PRAXIS BETRIEBSFÜHRUNG. Monika Dimitrakopoulos-Gratz. Erfolgreich. Verhandeln in der Landwirtschaft

Transkript

1 PRAXIS BETRIEBSFÜHRUNG Monika Dimitrakopoulos-Gratz Erfolgreich Verhandeln in der Landwirtschaft

2 1 Monika Dimitrakopoulos-Gratz Erfolgreich Verhandeln in der Landwirtschaft

3 2 Inhalt Inhalt 4 Vorwort 6 Antriebsrollen oder was Verhand lungen voranbringt 10 Die zwei Ebenen des Verhandelns: Warum der Mensch wichtiger ist als die Sache 14 Der Leitfaden für Ihr Verhandlungsgespräch 14 Wie bereiten Sie sich vor? Formulieren Sie ein klares Verhandlungsziel! Wählen Sie eine zielführende Strategie! 20 Welche Strategien gibt es? Die Vermeidungsstrategie: Die Anpassungsstrategie: Die Konkurrenzstrategie Die Kompromissstrategie Die Win-Win-Strategie Analysieren Sie Ihren Verhandlungspartner Checkliste zur Vorbereitung von Verhand lungen: 32 Verhandeln ist wie Stufen steigen: Die 7 Stufen des Verhandlungsgesprächs 35 Stufe 1: Einstieg in das Gespräch 45 Stufe 2: Den Rahmen klären 47 Stufe 3: Einstieg in das Thema 57 Stufe 4: Schnittstellen und Alternativen 62 Stufe 5: Überzeugen und argumentieren 75 Stufe 6: Entscheiden und Vereinbarung treffen 76 Stufe 7: Ausstieg aus der Verhandlung 76 Wie Sie in Zukunft erfolgreich bleiben: der Ergebnischeck 78 Wichtige Gesprächs werkzeuge für Ihre Verhand lungen 78 Verbale und nonverbale Kommu ni kation 80 Unsere körpersprachlichen Wirkungsmittel: 80 Wie Sie Experte für Körpersprache werden 82 Regeln für das Lesen und Verstehen von Körpersprache 84 Unsere stimmlichen Wirkungsmittel 85 Die richtige Wortwahl

4 3 87 Wer fragt, der führt 87 Wozu Fragen gut sind 87 Worauf Sie beim Fragen achten sollten: 89 Fragetechniken für Ihre Verhandlung 92 Hören Sie Aktiv zu! 98 Wenn es schwierig wird 98 Respektieren Sie den Menschen 100 Respektieren Sie die Position des anderen 100 Respektieren Sie die eigenen und die Emotionen des Anderen 102 Strahlen Sie Sicherheit und Zuversicht aus 103 Die größten Verhandlungsfehler 103 Druck ausüben 104 Unflexibilität 104 Nachgiebigkeit 105 Die Macht der Emotionen 105 Warum ohne Emotionen gar nichts geht 109 Wie Emotionen vom Einkauf großer Konzerne genutzt werden 109 Emotionale Vorbereitung auf die Verhand lung 114 Die Psychologie des Überzeugens 114 Die 6 wirksamsten Prinzipien der Überzeugung 114 Reziprozität: Geben und nehmen und nochmals nehmen 115 Konsistenz: Wer A sagt, muss auch B sagen 116 Soziale Bewährtheit: Wer kann sich schon dem Sog der Masse entziehen? 117 Sympathie: Warum finden wir uns sympathisch? 117 Autorität: Respekt, Respekt 118 Knappheit: Mangelware ist Qualitätsware 121 Service 122 Wichtige Adressen 122 Weiterbildungsangebote zum Thema Verhandeln und weiteren Themen: 122 Literatur 122 Bildquellen 123 Sachregister

5 4 Vorwort Vorwort Wenn es überhaupt ein Rezept für den Erfolg gibt, besteht es darin, sich in die Lage anderer Menschen zu versetzen. (Arthur Schopenhauer) Die Landwirtschaft ist geprägt von einem rasanten Strukturwandel, und die Frage nach den Erfolgsfaktoren für landwirtschaftliche Unternehmer wird immer öfter gestellt. Was macht den Erfolg landwirtschaftlicher Unternehmer langfristig aus? Wir wissen, Fachkompetenz alleine reicht längst nicht mehr aus. Der Erfolg hängt in zunehmendem Maße von den persönlichen und sozialen Kompetenzen der Menschen im Betrieb ab. Damit gewinnt auch die individuelle Kompetenz an Bedeutung, wie z. B. die Fähigkeit, Verhandlungsgespräche vorzubereiten, klar zu strukturieren und sicher zu führen. Ob wir wollen oder nicht: Wir verhandeln permanent. Verhandeln ist Bestandteil des täglichen Lebens. In den meisten Fällen verhandeln wir unbewusst, so z. B. im privaten Bereich mit den Kindern über die Zeit, die sie vor dem Fernseher verbringen, mit dem Partner/der Partnerin über die Wahl des Urlaubsortes oder mit Freunden über die Gestaltung eines gemeinsamen Abends. Das bewusste Verhandeln findet dagegen häu figer im beruflichen Alltag statt: Dann, wenn zwei Geschäftspartner über Konditionen verhandeln, Mit arbeiter über ihr Gehalt oder der Grundstückbesitzer über die Pachtzahlung seiner Flächen. Obwohl wir permanent verhandeln, bleibt diese unternehmerische Aufgabe eine Herausforderung, die nicht selten in einem Konflikt endet. Warum ist das so? Weil es beinahe selbstverständlich ist, dass die eigenen Wünsche und Ziele nicht mit dem des anderen übereinstimmen. Das grundsätzliche Ziel einer Verhandlung besteht darin, von unserem Gesprächspartner etwas zu bekommen: Ein Produkt zu einem bestimmten Preis, die Zustimmung zu einer Idee oder den Preis für eine von uns zu erbringende Leistung. Nun können wir uns für die Erreichung unserer Verhandlungsziele zwar gut vorbereiten, indem wir uns eine Strategie, gute Argumente und das notwendige Fachwissen aneignen. Was wir jedoch nicht vorhersehen können, sind die Einstellung und die Reaktion unseres Verhand-

6 Vorwort 5 lungspartners. Auch nicht, welche Strategie und Argumente der Verhandlungspartner in der Verhandlung vorbringen wird. Wir haben es also in den meisten Fällen mit vielen unwäg baren Faktoren zu tun. Und nicht selten nehmen Verhandlungen einen unbefriedigenden Verlauf, weil wir es mit einem unfairen Gesprächspartner zu tun haben, gestresst sind oder nicht die passenden Argumente finden. Dieses Buch befasst sich mit den wichtigsten Erfolgsprinzipien einer Verhandlung, wie Sie sich auf Verhandlungen gut vorbereiten und im Gespräch souverän und zielklar bleiben. Sie erhalten eine praxistaugliche Struktur für den Aufbau und die Durchführung von Verhandlungsgesprächen und erfahren, welche Gesprächsführungsmethoden Sie anwenden können, um an Ihr Ziel zu kommen. Ich wünsche Ihnen viel Freude beim Lesen und Erfolg bei Ihren Verhandlungen. Monika Dimitrakopoulos-Gratz, Forstinning

7 6 Antriebsrollen oder was Verhand lungen voranbringt Die Erfolgsprinzipien für Verhandlungsgespräche sind immer die gleichen, ob Sie mit einem Geschäftspartner, einem Kunden oder ihrem Nachbarn verhandeln. Wie bei einem Förderband braucht es mehrere Antriebsrollen, um das gewünschte Ergebnis zu erreichen. Das Verhandlungsthema liegt auf dem Förderband und kann in einen Sach- und Beziehungsaspekt unterteilt sein. Alle Antriebsrollen sind jeweils gleich wichtig (s. Abb. 1). Die Vorbereitung ist das A & O für den Erfolg. Die investierte Zeit für die Vorbereitung lohnt sich. Antriebsrolle Vorbereitung : Die Vorbereitung steht am Anfang jedes Gespräches und ist das A & O für den Erfolg. Vor allem im geschäftlichen und beruflichen Kontext erfordert diese ausreichend Zeit. Wenn Sie eine Gruppe von Menschen fragen, ob die Vorbereitung auf ein Verhandlungsgespräch wichtig ist, werden Sie darauf fast 100 % Zustimmung erhalten. Wenn Sie danach fragen, wer sich regelmäßig auf Gespräche vorbereitet, sinkt der Anteil auf unter 30 %. Als Gründe werden die mangelnde Zeit oder ausreichend Erfahrung genannt. Doch die investierte Zeit lohnt sich. Professionelle Verhandlungen kommen ohne eine gründliche Vorbereitung nicht aus. Dazu kommt, dass jede Verhandlung anders verlaufen kann, weil wir die Reaktionen anderer Menschen kaum vorhersehen können. Kein Mensch gleicht dem anderen und jedes Gespräch erfordert daher eine gründliche gedankliche Vorbereitung.

8 Antriebsrollen oder was Verhand lungen voranbringt 7 Verhandlung 5 Argumentation 4 Kommunikation 3 Strategie 2 Gesprächsstruktur 1 Vorbereitung Abb. 1 Antriebs rollen des Verhandelns. Antriebsrolle Gesprächsstruktur : Professionalität im Verhandeln zeichnet sich dadurch aus, wie Sie das Gespräch aufbauen, womit Sie das Gespräch eröffnen, wann Sie Ihre Argumente vorbringen, wo Sie ggf. ab - brechen, wie Sie Entscheidungen herbeiführen und wie Sie das Gespräch beenden. Wer für sich einen roten Faden im Hinterkopf hat, kann nicht so leicht aus dem Konzept gebracht werden. Eine klare Struktur hilft gerade auch bei herausfordernden Themen, einen kühlen Kopf zu bewahren und den Verlauf mit zu steuern. Wer einen roten Faden hat, kann nicht so leicht aus dem Konzept gebracht werden.

9 8 Antriebsrollen oder was Verhand lungen voranbringt Eine Strategie ist wie eine übergeordnete Leitlinie. Wir können nicht nicht kommunizieren. Der Körper lügt nicht und ist schneller als der Geist. Antriebsrolle Strategie : Jedes Gespräch sollte mit einem klaren Ziel vor Augen geführt werden. Dabei ist es wichtig, sein gewünschtes Ergebnis in der Zukunft zu definieren. Also das, was wir erreichen möchten. Wie und wodurch wir dieses erreichen hängt davon ab, welche Strategie wir auf dem Weg zum Ziel wählen. Eine Strategie ist wie eine übergeordnete Leitlinie für das Vorgehen im Gespräch. Grundsätzlich können wir fünf verschiedene Strategien wählen, wobei sich diese stets danach richten, welchen Wert wir der Sache und welchen Wert wir der Beziehung im Gespräch beimessen. Antriebsrolle Kommunikation : Der österreichische Kommunikationswissenschaftler Paul Watzlawick hat über die zwischenmenschliche Kommunikation gesagt: Wir können nicht nicht kommunizieren. Für die Praxis des Verhandelns hat dieser Satz eine ganz besondere Bedeutung. Auch wenn wir nichts sagen, teilen wir dem anderen etwas von uns mit. Über unser Äußeres, unsere Körperhaltung, Mimik und Gestik vermitteln wir nonverbale (nichtsprachliche) Botschaften an den Verhandlungspartner. Im Gespräch ist es wichtig, diese nonverbalen Botschaften an sich selbst zu erkennen und die des Verhandlungspartners gründlich zu beobachten. Wenn wir die Körpersprache von Menschen verstehen lernen, erfahren wir wichtige Dinge über die Stimmung und die Befindlichkeit von ihnen. Der Körper lügt nicht und ist schneller als der Geist. Aber auch das gesprochene Wort will gut überlegt sein. Die Wortwahl und der sprachliche Ausdruck bestimmen maßgeblich, ob der Gesprächspartner uns folgen und zustimmen kann. Daher ist es zielführend, die wesentlichen Werkzeuge der Kommunikation und Gesprächführung, wie z. B. Körpersprache,

10 Antriebsrollen oder was Verhand lungen voranbringt 9 Fragetechniken und aktives Zuhören, gezielt einzusetzen. Antriebsrolle Argumentation : Die fünfte Antriebsrolle für erfolgreiches Verhandeln ist die gelungene Argumentation. Dazu gibt es zahlreiche Tipps und Anregungen in der Literatur. Nicht die Technik an sich ist dabei entscheidend. Vielmehr geht es beim argumentieren darum, authentisch und überzeugend zu bleiben. Nur, wenn wir selbst von einer Sache überzeugt sind, können wir andere überzeugen und mitreißen. Zugleich erfordert das Argumentieren ein hohes Maß an Fingerspitzengefühl hinsichtlich der Bedürfnisse des anderen und Klarheit im Hinblick darauf, welcher Nutzen für meinen Verhandlungspartner entsteht, wenn er mit mir ins Geschäft kommt. Dieser Nutzen muss im Vordergrund stehen, wenn wir argumentieren.

11 10 Die zwei Ebenen des Verhandelns: Warum der Mensch wichtiger ist als die Sache Verhandeln bedeutet in erster Linie so zu kommunizieren, dass beide Seiten zu einem zufrieden stellenden Ergebnis kommen. Wenn wir mit anderen Menschen kommunizieren, transportieren wir nicht nur Informationen und Sachbotschaften. Ob wir wollen oder nicht Sachebene 7% Abb. 2 Die zwei Ebenen des Verhandelns Beziehungsebene 7%

12 Die zwei Ebenen des Verhandelns 11 wir transportieren auch Beziehungsbotschaften. Das geschieht durch die Art und Weise, wie wir miteinander sprechen. Bei jedem Verhandlungsgespräch ist es folglich wichtig, zwei Aspekte der Kommunikation zu berücksichtigen: Die Sach- und die Beziehungsebene. Zur Sachebene gehört alles, was von uns Menschen logisch-rational nachvollziehbar, messbar und sichtbar ist. Z. B. Verkaufszahlen, betriebliche Daten und Fakten, der Preis eines Produktes oder einer Dienstleistung, der Rabatt beim Landmaschinenhändler, die Qualität Ihrer Milchprodukte, der Stallbauplan, die Auswertung einer Statistik etc. Die Faktoren der Beziehungsebene sind dagegen weniger oder gar nicht sichtbar. Sie sind bestimmend für das Ergebnis eines Gesprächs. Dazu zählen der Grad des Vertrauens, die Chemie zwischen den Verhandlungspartnern, der gegenseitige Respekt, die Gefühle vor und während des Gesprächs, die Einstellung zu einander oder auch die Einstellung und Erfahrungen mit dem Verhandlungsthema usw. Welche Ebene ist für den Verhandlungserfolg von größerer Bedeutung? Häufig wird im beruflichen Zusammenhang die Sachebene wichtiger als die Beziehungsebene gewertet. Doch die Praxis zeigt immer wieder, dass der Erfolg einer Verhandlung letztendlich von der Beziehung der Verhandlungspartner bestimmt wird. Und zwar umso mehr, je kostspieliger und wichtiger den Partnern der Gegenstand der Verhandlung ist. Einzige Ausnahme: Ihr Verhandlungspartner hat de facto die größere Macht bzw. hat das Monopol am Markt. Das ist natürlich ein alles erschlagender Vorteil, gegen den Sie kaum ankommen können. Doch auch hier gibt es Möglichkeiten, die wir später erörtern werden. Das Vertrauen gilt dabei als die Basis jedes Verhandlungsgespräches. Jedes Gespräch ist letztendlich ein Akt des Vertrauens. Dabei vertrauen wir Menschen, die Wenn wir mit anderen Menschen kommunizieren, transportieren wir auch Beziehungsbotschaften. Der Erfolg wird letztendlich von der Beziehung der Verhandlungspartner bestimmt. Jedes Gespräch ist ein Akt des Vertrauens.