V VERFAHRENS- UNTERLAGEN

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1 V VERFAHRENS- UNTERLAGEN Dkumenten Management System (DMS) Beschränkte Ausschreibung mit vrgeschaltetem Teilnahmewettbewerb gem. UVgO 8 I. Inhalt der Ausschreibung Der Bayerische Jugendring K.d.ö.R (nachflgend auch als BJR bezeichnet) plant ab der 2. Jahreshälfte 2018 die Einführung eines Dkumenten Management Systems (DMS) zur Optimierung seiner Verwaltungsprzesse. Gegenstand der Vergabe ist die Beschaffung vn Sftware-Nutzungslizenzen swie mit der Umsetzung verbundene Integratins- und Serviceleistungen. Die Serviceleistungen sllen die Unterstützung bei der Knzeptin, Einrichtung der Sftware, Schulung, Pflege, Wartung und den Supprt beinhalten. Ort der Leistungserbringung ist München. Die Einführung eines DMS verlangt aufgrund der besnderen Kmplexität spezifische Fachkunde des Bewerbers. S ist es u.a. erfrderlich, dass die Lösung in die EDV-Infrastruktur, in die MS-Office- Umgebung und in die Fachverfahren des BJR integriert wird. Der Bewerber muss daher bereits über Erfahrung bei der Einführung vergleichbarer Lösungen in vergleichbaren Umgebungen verfügen. II. Verfahren Der Bayerische Jugendring führt daher eine Beschränkte Ausschreibung mit vrgeschaltetem Teilnahmewettbewerb gem. UVgO zur Auswahl und Einführung eines Dkumenten Management Systems mit elektrnischer Archivierung swie Pstkrb-/Wrkflw-Funktinen durch. Daneben gelten die in den flgenden Kapiteln genannten zusätzlichen Bedingungen. Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland. Allgemeine Geschäftsbedingungen des Bieters sind nicht zugelassen; Angebte, die slche enthalten, werden ausgeschlssen. Zunächst findet eine Auswahl der geeignetsten Bewerber statt, wfür die Teilnahmeunterlagen auf unserer Hmepage kstenfrei zum Dwnlad bereit stehen. Dafür findet keine Registrierung statt, ggf. auftretende Fragen sind daher rechtzeitig vr Abgabefrist per Mail an den BJR unter vergabestelle@bjr.de zu richten; Die Antwrten werden dann annymisiert im Dwnladbereich auf zur Verfügung gestellt. Die im Zuge der Fragen erhbenen persnenbezgenen Daten werden ausschließlich zum Zwecke der Ausschreibung verarbeitet und nach Abschluss des Verfahrens gelöscht. Bayerischer Jugendring K.d.ö.R. _ Herzg-Heinrich-Straße 7 _ München tel 089/ _ fax 089/ _ inf@bjr.de _ Stadtsparkasse München _ IBAN DE _ BIC SSKMDEMMXXX _ USt-ID DE

2 Für die Teilnahme an dem Ausschreibungsverfahren wird keine Kstenerstattung (auch für die Vrbereitung und Durchführung der DMS-Präsentatinen) gewährt. In dem Verfahren nicht weitere berücksichtigte Bewerber der Bieter, die den Zuschlag nicht erhalten, sind verpflichtet, unverzüglich alle Unterlagen (alle zur Verfügung gestellten Dkumente, s und Faxe usw.) zu vernichten. Die Unterlagen und Infrmatinen des Ausschreibungsverfahrens dürfen nicht weiterverwendet werden. Auf den Dkumenten, auf denen eine Unterschrift gefrdert wird, ist das Unterschriftsblatt handschriftlich durch eine unterschriftsberechtigte Persn des Bewerbers/Bieters zu unterschreiben III. Zeitplan Veröffentlichung der Ausschreibung Abgabefrist für TN-Unterlagen :00h Auffrderung zur Angebtsabgabe Abgabefrist für Angebtsunterlagen :00h DMS-Präsentatin anhand Praxisbeispiel Zuschlagserteilung IV. Teilnahmewettbewerb 1. Dem Teilnahmeantrag sind die nachflgenden Unterlagen vrzulegen, um die Eignung des Bewerbers und die Einhaltung der Auflagen zu überprüfen (Ausschlusskriterien): Ausgefüllte Bewertungsmatrix zum Teilnahmewettbewerb inklusive gefrderter Nachweise (vgl. Punkt 1.4 der Anlage1) Gezeichnetes Unterschriftenblatt zum Teilnahmewettbewerb (siehe Anlage2) Eigenerklärung zum Nachweis der Leistungsfähigkeit und Zuverlässigkeit (siehe Anlage3) 2. Angaben und Frmalitäten, die erfrderlich sind, um die Einhaltung der Auflagen zur wirtschaftlichen und finanzielle Leistungsfähigkeit des Bewerbers festzustellen (Bewertungskriterien): Der anteilige Jahresumsatz des sich bewerbenden Unternehmens (in Eur) für die letzten vier Geschäftsjahre, für Leistungen, die ausschließlich auf DMS-Prjekte bezgen werden können Darstellung des Jahresabschlussbetrages für die letzten vier Geschäftsjahre nach Steuern. Bei der Angabe eines Jahresfehlbetrages sind die Gründe hierfür swie die ergriffenen Gegenmaßnahmen darzulegen 3. Die Zuverlässigkeit und Leistungsfähigkeit wird anhand flgender Kriterien überprüft: Prjekt und Implementierungserfahrung des Bewerbers mit der in der Ausschreibung angebtenen DMS-Lösung in Jahren. Anzahl Mitarbeiter des Bewerbers ausschließlich im Geschäftsbereich der angebtenen DMS-Lizenzprdukte. Seite 2/12 _ Verfahrensunterlagen DMS-Ausschreibung

3 Eine Referenz (mit Umsetzung ab 2013) aus dem Bereich öffentlicher Träger der kmmunaler Verwaltung (Gemeinde, Stadt der Landkreis) mit >100 und < 500 prduktiven DMS-Anwendern, die die riginäre DMS-Anwendungsberfläche zur Ablage und Recherche vn Dkumenten in elektrnisch abgebildeten Ablage- der auch Aktenstrukturen nutzen (Ausschlusskriterium) Drei weitere Referenzen aus dem Bereich öffentlicher Träger der kmmunaler Verwaltung (Gemeinde, Stadt der Landkreis) mit prduktiven DMS-Anwendern idealerweise mit Integratin in CIP-KD als ERP-System, Sessin vn Samacs als Sitzungsmanagementlösung swie elektrnischer Psteingangsbearbeitung Um die Eignung des Bewerbers festzustellen, müssen alle Ausschlusskriterien erfüllt werden. Für die DMS-Ausschreibung werden nach Bewertung der Ausschlusskriterien und skriterien die fünf bestplatzierten Bewerber für die Abgabe eines Angebtes zugelassen. Alle anderen Bewerber werden im DMS-Auswahlverfahren des BJR nicht weiter berücksichtigt. V. Unterlagen zum Teilnahmewettbewerb finden sich unter 1. Bewertungsmatrix zum TN-Wettbewerb DMS-Ausschreibung (excel) 2. Unterschriftenblatt zum TN-Wettbewerb DMS-Ausschreibung (pdf) 3. Eigenerklärung zum Nachweis vn Fachkunde, Leistungsfähigkeit und Zuverlässigkeit (wrd) 4. BJR-Lastenheft zum geplanten DMS (pdf) 5. Beispielprzess für die DMS-Präsentatin (pdf) VI. Angebtsabgabe Nachflgende Angebtsdkumente werden im Rahmen der Ausschreibung bewertet und sind Grundlage für die Ergebnisfindung. Daher wird den Bietern empfhlen, alle Unterlagen frmell richtig und fachlich srgsam auszufüllen. Das schriftliche Angebt muss beinhalten: Ein schlüssiges Lösungsknzept für Umsetzung der im Lastenheft und im Anfrderungskatalg aufgeführten Anfrderungen und Anwendungsszenarien. Ein ausgefüllter technischer Anfrderungskatalg (Excel-Datei, liegt den Unterlagen bei). Die Angaben sind direkt in die Excel-Tabelle einzutragen. Ein Preisangebt gemäß Preisblatt (Excel-Datei, liegt den Unterlagen bei). Die Preise sind direkt in die Excel-Tabelle einzutragen. Die Preise pr angefragter Psitin sind erfrderlich. Sammel-Psitinen können falls ntwendig zusätzlich in der Kmmentarspalte angegeben werden. Für Dienstleistungsaufwände ist die Anzahl der kalkulierten Persnentage swie der Tagessatz und evtl. zusätzlich anfallende Nebenksten anzugeben. Der Anbieter hat im Rahmen der Angebtserstellung anzugeben, welche Vraussetzungen und Leistungen seitens des BJR zu erbringen sind, um die DMS-Einführung fach- und termingerecht zu unterstützen In KW 17 ist im Rahmen der Ausschreibung eine Prduktpräsentatin vrgesehen, bei der zum einen die Ausschreibungsantwrten verifiziert werden und die Ergnmie der angebtenen DMS-Lösung auch anhand eines definierten Praxisbeispiels bewertet wird. Die Präsentatinstermine werden nach Angebtsbewertung individuell mit den Bietern abgesprchen. Seite 3/12 _ Verfahrensunterlagen DMS-Ausschreibung

4 Der Bieter sllte entsprechende Kapazität für eine Präsentatin im genannten Zeitraum einplanen, an dem auch die vn Ihnen benannte Prjektleitung teilnehmen sllte. Die Angebtsunterlagen müssen wie flgt eingereicht werden: - Lösungsknzept: Papierfrm und parallel elektrnisch als PDF-Datei auf CD, DVD der anderen lesbaren Datenträgern - Ausgefüllter Anfrderungskatalg Papierfrm und parallel elektrnisch als Excel-Datei auf CD, DVD der anderen lesbaren Datenträgern Vrlage wird den ausgewählten Bietern wird zur Verfügung gestellt - Ausgefüllte Preisblätter in Papierfrm und parallel elektrnisch als Excel-Datei auf CD, DVD der anderen lesbaren Datenträgern Vrlage wird den ausgewählten Bietern zur Verfügung gestellt - Akzeptanz der im EVB-IT Systemvertrag definierten vertraglichen Rahmenbedingungen Vrlage wird den ausgewählten Bietern zur Verfügung gestellt Das bietende Unternehmen muss die Generalunternehmerschaft im Prjekt übernehmen. In den nachflgenden Kapiteln werden Hinweise zu Erstellung bzw. Bearbeitung der gefrderten Angebtsunterlagen gegeben. 1. Lösungsknzept Das Lösungsknzept muss flgende Struktur haben, durch die eine Vergleichbarkeit erreicht und über die verifiziert werden kann, b in allen vertragsrelevanten Punkten ein gemeinsames Verständnis zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer vrliegt: Zusammenfassung des Angebtsinhaltes unter Bezug auf die vrliegenden Ausschreibungsdkumente (insbesndere das Lastenheft): Welche Kmpnenten und Dienstleistungen werden selbst der über Dritte angebten und sind Bestandteil des mit Preisen versehenen Angebtes bzw. bei welchen Kmpnenten der Dienstleistungen ist eine Preisangabe aus welchen Gründen derzeit nch nicht möglich? Grafische Verdeutlichung der geplanten/benötigten Systemarchitektur: Die angebtenen Sftwaremdule sind den einzelnen technischen Systemkmpnenten zuzurdnen. Die klar verständliche Systemskizze sll alle benötigten Hardware-Ressurcen (Speicher, RAM, Przessren/Kerne, etc.) für einen Rechenzentrumsbetrieb enthalten. Ergebnisrientierte Beschreibung des Leistungsumfangs je Teilleistung: Welche Ergebnisse wird der Anbieter hinsichtlich der definierten Anfrderungen liefern? Beistellleistungen: Was muss der BJR leisten? Rahmenbedingungen: Welche Rahmenbedingungen muss der BJR gewährleisten? Vrgehensweise: Wie kann die Zielsetzung erreicht werden, in welchen Teilschritten muss das Prjekt durchgeführt werden? Klare Darstellung des geplanten Prjektvrgehens. Zeitplanung: Bis wann müssen welche Teilleistungen erbracht werden? Seite 4/12 _ Verfahrensunterlagen DMS-Ausschreibung

5 Prjektrganigramm und Ressurcen: Welche Mitarbeiter mit welchem Prfil und welcher Verfügbarkeit müssen durch den Anbieter in welchem Bereich eingesetzt werden? Darstellung des geplanten Prjektteams mit Prjektlebenslauf der beteiligten Persnen. Ressurcenplanung: Welcher Dienstleistungsaufwand wird für welche Aufgaben erbracht? Prjektplan, strukturiert nach Phasen, für die einzelnen Arbeitspakete. Der Prjektplan sll die Einzelaktivitäten und je Einzelaktivität Arbeitsergebnis, Aufwand in Persnentagen (differenziert nach internem und externem Aufwand), Schätzungsgrundlage, Beginn und Ende swie Ressurcen benennen. Dabei sllen typische Arbeitspakete wie Ist-Analyse, Knzept-Erarbeitung und -Verabschiedung, Prttyping, Test, Abnahme, Dkumentatin, Schulung und Rllut berücksichtigen. Der Prjektplan und die darin enthaltenen Einzelschritte müssen 1:1 mit den Angebtspsitinen für die entsprechenden Dienstleistungen krrelieren, um das Angebt transparent zu machen. 2. Anfrderungskatalg Der Anfrderungskatalg enthält Fragen zu technischen und funktinalen Eigenschaften der angebtenen DMS-Lösung. Alle Antwrten sind vm Bieter in der dafür definierten Spalte in entsprechende Platzhalter einzutragen. Die Unterlage selbst darf inhaltlich nicht verändert werden. Bei Bedarf können jedch Anlagen zur näheren Erläuterung der gegebenen Antwrten in beliebiger Frm (Wrd, PDF, etc.) beigefügt werden. Weitere Hinweise zum Ausfüllen des Anfrderungskatalges können in der Unterlage selbst entnmmen werden. 3. Preisangebt Die vllständigen Angebtspreise müssen unbedingt in die Anlage "Preisabfrage" (Excel-Datei) eingetragen werden. Das Angebt muss alle für die Umsetzung der DMS beim BJR ntwendigen wartungs-/supprtrelevanten DMS-Sftwarekmpnenten mit Kaufpreisen und den zugerdneten Wartungspreisen p.a. (als pr Jahr) beinhalten. In den Wartungspreisen müssen zum einen sämtliche Updates (Fehlerbehebungen, Sicherheits-Patches, etc.) als auch das Nutzungsrecht für alle neuen Versinen (swhl Minr- als auch Majr-Versinen) der lizenzierten Standard-Sftwarekmpnenten (inkl. Standardschnittstellen) enthalten sein. Ebens müssen in der Anlage Preisabfrage Preise und Knditinen, für die mit dem DMS-Prjekt verbundenen Dienstleistungen (Knzepterstellung, Installatin, Custmizing, Zuarbeiten zum Betriebsknzept und laufende Wartungsksten) und damit im Zusammenhang anfallende Nebenksten angegeben werden. Wichtig: Das eventuelle Angebt eines Gesamtpreises entbindet den Anbieter nicht vn einer Detaillierung der Preise gemäß dem vrliegenden Dkument. Nur hierdurch ist es möglich zu verstehen, wie der Anbieter die Einzelaufgaben versteht und einschätzt. Das Angebt muss generell. flgende Leistungen umfassen und berücksichtigen: Lieferung der DMS-Lösung für den BJR als Generalunternehmen Sftwarekmpnenten, die selbst angebten werden, zur Einrichtung der Test- swie auch der Prduktinsumgebung Wartung und Supprt für sämtliche Kmpnenten der angebtenen Lösung Seite 5/12 _ Verfahrensunterlagen DMS-Ausschreibung

6 Dienstleistung für: Beratung: Analyse und Erfassung der ntwendigen Infrmatinen, um sämtliche Aufgabenstellungen in den genannten Prjektphasen abzudecken Feinknzeptin: Erstellung, Vrstellung und Verabschiedung eines Lösungsknzeptes Installatin aller erfrderlichen Kmpnenten Einrichtung, Knfiguratin und sweit erfrderlich Erstellung, Prgrammierung der Sftwarekmpnenten zur Dkumentenerfassung, Indexierung, Recherche, Aktenverwaltung, Wrkflw-/Vrgangssteuerung für die erste Prjektphase Integratin in die bestehende Infrmatikinfrastruktur (u.a. auch Schnittstellen) Schulung für Systemverwalter (Administratren) und Endbenutzer inkl. Dkumentenerfassung Einführungsbegleitung Test und Abnahme Dkumentatin der Gesamtlösung: Erstellung und Lieferung der zum Lösung gehörenden Dkumentatin (inkl. Knzepte, Handbücher, technische Dkumentatinen, Testprtklle, Release Ntes, Installatinsdkumentatin, etc.) in deutscher Sprache Prjektleitung/-krdinatin für die Realisierung des DMS-Prjektes VII. Bewertungsgrundlagen Die eingehenden Angebte werden systematisch bewertet und erhalten in den unten aufgeführten Bewertungskategrien jeweils eine Anzahl vn Punkten, wie unter a. bis d. beschrieben. Die Gesamtbewertung zur Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebtes sll Preis, Lösungsknzept und Anfrderungskatalg unterschiedlich gewichten und wird mit flgenden Wertigkeitsfaktren berechnet: Bewertungskategrie Wertigkeitsfaktr a. Lösungsknzept 25% b. Anfrderungskatalg 30% c. Preisangebt 30% d. Prduktpräsentatin (Ergnmie, verifizierend) 15% Summe: 100% Der Bieter mit der höchsten s errechneten Punktzahl ist Sieger des Ausschreibungsverfahrens. In den nachflgenden Kapiteln wird die Bewertung innerhalb der einzelnen Bewertungskategrien detailliert dargestellt. Seite 6/12 _ Verfahrensunterlagen DMS-Ausschreibung

7 a. Bewertungskategrie: Lösungsknzept Bewertungskategrie Allgemein: Bewertung der Individualität und Vllständigkeit des vrgeschlagenen Lösungsknzeptes in Bezug auf die im Lastenheft DMS beschriebenen Aspekte. Lösungsknzeptangaben zu den allgemeinen DMS-Anfrderungen (Kapitel III Fachlich funktinale Anfrderungen des Lastenhefts DMS) Bewertung der Klarheit und Verständlichkeit der im Lösungsknzept vrgeschlagenen Lösung für das Piltprjekt: Elektrnische Mitgliederverwaltung (Kapitel IV.1 des Lastenhefts DMS) Bewertung der Klarheit und Verständlichkeit der im Lösungsknzept vrgeschlagenen Lösung für das Piltprjekt: Elektrnische Förderprgrammverwaltung (Kapitel IV.2 des Lastenhefts DMS) Bewertung der Klarheit und Verständlichkeit der im Lösungsknzept vrgeschlagenen Lösung für das Piltprjekt: Elektrnischer Förderantrag (Kapitel IV.3 des Lastenhefts DMS) Bewertung der Klarheit und Verständlichkeit der im Lösungsknzept vrgeschlagenen Lösung für das Piltprjekt: Vertragsverwaltung (Kapitel IV.4 des Lastenhefts DMS) Bewertung der Klarheit und Verständlichkeit der im Lösungsknzept vrgeschlagenen Lösung für das Piltprjekt: Elektrnische Archivierung vn Rechnungen (Kapitel IV.5 des Lastenhefts DMS) 10% 15% 15% 20% 15% 5% 20% Summe: 100% Die Beurteilung des Lösungsknzepts geht mit den aus der jeweiligen ermittelten Punktwerten als Summe in die Berechnung der Gesamtbewertung ein. b. Bewertungskategrie: Anfrderungskatalg Wichtig: Der Bieter muss Angaben zu den gestellten Fragen in der Excel-Vrlage vrnehmen. Grundsätzlich dürfen vrhandene Einträge durch den Bieter nicht geändert der gelöscht werden. Für die im Anfrderungskatalg vrhandenen bewertungsrelevanten Kategrien gelten flgende en, die innerhalb der Kategrie nch einmal nach Unterkategrie unterschiedlich gewichtet sind. Nr. Bewertungskategrien - Unterkategrien Unterkategrie 1 IT-Rahmenbedingungen 5% 1.1 IT-Plattfrmen 45% 1.2 Virtualisierung 10% 1.3 Ausführungsberechtigungen DMS- Kmpnenten 10% 1.4 Virenscanner 10% Bewertungskategrie Seite 7/12 _ Verfahrensunterlagen DMS-Ausschreibung

8 Nr. Bewertungskategrien - Unterkategrien 1.5 Verschlüsselte Ablage Dkumente 25% Unterkategrie Bewertungskategrie 2 Systemverwaltung 10% 2.1 Administratinswerkzeuge 1% 2.2 Benutzer und Gruppen Verwaltung 7% 2.3 Zugriffsberechtigungen 12% 2.4 Delegieren vn Berechtigungen 11% 2.5 Prtkllierung DMS-Nutzung 21% 2.6 Mnitring 2% 2.7 Aufbewahrungsfristen 8% 2.8 Massenexprt vn Dkumenten 21% 2.9 Transprtsystem 18% 3 Dkumentenverwaltung 10% 3.1 Dkumenten(Objekt)-Eindeutigkeit 2% 3.2 Versinsverwaltung 15% 3.3 Indizierung Dkumentfrmate 2% 3.4 Indexprfile für Dkumententypen 8% 3.5 Aktenmdelle 31% 3.6 Renditin 23% 3.7 Vlltextindizierung 21% 4 Standard DMS-Client 15% 4.1 Bedienberfläche und Anpassbarkeit Standard-Client 8% 4.2 Tastatur-gesteuerte Bedienung 4% 4.3 Suchfunktinen 12% 4.4 Trefferliste 34% 4.5 Dkumenten-Anzeige 33% 4.6 Anntatinsfunktinen 8% 5 Brwser-Client 10% 5.1 Bedienberfläche und Anpassbarkeit Brwser-Client 8% 5.2 Tastatur-gesteuerte Bedienung 4% 5.3 Suchfunktinen 14% 5.4 Trefferliste 33% 5.5 Dkumenten-Anzeige 33% 5.6 Anntatinsfunktinen 8% Seite 8/12 _ Verfahrensunterlagen DMS-Ausschreibung

9 Nr. Bewertungskategrien - Unterkategrien 6 MbileDevice-Clients (Smartphne, Tablet) 6.1 Mbile Client-Sftware 33% 6.2 Apple iphne-endgeräte 33% Unterkategrie 6.3 Apple ipad-endgeräte 33% 7 Aktenverwaltung 10% 7.1 Funktinalitäten Aktenverwaltung 13% 7.2 Aktenrecherche 13% 7.3 Aktenbearbeitung 33% 7.4 Aktensicht 10% 7.5 Löschen vn Akten 19% 7.6 Dkumentenablage in Akte per Barcde 12% 8 PC-Anwendungen, Filesystem 5% 8.1 Ablage vn Dkumenten aus Office- Anwendungen 7% 8.2 Ablage vn s aus MS Outlk-Client 62% 8.3 Ablage vn Dkumenten und Dateien aus anderen Anwendungen 2% 8.4 Vrlagenverwaltung 29% 9 Pstkrb/Wrkflw 10% 9.1 Grundlagen 18% 9.2 Pstkrb-Oberfläche, Individualisierbarkeit 14% 9.3 Einzel- und Gruppenpstkrbfunktinen 20% 9.4 Ad-Hc Wrkflw-Funktinalität 15% 9.5 Dkumenten-Viewer 14% 9.6 Weiterleitung 16% 9.7 Vrgangshistrie 10% 9.8 Vertretungsfunktinen 6% 10 Dkumenterfassung 5% 10.1 Scan-Sftware (inkl. Viewer, etc.) 6% 10.2 JBIG2 Lssy 2% 10.3 Funktinalität Scan-Sftware 14% 10.4 Speicher- und Exprtfrmate der Scan- Anwendung 15% 10.5 PDF-Vlltext 3% 10.6 Qualitätsprüfung 8% 10.7 Barcde 8% 10.8 Indexier-Client für gescannte Dkumente 12% Bewertungskategrie 5% Seite 9/12 _ Verfahrensunterlagen DMS-Ausschreibung

10 Nr. Bewertungskategrien - Unterkategrien 10.9 Scan-Sftware am DMS-Client für situative Scans, Einzelscans der kleine Mengen Unterkategrie 9% Imprt vn Dkumenten 32% 11 Integratin Fachanwendungen 15% 11.1 Integratin in CIP-KD 50% 11.2 Integratin in Sessins 50% Summe 100% Bewertungskategrie Die Beurteilung der Angaben aus dem Anfrderungskatalg geht mit den aus der jeweiligen ermittelten Punktwerten als Summe in die Berechnung der Gesamtbewertung ein. c. Bewertungskategrie: Preisangebt Wichtig: Alle Preisangaben des Bieters sind direkt in das Excel-Sheet Preisabfrage einzutragen. Grundsätzlich dürfen vrhandene Einträge durch den Bieter nicht geändert der gelöscht werden. Als Bewertungsgrundlage wird der Angebtspreis verwendet, der sich als Summe aus den Psitinen bildet: - Lizenzpreise DMS-Sftware - Wartungsgebühren über 4 Jahre Laufzeit - Dienstleistungen zur Umsetzung der DMS-Lösung gemäß der Anfrderungen aus dem Lastenheft DMS Um die Angebtspreise für die Bewertung entsprechend gewichten zu können, werden diese in Punkte umgerechnet. Der günstigste Angebtspreis erhält hierbei 100 Punkte, ab Überschreiten des dppelten Angebtspreises im Hinblick auf das günstigste Angebt erhält der Bieter 0 Punkte. Alle Angebtspreise dazwischen werden linear interpliert. In der flgenden Abbildung ist die Bewertungsfunktin visualisiert. Negative Punkte werden nicht vergeben. Seite 10/12 _ Verfahrensunterlagen DMS-Ausschreibung

11 Die Beurteilung des Preises geht mit diesem ermittelten Punktwert bei der Berechnung der Gesamtbewertung ein. d. Bewertungskategrie: Prduktpräsentatin Eine Teststellung mit Installatin vn Sftware auf einem System des Bieters wird nicht durchgeführt. Um allerdings die angebtene DMS-Lösung hinsichtlich der ergnmischen Ausprägung der technischen und funktinalen Merkmale für den BJR beurteilen zu können, muss auf einem Life-System ein vrdefiniertes Beispiel (siehe Ausschreibungsunterlage Praxisbeispiel für die DMS-Präsentatin ) auf Basis der Anfrderungen der geplanten umzusetzenden Anwendungen swie die administrativen Werkzeuge im Rahmen der Prduktpräsentatin mit einer für alle Bieter einheitlichen Agenda vrgestellt werden. Dabei werden auch die aufgrund der eingereichten Angebtsunterlagen vrgenmmenen Beurteilungen hinsichtlich der vm Bieter zu technischen und fachlichen Anfrderungen dkumentierten Angaben verifiziert. Die Prduktpräsentatin wird wie flgt bewertet: Bewertungskategrie Präsentierte Benutzerführung und Prduktergnmie und Bedienbarkeit der der DMS-Lösung anhand des Beispielprzesses auf Basis der im Lastenheft DMS in Kap IV.1 bis 3 dargestellten Anfrderungen Präsentierte Benutzerführung und Prduktergnmie und Bedienbarkeit der Administratinswerkzeuge der DMS-Lösung. 70% 30% Summe: 100% Seite 11/12 _ Verfahrensunterlagen DMS-Ausschreibung

12 VIII. Vergabestelle und Auftraggeber Swhl die Bewerbungs- als auch die Angebtsunterlagen sind jeweils bis zu den unter III. genannten Fristen in Papierfrm und wie in Kap. VI. Angebtsabgabe gefrdert parallel elektrnisch auf CD/DVD beim Auftraggeber in einem fest verschlssenen Umschlag einzureichen mit der deutlichen äußerlichen Kenntlichmachung: Achtung: Unterlagen zur Ausschreibung Dkumenten Management System Bayerischer Jugendring K.d.ö.R. Vergabestelle Herzg-Heinrich-Straße München vergabestelle@bjr.de IX. Nachprüfstelle bei Verstößen Vergabekammer Südbayern Maximilianstraße München Seite 12/12 _ Verfahrensunterlagen DMS-Ausschreibung