Werner Gladen. Kennzahlen- und Berichtssysteme

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1 Werner Gladen Kennzahlen- und Berichtssysteme

2 Werner Gladen Kennzahlen- und Berichtssysteme Grundlagen zum Performance Measurement GABlER

3 Die Deutsche Bibliothek - CIP-Einheitsaufnahme Ein Titeldatensatz for diese Publikation ist bei Der Deutschen Bibliothek erhaltlich. Professor Dr. Werner Gladen lehrt Rechnungswesen und Controlling an der Fachhochschule for Wirtschaft in Ludwigshafen/Rhein. 1. Aufuge August 2001 Aile Rechte vorbehalten Betriebswirtschaftlicher Verlag Dr. Th. Gabler GmbH, Wiesbaden 2001 Lektorat: Jutta Hauser-Fahr I Karin Janssen Der Gabler Verlag ist ein Untemehmen der Fachverlagsgruppe BertelsmannSpringer. gabler@bertelsmann.de Das Werk einschlieblich aller seiner Teile ist urheberrechtlich geschutzt. Jede Verwertung auberhalb der engen Grenzen des Urheberrechtsgesetzes ist ohne Zustimmung des Verlags unzulassig und strafbar. Das gilt insbesondere fur Vervielfaltigungen, Obersetzungen, Mikroverfilmungen und die Einspeicherung und Verarbeitung in elektronischen Systemen. Die Wiedergabe von Gebrauchsnamen, Handelsnamen, Warenbezeichnungen usw. in diesem Werk berechtigt auch ohne besondere Kennzeichnung nicht zu der Annahme, dass solche Namen im Sinne der Warenzeichen- und Markenschutz-Gesetzgebung als frei zu betrachten waren und daher von jedermann benutzt werden durften. Gedruckt auf saurefreiem und chlorfrei gebleichtem Papier. Umschlaggestaltung: Ulrike Weigel, ISBN-13: : / e-isbn-13:

4 Vorwort Das Buch "Kennzahlen- und Berichtssysteme" handelt von der Versorgung des Managements mit Informationen fur Zwecke der Planung, Steuerung und Kontrolle. Die informationstechnische Revolution hat die Moglichkeiten hierzu sprunghaft erweitert. Daruber darf aber die betriebswirtschaftiiche Behandlung dieser Aufgabe nicht aus dem Biickfeld geraten. Das neue Selbstbewusstsein, mit dem die Investoren an den intemationalen Kapitaimarkten von den Untemehmensleitungen die Erhohung des Shareholder Values einfordem, lenkt das Interesse auf die Steuerungsinstrumente flir eine solche wertorientierte Untemehmensflihrung. Der amerikanische Bestseller "Balanced Scorecard", der auch flir die "wertorientierte Untemehmensfiihrung" von Nutzen ist, hat das Defizit in der Steuerung strategischer Vorhaben zum Thema. Die Balanced Scorecard, so ist zu lesen, sei kein herkommliches Kennzahlensystem zur Dberwachung der Durchfiihrung operativer Ziele, sondem ein Managementsystem mit Aufgaben der Kommunikation, der Information und des Lemens flir die Umsetzung, Durchflihrung und Anpassung von Strategien, das auch als Grundlage von Anreizsystemen dienen konne. Bucher, die Instrumente flir die Fuhrung mit einem so breiten Aufgabenspektrum offerieren, uben eine grobe Anziehung aus auf Untemehmer, die auf der Suche nach dem "all-machtigen" Universal-Werkzeug sind, auf Untemehmensberater, die gelegentlich "Wunder" versprechen mussen, und nicht zuletzt auf Wissenschaftier, die herausfinden mochten, was Systeme wie die Balanced Scorecard "im innersten zusammenhalt". Das vorliegende Buch soli Hilfe leisten, die komplexen modemen Steuerungs-Kennzahlensysteme zu verstehen, fur die in Amerika der Begriff "Performance Measurement" gepragt wurde und zu denen auch die Balanced Scorecard gehort. Was Picot / Reichwald / Wigand (200 I, S. 18) ihrem erfolgreichen Lehrbuch vorausschicken, gilt auch bei der Balanced Scorecard: "Ohne eine solide theoretische Grundlage besitzen viele Aussagen zu den hier diskutierten Entwicklungen allenfalls einen plausiblen Ad hoc-charakter bzw. bleiben plakativ oder modisch". Verstehen mag zu einer Entzauberung beitragen, es erspart aber vielleicht manche Enttauschung. Urn die Idee des Management by objectives in die Realitat umzusetzen, wurden in den 70iger Jahren Planungstechniken zur Operationalisierung von Untemehmenszielen beschrieben. Das flihrte zu der Differenzierung der Kennzahlensysteme in Analyse- und Steuerungs-Kennzahlensysteme. Diese Unterscheidung erleichtert die Einordnung modemer Kennzahlensysteme, die, wie etwa die Balanced Scorecard, weiterentwickelte Steuerungs-Kennzahlensysteme sind. Bei der Suche nach Wegen, Ziele auf Bereiche herunterzubrechen, wurden bereits die Moglichkeiten ausgelotet, Ursache-Wirkungs Beziehungen aufzudecken. Solche Beziehungen sollten auch nachweisbar sein zwischen den Kennzahlen der Balanced Scorecard, urn Vorlaufindikatoren ableiten zu konnen flir strategische Ziele (Erfolgspotentiale), die erst in femerer Zukunft erreicht werden konnen. In der vorherrschenden Kennzahlenliteratur wird das Problem der Ursache Wirkungs-Beziehungen links liegen gelassen. Einschlagige Abhandlungen erlautem vorwiegend die "klassischen" Analyse-Kennzahlensysteme mit definitionslogischen Beziehungen zwischen den Kennzahlen (DuPont, ZVEI). Auf dieser Basis lassen sich allerdings modeme Konzepte wie die Balanced Scorecard nicht verstehen. Ein Verdienst der

5 VI Vorwort aktuellen Bestrebungen zur Verbesserung des "Perfonnance Measurements" ist es, dass das Interesse auch auf die Gewinnung aussagefahiger Kennzahlen (Indikatoren) flir die angestrebten Untemehmensziele gelenkt wurde und sich nicht nur - wie bisher - auf die Interpretation vorgefundener Kennzahlen richtet. Neben der Herleitung aussagefahiger Kennzahlen und Kennzahlensysteme bildet die bedarfsgerechte Infonnationstibennittlung (Berichtssysteme) einen zweiten Schwerpunkt dieses Lehrbuchs. Dabei gehen wir auf verhaltensbezogene Aspekte der Berichtsgestaltung ein und beschreiben aktuelle Infonnationstechnologien des computergestiitzten Berichtswesens. Die Grundlagen, die hier vennittelt werden, sind nicht nur von Gewinn flir Studierende und Lehrende im Schwerpunkt Controlling an Universitaten, Fachhochschulen und Wirtschaftsakademien, sondem auch flir Leser aus der Praxis, die sich durch ein tieferes Verstandnis vor Fehlem schtitzen mochten, die bei der Implementierung lauem. Ein Anliegen des Lehrtextes ist es dabei, den Stoff in einer moglichst geschlossenen Systematik und Tenninologie darzubieten und - soweit moglich - aufvorhandene Grundbegriffe der Betriebswirtschaftslehre zuruckzugreifen. Als Vorkenntnisse werden Grundlagen des Rechnungswesens und der Untemehmensflihrung vorausgesetzt. Am Anfang jedes Abschnitts finden sich Lemziele. Kemsatze bzw. Definitionen sind umrandet. Urn sich im Text leichter zurechtfmden zu konnen, werden Schlagworter hervorgehoben. Abbildungen erhohen die Einpragsamkeit und tragen zur schnelleren Erfassbarkeit komplexer Zusammenhange bei. Das Buch will auch die Bedtirfnisse fachkundiger Leser nach tiefergehender Infonnation befriedigen. Ausflihrungen mit Hintergriinden und Vertiefungen, die von eiligen Lesem tibersprungen werden konnen, sind durch kleinere Schrift, als Exkurs oder als Anhang kenntlich gemacht. Am Ende der Abschnitte finden sich Fragen zur Selbstkontrolle und werden Literaturempfehlungen ausgesprochen, die sich vorrangig auf leicht zugangliche Quellen beziehen. Der Verfasser dankt den vie len Autoren, ohne deren kluge Gedanken und griindliche Vorarbeit dieses Buch nicht hatte geschrieben werden konnen. Die Verantwortung daflir, was daraus gemacht worden ist, trifft mich allein. Das Buch habe ich ohne weitere Mithilfe in dem zeitlichen Rahmen verfasst, den mir die Verpflichtungen in Lehre und Selbstverwaltung der Fachhochschule Ludwigshafen tibrig lieben. Da die Beendigung eines Buches stets ein durch pragmatische Erwagungen erzwungener Willktirakt ist, bin ich dankbar flir Anregungen, die zu einer Verbesserung des erreichten Stadiums beitragen konnen. Dieses Buch widme ich meiner Frau, Ursula Gladen, die tiber mehrere Jahre flir die Arbeit daran Verstandnis aufgebracht und die extemen Kosten getragen hat, obwohl es ihr immer fremd bleiben wird. STUTENSEE, 1M MAl 200 I WERNER GLADEN

6 Inhaltsverzeichnis Vorwort.... v Inhaltsverzeichnis... VII Abbildungsverzeichnis... XI 1. Einfiihrung Gestaltung von Informationssystemen Beschreibung der Informationsversorgungslage Informationsbedarf Ftihrungssystem und seine Subsysteme Ftihrungssystem Subsystem Controlling Subsystem Informationssystem Bestimmungsfaktoren des Informationsbedarfs Grundlagen zur Bildung von Kennzahlen I I Kennzahlenbegriff II Indikatorbegriff Kennzahlenarten Kennzahlenaufgaben Analyseaufgaben Steuerungsaufgaben Zielkonzeption der Untemehmung Okonomisch zwingende Zielkategorien Monetare und nichtrnonetare Ziele Literatur und Fragen Einzelkennzahlen Kennzahlen auf Untemehmensebene Bildung von Kennzahlen auf Bereichsebene Grundlagen zur Operationalisierung der Untemehmensziele Systematik von Funktionsbereichen Definition der Zielelemente Zielinhalt MaBgroBen flir den Zielinhalt Bereichskennzahlen Beschaffung Logistik Produktion Marketing... 47

7 VIII Inhaltsverzeichnis Forschung und Entwicklung Controlling Literatur und Fragen Analyse-Kennzahlensysteme Anforderungen an Kennzahlensysteme Verbreitete Analyse-Kennzahlensysteme DuPont-Kennzahlensystem Charakterisierung Kennzahlen Beurteilung ZVEI-Kennzahlensystem Charakterisierung Beurteilung RentabiliUits-Liquiditats-Kennzahlensystem Analyse mit Kennzahlensystemen Methoden der Kennzahlen- und Abweichungsanalyse DuPont-System als Suchschema fur die Analyse Erfolgsabweichungsanalyse Abweichungsanalyse fur Umsatz und Kosten Abweichungsanalyse mit Kennzahlensystemen Architektur von Kennzahlensystemen Rechensysteme Ordnungssysteme Literatur und Fragen Grundlagen zu Steuerungs-Kennzahlensystemen (Zielhierarchien) Begriff "Steuerungs-Kennzahlensystem" Bereichsspezifischer Aufbau Zweck-Mittel-Beziehungen Anhang: Heuristische Fundierung von Zweck-Mittel-Beziehungen... III Moglichkeiten zur Fundierung von Beziehungen... III Sachziel- und Formalzielplanung Integrierte Untemehmensplanung Relevanzbaum (PATTERN-Technik) Literatur und Fragen

8 Inhaltsverzeichnis IX 5. Steuerungs-Kennzahlensysteme fur strategische Aufgaben Grundlagen strategischer Steuerungs-Kennzahlensysteme Strategische Planung und Kontrolle Erweiterung der Zielkonzeption Kurzfristorientierung des Periodenerfolgs Exkurs: Stakeholder- versus Shareholder-Ansatz Ziele in der wertorientierten UntemehmensfUhrung Economic Value Added Shareholder Value Eignung als SteuerungsgroJ3en Abbildung des Erfolgspotentials durch Kennzahlen Definition des Begriffs "strategische Kennzahl" Ursache-Wirkungs-Kette in der Wertschopfung Zeitorientierte Geschaftsfeldstrategien Strategische Kennzahlen fur strategische Geschaftseinheiten Finanzielle Kennzahlen fur den Erfolg der Strategie Kennzahlen zur Vermarktung Exkurs: Kundenzufriedenheit und Untemehmenswert Kennzahlen fur definierte Zielsegmente Kennzahlen zur Produktentwicklung Kennzahlen zur Auftragsabwicklung Kennzahlen zur Personal- und Organisationsentwicklung Exkurs: Abschied vom tayloristischen Bild des Pro duktionsarbeiters BestimmungsgroJ3en des Human Capital Kennzahlen zur Weiterbildung Kennzahlen zur Informationsinfrastruktur Kennzahlen zur PersonalfUhrung Kennzahlen zu Prozessinnovationen Balanced Scorecard Charakterisierung der Balanced Scorecard Perspektiven der Balanced Scorecard Balanced Scorecard auf der Untemehmensebene Balanced Scorecard in einem Einzelhandelskonzem Anforderungen an strategische Steuerungs-Kennzahlensysteme Abstimmung zwischen den Planungsebenen Notwendigkeit der Abstimmung Realisierung der Abstimmung Zweck-Mittel-Beziehungen Anreizvertraglichkeit der Ziel-Kennzahlen Beurteilung der Balanced Scorecard Literatur und Fragen

9 x Inhaltsverzeichnis 6. Berichtssysteme Grundlagen zum Berichtswesen Begriffe Verhaltenswirkungen der Informationsubermittlung Gestaltung von Berichten Berichtsgestaltung gemab dem Informationsbedarf Formale Gestaltungsmerkmale Inhaltliche Gestaltungsmerkmale Zeitliche Gestaltungsmerkmale Personale Merkmale von Berichten Berichtsarten fur die Planung und Kontrolle Standardberichte Abweichungsberichte Bedarfsberichte Computergesrutztes Berichtswesen Grundlegende Informationstechnologien Data Warehouse Online Analytical Processing Data Mining Tabellenkalkulationsprogramrne Berichtsarten und EDV -Berichtssysteme Computeruntersrutzung fur eine Balanced Scorecard Literatur und Fragen Literaturverzeichnis Stichwortverzeichnis

10 Abbildungsverzeichnis Abb. 1: Informationsversorgungslage... 2 Abb. 2: Informationssystem und Controlling als Subsysteme des Flihrungssystems...4 Abb. 3: Bestimmungsgro/3en des Informationsbedarfs... 8 Abb. 4: Moglichkeiten zur Verdichtung Abb. 5: Kennzahlenarten Abb. 6: Aufgaben von Kennzahlen Abb. 7: Regelkreis des Flihrungsprozesses Abb. 8: Kennzahlen mit Analyse- und Steuerungscharakter Abb. 9: Schichtung der Untemehmens-Zielvorstellungen Abb. 10: Zielkonzeption der Untemehmung Abb. 11: Klassifizierung von Funktionsbereichen Abb. 12: Effizienz und Effektivitat Abb. 13: Standardisierbarkeit von administrativen Leistungen...40 Abb. 14: Break-Even-Mengen bei schwankenden Preisen Abb. 15: Break-Even-Umsatz bei globaler Fixkostenbehandlung Abb. 16: Break-Even-Umsatz bei differenzierter Fixkostenbehandlung Abb. 17: Sachziele und Erfolgsziele im Controlling Abb. 18: DUPont-Kennzahlensystem Abb. 19: ROI-Isoquanten Abb. 20: Cash-to-Cash-Zyklus Abb. 21: ZVEI-Kennzahlensystem Abb. 22: Hauptkennzahlen und Hilfskennzahlen im ZVEI-System Abb. 23: Rentabilitats-Liquiditats-Kennzahlensystem Abb. 24: Kumulative Abweichungsanalyse des Umsatzes Abb. 25: Analyse Ende Marz Abb. 26: Abweichungstreppe fur Deckungsbeitragsabweichungen Abb.27: Kennzahlensystem zur Erfolgsanalyse Abb. 28: Rechensysteme Abb. 29: Ordnungssysteme... 99

11 XII Abbildungsverzeichnis Abb. 30: Architektur und Verwendungsart von Kennzahlensystemen... l 00 Abb. 31: Analyse Ende Mai Abb. 32: Steuerungs-Kennzahlensystem (Zielhierarchie) Abb. 33: Zweck-Mittel-Beziehungen Abb. 34: Zweck-Mittel-Beziehungen zwischen Sachzielen des Produktionsbereichs Abb. 35: Zusammenhang zwischen Erfolgszielen und Produktzielen Abb. 36: System der integrierten Untemehmensplanung Abb. 37: Beispiel rur Relevanzbaum... '" Abb. 38: Die ZielgroBen "kurzfristiger Erfolg" und "Iangfristiges Erfolgspotential" Abb. 39: Ermittlung des Market Added Value Abb. 40: Ermittlung des Shareholder Value Abb. 41: Die WertschOpfungskette von Kaplan / Norton Abb. 42: Ursache-Wirkungs-Beziehungen zwischen "strategischen" Kennzahlen Abb. 43: Das "magische" Dreieck Abb. 44: Ableitung finanzieller Ziele rur die strategischen Geschaftseinheiten Abb. 45: Finanzielle Kennzahlen...; Abb. 46: Zusammenhang zwischen Kundenzufriedenheit und Untemehmenswert Abb. 47: Ursache-Wirkungs-Vermutungen in der Vermarktungsphase Abb. 48: Kundenzufriedenheitsindex eines Bauuntemehmens Abb. 49: Selektion der Kunden nach Kundenrentabilitat Abb. 50: Ursache-Wirkungs-Vermutungen rur Entwicklungsphase Abb. 51: Break-Even-Time Abb. 52: Ursache-Wirkungs-Vermutungen in der Auftragsabwicklungsphase Abb. 53: Ursache-Wirkungs-Vermutungen flir die Schaffung von Human Capital Abb. 54: Abbildung kontinuierlicher Verbesserungen mit Half-Life-Kennzahl Abb. 55: Ursache-Wirkungs-Geflecht Abb. 56: Perspektiven der Balanced Scorecard Abb. 57: Scorecards flir verschiedene Filhrungsebenen Abb. 58: Portfolio zur Abstimmung der Strategien der Geschaftseinheiten Abb. 59: Ursache-Wirkungs-Kette Abb. 60: Untemehmens-Scorecard Abb. 61: Synergieeffekte

12 Abbildungsverzeichnis XIII Abb. 62: Indikatoren Kundenperspektive (Fallbeispiel) Abb. 63: BSC fur Geschaftseinheiten (Fallbeispiel) Abb. 64: OberfLihrung von Verbesserungserfolgen in operative Zielvorgaben Abb. 65: Ursache-Wirkungs-Geflecht fur Ma13nahme "Durchlaufzeitverkiirzung" Abb. 66: Relevanzbaum Abb. 67: Vemachlassigte "Nebenwirkungen" und "Storeinfliisse" Abb. 68: Berichtssystem in einem Konzem Abb. 69: StOrungen im Berichtswesen Abb. 70: Merkmale zur Gestaltung von Berichten Abb. 71: Einsatz der Grundformen von Schaubildem Abb. 72: Berichtsarten in einem Konzem Abb. 73: Verdichtungsgrad und Fiihrungsebene Abb. 74: Management Cockpit Abb. 75: Berichtsarten Abb. 76: "Planung und Kontrolle" und "Informationsversorgung" Abb. 77: Data Warehouse Abb. 78: OLAP-Wlirfel und mogliche Datenschnitte Abb. 79: Management-Support-Systeme, Berichtssysteme und Berichtsarten Abb: 80: Denkbare Bildschirmmaske fur BSC-Berichtssystem