TOTALSCONNECTOR FÜR DAYLITE

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1 TOTALSCONNECTOR FÜR DAYLITE

2 Table of Contents Allgemeines Einrichtung... 5 Installation... 6 Lizenzierung... 9 Benutzung...12 Einstellungen...13 Übergabe von Firmenstammdaten von Daylite an Totals...23 Übergabe von Personenstammdaten von Daylite an Totals...28 Personenansicht...33 Firmenansicht...38 Übergabe von Produkten aus Totals an Daylite...43 Angebote in Daylite erstellen und an Totals übergeben...44 Zeiten mit Time&Budget als Rechnung an Totals übergeben...47 Sonstiges...51 Deinstallation...52

3 Allgemeines Page 3

4 Über den TotalsConnector Der TotalsConnector stellt die Verbindung zwischen Daylite und dem kaufmännischen Komplettsystem Totals 3 her. Der TotalsConnector ermöglicht es, Kunden- und Produktstammdaten aus Daylite per Knopfdruck an Totals zu übergeben, inklusive Firmenkontakten. In Totals geschriebene Rechnungen und Angebote werden in Daylite in einem eigenen Tab angezeigt. In Totals angelegte Produkte können nach Daylite importiert und diese dann in Angeboten verwendet werden. Die Angebote können anschließend zurück an Totals übergeben werden. Funktionen Der TotalsConnector beinhaltet folgende Funktionen: Export von Daylite-Firmen inklusive Firmenkontakte nach Totals Übersicht zu Rechnungen und Angeboten einer Person oder Firma Import von Totals-Produkten in Daylite Export von Daylite-Angeboten nach Totals Systemanforderungen Betriebssystem: OS X 10.8 oder höher Daylite Version: 4.3 oder höher Page 4

5 Einrichtung Page 5

6 Installation 1. Für den TotalsConnector muss Daylite 4.3 oder höher installiert sein. Um zu überprüfen welche Daylite Version installiert ist, starten Sie Daylite und wählen Sie im Menü Daylite --> Über Daylite 2. Für den TotalsConnector muss OS X 10.8 oder höher installiert sein. Um zu überprüfen, welche Betriebssystem-Version installiert ist, wählen Sie im Menü <Apfel> --> Über diesen Mac 3. Öffnen Sie nach dem Download die Datei TotalsConnector for Daylite.dmg per Doppelklick Page 6

7 5. Öffnen Sie die mit Doppel-Klick die Datei TotalsConnector.daylite-plugin 6. Bestätigen Sie die folgende Meldung mit Installieren Page 7

8 7. Um die Installation abzuschließen, klicken Sie auf Daylite neu starten 8. Das Plugin ist nun installiert. Sie können nun TotalsConnector für 14 Tage testen. Wenn Sie den TotalsConnector nach 14 Tagen weiter nutzen möchten, fahren Sie bitte mit dem Kapitel Lizenzierung fort Page 8

9 Lizenzierung Sie können den TotalsConnector 14 Tage in vollem Umfang ohne Eingabe einer Lizenz testen. Nach den 14 Tagen müssen Sie den TotalsConnector kaufen um ihn zu verwende. 1. Wählen Sie im Menü Plug-Ins --> TotalsConnector --> Einstellungen Wählen Sie Lizenz & klicken Sie auf TotalsConnector erwerben... Page 9

10 3. Geben Sie die gewünschte Anzahl an Lizenzen ein und akzeptieren Sie die Lizenzvereinbarungen. Danach klicken Sie auf Weiter 4. Nach der Eingabe ihrer Daten in das Formular klicken Sie auf Weiter und bestätigen den Kauf Page 10

11 5. Nachdem Sie alle Schritte erfolgreich durchlaufen haben, wird Ihnen eine Übersicht Ihrer aktiven Benutzer in der Datenbank angezeigt. Aktvieren Sie hier die gewünschten Benuzter. Bestätigen Sie Ihre Angaben mit einem Klick auf Schließen Page 11

12 Benutzung Page 12

13 Einstellungen Damit der TotalsConnector mit dem Totals korrekt arbeiten kann, müssen Sie verschiedene Angaben in den Plugineinstellungen vornehmen. REST-API Einstellungen Um Daylite die Kommunikation mit Totals zu ermöglichen, müssen Sie den REST-API Service in Totals aktivieren. Dafür befolgen Sie bitte folgende Schritte: 1. Starten Sie Totals 2. Wählen Sie im Menü Plugins -> Totals -> Einstellungen Wählen Sie in Totals im Bereich Einstellungen den Unterpunkt Erweiterte Einstellungen Page 13

14 4. Aktivieren Sie die REST-API in dem Sie einen Haken in der Auswahlbox setzen. Optional: Um eine höhere Sicherheit zu gewährleisten, können Sie einen Benutzernamen und ein Passwort vergeben. Klicken Sie hierfür auf das Zahnradsymbol und aktivieren Sie den Passwortschutz in dem Sie den Haken in der Auswahlbox setzen. Geben Sie dann ein Benutzernamen und ein Passwort in die Textfelder ein. Achtung: Wenn Sie ein Benutzernamen und Passwort vergeben müssen Sie diese Angaben auch im TotalsConnector innerhalb von Daylite angeben Page 14

15 5. Markieren Sie den REST-API Namen und kopieren Sie ihn mit der Tastenkombination <cmd > + <c>. Alternativ können Sie den Namen auch abschreiben. Bitte achten Sie auf den genauen Wortlaut 6. Öffnen Sie Daylite. Page 15

16 7. Wählen Sie im Menü Plugins -> TotalsConnector -> Einstellungen Wählen Sie den Reiter Account und fügen den zuvor in Totals kopierten API Key mit der Tastenkombination <cmd > + <v> in das Textfeld ein oder geben Sie diesen manuell ein. Achtung: Der Name der REST-API muss mit dem in den Totals Einstellungen angezeigten REST- API Namen 100% übereinstimmen. Achten Sie auf eventuelle Leerzeichen. Sollten Sie den Passwortschutz in Totals aktiviert haben, setzten Sie auch hier einen Haken bei Benutze Passwortschutz und geben den Benutzernamen und das Passwort ein, dass Sie zuvor in Totals hinterlegt haben. Dokumenttypen Einstellungen In Totals können Sie beliebig Dokumenttypen für Angebote und Rechnungen anlegen. Wenn Sie diese in Daylite anzeigen möchten, müssen Sie den Namen der zuvor in Totals angelegten Dokumenttypen in den Einstellungen einfügen. Page 16

17 Im Auslieferungszustand sind die Dokumenttypen "Angebot" und "Rechnung" eingegeben. Um weitere hinzuzufügen befolgen Sie bitte folgende Schritte 1. Wählen Sie im Menü Plugins -> TotalsConnector -> Einstellungen Klicken Sie auf den Reiter Dokumenttypen 3. Klicken Sie auf die Auswahlbox Dokumenttypen wählen Sie ob das Dokument später im Reiter Rechnung oder Angebot zu sehen sein soll Page 17

18 4. In diesem Beispiel wollen wir ein Dokument für den Typ Angebot erstellen. Wir klicken also auf Angebot 5. Klicken Sie auf das Plus-Symbol um ein Dokumenttyp hinzuzufügen Page 18

19 6. Geben Sie nun das Label des Totals-Dokuments ein 7. Der Dokumenttyp "Estimate" wird nun in der Angebotsübersicht angezeigt Page 19

20 Einstellungen der Steuergruppen In Totals gibt es zur Besteuerung von Produkten sogenannte Produktgruppen. Diese Produktgruppen beinhalten die Steuerinformationen und müssen daher mit den Daylite- Steuersätzen verknüpft werden. Dies ist u.a. wichtig um zu gewährleisten, das die aus Totals in Daylite importierten Produkte den richtigen Steuersatz innerhalb von Daylite verwenden. 1. Wählen Sie im Menü Plugins -> TotalsConnector -> Einstellungen Klicken Sie auf den Reiter Steuergruppen Page 20

21 3. Das Fenster beinhaltet folgende Informationen (1) Auswahlbox für in Daylite verwendbare Steuersätze (2) Geben Sie hier den Namen der Totals Produktgruppe ein, der dem entsprechenden Daylite Steuersatz entspricht. Page 21

22 4. Beispiel: In Daylite existiert für das Feld Steuer 2 ein Steursatz mit dem Namen Umsatzsteuer 7%, welche 7% beträgt. In Totals haben Sie eine neue Produktgruppe mit dem Namen "Produktgruppe 7%" angelegt, dieser ist der Steuersatz USt 7% zugeordnet. 1. Um diese Produktgruppe nun mit der Daylite-Steuer "Steuer 2" zu zuweisen. Klicken Sie im Auswahlfenster Daylite-Steuern auf "Steuer 2" 2. Klicken Sie danach auf das Plus-Sumbol 3. Geben Sie den Namen der Produktgruppe in die Tabellenzeile ein Ordnen Sie den Steuern in den Voreinstellungen von Daylite die entsprechenden Produktgruppen aus Totals zu, um beim Import der Produkte aus Totals die richtigen Werte zu erhalten Page 22

23 Übergabe von Firmenstammdaten von Daylite an Totals Sie können Firmendatensätze mit den dazugehörigen Personenkontakten von Daylite an Totals übergeben. Gehen Sie wie folgt vor: Übergabe von Firmenstammdaten von Daylite an Totals 1. Wählen Sie in Ihren Kontakten die zu übergebende Firma aus. Wenn Sie eine Firma auswählen, wird der Firmendatensatz samt aller in Daylite verlinkten Personen an Totals übergeben. Wenn Sie in Daylite eine Person auswählen, können Sie wählen ob die Person oder die Firma, samt aller in Daylite mit der Firma verlinkten Personen an Totals übergeben werden soll. 2. Klicken Sie auf den Reiter Totals 3. Klicken Sie auf In Totals anlegen um eine Firma an Totals zu übergeben. Page 23

24 Sollte die Firma bereits bestehen, aber noch nicht mit dem Daylite-Datensatz verknüpft sein, wählen Sie Totals-Firma zuweisen. Wenn sie eine Totals-Firma zuweisen möchten, müssen Sie die Totals-Kundennummer eingeben, um die dazugehörige Daylite-Firma mit dem entsprechenden Totals-Datensatz zu verknüpfen. Siehe Abschnitt: Totals-Firma einer Daylite-Firma zuweisen 4. Nun wählen Sie aus als was die Firma angelegt werden soll. Die Firma kann sowohl als Kunde als auch als Lieferant angelegt werden, oder nur als Firma. Klicken Sie danach auf Erstellen Die Firma wurde nun in Totals angelegt. Folgende Firmenfelder werden von Daylite an Totals übergeben: Firmenname Die Daylite Standardadresse Homepage Folgende Felder der mit der Firma verlinkten Personen werden übergeben: Vorname Nachname Titel Abteilung Telefonnummern* Page 24

25 *Haben Telefonnummern in Daylite eines der folgenden Etiketten, wird die Telefonnummer in Totals als Mobilnummer hinterlegt: Mobil iphone Handy Als Faxnummer wird in Totals die Telefonnummer aus Daylite hinterlegt, bei der im Etikettenname der Wortbestandteil Fax enthalten ist. Entspricht das Etikett der Telefonnummer keinem der o.g. Etiketten, so wird diese als Festnetznummer an Totals übergeben. Totals-Firma einer Daylite-Firma zuweisen Sie können auch eine bestehende Firma in Totals mit einem Daylite-Firmenkontakt verknüpfen. Dafür gehen sie wie folgt vor: 1. Öffnen Sie Totals 2. Wählen Sie einen Kontakt aus 3. In den allgemeinen Kontaktinformationen gibt es ein Feld Namens Kundennr. bitte kopieren Sie diese Kundennummer Page 25

26 4. Öffnen Sie nun Daylite 5. Wählen Sie einen Kontakt aus den Sie mit der Totals-Firma verknüpfen möchten. 6. Wechseln Sie in Daylite innerhalb der Firmenansicht auf den Reiter Totals Page 26

27 7. Klicken Sie auf Totals-Firma zuweisen 8. Fügen Sie in das Eingabefeld die so eben aus Totals kopierte Kundennummer ein und bestätigen den Vorgang mit einem Klick auf Verknüpfen Danach ist der Daylite-Kontakt mit der Totals-Firma verknüpft Page 27

28 Übergabe von Personenstammdaten von Daylite an Totals Sie können Personenstammdaten von Daylite an Totals übergeben. Gehen Sie wie folgt vor: Übergabe von Personenstammdaten von Daylite an Totals 1. Wählen Sie in Ihren Kontakten die zu übergebende Person aus. 2. Klicken Sie auf den Reiter Totals 3. Klicken Sie auf In Totals anlegen um eine Person an Totals zu übergeben. Sollte die Person bereits bestehen, aber noch nicht mit dem Daylite-Datensatz verknüpft sein, wählen Sie Totals-Person zuweisen. Wenn sie eine Totals-Person zuweisen möchten, müssen Sie die Totals-Kundennummer eingeben, um die dazugehörige Daylite-Person mit dem entsprechenden Totals-Datensatz zu verknüpfen. Siehe Abschnitt: Totals-Person einer Daylite-Person zuweisen Page 28

29 4. Nun wählen Sie aus, als was die Person angelegt werden soll. Die Person kann sowohl als Kunde als auch als Lieferant oder als Firma angelegt werden. Klicken Sie danach auf Erstellen Die Person wurde nun in Totals angelegt. Folgende Personenfelder werden von Daylite an Totals übergeben: Vorname Nachname Titel Abteilung Adresse Telefonnummern* *Haben Telefonnummern in Daylite eines der folgenden Etiketten, wird die Telefonnummer in Totals als Mobilnummer hinterlegt: Mobil iphone Handy Als Faxnummer wird in Totals die Telefonnummer aus Daylite hinterlegt, bei der im Etikettenname der Wortbestandteil Fax enthalten ist. Entspricht das Etikett der Telefonnummer keinem der o.g. Etiketten, so wird diese als Festnetznummer an Totals übergeben. Page 29

30 Totals-Person einer Daylite-Person zuweisen Sie können auch eine bestehende Person in Totals mit einer Daylite-Person verknüpfen. Dafür gehen sie wie folgt vor: 1. Öffnen Sie Totals 2. Wählen Sie einen Kontakt aus 3. In den allgemeinen Kontaktinformationen gibt es ein Feld Namens Kundennr. bitte kopieren Sie diese Kundennummer 4. Öffnen Sie nun Daylite Page 30

31 5. Wählen Sie eine Person aus den Sie mit dem Totals-Kontakt verknüpfen möchten. 6. Wechseln Sie in Daylite innerhalb der Firmenansicht auf den Reiter Totals 7. Klicken Sie auf Totals-Kontakt zuweisen Page 31

32 8. Fügen Sie in das Eingabefeld die so eben aus Totals kopierte Kundennummer ein und bestätigen den Vorgang mit einem Klick auf Verknüpfen Danach ist die Daylite-Person mit dem Totals-Kontakt verknüpft Page 32

33 Personenansicht Stehen Sie in Daylite auf einer Person, können Sie, sofern der Kontakt mit Totals verknüpft ist, Personen-, Angebots- und Rechnungsinformationen aus Totals einsehen. Nachfolgend eine Erläuterung der Ansichten Personenansicht generell 1. Klicken Sie auf die gewünschte Person, welche mit Totals verknüpft ist 2. Klicken Sie auf den Reiter Totals 3. Sie sehen die Übersicht der Informationen aus Totals Im oberen Bereich sehen Sie ein Auswahlfeld. Es definiert für welchen Kontakt Sie die Totals- Informationen sehen. Durch einen Klick auf das Auswahlfeld (1) können Sie den Kontakt wechseln. Angezeigt werden die aktuelle Person und die Firmen mit denen diese ggf. verknüpft ist. Page 33

34 4. Des Weiteren sehen Sie folgendes: (1) Übersicht über generelle Informationen zur Person (2) Übersicht der Angebote und Rechnungen. Mehr dazu in den Schritten Rechnung bzw. Angebot Page 34

35 5. Um die Ansicht zwischen Rechnungen und Angeboten zu wechseln, klicken Sie auf das Auswahlfeld 6. Wählen Sie die gewünschte Option um sich Rechnungen bzw. Angebote der Person anzeigen zu lassen Rechnungen Sie sehen die einzelnen Rechnungen die der Person in Totals zugeordnet sind. Die Felder haben folgende Bedeutungen und Funktionen (1) Klicken Sie hier um ein Auswahlfenster zu öffnen. Die Möglichkeiten sind hier Einstellungen um direkt zu den Einstellungen zu gelangen, Kontakt neu zuweisen, um die Person einer anderen Totals-Firma oder Person zuzuordnen oder Totals-Kontakt aktualisieren um die Kontaktdaten in Totals zu aktualisieren. (2) Klicken Sie auf dieses Bild um das PDF-Dokument von Totals, welches zu der Rechnung in dieser Zeile gehört, zu öffnen (3) Dies ist die Rechnungsnummer. Beachten Sie, dass nur in Totals fertiggestellte Rechnungen eine Nummer haben Page 35

36 (4) Dieses Feld zeigt den Dokumenttyp an (5) Das Erstellungsdatum der Rechnung, auch dieses wird nur angezeigt wenn die Rechnung abgeschlossen ist (6) Die zugeordnete Person (7) Dies ist der bereits bezahlte Betrag (8) Die noch ausstehende Summe (9) Dieses Feld weist den gesamten Brutto Rechnungsbetrag aus (10) Dieses Feld weist den kummulierten bezahlten Betrag aller Rechnungen aus Totals für die ausgewählte Person aus (11) Die noch zu zahlende Summe, kummuliert über alle Rechnungen der Person, wird hier ausgewiesen (12) Die Brutto Summe von allen Rechnungen zusammen wird hier dargestellt Angebote Sie sehen die einzelnen Angebote die der Person in Totals zugeordnet sind. Die Felder haben folgende Bedeutungen und Funktionen (1) Klicken Sie hier um ein Auswahlfenster zu öffnen. Die Möglichkeiten sind hier Einstellungen um direkt zu den Einstellungen zu gelangen, Kontakt neu zuweisen, um die Person einer Page 36

37 anderen Totals-Firma oder Person zuzuordnen oder Totals-Kontakt aktualisieren um die Kontaktdaten in Totals zu aktualisieren. (2) Klicken Sie auf dieses Bild um das PDF-Dokument von Totals, welches zu dem Angebot in dieser Zeile gehört, zu öffnen (3) Dies ist die Angebotsnummer. Beachten Sie, dass nur in Totals fertiggestellte Angebote eine Nummer haben (4) Dieses Feld zeigt den Dokumenttyp an (5) Das Erstellungsdatum des Angebots, auch dieses wird nur angezeigt wenn das Angebot fertiggestellt ist (6) Die Person (7) Dieses Feld weist den gesamten netto Angebotsbetrag aus (8) Dieses Feld weist den gesamten brutto Angebotsbetrag aus (10) Die Brutto Summe von allen Angeboten zusammen wird hier dargestellt Page 37

38 Firmenansicht Stehen Sie in Daylite auf einer Firma oder einer Person mit einer Standardfirma, können Sie, sofern der Kontakt mit Totals verknüpft ist, Firmen-, Angebots- und Rechnungsinformationen aus Totals einsehen. Nachfolgend eine Erläuterung der Ansichten Firmenansicht generell 1. Klicken Sie auf den gewünschten Kontakt, welcher mit Totals verknüpft ist 2. Klicken Sie auf den Reiter Totals 3. Sie sehen die Übersicht der Informationen aus Totals Diese haben folgende Bedeutungen: (1) Übersicht über generelle Informationen zum Kontakt (2) Übersicht der Angebote und Rechnungen. Mehr dazu in den Schritten Rechnung bzw. Angebot Page 38

39 4. Um die Ansicht zwischen Rechnungen und Angeboten zu wechseln, klicken Sie auf das Auswahlfeld 4. Wählen Sie die gewünschte Option um sich Rechnungen bzw. Angebote der Firma anzeigen zu lassen Page 39

40 Rechnungen Sie sehen die einzelnen Rechnungen die der Firma in Totals zugeordnet sind. Die Felder haben folgende Bedeutungen und Funktionen (1) Klicken Sie hier um ein Auswahlfenster zu öffnen. Die Möglichkeiten sind hier Einstellungen um direkt zu den Einstellungen zu gelangen, Kontakt neu zuweisen, um die Person einer anderen Totals-Firma oder Person zuzuordnen oder Totals-Kontakt aktualisieren um die Kontaktdaten in Totals zu aktualisieren. (2) Klicken Sie auf dieses Bild um das PDF-Dokument von Totals, welches zu der Rechnung in dieser Zeile gehört, zu öffnen (3) Dies ist die Rechnungsnummer. Beachten Sie, dass nur in Totals fertiggestellte Rechnungen eine Nummer haben (4) Dieses Feld zeigt den Dokumenttyp an (5) Das Erstellungsdatum der Rechnung, auch dieses wird nur angezeigt wenn die Rechnung abgeschlossen ist (6) Der Standardkontakt der Firma (7) Dies ist der bereits bezahlte Betrag (8) Die noch ausstehende Summe (9) Dieses Feld weist den gesamten Brutto Rechnungsbetrag aus (10) Dieses Feld weist den kummulierten bezahlten Betrag aller Rechnungen aus Totals für die ausgewählte Firma aus (11) Die noch zu zahlende Summe, kummuliert über alle Rechnungen der Firma, wird hier ausgewiesen (12) Die Brutto Summe von alles Rechnungen zusammen wird hier dargestellt Page 40

41 Angebote Sie sehen die einzelnen Angebote die der Firma in Totals zugeordnet sind. Die Felder haben folgende Bedeutungen und Funktionen (1) Klicken Sie hier um ein Auswahlfenster zu öffnen. Die Möglichkeiten sind hier Einstellungen um direkt zu den Einstellungen zu gelangen, Kontakt neu zuweisen, um die Person einer anderen Totals-Firma oder Person zuzuordnen oder Totals-Kontakt aktualisieren um die Kontaktdaten in Totals zu aktualisieren. (2) Klicken Sie auf dieses Bild um das PDF-Dokument von Totals, welches zu dem Angebot in dieser Zeile gehört, zu öffnen (3) Dies ist die Angebotsnummer. Beachten Sie, dass nur in Totals fertiggestellte Angebote eine Nummer haben (4) Dieses Feld zeigt den Dokumenttyp an (5) Das Erstellungsdatum des Angebots, auch dieses wird nur angezeigt wenn das Angebot fertiggestellt ist (6) Der Standardkontakt der Firma (7) Dieses Feld weist den gesamten netto Angebotsbetrag aus (8) Dieses Feld weist den gesamten brutto Angebotsbetrag aus (10) Die Brutto Summe von allen Angeboten zusammen wird hier dargestellt Page 41

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43 Übergabe von Produkten aus Totals an Daylite Sie können in Totals angelegte Produkte in Daylite importieren, um in Daylite Angebote auf Basis der Totals-Produkte zu erstellen. Produkte aus Totals übernehmen 1. Wählen Sie im Menü Plug-Ins --> TotalsConnector --> Totals-Produkte importieren... Es werden alle Totals-Produkte in Daylite als Produkt angelegt. Wiederholen Sie diesen Schritt immer, wenn Sie Änderungen im Produktstamm in Totals und diese in Daylite übernehmen möchten. Bitte beachten Sie innerhalb Daylites die Freifelder 3, 4 und 5 nicht zu verändern, diese werden beim Erstellen von Angeboten in Daylite benötigt. Page 43

44 Angebote in Daylite erstellen und an Totals übergeben Sie können in Daylite Angebote erstellen und diese an Totals übergeben. Die Angebote erstellen Sie wie gewohnt in Daylite. Am effizientesten ist dies wenn Sie die Produkte, welche Sie aus Totals importiert haben, benutzen. Dann ist gewährleistet, dass diese in Totals den richtigen Produktgruppen zugeordnet werden. Es können aber auch Produkte und Dienstleistungen die nicht in Totals existieren als freie Produkte von Daylite an Totals übergeben werden. Wie Sie Angebote an Totals übergeben wird Ihnen in den nächsten Schritten erklärt Angebote in Daylite erstellen und nach Totals exportieren 1. Klicken Sie auf den gewünschten Chance in Daylite 2. Klicken Sie auf den Reiter Totals 3. Sie sehen eine Auflistung der von Ihnen in Daylite erstellten Angebote für die ausgewählte Chance. Page 44

45 Dieses Fenster hate folgende Funktionen und Bedeutungen: (1) Brutto Gesamtbetrag des Angebots (2) Erstelldatum des Angebots (3) Netto Gesamtbetrag des Angebots (4) Klicken Sie hier um das Angebote an Totals zu senden In diesem Beispiel senden wir ein Angebot an Totals. Klicken Sie auf Sende zu Totals Information: Jedes Angebot kann nur einmal an Totals gesendet werden 4. Es öffnet sich ein Fenster. Hier können Sie weitere für die Übergabe an Totals benötigte Informationen editieren. (1) Wählen Sie den Angebotstyp aus. Neue Angebotstypen können Sie wie im Kapitel Dokumenttypen Einstellungen beschrieben hinzufügen (2) Ist die Chance mit mehreren Firmen verknüpft, kann hier die Firma ausgwählt werden für die das Angebot gilt. Ist die angegebene Firma noch nicht in Totals angelegt, wir diese automatisch in Totals erstellt. (3) Klicken Sie hier um das Angebot an Totals zu senden Page 45

46 (3) Mit einem Klick auf Abbrechen, brechen Sie den Vorgang ab Um das Angebot in Totals zu anzulegen, klicken Sie auf Erstellen Das Angebot wurde in Totals angelegt Page 46

47 Zeiten mit Time&Budget als Rechnung an Totals übergeben Hinweis: Dieses Feature ist nur mit unserem Plugin Time&Budget möglich. Time&Budget ist eine Erweiterung für Daylite, die es ermöglicht Arbeitszeiten mit und ohne Projektbezug zu erfassen. Erfasste Aktivitäten können sowohl mit Personen als auch mit Firmen und Projekten verknüpft werden. Aus allen drei Ansichten können die Aktivitäten als Rechnung an Totals übergeben werden. Wie Sie die Aktivitäten an Totals übergeben, wird Ihnen in den nächsten Schritten erklärt In Time&Budget erfasste Zeiten als Rechnung an Totals übergeben 1. Gehen Sie auf ein Kontakt, Projekt oder eine Firma 2. Klicken Sie auf den Reiter Time&Budget 3. Wählen Sie in der Auswahlbox Externe Projekt-, bzw. Personen- oder Projektübersicht In diesem Beispiel beziehen wir uns auf ein Projekt Page 47

48 4. Sie sehen eine Auflistung berechenbarer Aktivitäten 4. Klicken Sie auf An Totals senden... Page 48

49 4. In dem sich öffnenden Fenster haben Sie folgende Einstellungsmöglichkeiten und Ansichten: (1) Wählen Sie den Dokumenttyp aus. Neue Dokumenttypen können Sie wie im Kapitel Dokumenttypen Einstellungen beschrieben hinzufügen (2) Wählen Sie den Empfänger der Rechnung aus. Ist dieser nicht in Totals vorhanden, so wird dieser automatisch erstellt (3) Kopfzeile die an die Totals-Rechnung übergeben wird (4) Fälligkeitsdatum der Rechnung (5) Details der Aktivitäten werden in die Details der zugehörigen Rechnungspositionen an Totals übergeben (6) Preise der einzelnen Positionen enthalten bereits die Steuer (7) Rechnungsposition. Ist ein Haken bei Senden gesetzt, so wird diese Aktivität als Rechnungsposition in der Rechnung an Totals übergeben (8) Klicken Sie hier um den Vorgang abzubrechen (9) Klicken Sie hier um in Totals eine Rechnung zu erstellen Klicken Sie auf An Totals senden um die Rechnung in Totals zu erzeugen. Page 49

50 5. In Totals finden Sie jetzt eine Rechnung auf Basis der übergebenen Aktivitäten Page 50

51 Sonstiges Page 51

52 Deinstallation Um eine Daylite Erweiterung zu deinstallieren, gehen Sie bitte wie folgt vor: 1. Öffnen Sie den Finder 2. Wählen Sie in der Menüleiste Gehe zu und halten die ALT Taste auf Ihrer Tastatur gedrückt. Es erscheint der Eintrag Library Page 52

53 4. Innerhalb des Library Ordners navigieren Sie zum Ordner Application Support 5. Öffnen Sie im Application Support Verzeichnis den Ordner com.marketcircle.daylite4 Page 53

54 6. Öffnen Sie innerhalb des com.marketcircle.daylite4 Verzeichnis den Ordner Plugins 7. Löschen Sie nun die Datei [Name des Plugins].daylite-plugin Page 54

55 8. Nach einem Neustart von Daylite sollte das Plugin entfernt sein. Page 55