Die Verfügbarkeit und Sicherung benutzerdefinierter Einstellungen für Symbolleisten, Menüsysteme und Makros in Office 97/2000/2002/2003

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1 Die Verfügbarkeit und Sicherung benutzerdefinierter Einstellungen für Symbolleisten, Menüsysteme und Makros in Office 97/2000/2002/2003 MS-Office bietet allen Anwendern die Möglichkeit, Symbolleisten und Menüsysteme nach eigenen Vorstellungen zu gestalten und zu ergänzen. Die vom Nutzer durchgeführten Änderungen an den Einstellungen werden in spezifischen Dateien oder auch in der Registry von Windows gespeichert. Diese Änderungen sind nach einer Neuinstallation der entsprechenden Programme (z.b. bei Absturz oder Beschädigung der Programme) nicht mehr verfügbar. Deshalb ist es sinnvoll, den Ort (Dateien, Ordner, Registry usw.) zu kennen, an dem die Einstellungen gesichert sind. Außerdem sollte man auch andere Methoden zur Nutzung und Sicherung benutzerdefinierter Einstellungen kennen. In diesem Beitrag sollen Informationen gegeben und Varianten zur Sicherung benutzerdefinierter Einstellungen aufgezeigt werden. Dabei sollen Informationen, soweit sie dem Autor bekannt sind, über MS-Word, MS-EXCEL, MS-ACCESS und MS-PowerPoint in den jeweiligen Versionen von MS-Office gegeben werden. Achtung Dem Leser muss aber bewusst sein, dass bei unsachgemäßem Umgang mit den Informationen schwere Abstürze des Systems oder auch nur von MS-Office hervorgerufen werden können. Deshalb übernimmt der Autor keine Garantie für eventuell aufgetretene Schäden. Weiterhin sollte jeder beachten, dass dem Nachnutzer der Anwendungen (vor allem in Firmen) wieder der Standard angeboten werden sollte. Anderenfalls könnte es sicherlich einigen Ärger mit der Firmenleitung geben, wenn nicht sogar Schlimmeres. Inhaltsverzeichnis 1 Anordnung der Standard- und Formatsymbolleisten 2 Anwendungsübergreifende Einstellungen für Symbolleisten in MS-Office 3 Benutzerdefinierte Einstellungen für Symbolleisten, Menüsysteme und Makros 3.1 Symbolleisten und Menüsysteme 3.2 Makros Fieting, Olaf 1 von , 16:33

2 1 Anordnung der Standard- und Formatsymbolleisten Diese Einstellung (Anordnung der beiden Symbolleisten in einer oder zwei Zeilen) ist nur für MS-Word, MS-EXCEL und MS-PowerPoint relevant. Dabei ist zu beachten, dass die entsprechende Einstellung nur für die aktuelle Anwendung ausgeführt wird, d.h. sie wird nicht an die anderen Anwendungen weiter gegeben. MS-Word Diese Einstellung wird für MS-Word in der Registry gespeichert. Sollte man sich im Umgang mit der Registry unsicher sein, so sollte man die weiteren Darlegungen nur zur Kenntnis nehmen und auf das Aufrufen der Registry verzichten. Der Aufruf der Registry kann wie folgt vorgenommen werden: (1) Aufrufen des Windowsmenüs Ausführen (2) Eintragen des Befehls regedit und Bestätigen mit OK bzw. Enter. (3) Aufrufen des entsprechenden Pfades der Registry für die entsprechenden Systemeinstellungen. Die notwendigen Einstellungen für die jeweilige Version von MS-Word findet man wie folgt: MS-Word 97 HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\8.0\Word\Data MS-Word 2000 HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\9.0\ Word\Data MS-Word 2002 (XP) HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\10.0\ Word\Data MS-Word 2003 HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\11.0\ Word\Data Im Schlüssel Data wird dann das entsprechende DWORD mit der Einstellung eingetragen, die der Einstellung im Dialogfeld Anpassen entspricht. MS-EXCEL Die Einstellungen für EXCEL werden in einer anwendungsspezifischen Datei, die das Datei-Suffix.xlb besitzt gespeichert. Dabei besitzen diese Dateien in den jeweiligen Versionen folgende Namen: MS-EXCEL 97 MS-EXCEL 2000 MS-EXCEL 2002 MS-EXCEL 2003 Benutzername 8.xlb EXCEL.xlb EXCEL10.xlb EXCEL11.xlb Fieting, Olaf 2 von , 16:33

3 MS-PowerPoint Die Einstellungen für PowerPoint werden in einer anwendungsspezifischen Datei, die das Datei-Suffix.pcb besitzt gespeichert. Dabei besitzen diese Dateien in den jeweiligen Versionen folgende Namen: MS-EXCEL 97 MS-EXCEL 2000 MS-EXCEL 2002 MS-EXCEL 2003 powerpnt.pcb ppt.pcb ppt10.pcb ppt11.pcb Bemerkung Leider können sich diese Dateien, je nach PC-System und Office-Version in unterschiedlichen Ordnern befinden. Deshalb ist es hier nicht nötig über konkrete Sicherungsorte zu sprechen. Wer diese Orte benötigt, sollte über das Menü Suchen den Ort ausfindig machen. 2 Anwendungsübergreifende Einstellungen für Symbolleisten in MS-Office Diese Einstellungen werden in der Registry von Windows gespeichert. Die notwendigen Einstellungen für die Office-Anwendungen findet man für die jeweilige Version wie folgt: MS-Office 97 HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\8.0\Common\Toolbars MS-Office 2000 HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\9.0\Common\Toolbars MS-Office 2002 (XP) HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\10.0\Common\Toolbars MS-Office 2003 HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\11.0\Common\Toolbars Im Schlüssel Toolbars werden dann die entsprechende DWORD s mit den Werten eingetragen, die den im Dialogfeld Anpassen vorgenommenen Einstellungen entsprechen. Diese Eintragungen werden aber erst nach der ersten Änderung der jeweilgen Option im Schlüssel der Registry vorgenommen. Hier sollen folgende Optionen betrachtet werden: (1) Große Schaltflächen (alle Versionen) DWORD BtnSize Werte: 0;1 (2) Quickinfo auf Symbolleisten anzeigen (alle Versionen) DWORD ToolTips Werte: 0;1 (3) Menüanimation(en) (alle Versionen) DWORD Animation Werte: 0;1;2;3;(4) (4 ab 2002) Fieting, Olaf 3 von , 16:33

4 (4) Menüs zeigen zuletzt verwendete Befehle zuerst an (2000) Menüs immer vollständig anzeigen (ab 2002) DWORD AdaptiveMenus Werte: 0;1 (5) Nach kurzer Verzögerung vollständige Menüs anzeigen (ab 2000) DWORD AutoExpandMenus Werte: 0;1 (6) Schriftartennamen in Schriftart anzeigen (ab 2000) DWORD FontView Werte: 0;1 (7) Tastenkombinatioen in Quickinfo anzeigen (alle Versionen) DWORD ShowKbdShortcuts Werte: 0;1 Diese Option ist in MS-EXCEL nicht verfügbar. Anmerkung Auch wenn jetzt der Ort der Sicherung bekannt ist, macht es keinen Sinn die Einstellungen in der Registry vorzunehmen. Einmal ist es viel zu gefährlich und dann auch viel zu umständlich. Weiterhin kann man diese Einstellungen nur mit exaktem Exportieren/Importieren auf die Registry eines anderen Systems übertragen. Der ungeübte Umgang mit dieser Möglichkeit kann schnell zu einem Schaden am System führen. Lassen wir es also bei den Einstellungen über das Dialogfeld Anpassen. 3 Benutzerdefinierte Einstellungen für Symbolleisten, Menüsysteme und Makros 3.1 Symbolleisten und Menüsysteme Die Veränderungen an Symbolleisten, Menüleisten, Menüs, die Erweiterungen der Anwendung durch eigene Symbolleisten oder Menüs werden in anwendungsspezifischen Dateien gesichert. MS-Word In allen Versionen werden die entsprechenden Einstellungen in der Normal.dot gespeichert. MS-EXCEL Die anwendungsspezifische Datei für die einzelnen Versionen entspricht den Angaben des Punktes 1.1. MS-PowerPoint Die anwendungsspezifische Datei für die einzelnen Versionen entspricht den Angaben des Punktes 1.1. Fieting, Olaf 4 von , 16:33

5 MS-ACCESS Die Angaben zu den benutzerdefinierten Symbolleisten und Menüeinstellungen findet man für die jeweiligen Versionen in der Registry wie folgt: MS-Office 97 HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\8.0\Access\Settings\CommandBars MS-Office 2000 HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\9.0\ Access\Settings\CommandBars MS-Office 2002 (XP) HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\10.0\ Access\Settings\CommandBars MS-Office 2003 HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\11.0\ Access\Settings\CommandBars Die entsprechenden Angaben sind kodiert und werden erst eingetragen, wenn der Standard erstmalig verändert wurde. Dabei ist zu beachten, dass benutzerdefinierte Symbolleisten als auch Menüsysteme und Menüelemente zwar in der Registry eingetragen sind, doch in MS-ACCESS nur angezeigt werden, wenn die dazugehörende Datenbank geöffnet wurde. Eine Ausnahme bildet dabei ein Untermenü, das in eine existierende Symbolleiste oder in die Menüleiste eingetragen wurde. Dieses Menü wird immer angezeigt. Die darin enthaltenen Untermenüs und Befehle werden jedoch auch hier nur angezeigt, wenn die dazugehörige Datenbank geöffnet wurde. Sie können auch in einer anderen Datenbank nicht bearbeitet werden, also mit anderen Untermenüs oder mit Befehlen belegt werden. 3.2 Makros MS-Office bietet den Anwendern die Möglichkeit kleine Zusatzprogramme zur Erleichterung der Arbeit zu erstellen. Diese Programme werden Makros genannt. Die Aufgabe von Makros besteht darin, komplexe und sich häufig wiederholende Aufgaben zu automatisieren. Außerdem können Zusatzfunktionen, die in den Programmen nicht vorgesehen sind, erstellt und eingebunden werden. Wie solche Makros erstellt werden können, soll nicht die Aufgabe dieses Beitrages sein. Das kann in einem anderen Beitrag nachgelesen werden. Es soll aber davon ausgegangen werden, dass die Makros mithilfe einer Aufzeichnung (außer MS-ACCESS) erstellt werden. Auch hier muss berücksichtigt werden, dass es Unterschiede bei der Sicherung dieser Makros in den einzelnen Anwendungen gibt. MS-Word Bei der Aufzeichnung eines Makros bietet MS-Word zwei Möglichkeiten an: (1) Alle Dokumente (Normal.dot) In diesem Falle stehen die Makros nach dem Start von MS-Word immer zur Verfügung. (2) Auswahl des aktuellen Dokumentes Hier stehen die Makros nur in dem Dokument zur Verfügung, in dem sie erstellt wurden. Fieting, Olaf 5 von , 16:33

6 MS-EXCEL Bei der Aufzeichnung eines Makros bietet MS-EXEL drei Möglichkeiten an: (1) Diese Arbeitsmappe Hier werden die Makros in der aktuellen Arbeitsmappe gespeichert. Sie stehen jedoch allen anderen Arbeitsmappen zur Verfügung, wenn die Arbeitsmappe, in der das Makro gespeichert wurde, geöffnet ist. (2) Neue Arbeitsmappe Excel öffnet eine neue Arbeitsmappe und speichert die Makros in dieser Arbeitsmappe. Sie stehen auch in diesem Falle allen anderen Arbeitsmappen zur Verfügung, wenn die Arbeitsmappe, in der das Makro gespeichert wurde, geöffnet ist. (3) Persönliche Arbeitsmappe Excel legt eine Datei mit Namen PERSONL.XLS an (falls diese noch nicht vorhanden ist) und speichert die Makros in dieser Datei. Diese Datei wird automatisch im Ordner XLSTART gespeichert, wobei der Pfad wie folgt aussehen könnte: C:\Programme\Microsoft Office\Office\Xlstart Damit stehen diese Makros mit dem Start von Excel generell zur Verfügung. MS-PowerPoint Bei der Aufzeichnung eines Makros bietet MS-PowerPoint die Möglichkeit das Makro in der aktuellen Präsentation oder in einer anderen ebenfalls geöffneten Präsentation zu speichern. Die entsprechenden Makros stehen jedoch nur in der zugeordneten Präsentation zur Verfügung. MS-ACCESS Die in MS-ACCESS erstellten Makros (keine Aufzeichnung) werden in der jeweiligen Datenbank gespeichert. Fieting, Olaf 6 von , 16:33