Social Network für den Mittelstand mit IBM Connections

Transkript

1 Wir automatisieren und optimieren Ihre Geschäftsprozesse Social Network für den Mittelstand mit IBM Connections Gerhard Schuster

2 Inhalt DCCS Begriffsklärung Social Software Warum sollen Firmen Social Software verwenden? Social Software für den Mittelstand? Fragen im Zusammenhang mit der Gesamtproduktivität Statements von Personen, die Social Software erfolgreich verwenden Warum Wissensmanagement- oder DMS-Projekte oft scheitern? Was macht Social Software anders/besser? IBM Connections Anwendungsfälle Screenshots 2

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4 Begriffsklärung Social Software Unter Social Software versteht man Softwaresysteme, welche die menschliche Kommunikation, Interaktion und Zusammenarbeit unterstützen [Richter, Koch, 2007]. Social Software Systeme bieten auf verschiedenste Art und Weise Möglichkeiten, Wissen zu sammeln und zu verbreiten. Die Nutzung von sozialen Netzwerken wird als ein wichtiger Faktor gesehen, wie Unternehmen zukünftig noch effektiver und flexibler werden und sich einen Wettbewerbsvorteil erarbeiten können. Social Software verbindet Element wie Wissensmanagement, Identitäts- und Skill- Management, Information Retrieval sowie Kommunikations- und Collaborations- Lösungen. 4

5 Warum sollen Firmen Social Software verwenden? Steigerung der Produktivität insbesondere von Knowledge Workern da deren Arbeit in hohem Maße von erfolgreicher Zusammenarbeit und sozialen Faktoren abhängig ist Einfache Involvierung aller Mitarbeiter in den Innovationsprozess Talente des Einzelnen für die Organisation greifbarer machen Erhöhen der Effizienz durch Nutzung von Synergien und Einbeziehung der Expertise aller Mitarbeiter Erhöhen des sozialen Kapitals der Firma Senkung der Einstiegsschwelle für elektronischen Zusammenarbeit Erreichen größerer Handlungsspielräume und höherer Handlungssicherheit Erhöhen des Innovationspotenzials Gesteigerte Gesamtproduktivität der Firma! 5

6 Social Software für den Mittelstand? Social Software bzw. Nutzung sozialer Netzwerke im Unternehmen ist nicht unbedingt von der Größe des Unternehmens abhängig vielmehr geht es um folgende Merkmale: starke Wissensintensität (engineering-, forschungsintensive Branchen) stark verteilte Organisationen (Niederlassungen) stark projektorientiert arbeitende Organisationen Organisationen mit flachen Hierarchien oder in denen abteilungsübergreifendes Arbeiten gewünscht oder notwendig ist hohe Innovationsfreudigkeit hoher zeitlicher Druck (Time To Market) Mergers bzw. Neuausrichtung eines Unternehmens Social Software macht auch für Unternehmen mit weniger als 100 Mitarbeitern Sinn! 6

7 Fragen im Zusammenhang mit der Gesamtproduktivität Wie kann jeder einfach und schnell Daten und Wissen teilen? Wie können Mitarbeiter bei Bedarf schnell und einfach einen Raum für Zusammenarbeit erstellen für Teams, Communities, Projekte? Wie können Mitarbeiter Kollegen finden die an ähnlichen Themen interessiert sind und eine intensivierte Zusammenarbeit starten? Wie können Mitarbeiter wirklich relevante, qualitativ hochwertige Informationen zu Themen finden, unter Unmengen an Informationen, die von den relevanten Punkten ablenken? Wie kann man schnell einen Experten zu einem Thema finden? Wie können Mitarbeiter sofort mit anderen Personen im Kontext ihrer aktuellen Tätigkeit kommunizieren? Mit Social Software beantworten Sie genau diese Problemstellungen! 7

8 Statements von Personen, die Social Software erfolgreich verwenden Es hilft mir um Experten zu finden. Es ist meine Art etwas zurück zu geben. Es hilft mir up-todate zu bleiben. Es hilft mir Informationen zu finden. Es erweitert mein persönliches Netzwerk. Es erleichtert mir relevante Daten kontextbezogen abzulegen. Ich kann von anderen lernen. Es gibt mir eine Art von Gemeinsamkeit. 8

9 Warum Wissensmanagement- oder DMS-Projekte oft scheitern? Wissensmanagement-Projekte arbeiten oft mit komplexen, von Experten ausgearbeiteten Taxonomien Mitarbeiter finden sich darin nicht zurecht und die Information werden nicht oder nicht an der richtigen Stelle eingestellt und daher auch nicht genutzt. Konzepte werden den Mitarbeitern in einem Top-Down Ansatz aufgezwungen das kann unter anderem auch dazu führen, dass die Motivation zur Nutzung und die Qualität der Information gering ist. Das Thema wird sehr technisch gesehen Lösungen sind oft komplex und für Mitarbeiter schwierig bedienbar. Die Information steht im Mittelpunkt, die Person im Hintergrund für den Mitarbeiter wird das Ganze als Zusatzaufwand gesehen, der ihm keinen persönlichen Mehrwert bringt. 9

10 Was macht Social Software anders/besser? Social Software verfolgt einem Bottom-Up Ansatz jeder Mitarbeiter kann Informationen selbst beschlagworten (taggen) oder bewerten (raten). Berechtigungen auf Informationen werden durch den Mitarbeiter vergeben, es sind keine komplexen Berechtigungsmodelle notwendig. In einer Social Software Umgebung besteht üblicherweise kein Zwang. Bei Social Software besteht üblicherweise eine enge Bindung zwischen Information und der Person, welche die Information einstellt dies führt alleine durch die höhere Identifikation zu einer besseren Qualität der Informationen. Bei Social Software können üblicherweise an vielen Stellen Kommentare abgegeben werden, welche zu zusätzlicher Qualität und Innovation führen. Durch die Verknüpfung von verschiedenen Bausteinen (Tags, Bewertungen, persönliche Netzwerke, Communities) können zusätzliche wertvolle Informationen ermittelt werden (z.b. wer beschäftigt sich noch mit einem bestimmten Thema). 10

11 Was ist IBM Connections? Die Social Software IBM Connections unterstützt Sie beim Aufbau und der Erweiterung von Expertengruppen, die gemeinsam Innovationspotenzial aufdecken können. Nutzen Sie das gemeinsame Wissen, um noch bessere Ideen zu entwickeln, die Agilität in Ihrem Geschäftsumfeld zu verbessern und insgesamt zu einer noch effizienteren und produktiveren Organisation zu werden bei gleichzeitiger Senkung Ihrer Kosten. IBM Connections bietet unterschiedliche Komponenten, die Ihrem gesamten Unternehmen dabei helfen, intelligenter zu arbeiten. Mit Hilfe dieser Komponenten können Sie und Ihre Kollegen mit wichtigen Experten in Verbindung bleiben, neu entstehende Trends und Ideen verfolgen und hinsichtlich der Entwicklungen auf dem Markt und bei Ihren Mitbewerbern auf dem Laufenden bleiben. 11

12 Vorteile von IBM Connections Out-of-the-box Lösung sofort nach der Installation einsetzbar Integrierte Gesamtlösung aller Bausteine einer Social Software Suite (nicht nur Wiki ) Über viele Jahre aus zahlreichen Projekten innerhalb der IBM entstanden, zur heute ausgereiftesten Lösung am Markt. Die in sich komplett vernetzte Gesamtlösung stellt verbunden mit der Suche den großen Mehrwert dar. Zahlreiche offene Standards und Schnittstellen ermöglichen Erweiterung und Integration. Kann mit Hilfe der Produkte Sametime und Quickr um die Komponenten für Instant Messaging und strukturierte/hierarchische Ablage von Informationen ergänzt werden. 12

13 IBM Lotus Connections die Elemente 13

14 Anwendungsfall: Wissensmanagement Probleme Wissen/Know-how ist nur in den Köpfen der Mitarbeiter (oder in deren Mailboxen) Einarbeitungszeit von neuen Mitarbeitern ist lange Wissenslücken wenn Mitarbeiter die Firma verlässt Instrumente: Wikis, Blogs um Informationen abzulegen Communities um Informationen thematisch zu bündeln Files um Dateien abzulegen Social Bookmarking (zusätzliche Informationen über Webseiten) Profiles Wer macht was? Beispiele Teilen von Erfahrungen (Berichte, Lessons Learned) Teilen und Besprechen von Fachinformationen (Foliensätze aus Veranstaltungen etc.) Ablage von Ergebnissen aus Workshops und Arbeitskreisen 14

15 Anwendungsfall: Experten finden Problem Es ist schwierig für ein neues Projekte oder für ein dringendes Problem die richtigen Experten zu finden. Instrumente Profiles zeigt an, wer was kann (durch Tivoli Enterprise Integrator ist das automatische Austauschen von Daten mit LDAP oder anderen Systemen möglich) Netzwerke man kann im Umfeld einer Person nach Personen mit ähnlichen Interessen und Know-how suchen (XING innerhalb der Firma) Communities hier sieht man, wer sich mit was beschäftigt Durch die Vernetzung der Module kann man Experten über verschiedenste Wege finden. Beispiele Ausarbeitung eines zeitkritischen Angebots/Ausschreibung Lösung eines dringenden Problems (Urgent Call) Finden von Mitarbeitern für ein neues Projekt/Produkt 15

16 Anwendungsfall: verteiltes Arbeiten Problem Personen müssen in einem verteilten Team (abteilungsübergreifend, standortübergreifend) zusammenarbeiten Instrumente Activities einfaches Instrument um Aufgaben gemeinsam durchzuführen (wiederholbare Tätigkeiten können in Templates gespeichert werden). Über Connectoren für Notes und Outlook können Mails in Activites geschoben werden Files einfache Möglichkeit gemeinsam auf Dateien zuzugreifen Communities um z.b. standortübergreifend Informationen zu einem Thema zu bündeln Microblogging (The Board) Statusmeldungen - Netzwerk weiß immer Bescheid Beispiele Ausarbeitung einer Kampagne unter Einbeziehung aller Niederlassungen Mitarbeiter in Niederlassungen sollen Bescheid wissen, was läuft 16

17 Startseite 17

18 Profile 18

19 Die neuesten Aktualisierungen 19

20 Communities 20

21 Blogs 21

22 Wikis 22

23 Blogs 23

24 Bookmarks 24

25 Files 25

26 Activites 26

27 Suche 27

28 Wir danken für die Aufmerksamkeit Kontakt: DCCS GesmbH. Gerhard Schuster Tel.: