeigen. Dort können Sie entweder - ein bestehendes Mitglied durch Ankreuzen von Mitglied ist Athlet als Athlet festlegen - oder durch Klick auf Neu ein neues Mitglied erfassen und ebenfalls das Kästchen Mitglied ist Athlet aktivieren. HATTsolution OG V 2.0 vom Seite 13 von 45

14 Punkteläufer Hier sehen Sie auf einen Blick alle Läufer Ihres Vereins, die in der ausgewählten Sportart Punkte haben. Sollten hier Punkte falsch sein oder Läufer fehlen, setzen Sie sich bitte direkt mit dem zuständigen Landesverband in Verbindung. Wir übernehmen die Punktelisten ausschließlich vom Verband und können und dürfen daher keine selbständigen Punktekorrekturen durchführen. HATTsolution OG V 2.0 vom Seite 14 von 45

15 Kampfrichter Hier sehen Sie die Kampfrichter aus Ihrem Verein aufgelistet. Die Zuteilung des Status kann nur vom zuständigen Landesverband vergeben werden Funktionäre Haben Sie Mitglieder als Funktionäre gekennzeichnet, dann sind diese hier gesammelt aufgelistet. Um einen neuen Funktionär zu erfassen, klicken Sie auf Aktive, um alle Mitglieder anzuzeigen. Anschließend können Sie entweder - ein bestehendes Mitglied zur Bearbeitung öffnen und durch Aktivierung von Mitglied ist Funktionär zum Funktionär bestimmen - oder durch Klick auf Neu ein neues Mitglied anlegen und ebenso die Aktivierung von Mitglied ist Funktionär vornehmen. HATTsolution OG V 2.0 vom Seite 15 von 45

16 Sonstige Sonstige Mitglieder sind diejenigen ohne Verbandszugehörigkeit. Diese Mitglieder können nur zu bestimmten Rennen genannt werden (z.b. Werbeläufe des ÖSV oder sonstige Bewerbe, die nichts mit einem Verband zu tun haben). HATTsolution OG V 2.0 vom Seite 16 von 45

17 Inaktiv Hier sehen Sie alle Läufer, bei denen Mitglied ist aktiv nicht angekreuzt ist. Sie können somit Mitglieder kennzeichnen, die nicht mehr in Ihrem Verein aktiv sind. Diese stehen bei der Nennung oder bei der Teamauswahl nicht mehr zur Auswahl zur Verfügung. HATTsolution OG V 2.0 vom Seite 17 von 45

18 2.3 Teams Der Haupteinsatzzweck für Teams ist das einfache Zusammenfassen von Athleten, um sie mit einem Klick zu einem Rennen nennen zu können. Eine andere Möglichkeit ist die Erstellung von gemischten Teams, also von Athleten aus verschiedenen Vereinen. Damit ist beispielsweise die Nennung für Bezirks- oder Landesvertreter möglich. In weiteren Entwicklungsschritten werden Teams auch dazu genutzt, um einzelnen Personen die Nennung nur einiger festgelegter Athleten zu ermöglichen. Damit ist gewährleistet, dass manche Verwaltungsaufgaben (z.b. Mitgliederverwaltung) nur vom Administrator erledigt werden, andere Aufgaben wie die Nennung von bestimmten Athleten zu bestimmten Bewerben von Benutzern erledigt werden können, die nicht den vollen Umfang der Verwaltung nutzen müssen Überblick Hier sehen Sie alle Teams, die von Ihrem Verein angelegt wurden. Durch Klick auf Neu können Sie ein neues Team erstellen, durch Klick auf das Listensymbol rechts neben einem Team können Sie ein bestehendes Team bearbeiten. HATTsolution OG V 2.0 vom Seite 18 von 45

19 2.3.2 Neues Team erstellen Klicken Sie auf Neu, um ein neues Team zu erstellen. Geben Sie einen Teamnamen ein und wählen Sie einen Teamleiter aus. Dieser muss ein aktives Mitglied Ihres Vereins sein. HATTsolution OG V 2.0 vom Seite 19 von 45

20 In der linken Spalte haben Sie alle Ihre aktiven Athleten zur Auswahl zur Verfügung. Wählen Sie die Athleten durch Ankreuzen aus, um sie in das Team aufzunehmen. Sie haben auch hier die Suchleiste zur Verfügung. Außerdem können Sie bei vielen Athleten auf die nächsten Seiten blättern. In der rechten Spalte sehen Sie alle ausgewählten Athleten und können durch Klick auf das Kreuzchen Athleten aus dem Team herausnehmen. Ein Klick auf das rote Kreuzchen entfernt alle Athleten aus dem Team Team bearbeiten Klicken Sie in der Teamübersicht auf das Listensymbol rechts neben dem Team, um ein Team zu bearbeiten. Klicken Sie auf Bearbeiten, um die Teamdetails und die Teammitglieder zu bearbeiten wie unter Neues Team erstellen beschrieben Team löschen Ein Klick auf Löschen löscht das Team komplett aus Ihrer Vereinsverwaltung. HATTsolution OG V 2.0 vom Seite 20 von 45

21 3 Meine Rennen Meine Rennen ist die wichtigste Seite für Organisatoren und Durchführer von Rennen. Hier werden neue Rennen angelegt (als Wettkampfantrag), Ausschreibungen bearbeitet, Vereine zur Nennung berechtigt, Nennungen heruntergeladen sowie Ergebnisse, PDF-Listen und Fotos veröffentlicht. Anmerkung: Viele dieser Tätigkeiten können für Benutzer unserer Auswertungssoftware OnTime LIVE! nach wie vor direkt aus OnTime erledigt werden. Die erweiterten Möglichkeiten auf bieten sich aber für eine wesentlich bessere Aufgabenverteilung im Verein an: so können Wettkampfanträge im Sommer bequem direkt auf von Personen eingegeben werden, die mit der Zeitnehmung und Auswertung (und somit mit OnTime) nichts zu tun haben. Durch die perfekte Kommunikation zwischen und OnTime können diese vorbereiteten Rennen direkt in die Auswertungssoftware importiert werden. Für die Verantwortlichen in den Landesverbänden gibt es hier noch weitere Möglichkeiten: - Genehmigungsnummer eintragen - Chefkampfrichter einteilen - Meldegebühr eintragen - Wettkampfantrag als Ausschreibung freigeben - Rennergebnis prüfen und genehmigen Nach der Freischaltung eines Rennens durch den Landesverband sind einige Felder für den durchführenden Verein gesperrt und nicht mehr änderbar: - Renntyp (Punkterennen, ) - Genehmigungsnummer - Chefkampfrichter - Klasseneinteilung 3.1 Überblick Auf der Überblicksseite sehen Sie alle Rennen, bei denen Ihr Verein als Veranstalter oder Durchführer eingetragen ist. HATTsolution OG V 2.0 vom Seite 21 von 45

22 3.2 Rennen filtern Unter Rennen finden gibt es die bereits aus dem öffentlichen Bereich bekannten Filter, um die Rennliste einschränken zu können. Standardmäßig sind hier immer alle Rennen der aktuellen Saison ausgewählt, Sie können diese Auswahl aber in vielen Punkten beeinflussen: - Wann: Filtern nach Tag, Monat, Jahr Saison oder bestimmtem Zeitraum - Wo: Filtern nach Bundesland, Bezirk/Gebiet und/oder Cup - Was: Filtern nach Sportart, Bewerb und Veröffentlichungsart (z.b. alle Wettkampfanträge, alle Ergebnisse, ) - Wie: Filtern nach Rennart (Punkterennen, Werbelauf, ) und/oder Einteilung - Wer: Filtern nach Rennen, in denen die eingegrenzten Jahrgänge startberechtigt sind Anmerkung: Behalten Sie immer den rechten Bereich Meine Skizeit im Auge! Dort wird immer die zuletzt gefilterte Rennliste angezeigt durch einen Klick auf das grüne Plus- Symbol können Sie diese Auswahl speichern und haben Sie immer sofort wieder zur Verfügung. 3.3 Rennen suchen Oberhalb der Rennliste gibt es eine Suchliste, mit der nach Genehmigungsnummer, Rennname, Austragungsort, Veranstalter und/oder Durchführer gesucht werden kann. Anmerkung: auch diese Suchkriterien merkt sich die Rennliste unter Meine Skizeit. HATTsolution OG V 2.0 vom Seite 22 von 45

23 3.4 Neues Rennen erstellen Klicken Sie auf Neu, um ein neues Rennen zu erstellen. Einige wichtige Informationen zur Einteilung des Rennens werden gleich eingegeben: - Im Sektor wählen Sie die Sportart des Rennens aus. - Der Renntyp definiert einige wichtige Parameter, z.b. dürfen zu ÖSV-Rennen und Punkterennen nur Verbandsmitglieder genannt werden, zu Werbeläufen und Sonstigen Rennen auch Athleten ohne Code. - Renndatum und Uhrzeit können später auch noch geändert werden. HATTsolution OG V 2.0 vom Seite 23 von 45

24 Klicken Sie auf Details eingeben, um die weiteren Renndaten zu erfassen. In allen weiteren Eingabemasken werden Sie auf fehlende Informationen oder falsche Eingaben hingewiesen. So müssen beispielsweise Disziplin und Anzahl der Läufe immer ausgefüllt werden, auch viele andere Felder sind Pflichtfelder Allgemeine Daten Die allgemeinen Daten umfassen Namen des Rennens, Disziplin und Ort Offizielle Daten Bei den Offiziellen Daten ist alles zu finden, was die korrekte Abwicklung eines Verbandsrennens ermöglicht. Veranstalter ist immer der jeweilige Landesverband, Durchführer immer der eigene Verein. Bei Verantwortlicher Funktionär und Kontaktperson können nur Funktionäre des Vereins mit vollständig ausgefüllten Kontaktdaten (Telefon und ) ausgewählt werden. An diese Mailadressen werden auch alle Benachrichtigungsmails versendet (z.b. wenn ein Verein genannt hat). Renn-Codes und Einteilung entsprechen den Vorgaben des Verbandes. HATTsolution OG V 2.0 vom Seite 24 von 45

25 Die Kategorie dient zur Kennzeichnung spezieller Rennen und kann auch frei bleiben. HATTsolution OG V 2.0 vom Seite 25 von 45

26 3.4.3 Termine Auf der Terminseite sind alle Termine rund um das Rennen in chronologischer Reihenfolge zusammengefasst. Alle Datums- und Zeitfelder sind auf Grund des Renndatums logisch vorausgefüllt, können aber natürlich bearbeitet werden. Sie können neben dem Nennschluss nun auch einen Nennbeginn definieren, ab dem das Rennen zur Online-Nennung zur Verfügung steht. HATTsolution OG V 2.0 vom Seite 26 von 45

27 3.4.4 Startklassen Wählen Sie ein Schema für eine Startklasse aus, um die Tabelle automatisch zu füllen. Sie können einzelne Klassen bearbeiten (Klick auf das Bearbeiten-Symbol rechts in jeder Zeile) oder löschen (Klick auf das Löschen-Symbol ganz rechts in jeder Zeile). Sie können einzelne Klassen hinzufügen. Sie können für alle Klassen auf einmal Nenngeld und Zuschlag erhöhen oder erniedrigen (Klick auf das Bearbeiten-Symbol neben Nenngeld bzw. Zuschlag ) HATTsolution OG V 2.0 vom Seite 27 von 45

28 3.4.5 Jury Sie können die Mitglieder des Kampfgerichts aus einer Liste auswählen, die von den Landesverbänden bereitgestellt wurde. HATTsolution OG V 2.0 vom Seite 28 von 45

29 Klicken Sie auf das Bearbeiten-Symbol rechts in jeder Zeile, um einen Kampfrichter auszuwählen: Sie können die Auswahl auf Kampfrichter aus Ihrem Bundesland oder von Ihrem Verein oder aus der aktuellen Sportart auswählen. Die Suchleiste für Code und Name erleichtert das rasche Finden eines Kampfrichters, der durch Klick auf Auswählen für die jeweilige Jury-Funktion übernommen werden kann Sonstiges Im Bereich Sonstiges können Sie alle weiteren Informationen eingeben, um die Ausschreibung zu vervollständigen (Durchführungsbestimmungen, Informationen zur Anreise, ) HATTsolution OG V 2.0 vom Seite 29 von 45

30 3.4.7 Logos Hier können Sie Logos für die Kopfzeile der Ausschreibung (z.b. Verbands- und Vereinslogo) und für die Sponsorleiste im Fußbereich auswählen. Sie können entweder aus einer Liste von Grafiken auswählen, die schon bei einem anderen Rennen verwendet wurden, oder neue Logos einfügen: dazu klicken Sie entweder auf Neu und wählen die Grafik auf Ihrem PC aus, um sie hochzuladen, oder ziehen Sie sie einfach per Drag & Drop von Ihrem PC auf die geöffnete Seite. HATTsolution OG V 2.0 vom Seite 30 von 45

31 3.4.8 Aktuelles Geben Sie hier Rennverschiebungen oder Absagen bekannt. Die Informationen auf dieser Seite werden in der Rennübersicht mit roter Schrift direkt beim Rennen dargestellt. 3.5 Rennen bearbeiten Viele Punkte entsprechen genau denen, die im Punkt 3.4 Neues Rennen erstellen schon beschrieben wurden. Damit können Ausschreibungen immer wieder ergänzt und aktualisiert werden. Hier werden noch die Punkte beschrieben, die den organisatorischen Ablauf des Rennens betreffen, wie z.b. die Freischaltung durch den Landesverband. HATTsolution OG V 2.0 vom Seite 31 von 45

32 3.5.1 Übersicht Auf dieser Übersicht sind die wichtigsten Daten zusammengefasst, die vom Landesverband kontrolliert und bearbeitet werden: - Genehmigungsnummer eintragen oder per Klick auf Nächsten Code laden die nächste automatisch suchen - Renntyp und Einteilung kontrollieren und festlegen - Chefkampfrichter einteilen (ähnlich wie bei Jury ) - Meldegebühr und Datum der Bezahlung eintragen - Wettkampfantrag als Ausschreibung freigeben: wenn Sie die nötige Berechtigung haben, können Sie auf Ausschreibung klicken und anschließend speichern - Rennergebnis prüfen und genehmigen: wenn Sie die nötige Berechtigung haben, können Sie bei vorhandenem Ergebnis auf Ergebnis genehmigt klicken und speichern 3.6 Nennung In diesem Abschnitt steuern der veranstaltende und der durchführende Verein die Nennung zu den Bewerben. HATTsolution OG V 2.0 vom Seite 32 von 45

33 3.6.1 Erlaubte Vereine Wählen Sie aus, welche Vereine sich zu Ihrem Rennen anmelden dürfen. HATTsolution OG V 2.0 vom Seite 33 von 45

34 Unter Auswahl treffen können Sie auswählen: - welche Vereine sich anmelden dürfen: selektieren Sie nach Land, Bundesland und/oder Gebiet - welche Vertreter sich anmelden dürfen: wenn die Nennung für Landes- oder Bezirksvertreter möglich sein soll (z.b. Öst. Meisterschaften, div. Landescups, ) - ob Sie nur einzelne Vereine freigeben wollen Nach Klick auf Hinzufügen erscheinen die Vereine und/oder Vertreter in der rechten Spalte. Dort können Sie Bundesländer oder Bezirke aufklappen durch Klick auf den Namen oder einzelne Bezirke oder Vereine durch Klick auf das X löschen. Erst ein Klick auf Speichern speichert Ihre Auswahl Angemeldete Vereine Hier sehen Sie, welche Vereine sich zu Ihrem Rennen angemeldet haben. Sie sehen die Anzahl der genannten Vereine und Athleten, die Kontaktadressen und den Zeitpunkt der Nennung Vereine informieren Durch Klick auf senden können Sie sofort alle genannten Vereinsfunktionäre über Änderungen oder Verschiebungen informieren Nennungen stornieren Sie können alle Nennungen von allen genannten Vereinen stornieren. Dabei wird automatisch ebenfalls eine Benachrichtigung per Mail ausgesendet. HATTsolution OG V 2.0 vom Seite 34 von 45

35 3.6.5 Nenndatei laden Durch Klick auf Nenndatei können Sie die eingegangenen Nennungen im offiziellen XML- Format des ÖSV herunterladen. Anmerkung: Anwender unserer Auswertungs-Software OnTime LIVE! sollten weiterhin die in OnTime integrierte Form zum Herunterladen der Nennungen verwenden, da darin einige zusätzliche Informationen enthalten sind (z.b. bei Nennungen ohne Läufercode, Setzklassen, Nennzeitpunkt, usw.) Optionen zur Nennung Hier finden Sie einige wichtige Optionen, mit denen Sie die Nennungen zu Ihrem Rennen steuern können. - Nennungen im öffentlichen Bereich anzeigen: die Nennliste wird beim Rennen sofort nach jeder Nennung aktualisiert, sodass jeder im öffentlichen Bereich alle Nennungen einsehen kann - Einzelnennung erlauben: Sie können festlegen, dass zu Ihrem Rennen nicht nur Vereine, sondern auch Einzelpersonen nennen dürfen. - Zahlungsinformationen: diese werden dem nennenden Verein oder Läufer am Ende des Nennvorgangs angezeigt, damit das Nenngeld überwiesen werden kann. HATTsolution OG V 2.0 vom Seite 35 von 45

36 3.7 Veröffentlichungen In diesem Bereich sind alle Veröffentlichungen zusammengefasst, wie z.b. - das Herunterladen von OnTime- und XML-Dateien - das Veröffentlichen von Ergebnissen als XML-Datei - das Veröffentlichen von PDF-Dateien - das Veröffentlichen von Fotos zum Rennen Daten Hier können Sie das gesamte Rennen im spezifischen OnTime-Format herunterladen oder den eingebrachten Wettkampfantrag ansehen. Anmerkung: Normalerweise nutzen Sie zum Herunterladen der Rennen die direkt in OnTime integrierte Funktionalität Nennung Sie können hier nochmals die Nenndatei für andere Auswertungsprogramme außer OnTime herunterladen wie schon in Nenndatei laden beschrieben. HATTsolution OG V 2.0 vom Seite 36 von 45

37 3.7.3 Ergebnis Hier können Sie ein Ergebnis durch Hochladen einer XML-Ergebnisdatei veröffentlichen. Anmerkung: die XML-Datei muss im offiziellen Dateiformat des ÖSV vorliegen PDF-Dateien Zusätzliche PDF-Dateien wie ausführliche Ausschreibungen, spezielle Auswertungen oder Start- und Ergebnislisten, die nicht durch die automatische Veröffentlichung aus OnTime hochgeladen werden, können in diesem Abschnitt veröffentlicht werden. HATTsolution OG V 2.0 vom Seite 37 von 45

38 Klicken Sie entweder auf Neu und wählen Sie die Dateien auf Ihrem PC aus, um sie hochzuladen, oder ziehen Sie sie einfach per Drag & Drop von Ihrem PC auf die geöffnete Seite. Sie können auch mehrere Dateien gleichzeitig per Drag & Drop veröffentlichen. Erst ein Klick auf Speichern ordnet die PDF-Dateien dem Rennen zu. Sie können den Typ und die Beschreibung der Listen bearbeiten, sie durch Klick auf das PDF- Symbol öffnen oder durch Klick auf das Lösch-Symbol löschen Fotos Ebenso einfach können Fotos zu einem Rennen veröffentlicht werden. Wählen Sie mehrere Fotos auf Ihrem PC aus und ziehen Sie sie auf die Webseite. Die Größe der Fotos wird automatisch für eine optimale Darstellung bearbeitet, Sie müssen vorher die Fotos nicht bearbeiten oder verkleinern. HATTsolution OG V 2.0 vom Seite 38 von 45

39 4 Meine Nennungen In diesem Bereich melden die Vereine ihre Athleten zu veröffentlichten Rennen an. Achtung: falls Sie ein Rennen nicht in dieser Auflistung finden, wenden Sie sich bitte direkt an den durchführenden Verein. Wahrscheinlich trifft einer der folgenden Gründe zu: - Renndatum ist nicht korrekt - Nennbeginn oder Nennschluss ist nicht korrekt - Ihr Verein wurde nicht zur Nennung freigegeben. 4.1 Rennen filtern Unter Rennen finden gibt es die bereits aus dem öffentlichen Bereich bekannten Filter, um die Rennliste einschränken zu können. Standardmäßig sind hier immer alle Rennen der aktuellen Saison ausgewählt, Sie können diese Auswahl aber in vielen Punkten beeinflussen: - Wann: Filtern nach Tag, Monat, Jahr Saison oder bestimmtem Zeitraum - Wo: Filtern nach Bundesland, Bezirk/Gebiet und/oder Cup - Was: Filtern nach Sportart, Bewerb und Veröffentlichungsart (z.b. alle Wettkampfanträge, alle Ergebnisse, ) - Wie: Filtern nach Rennart (Punkterennen, Werbelauf, ) und/oder Einteilung - Wer: Filtern nach Rennen, in denen die eingegrenzten Jahrgänge startberechtigt sind Anmerkung: Behalten Sie immer den rechten Bereich Meine Skizeit im Auge! Dort wird immer die zuletzt gefilterte Rennliste angezeigt durch einen Klick auf das grüne Plus- Symbol können Sie diese Auswahl speichern und haben Sie immer sofort wieder zur Verfügung. 4.2 Rennen suchen Oberhalb der Rennliste gibt es eine Suchliste, mit der nach Genehmigungsnummer, Rennname, Austragungsort, Veranstalter und/oder Durchführer gesucht werden kann. Anmerkung: auch diese Suchkriterien merkt sich die Rennliste unter Meine Skizeit. HATTsolution OG V 2.0 vom Seite 39 von 45

40 4.3 Nennung abgeben Die Überblickseite enthält bereits viele wichtige Informationen auf einen Blick: Neben der Liste der Rennen findet sich jeweils eine große Schaltfläche mit folgenden Informationen: - Nennen : das Rennen ist zur Nennung freigegeben, darunter steht der Nennschluss - Anzeigen : es wurde bereits eine Nennung abgegeben, die Zahl zeigt die Anzahl der genannten Läufer - Noch nicht möglich : der Nennbeginn ist noch nicht vorbei - Nennschluss vorbei : der Nennschluss ist vorbei Bewegen Sie die Maus über diese Schaltfläche, um weitere Informationen zum Zeitraum der Nennung zu erhalten. Durch Klick darauf kommen Sie Nennung. HATTsolution OG V 2.0 vom Seite 40 von 45

41 4.3.1 Athleten auswählen In der linken Spalte haben Sie alle Ihre aktiven Athleten zur Auswahl zur Verfügung, die auf Grund ihres Jahrgangs und Geschlechts für eine der Klassen des aktuellen Rennens genannt werden können. Wählen Sie die Athleten durch Ankreuzen aus, um sie für das Rennen anzumelden. Sie haben auch hier die Suchleiste zur Verfügung. Außerdem können Sie bei vielen Athleten auf die nächsten Seiten blättern. HATTsolution OG V 2.0 vom Seite 41 von 45

42 Sie können auch ein ganzes Team (siehe 2.3 Teams ) auswählen und alle Athleten daraus durch Anwählen des Kästchens in der Titelleiste (neben Code ) anmelden. Wenn es sich um ein offenes Rennen (z.b. ÖSV-Werbelauf) handelt, können Sie auch Athleten nennen, die auf Grund ihres Jahrgangs nicht in den ausgeschriebenen Klassen vorkommen, indem Sie das Häkchen neben Nur startberechtigte Athleten anzeigen wegklicken. Außerdem können bei einem solchen Rennen Athleten ohne Code genannt werden entfernen Sie dazu das Häkchen bei Nur Athleten mit Code anzeigen. In der rechten Spalte sehen Sie alle ausgewählten Athleten und können durch Klick auf das Kreuzchen Athleten aus der Nennung herausnehmen. Ein Klick auf das rote Kreuzchen entfernt alle Athleten aus der Nennung. Schließen Sie die erste Seite durch Klick auf Speichern ab Zusatzinfos Auf der zweiten Seite können weitere Informationen erfasst werden: - Das vollständige Geburtsdatum ist für ÖSV-Rennen verpflichtend und wird bei den Personendaten des Mitglieds gespeichert. - Die Klasse kann bei Werbeläufen und sonstigen Rennen geändert werden. - Eine -Adresse des Athleten kann zur Kontaktaufnahme eingegeben werden (diese wird auch bei den Kontaktdaten des Mitglieds gespeichert) HATTsolution OG V 2.0 vom Seite 42 von 45

43 4.3.3 Kontaktdaten Hier können Sie aus den Funktionären Ihres Vereins auswählen, um die Kontaktdaten der Nennung automatisch zu befüllen. Andernfalls geben Sie die Kontaktdaten in das Formular ein. HATTsolution OG V 2.0 vom Seite 43 von 45

44 4.3.4 Nennung abschließen Auf dieser Seite erhalten nochmal einen Überblick über die genannten Athleten und können die Nennung abschließen. HATTsolution OG V 2.0 vom Seite 44 von 45

45 4.4 Nennung bearbeiten Sie können eine abgegebene Nennung bis zum Nennschluss ändern und Athleten ergänzen oder herausnehmen. Nach Klick auf die mit Anzeigen beschriftete Schaltfläche kommen Sie zum Überblick über diese Nennung: Klicken Sie auf Bearbeiten, um die Nennung nochmals in den Schritten 1 bis 4 durchzugehen. 4.5 Nennung stornieren Sie haben auch die Möglichkeit, die ganze Nennung zu stornieren und alle Athleten bei diesem Rennen zu entfernen. Viel Spaß in unserem neuen Verwaltungsbereich auf Bei Fragen oder Problemen kontaktieren Sie uns bitte per Mail an info@ HATTsolution OG V 2.0 vom Seite 45 von 45