Hinweise zur Antragstellung 2018 für Projekte der Leitaktion 1 Mobilität in der beruflichen Aus- und Weiterbildung

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1 Hinweise zur Antragstellung 2018 für Projekte der Leitaktion 1 Mobilität in der beruflichen Aus- und Weiterbildung Antragstermin: 01. Februar 2018, 12 Uhr (MEZ) Inhalt 1. Einleitung Antragsverfahren Antragsberechtigung Registrierung Ihrer Einrichtung im Teilnehmerportal Förderkriterien Antragsübermittlung Fristen Förderfähige Mobilitäten Mobilität Lernender Personalmobilität Fördermittel und Kostenarten Reisekosten Individuelle Unterstützung Organisatorische Unterstützung Unterstützung zur sprachlichen Vorbereitung Online Sprachunterstützung Finanzielle Unterstützung für Lernmittel oder einen Sprachkurs Unterstützung bei besonderem Bedarf Außergewöhnliche Kosten Begleitpersonen Auswahlverfahren Unsere Website Anleitung zum elektronischen Antragsformular Rechtsgültig sind die Dokumente der EU Kommission, wie der Ratsbeschluss, der Europäische Aufruf 2018 EAC/A05/2017 und der Programmleitfaden Erasmus+ Version 1 (2018): 25/10/2017 Stand: NA beim BIBB Seite 1 von 26

2 1. Einleitung Diese Hinweise zur Antragstellung 2018 fassen die wichtigsten Schritte zur Antragstellung zusammen. Die Inhalte entstammen vor allem aus der englischen Version des Programmleitfadens. 2. Antragsverfahren 2.1 Antragsberechtigung Im Programm Erasmus+ sind sowohl private als auch öffentliche Einrichtungen antragsberechtigt. Als Ausnahmen in der Berufsbildung sind Freie Berufe und Betriebe zugelassen, die zwar keine juristische Person sind, aber selbst im Dualen System ausbilden und somit ihre eigenen Auszubildenden/Bildungspersonal versenden können (s. Programmleitfaden, Teil B, S. 51). Bitte beachten Sie, dass Einzelpersonen nicht antragsberechtigt sind. 2.2 Registrierung Ihrer Einrichtung im Teilnehmerportal Alle am Erasmus+ Programm teilnehmenden Einrichtungen müssen sich vor der Antragstellung im Teilnehmerportal der Europäischen Union registrieren, um einen Programmteilnehmer-Identifikations-Code (PIC) zu erhalten. Das Teilnehmerportal verwaltet alle Stammdaten der beteiligten Institutionen für die gesamte Dauer des Programms. Der PIC ist ein neunstelliger Code und für die Einreichung des Antrages notwendig. Durch die Eingabe der PIC in das Antragsformular werden die hinterlegten Stammdaten Ihrer Einrichtung automatisch ins Formular übertragen. Folgende Einrichtungen benötigen für die Teilnahme am Programm einen PIC: jede antragstellende Organisation; im Falle von mehreren Anträgen von Niederlassungen einer Organisation: jede Niederlassung; jeder Partner eines nationalen Konsortiums; jeder Projektpartner, der im Antrag angegeben ist. Besitzt Ihre Einrichtung bereits einen PIC dann benutzen Sie bitte diesen. Prüfen Sie lediglich die Aktualität der gespeicherten Daten, vor allem der Finanzangaben. Falls Ihre Einrichtung keinen PIC hat, führen Sie folgende Schritte durch, um Ihre Einrichtung zu registrieren: NA beim BIBB Seite 2 von 26

3 Schritt 1: Erstellen Sie ein persönliches EU Login-Nutzerkonto (sollten Sie bereits über ein persönliches Nutzerkonto verfügen, dann verwenden Sie dieses bitte). Das EU Login (ehem. ECAS) ist der Authentifizierungsdienst der Europäischen Kommission. Er ermöglicht den befugten Nutzern den Zugang zu zahlreichen Webdiensten der Kommission mit einem einzigen Nutzernamen und Passwort. In der Anleitung zum EU Login erfahren Sie, wie Sie in nur 4 Schritten ein Nutzerkonto einrichten; Sie finden die Anleitung auf unserer Website im Menü Antragsverfahren (Punkt 2. Teilnehmerportal und PIC). Link zur EU Login-Registrierung. Schritt 2: Mit Ihrem EU Login-Nutzerkonto loggen Sie sich in dem Teilnehmerportal ein und registrieren danach Ihre Einrichtung. Für die Registrierung benötigen Sie in der Regel fünf bis zehn Minuten Zeit. Halten Sie bitte die grundlegenden rechtlichen Informationen zu Ihrer Einrichtung bereit (Auszug aus dem Vereins- oder Handelsregister, Angaben zur Steuernummer), so dass Sie die Felder zügig und korrekt ausfüllen können. Am Ende der Registrierung wird Ihnen der PIC für Ihre Einrichtung zugewiesen. Anschließend müssen Sie die folgenden Dokumente im Teilnehmerportal hochladen: Formblatt Rechtsträger plus Nachweis (nicht älter als 6 Monate) Mit dem Formblatt Rechtsträger dokumentiert die Einrichtung Ihren Rechtsstatus; unterschieden wird nach öffentlich-rechtlichen Einrichtungen auf der einen Seite und privatrechtlichen Einrichtungen auf der anderen Seite. Öffentliche Einrichtungen fügen als Nachweis beispielweise eine Bestätigung der übergeordneten Behörde bei, die die Existenz und den juristischen Status der Einrichtung bescheinigt. Öffentliche Schulen verwenden herfür ein Screenshot des Landesbildungsportals bzw. des offiziellen Schulverzeichnisses des Landes im Internet inkl. Angaben zur URL. Auf diesem Screenshot muss der Eintrag der Schule lesbar sein. Privatrechtliche Einrichtungen fügen entsprechend bspw. einen Auszug aus dem Handelsregister, dem Genossenschaftsregister oder dem Vereinsregister bei. Formblatt Finanzangaben In diesem Formblatt wird das Konto der antragstellen Einrichtung angegeben, das für die Zahlung der Fördergelder verwendet wird. Öffentliche Schulen, die über kein Konto auf den Namen der Schule verfügen, tragen das Konto der übergeordneten Behörde oder des Schulträgers ein. Nachweis der Bonität von privaten Einrichtungen Private Einrichtungen mit einem beantragten Zuschuss von über ,00 EUR laden spätestens nach der Antragsübermittlung eine Kopie des offiziellen, extern geprüften NA beim BIBB Seite 3 von 26

4 Jahresabschlusses bzw. eine Gewinn- und Verlustrechnung für das letzte abgeschlossene Geschäftsjahr hoch. Private Einrichtungen, deren Einnahmen in den letzten 2 Jahren zu mehr als 50% aus öffentlichen Mitteln bestanden und die dies mit einer Bestätigung des Steuerberaters/Wirtschaftsprüfers nachweisen, werden bei der Antragstellung als öffentliche Einrichtungen eingestuft, so dass die Bonitätsprüfung entfällt. Sollte eine Niederlassung einer Organisation einen eigenen Antrag (zusätzlich zu einem Antrag der Hauptniederlassung) stellen wollen, so benötigt diese Niederlassung einen eigenen PIC. Der Rechtsstatus wird jedoch anhand der Dokumente der Hauptniederlassung belegt. Die Partner eines nationalen Konsortiums müssen nur das Formblatt Rechtsträger plus entsprechender Nachweise hochladen Unsere Anleitung zum Teilnehmerportal führt Sie Schritt für Schritt mit Screenshots durch das Registrierungsverfahren. Die Anleitung finden Sie auf unserer Website im Menü Antragsverfahren (Punkt 2. Teilnehmerportal und PIC). Link zum Teilnehmerportal HINWEIS Das EU Login-Nutzerkonto benötigen Sie ebenfalls für die Verwaltung der bewilligten Projekte im Mobility Tool+. Es ist daher unbedingt empfehlenswert, dass alle Personen, die in die Dokumentation oder Verwaltung eines Projekts involviert sind, über ein eigenes EU Login-Nutzerkonto verfügen. 3. Förderkriterien Ein Antrag kann entweder von einer einzelnen deutschen Organisation oder einem Konsortium gestellt werden. Antragstellende Einrichtungen können sein: berufsbildende Schulen, Bildungseinrichtungen, Kammern, kleine, mittlere oder große Unternehmen sowie ihre Niederlassungen (s. Programmleitfaden, Teil B, S. 51). Bei der Antragsstellung durch ein Konsortium muss dieses Konsortium aus mindestens drei deutschen Organisationen bestehen. Alle Mitglieder des Konsortiums müssen im Antrag mit einem PIC angegeben sein. In einer schriftlichen Vereinbarung (dem Mandat) werden die Funktion und die Zuständigkeit des einzelnen Konsortialpartners sowie die verwaltungs- NA beim BIBB Seite 4 von 26

5 und finanztechnischen Regelungen festgelegt. Die signierten und eingescannten Mandate eines jeden Mitglieds des Konsortiums müssen im Antrag als Anlagen hochgeladen werden. Mobilitätskonsortien sollen im Vergleich zu Mobilitätsprojekten einzelner Einrichtungen zum einen das Management der Mobilitätsaktivitäten erleichtern und zum anderen die Qualität der Aktivitäten erhöhen. Die Mitglieder eines Konsortiums können Leistungen im Zusammenhang mit der Organisation von Mobilitätsaktivitäten bündeln und/oder untereinander aufteilen und durch Kooperation, Zusammenarbeit und Synergie-Effekte ihre internationale Ausrichtung stärken. Die deutsche Vorlage der Mandate finden Sie auf unserer Website unter Antragsverfahren. HINWEIS Jede Einrichtung oder jedes Konsortium darf in ihrem Bildungssektor (Berufsbildung, Erwachsenenbildung, Schulbildung, Hochschulbildung oder Jugend in Aktion) nur jeweils einen Antrag stellen. Reicht eine Einrichtung mehr als einen Antrag ein, werden damit alle eingereichten Anträge ungültig. Einzelne Niederlassungen eines rechtlichen Antragstellers im Bereich der Berufsbildung dürfen jedoch eigene Anträge stellen (s. Programmleitfaden, Teil B S. 51 und Teil C, S. 250 und S. 252). Ein Mobilitätsprojekt im Bereich der Berufsbildung kann mit oder ohne die Erasmus+ Mobilitätscharta für die Berufsbildung beantragt werden. Dies hängt davon ab, ob die antragstellende Einrichtung die Erasmus+ Mobilitätscharta für die Berufsbildung im Vorfeld beantragt und verliehen bekommen hat. Die formalen Förderkriterien sind in beiden Fällen identisch. Die inhaltliche Bewertung der Anträge von Einrichtungen mit Erasmus+ Mobilitätscharta für die Berufsbildung findet dagegen nicht statt, weil diese bereits im Rahmen der Beantragung der Mobilitätscharta selbst stattgefunden hat. Zur Antragstellung muss mindestens eine aufnehmende Einrichtung (Projektpartner) mit PIC angegeben sein. Sind zum Zeitpunkt der Antragsstellung weitere Partner noch nicht bekannt, so können im Antrag trotzdem Mobilitäten in Länder ohne Partner angelegt werden. Den PIC erfragen Sie bei der Partnereinrichtung. 3.1 Antragsübermittlung Der webbasierte Antrag wird nur online eingereicht. Die Einreichung einer Printfassung des Antrags ist nicht notwendig. NA beim BIBB Seite 5 von 26

6 Mit dem Antrag werden folgende Dokumente hochgeladen: unterschriebene, eingescannte ehrenwörtliche Erklärung; ausgefüllte, unterschriebene und eingescannte Mandates (falls Sie einen Antrag als Nationales Konsortium einreichen). Einrichtungen, die im Rahmen ihres Mobilitätsprojekts Teilnahmeplätze als Poolplätze für einzelne Lernende anbieten und sich deswegen für eine nationale Kofinanzierung ihres Personalbedarfs durch das BMBF bewerben möchten, laden zusätzlich mit dem Antrag hoch: ausgefülltes Formular auf Antrag einer Nationalen Kofinanzierung. Dieses Formular muss zusätzlich - unterzeichnet und im Original - als Papierversion eingereicht werden (Frist Poststempel). Erläuterungen und Bedingungen zur Kofinanzierung sowie den Antrag finden Sie auf unserer Website unter Pool-Projekte. 3.2 Fristen Die Antragsfrist endet am 01. Februar 2018, 12:00 Uhr. Ein Projekt kann zwischen dem 01. Juni und dem 31. Dezember 2018 starten und kann eine Laufzeit von 12 bis 24 Monate haben. Das späteste mögliche Projektende ist der (s. Programmleitfaden, Teil B, S. 70). Sollte eine zweite Antragsrunde stattfinden, müssen die Anträge bis zum , 12:00 Uhr eingereicht werden für ein Beginn-Datum zwischen dem 01. Januar 2019 und dem 31. Mai Das späteste mögliche Projektende ist der Förderfähige Mobilitäten Sie können jeweils eine oder mehrere der folgenden Mobilitäten beantragen: Mobilität Lernender Förderfähige Teilnehmer (s. Programmleitfaden, Teil B, S. 52): Auszubildende oder Lernende im Bereich der beruflichen Bildung (zu deren Ausbildung in der Regel auch das Lernen in Betrieben gehört) mit Wohnsitz im Land der entsendenden Einrichtung sowie Personen, die Lernende ins Ausland begleiten; Ehemalige Auszubildende, die ihren Abschluss an einer berufsbildenden Schule oder in einem Unternehmen erworben haben, der nicht länger als ein Jahr zurückliegt. NA beim BIBB Seite 6 von 26

7 Förderfähige Aktivitäten (s. Programmleitfaden, Teil B, S. 50): Mobilität zu Trägern beruflicher Aus- und Weiterbildung bzw. Unternehmen im Ausland für die Dauer von mind. 2 Wochen (10 Arbeitstage) bis zu 3 Monaten ohne Reisetage (VET-SHORT). Werden die zwei Wochen (10 Arbeitstage) vor Ort nicht eingehalten, kann dieser Teilnehmende nicht gefördert werden ErasmusPRO: Langzeitmobilität zu Trägern beruflicher Aus- und Weiterbildung bzw. Unternehmen im Ausland für die Dauer von 3 Monaten bis zu 12 Monaten ohne Reisetage (VET-PLONG). Vorbereitender Planungsbesuch (APV - Advance Planning Visit): Im Rahmen von ErasmusPRO können Sie einen Vorbereitenden Planungsbesuch (VET-PADV) beantragen. Dieser Besuch zwischen den Mitarbeitern der entsendenden und der aufnehmenden Einrichtung dient dazu, die Kommunikation zu etablieren, die Mobilitäten besser vorzubereiten und eine höhere Qualität der Lernaufenthalte sicherzustellen. Folgende Kriterien müssen für ein APV erfüllt sein: der Mitarbeiter muss in das Projekt involviert sein und in einem Arbeitsverhältnis mit der entsenden Einrichtung oder mit einem der Mitglieder des Konsortiums stehen (zum Beispiel Lehrer, Ausbilder, Mobilitätsberater usw.); max. ein Teilnehmer pro vorbereitendem Planungsbesuch; max. ein vorbereitender Planungsbesuch pro aufnehmende Einrichtung; Dauer: max. 3 Tage ohne Reisetage (s. Programmleitfaden, Teil B, S. 52) Der Teilnehmende kann einen Zuschuss zu den Reisekosten und zu der Individuellen Unterstützung beantragen Personalmobilität Förderfähige Teilnehmer (s. Programmleitfaden, Teil B, S. 55): Für die berufliche Bildung zuständiges Personal, das in einer Arbeits- oder Kooperationsbeziehung mit der oder den entsendenden Einrichtung(en) steht sowie Personal, das in die strategische Entwicklung der Einrichtung eingebunden ist. Förderfähige Aktivitäten (s. Programmleitfaden, Teil B, S. 50): Aktivitäten zu Unterrichts-/Ausbildungszwecken (Teaching/training assignments abroad): Lehrkräfte berufsbildender Schulen können an einer berufsbildenden Partnerschule im Ausland unterrichten. Ebenso können Mitarbeiter von Unternehmen Schulungen in einer berufsbildenden Organisation im Ausland durchführen. NA beim BIBB Seite 7 von 26

8 Fort-und Weiterbildung (Staff training abroad): berufliche Weiterbildung von Berufsbildungspersonal durch Job Shadowing/Hospitationen/Praktikum in einem Unternehmen oder in einer sonstigen berufsbildenden Organisation im Ausland. Dauer: mind. 2 aufeinanderfolgende Tage bis 2 Monate (ohne Reisetage), Werden die 2 Tage nicht eingehalten, kann dieser Teilnehmende nicht gefördert werden. Die Teilnehmenden können in alle Programmländer ausreisen (s. Programmleitfaden S. 21). HINWEIS Es ist möglich, dass ein Teilnehmender mehrere Mobilitäten pro Projekt durchführt. Jedoch darf bei der Zielgruppe der Lernenden die maximale Gesamtaufenthaltsdauer von 12 Monaten nicht überschritten werden; die Dauer der einzelnen Mobilitätsaktivität muss mind. 2 Wochen (10 Arbeitstage ohne Reisetage) betragen. Bei der Zielgruppe des Bildungspersonals darf die maximale Gesamtaufenthaltsdauer von 60 Tagen nicht überschritten werden und der Mindestaufenthalt von 2 Tagen pro Mobilität (ohne Reisetage) muss eingehalten werden. 4. Fördermittel und Kostenarten Der finanzielle Zuschuss im Programm Erasmus+ wird in den meisten Kostenarten auf der Grundlage von Einheitenkosten gewährt. Diese Gestaltung der Finanzhilfe erleichtert den Antragstellern die Berechnung der benötigten Finanzmittel und bedeutet, dass der Zuschussempfänger gegenüber der NA schwerpunktmäßig nur noch über die Durchführung und die Qualität bestimmter Aktivitäten und Leistungen berichten und diese ggf. belegen muss. Förderfähige Kosten im Sinne des Programms sind Kosten, auf die alle folgenden Bedingungen zutreffen: Die Kosten fallen während der Dauer des Projekts an; Die Kosten sind im Kostenplan des Projekts ausgewiesen (beantragt und genehmigt); Die Kosten sind für die Durchführung des Projektes erforderlich; Die Kosten sind angemessen und gerechtfertigt und entsprechen dem Grundsatz der Wirtschaftlichkeit der Haushaltsführung, insbesondere hinsichtlich der Sparsamkeit und der Effizienz. NA beim BIBB Seite 8 von 26

9 Folgende Kostenarten können beantragt werden: 4.1 Reisekosten Die Reisekosten sind Einheitenkosten und werden anhand von Distanzbändern vom Herkunftsort (= Standort der entsendenden Einrichtung) zum Zielort (= Standort der aufnehmenden Einrichtung) gemäß dem Entfernungsrechner der EU-Kommission berechnet. Die Einheitenkosten gelten als Zuschuss für die Hin- und Rückreise vom Herkunfts- zum Zielort und werden mit der Anzahl der Teilnehmenden multipliziert. Link zum Entfernungsrechner. Reisekosten Distanzband Zuschuss 0-9 km 0, km 20 pro TN km 180 pro TN km 275 pro TN km 360 pro TN km 530 pro TN km 820 pro TN Ab 8000 km 1500 pro TN (s. Programmleitfaden, Teil B, S. 57) 4.2 Individuelle Unterstützung Die Zuschüsse für die Individuelle Unterstützung sind Einheitenkosten. Die Höhe der Beträge richtet sich nach dem Land, in dem die Mobilitätsaktivität stattfindet, nach der Dauer des Aufenthaltes und nach der Zielgruppe. An- und Abreisetage direkt vor bzw. nach der Aktivität oder dem Vorbereitenden Planungsbesuch können für die Berechnung der individuellen Unterstützung berücksichtigt werden, sie zählen jedoch nicht zur Aufenthaltsdauer. Sie müssen gesondert im Antragsformular angegeben werden (s. Programmleitfaden, Teil B, S. 58 und S. 59). NA beim BIBB Seite 9 von 26

10 Individuelle Unterstützung (in EUR) Lernende Lang- und Kurzmobilität (VET-PLONG+VET-SHORT) Bildungspersonal Staff training abroad (VET-STA), Teaching/Training assignments (VET-TAA) Advance Planning Visit (VET PADV) Zielland Tage 1-14 Tage Tage 1-14 Tage Norwegen, Dänemark, Luxemburg, Vereinigtes Königreich, Island, Schweden, Irland, Finnland, Liechtenstein Niederlande, Österreich, Belgien, Frankreich, Deutschland, Italien, Spanien, Zypern, Griechenland, Malta, Portugal Slowenien, Estland, Lettland, Kroatien, Slowakei, Tschechische Republik, Litauen, Türkei, Ungarn, Polen, Rumänien, Bulgarien, ehemalige jugoslawische Republik Mazedonien (s. Fördersätze der Leitaktion 1 (KA1) in der Berufsbildung 2018 auf unserer Website im Menü Antragsverfahren P. 3. Formale Schritte zur Antragstellung und Antragsunterlagen). 4.3 Organisatorische Unterstützung Die Zuschüsse für die Organisatorische Unterstützung sind Einheitenkosten. Sie können für Lernende und Bildungspersonal beantragt werden (jedoch nicht für Begleitpersonen und für Vorbereitende Planungsbesuche). Aus dieser Kostenart finanzieren Sie organisatorische und qualitätssichernde Maßnahmen Ihres Projekts, zum Beispiel: administrative Aufgaben zur Vorbereitung der Mobilität; pädagogische und interkulturelle Vorbereitung der Teilnehmenden; sprachliche Vorbereitung der Teilnehmenden; Begleitung und Unterstützung von Teilnehmenden während der Mobilitätsphase; Validierung der Lernergebnisse; Verbreitungsaktivitäten. Organisatorische Unterstützung Anzahl der Teilnehmer Zuschuss Ab (s. Programmleitfaden, Teil B, S. 57). NA beim BIBB Seite 10 von 26

11 4.4 Unterstützung zur sprachlichen Vorbereitung Eine sprachliche Vorbereitung kann für Lernende beantragt werden, die zwischen 19 Tagen und 12 Monate im Ausland bleiben (ohne Reisetage). In Abhängigkeit von der jeweiligen Arbeitssprache, die im Ausland gesprochen wird, kann der Antragsteller zwischen der Nutzung der Lernplattform der Europäischen Kommission (OLS Online Linguistic Support) oder einer finanziellen Unterstützung für Lernmittel oder einen externen Sprachkurs auswählen Online Sprachunterstützung Die Online Sprachunterstützung umfasst zwei Funktionen: Sprachtest: Der Sprachtest dokumentiert vor und nach dem Auslandsaufenthalt die Kenntnisse des Teilnehmenden in der jeweiligen Fremdsprache. Die Auswertung des Tests erfolgt auf Basis des Gemeinsamen Europäischen Referenzrahmens für Sprachen (GER). Der Sprachtest ist vor und nach dem Auslandsaufenthalt verpflichtend. Die OLS-Zugänge für einen Sprachtest können für folgende Sprachen beantragt werden: Bulgarisch, Dänisch, Englisch, Finnisch, Französisch, Griechisch, Italienisch, Kroatisch, Niederländisch, Polnisch, Portugiesisch, Rumänisch, Schwedisch, Slowakisch, Spanisch, Tschechisch, und Ungarisch. Sprachkurs: Mit einem interaktiven Online Sprachkurs können die ausgewählten Teilnehmerinnen und Teilnehmer während des Auslandspraktikums ihre Fremdsprachkenntnisse verbessern. Das Sprachkursangebot des OLS besteht für 18 Sprachen allerdings mit verschiedenen Niveaustufen: Niveau A1: Bulgarisch, Dänisch, Finnisch, Griechisch, Kroatisch, Polnisch, Rumänisch, Schwedisch, Slowakisch, Tschechisch, Ungarisch; Niveau bis B2: Portugiesisch; Niveau bis C1: Deutsch, Englisch, Französisch, Italienisch, Spanisch, Niederländisch. Weitere Informationen zu den Sprachtests und Sprachkursen finden Sie direkt auf der Internetseite des Online Linguistic Supports. Ein Handbuch zum Umgang mit dem OLS finden Sie auf unserer Website im Menü Antragsverfahren. NA beim BIBB Seite 11 von 26

12 4.4.2 Finanzielle Unterstützung für Lernmittel oder einen Sprachkurs Alternativ zum OLS kann der Antragsteller für Lernmittel oder einen externen Sprachkurs eine finanzielle Unterstützung in Höhe von 150 pro Teilnehmenden und Mobilität für Sprachen beantragen, die vom Online Sprachkurs nicht im gewünschten Niveau abgedeckt werden (s. Programmleitfaden, Teil B, S. 58). 4.5 Unterstützung bei besonderem Bedarf Diese Kosten können - zusätzlichen zu den Reise- und Aufenthaltskosten - beantragt werden, wenn sie unmittelbar mit Aufwendungen für Teilnehmende mit Behinderung und deren Begleitpersonen im Zusammenhang stehen. Bis zu 100 % der förderfähigen Kosten werden erstattet. Der Antrag auf finanzielle Förderung aufgrund besonderen Bedarfs muss im Antragsformular begründet werden. Diese Unterstützung beinhaltet jene Kosten, die nicht durch die Reise- oder Aufenthaltskosten abgedeckt sind (s. Programmleitfaden, Teil B, S. 57). 4.6 Außergewöhnliche Kosten Für Lernende mit bestehenden individuellen Einschränkungen können außergewöhnliche Kosten beantragt werden (wie bspw. Betreuungskosten für mitreisende Kinder von teilnehmenden alleinerziehenden Eltern), die nicht über den regulären Fördersatz abgedeckt werden. Ebenfalls können Gebühren für Visa oder Führungszeugnisse über diese Kostenart finanziert werden. Diese außergewöhnlichen Kosten müssen im Antragsformular begründet werden. Die tatsächlichen Kosten werden bis zu 100% anerkannt. Die Abrechnung erfolgt auf Basis von Nachweisen (Belegen) (s. Programmleitfaden, Teil B, S. 58). Zusätzlich können unter dieser Kostenart Kosten für eine Bankgarantie bis zu 75% anerkannt werden. Die Abrechnung erfolgt auf Basis von Nachweisen (Belegen) (s. Programmleitfaden, Teil B, S. 58). Der Antragsteller kann außerdem unter dieser Kostenart finanzielle Unterstützung für außergewöhnlich hohe Reisekosten beantragen (bis maximal 80% der förderfähigen Kosten). Diese Kosten können anerkannt werden, sofern der Antragsteller nachweisen kann, dass die reguläre Distanzberechnung nicht mindestens 70% der realen Reisekosten der Teilnehmer abdeckt. (s. Programmleitfaden, Teil B, S. 56). NA beim BIBB Seite 12 von 26

13 4.7 Begleitpersonen Begleitpersonen können als Begleitung für minderjährige, benachteiligte oder behinderte Lernende in der Berufsbildung und für alle Teilnehmende mit besonderem Bedarf beantragt werden. Das Verhältnis der Begleitpersonen sollte ungefähr im Verhältnis 1:10 stehen (Ausnahme: Begleiter für Menschen mit Behinderung können ggf. im Verhältnis 1:1 gefördert werden). Der Fördersatz für Begleitpersonen entspricht in der Höhe dem Satz des Bildungspersonals. Für Begleitpersonen erhält die Einrichtung keinen Zuschuss für organisatorische Unterstützung (s. Programmleitfaden, Anhang I, S. 272). 5. Auswahlverfahren Nach erfolgreicher Übermittlung wird Ihr Antrag zuerst nach formalen Kriterien geprüft. Anschließend erfolgt die inhaltliche Bewertung der Mobilitätsprojekte durch Gutachterinnen und Gutachter (mit Ausnahme der Projekte mit Erasmus+ Mobilitätscharta für die Berufsbildung). Die Förderentscheidung erfolgt dann voraussichtlich im Mai Formale Ablehnungsgründe können sein: Die Antragseinreichung erfolgte nach Fristende; Fehlende Ehrenwörtliche Erklärung; Fehlende Mandates bei der Einreichung als nationales Konsortium; Die antragstellende Einrichtung ist nicht antragsberechtigt (z. B. Einzelperson); Die Einrichtung hat mehr als einen Antrag pro Bildungsbereich eingereicht. 6. Unsere Website Auf unserer Website finden Sie alle notwendigen Dokumente und Tools im Menü Antragsverfahren. 7. Anleitung zum elektronischen Antragsformular Das von der EU-Kommission zur Verfügung gestellte elektronische Antragsformular (e- Form) reichen Sie ausschließlich elektronisch bei Ihrer Nationalen Agentur ein. Die Einreichung einer Printfassung des Antrags ist nicht mehr notwendig. NA beim BIBB Seite 13 von 26

14 7.1. Herunterladen und Speichern des Antragsformulars Das elektronische Antragsformular ist eine PDF-Datei. Zur fehlerfreien Bearbeitung empfehlen wir die Version des Adobe Readers (XI). Die aktuellen Versionen DC 15.8 und DC 15.9 funktionieren ebenfalls. Falls Sie jedoch mit diesen Versionen Probleme haben sollten, so müssen Sie Änderungen in Ihren Einstellungen vornehmen. Die aktuelle Version des Adobe Readers können Sie unter herunterladen. Das elektronische Antragsformular für die Berufsbildung finden Sie auf unserer Website unter: Laden Sie die PDF-Datei herunter, speichern Sie diese lokal ab und füllen das Formular anschließend der Reihe nach vollständig aus. Für das Ausfüllen des Formulars ist eine Internetverbindung notwendig. Speichern Sie das Formular während der Eingabe regelmäßig. Achtung: Nicht gespeicherte Daten gehen bei der Online-Einreichung verloren. Sollten Sie beim Herunterladen des Formulars den oben angezeigten Hinweis erhalten, dann werden Sie aufgefordert, das Antragsformular auf Ihrem Rechner zu speichern. Bitte speichern Sie das Dokument indem Sie auf dieses Symbol klicken und schließen Sie diese Datei. Dann rufen Sie das Antragsformular über Ihren Rechner erneut auf. Jetzt müsste Ihnen das Antragsformular vollständig angezeigt werden und Sie können mit dem Ausfüllen beginnen. HINWEIS die dunkelgrauen Felder können nicht ausgefüllt werden. Dies erfolgt automatisch. Alle rot gekennzeichneten Felder sind Pflichtfelder und daher unbedingt auszufüllen. NA beim BIBB Seite 14 von 26

15 Der Projektbeginn kann zwischen dem und dem liegen. Das Antragsformular berechnet automatisch das Projektende, wenn Sie eine Projektdauer zwischen 12 bis 24 Monaten auswählen. Wählen Sie die Nationale Agentur aus, bei der Sie den Antrag einreichen möchten. DE02 (Deutschland) für Nationale Agentur beim BIBB. NA beim BIBB Seite 15 von 26

16 7.2. Eingabe von Einrichtungen durch PIC-Nummer Geben Sie die PIC-Nummer in das vorgesehene Feld und klicken auf PIC Prüfen. Nur wenn Sie mit dem Internet verbunden sind, können die Daten von dem Teilnehmerportal ins Antragsformular überspielt werden. Sollten wichtige Daten, wie z. B. die Anschrift fehlen, so gehen Sie bitte in Ihre Teilnehmerportal- Registrierung und ergänzen die Daten. Anschließend geben Sie den PIC erneut ein. Achten Sie darauf, dass im Bereich Profile/Profil das Feld Art der Einrichtung/Type of Organisation ausgefüllt ist. Wenn nicht, dann wählen Sie bitte eine passende Möglichkeit aus. Auch die Felder Total number of Staff (hier Anzahl der Mitarbeiter/-innen der Einrichtung) und das Feld Total number of learners (Anzahl der Lernenden in der Einrichtung) sind Pflichtfelder. Felder für weitere Partnereinrichtungen können Sie mit dem Button Add Partner/Partner hinzufügen aktivieren. NA beim BIBB Seite 16 von 26

17 7.3. Eingabe und Berechnung der Mobiliäten Mobilität Lernender Für die Lernenden verwenden Sie bei Art der Aktivität (Activity-Type) die beiden folgenden Aktivitätsmöglichkeiten: VET-PLONG-Erasmus PRO- long term mobility of VET learners (Auszubildende/Lernende machen eine Langzeit Mobilität 3-12 Monate) VET-SHORT Short term mobility of VET learners (Auszubildende/Lernende machen eine Kurzzeitmobilität 10 Arbeitstage-3 Monate). Die Berechnung der Reisekosten /Distance Band erfolgt auf Grundlage der Entfernungspauschale (Distanzbänder). Hier wird die Entfernung vom Anreise- bis Zielort zugrunde gelegt. Zur Berechnung der Distanz verwenden Sie bitte den Entfernungsrechner der EU-Kommission: Nach Auswahl des Distanzbandes erfolgt die Berechnung automatisch. Der Zuschuss für Individuelle Unterstützung wird nach der Dauer des Aufenthaltes im Zielland berechnet. Zusätzlich zur Aufenthaltsdauer können bis zu 2 Tage für die An- und Abreise (Travel Days) beantragt werden. Denken Sie daran, dass der Mindestaufenthalt für Lernende mindestens 10 Arbeitstage (ohne Reisetage) betragen muss. Sollten Sie für Teilnehmende mit einer Behinderung über die regulären Fördersätze hinaus Kosten für deren Mobilitäten benötigen, so geben Sie hier bitte deren Teilnehmerzahl im NA beim BIBB Seite 17 von 26

18 Feld Participants with special needs / Behinderungsbedingtem Mehraufwand an. Die Begründung und Beantragung der Kosten erfolgt an einer anderen Stelle des Antrags. Falls zutreffend, geben Sie im Feld No. of apprentices (out of total number of participants) die Anzahl der betrieblichen Auszubildenden (also Personen in dualer Ausbildung nach BBiG oder Handwerksordnung) aus der Gesamtzahl der Teilnehmenden an. Zusätzliche Flows können Sie über den Plusbutton anlegen. Neue Aktivitäten/Activities können Sie über Add Activity hinzufügen oder über Remove Activity löschen. Bitte beachten Sie, dass immer nur der letzte Flow oder die letzte Aktivität gelöscht werden kann. Die Beantragung von Begleitpersonen (Accompanying Persons) entnehmen Sie bitte dem Kapitel 7.4. Eingabe und Berechnung von Begleitpersonen. Eine sprachliche Vorbereitung kann nur für Lernende beantragt werden, die länger als 19 Tage (ohne Reisetage) im Ausland sind. Hierbei kann der Antragsteller zwischen einer Online-Sprachunterstützung oder einer finanziellen Unterstützung für Lernmittel oder einen externen Sprachkurs wählen. Die Europäische Kommission stellt für ausgewählte Sprachen eine Online- Sprachunterstützung (Online Linguistic Support/OLS) zur Verfügung, um die Teilnehmenden beim Erwerb von Sprachkenntnissen zu unterstützen. Mehr zum OLS und den verfügbaren Sprachen finden Sie unter Kapitel Online Sprachunterstützung. NA beim BIBB Seite 18 von 26

19 Sollten während der Projektlaufzeit die Sprachkurse für weitere Sprachen zur Verfügung stehen, wird die NA beim BIBB darüber informieren. Bitte beantragen Sie zum jetzigen Zeitpunkt unbedingt für die Sprachen der Group 2 die möglichen 150 / Teilnehmenden Personalmobilität Für die Beantragung des Bildungspersonals stehen Ihnen folgende Arten der Aktivität (Activity-Type) zur Verfügung: VET-PADV Advanced Planning Visit Erasmus - PRO VET-STA - Staff training abroad (Bildungspersonal: Lernaufenthalte im Ausland); VET-TAA - Teaching/training assignments abroad (Unterrichtsaufenthalte im Ausland) Zusätzliche Flows können Sie über den Plusbutton anlegen. NA beim BIBB Seite 19 von 26

20 Neue Aktivitäten/Activities können Sie über Add Activity hinzufügen oder über Remove Activity löschen. Bitte beachten Sie, dass immer nur der letzte Flow oder die letzte Aktivität gelöscht werden kann. Die Berechnung der Reisekosten/Distance Band erfolgt auf Grundlage der Entfernungspauschale (Distanzbänder). Hier wird die Entfernung vom Anreise- bis Zielort zugrunde gelegt. Zur Berechnung der Distanz verwenden Sie bitte den Entfernungsrechner der EU-Kommission: Nach Auswahl des Distanzbandes erfolgt die Berechnung automatisch. Sie können maximal einen Anreise- und einen Abreisetag (Travel Days) beantragen. Denken Sie daran, dass der Mindestaufenthalt für das Bildungspersonal 2 Tage (ohne Reisetage) Advanced Planning Visit 1-3 Tage (ohne Reisetage) betragen muss. Tragen Sie die genaue Dauer der Aufenthaltstage in Feld Total Duration Excluding Travel Days ein. Das Antragsformular füllt dann automatisch das Feld Duration (full month) oder das Feld Duration (extra Days) aus Eingabe und Berechnung von Begleitpersonen Für eine Finanzierung von Begleitpersonen zusätzlich zu Organisationsmitteln des Projekts müssen bestimmte Voraussetzungen vorliegen: Ein Teilnehmer/eine Teilnehmerin benötigt aufgrund einer Behinderung eine Assistenz (special need/ besonderer Bedarf), Lernende haben besonderen Förderbedarf oder sind minderjährig. Die Anzahl von Begleitpersonen soll dabei im Verhältnis stehen zum Begründungszusammenhang (in der Regel 1 Begleitperson pro Gruppe), ebenso die Dauer ihres Aufenthaltes (in vielen Fällen muss eine Begleitperson nicht über die gesamte Aufenthaltsdauer der Lernenden vor Ort sein). Die Notwendigkeit für Begleitpersonen muss in Kapitel H des Antrags begründet werden. NA beim BIBB Seite 20 von 26

21 Bitte beachten Sie, dass es zwei Möglichkeiten gibt, Begleitpersonen zu beantragen: Begleitpersonen, die über den gleichen Zeitraum im Ausland sind wie die zu begleitenden Teilnehmer werden im gleichen Flow beantragt. Tragen Sie die Anzahl der Begleitpersonen in das Feld Accompanying Persons (out of total number of Participants) ein. Die Kostenarten Travel/Reisekosten, Individual Support/Aufenthaltskosten werden automatisch berechnet und erscheinen unter dem Punkt J. Budget. Organisationsmittel werden für Begleitpersonen nicht berechnet. Begleitpersonen, die kürzer im Ausland sind als die zu begleitenden Teilnehmer werden als Bildungspersonal beantragt. Wählen Sie die Aktivität (Activity-Type) Staff training abroad und tragen Sie die Anzahl der Begleitpersonen in das Feld Accompanying Persons (out of total number of Participants) ein. Beachten Sie, dass für Begleitpersonen keine Organisationsmittel berechnet werden. Zusätzliche Flows können Sie über den Plusbutton anlegen. Neue Aktivitäten/Activities können Sie über Add Activity hinzufügen oder über Remove Activity löschen. Bitte beachten Sie, dass immer nur der letzte Flow oder die letzte Aktivität gelöscht werden kann. NA beim BIBB Seite 21 von 26

22 7.5. Eingabe weiterer Kostenarten Die Kostenarten Travel/Reisekosten, Individual Support/Individuelle Unterstützung und Organisational Support/Organisationsmittel werden vom Antragsformular automatisch aus den vorab angelegten Acitivities/Aktivitäten übernommen und berechnet. Folgende Kosten können ergänzt werden Unterstützung bei besonderem Bedarf (special needs) Wenn Sie in einer vorherigen Activity/Aktivität Teilnehmende mit einem besonderen Bedarf angegeben haben, können Sie hier diese Kosten begründen und beantragen. Wählen Sie die Nummer der Aktivität (Activity No.) aus, für die Sie diese Kostenart beantragen möchten. Die Anzahl der Teilnehmer/-innen mit Behinderung muss mit der Personenanzahl übereinstimmen, die Sie auch in der jeweiligen Activity/Aktivität angegeben haben. Bitte beschreiben Sie den Mehrbedarf und tragen den gewünschten Betrag direkt ins Feld Total Grant Requested/Beantragter Zuschuss gesamt ein Außergewöhnliche Kosten Für Lernende mit bestehenden individuellen Einschränkungen (siehe Kapitel 4.6.) Für Bankgarantie oder außergewöhnlich hohe Reisekosten NA beim BIBB Seite 22 von 26

23 7.6. Anmerkungen und Zusammenfassung des beantragten Budgets Sollten Sie weitere Angaben zum beantragten Budget machen wollen, nutzen Sie bitte das hierfür vorgesehene Feld am Ende der Kostenarten. Das eform summiert alle eingegebenen Kosten und zeigt diese in der Zusammenfassung des Budgets an. Bitte überprüfen Sie diese nochmals bevor Sie den Antrag online einreichen Hinweis für die Beantragung von Pool Plätzen Wenn Sie Pool-Plätze in Ihrem Mobilitätsprojekt beantragen, beschreiben Sie an entsprechenden Stellen im Antrag Ihr Vorgehen, z.b. in punkto Information und Auswahl von Bewerberinnen und Bewerbern, Vorbereitung, Abstimmung der Lerninhalte, Begleitung und Auswertung. schreiben Sie zu Beginn des Abschnitts Zusammenfassung (deutschsprachig) : In diesem Projekt werden xx Plätze von xx Plätzen für Lernende als Pool-Plätze für Einzelbewerber aus dem gesamten Bundesgebiet vergeben. Die Qualitätskriterien NA beim BIBB Seite 23 von 26

24 für das Management von Pool-Projekten sind bekannt und werden eingehalten. Detailliertere Informationen zu Pool-Projekten finden Sie auf der Webseite Datenprüfung und Validierung Wenn Sie alle Pflichtangaben ausgefüllt haben, drücken Sie den Button Validate/Bestätigen und erhalten die Meldung The form is valid/das Formular ist gültig. Ansonsten zeigt Ihnen das Formular an, welche Angaben noch fehlen. Bitte speichern Sie das vollständige, gültige Formular nochmals Hochladen der Anlagen Da die Antragseinreichung ausschließlich elektronisch erfolgt, werden die Anlagen im Antragsformular als Dateien hochgeladen. Bitte fügen Sie unbedingt folgende Anlagen bei: Die Ehrenwörtliche Erklärung (Declaration of Honour): Bitte drucken Sie die Ehrenwörtliche Erklärung aus (hierzu verwenden Sie bitte den Button Print Declaration of Honour/Ehrenwörtliche Erklärung drucken ). Diesen zweiseitigen Ausdruck lassen Sie bitte vom Zeichnungsberechtigen der Einrichtung unterschreiben, scannen das unterschriebene Dokument ein und laden anschließend beide Seiten als Anhang im Bereich Annexes/Anhänge hoch. Sollten Sie den Antrag als Nationales Konsortium einreichen, so müssen Sie die Mandate hochladen. Mandate sind Vereinbarungen der einzelnen Konsortialpartner, die von beiden (Partner/Konsortialführer) unterzeichnet werden. Sollten die o.g. Dokumente fehlen, wird der Antrag aus formalen Gründen abgelehnt. NA beim BIBB Seite 24 von 26

25 Zum Hochladen von Anlagen verwenden Sie den Button Add und wählen dann die Datei auf Ihrem Rechner aus, die Sie hochladen möchten. Bitte beachten Sie, dass maximal 10 Anhänge mit einem Gesamtvolumen vom 10 MB möglich sind Online-Einreichung Gültige Formulare können jetzt bei bestehender Internetverbindung eingereicht werden. Hierfür drücken Sie den Button Submit online/online übermitteln und Ihre Antragsdaten werden direkt in die Datenbank übermittelt. Nach erfolgreicher Einreichung ändert sich der Status in der Tabelle Submission Summary/Zusammenfassung der Übermittlung. NA beim BIBB Seite 25 von 26

26 Sollten Sie mehrere Einreichungsversuche unternommen haben, werden alle Versuche mit jeweiligem Status in der Tabelle angezeigt. Fehlermeldung: Sie erhalten eine Fehlermeldung, wenn die Übertragung nicht zustande gekommen ist. Bitte überprüfen Sie in diesem Fall Ihre Internetverbindung. Wiederholen Sie die Übertragung evtl. zu einem späteren Zeitpunkt. Sollten beide Möglichkeiten scheitern, kontaktieren Sie uns bitte. Alternatives Einreichungsverfahren zur Übermittlung/ Alternative Submission Procedure: Ist eine Online-Einreichung technisch nicht möglich, können Sie eine an mit Anlagen (inkl. Screenshot) erstellen. Bitte beachten Sie die Vorgaben zum alternativen Einreichungsverfahren im Antragsformular. Jetzt können Sie das Antragsformular ausdrucken und zu Ihren Akten legen. Haben Sie noch Fragen? Rufen Sie uns unter der Telefonnummer: an oder schreiben Sie uns eine helpna(at)bibb.de. NA beim BIBB Seite 26 von 26