Leitfaden Posteingang /-ausgang ohne Einsatz eines Dokumentenmanagementsystems

Transkript

1 Leitfaden Posteingang /-ausgang ohne Einsatz eines Dokumentenmanagementsystems I N H A L T S V E R Z E I C H N I S SEITE 1. Allgemeines 2 2. Posteingang Allgemein Fristbehaftete Dokumente Erfassung im Programm Posteingang 4 3. Fristenkontrolle Fristenkontrolle durch Sachbearbeiter Kanzleiweite Fristenkontrolle 5 4. Postausgang Allgemein Fristbehafteter Postausgang 6-7 Dokumenteneingang / -ausgang Seite 1/9

2 1. Allgemeines In dem nachfolgenden Leitfaden wird nicht detailliert auf den Einsatz eines Dokumentenmanagementsystems eingegangen. Der Einsatz eines solchen Programmes, z.b. DMS von der DATEV eg erfordert umfassende Überlegungen zum Ablauf, zur Ablage und zur Bearbeitung von Dokumenten, die lediglich elektronisch vorhanden sind. Für den Posteingang würde dies bedeuten, dass sämtliche eingehende Dokumente gescannt und einem Kunden sowie einem zuständigen Mitarbeiter/Berater zugeordnet werden. Steuerberater und Rechtsanwälte sind berufsrechtlich verpflichtet, ein Posteingangs- / Postausgangsbuch und Fristenkontrollbuch zu führen. Falls diese Unterlagen nicht geführt werden, kann im Falle eines Postverlustes die fristgerechte Einreichung von Rechtsmitteln nicht nachgewiesen werden. Das Risiko des Postverlustes trägt dann der Berater. Für Schäden aus solchen Fristversäumnissen kommt die Berufshaftpflichtversicherung nicht auf, da es sich um einen grob fahrlässigen Verstoß gegen die Berufsvorschriften handelt. Aus Beweissicherungsgründen ist es daher zwingend notwendig, fristbehaftete Dokumente in einem Posteingangsbuch und Postausgangsbuch einzutragen. Darüber hinaus muss für gesetzliche Ausschlussfristen ein Fristenkontrollbuch geführt werden. Um den Aufwand zu minimieren, werden sämtliche Aufgaben elektronisch mit Hilfe der Programme Posteingang, Postausgang und Fristen der DATEV eg erstellt. Darüber hinaus müssen auch alle anderen Schriftstücke (nicht fristbehaftete) mit einem Posteingangsstempel und dem aktuellen Datum versehen werden. Eine gesonderte Erfassung im Posteingangsbuch erfolgt für diese Dokumente nicht. 2. Posteingang 2.1 Allgemein Der überwiegende Teil der Post liegt täglich im Postfach beim Postamt Musterstadt zur Abholung bereit. Nach Uhr kann die Post dort abgeholt werden. Die Abholung erfolgt durch die Auszubildenden. Die Zuständigkeit wechselt im Tagesrhythmus und ist mit den Verantwortlichen im Sekretariat (Frau B. Muster und Frau S. Test) abzustimmen. Es ist darauf zu achten, dass der Abholer Bargeld bei sich hat, um evtl. Gebühren per Nachname bzw. Gerichtsvollziehergebühren direkt am Postamt zu begleichen. Die Postbearbeitung erfolgt im Sekretariat durch Frau Muster, stellvertretend durch Frau Test oder Frau Fleißig. Dokumenteneingang / -ausgang Seite 2/9

3 Dokumenteneingang / -ausgang Seite 3/9

4 Weitere Möglichkeiten des Posteinganges sind: Einwurf im Briefkasten. Persönliche Abgabe des Kunden am Empfang oder innerhalb einer Besprechung. Übergabe der Dokumente durch S-Mail-Bote oder sonstige Boten am Empfang. Alle Briefe und Pakete werden im Sekretariat geöffnet und mit dem aktuellen Posteingangsstempel versehen. Bescheide erhalten zusätzlich den Stempel Bescheid geprüft. Die Eingangspost wird nach den entsprechenden Beratern sortiert und übergeben. Die Weiterleitung an den Sachbearbeiter erfolgt über den jeweiligen Berater. Zur Bestätigung der Weiterleitung ist durch den Berater in dem Posteingangsstempel hinter dem Wort Partner ein Haken zu setzen. Eingehende Buchhaltungsordner und Belege während des Tages werden in die entsprechenden Fächer der Sachbearbeiter deponiert. Ebenso werden eingehende nicht fristbehaftete Telefaxe in diese Fächer gelegt. 2.2 Fristbehaftete Dokumente Was sind fristbehaftete Dokumente? Alle Dokumente, die zu einer Ausschlussfrist führen, sind fristbehaftet. In der Regel erkennt man diese Dokumente an der Rechtsbehelfsbelehrung. Zu diesen Schriftstücken zählen insbesondere: Steuerbescheide. Vorauszahlungsbescheide. Stundungsbescheide. Haftungsbescheide. Prüfungsanordnungen. Festsetzung von Säumnis- oder Verspätungszuschlägen. Aussetzung der Vollziehung. Einspruchsentscheidungen. Sonstige Bescheide. Dokumenteneingang / -ausgang Seite 4/9

5 Der Eingang dieser Dokumente erfolgt wie unter 2.1 beschrieben sowie per Telefax, in den Buchhaltungsunterlagen oder per . Um eine lückenlose Registrierung von fristbehafteten Dokumenten zu gewährleisten, müssen diese Dokumente unverzüglich und vollständig an das Sekretariat übergeben werden. Im Sekretariat befindet sich dafür das Ablagefach fristbehafteter Posteingang. Vor der Prüfung der Steuerbescheide müssen diese im elektronischen Posteingangsbuch erfasst werden. 2.3 Erfassung im elektronischen Posteingangsbuch Die Erfassung von fristbehafteten Dokumenten erfolgt ausschließlich über Frau Muster bzw. in Vertretung durch Frau Test und Frau Fleißig. Im Datev-Programm Posteingang werden folgende Angaben erfasst: Dokumentart (Bescheid, Klage, Anfrage etc.). Eingangsart (Post, Persönlich, Telefax etc.). Betreffender Mandant. Steuerart und Veranlagungsjahr. Absender (Finanzamt, Mandant, Gemeinde etc.). Zuständiger Sachbearbeiter. Datum des Eingangs. Dokumentdatum. Beginn der Frist. Ende der Frist. Wiedervorlagefrist. Vorbehalt der Nachprüfung. Vorläufigkeitsvermerk. Zur Dokumentation der Erfassung im Posteingang wird von Hand ein Haken hinter dem Wort Eingang auf dem Posteingangsstempel angebracht. Mit der Erfassung im elektronischen Posteingangsbuch wird gleichzeitig die Rechtsbehelfsfrist berechnet und der für diese Frist verantwortliche Sachbearbeiter zugeordnet. Bei Zweifelsfragen zu einer Fristberechnung ist einer der Berater zu kontaktieren. Dokumenteneingang / -ausgang Seite 5/9

6 3. Fristenkontrolle 3.1 Fristenkontrolle durch Sachbearbeiter Das Datev-Programm Fristen ist jeden Morgen zu öffnen und die Fälligkeit der eingetragenen Fristen ist durch jeden Sachbearbeiter zu kontrollieren. Falls nach Vorlage der Steuerbescheide eine Frist nicht in der Übersicht enthalten ist, ist die Übersicht durch die entsprechende Funktion zu aktualisieren. Zur Fristwahrung ist im Notfall (3 Arbeitstage vor Ablauf der Rechtsbehelfsfrist) ein Einspruch ohne Begründung einzulegen. Der Einspruch ist mit dem Hinweis zu versehen, dass die Begründung nachgereicht wird. Die Durchführung der Bescheidprüfung kann dem Leitfaden Bescheidprüfung entnommen werden. Bei Abwesenheiten eines Sachbearbeiters hat der jeweilige Vertreter diese Fristen zu prüfen. Um diese Fristen aufzurufen, ist lediglich die entsprechende Mitarbeiternummer anzugeben. Bei drohendem Fristablauf ist nach Rücksprache mit dem zuständigen Berater Einspruch mit Nachreichen der Begründung einzulegen. 3.2 Kanzleiweite Fristenkontrolle Alle Fristen die nicht mehr den Status offen bzw. Einspruch haben, sind durch das Sekretariat auszutragen. Damit erscheint diese Frist nicht mehr im Fristenkontrollbuch. Nach dem täglichen Postausgang erfolgt im Programm Fristen die Überprüfung aller Fristen auf Fristablauf. Offene Fristen mit einer Restlaufzeit von nicht mehr als 3 Arbeitstagen sind auszudrucken und dem verantwortlichen Berater vorzulegen. Zu diesem Zweck ist die Liste Fristen gesamt / Fristen nach Datum / Fristende von bis aus dem Auskunftssystem zu verwenden. Der Berater hat dann über das weitere Vorgehen zu entscheiden (z.b. vorsorglich Einspruch zur Fristwahrung). Dokumenteneingang / -ausgang Seite 6/9

7 4. Postausgang 4.1 Allgemeiner Postausgang Der Postausgang ist durch das Namenszeichen auf dem Exemplar für unsere Akten zu bestätigen. Falls die Briefpost bereits das Haus verlassen hat, ist das Dokumentdatum handschriftlich auf den nächsten Arbeitstag zu ändern. Für nicht fristbehaftete Dokumente soll damit der Nachweis des Postausgangs geführt werden. Päckchen und Pakete werden durch UPS abgeholt und versandt. Alle Päckchen und Pakete sind bis Uhr im Postausgangskorb im Sekretariat zu deponieren. Diese werden dann durch das Sekretariat versandfertig gemacht. Die Briefpost wird um Uhr von einem Mitarbeiter der Post abgeholt. Für das Frankieren von privater Post ist das Porto in die dafür bereitgestellte Kasse zu zahlen. Werden Unterlagen vom Kunden direkt abgeholt, so können diese in den Fächern der Sachbearbeiter bereitgestellt werden. Bei der Herausgabe von Unterlagen ist darauf zu achten, dass diese entweder an den Kunden persönlich übergeben werden oder die Unterlagen gut verschlossen sind. Ist der Abholer dem Mitarbeiter nicht bekannt, so ist beim jeweiligen Sachbearbeiter nachzufragen, ob die Herausgabe der Unterlagen in Ordnung ist. Ist der Sachbearbeiter nicht anwesend, so ist zur Sicherheit nochmals telefonisch beim Kunden nachzufragen, ob eine Übergabe der Unterlagen gewünscht ist. Wird ein Dokumentenmanagementsystem in der Kanzlei eingesetzt, ist eine lückenlose elektronische Archivierung sicherzustellen. Sämtliche ausgehende Dokumente werden elektronisch gespeichert und müssen zur rechtssicheren Archivierung in einer unveränderbaren Form archiviert werden. Die Abläufe hierzu müssen jedem Mitarbeiter bekannt gemacht werden. 4.2 Fristbehafteter Postausgang Fristbehaftete Dokumente (Einsprüche, Widersprüche, Klagen) sind bereits bei der Erstellung in der Dokumentenorganisation im elektronischen Postausgangsbuch zu registrieren. Dadurch wird ein Postausgangsdatensatz erzeugt. Dabei sind folgende Angaben zu erfassen: Dokumenteneingang / -ausgang Seite 7/9

8 Dokumenteneingang / -ausgang Seite 8/9

9 Dokumentenart (Einspruch, Widerspruch, Klage, sonstiger Behördenbrief, Revision). Steuerart. Empfänger (Finanzamt, Gemeinde, Finanzgericht). Das Datum des Postausgangs ist offen zu lassen. Dieser wird durch das Sekretariat erfasst. Der Einspruch ist offen in das dafür vorgesehene Ablagefach Fristbehafteter Postausgang zu legen. Dem Betreff des Einspruches muss der Name, die Steuernummer, das Wort Einspruch sowie der betreffende Bescheid zu entnehmen sein. Somit kann im Sekretariat der Postausgangsdatensatz mit dem schriftlichen Einspruch verglichen und das Datum des tatsächlichen Postausgangs erfasst werden. Anschließend ist der Datensatz zu verarbeiten und wird somit unveränderbar im Postausgangsbuch registriert. Dokumenteneingang / -ausgang Seite 9/9