1 Übersicht Mit diesem Programm können Sie die Arbeitszeiten bestimmen, die von den Mitar-

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1 Baustellenzeiten 1 Übersicht Mit diesem Programm können Sie die Arbeitszeiten bestimmen, die von den Mitar- beitern auf die Baustellen oder Projekte gebucht haben. Optional werden auch Spesen und Auslösen, die kalkulatorischen Herstellkosten und die kalkulatorischen Fahrzeugkosten ausgewiesen. 2 Grundlagen der Auswertung Bei der Berechnung der Arbeitszeiten werden alle Buchungen ausgewertet, die ein Mitarbeiter auf eine Baustelle vorgenommen hat. Dabei werden alle Arbeitszeiten berücksichtigt, die vergütet werden und die Baustellen zugebucht werden sollen. Welche Arbeitszeiten auf Baustellen gebucht werden sollen, haben Sie bei der Einrichtung Ihres virtic-kundenmenüs mit virtic abgestimmt. Welche Buchungen werden berücksichtigt? Zeiten, die nicht vergütet werden (z.b. unbezahlte Anfahrten zur Baustelle), werden bei der Berechnung der Baustellenzeiten nicht berücksichtigt. Sofern Pausen automatisch von der Arbeitszeit abgezogen werden sollen, wird dieser Pausenabzug auch bei der Berechnung der Baustellenzeiten berücksichtigt. Welche Pausenregel für Ihre Mitarbeiter gelten soll, haben Sie bei der Einrichtung Ihres virtic-kundenmenüs mit virtic abgestimmt. 2.1 Optionen Reisekosten (Spesen und Auslösen) können berücksichtigt werden, sofern die Er- Ihres Kundenauftrags ist. mittlung von Reisekosten Bestandteil Kalkulatorische Herstellkosten können berechnet werden, wenn die Stundensätzee jedes Mitarbeiters in Ihrem Kundenkonto hinterlegt wurden. Die Herstellkosten ergeben sich dann nach der Gleichung: Pausen Reisekosten Kalkulatorische Herstellkosten Kalk. Herstellkosten = Stundenn x kalk. Stundensatz Wenn Sie die kalkulatorischen Herstellkosten ausgeben möchten, übermitteln Sie Ihrem virtic-kundenbetreuer bitte die kalkulatorischen Stundensätze jedes Mitar- beiters. Kalkulatorische Fahrzeugkosten können berücksichtigt werden, wenn diese Option Bestandteil Ihres Kundenauftrags ist. Kalkulatorische Fahrzeugkosten 3 Baustellenzeiten berechnen Um die Baustellenzeiten zu berechnen, gehen Sie in folgenden Schritten vor: 1. Wählen Sie die Bauste ellen aus, für die Zeiten berechnet werden sollen. Seite 1 von 8

2 2. Wählen Sie den Mitarb beiter oder alle aus, deren Arbeitszeitbuchungen be- rücksichtigt werden sollen. 3. Wählen Sie den Zeitrau um aus, aus dem die Arbeitszeitbuchungen berück- sichtigt werden soll. 4. Wählen Sie die Daten, die berücksichtigt werden sollen. 5. Wählen Sie das Format des Berichts aus. Starten Sie die Berechnung. 3.1 Baustellen auswählen Wenn Sie das Programm aufrufen, finden Sie am oberen Ende der Auswahlmaske diese Zeile: Standard Wenn Sie diese Zeile unverändert lassen, werden automatisch die Arbeitszeiten für alle Baustellen berechnet. Sie können nach Niederlassungen oder Abteilungen filtern. Dann werden nur die Zeiten der Baustellen berücksichtigt, die zu den Niederlassungen oder Abteilungen gehören. Hinweis: Die Filter Niederlassung und Abteilung stehen nur solchen Kunden zur Verfügung, die ihre Mitarbeiter in ihrem virtic-kundenkontoo nach Niederlassungen oder Abteilungen verwalten. Sie können die Baustellen nach weiteren Kriterien filtern: Bezeichnung oder Nummer der Baustelle Adresse der Baustelle Mehr Diese Filter können miteinander kombiniert werden So filtern Sie nach der Bezeichnung oder der Nummer Klicken Sie mit der Maus auf Be ezeichnung/nr. Dann wird die Auswahlmaske um einige Felder erweitert: Filtern nach Bezeichnung oder Nummer Geben Sie einen Teil der Bezeichnung ein, beispielsweise Aut, wenn Sie eine Baustelle Autobahn auswählen möchten. Es werden dann alle Baustellen berück- Aut enthalten sichtigt, in denen die Buchstabenfolge ist. Seite 2 von 8

3 Sie können stattdessen auch nach Baustellennummern suchen. Wenn Sie nach der Baustelle mit der Nummer 1234 suchen, geben Sie bitte 1234 bei Nummer und bis ein. Wenn Sie 1234 nur bei Nummer eingeben, werden die Arbeitszeiten für alle Baustellen berechnet, deren Nummer 1234 oder kleiner ist. Um die Felder auszublenden, klicken Sie wieder auf Bezeichnung/Nr So filtern Sie nach der Adresse Um nach der Adresse zu filtern, klicken Sie auf Adresse. Danach können Sie nach Straßen, Postleitzahlen oder Orten filtern: Filtern nach der Adresse Straße: PLZ: Ort: Tragen Sie eine Buchstabenfolge ein. Tragen Sie die zutreffende Postleitzahl ein: Wenn Sie nur PLZ aus- füllen, werden alle Baustellen mit dieser Postleitzahl berücksich- tigt. Füllen Sie auch das Feld bis ein, so werden alle Baustellen be- rücksichtigt, deren Postleitzahlen in dem entsprechenden Bereich liegen. Sie können auch die Anfangsziffern eingeben. Mit der Eingabe 444 werden auch Baustellen mit der Postleitzahl gefunden. Tragen Sie eine Buchstabenfolge ein. Es werden nun Berechnungen für alle Baustellen ausgeführt, deren Adressen die Kriterien erfüllen. Um die Felder auszublenden, klicken Sie wieder auf Adresse Weitere Filter Klicken Sie auf Mehr, um nach der Baustellengruppe zu filtern oder danach, ob Baustellen aktiviert oder deaktiviert sind. Filtern nach Gruppe, Kostenstelle und Aktivierung Seite 3 von 8

4 Geben Sie im Feld Gruppe eine e Buchstabenfolge ein. Es werden dann alle Baustel- len berücksichtigt, in deren Gruppenbezeichnung diese Buchstabenfolge enthalten ist. Hinweis: Der Filter nach Gruppen steht nur solchen Kunden zur Verfügung, die über Schnittstellen Gruppenbezeichnungen importieren. Wählen Sie Kostenstellen aus. Es werden alle Baustellen berücksichtigt, deren Kostenstellen in den gewählten Kostenstellen-Bereich fallen. Hinweis: Der Filter nach Kostenstellenn steht nur solchen Kunden zur Verfügung, die in ihrem virticund/oder importieren. Kundenkonto Kostenstellen verwalten Um diese Felder auszublenden, klicken Sie auf Mehr. 3.2 Mitarbeiter auswählen Standardmäßig sind alle Mitarbeiter ausgewählt. Wenn Sie einen einzelnen Mitar- beiter auswählen, werden bei der Berechnung der Baustellenzeiten nur dessen Arbeitszeitbuchungen berücksichtigt. 3.3 Zeitraum auswählen Wählen Sie den Zeitraum, aus dem die Arbeitszeiten berücksichtigt werden sollen. Zeitraum: Wählen Sie zwischen vorgegebenen Zeiträumen. Datumseingrenzung: Wählen Sie den Zeitraum, indem Sie ein Start- und ein Ende-Datum eintragen. Wenn Sie hier Start- und Ende-Datum ein- geben, wird die Einstellung unter Zeitraum ignoriert. Periode: Wählen Sie eine vorgegebene Periode. Wenn Sie eine Periode auswählen, werden die Einstellungen unter Zeitraum und Datums- eingrenzung ignoriert. 3.4 Optionen auswählen Wählen Sie, welche Daten bei der Berechnung der Baustellenzeiten verarbeitet werden sollen: Seite 4 von 8

5 Details ausgeben: Es wird nicht nur die Summe der gebuchten Zeiten aus- gegeben, sondern es wird nach Zeiten und Zeitarten dif- ferenziert. So kann nachvollzogen werden, wie sich die Arbeitszeiten auf die unterschiedlichen Zeitarten vertei- len. Geschätzte Reisekosten: Zeiten bewerten: Kalk. Fahrzeugkosten: Zusätzlich zu den Baustellenzeiten werden die auf die Baustelle gebuchten Reisekosten (Spesen und Auslösen) berechnet und ausgewiesen. Aus technischen Gründen handelt es sich bei der Berechnung der Reise- kosten um einen Näherungswert. Eine präzise Berech- nung ist nur für bereits gebuchte Reisekosten möglich. (Lesen Sie hierzu die Anleitung zur Verarbeitung von Reisekosten.) Diesee Funktion steht nur Kunden zur Verfügung, die ihre Reisekosten mit virtic ermitteln lassen. Die Arbeitszeiten werden mit den kalkulatorischen Stun- densätzen der Mitarbeiter multipliziert. Zusätzlich zu den Baustellenzeiten werden so auch die kalkulatori- Personalkosten berechnet. schen Diesee Funktion steht nur Kunden zur Verfügung, die ihre kalkulatori- schen Stundensätze in ihrem virtic-kundenkonto verwalten. Zusätzlich zu den Baustellenzeiten werden die kalkula- torischen Fahrzeugkosten berechnet. Diesee Funktion steht nur Kunden zur Verfügung, die ihre kalkulatori- schen Fahrzeugkosten im virtic-kundenkonto verwalten. 3.5 Format auswählen Sie haben die Möglichkeit, zwischen mehreren Ausgabeformaten zu wählen. Stan- dardmäßig wird der Bericht im HTML-Format ausgegeben und deshalb in Ihrem Internet-Browser dargestellt. Alternativ können Sie den Bericht auch in folgenden Formaten ausgeben lassen: PDF Text (Tab-getrennt) Daten (Tab-getrennt) Der Bericht wird im Acrobat Reader angezeigt. Diese Ausgabe wird empfohlen, wenn Sie den Bericht drucken möchten. Der Bericht wird als Text-Datei ausgegeben. Die Felder sind durch Tab-Zeichen getrennt. Diese Ausgabe eignet sich zur beschränkt zur Weiterverarbeitung, beispiels- in Excel. weise Auch dieser Bericht wird als Text-Datei ausgeben. Die Ausgabe beschränkt sich aber auf die Daten, Kopfzeilen und Layoutelemente werden nicht ausgegeben. Diese Seite 5 von 8

6 XML Daten / Report Ausgabe eignet sich besonders zur Weiterverarbeitung, beispielsweise in Excel. Die Ausgabe der Daten im XML-Format sollte nur nach Rücksprache mit dem Kundendienst genutzt werden. 3.6 Optionen speichern Wenn Sie bestimmte Berichte bevorzugen, können Sie die gewählten Optionen speichern. Beim erneuten Öffnen der Seite werden Ihnen dann Ihre gespeicherten Optionen wieder angeboten. 3.7 Berechnung starten Bevor Sie den Bericht erstellen lassen, sollten Sie prüfen, ob Daten, die vor dem letzten Tagesabschluss liegen, geändert worden sind. Das Datum des letzten Tawenn Sie hier gesabschlusses erhalten Sie, klicken: Tagesabschluss durchgeführt? Wenn für den gewählten Zeitraum und alle Mitarbeiter ein Tagesabschluss durchgeführt wurde, klicken Sie auf, um die Berechnung zu starten. Berechnung starten 4 So lesen Sie das Berechnungsergebnis Wenn Sie das Format HTML (Standard) gewählt haben, werden Sie nach der Berechnung Tabellen mit diesem Aussehen erhalten. Jede Tabelle umfasst eine Baustelle. Seite 6 von 8

7 Im oberen Seitenbereich findenn Sie zwei Auswahlfelder, mit denen Sie komfortabel zwischen den Tabellen springen können: So navigieren Sie schnell Im linken Feld sind die berechneten Baustellen nach den Baustellen-Nummern sortiert, im rechten Feld nach dem Namen der Baustelle. Wählen Sie eine Baustelle aus, dann wird die entsprechende Tabelle sofort eingeblendet. Um wieder an den Seitenanfang zu springen, können Sie unter jeder Tabelle auf die Zahl klicken: In der Tabelle werden alle Arbeitszeiten aufgelistet, zu denen auf der Baustelle gearbeitet worden ist. Die Zeilen sind sortiert nach Mitarbeitern und innerhalb der Mitarbeiter nach Zeitarten. Seite 7 von 8

8 Die Tabelle enthält folgende Spalten: Zeit von: Zeit bis: Stunden: Zeitart: Mitarbeiter: Std ZA: Std. MA: Std. BSt: HK Zeit: Kosten: Beginn der Arbeitszeit (Datum und Uhrzeit) Ende der Arbeitszeit (Uhrzeit, Datum wird nur angezeigt, wenn es vom Datum bei Zeit von abweicht) Dauer der Arbeitszeit in Stunden Zeitart, der diese Arbeitszeit zugebucht worden ist Name des Mitarbeiters Zwischensumme der Arbeitszeiten, die der Mitarbeiter in dieser Zeitart auf dieser Baustelle gearbeitet hat. Zwischensumme der Arbeitszeite, die der Mitarbeiter insgesamt auf dieser Baustelle gearbeitet hat. Summe der Arbeitszeiten aller Mitarbeiter auf dieser Baustelle. Arbeitszeiten, die für die Berechnung der kalkulatorischen Her- stellkosten berücksichtigt werden. Kalkulatorische Herstellkosten v. 100: Anteil der Zeitarten an der gesamten Arbeitszeit auf dieser Baustelle Bedeutung der Spalten Seite 8 von 8