Winterthur, 1. September 2004 Nr. 2004/064

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1 Winterthur, 1. September 2004 Nr. 2004/064 An den Grossen Gemeinderat W i n t e r t h u r Beantwortung der Schriftlichen Anfrage betreffend Ausschreibung Stadtverwaltung Winterthur PC-Beschaffung , eingereicht von Gemeinderat René Schürmann (CVP) Am 28. Juni 2004 reichte Gemeinderat René Schürmann namens der CVP-Fraktion folgende schriftliche Anfrage ein: Im März 2004 hat die Stadtverwaltung Winterthur ein Evaluationsverfahren betreffend Lieferung von PC-Einheiten für 2004/2005 abgeschlossen. Dabei ist der Zuschlag dem Anbieter Dell Computer SA erteilt worden. Nebst anderen Firmen hat sich auch eine mit Sitz in Zürich ansässige Firma an der Ausschreibung beteiligt. Diese Firma stand am Schluss des Auswahlverfahrens mit der Firma Dell Computer SA zur Diskussion. Meine Recherchen haben ergeben, dass schlussendlich der Firma Dell SA der Zuschlag erteilt wurde, obwohl dieser Entscheid der Stadt Winterthur vorläufig Mehrkosten von Fr. 60'000.- verursacht. Es stellen sich folgende Fragen: 1. Ist sich die Stadt Winterthur bewusst, dass durch den Zuschlag an die Dell Computer SA Steuergelder nicht im Kanton Zürich bleiben, sondern indirekt nach Texas (Hauptsitz Dell Computer SA) fliessen? 2. Weshalb wurde nicht das Angebot einer in Zürich ansässigen Firma berücksichtigt, welche 4 5 % günstiger offeriert hat und was war schlussendlich der Grund dafür, weshalb ein um Fr. 60'000.- höheres Angebot berücksichtigt worden ist? 3. Weshalb wird bei einem Evaluationsentscheid, bei gleichen Angeboten, nicht die preiswertere Firma berücksichtigt? 4. Hat die Stadt Winterthur die Service-Leistungen und die entsprechenden Referenzen auch in den Entscheidungsprozess miteinbezogen? 5. Soll dabei nicht auch eine ökologische Betrachtungsweise in das gesamte Verfahren miteinbezogen werden? 6. Wie gedenkt die Stadt Winterthur in zukünftigen und ähnlichen Fällen zu entscheiden? 7. Weshalb wurde in der Ausschreibung die Variante des Leasings nicht erwähnt? 8. Wurde mit der Firma Dell SA jetzt trotzdem ein Leasingvertrag abgeschlossen und warum? Der Stadtrat erteilt folgende Antwort: Ende November 2003 startete die Stadt Winterthur die Submission für die Beschaffung von rund 1'500 PC-Einheiten im offenen Verfahren nach Art. 12 lit. a. Interkantonale Vereinbarung über das öffentliche Beschaffungswesen (IVöB).

2 - 2 - Als Eignungskriterien wurden festgelegt: - Vollständigkeit des Angebotes - Organisatorische und personelle Leistungsfähigkeit der Firma - Nachweisbare, erfolgreiche und mehrjährige Kundenbetreuung (grössere Anzahl PC, Dienstleistungen im Zusammenhang mit der gelieferten HW-Flotte, etc.) Als Zuschlagskriterien wurden festgelegt: - Wirtschaftlichkeit 50% - Dienstleistungsangebot 25% - Technische Spezifikationen und Testergebnis 15% - Referenzen und Lehrlingsausbildung 10% Auf der Basis der Zuschlagskriterien wurde eine detaillierte Bewertungs-Matrix erstellt. Bis zum Eingabetermin am 12. Januar 2004 gingen vierzehn Angebote ein. Sämtliche Offerten wurden in einem aufwändigen Testverfahren nach dem vorstehend definierten Bewertungsschema beurteilt. Die Auswertung ergab für DELL Computer SA in Genf die beste Erfüllung der Zuschlagskriterien, weshalb der Auftrag entsprechend vergeben wurde. Von den vierzehn Anbietenden sind acht Unternehmungen im Kanton Zürich niedergelassen oder haben ihren Hauptsitz im Kanton Zürich. Die restlichen sechs Angebote kamen aus der übrigen Schweiz. Trotz des offenen Verfahrens im Staatsvertragsbereich hat keine ausländische Unternehmung ein Angebot eingereicht. Nach dem Versand der Absagebriefe mit Rechtsmittelbelehrung machten sechs der insgesamt dreizehn nichtberücksichtigten Unternehmungen vom Angebot der mündlichen Erläuterung des Submissionsergebnisses und dem Recht der Einsichtnahme in das Offertöffnungsprotokoll gemäss 27 Abs. 4 Submissionsverordnung (SVO) Gebrauch. Nach Abschluss der jeweils rund dreistündigen intensiven Meetings zwischen Kadermitgliedern der nicht zum Zuge gekommenen Unternehmungen und dem Submissionsteam der Stadt Winterthur zeigten sich die Anbietenden von den Antworten befriedigt. Auch waren alle von der Korrektheit der Durchführung des Submissionsverfahrens überzeugt. Beim Verwaltungsgericht des Kantons Zürich gingen keine Klagen ein. Nach Ablauf der ungenutzten Rekursfrist wurde das Submissionsverfahren "PC-Beschaffung " am 10. März 2004 ordnungsgemäss abgeschlossen. Zur Frage 1: "Ist sich die Stadt Winterthur bewusst, dass durch den Zuschlag an die Dell Computer SA Steuergelder nicht im Kanton Zürich bleiben, sondern indirekt nach Texas (Hauptsitz Dell Computer SA) fliessen?" In der Schweiz hat DELL Computer SA ihren Hauptsitz in Genf. Sie ist eine nach Schweizer Recht im Jahr 1994 gegründete Unternehmung. In Round Rock, Texas, befindet sich das amerikanische Hauptquartier, die DELL Computer Corporation. Das Binnenmarktgesetz sowie die Submissionsverordnung lassen eine regionale Bevorzugung von Anbietenden nicht zu. Dies würde dem Grundsatz der Nichtdiskriminierung und Gleichbehandlung der Anbieterinnen und Anbieter nach Art. 11 lit. a) IVöB widersprechen. Die Auswahl der Anbietenden erfolgt darum nach der besten Erfüllung der Eignungs- und

3 - 3 - Zuschlagskriterien. Speziell in einem technisch innovativen Umfeld wie dem ICT-Markt gehören internationale Unternehmungen zu den Marktführern. Die DELL Computer SA arbeitet in der Schweiz mit zwei weiteren Unternehmungen zusammen. So wickelt sie beispielsweise sämtliche Service- und Garantiearbeiten über die beiden im Kanton Zürich niedergelassenen Firmen Getronics (Schweiz) AG und Unisys (Schweiz) AG ab. Zur Frage 2: "Weshalb wurde nicht das Angebot einer in Zürich ansässigen Firma berücksichtigt, welche 4 5 % günstiger offeriert hat und was war schlussendlich der Grund dafür, weshalb ein um Fr. 60'000.- höheres Angebot berücksichtigt worden ist? Beinahe täglich wird über verschiedene Werbekanäle auf preiswerte PCs und IT-Zubehör aufmerksam gemacht. Diese Angebote sehen vor allem für die Privatbenutzerin und den Privatbenutzer verlockend aus. Eine grössere Verwaltung oder ein grösseres Unternehmen haben jedoch andere Anforderungen. Es ist zudem hinlänglich bekannt, dass - wenn nicht alle Faktoren betrachtet werden - der Beschaffungspreis immer wieder Anlass zu Diskussionen gibt. Billiger bedeutet nicht unbedingt wirtschaftlicher. Unabhängige Studien von verschiedenen Beratungsfirmen weisen aus, dass der Anschaffungspreis von PC lediglich 20% bis 30% der Kosten ausmacht, die die Geräte über die gesamte Einsatzdauer verursachen. Die restlichen Kosten entfallen auf Logistik-, Administrations-, Wartungs-, Störungsbehebungs- und Supportkosten. Diese zusätzlich zum Anschaffungspreis anfallenden Kosten müssen in der Bewertung berücksichtigt werden. Wie bereits aufgeführt, wurde das Zuschlagskriterium Wirtschaftlichkeit mit 50% am stärksten gewichtet. Die Wirtschaftlichkeit selber wurde weiter aufgeteilt in das Bewertungskriterium "Preis" mit einer Gewichtung von 75% sowie zu 25% in die Kriterien: - Verfügt der Anbietende über eine spezielle Business-PC-Linie, damit eine gewisse Kontinuität gewährleistet werden kann? - Betreibt der Anbietende ein Support-Portal über das Internet, um effizient und zeitunabhängig an Informationen und Updates zu gelangen? - In welchem Umfang können getätigte Leistungen in der bestehenden Umgebung weiter genutzt werden (Investitionsschutz)? Mit der gewählten Aufteilung erhielt der Preis die höchste Gewichtung in der ganzen Submission. Gleichzeitig wurde aber auch sicher gestellt, dass die indirekt anfallenden Kosten mit berücksichtigt sind. Von den acht aus dem Kanton Zürich eingegangenen Angebote lag eines um 3.6% (oder Fr pro PC) unter dem Preis des Gewinners der Submission. Eine Hochrechnung beim Einkauf von 1'500 Systemen ergibt gleich bleibende Bedingungen über die nächsten zwei Jahre vorausgesetzt somit tatsächlich einen Mehraufwand von Fr. 39' Neben dem Preis setzt sich die Bewertungs-Matrix aus rund weiteren 30 Kriterien zusammen. Alle vierzehn eingegangenen Angebote wurden auf jedes dieser Kriterien bewertet und gewichtet. Der Anbieter mit dem tiefsten Angebot hat bei der Bewertung Preis" die Maximalpunktzahl erhalten.

4 - 4 - Zum Zuschlagskriterium Wirtschaftlichkeit gehören jedoch neben dem Bewertungskriterium Preis wie erwähnt auch die Kriterien "Business-PC-Linie", "Support-Portal" und " Investitionsschutz", zusammen mit einer Gewichtung von 25%. Diese drei Bewertungskriterien haben einen wesentlichen Einfluss auf die jährlich wiederkehrenden Betriebskosten. Alle Faktoren zusammen geben erst Auskunft über die Wirtschaftlichkeit eines Angebotes. Bei der Bewertung der Offerten erreichte der Anbietende mit dem tiefsten Preis beim Zuschlagskriterium Wirtschaftlichkeit den zweiten Rang. Bei der Bewertung der Zuschlagskriterien "Technische Spezifikationen und Testergebnis" sowie "Referenzen / Lehrlingsausbildung" lagen die drei Erstplatzierten sehr nahe beisammen. Die Reihenfolge änderte in den vorderen Rängen nicht mehr. Bemerkungen zum Zuschlagskriterium Dienstleistungsangebot werden zur Frage 4 näher ausgeführt. Nach Bekanntgabe des Submissionsentscheides verlangten sechs Anbieter darunter auch der Anbieter mit dem tiefsten Preis offiziell Einsichtnahme in die Submissionsunterlagen. Sie konnten sich dabei von der Korrektheit des Verfahrens überzeugen lassen. Zur Frage 3: "Weshalb wird bei einem Evaluationsentscheid, bei gleichen Angeboten, nicht die preiswertere Firma berücksichtigt?" Wie bereits beschrieben, sind bei einer Submission die Eignungs- und Zuschlagskriterien massgebend. Für die Zuschlagskriterien wird vor Offerteingang eine Bewertungsmatrix erstellt. Damit ist es möglich, jede Offerte nach einem einheitlichen Schema zu bewerten und zu gewichten. Die Bewertung und Gewichtung aller Zuschlagskriterien führt zum Evaluations- und Submissionsentscheid. Es gab keine "gleichen Angebote", sondern vierzehn verschiedene Angebote, die nach einem einheitlichen Bewertungsschema bewertet und gewichtet wurden. Zur Frage 4: "Hat die Stadt Winterthur die Service-Leistungen und die entsprechenden Referenzen auch in den Entscheidungsprozess miteinbezogen?" Das Zuschlagskriterium Dienstleistungsangebot war in der Submission mit 25% das zweitwichtigste Kriterium, das wie folgt weiter unterteilt wurde: - Lieferbedingungen o Lieferung an eine oder verschiedene Lieferadressen? o Gibt es Mindestbestellmengen? o Können auftragsspezifische Lieferadressen angegeben werden? - Hotline o Verfügt der Anbietende über eine Hotline? o Ist die Hotline an Werktagen unterbrochen besetzt? o Ist die Hotline an Werktagen ununterbrochen besetzt? o Ist die Hotline permanent besetzt?

5 Entsorgung/Rücknahme der Verpackung o Wird die Verpackung auf Abruf zurück genommen? - e-shop-lösung o Bietet der Anbietende eine e-shop-lösung an? o Kann über das Internet bestellt werden? o Kann der Bestellstatus über das Internet verfolgt werden? Das Zuschlagskriterium Referenzen/Lehrlingsausbildung war mit einer 10%-igen Gewichtung das vierte Kriterium. Über sämtliche Anbieter wurden Referenzauskünfte eingeholt. Die Auszubildenden wurden auf der Punkteskala in % der Belegschaft taxiert. Zur Frage 5: "Soll dabei nicht auch eine ökologische Betrachtungsweise in das gesamte Verfahren miteinbezogen werden?" Für eine PC-Submission ist eine möglichst objektive und gesamtheitliche Betrachtungsweise nötig. Dazu gehören neben ökonomischen auch ökologischen Faktoren, die in den Zuschlagskriterien Technische Spezifikationen und Testergebnis sowie Dienstleistungsangebot berücksichtigt wurden: - Lärmemission der PCs - Stromverbrauch der PCs im laufenden und im ruhenden Betrieb - Entsorgung des Verpackungsmaterials Zur Frage 6: "Wie gedenkt die Stadt Winterthur in zukünftigen und ähnlichen Fällen zu entscheiden?" Alle Anbietenden konnten sich von der Rechtmässigkeit und Korrektheit der Durchführung der Submission "PC-Beschaffung " überzeugen. Die Stadt Winterthur wird sich auch in Zukunft an die Submissionsverordnung halten. Ebenso wird auch weiterhin eine Bewertungsmatrix im Rahmen der Rechtsordnung detailliert ausgearbeitet. Eingegangene Angebote werden so auch in Zukunft nachvollziehbar und transparent bewertet. Zur Frage 7: "Weshalb wurde in der Ausschreibung die Variante des Leasings nicht erwähnt?" Bei der Submission ging es darum, den Lieferanten für PCs für die Jahre , mit der Option einer maximalen Verlängerung von drei Mal einem Jahr, zu bestimmen. Die Finanzierungsart Kauf, Miete oder Leasing war nicht Bestandteil der Submission. Ob und in welcher Form für die Finanzierungsart eine Submission durchgeführt werden soll, ist momentan Gegenstand von Abklärungen.

6 - 6 - Zur Frage 8: Wurde mit der Firma Dell SA jetzt trotzdem ein Leasingvertrag abgeschlossen und warum? Mit DELL SA wurde kein Leasingvertrag abgeschlossen. Vor dem Stadtrat Der Stadtpräsident: E. Wohlwend Der Stadtschreiber: A. Frauenfelder