1. Übersicht Angebotsbewertung und Zuschlagsermittlung

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1 1. Übersicht Angebotsbewertung und Zuschlagsermittlung 1.1. Ausschlusskriterien (A-Kriterien) Können als Ausschlusskriterien definierte Anforderungen der Eignungs- oder Leistungskriterien des Teilnahmewettbewerbs bzw. der Angebotsphase (IT-Leistungsverzeichnis) vom Bieter nicht erfüllt werden, wird der Teilnahmeantrag/das Angebot von der Wertung ausgeschlossen. Ausschlusskriterien werden für die Übergreifenden Anforderungen, Technischen Anforderungen und Funktionalen Anforderungen definiert Bewertungskriterien (B-Kriterien) Als Bewertungskriterien definierte Anforderungen der Eignungskriterien des Teilnahmewettbewerbs bzw. der Leistungskriterien der Angebotsphase (IT-Leistungsverzeichnis) werden mit 0 bis 10 Punkten (in 2-Punkte Schritten) bewertet. Wird keine Angabe zur jeweiligen Anforderung durch den Bieter gemacht, führt dies lediglich zu einer schlechteren Bewertung, hingegen nicht zum Ausschluss. Bewertungskriterien werden für die Übergreifenden Anforderungen, Technischen Anforderungen, Funktionalen Anforderungen und die Erwarteten Dienstleistungen des Bieters definiert Teilnahmeantrag Eine Bewertung erfolgt für den Teilnahmeantrag hinsichtlich der wirtschaftlichen, finanziellen sowie technischen Leistungsfähigkeit des Bieters in einem Verhältnis von 30% (wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit) zu 70% (technische Leistungsfähigkeit). Die Bewertung erfolgt wie in der Wertungsmatrix zum Teilnahmewettbewerb angegeben (Anlage 3) Angebot Die Bewertung des Angebots erfolgt auf die Angaben des Bieters im IT-Leistungsverzeichnis. Die detaillierte Bewertungssystematik wird in Anlage 3 (Wertungsmatrix Zuschlagskriterien, Anlage 9) dargestellt. Bewertet werden Angaben des Bieters im Bereich Funktionale Anforderungen (Kundenmanagement, Veranstaltungsmanagement, Kommunikation & Mailings, Controlling, Workflows & Aufgabenmanagement): Einordnung der Anforderungen entsprechend den verbindlich angegebenen Möglichkeiten der angebotenen Software und Nutzung von differenzierten Wertungskriterien in Abhängigkeit vom Erfüllungs- und Integrationsgrad der Software (0, 3, 7 oder 10 Punkte je nach Nichterfüllung (N), Erfüllung durch eine zusätzliche Softwarelösung (P), Erfüllung durch Customizing/ Zusatzprogrammierung (Z) oder 1

2 vollständige Erfüllung im Standard der Software (S)). Zusätzliche Anmerkungen/Erläuterungen des Bieters werden in die Bewertung nicht mit einbezogen. Angaben des Bieters in den Bereichen Technische Anforderungen, Übergreifende Anforderungen und Erwartete Dienstleistungen : Differenzierung in Anforderungen, die mit ja / nein beantwortet werden können (0 oder 10 Punkte) und Anforderungen, die vom Bieter näher zu erläutern sind (differenzierte Wertungskriterien, in 2-Punkte Schritten von 0 bis 10 Punkten). Die Punkte je Anforderung ergeben sich aus der Multiplikation der erreichten Punktzahl für die jeweilige Anforderung (Kriterium) mit dem angegebenen Prozentwert der Gewichtung. Die je Kriterium erreichten Punkte werden zu einer Gesamtpunktzahl der Kriteriengruppe addiert. Die gewichteten Punktzahlen der Kriteriengruppen werden zu einer Gesamtpunktzahl der Kriterienhauptgruppe addiert. Die vom Bieter erreichte Gesamtpunktzahl je Kriterienhauptgruppe (z.b. Übergreifende Anforderungen) entspricht den Wertungspunkten der Kriterienhauptgruppe, die in die Wertungsmatrix der Zuschlagskriterien eingehen Informationskriterien (I-Kriterien) Als Informationskriterien bezeichnete Kriterien im Angebot (IT-Leistungsverzeichnis) werden nicht bewertet, sind jedoch umfassend zu beantworten, da sie für die Rahmenbedingungen der Ausschreibung erforderlich sind. Informationskriterien können für die Übergreifenden Anforderungen, Technischen Anforderungen, Funktionalen Anforderungen und die Erwarteten Dienstleistungen des Bieters definiert werden Bieterpräsentation (Show Case) Im Rahmen der Angebotswertung ist eine qualitative Überprüfung der angebotenen Software, ihrer Funktionalitäten und Leistungsfähigkeit sowie des Erfüllungsgrad der Anforderungen der Hanns-Seidel-Stiftung vorgesehen. Diese erfolgt im Rahmen einer Präsentation des CRM- Systems. Die Präsentation wird gemäß 58 VgV bewertet. Aufwendungen der Bieter (z. B. Kosten für die Erstellung der Präsentation, Reisekosten etc.) werden nicht erstattet. 2

3 Das CRM-System muss dafür in einer grundsätzlich lauffähigen Basisversion präsentiert werden, die die Vorführung und Bewertung folgender Funktionen (Prüfszenarien) erlaubt: Präsentation grundlegender Funktionen der Systemverwaltung Präsentation der Anlage und Pflege von Kundendaten inkl. Freigabemechanismus und Sperrung Präsentation der Anlage, Pflege, Nutzung des Aufgabenmanagements und Abrechnung einer Veranstaltung Präsentation der Veranstaltungsbewerbung und Anmeldung via Website Präsentation der Durchführung von Mailings ( , Serienbriefe) auf Basis einer Kundenselektion Präsentation des Berichtswesens und der Kundenanalyse Zusätzlich zu den Prüfszenarien sind das Unternehmen, die Projektplanung und die Projektmitarbeiter vorzustellen. Eine detaillierte Beschreibung der geforderten Funktionen/Fälle wird mit der Einladung für die Präsentationstermine zur Verfügung gestellt. Die Bewertung erfolgt entsprechend des Verständnisses des fachlichen Themenfelds des Prüfszenarios und der jeweiligen Funktionsfähigkeit und Ergonomie der Software für dieses Prüfszenario. Die Qualität der Präsentation (Beraterkompetenz) wird aggregiert für alle Prüfszenarien bewertet. Die Bewertung jedes Prüfszenarios erfolgt in drei Abstufungen mit 0, 5 oder 10 Punkten. Die detaillierte Bewertungssystematik wird in Anlage 3 (Wertungsmatrix Zuschlagskriterien Angebote) dargestellt. Die Erwartungen / Anforderungen der Auftraggeberin werden in Anlage 4b (IT-Lastenheft) spezifiziert. Die Punkte je Anforderung ergeben sich aus der Multiplikation der erreichten Punktzahl für die jeweilige Anforderung (Kriterium) mit dem angegebenen Prozentwert der Gewichtung. Die je Kriterium erreichten Punkte werden zu einer Gesamtpunktzahl der Kriteriengruppe addiert. Die gewichteten Punktzahlen der Kriteriengruppen werden zu einer Gesamtpunktzahl der Kriterienhauptgruppe addiert. Die vom Bieter erreichte Gesamtpunktzahl der Kriterienhauptgruppe Bieterpräsentation entspricht den Wertungspunkten der Kriterienhauptgruppe, die in die Wertungsmatrix der Zuschlagskriterien eingehen. 3

4 1.7. Erweiterte Richtwertmethode Die Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebots gem. 127 Abs. 1 GWB erfolgt durch die Ermittlung des Leistungs-Preis-Verhältnisses nach der Erweiterten Richtwertmethode entsprechend der UfAB VI (Unterlage für Ausschreibung und Bewertung von IT-Leistungen VI - Version 1.0). Bei Anwendung der Erweiterten Richtwertmethode wird zunächst für jedes Angebot die Kennzahl für das Leistungs-Preis-Verhältnis ermittelt. Anschließend werden alle Angebote innerhalb eines definierten Schwankungsbereichs ausgehend vom führenden Angebot ausgewählt. Schließlich werden diese vorselektierten Angebote anhand des zuvor festgelegten Entscheidungskriteriums miteinander verglichen und es wird so im Wege des Stichentscheids das wirtschaftlichste Angebot ermittelt. Für den Fall, dass nach Anwendung der Erweiterten Richtwertmethode bei führenden Angeboten, die innerhalb des Schwankungsbereiches liegen, der Wert des Entscheidungskriteriums (Qualität bzw. Leistungspunkte) identisch sein sollte, wird als weiteres Entscheidungskriterium (Ergänzungskriterium) der Preis festgelegt. In einem 1. Schritt wird die Kennzahl Z als Wert des Quotienten (L/P) für das beste Leistungs- Preis-Verhältnis ermittelt: Z = Gesamtsumme der Leistungspunkte (L) / Preis (P). Die Formelparameter werden in folgender Weise definiert: Z = Kennzahl für Leistungs-Preis-Verhältnis L = Gesamtsumme der Leistungspunkte (Bewertungspunkte * Gewichtungspunkte) P = Gesamtpreis (Euro). Die Gesamtsumme der Leistungspunkte ergibt sich aus den gewichteten Bewertungskriterien der Kriterienhauptgruppen des IT- Leistungsverzeichnis (z.b. Technische und Funktionale Anforderungen). Die Zusammensetzung dieser Bewertungskriterien in weiter abgestufte Kriteriengruppen (z.b. für Funktionale Anforderungen: Kundenmanagement, Veranstaltungsmanagement etc.) und Kriterien ergibt sich aus dem IT-Leistungsverzeichnis (Technische Anforderungen, Übergreifende Anforderungen, Funktionale Anforderungen, Erwartete Dienstleistungen, Bieterpräsentation). Die detaillierte Gewichtungssystematik wird in Anlage 9 zu dieser 4

5 Aufforderung zur Interessenbestätigung (Wertungsmatrix Zuschlagskriterien Angebote) dargestellt. Bei der Wertung der Angebote kommen alle Bieter, deren ermittelte Kennzahlen Z innerhalb einer Schwankungsbreite von 10% des besten Leistungs Preis-Verhältnisses liegen (im Bereich von Z-10% bis Z), in die Endauswahl (2. Schritt). Den Zuschlag erhält das Angebot des Bieters mit der höchsten Anzahl an Leistungspunkten im Entscheidungskriterium (3. Schritt). Entscheidungskriterium (E) = Leistungspunkte Für den Fall, dass bei führenden Angeboten innerhalb des Schwankungsbereiches liegen der Wert des Entscheidungskriteriums (Qualität bzw. Leistungspunkte) identisch sein sollte, wird als weiteres Entscheidungskriterium (Ergänzungskriterium) der Preis festgelegt. 5