Controlling in der Jugendhilfe Dr. Rainer Heinz

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1 Controlling in der Jugendhilfe Dr. Rainer Heinz Große Arbeitstagung der AGJÄ 5. Oktober 2006 in Bremen

2 Die Philosophie Controlling - Sachdimension und Verhaltensdimension gehören zusammen Management Mit Datenbasis Daten zur Selbst- und Fremdkontrolle Systematische Reflexion im Dialog Ohne Datenbasis unreflektiertes Handeln Diskussion persönlicher Erfahrungen Positioneller Stil Diskursiver Stil Kultur 2

3 Öffentliches Management Die Theorie Politikgestaltung Politische Ziele Politische Rationalität Zielkonkretisierung Übersetzung Zielumsetzung Wirkungsbeurteilung Wirkungsdarstellung Management- Rationalität Ausführung Zielerreichung Quelle: Schedler/Proeller 3

4 Öffentliches Management Die Praxis Politischer Gestaltungswille Politische Ziele Politische Rationalität Unklarheit Enttäuschung Detailorientierung In- Transparenz Geringe Zielorientierung Bürokratische Rationalität Ergebnisse Routine-Ausführung 4

5 Öffentliches Management Die Lösung Politikgestaltung Politische Ziele Politische Rationalität Zielbezogene Budgetierung Strategisches Management Controlling/ Berichtswesen Zielumsetzung Wirkungsbeurteilung Management- Rationalität Zielerreichung Ausführung 5

6 Ziele und Kennzahlen gar nicht so einfach Fragen, Probleme Welche? Wie grob? Wie fein? Wie komplex? Wie viele? Wie messen? Wie mit Widersprüchen/Spannungen umgehen? Wer interpretiert (richtig)? Wer entscheidet?. 6

7 Wichtige Grundlage das Zielsystem KGSt-Empfehlung Ergebnisse & Wirkungen Was wollen wir erreichen? Programme, Leistungen Was wollen wir tun? Kommunales Zielsystem Ressourcen Was wenden wir auf? Prozesse & Strukturen Wie wollen wir etwas tun? Das KGSt-Zielsystem ist die kommunale Balanced Scorcard und erfüllt alle Bedingungen von Kaplan/Norten zu Zielebenen und Leistungstreibern. 7

8 Controlling Produktbeschreibung im Haushalt Erziehungsberatung Stadt Flensburg 2006 Produkt Fachbereich Abteilung Zielfelder Ergebnisse/ Wirkungen Was soll für die Zielgruppe erreicht werden? Programme, Leistungen Was soll getan werden? Prozesse/ Strukturen Wie soll es getan werden? Ressourcen, Kosten, Wirtschaftlichkeit Wie werden Ressourcen eingesetzt? Erziehungsberatungsstelle FB 2 Jugend, Soziales, Gesundheit Sozialpädagogische Dienste Ziele Erwartung Erreichen der fallspezifischen Beratungsziele (regulär beendete Fälle) Geringe Abbruchquote Fallzahl (am des jeweiligen Jahres) Beratungsstunden Anzahl Beratung in angemessener Zeit Kundenzufriedenheit (Evaluation alle 2 Jahre, geplant Ende 2006) Indikatoren, Schlüsselzahlen Plan 2006 Plan 2005 Ergebnis 2004 vollständig: 20 % 20 % 20,4 % überwiegend: 35 % 35 % 41,0 % teilweise 20 % 20 % 28,3 % gering 25 % 25 % 10,3 % In Prozent 15 % 15 % 8,2 % Anzahl Umstellung Statistik Wartezeit 20 % 20 % 24,0 % Bis zu 2 Wochen Bis zu 6 Wochen 70 % 70 % 37,6 % über 6 Wochen 10 % 10 % 38,4 % Anteil der mindestens "insgesamt mit der Beratung zufrieden" 90 % % Kosten Gesamt Personalkosten Sachkosten Miete (ZIM) ILV GKU Gesamt je Fall 941,36 Beratungsstunde Erlöse Erstattung Kreis Ergebnis Zuschuss/ Überschuss KDG 25 % 36 % 8

9 Controlling Produktbeschreibung im Haushalt Städtische Kindertagesstätten Stadt Flensburg 2006 (Auszug) 9

10 KES Kindergartenskala (Auszug) 10

11 KES Kindergartenskala (Auszug) 11

12 KES Kindergartenskala (Auszug) 12

13 KES Kindergartenskala (Auszug) 13

14 Controlling Produktbeschreibung im Haushalt Förderung von Kindertagesbetreuung Stadt Flensburg 2006 (Auszug) 14

15 Flensburg: Anwendung des Zielsystems in allen Steuerungsinstrumenten Beschluss- & Mitteilungsvorlagen Produktbezogene HH-Planung Ergebnisse & Wirkungen Was wollen wir erreichen? Ressourcen Womit wollen wir etwas tun? Operationalisierte Ziele Programme, Leistungen Was wollen wir tun? Prozesse & Strukturen Wie wollen wir etwas tun? Leistungsverträge Produkthaushalt Jahresbericht Strategische HH-Planung Prüfaufträge zur HH- Konsolidierung Halbjahresbericht Projektkontrakte 15

16 Notwendig: Anwendung des Zielsystems durch alle Steuerungsebenen Strategische Leitziele Rat/ Kreistag Schlüsselkennzahlen Strategische Ziele (mittleres Niveau) Fachausschuss Kennzahlen (mittleres Niveau) Differenziertes strategisches Zielsystem Fachbereich Differenzierte Informationsund Datenbasis Ergebnisse/ Wirkungen Programme/ Produkte Prozesse & Strukturen Ressourcen Zieldimensionen 16

17 Notwendig: Anwendung des Zielsystems durch alle Steuerungsebenen (2) Gesamtstrategie Jugendhilfe Wissensbasis Leistungstreiber Ressourcen Handlungsrtahmen Fallmanagement 17

18 Planung, Controlling, Evaluation Zielentwicklung Analyse der Zielerreichung (Controlling) Ziele Ergebnisse & Wirkungen Was wollen wir erreichen? Ressourcen Womit wollen wir etwas tun? Operationalisierte Ziele Programme, Leistungen Was wollen wir tun? Prozesse & Strukturen Wie wollen wir etwas tun? Konzept zur Zielerreichung (Planung) Programme, Produkte, Projekte gehören untrennbar zusammen! auf allen Ebenen! 18

19 Profil Geboren Ausbildung Berufliche Stationen (1) in Bückeburg, geb. Eichmann 1986: Diplom Soziologe (Universität Bielefeld) 1988: Doktor der Sozialwissenschaften (Universität Bielefeld) 1988/89: Wissenschaftlicher Assistent der Forschungsgruppe Staatsaufgaben am Zentrum für interdisziplinäre Studien (ZiF) in Bielefeld unter Leitung von Bundesverfassungsrichter Prof. Dr. Dieter Grimm : Evaluation von Hochschulen und Forschungseinrichtungen als Referent des Wissenschaftsrates mit Sitz in Köln : Mitarbeiter der KGSt (Kommunale Gemeinschaftsstelle für Verwaltungsmanagement) in Köln Seit 1996 Hauptreferent und seit 1999 zusätzlich Leiter des KGSt-Programmbereiches Bürger, Politik und Verwaltung Fachliche Schwerpunkte Entwicklung des Neuen Steuerungsmodells Ziel- und produktbezogene Steuerung Strategisches Management Interne Steuerung und interne Dienstleister Steuerung der Bereiche Jugend und Soziales Zusätzlich als Seminarleiter für den KGSt-Geschäftsbereich Seminare & Kongresse sowie als Berater und Coach für die KGSt Consult GmbH tätig 19

20 Profil Berufliche Stationen (2) Hauptamtlicher Stadtrat der Stadt Flensburg Bis Zweiter Bürgermeister, danach Bürgermeister Ab : Kämmerer Zuständigkeiten: Finanzmanagement und Controlling, Beteiligungsmanagement Personal- und Organisationsmanagement Informationstechnik Zentrales Immobilienmanagement Jugend, Soziales und Gesundheit (bis ) Aufsichtsrats- bzw. Verwaltungsratsmitglied: Sparkasse, Stadtwerke, Wohnungsbaugesellschaft, Wirtschaftsförderungsgesellschaft, Beschäftigungsgesellschaft, ARGE Seit : Managementberater, mit den Schwerpunkten Zielbezogene Gesamtsteuerung, Doppik Steuerung und Controlling im Sozial- und Jugendbereich (Strategische Allianz mit PROSOZ) Shared Servicecenter (SSC) im Konzern Kommune Kommunale Wohnungswirtschaft 20

21 Dr. Rainer Heinz Mail Mobil 0175/ Tel 0221/ Fax 0221/ Post Werthmannstr Köln 21