Indikatoren als verbindliche Managementinstrumente für politische Kontrakte, interne Ressourcenverteilung und Mitarbeitermotivation

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1 Indikatoren als verbindliche Managementinstrumente für politische Kontrakte, interne Ressourcenverteilung und Mitarbeitermotivation 1

2 1. Kontraktmanagement im NSM 2. Produkte und Indikatoren 3. Bibliotheksentwicklungspläne 4. Personalbedarfsbemessung 5. Medienetatsteuerung 6. Leistungsorientierte Gehaltsanteile 2

3 Kontraktmanagement im Neuen Steuerungsmodell Leistungsversprechen Verwaltung Angebot, Berichte Arbeitsplätze, Geld Nachfrage, Steuergelder Bibliothek Dienstleistung Anerkennung Bürger 3

4 Elemente des Neuen Steuerungsmodells im Kontraktmanagement Leitbild Katalog strategischer Veränderungsprozesse Produktplan Kontraktmanagement - Leistungsvereinbarungen - Prozessvereinbarungen - Arbeitsgruppenvereinbarungen - Zielvereinbarungen Doppik / Kosten- und Leistungsrechnung Budgetierung Controlling 4

5 Produkte im externen und internen Management Ziele & Aufgaben Stadtrat Ablauforganisation & Aufbauorganisation Produktplan Bürger/innen Politische Steuerung Internes Management Ressourcen 5

6 Das Produkt als Steuerungskategorie Kennzahlen der Produkte Kosten / Erträge / Wirkung der Produkte Produktbeschreibung Produktorientierte Organisation Produktbudgets 6

7 Bibliotheksentwicklungspläne (seit 1993) 3 Jahre: Leitlinien Schwerpunkte Ziele Maßnahmen interne Diskussion Verwaltungsabstimmungen politischer Beschluss 7

8 Produktkennzahlen Bibliotheksentwicklungsplan (BEP) (Halbjahres- und Jahresberichte an Politik und Öffentlichkeit) Veränderungen zum Vorjahr - Teil I 2006 Quantitative/qualitative Kennzahlen Ist Vorjahr Ist lfd. Jahr Veränderung in % Zahl der Bibliotheken ٢٣ ٢٣ - Gesamtfläche in qm ١٠.٣٨٨ ١٠.٦٢٤,٠ ٢,٣ Gesamtfläche je ١٠٠٠ EW in qm ٢١,٣ ٢١,٤ ٠,٥ Medienbestand ٧٢٧.٤٥١ ٧٣٠.٤٥١ ٠,٤ Medien je Einwohner ١,٤٩ ١,٤٧-١,٤ Zeitschriften-Titel ٦٠٢ ٥٩٧-٠,٨ Zeitschriften-Abonnements ١.٧٦٥ ١.٧٢٦-٢,٢ Entleihungen ٥.٢٩١.٣٥١ ٥.٢٩٠.٤١١-٠,٠ Entleihungen je EW ١٠,٩ ١٠,٧-١,٨ Neuerwerbungen ٥٢.٣٨٤,٠ ٥١.٩٨٧,٠-٠,٨ Nutzungen Internetplätze ١٠٥.٧٨٧ ١٢٣.٩٩٧ ١٧,٢ Visits Websites ٨٧٤.٥٢٨ ١.٠١٣.٣٠٤ ١٥,٩ Pageimpressions Websites ٤.٧٣٦.١٦٦ ٥.٥٩٤.٦٦٧ ١٨,١ Erteilte Auskünfte ٢٧٩.٦٦٨ ٢٨٠.١٤٨ ٠,٢ Besuche Bücherhausdienst ٢.٠٨٦ ٢.٤٢١ ١٦,١ Nutzer SMS-Service ٣.٠١٤ ٣.٠٥١ ١,٢ 8

9 Produktkennzahlen Bibliotheksentwicklungsplan (BEP) (Halbjahres- und Jahresberichte an Politik und Öffentlichkeit) Veränderungen zum Vorjahr - Teil I 2006 Quantitative/qualitative Kennzahlen Ist Vorjahr Ist lfd. Jahr Veränderung in % Nutzer Newsletter Neuerwerbungen ٣٣٠ ٥٤٢ ٦٤,٢ Veranstaltungen/Führungen ٢.٧٩٦ ٢.٨٥٢ ٢,٠ Teilnehmer Veranstaltungen/Führ. ٤٤.٨٢٥ ٥٠.٨٨٣ ١٣,٥ Ausstellungen ٧٠ ٤٤-٣٧,١ Besuche ١.٧٧٣.٢٤٩ ١.٧٤٨.٦٨٤-١,٤ Besuche je Einwohner ٣,٦ ٣,٥-٣,١ Besuche je Öffnungsstunde ٥٠,٩ ٥٣,٣ ٤,٧ Benutzer ٦٩.٧٨٦ ٦٧.٧٠٥-٣,٠ Neuanmeldungen ١٤.٧٨٧ ١٢.٨٥٩-١٣,٠ Erfassungsgrad Schüler in % ٦٨,٠ ٦٠,١-١١,٦ Erfassungsgrad Schulklassen in % ٤٥,٣ ٥٠,٠ ١٠,٤ Aktualisierungsrate ٧,٢ ٧,١-١,٢ Medienumschlag ٦,٨ ٦,٨ - Einw ohner zum ٣١. ١٢. ٢٠٠٦: ٤٩٦.٠٢١ Einw ohner zum ٣١. ١٢. ٢٠٠٥: ٤٨٧.١٩٩ 9

10 Produktkennzahlen Bibliotheksentwicklungsplan (BEP) (Halbjahres- und Jahresberichte an Politik und Öffentlichkeit) Veränderungen zum Vorjahr - Teil Finanzkennzahlen Ist Vorjahr Ist lfd. Jahr Veränderung in % Plan lfd. Jahr Erfüllungs-stand Kosten gesamt ٩.٢٩٨.٦٢١ ٩.٣٢٠.٠٣٢ ٠,٢ ١٠.٢٣٩.٧١١ ٩١,٠ davon Personalkosten ٦.٤١٢.٩٩٠ ٦.٤٥١.٢٥٢ ٠,٦ ٦.٤٨٥.٨٠٨ ٩٩,٥ Sachkosten ١.٤٣١.٠٤٧ ١.٤٦٠.٧٠٥ ٢,١ ١.٤٧٤.٣٠٦ ٩٩,١ gebäudebez. Kosten bei anderen Ämtern ١.٤١٣.٥٨٣ ١.٣٧٤.٢٩٨-٢,٨ ١.٩٩٩.٥٩٧ ٦٨,٧ sonstige Sachkosten bei anderen Ämtern ٤١.٠٠٢ ٣٣.٧٧٧-١٧,٦ Kalkulatorische Kosten**** ٢٨٠.٠٠٠ - Erlöse gesamt ٨٦٨.٠٥٨ ٨٧٤.٢٦٦ ٠,٧ ٩٠١.٦٨٧ ٩٧,٠ davon Gebühren/Entgelte ٤١١.١٤٧ ٣٩٧.٣٣٨-٣,٤ ٣٩٨.٠٠٠ ٩٩,٨ Sonstige Erlöse ٤١٢.٨٣٣ ٤١٢.٧٧٠-٠,٠ ٤١٨.٠٠٠ ٩٨,٧ Innere Verrechnungen - ٤٠.٣١٥-٣٩.٧٠٠ ١٠١,٥ Erstattungen/Zuwend. ٤٤.٠٧٨ ٤٣.٨٤٣-٠,٥ ٤٥.٨٤٩ ٩٥,٦ Zuschussbudget ٨.٤٣٠.٥٦٣ ٨.٤٤٥.٧٦٦ ٠,٢ ٩.٣٣٨.٠٢٤ ٩٠,٤ Kostendeckungsgrad ٩,٣ ٩,٤ ٠,٥ ٨,٨ ١٠٦,٥ Zuschuss pro Entleihung ١,٥٩ ١,٦٠ ٠,٢ ١,٨٧ ٨٥,٥ * gemäß HH-Abschluss **** gemäß KLR 11/2005, Dez. geschätzt 10

11 Laufendes Controlling Wertigkeit Kennzahl / Indikator Auswertung Verantwortung 1. Entleihungen monatlich Benutzung 2. Benutzer/Besuche, Neuanmeldungen monatlich Benutzung 3. Transporte monatlich Benutzung 4. Bestand (einschließlich Neuerwerb, Aussonderungen) quartalsweise zentr. Bibliotheksdienste 5. Veranstaltungen quartalsweise ÖA 6. Websites (SBD-Nutzung) quartalsweise ZBD 7. Haushaltszahlen monatlich Haushalt 8. Personal-/Krankenstatistik monatlich Personal 9. Vormerkhits quartalsweise Benutzung 10. Entleihungen/Veranstaltungen/Neuanmeldungen pro Mitarbeiter einschließlich Personalbesetzung quartalsweise 11. Auskünfte quartalsweise Benutzung 12. Personalisierte Dienste quartalsweise ZBD 13. Besuche Bücherhausdienst quartalsweise SBA 14. verkaufte Kopien monatlich Haushalt 15. verkaufte ausgesonderte Medien monatlich Haushalt BFD 11

12 Personalbedarfsbemessung Personalbedarf nach Öffnungsstunden: - Wochenöffnungsstunden - Zahl der durchschnittlich zu besetzenden Plätze in den Öffnungsstunden - Wochenstunden für besondere Aufgaben - überdurchschnittlicher Wochenstundenaufwand für Veranstaltungsarbeit - überdurchschnittlicher Wochenstundenaufwand für Krankheitsausfälle - Zahl der Veranstaltungen/Führungen in der Zweigstelle im betrachteten Jahr 12

13 Personalbedarfsbemessung Personalbedarf nach Entleihungszahlen: - Entleihungszahl Zweigstelle im betrachteten Jahr - Entleihungszahl Gesamt im betrachteten Jahr - Entleihungen Zweigstelle im betrachteten Jahr - Entleihungen Gesamt im betrachteten Jahr - Verlängerungen Zweigstelle im betrachteten Jahr - Verlängerungen Gesamt im betrachteten Jahr - Wochenstunden für besondere Aufgaben - überdurchschnittlicher Wochenstundenaufwand für Veranstaltungsarbeit - überdurchschnittlicher Wochenstundenaufwand für Krankheitsausfälle 13

14 Medienetatsteuerung Entleihungen je Bibliothek unter Beachtung und Berechnung von Schließzeiten unterschiedliche Ausleihfristen strukturelle Faktoren funktionale Faktoren Durchschnittspreise Bestandsumsatz Einnahmen aus verkauften Medien Klassenerfassungsgrad 14

15 Leistungsorientierte Gehaltsanteile Dienstvereinbarung LOB der Städtischen Bibliotheken Dresden Bei Abschluss einer Gruppenzielvereinbarung wird die Leistungsprämie aus einer Zielerreichungsprämie und einer Sonderprämie ermittelt, dazu stehen zur Verfügung. 90 % des Gesamtvolumens für Zielerreichungsprämien 10 % des Gesamtvolumens für Sonderprämien 15

16 Leistungsorientierte Gehaltsanteile Bewertungskriterien für die möglichen Kennzahlen: 3. relevant 4. Steuerungswirkung mit Bibliothekszielen in Übereinstimmung 5. eindeutig und klar ermittelbar 6. wenig äußerlich beeinflusst, stark selbst zu beeinflussen 7. wenig manipulierbar 8. nicht auch noch über andere Wege (Medienetat) stimuliert 16

17 Zur Ermittlung der Zielerreichungsprämie (90 %) für Bibliotheken sind 2007 aus nachfolgend genannten Indikatoren zwei Ziele auszuwählen: Entleihungen Neuanmeldungen Veranstaltungen Zur Ermittlung der Sonderprämie (10 %) für Bibliotheken gilt 2007 der Indikator Abonnementverträge im Verhältnis zu Neuanmeldungen Zur Ermittlung der Zielerreichungsprämie (90 %) für die zentralen Bereiche gelten 2007 folgende zwei Indikatoren, ein weiteres Ziel kann variabel vereinbart werden: Zufriedenheit der Mitarbeiter/innen mit dem Produkt/Dienstleistung Zufriedenheit der Mitarbeiter/innen mit dem Kommunikationsverhalten Zur Ermittlung der Sonderprämie (10 %) für die zentralen Bereiche gilt der Indikator Zufriedenheit der Mitarbeiter mit dem Kommunikationsverhalten 17