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Transkript

1 Willkommen zum Webinar: Standardisieren mit Funktionsdesign Wie Technische Dokumentation hochwertig und zugleich effizient entwickelt werden kann Start des Webinars um :00 Uhr Moderation: Ulrike Zuckschwerdt, Consultant Schmeling + Consultants GmbH Roland Schmeling Gesellschafter-Geschäftsführer, Fachzertifizierer und Auditor TÜV SÜD Schmeling + Consultants GmbH Heidelberg Telefon +49 (0) 6 / Roland Schmeling r.schmeling@schmeling-consultants.de

2 Fragen zum Inhalt oder technischen Problemen bitte über den Fragenbereich senden

3 Die Folien stellen wir Ihnen nach dem Webinar zur Verfügung.

4 Ist Ihnen Funktionsdesign als Schreibmethode bekannt? 4

5 Agenda Standardisierung in der Technischen Redaktion Was ist Funktionsdesign und wie hilft es bei der Standardisierung? Funktionsdesign als fertiger Standard 5

6 Effektiv, effizient und nachhaltig arbeiten? Bildquelle: 6

7 Unproduktive Insellösungen Qualitätsmängel 7

8 Abhilfe schafft eine gezielte Standardisierung 8

9 Umfrageergebnisse Nutzen Sie einen Standard zur Erstellung Ihrer Informationsprodukte? Nein Teilweise Weitgehend Ja 9

10 Standardisierung in der Technischen Redaktion Was? Warum? Wie? 0

11 Standardisierung in der Technischen Redaktion Was? Warum? Wie?

12 Standardisierung Teilelogistik und Informationslogistik: Taylorismus im Informationsmanagement Teile Information Standardisierung Normierung Standardisierung Normierung Logistik Workflow Lager Datenbank Ohne Standardisierung keine Prozessoptimierung

13 Standardisierung: Beispiele Was kann muss standardisiert werden? Formulierung Terminologie Inhaltsgliederungen Bildgestaltung Verweissystematik Strukturen der Informationsarten Prozesse und Tools Medieneinsatz

14 Standardisierung in der Technischen Redaktion Was? Warum? Wie? 4

15 Warum sollten Sie in der Technischen Redaktion standardisieren? Informationsqualität: Konsistente Dokumente Vollständigkeit durch Formularcharakter Weniger Redundanzen Und beim Setzen der richtigen Standards: Höhere Informativität Kürze Mehr Verständlichkeit - Akzeptanz und Kundenbindung - Geringere Produkthaftungs-Risiken 5

16 Warum sollten Sie in der Technischen Redaktion standardisieren? Informationsentwicklung: Höhere Wiederverwendbarkeit Erhöhte Automatisierbarkeit im Informationsmanagement Entlastung des Redakteurs Entlastung im Review Ermöglichen gezielter Qualitätssicherung Ermöglichen standardisierter und effizienter Tool- und Systemnutzung 6

17 Warum sollten Sie in der Technischen Redaktion standardisieren? Für die Informationsqualität selbst Für die Informationsentwicklung 7

18 Standardisierung in der Technischen Redaktion Was? Warum? Wie? 8

19 Arbeitsweise mit Funktionsdesign Methode Funktionsdesign Funktionsdesign als Standard Informationsentwicklung Redaktionsleitfaden schreiben Redaktionsleitfaden anwenden Prozess Tools implementieren Qualitätssicherung festlegen Kontinuierlichen Verbesserungsprozess festlegen Tools nutzen Qualitätssicherung durchführen Redaktionsleitfaden pflegen 9

20 Standardisierungsthemen (Beispiele) Typische Standardisierungsgrade in der Praxis SOLL IST 0

21 Was ist Funktionsdesign und wie hilft es bei der Standardisierung?

22 Anwendung von Funktionsdesign möglich Verwendete Strukturierungsstandards tekom-umfrage 05 Softwareunternehmen: 57,4 % Industrieunternehmen: 45,6 % Quelle: Straub, Daniela (05): Ergebnisse der tekom-frühjahrsumfrage. Branchenkennzahlen für die Technische Dokumentation 05.

23 Nutzen Sie Funktionsdesign in Verbindung mit einer eigenen XML-Struktur?

24 Erfinder des Funktionsdesigns Seit 990 Robert Schäflein-Armbruster Jürgen Muthig 4

25 Bestandteile des Funktionsdesigns (Methode) Funktionalkommunikativer Ansatz 4 Ebenen der Modellierung Informationsprodukte Sequenzmuster Funktionale Einheiten und Bilder Auszeichnungs- und Bildelemente Ergänzende Techniken Zielgruppenanalyse Usability-Test Terminologiemanagement Vorgehensmodell in 7 Schritten Problemtypologische Analyse Prinzipien Schreibprozessorientierter Redaktionsleitfaden 5

26 Bestandteile des Funktionsdesigns (Methode) Funktionalkommunikativer Ansatz 4 Ebenen der Modellierung Informationsprodukte Sequenzmuster Funktionale Einheiten und Bilder Auszeichnungs- und Bildelemente Ergänzende Techniken Zielgruppenanalyse Usability-Test Terminologiemanagement Vorgehensmodell in 7 Schritten Problemtypologische Analyse Prinzipien Schreibprozessorientierter Redaktionsleitfaden 6

27 Funktionaler Ansatz Sprechakt- Theorie* Kommunikationstheoretische Ansätze** Funktionsdesign John Searle Gerd Fritz 7

28 Leitgedanke Sprechakttheorie Reden ist Handeln! 8

29 Inhalt und Funktion von Information unterscheiden Die Tür ist offen. Inhalt Das Offensein der Tür Funktion Inhalt Bestätigen, Jmd. beschuldigen, Jmd. bitten, dass die Tür offen ist. dass er die Tür nicht geschlossen hat. nachzusehen, ob die Tür offen ist. Jmd. auffordern, Jmd. auffordern, Jmd. auffordern, die Tür zu schließen. den Raum zu verlassen. den Raum zu betreten. Gesprochene Sprache (sowie Mimik, Gestik, situativer Kontext) ergänzt Bedeutung und Funktion durch Betonung 9

30 Funktionale Struktur: Das Pumpenbeispiel Originaltext Schalter A auf Position stellen. Die grüne Kontrolllampe leuchtet auf. Dabei sollten Sie darauf achten, dass sich keine Flüssigkeit im Behälter befindet. Damit ist die Pumpe betriebsbereit, Sie können mit dem Absaugen beginnen. Originaltext mit funktionaler Kennzeichnung Handlungsaufforderung Schalter A auf Position stellen. Resultat Die grüne Kontrolllampe leuchtet auf. Warnung Dabei sollten Sie darauf achten, daß sich keine Flüssigkeit im Behälter befindet. Resultat Damit ist die Pumpe betriebsbereit. Zielangabe: Absaugen 0

31 Funktionale Struktur: Das Pumpenbeispiel - optimiert Zielangabe Warnhinweis Vorbereiten der Pumpe VORSICHT Art, Quelle, Folgen Maßnahme Verätzungen und Sachschäden durch überlaufende Flüssigkeit! Den Behälter vor dem Einschalten leeren. Handlungsaufforderung Resultat Endresultat Schalter A auf Position stellen. Grüne Kontrolllampe leuchtet. Pumpe ist betriebsbereit. Zielangabe Absaugen...

32 Funktionale Struktur: Das Pumpenbeispiel - optimiert Vorbereiten der Pumpe VORSICHT Verätzungen und Sachschäden durch überlaufende Flüssigkeit! Den Behälter vor dem Einschalten leeren. Schalter A auf Position stellen. Grüne Kontrolllampe leuchtet. Pumpe ist betriebsbereit. Absaugen...

33 Arbeitsweise mit Funktionsdesign Methode Funktionsdesign Funktionsdesign als Standard Informationsentwicklung Redaktionsleitfaden schreiben Redaktionsleitfaden anwenden Prozess Qualitätssicherung festlegen Kontinuierlichen Verbesserungsprozess festlegen Qualitätssicherung durchführen Redaktionsleitfaden pflegen

34 Funktionale Struktur und Stilregeln: Stellschrauben Verwendung: Abgrenzung nach Funktion und Inhalt Sequenzierung: Struktur und Reihenfolge Formulierung: Satzbaumuster und Wortwahl Gestaltung: typografische / explizite Kennzeichnung 4

35 Funktionale Struktur und Stilregeln: Stellschrauben Verwendung: Abgrenzung nach Funktion und Inhalt Sequenzierung: Struktur und Reihenfolge Formulierung: Satzbaumuster und Wortwahl Gestaltung: typografische / explizite Kennzeichnung 5

36 Funktionale Struktur: Das Pumpenbeispiel, optimiert Infinitiv ohne zu + reflektierter Verzicht auf Artikel Vorbereiten der Pumpe VORSICHT Verätzungen und Sachschäden durch überlaufende Flüssigkeit! Den Behälter vor dem Einschalten leeren. Schalter A auf Position stellen. Grüne Kontrolllampe leuchtet. Pumpe ist betriebsbereit. Absaugen... 6

37 Formulierungsmuster für Handlungsaufforderungen Sprachliche Vielfalt: Entscheidung tut Not. Schalter A auf Position stellen. Imperativischer Infinitiv. Stellen Sie den Schalter A auf Position.. Stellung Schalter A: Position. 4. Schalter A auf Position. 5. Um... zu..., den Schalter A auf Position stellen. 6. Schalter A auf Position stellen, um... zu Den Schalter A muss man auf Position stellen. 8. (Der) Schalter A muss auf Position gestellt werden. 9. (Der) Schalter A ist auf Position zu stellen. Usw. 7

38 Funktionale Struktur: Das Pumpenbeispiel, optimiert Imperativ + Artikel Pumpe vorbereiten VORSICHT Verätzungen und Sachschäden durch überlaufende Flüssigkeit! Leeren Sie den Behälter vor dem Einschalten. Stellen Sie den Schalter A auf Position. Grüne Kontrolllampe leuchtet. Pumpe ist betriebsbereit. Absaugen... 8

39 Funktionale Struktur: Das Pumpenbeispiel, optimiert Imperativ + Artikel, Warnhinweis mit Linien, anderes Listensymbol Vorbereiten der Pumpe VORSICHT Verätzungen und Sachschäden durch überlaufende Flüssigkeit! Leeren Sie den Behälter vor dem Einschalten. Stellen Sie den Schalter A auf Position. Grüne Kontrolllampe leuchtet. Pumpe ist betriebsbereit. Absaugen... 9

40 Funktionale Struktur: Das Pumpenbeispiel, optimiert Gestaltung als integrierter Warnhinweis Vorbereiten der Pumpe VORSICHT! Verätzungen und Sachschäden durch überlaufende Flüssigkeit! Leeren Sie den Behälter vor dem Einschalten. Stellen Sie den Schalter A auf Position. Grüne Kontrolllampe leuchtet. Pumpe ist betriebsbereit. Absaugen... 40

41 Funktionale Struktur: Das Pumpenbeispiel, optimiert Verzicht auf Warnung. Infinitiv ohne zu. Nummerierte Handlungen. Vorbereiten der Pumpe. Den Behälter leeren.. Schalter A auf Position stellen. Grüne Kontrolllampe leuchtet. Pumpe ist betriebsbereit. Absaugen... 4

42 Funktionale Struktur: Das Pumpenbeispiel, Regelvarianten Weitgehender Verzicht auf Text 4

43 Reden also auch Schreiben ist Handeln Inhalt Jede (kommunikative) Handlung Funktion 4

44 Reden also auch Schreiben ist Handeln 44

45 Sprechakttheorie und Funktionsdesign Die kommunikative Funktion in geschriebener Sprache unterstützen. Reden also auch Schreiben ist Handeln 45

46 Reden also auch Schreiben ist Handeln Die Inhalte hängen vom Gegenstand ab, aber die Funktionen bleiben dieselben und eignen sich als Basis für Standardisierung. 46

47 Reden also auch Schreiben ist Handeln Funktion Reden Schreiben Betonung Gestik usw. Sequenzierung Formulierung Gestaltung 47

48 Charakteristika des Funktionsdesigns Begrenzung und konsistente Verwendung der zulässigen sprachlichen Handlungen Maßstab: kommunikativer Bedarf Festlegungen treffen für jede sprachliche Handlung Konsistenzsicherung auf hohem Qualitätsniveau 48

49 Bestandteile des Funktionsdesigns (Methode) Funktionalkommunikativer Ansatz 4 Ebenen der Modellierung Informationsprodukte Sequenzmuster Funktionale Einheiten und Bilder Auszeichnungs- und Bildelemente Ergänzende Techniken Zielgruppenanalyse Usability-Test Terminologiemanagement Vorgehensmodell in 7 Schritten Problemtypologische Analyse Prinzipien Schreibprozessorientierter Redaktionsleitfaden 49

50 Standardisierung der funktionalen Elemente auf vier Ebenen Informationsprodukte Sequenzmuster (modulbildend / integriert) Funktionale Einheiten Funktionale Bilder Auszeichnungselemente Bildelemente 50

51 Standardisierung der funktionalen Elemente auf vier Ebenen Informationsprodukte Betriebsanleitung Kurzanleitung, Schulungsunterlage Sequenzmuster (modulbildend / integriert) Funktionale Einheiten Funktionale Bilder Auszeichnungselemente Bildelemente 5

52 Standardisierung der funktionalen Elemente auf vier Ebenen Informationsprodukte Sequenzmuster (modulbildend / integriert) Handlungs-, Wartungssequenz Sicherheitshinweis, Warnhinweis Funktions-, Aufbaubeschreibung Bildschirm, Bedienelemente Referenzbild, Inventarbild Störungstabelle Funktionale Einheiten Funktionale Bilder Auszeichnungselemente Bildelemente 5

53 Standardisierung der funktionalen Elemente auf vier Ebenen Informationsprodukte Sequenzmuster (modulbildend / integriert) Funktionale Einheiten Funktionale Bilder Zielangabe, Voraussetzung, Resultat, Maßnahme, Handlungsschritt, Bedingung Zweck, Ursache, Folge, Wirkungsweise Inventarbild, Referenz sicherndes Bild, Titelbild, Handlungsbild Auszeichnungselemente Bildelemente 5

54 Standardisierung der funktionalen Elemente auf vier Ebenen Informationsprodukte Sequenzmuster (modulbildend / integriert) Funktionale Einheiten Funktionale Bilder Auszeichnungselemente Bildelemente Taste, Firmenname, Eingabefeld, Parameter Richtungspfeil, Zeigepfeil, Lupe, Position 54

55 Redaktionsleitfaden Funktionsdesign-Edition von Schema ST4 55

56 Bestandteile des Funktionsdesigns (Methode) Funktionalkommunikativer Ansatz 4 Ebenen der Modellierung Informationsprodukte Sequenzmuster Funktionale Einheiten und Bilder Auszeichnungs- und Bildelemente Ergänzende Techniken Zielgruppenanalyse Usability-Test Terminologiemanagement Vorgehensmodell in 7 Schritten Problemtypologische Analyse Prinzipien Schreibprozessorientierter Redaktionsleitfaden 56

57 Funktionsdesign in 7 Schritten. Klärung der Ziele und der Redaktions- und Informationsprozesse; Anforderungen. Problemtypologische und funktionale Analyse der Informationsprodukte. Klassifikation der Zielgruppen und Informationsprodukte 4. Weisende Regeldokumentation und Mustertexte 5. Redaktionsleitfaden und Musterdokumentation, Validierung/Feinschliff 6. Technische Umsetzung, Qualitätssicherung 7. Implementierung, Schulung 57

58 Bestandteile des Funktionsdesigns (Methode) Funktionalkommunikativer Ansatz 4 Ebenen der Modellierung Informationsprodukte Sequenzmuster Funktionale Einheiten und Bilder Auszeichnungs- und Bildelemente Ergänzende Techniken Zielgruppenanalyse Usability-Test Terminologiemanagement Vorgehensmodell in 7 Schritten Problemtypologische Analyse Prinzipien Schreibprozessorientierter Redaktionsleitfaden 58

59 Redaktionsleitfaden: Was wird geregelt? Schreibtechnischer Kern eines Redaktionsleitfadens nach Funktionsdesign Einleitung/Systematik Zielgruppen Schreibregeln/Schreibkonventionen Grundlegende Formulierungsregeln Terminologie (insbes. Wortbildungsregeln, Verben) Informationsprodukte (Medien, Gliederungen) Sequenzmuster (modulbildend/integriert) Funktionale Einheiten und Funktionale Bilder Auszeichnungselemente und Bildelemente Querverweise/Link-Konzept Indexerstellung Klassifikation/Wiederverwendung (aus der Modularisierung) Gestaltungselemente (Sonderfall) Standardtexte, Mustertexte, Beispiele (Corporate Design und Layout) 4 Ebenen des Funktionsdesigns 59

60 Wie schätzen Sie die Bedeutung einer Standardisierungsmethode wie Funktionsdesign ein? 60

61 Ziele eines Redaktionsleitfadens Konsistenz Effizientes Arbeiten Professionelles Auftreten Motivation ewige Diskussionen beenden QS RLF verständlich, klar 6

62 Bestandteile des Funktionsdesigns (Methode) Funktionalkommunikativer Ansatz 4 Ebenen der Modellierung Informationsprodukte Sequenzmuster Funktionale Einheiten und Bilder Auszeichnungs- und Bildelemente Ergänzende Techniken Zielgruppenanalyse Usability-Test Terminologiemanagement Vorgehensmodell in 7 Schritten Problemtypologische Analyse Prinzipien Schreibprozessorientierter Redaktionsleitfaden 6

63 Problemtypologie Analyseinstrument zur Ermittlung der Informationsqualität Exakte Problembenennung und Problemlösung 6

64 Funktionsdesign als fertiger Standard 64

65 Redaktionsleitfaden Redaktionsleitfaden Funktionsdesign als fertiger Standard OHNE MIT Vieles neu erfinden Informationsqualität ist Ansichtssache Keine Rücksichtnahme der Zielgruppe Rechtlich-normative Regelungen liegen verstreut Unzureichende Unterstützung für den Informationsentwickler Alle ziehen an einem Strang Informationsqualität ist regelt QS ist möglich Zielgruppe wird durch Analyse berücksichtigt Rechtlich-normative Regelungen liegen an einer Stelle Optimale Unterstützung der Informationsentwickler 65

66 Funktionsdesign ist eine Methode, keine Rezeptologie Warum nicht einfach einen fertigen Redaktionsleitfaden kopieren? Ziel Spezifischen kommunikativen Bedarf optimal abdecken Funktionsdesign ist flexibel und skalierbar! 66

67 Funktionsdesign als fertiger Standard Muss alles auf der grünen Wiese starten? 67

68 Funktionsdesign als fertiger Standard 68

69 Arbeitsweise mit Funktionsdesign Methode Funktionsdesign Funktionsdesign als Standard Informationsentwicklung Redaktionsleitfaden schreiben Redaktionsleitfaden anwenden Prozess Qualitätssicherung festlegen Kontinuierlichen Verbesserungsprozess festlegen Qualitätssicherung durchführen Redaktionsleitfaden pflegen 69

70 Das Rad neu erfinden? Wissensdatenbank Redaktionsleitfaden 70

71 Fragen und Antworten?! 7

72 Agenda Standardisierung in der Technischen Redaktion Was ist Funktionsdesign und wie hilft es bei der Standardisierung? Funktionsdesign als fertiger Standard 7

73 Effizient und effektiv arbeiten Standardisierungsmethoden und deren Nutzen Steigert Informationsqualität Erhöht Produktivität Ermöglicht effektiven Tool-Einsatz Methode Funktionsdesign Regelt umfassend die TD Flexibel anpassbar 7

74 Nachhaltig arbeiten Redaktionsleitfaden Dokumentiert standardisierte Festlegungen Sichert Qualität Lebendes Dokument 74

75 Warum Funktionsdesign Zw. 0% - 50% Texteinsparungen bei spürbar gesteigerter Qualita t 75

76 Wie beurteilen Sie die Einführung von Funktionsdesign in Ihrer Organisation/Redaktion? 76

77 Vielen Dank für Ihre Teilnahme Roland Schmeling Gesellschafter-Geschäftsführer, Fachzertifizierer und Auditor TÜV SÜD Schmeling + Consultants GmbH Heidelberg Telefon +49 (0) 6 / Roland Schmeling r.schmeling@schmeling-consultants.de