Herzlich Willkommen. Optimierung von Post- und Fristenmanagement. zum bfd-online-seminar. Beate Schulz

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1 Herzlich Willkommen zum bfd-online-seminar Optimierung von Post- und Fristenmanagement Beate Schulz

2 Themen und Inhalte des bfd-online-seminares Anforderungen an den Posteingang und Postausgang Fristbehaftete Dokumente Posteingang in der Kanzlei Postausgang in der Kanzlei Posteingang mit DMS Postausgang mit DMS Fristenkontrolle 2

3 Posteingang / Postausgang Anforderungen an den Posteingang / Postausgang Steuerberater und Rechtsanwälte sind berufsrechtlich verpflichtet, ein Posteingangs- / Postausgangsbuch und Fristenkontrollbuch zu führen. Falls diese Unterlagen nicht geführt werden, kann im Falle eines Postverlustes bzw. bei einem verspäteten Eingang bei der Behörde, die fristgerechte Einreichung von Rechtsmitteln nicht nachgewiesen werden. Das Risiko des Postverlustes / der Verspätung trägt dann der Berater. Für Schäden aus solchen Fristversäumnissen kommt die Berufshaftpflichtversicherung nicht auf, da es sich um einen grob fahrlässigen Verstoß gegen die Berufsvorschriften handelt. Aus Beweissicherungsgründen ist es daher zwingend notwendig, fristbehaftete Dokumente in einem Posteingangsbuch bzw. Postausgangsbuch zu erfassen. 3

4 Posteingang / Postausgang Anforderungen an den Posteingang / Postausgang Darüber hinaus muss für gesetzliche Ausschlussfristen ein Fristenkontrollbuch geführt werden. Um den Aufwand zu minimieren, könnten sämtliche Aufgaben elektronisch mit Hilfe von Programmen, z. B. bei DATEV-Anwendern: Post, Fristen & Bescheide erfolgen. Ein über z. B. Excel geführtes Posteingangsbuch erfüllt die Vorgaben nicht und hat vor Gericht keine Beweiskraft, da sämtliche Daten nachträglich verändert werden können. Eine Erfassung von nicht fristbehafteten Dokumenten ist nicht zwingend erforderlich. 4

5 Posteingang / Postausgang Wird in Ihrer Kanzlei ein elektronisches Posteingang- / Postausgangsbuch geführt? 5

6 Fristbehaftete Dokumente Was sind fristbehaftete Dokumente? Alle Dokumente, die zu einer Ausschlussfrist führen. In der Regel enthalten diese Dokumente eine Rechtsbehelfsbelehrung. Dies sind insbesondere folgende Schriftstücke: Steuerbescheide / Steuer-Vorauszahlungsbescheide Stundungsbescheide Haftungsbescheide Prüfungsanordnungen Festsetzung von Säumnis- oder Verspätungszuschlägen Aussetzung der Vollziehung Einspruchsentscheidungen 6

7 Posteingang in der Kanzlei Der Eingang dieser Dokumente in der Kanzlei erfolgt täglich auf unterschiedliche Weise. Normaler Posteingang Telefax Bote / Persönliche Abgabe In den Buchhaltungsunterlagen Briefkasten Um eine lückenlose Registrierung von fristbehafteten Dokumenten zu gewährleisten müssen diese Dokumente unverzüglich und vollständig an das Sekretariat übergeben werden. 7

8 Posteingang in der Kanzlei Um nicht mehrmals täglich Dokumente zu erfassen, könnte sich im Sekretariat dafür ein Sammelfach fristbehaftete Dokumente befinden. Ein entsprechender Vermerk auf dem Dokument über die Erfassung im Posteingangsbuch verhindert eine evtl. Doppelerfassung. Für eine schnelle und rationelle Erfassung des fristbehafteten Posteingangs ist der Einsatz eines elektronischen Posteingangsbuches erforderlich. Durch die Verbindung zur Kundendatenbank sind durch die Auswahl des Mandanten bei der Erfassung alle relevanten Daten sofort vorhanden und müssen nicht manuell erfasst werden. 8

9 Elektronischer Posteingang Folgende Daten werden in der Regel sofort aus der Datenbank übernommen Absender (FA/Gemeinde) bei hinterlegter Postvollmacht Steuer-Nummer des Mandanten Zuständige Sachbearbeiter Durch die Erfassung des Dokumentendatums erfolgt eine automatische Berechnung der Frist sowie der Wiedervorlage. Wurde die Steuererklärung elektronisch übermittelt, so werden die Bescheiddaten ebenfalls soweit möglich elektronisch rückübertragen. Somit kann in der Erfassung bereits die Abweichung der Erklärung zum Bescheid festgestellt werden. 9

10 Postausgang der Kanzlei Anforderungen an den Postausgang Bei fristbehafteten Dokumenten handelt es sich um: Einsprüche Widersprüche Klagen Die Übergabe dieser Dokumente an die Post ist zu dokumentieren Entsprechend dem Posteingangsbuch muss im Postausgangsbuch unveränderbar dokumentiert werden, wann dieses Dokument die Kanzlei verlassen hat. 10

11 Postausgang der Kanzlei Zu dokumentieren ist: Dokumentenart (Einspruch, Widerspruch, Klage, Revision) Steuerart Veranlagungsjahr Empfänger (Finanzamt, Gemeinde, Finanzgericht) Wird der Einspruch über das Dokumentenmanagement (DMS) erstellt, so kann direkt bei der Erstellung des Schriftstückes der Postausgangssatz im Postausgangsbuch registriert werden Eine manuelle Erfassung der Daten nachdem der Schriftsatz erstellt wurde ist jederzeit ebenfalls möglich. Hierbei sollte geregelt sein, wer fristbehaftete Postausgangssätze im System generieren darf (Nutzungskontrolle). 11

12 Postausgang der Kanzlei In der Regel ist das Sekretariat für die Dokumentation des Postausgangs verantwortlich. Daher sollten die nachfolgenden Punkte beachtet bzw. überlegt werden: Das Datum des tatsächlichen Postausgangs ist im Programm erst im Sekretariat zu erfassen. Das Einspruchsschreiben ist offen in das dafür vorgesehene Ablagefach fristbehafteter Postausgang zu deponieren. Dem Betreff des Schriftstückes muss der Name, die Steuernummer das Wort Einspruch sowie der betreffende Bescheid zu entnehmen sein. Somit kann ein Vergleich zwischen dem Dokument und dem evtl. schon vorhandenen Postausgangssatz erfolgen. Verarbeitung des Datensatzes und somit unveränderbare Registrierung im Postausgangsbuch. 12

13 Posteingang mit DMS Arbeitet die Kanzlei mit einem Dokumentenmanagementsystem (DMS) so sind die bestehenden Abläufe und Arbeitsweisen zu überprüfen und anzupassen. Beim Posteingang werden: Alle eingehenden Dokumente gescannt und im System gespeichert Fristbehaftete Dokumente über die Schnittstelle an das Posteingangsbuch weitergeleitet Die bereits zur Verfügung stehenden Posteingangssätze ergänzt und unveränderbar festgeschrieben Nicht fristbehaftete Dokumente ohne weiteren Aufwand ebenfalls elektronisch erfasst und der Eingang kann somit nachvollzogen werden 13

14 Postausgang mit DMS Beim Postausgang werden: Alle ausgehenden Schriftstücke, die im DMS-System erstellt wurden, mit dem entsprechenden Ausgangsdatum versehen und gespeichert Fristbehaftete Dokumente über die Schnittstelle an das Postausgangsbuch weitergeleitet Die bereits zur Verfügung stehenden Postausgangssätze werden dort ergänzt und unveränderbar festgeschrieben Nicht fristbehaftete Dokumente ohne weiteren Aufwand ebenfalls elektronisch mit dem Ausgangsdatum des Dokuments gespeichert und der Ausgang kann somit nachvollzogen werden 14

15 xx Somit wären die berufsrechtlichen Anforderungen zusammen mit optimalen organisatorischen Abläufen erfüllt: Posteingang Dokumentation des normalen Posteingangs im DMS-System Die Kanzleileitung kann jederzeit den Posteingang sowie den Bearbeitungsstand kontrollieren Jeder Mitarbeiter kann im System auf den ihm zugeordneten Posteingang zugreifen Die Erfassung erfolgt rationell und sinnvoll Lückenlose Registrierung des fristbehafteten Posteingangs durch die nicht nachträglich veränderbare Erfassung im elektronischen Posteingangsbuch Die berufsrechtliche Pflicht zur Führung eines Posteingangsbuches ist erfüllt 15

16 xx Somit wären die berufsrechtlichen Anforderungen zusammen mit optimalen organisatorischen Abläufen erfüllt: Postausgang Dokumentation des normalen Postausgangs im DMS-System Jeder Mitarbeiter und die Kanzleileitung kann jederzeit den Postausgang kontrollieren und nachvollziehen Lückenlose Registrierung des fristbehafteten Postausgangs durch die nicht nachträglich veränderbare Erfassung im elektronischen Postausgangsbuch Die berufsrechtliche Pflicht zur Führung eines Postausgangsbuches ist erfüllt 16

17 Fristenkontrolle Anspruch an die Fristenkontrolle Je nach Posteingang ergeben sich täglich neue Fristen und Termine Dies macht eine tägliche Fristenkontrolle notwendig Je nach Organisationsstruktur liegt die Zuständigkeit der Bescheidprüfung beim Sachbearbeiter / Berater und somit die Pflicht zur Einhaltung der Frist bei diesen Personen Dennoch sollte eine tägliche Kontrolle der ablaufenden Fristen und Termine durch das Sekretariat erfolgen Diese Kontrolle im Sekretariat könnte anhand einer Checkliste dokumentiert werden. 17

18 Fristenkontrolle Optimierung der elektronischen Fristenkontrolle durch: Erfolgt die Erfassung des Posteingangs elektronisch, können über dazugehörige Programme wie Fristen + Termine die entsprechenden Fristen verwaltet werden Jeder Mitarbeiter/Sachbearbeiter wird täglich an seine noch offenen Fristen und Termine durch das automatische Öffnen des entsprechenden Programms erinnert Im Sekretariat werden täglich offene Fristen geprüft und bei drohendem Fristablauf entsprechende Maßnahmen eingeleitet. Maßnahmen bei drohendem Fristablauf 5 Tage vor Ablauf der Frist Erinnerung an den zuständigen Sachbearbeiter / Berater Nach Rücksprache zur Fristwahrung 3 Arbeitstage vor Ablauf der Rechtsbehelfsfrist Einspruch ohne Begründung einlegen 18

19 Richtlinie Die Thematik Posteingang / Postausgang / Fristenkontrolle ist mehr als nur eine organisatorische Arbeitsanweisung und sollte somit innerhalb der Kanzlei eindeutig geregelt sein. Somit empfiehlt es sich, für diese Abläufe eindeutige Richtlinien für die Kanzlei zu erstellen. Als mögliche Hilfestellung für Ihre individuelle Richtlinie können Sie sich zu diesem Seminar eine Richtlinie herunterladen. Dies sind: Richtlinien Postein- und Postausgang ohne Dokumentenmanagemantsystem Richtlinien Postein- und Postausgang mit dem Einsatz eines Dokumentenmanagementsystems 19

20 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! AUREN Wirtschaftsprüfung - Steuerberatung Rechtsberatung - Consulting BEATE SCHULZ Theodor-Heuss-Straße 9; Stuttgart beate.schulz@str-auren.de Tel ; Fax Frankfurt Garmisch-Partenkirchen Gerlingen Leipzig Leonberg München Rottenburg Stuttgart Tübingen Waldshut-Tiengen 20