Standardisierung und Digitalisierung

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1 BEB-Fachtagung Standardisierung und Digitalisierung Steigt das Prüfungsrisiko? Dipl.-Kfm. Matthias H. Appel, Wirtschaftsprüfer/Steuerberater Dipl.-Vw. Roland Krock, Vereidigter Buchprüfer/Steuerberater Berlin Erfurt Freiburg Hamburg Köln München Münster Wien (A) Würzburg Vorstellung Dipl.-Kaufmann Matthias H. Appel Niederlassungsleiter Freiburg Wirtschaftsprüfer / Steuerberater - Schwerpunkte - Prüfung und Beratung von steuerbegünstigten Körperschaften - Trägerstrukturberatung - Betriebswirtschaftliche Beratung (Wirtschaftlichkeitsberechnungen, Unternehmensbewertungen etc.) - Steuerliche, insbesondere gemeinnützigkeitsrechtliche Beratung - Publikationen zu wirtschaftlichen und strategischen Fragestellungen im Sozialwesen - Vortrags- und Referententätigkeiten Folie 2 1

2 Vorstellung Dipl.-Volkswirt Roland Krock Vereidigter Buchprüfer / Steuerberater - Leiter des Kompetenz-Teams Behindertenhilfe der Solidaris - Prüfung von Einrichtungen der Behindertenhilfe sowie von Komplex-Einrichtungen - Betriebswirtschaftliche und steuerliche Gestaltungsberatung (u. a. Umstrukturierungen, Kooperationen und Transaktionen) - Referent bei verschiedenen internen und externen Fachveranstaltungen, Seminaren und Messen - Mitglied im Arbeitskreis Rechnungslegung und Prüfung von Werkstätten für behinderte Menschen des Instituts der Wirtschaftsprüfer in Deutschland e. V. Folie 3 Ihre Solidaris Unser Profil - Eine der größten Prüfungs- und Beratungsgesellschaft im Non-Profit-Sektor - Bundesweit mit über 270 Beschäftigten tätig - Über 80 Jahre erfolgreich am Markt tätig, mit stetigem organischen Wachstum - Anteil der Mitarbeiter mit Berufsexamina (WP, StB, vbp, RA) mit ca. 45 % aller Außendienstmitarbeiter vergleichsweise hoch - Über Einzelmandate im Non-Profit-Sektor unterschiedlicher Größenordnung und Rechtsform Folie 4 2

3 Ihre Solidaris Prüfung und Beratung aus einer Hand Nutzen stiften mit Freude für Menschen Folie 5 Digitaler Status Quo 3

4 Überblick der Grundlagen Rechtliche Grundlagen 238 HGB Buchführungspflicht 239 HGB Führung der Handelsbücher 257 HGB Aufbewahrung von Unterlagen, Aufbewahrungsfristen 145 AO Allgemeine Anforderungen an die Buchführung und Aufzeichnungen 146 AO Ordnungsvorschriften für die Buchführung und für Aufzeichnungen 147 AO Ordnungsvorschriften für die Aufbewahrung von Unterlagen GoB Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung Abgeleitete Grundsätze GoBD Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff Prüfungsstandards und Stellungnahmen zur Rechnungslegung des IDW IDW RS FAIT 1 IDW PS 261 n. F. IDW PS 330 Folie 7 Spielregeln für digitale Buchführung und Archivierung Bundesfinanzministerium (BMF): Richtlinien der GoBD : Veröffentlichung : Start Veranlagungszeitraum : Verordnung gilt verbindlich Betriebsprüfungen zukünftig hauptsächlich digital Wichtigster Bestandteil des Besteuerungsverfahrens Rechnung und alle handels- und steuerrechtlich relevanten Daten und Belege (elektronischen, aufbewahrungspflichtige Geschäftsunterlagen) muss GoBD-konform verarbeitet, gespeichert und unveränderbar archiviert werden Folie 8 4

5 Grundsätze GDPdU Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen GoBIT GoBS Grundsätze ordnungsmäßiger (Entw.) Grundsätze DV-gestützter ordnungsmäßiger Buchführungssysteme Buchführung beim IT-Einsatz GoBD Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff Folie 9 Formelle Anforderungen/ Vorschriften der GoBD (1/2) Verschärfte Kriterien für die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung 1. Einzelaufzeichnungen/ Dokumentation Einzelne Sachverhalte müssen nachvollziehbar sein. Handbücher, Programmieranleitungen, Verfahrensdokumentation, Protokolle zu Programmänderungen & Updates 2. Vollständigkeit Daten müssen vollständig gespeichert werden. Alle notwendigen Informationen vollständig und lückenlos aufzeichnen. 3. Richtigkeit/ Lesbarkeit und Auswertbarkeit Aufzeichnungen und erfassten Daten müssen richtig sein. während der ganzen Aufbewahrungsfrist les- und auswertbar Folie 10 5

6 Formelle Anforderungen/ Vorschriften der GoBD (2/2) 4. Zeitgerecht Richtwert des BMF für die Erfassung von Daten sind zehn Tage. Das heißt, innerhalb von zehn Tagen sollen die Unteralgen sauber geordnet und chronologisch abgelegt sein. 5. Geordnet geordnete und sichere Belegablage 6. Unveränderbarkeit/ Nachvollziehbarkeit Es darf nicht: unterdrückt, überschrieben, gelöscht, geändert, verfälscht werden wenn nicht nachvollziehbar und protokolliert Fehler dürfen in einer Rechnung nicht einfach korrigiert werden Die Daten müssen festgeschrieben und nicht mehr veränderbar sein. Folie 11 Kassenbuchführung nicht ordnungsgemäß Wenn zum Beispiel folgendes fehlt: Tagesendsummenbons Datierung der Tagesendsummenbons Programmierprotokolle der Registrierkassen (+ Aufbewahrungspflicht) oder bspw. folgende formelle Mängel existieren: Kassenminusbeträge nachgewiesene Manipulation Einsatz einer Manipulationssoftware Verstoß führt zu Schätzungsbefugnis! Folie 12 6

7 Betriebsprüfung Beispiel: Urteil des Finanzgerichts Münster Betriebsprüfung Der Fall: materielle Fehler Bsp.: nicht nummerierte Kassenberichte, unvollständig aufbewahrte Gutscheine, fehlende Rechnungsnummern formeller Fehler: Protokolle über die Einrichtung und Programmierung des Kassensystems fehlen Folge: Fiskus will Steuern schätzen Das Urteil: fehlende Protokolle bei Nutzung programmierbarer elektronischer Kassensysteme fehlen der Programmierprotokolle = gewichtiger formeller Kassenführungsmangel Grund genug für eine (Hinzu)Schätzung Folie 14 7

8 Betriebsprüfer suchen nach formellen Mängeln Beweisnot der Prüfer GoBD mach Manipulation fast unmöglich Betriebsprüfer suchen nicht nach Manipulation, sondern nach NICHT-Einhaltung der formellen GoBD In der Folge gilt die Umkehrung der Beweislast: Manipulation muss nicht mehr konkret bewiesen werden Steuerpflichtige muss beweisen, dass System nicht manipulierbar ist Folie 15 Summarische Risikoprüfung der Finanzverwaltung (1/3) Ziel: Beanstandungsanlass isd 158 AO Methoden: Zeitreihenvergleiche Grundidee: Betriebliche, über einen längeren Zeitraum anfallende Daten werden mehreren Zeitabschnitten zugeordnet, wodurch Zeitreihen entstehen. Umsetzung: Relation zweier Größen, bezogen auf einen Zeitabschnitt analysieren (Bsp. Wareneinsatz und Umsatzerlöse) Reaktion der beiden Größen zueinander darstellen Folie 16 8

9 Summarische Risikoprüfung der Finanzverwaltung (2/3) Mathematisch-statistische Verfahren Benfords Gesetz Grundidee: Zahlen sollen auf ihre zufällige Entstehung hin überprüft werden. Umsetzung: Es gibt eine Verteilungsideal und dieses wird mit der vorgefunden Verteilung in der Buchführung verglichen. Abweichung = wahrscheinliche Manipulation Logarithmische Normalverteilung Grundidee: Bestimmte Beträge liegen innerhalb einer Standardabweichung zum Mittelwert (Bsp, Tageseinnahmen, Rechnungsbeträge, etc.). Umsetzung: Abweichung von der Normalverteilung spricht für Manipulation. Folie 17 Summarische Risikoprüfung der Finanzverwaltung (3/3) Mathematisch-statistische Verfahren Signifikanztests (Bspw. Chi-Quadrat-Test) Grundidee: Statistische Prüfung ob eine Abweichung in der vorgefunden Verteilung von der erwarteten Verteilung wahrscheinlich ist. Folie 18 9

10 Vermeidung von Nachteilen Richtigkeit und Vollständigkeit der Buchführung (1/2) 1. Verfahrensdokumentation: Dokumentation aller steuerlich relevanten Prozesse Wie kommen Rechnungen an per Post, , Fax? Wer bearbeitet die Eingangsrechnungen? Wie kommen die Rechnungen in das EDV-System? 2. Richtlinien und Schulungen: Richtlinien für Prozesse definieren Mitarbeiter schulen Richtlinien sowie Schulungen dokumentieren 3. System-Dokumentation: Archivierung und Dokumentation von: Informationen und Handbüchern bei Erstinstallation von Software und Hardware Schnittstellen zwischen Systemen Software-Updates Folie 20 10

11 Richtigkeit und Vollständigkeit der Buchführung (2/2) 4. Laufende Kontrollen: Regelmäßige Überprüfung: Stimmen Dokumentation und Abläufe (noch) überein? 5. Stichproben vom Experten: Einhaltung der definierten Prozesse? Stichproben durch Steuerberater oder Wirtschaftsprüfer Folie 21 Maßnahmenkatalog zur Vermeidung von Nachteilen (1/5) Prüfung von im Einsatz befindlichen Vor- bzw. Nebensystemen Grundsatz: Alles was digital eingesetzt und irgendwie mit Rechnungswesen in Zusammenhang steht: Zugang für Finanzverwaltung muss möglich sein + Anforderungen der GoBD genügen Vor- und Nebensysteme können sein bspw.: PC-Kassensysteme elektronische Archive Reisekosten über Excel-Tool (Problem: müssen Revisionssicher sein!) Teil des Datenverarbeitungssystem? Unterliegen den gleichen Anforderungen wie die Hauptsystem bzgl. Ordnungsmäßigkeit der Buchführung Folie 22 11

12 Maßnahmenkatalog zur Vermeidung von Nachteilen (2/5) Datenverarbeitungssystem: alle Programme und Datenbestände müssen revisionssicher sein falls doch etwas geändert wird, muss es nachvollziehbar sein Möglichkeit: GoBD-Testat namhaften Softwareanbietern garantieren GoBD-Sicherheit Folie 23 Maßnahmenkatalog zur Vermeidung von Nachteilen (3/5) Digitale Ablage elektronischer Belege, zeitgerechte Aufzeichnung und Verbuchung Digitale Ablage: elektronisch erstelltes Dokument muss auch digital revisionssicher abgespeichert werden Beispiel für formellen Fehler: Elektronische Belege ausdrucken und mit Papierbelegen ablegen (Möglichkeit hier: Ersetzendes Scannen) Zeitgerechte Aufzeichnungen und Verbuchungen Unbare Geschäftsvorfälle: innerhalb von 10 Tagen Kreditorische Vorgänge: innerhalb von 8 Tagen Kasseneinnahmen und Kassenaufgaben: täglich Folie 24 12

13 Maßnahmenkatalog zur Vermeidung von Nachteilen (4/5) Die Verfahrensdokumentation Inhalt, Aufbau, Ablauf und Ergebnisse der elektrischen Datenverarbeitung müssen vollständig und schlüssig ersichtlich sein. Verfahrensdokumentation besteht aus Allgemeiner Beschreibung Anwenderdokumentation Technische Systemdokumentation Betriebsdokumentation Folie 25 Maßnahmenkatalog zur Vermeidung von Nachteilen (5/5) Was passiert bei Verstößen? Verwerfung der gesamten Buchführung bis hin zur Androhung bzw. Einleitung strafrechtlicher Maßnahmen Keine materiellen Mängel oder Fehler? wahrscheinlich keine Konsequenzen aber Formelle Mängel ohne gleichzeitige materielle Mängel eher unwahrscheinlich Folie 26 13

14 Digitale Rechnungseingangsprozesse Ablauf Rechnungseingangsverarbeitung (1/2) 1. Elektronische Erfassung der Eingangsrechnungen und Datenvalidierung Rechnungen mit Eingangsstempel werden über OCR ( optical character recognition ) eingescannt und alle rechnungsrelevanten Daten ausgelesen Lieferantennummer aus Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (Ust-IdNr.) Bankdaten Adressdaten Datenvalidierung vom zuständigen Sachbearbeiter 2. Daten werden übergeben Digitalisierte Originalrechnung ausgelesene + validierte Rechnungsdaten 3. Automatische Verbuchung oder Vorerfassung Folie 28 14

15 Ablauf Rechnungseingangsverarbeitung (2/2) 4. Prüfung der Rechnung und Genehmigung Möglichkeiten für die Rechnungsbearbeitung: Freigeben Ablehnen Weiterleiten 5. Buchung und Archivierung Mit der Freigabe wird die Rechnung vollständig gebucht Rechnung + Workflow-Protokoll als.pdf archiviert Papier-Originalrechnung werden noch 6-8 Wochen aufbewahrt, bis sicher davon ausgegangen werden kann, dass die Buchung erfolgt ist. Folie 29 Vorteile durch elektronischen Rechnungsaustausch Effizienz geringere Fehlerquoten bei der Rechnungsbearbeitung erhöhte Prozesssicherheit und transparenz Prozessbeschleunigung bei der Rechnungsbearbeitung zeitnah und zentral verfügbar Prozesse Automatisierte Verarbeitung der Rechnungsinhalte schnellere Arbeitsabläufe bei Ein- und Ausgangsrechnungen Wegfall manueller Prüfschritte Folie 30 15

16 Vorteile durch elektronischen Rechnungsaustausch Kosten weniger manueller Prüfaufwand Einsparungen bei Druck und Versand Skonto-Vorteile Konkrete Ersparnis Eingangsrechnungen: je Rechnung Ausgangsrechnungen: ca. 10 je Rechnung Quelle: FeRD Folie 31 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! WP/StB Dipl.-Kfm. Matthias H. Appel Vereidigter Buchprüfer/Steuerberater Roland Krock 0761 / r.krock@solidaris.de Berlin Erfurt Freiburg Hamburg Köln München Münster Wien (A) Würzburg 16