Niedersächsische Hochschulen auf dem Weg zur Vollkostenrechnung Erlangen, 23. Oktober 2008

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1 Niedersächsische Hochschulen auf dem Weg zur Vollkostenrechnung Erlangen, 23. Oktober 2008 Dr. Eva Rose Leibniz Universität Hannover Dezernat Forschung und EU-Hochschulbüro

2 Aufbau des Vortrags - Überblick über die Vorgaben der EU Einschätzung des Handlungsbedarfs - Beschreibung des in Niedersachsen erstellten Vollkostenmodells - Allgemeine Struktur - Ausgewählte Einzelprobleme - Ausblick auf die weiteren Schritte und offenen Fragen Seite 2

3 7. Forschungsrahmenprogramm der EU - Vollkostenmodell für alle Teilnehmer - Für Ausschreibungen bis 2010 besteht für Hochschulen, Forschungseinrichtungen und KMU die Möglichkeit, eine Pauschale von 60 % (auf alle Kosten!) anzusetzen. special transitional flatrate - Danach wird bis zum Ende des 7. Rahmenprogramms (2013) eine Pauschale von % festgelegt. - Für das nächste Rahmenprogramm ist mit einem erneuten Vorstoß der KOM zu rechnen, auf reale Vollkostenrechnung umzustellen. Seite 3

4 7. Forschungsrahmenprogramm Handlungsbedarf: - Es ist davon auszugehen, dass die Pauschale von 60 % die indirekten Kosten nicht abdeckt. - Die direkten Zusatzkosten des Projekts werden aber auch noch bei einer Reduktion der Pauschale auf 40 % abgedeckt. - Grobe Schätzung des zusätzlich erstattungsfähigen Betrags für die LUH bei 100 % Zuschlagsatz auf die Personalkosten (Basis: Beteiligung im 6. FRP) - Im Vergleich zu 60 % Pauschale 0,5 Mio. EUR p. a. - Im Vergleich zu 40 % Pauschale bis zu 1 Mio. EUR p. a. Problem: Budgetobergrenzen innerhalb der Programme unklar, ob sich höhere Zuwendung realisieren lässt der wissenschaftliche Bereich hat nicht unbedingt Interesse an der Ermittlung der Vollkosten Seite 4

5 Strukturfondsförderung ( ) Stand in Niedersachsen Mio. EUR stehen für Hochschulprojekte zur Verfügung - Förderquote: 50 % (bzw. 75 % im Konvergenzgebiet) - Es werden keine Gemeinkostenpauschalen anerkannt! - In vielen Förderlinien stellt das Land keine Kofinanzierungsmittel zur Verfügung Nachweis des Eigenanteils aus der Grundfinanzierung notwendig (z.b. über Kosten für fest angestelltes Personal) Handlungsbedarf - Die Finanzierungslücken pro Projekt sind größer als im Forschungsrahmenprogramm. - Mit Einführung einer Vollkostenrechnung können die indirekte Kosten zur Kofinanzierung eingesetzt werden. Beteiligung an den Programmen wird so erheblich erleichtert Seite 5

6 Beihilferahmen - Verlangt eine Trennungsrechnung zwischen wirtschaftlicher und nicht-wirtschaftlicher Tätigkeit - Nur möglich, wenn die (Voll!) Kosten der wirtschaftlichen Tätigkeit ermittelt werden können. Handlungsbedarf - Ab ist die Trennungsrechnung verbindlich vorgeschrieben. - Die öffentlichen Förderer verlangen zunehmend Erklärungen der Hochschulen, dass Trennungsrechnung durchgeführt wird. - Dringender Handlungsbedarf Seite 6

7 Vollkostenrechnung an nds. Hochschulen - Seit 2000 haben alle Hochschulen eine kaufmännische Buchführung - Kosten-/Leistungsrechnung noch im Aufbau - Anfang 2007: Einrichtung einer Arbeitsgruppe aus 6 Hochschulen (Controlling, Finanzen, EU Hochschulbüro) mit Kompetenzzentrum SAP Ziel: ein Modell zur Berechnung der Vollkosten, - das die Anforderungen in allen Bereichen (FP7, Strukturfonds, Beihilferecht) erfüllt - einheitlich für alle niedersächsischen Hochschulen Aktueller Stand: - Modell der Arbeitsgruppe liegt vor - vollständige Einheitlichkeit ließ sich allerdings nicht erzielen - Zustimmung der Hauptamtlichen Vizepräsidenten - Positives Gutachten der Wirtschaftsprüfer (KPMG) liegt vor - Vorgespräch mit KOM im Januar 2008 in Brüssel positiv (wenn auch keine verbindlichen Zusagen) - Implementierung startet an den ersten Hochschulen Seite 7

8 Grundzüge des Modells Seite 8

9 Grundprinzipien bei der Kostenzuordnung - Vorkostenstellen sind die Bereiche, die zentrale Dienstund Infrastrukturleistungen erbringen (Personalverwaltung, Rechenzentrum usw.). Ihre Kosten müssen auf die Endkostenstellen umgelegt werden. - Endkostenstelle ist z.b. die Kostenstelle eines Instituts. Auf ihr sind sichtbar ( CO Sicht ): 1. Kostenstelleneinzelkosten (Sach- und Personalkosten) 2. Kostenstellengemeinkosten (anteilige, verrechnete Kosten für Energie, Verwaltung, Infrastruktur, Hochschulleitung etc.) Seite 9

10 Verrechnungsschlüssel - Definition von plausiblen Schlüsseln für die Verteilung von Kosten auf Vorkostenstellen auf die Endkostenstellen erforderlich - Gebäude nach Hauptnutzfläche - Energie: Verbrauch oder gewichteter Hauptnutzfläche - Bibliothek nach Studierenden oder nach Köpfen? - Rechenzentrum: Vollzeitäquivalente, Personalkosten, Netzanschlüsse? - Ergebnis der Arbeitsgruppe - unterschiedliche Gegebenheiten in Niedersachsen - jede Hochschule wird eigene Schlüssel festlegen Seite 10

11 Gemeinkostensätze - An den größeren Hochschulen wird angestrebt, einen Gemeinkostensatz pro Lehr- und Forschungseinheit zu ermitteln - Vorteil: genaue Darstellung der Kosten - Zusammenfassung zu größeren Einheiten jederzeit möglich - Vorteil: geringere Schwankungen - Zu beachten ist aber die Aussage KOM: - ein einheitlicher Satz für die gesamte Einrichtung als vereinfachte Methode ist nur zulässig, wenn eine bessere Aufschlüsselung nicht möglich ist. Seite 11

12 Kalkulationsschema Gemeinkosten Ebene der Kostenstelle (Lehr- und Forschungseinheit) - Ermittlung der Kostenstelleneinzelkosten (Sachkosten und nicht-wissenschaftliches Personal) und der Kostenstellengemeinkosten (A = EUR) - Ermittlung der Personalkosten für Wissenschaftler/innen (landesfinanziert und projektfinanziert) (B = EUR) - A : B = Gemeinkostenzuschlag C (= 110%) Projektebene 1. Ermittlung der direkten Sachkosten 2. Ermittlung der zusätzlichen Personalkosten (primär auf dem Projekt gebucht) (P1) 3. Berechnung der Personalkosten für das landesfinanzierte Personal (über Stundenaufschreibungen) = P2 4. Personalkosten gesamt (P1+ P2) x Gemeinkostenzuschlag C = indirekte Projektkosten Seite 12

13 Abschreibung von Investitionsgütern - Abschreibung auf der Basis von AfA Tabellen (Grundlage: DFG-Geräteschlüssel) ist in SAP umgesetzt - Problem an der Universität Hannover: der Aufwand wird bisher komplett auf Projekt gebucht; die Abschreibung lief (im Hintergrund) auf der Kostenstelle - Änderungsbedarf, um die Abschreibungsbeträge nicht komplett in die Gemeinkosten fließen zu lassen ( Vermeidung von Doppelfinanzierung) - Zukünftig erfolgt die Abschreibung zweigleisig der aus dem Projekt direkt finanzierte Teil auf dem Projekt der Restbetrag über die Kostenstelle Seite 13

14 Direkte Personalkosten - Arbeitszeitnachweise erforderlich (EU-Vorgabe) - zusätzlich beschäftigtes Personal (WM und MTV) wird auf Basis der IST-Kosten abgerechnet - festangestellte Wissenschaftler (z.b. Professor/innen) werde anteilig auf Durchschnittskostenbasis berechnet - Zeiterfassung über SAP aufwändig; zumindest in der Einführungsphase bleibt es bei Nebenbuchführung - Kosten für Wissenschaftler/innen sind immer die Basis, fließen nicht in Gemeinkosten! - Kosten für landesfinanzierte MTV - Vorschlag der Vollkostenarbeitsgruppe: Kosten für festangestellte MTV werden nicht als direkte Kosten abgerechnet, sondern fließen komplett in die Gemeinkosten - Alternative: die im Projekt gearbeiteten Stunden werden in SAP gebucht anteilige Entlastung der Kostenstelle (zur Vermeidung einer Doppelanrechnung) Seite 14

15 Anforderungen an Zeitnachweise für die Erstattung von (direkten) Personalkosten in EU-Projekten - Arbeitszeitnachweis über die gesamte Arbeitszeit einer Person - Aufteilung auf verschiedene Projekte, Lehre, freie Forschung - Urlaubs- und Krankheitszeiten müssen erfasst werden - gilt auch für Professor/innen, die anteilig abgerechnet werden sollen - Zeitnachweise müssen monatlich abgezeichnet werden - allgemeines Erfordernis aus dem 7. FRP, unabhängig vom Vollkostenmodell - gilt auch für Strukturfondsprojekte Erfordernis des Beihilferahmens: - Erfassung des Zeitaufwands für wirtschaftliche Tätigkeiten - kann in einheitlichen Nachweis mit aufgenommen werden Praktische Umsetzung: - Excellisten sind ausreichend (EU hat Muster veröffentlicht) - zunächst keine Zeiterfassung über SAP vorgesehen Seite 15

16 Personalkosten - Durchschnittssätze Vereinbarung nach 81 NPErsVG (Land und Gewerkschaften) - Landespersonal muss mit Durchschnittssätzen gebucht werden - nur Stiftungshochschulen haben Wahlrecht Verwendung von Durchschnittssätzen unvermeidbar für - Personalkosten, die in Gemeinkosten fließen - landesfinanziertes Personal, das anteilig auf Projekt arbeitet (Ausnahme: Strukturfondsprojekte) Ermittlung der Durchschnittssätze - hochschulspezifisch auf der Basis der echten Kosten - differenziert nach Besoldungs- und Entgeltgruppen - auf der Basis der durchschnittlichen produktiven Arbeitszeit für Niedersachsen (Erlass MF) - also nicht über flächendeckende Zeiterfassung Schwachstelle aus EU-Sicht Seite 16

17 Versorgungszuschlag/Beihilfepauschale Ausgangspunkt: - In Niedersachsen führen die Hochschulen für Beamte einen 30 %igen Versorgungszuschlag und eine Pauschale von 4 % für Beihilfen und Versorgungsrücklagen an das Land ab. Auffassung Hochschulen: - Es handelt sich um echten Aufwand der Hochschulen - Die Kosten sind wie AG-Sozialversicherungsbeiträge zu behandeln, also erstattungsfähig Gegenansicht der Wirtschaftsprüfer: - Im Unterschied zu Rentenversicherungsbeiträgen werden die Ausgaben nicht personenbezogen ermittelt und in einen Rücklagefonds eingezahlt. - Es handelt sich nicht um Kosten innerhalb des Projektzeitraums. - Ansetzung ist nicht zulässig. Frage muss noch abschließend geklärt werden. Seite 17

18 Unterscheidung Forschung und Lehre - Bei der Berechnung der Gemeinkosten werden die Personalkosten nicht nach Forschung und Lehre unterschieden - Die dafür notwendige flächendeckende Zeitaufschreibung ist nach Einschätzung der AG nicht durchsetzbar. - Zentrale Kosten, die sich eindeutig nicht auf die Forschung beziehen, werden herausgerechnet (z. B. Zentrum für Hochschulsport) - Ermittlung eines einheitlichen Gemeinkostensatzes für die Wissenschaftlerstunde - Die Unterscheidung erfolgt erst auf der Ebene der Projekte (Endkostenstellen) Beschäftigte schreiben Stunden für Projektarbeit und sonstige Tätigkeiten auf Seite 18

19 Nicht erstattungsfähige Kosten im 7. FRP Folgende Kosten sind nicht erstattungsfähig (Auswahl): - Indirekte Steuern, d. h. Umsatzsteuer, aber auch KFZ-Steuern, Mineralölsteuern, Kurtaxe etc. - Zölle, Zinsen, Rückstellungen, Umtauschverluste Vorgehen bei direkten Kosten: - Buchungstechnische Trennung (z. B. Nettokaufpreis + MwSt.) - Im Ausnahmefall: Nebenbuchhaltung in Excellisten abgerechnet werden nur die erstattungsfähigen Beträge Vorgehen bei indirekten Kosten - bestimmte Kostenarten werden nicht weiterverrechnet (über SAP- Programmierung möglich) - Sonderproblem: Umsatzsteuer Seite 19

20 Umsatzsteueranteile in den indirekten Kosten Problem: - Im 7. Rahmenprogramm akzeptiert die KOM nicht, dass MwSt. in die Gemeinkosten fließt - Keine Flexibilität, obwohl MwSt. im nicht wirtschaftlichen Bereich ein echter Aufwand für eine deutsche Hochschule ist - Separate Ausweisung der MwSt. bei jeder Buchung unmöglich - Sobald Kosten weiter verteilt werden, sind die MwSt. Anteile im System nicht mehr identifizierbar Lösung: - Das Gesamtaufkommen an MwSt. in dem Gesamtaufwand für die Hochschule lässt sich errechnen, indem jeder Buchung ein MwSt. Kennzeichen zugeordnet wird - So kann für die gesamte Hochschule eine exakte MwSt.-Quote errechnet werden, die aus Gemeinkosten herausgerechnet wird Modell ist für KOM akzeptabel. Seite 20

21 Zeitschiene Problem: - Der Gemeinkostensatz für ein Jahr kann frühestens im Herbst des Folgejahres ermittelt werden (auf der Basis des testierten Jahresabschlusses). - Kalkulation des Antrags erfolgt mit dem dann vorliegenden Satz. - Für die Abrechnung erwartet KOM im 7. FRP, dass Sätze des laufenden Jahres verwendet werden. KOM hat bisher kein plausibles System - Zwischenabrechnungen müssen nachkorrigiert werden - Schlussabrechnung wird aber mit altem Satz akzeptiert Seite 21

22 Nächster Schritt: Zertifizierung (1) 7. FRP : vollständiges Methodenzertifikat (Annex E Grant Agreement) - Prüfumfang: Methode zur Ermittlung der indirekten Kosten und der Personalkostendurchschnittssätze - freiwillig, Vollkostenrechnung auch ohne Zertifikat möglich - Zertifizierung nur für einzelne Hochschulen, nicht als Gesamtmodell für Niedersachsen möglich - Erst wenn die Vollkostenrechnung eingeführt ist, kann Zertifizierung beantragt werden - Nur für Hochschulen mit relevanter Beteiligung am Rahmenprogramm zulässig (aktueller Schwellenwert: 8 Projekte im 6. FRP mit mehr als EUR Förderung) - Vorteil: größere Sicherheit, Zwischenabrechnungen müssen auch bei Überschreiten der Schwellenwert nicht mehr auditiert werden - Ablauf: Wirtschaftsprüfer zertifiziert, KOM prüft Seite 22

23 Nächster Schritt: Zertifizierung (2) 7. FRP (beschränktes Methodenzertifikat Annex E Grant Agreement) Umfang: nur Ermittlung der Personalkostendurchschnittssätze - obligatorisch, sobald Durchschnittssätze angesetzt werden sollen - d. h. zur Anwendung des vorgestellten Vollkostenmodells muss jede Hochschule ein Teil-Methodenzertifikat beantragen Strukturfonds - Modell wird der GD Regio zur Prüfung vorgelegt Trennungsrechnung - Keine Zertifizierung durch die EU - Prüfung im Rahmen des Jahresabschlusses durch eigenen Wirtschaftsprüfer der Hochschule Seite 23

24 Weitere erforderliche Schritte Intern - Schulungen für Wissenschaftler und Verwaltungskräfte - zur Kostenkalkulation in Anträgen und FuE Verträgen - zur Abrechnung/Rechnungslegung - Verteilungsproblematik ist noch offen - Welcher Anteil des Overhead steht dezentral zur Verfügung? - Welcher Anteil fließt in zentrale Aufgaben? - Anders als bei der DFG Programmpauschale handelt es sich nicht unbedingt um zusätzliche Mittel! - Differenzierung zwischen (anteiliger) Forschungsförderung und Industrieaufträgen erforderlich Extern - Einheitliches Vorgehen der deutschen Hochschulen wäre sowohl gegenüber der EU wie auch gegenüber Industrie wichtig. Seite 24

25 Wo stehen wir? - Die Grundsatzentscheidung über die Einführung der Vollkostenrechnung ist getroffen. - Ein tragfähiges Modell für die niedersächsischen Hochschulen liegt vor. - Die Finanzdezernate und Hochschulleitungen sind für das Thema sensibilisiert und unterstützen die Umsetzung. - Aktueller Planungsstand an der Leibniz Universität Hannover - der erste Overheadsatz wird für das Jahr 2008 ermittelt - ab 2010 wird im 7. FRP auf Vollkostenbasis kalkuliert und abgerechnet Seite 25

26 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Seite 26