Das NRW-Kostenmodell Abgrenzung Trennungsrechnung und FRP-Pauschale

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1 CHE-Forum Kosten-/Leistungsrechnung, Trennungsrechnung, Vollkostenrechnung: Antworten auf aktuelle EU-Anforderungen Kassel, Das NRW-Kostenmodell Abgrenzung Trennungsrechnung und FRP-Pauschale Dr. Rainer Ambrosy Kanzler

2 Ausgangslage NRW Um angekündigte Absenkung der Overheadpauschale des 7. FRP EU-Beihilferahmen fordert Kostentrennung zwischen nichtwirtschaftlicher und wirtschaftlicher Tätigkeit An NRW-Hochschulen nur Kostenarten- und Kostenstellenrechnung, keine flächendeckende Kostenträgerrechnung 2

3 Ziel des NRW-Kostenmodells Entwicklung einer Modellrechnung, die die Kalkulation und Abrechnung der tatsächlichen indirekten Kosten ermöglicht für Projekte im Rahmen der Auftragsforschung (Trennungsrechnung) Projekte des 7. Forschungsrahmenprogramms (FRP) der EU möglichst auf Grundlage vorhandener Kostenrechnung für alle nordrhein-westfälischen Hochschulen umsetzbar ist 3

4 Vorgehensweise Arbeitsgruppe der Hochschulkanzler NRW* Entwicklung eines Prüfung der modularen Rechenmodells Datenlage für Trennungsrechnung und in NRW 7. FRP Herausgabe einer Handlungsempfehlung zum Kostenmodell für die Hochschulen Die folgenden Ausführungen basieren auf dem von Frau Dr. Felten und Herrn Buderus entwickelten Kostenmodell zur Entwicklung einer Overheadpauschale. * Sprecher: Dr. Rainer Ambrosy, Universität Duisburg-Essen Dr. Stefan Schwartze, Universität Münster Mitglieder: Dr. Birgit Felten, Ruhruniversität Bochum Thorsten Buderus, Technische Universität Dortmund 4

5 Basis Kostenrechnung NRW Jahresbericht der Hochschulen zur Kosten- und Leistungsrechnung an das Ministerium für Innovation, Wissenschaft und Forschung NRW (MIWF) Kostenstellenrechnung auf Ebene der Lehreinheiten gem. Kapazitätsverordnung (Endkostenstellen) lt. Erlass MIWF vom Vorgabe eines zweistufigen Kosten- und Erlösartenplans 5

6 Kostenstellenrechnung NRW Kostenstellen in 3 Ebenen 1 Lehreinheiten gemäß Kapazitätsverordnung sind Endkostenstellen 2 Kosten von Selbstverwaltungsorganen, Zentralen Einrichtungen und Verwaltung sind auf Lehreinheiten umzulegen 3 Primärkosten von Professuren sind innerhalb der Lehreinheiten zu aggregieren 6

7 Kostenstellenstruktur NRW Hochschule 1 Lehreinheit 1 Lehreinheit 2 Lehreinheit 3 2 Vorkostenstellen Umlage Vorkostenstellen Umlage Vorkostenstellen Umlage 3 Professur A Professur B Professur C Professur D Professur E Professur F 7

8 Kostenartenrechnung NRW Zweistufiger Kostenartenplan 1. Stufe Kostengruppen 2. Stufe Kostenarten weitere Differenzierungen der 2. Stufe in Kostenunterarten sind hochschulintern möglich Innerhalb der Kostenarten Unterscheidung nach Landesmitteln (Haushalts- und Sondermittel) und Drittmitteln (einschl. Mittel aus Studienbeiträgen und Mittel des Hochschulpakts 2020) 8

9 Kostenartenstruktur NRW Hochschule Personalkosten (Ist) Bewirtschaftungskosten Sachkosten Mieten Kalkulatorische Kosten Sekundärkosten Beamte Energie- und Stoffversorgung Material an Bau- und Liegenschaftsbetrieb Abschreibungen TVL Fremdreinigung Kommunikation an Dritte Auszubildende/ Praktikanten Hilfskräfte Sonstige Sonstige Literatur Miete für Geräte Sonstige 9

10 Kostenumlage NRW Umlageschlüssel sind vom MIWF vorgegeben (hochschulübergreifende Vergleichsmöglichkeit). Basis der Umlageschlüssel sind Studierenden-, Personal- und Flächendaten. Abweichungen von den Umlageschlüsseln sind möglich, wenn -Hochschulen nutzungsspezifische Abrechnungssysteme entwickelt haben, die eine präzise und unmittelbare Kostenzuordnung erlauben -orts- oder nutzerspezifische Sondertatbestände zu berücksichtigen sind. Auf Vorkostenstellen gebuchte Kosten werden auf die Endkostenstellen (Lehreinheiten) verteilt. 10

11 Kostenbericht (Bsp. einer LE) Kosten im Berichtszeitraum Landesfinanzierung Drittmittel Personalkosten Beamte , ,95 Personalkosten TVL , ,66 Personalkosten Auszubildende/Praktikanten Personalkosten Hilfskräfte , ,00 Personalkosten Sonstige , ,41 Summe Personalkosten , ,02 Bewirtschaftungskosten Energie und Stoffversorgung ,28 Bewirtschaftungskosten Fremdreinigungskosten ,72 alle weiteren Bewirtschaftungskosten , ,84 Summe Bewirtschaftungskosten , ,84 Laufende Sachkosten Materialkosten , ,21 Laufende Sachkosten Kommunikationskosten 1.753,16 37,68 Laufende Sachkosten Literaturversorgung , ,88 Lfd. Sachk. Miete f. Geräte alle weiteren Sachkosten , ,42 Summe laufende Sachkosten , ,19 Mieten an den BLB , ,05 Mieten an Dritte 4.402,15 644,00 Summe Mietkosten , ,05 Kalkulatorische Kosten Abschreibungen , ,85 Summe Sekundärkosten , ,45 Kostensumme , ,40 11

12 Rechenmodell (I) Ermittlung einer Overhead-Rate für die gesamte Hochschule (Summe aller Lehreinheiten) auf Grundlage des Kostenberichts Basis sind die Personalkosten (Summe der Kosten des aus Landes- und Drittmitteln finanzierten Personals). Alle anderen Kosten (nur Landesmittel) werden zur Basis in Bezug gesetzt: Summe indirekter Kosten (nur Landesmittel) Overhead = Summe der Personalkosten (Landes- und Drittmittel) 12

13 Das NRW-Kostenmodell indirekte Kosten (Zähler) Personalkosten (Nenner) Kosten im Berichtszeitraum Landesfinanzierung Drittmittel Personalkosten Beamte , ,95 Personalkosten TVL , ,66 Personalkosten Auszubildende/Praktikanten Personalkosten Hilfskräfte , ,00 Personalkosten Sonstige , ,41 Summe Personalkosten , ,02 Bewirtschaftungskosten Energie und Stoffversorgung ,28 Bewirtschaftungskosten Fremdreinigungskosten ,72 alle weiteren Bewirtschaftungskosten , ,84 Summe Bewirtschaftungskosten , ,84 Laufende Sachkosten Materialkosten , ,21 Laufende Sachkosten Kommunikationskosten 1.753,16 37,68 Laufende Sachkosten Literaturversorgung , ,88 Lfd. Sachk. Miete f. Geräte alle weiteren Sachkosten , ,42 Summe laufende Sachkosten , ,19 Mieten an den BLB , ,05 Mieten an Dritte 4.402,15 644,00 Summe Mietkosten , ,05 Kalkulatorische Kosten Abschreibungen , ,85 Summe Sekundärkosten , ,45 Kostensumme , ,40 13

14 Rechenmodell (II) Daten des Kostenberichts sind nicht unmittelbar nutzbar Grund: Kosten des Berichts enthalten Kosten ohne Forschungsbezug Kosten für Lehraufträge Kostenumlagen für rein lehrbezogene Einrichtungen (Studienberatung, Einschreibungs- und Prüfungswesen) Kostenumlagen für Lehrflächen (Hörsäle u. ä.) Mehrwertsteuer (im Rahmen 7. FRP nicht erstattungsfähig) Diese Kosten sind nach Umlage auf Lehreinheiten in der Summe der Sekundärkosten nicht mehr identifizierbar und können auf dieser Ebene nicht heraus gerechnet werden. Lösung: Eliminierung der nicht erstattungsfähigen Kosten auf Hochschulebene über modulare Integration von Eliminierungsraten (MwSt. ist z. B. im Rahmen der Auftragsforschung erstattungsfähig, aber nicht im 7. FRP) 14

15 Rechenmodell (III) Eliminierung der Kosten ohne Forschungsbezug Differenzierung der indirekten Kosten Berechnung der Eliminierungsrate auf Ebene der Hochschule (OTER = Othercosts-elimination-rate) Anwendung der OTER auf Ebene der Lehreinheiten OTER= Summe sonstiger nicht erstattungsfähiger indirekter Kosten (nur Landesmittel) Summe indirekter Kosten (nur Landesmittel) 100% Forschung Indirekte Kosten Forschung/ sonstige Kosten 100% sonstige Kosten 15

16 Rechenmodell (IV) Erweiterungsmöglichkeit zur Eliminierung der MwSt. z. B. V.A.T.-elimination-rate (VATER) Berechnung der Eliminierungsrate auf Ebene der Hochschule Anwendung der VATER auf Ebene der Lehreinheiten gibt Anteil der Mehrwertsteuer an den gesamten erstattungsfähigen indirekten Kosten auf Hochschulebene an VATER = Summe MwSt. der indirekten Kosten Uni (nur Landesmittel) Summe indirekter Kosten mit MwSt. Uni (nur Landesmittel) 16

17 Rechenmodell (V) Modulare Berechnung der Eliminierungsraten Aktuelle Anwendung Beihilferahmen Eliminierungsrate E Uni = (1 OTER Uni ) Modulare Erweiterungsmöglichkeit 7. FRP Eliminierungsrate E Uni = (1 OTER Uni ) x (1 VATER Uni ) Formel für Overheadsatz im NRW-Kostenmodell ist für Module identisch, nur E Uni würde differieren Overhead = Summe indirekter Kosten (nur Landesmittel) x E Uni x 100 Summe Personalkosten (Landesmittel und Drittmittel) 17

18 Umsetzung Kostenmodell Die Hochschulen in NRW stellen seit Beginn des Jahres 2010 für Trennungsrechnung auf das NRW-Kostenmodell um, die letzten Hochschulen führen das Modell zum ein. Erste auf dem NRW-Kostenmodell basierende Jahresabschlüsse für 2010 werden 2011 vorliegen. Diskussionspunkte bei der Einführung: Overheadsatz (Höhe und Verteilung) Gewinnzuschlag (Höhe und Verteilung) Wettbewerbsposition der Hochschule 18

19 Kostenmodell und 7. FRP Das NRW-Kostenmodell ist neben der Trennungsrechnung (EU- Beihilferahmen) durch modulare Erweiterungsmöglichkeit grundsätzlich für 7. FRP geeignet, bis auf der Berechnung der V.A.T.-Elimination Rate gibt es keine Unterschiede. Modulare Erweiterung für das 7. FRP hat derzeit keine Priorität, daher Overheadpauschale von 60% im 7. FRP beibehalten. Gründe: hoher Aufwand für Umsetzung Beihilferahmen trotz Verwendung des bereits implementierten Kostenberichts an das MIWF Anpassung der Prozesse Anpassung Projektkalkulationen zusätzlicher Buchungs- und Kontrollaufwand 7. FRP erfordert Zertifizierung der Methode (wird derzeit wegen Einführung Trennungsrechnung nicht mit Nachdruck verfolgt) Bis auf die Eliminierung der MwSt. ist das Kostenmodell für die Trennungsrechnung und das 7. FRP identisch, daher werden vorbehaltlich eines Methodenzertifikats keine Akzeptanzprobleme erwartet. 18

20 7. FRP: Flatrate oder Kostenmodell? Abgrenzbarkeit Kostenmodell - Flatrate im 7. FRP Wie verhält sich der Aufwand (zeitlich und personell) für eine Umstellung neuer Projekte des 7. FRP auf das Kostenmodell für die Zertifizierung zur restlichen Laufzeit des 7. FRP, oder, anders gefragt, ist überhaupt noch mit vertretbarem Aufwand innerhalb der Laufzeit eine Umstellung möglich? Aktuell wird aus diesem Grund weiter für die Flatrate optiert, da große Teile der Kapazitäten für die Einführung der Trennungsrechnung gebunden sind. Abzuwägende Aspekte Die Grant Agreement Preparations Forms zum 7. FRP enthalten folgenden Passus, der mit Unterschrift bestätigt wird: 3- As an authorised representative to sign the grant agreement or to commit the abovementioned organisation, I finally certify that all the information relating to our organisation set out in the different Grant Agreement Preparation Forms are complete, accurate and correct; and that the estimated costs meet the criteria for eligible costs for FP7 projects as established by the EC model grant agreement are notably based on our usual accounting and management principles and practices, and reflect the costs expected to be incurred in carrying out the foreseen work described in Annex I (description of work). Ist damit die Option für die Pauschale weiterhin offen, auch wenn bereits eine kostenrechnungsbasierte, jedoch weder für das 7. FRP modifizierte noch zertifizierte Methode zur Ermittlung indirekter Kosten in den Hochschulen zur Anwendung kommt? 19

21 7. FRP: Flatrate oder Kostenmodell? Antworten??? Die Einführung des NRW-Kostenmodells an den Hochschulen in NRW verfolgt aktuell das Ziel, vorrangig die Anforderungen des EU- Beihilferahmens zur Trennungsrechnung zu erfüllen. Auf deren hohe Wichtigkeit wird nicht zuletzt vom MIWF wiederholt hingewiesen. Die Ausweitung des Modells auf die Anforderungen an eine Kostenrechnung im 7. FRP ist durch modularen Aufbau prinzipiell möglich, wurde aber aufgrund des bereits hohen Aufwands für den Beihilferahmen bisher nicht verfolgt. Aufgrund dessen erfolgte bis heute auch noch keine abschließende Diskussion der möglichen Standpunkte zur Abgrenzung Pauschale im 7. FRP - NRW-Kostenmodell. 20

22 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!