Objektive Prozessdaten. Softwareunterstützung für Potenzialanalyse, Personalorganisation und -bemessung

Transkript

1 Objektive Prozessdaten Softwareunterstützung für Potenzialanalyse, Personalorganisation und -bemessung

2 Ziele der Datenermittlung Zeitdaten in der Verwaltung Ablauf optimieren Antrag Antrag Auftrag Personalbedarf planen

3 Werkzeuge für den Organisator Multimoment-Selbst kein Fremd-Beobachter erforderlich geringer Aufwand hohe Akzeptanz der Daten schneller Überblick über Potenziale exakte statistische Aussagen

4 Selbstnotierung Eine Aufgabenübersicht aller planmäßigen Arbeitsinhalte und möglichen Unterbrechungen wird erstellt

5 Strukturierung der Arbeitsinhalte Finanz- und Rechnungswesen Rechnungen anhand von Lieferscheinen auf Richtigkeit prüfen Preise und Mengen vergleichen Rechnungen sortieren, vorkontieren und Kostenarten zuordnen Rücklieferungen nach Art und Menge anhand von Lieferscheinen prüfen Zu- und Abgänge erfassen, statistisch aufbereiten Nach Vereinnahmung der Ware endgültige Kontierung durchführen Differenzen zur Klärung weiterleiten, ggf. Frachtbriefe anfordern

6 Selbstnotierung Aufgabengliederung Sprechstunden 19% Kundenbetreuung 63% Vorgänge aufarbeiten 25% Eine feine Aufgabenstruktur ist besser... Telefonate führen s beantworten 19% Weiterbildung 3% Postbearbeitung 5% Störungen (EDV,Tel...) 6% Besprechungen 10% Interne Organisation 13%

7 Selbstnotierung Aufgabengliederung... als eine grobe Aufgabenstruktur! Kundenbetreuung 63% Weiterbildung 3% Postbearbeitung 5% Störungen (EDV,Tel...) 6% Besprechungen 10% Interne Organisation 13%

8 Selbstnotierung Datenerfassung vorbereiten Aufgaben Werkzeuge Detaillierte und strukturierte Aufgabenbeschreibung

9 Selbstnotierung Berücksichtigung der Aufbauorganisation kann Personen muss Name Kürzel Kostenstelle Organisationseinheit Organisationseinheiten Name Code Kostenstelle kann Kostenstelle Name Code

10 Selbstnotierung Datenerfassung vorbereiten Organisationsstruktur Werkzeuge Erfassen der beteiligten Personen/Stellen Abbildung der Organisationsstruktur

11 Selbstnotierung zusätzliche Kriterien kann kann Tätigkeit qualitative Einflüsse Name Code Name Code Gliederung der beobachteten Aufgaben in beliebig viele Tätigkeitskategorien (z.b. Ausführen/ Leiten/ Prüfen/ Kenntnis nehmen/rat erteilen) Zuordnung einer Kategorie zu der jeweils beobachteten Aufgabe Registrierung beliebig vieler Einflüsse (z.b. mir fehlen Informationen, arbeite unter Zeitdruck, muss Fehler anderer beseitigen - durch Notierungsblatt auf 8 begrenzt) Zuordnung mehrerer Einflüsse zu der jeweils beobachteten Aufgabe

12 Selbstnotierung Antrag ORTIM notes Menge Zeit Basisdaten erfassen Bezugsgrößen anlegen oder zuordnen

13 Selbstnotierung Erzeugen von Notierungsaufträgen Zuordnungsschritte (z.b. Aufgaben) Reduzieren des Aufgabenbaumes auf die für die Notierungsteilnehmer zutreffende Auswahl Notierungsauftrag für Ressort 1 Herrn Schneider auswählen und hinzufügen

14 Selbstnotierung Drucken und persönlich zuordnen oder für Signalgeber-Erfassung bereitstellen

15 Selbstnotierung Neben der Tagesarbeit werden zu zufälligen Zeitpunkten die ausgeführten Tätigkeiten notiert A B C

16 Selbstnotierung Datenerfassung mit Signalgeber optisch Signal akustisch Notierungsblock Aufgaben Tätigkeiten Einflüsse Kostenträger

17 Selbstnotierung Datenerfassung mit Notes-sp Während der normalen Arbeit am PC öffnet sich zu zufälligen Zeitpunkten ein Fenster mit der Eingabemaske, um die zu diesem Zeitpunkt aktuelle Notierung direkt eingeben zu können. Sollte das große Fenster stören, kann auch ein kleiner blinkender Eintrag in der Statusleiste an die fällige Notierung erinnern.

18 Selbstnotierung Daten übertragen die Wege Notierungen ORTIMnotes Import Import 3. Notierung im Programm ORTIMnotes sp manuelle Eingabe 1.1 Zentrale Eingabe Import 1.2 Dezentrale Eingabe in Kartenleseprogramm 2. Dezentrale Eingabe in PDA Übernahme per HotSync Notierungs -karten Import = Verbindung im Netz oder Weg über Mail oder Datenträger

19 Mengengerüst ergänzen Vorhandene Statistiken oder parallel erfasste Daten Mengengerüst und Zeitdaten verbinden Ergebnis: objektive Daten für Personalplanung

20 Auswertung in Notes Nach der Datenübertragung sind vielfältige Erkenntnisse verfügbar.

21 Zeitliche Dynamik erkennen Software ORTIMmulti oder ORTIMnotes Statt durchschnittlicher Werte die exakte zeitliche Verteilung erkennen.

22 Störungen erkennen und beseitigen Software ORTIMmulti oder ORTIMnotes

23 Störungen erkennen und beseitigen Ergebnisse verwenden Maßnahmen ableiten, z.b. reduzieren! mit IT-Bereich klären

24 Zeiten ermitteln Einfache Zeitdatenbestimmung durch Multimomentstudien.

25 Prozesse analysieren Daten bewerten Aufgabengruppe 1 Aufgabengruppe 2 Aufgabengruppe 3 Aufgabengruppe 4 Aufgabengruppe 5 Aufgabengruppe 6 Aufgabengruppe 7 Aufgabenbaum Zuordnung von Qualifikationsstufen zu den Tätigkeitsinhalten in der unterstützenden Software

26 Qualifikation bewerten Durch Aufgabenbewertung die tatsächlichen individuellen Anforderungen ermitteln.

27 Tätigkeitsinhalte verändern Personalkosten beeinflussen Stellengruppe A Aufgabengruppe 1 Überlappungen korrigieren Stellengruppe B Aufgabengruppe 2 Aufgabengruppe 3 5,10% 4,60% Aufgabengruppe 4 32,60% Aufgabengruppe 5 38,30% Aufgabengruppe 6 10,00% Aufgabengruppe 7 4,30%

28 Kapazitätsbedarf reduzieren Personalkosten senken Stellengruppe A Aufgabengruppe 1 Aufgabengruppe 2 Aufgabengruppe 3 5,10% 4,60% Aufgabengruppe 4 32,60% Aufgabengruppe 5 38,30% Aufgabengruppe 6 Aufgabengruppe 7 4,30% 10,00% Störungen durch geeignete Maßnahmen vermeiden

29 Selbstnotierung Ergebnisse der Analyse Ergebnisse der Mengenerfassung Ergänzungsfaktor Personalbedarf

30 Selbstnotierung Der Personal-Einsatzbedarf für jede Aufgabe steht sofort zur Planung bereit

31 Ing.-Ges. für Prozessorganisation mbh Dipl.-Ing. A. Keck Tel.: Mobil: