GEKa_NET Vorstellung der Ergebnisse der AG Bürgerinformation und Öffentlichkeitsarbeit

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1 Regionalveranstaltung Grundstücksentwässerung Ergebnisse der AG Bürgerinformation und Öffentlichkeitsarbeit 29. September 2011, Pirmasens Referent: Dipl.-Ing. Jörg Metzger (M. Eng.) 1 GEKa_NET Vorstellung der Ergebnisse der AG Bürgerinformation und Öffentlichkeitsarbeit GrundstücksEntwässerungsKanal_NETzwerk 2 1

2 GEKa_NET Arbeitsgruppen gegründet am in Kassel Hr. Dr. Krier Bürgerinformation und Öffentlichkeitsarbeit Hr. Adams Satzungsrecht, Gebühren, Kosten Hr. Studemund Datenerfassung Hr. Ruess Ausschreibungstexte, Pflichtenhefte, Sanierung 3 Aufgabe der AG Öffentlichkeitsarbeit Definition Öffentlichkeitsarbeit: Management der Kommunikation zwischen einer Organisation und ihren internen und externen Umwelten 4 2

3 Aufgabe der AG Öffentlichkeitsarbeit Argumentationshilfen für Gemeinderat/ kommunale Gremien zur Entscheidung für eine Verfahrensweise bei der Überwachung der Zuleitungskanäle Politik mit einbeziehen Abwasseranlage = Kapitalanlage/ Immobilie Werterhaltung: für nachhaltige Entwicklung mitwirkende Kommunen: Frankfurt am Main, Darmstadt, Hanau, Dreieich, Bad Homburg, Kassel, Offenbach, Kaiserslautern 5 Aufgabe der AG Öffentlichkeitsarbeit 1. Leitlinien Grundsätze der Öffentlichkeitsarbeit 2. Typische Abläufe der Öffentlichkeitsarbeit bei Nachweis-, Erstattungs- und Gebührenverfahren 3. Matrix Verfahrensbewertung 4. Musterschreiben und Bescheide 5. Umgangssprachliche Beschreibung M Glossar mit Fachbegriffen Arbeitsergebnisse sind die Summe der Erfahrungen und Kenntnisse der Mitglieder. Diese sind nicht 1:1 zu übernehmen sondern sind an die örtlichen Randbedingungen anzupassen. 6 3

4 1) Leitlinien der Öffentlichkeitsarbeit Die Leitlinien beschreiben Grundsätze einer erfolgreichen Öffentlichkeitsarbeit. Handlungsanleitung in 10 Punkten ABP können sich unabhängig von Gemeindegröße, Verfahrensart und Anteil fremd vergebener Arbeiten bei Konzeption der öffentlichkeits-wirksamen Aktivitäten orientieren. 7 1) Leitlinien der Öffentlichkeitsarbeit 10 Merkpunkte der Öffentlichkeitsarbeit Nr. Merkpunkt Bemerkung 1 Ziele definieren direkte Ziele Bürgerinformation Unterstützung der Bürger Meta-Ziele Eigenes Image verbessern Bindung zum Kunden stärken 2 Zielgruppen definieren z.b. Politik, Presse, Multiplikatoren Grundstückseigentümer 8 4

5 1) Leitlinien der Öffentlichkeitsarbeit Nr. Merkpunkt Bemerkung 3 Inhalte definieren - Zweck und Vorteile der Untersuchungen - gesetzliche Regelungen - Träger der Aufgabe Untersuchung - Wer trägt die Kosten - Ablauf der Untersuchung - Ergebnisse, Information der Eigentümer - Sanierungsverfahren und Zuständigkeit - Ansprechpartner - Wo gibt es weitere Informationen? 4 Medien definieren z.b. Interviews, Besprechung, Versammlung, Flyer, Homepage, Animationsfilm, Anschreiben, Hauswurfsendung, etc. (Wie will ich als Adressat die Inhalte erhalten?) 9 1) Leitlinien der Öffentlichkeitsarbeit Nr. Merkpunkt Bemerkung 5 ehrlich und offen keine Informationen vorenthalten, die für kommunizieren die Zielgruppe wichtig sind 6 kein Fachchinesisch Klare, eindeutige, verständliche Sprache, Fachbegriffe ggf. erläutern 7 stringent informieren keine Widersprüche in den Inhalten, Medien aktuell halten 8 zeitnah informieren Pro-aktiv handeln, nicht reagieren 9 ggf. spezifisches Logo Köln Jot for Kölle FFM Wir schau n mal bei Ihnen rein 10 ggf. Einbindung in CI in vorhandenes Logo verwenden 10 5

6 2) Typische Abläufe der Bürgerinformationsund Öffentlichkeitsarbeit Nachweisverfahren Erstattungsverfahren Gebührenverfahren denn einzelne Zielgruppen sind Anlass, Sinn und Zweck, Inhalte und Medien zugeordnet Verfahrensabläufe unter GEKa_NET verfügbar 11 3) Matrix zur Verfahrensbewertung Bürger- Freundlichkeit Techn. Kriterien für die Untersuchung Interner Verwaltungsaufwand Argumentationshilfen für den ABP gegenüber Gemeinderat/ kommunalen Gremien zur Verfahrensauswahl 12 6

7 3) Argumentationshilfen 13 3) Argumentationshilfen 14 7

8 3) Argumentationshilfen 15 4) Musterkatalog von Schreiben und Bescheiden Informationsschreiben Grundstückseigentümer werden sich mit Zugang des Infoschreibens zum ersten Mal mit der Materie befassen Zweck und Vorgehensweise verständlich dargestellt Untersuchungsergebnisse allgemeinverständlich und freundlich verfassen Musterschreiben unter GEKa_NET verfügbar 16 8

9 5) Umgangssprachliche Schadensbeschreibung Die Schadensbeschreibungen auf den Untersuchungsberichten des DWA M sind schwer verständlich. In der Arbeitsgruppe wurden allgemeinverständliche Übersetzungen zu den einzelnen Kürzeln erarbeitet Texte unter GEKa_NET verfügbar 17 Schadenansprache gemäß DWA Merkblatt mit umgangssprachlichen Erläuterungen 18 9

10 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit

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12 23 Ablauf Öffentlichkeitsarbeit: Variante Gebührenverfahren 24 12

13 Ablauf Öffentlichkeitsarbeit: Variante Gebührenverfahren 25 Ablauf Öffentlichkeitsarbeit: Variante Gebührenverfahren 26 13

14 Ablauf Öffentlichkeitsarbeit: Variante Gebührenverfahren 27 Ablauf Öffentlichkeitsarbeit Variante Nachweisverfahren 28 14

15 Ablauf Öffentlichkeitsarbeit Variante Nachweisverfahren 29 Ablauf Öffentlichkeitsarbeit Variante Nachweisverfahren 30 15

16 Ablauf Öffentlichkeitsarbeit Variante Erstattungsverfahren 31 Ablauf Öffentlichkeitsarbeit Variante Erstattungsverfahren 32 16

17 Ablauf Öffentlichkeitsarbeit Variante Erstattungsverfahren 33 Ablauf Öffentlichkeitsarbeit Variante Erstattungsverfahren 34 17